PRINSIP-PRINSIP ASAS

PENGURUSAN
.

OBJEKTIF

Mentakrif konsep pengurusan

Menerangkan peranan seseorang pengurus
Menghuraikan fungsi-funsi pengurusan
Membezakan antara pengurusan dengan
pentadbiran dan juga antara pengurusan
dengan kepimpinan
Prisip dan kemahiran asas pengurusan

KANDUNGAN

Definisi dan konsep pengurusan

Huraian peranan seseorang pengurus
Fungsi-fungsi pengurusan
Perbezaan antara pentadbiran,
pengurusan dan kepimpinan
Prinsip dan kemahiran asas
pengurusan

DEFINISI PENGURUSAN ( 1 )

Pengurusan ialah satu proses sosial

dibentuk untuk mendapatkan
kerjasama, penyertaan dan
penglibatan ahli-ahli sesebuah
organisasi untuk mencapai sesuatu
matlamat atau objektif yang paling
berkesan
( Drucker, 1972 )

DEFINISI PENGURUSAN ( 2 )

Pengurusan adalah berorientasikan

kestabilan. Pengurus mengajak
individu membuat sesuatu dengan
lebih berkesan
( Yuki, 1994 )

PENGURUSAN

Proses melakukan sesuatu aktiviti

secara cekap dan berkesan melalui
manusia

PENGURUSAN

Melibatkan:

Sekumpulan pengurus dalam sesebuah

organisasi
Tugas-tugas yang dilakukan oleh
pengurus

SIAPAKAH PENGURUS

Seseorang yang menggerakkan

matlamat organisasi kepada kejayaan
dengan menggunakan manusia, wang
dan sumber yang terhad
Seseorang yang mempastikan bakat,
kebolehan, kemampuan dan
kemahirannya sebagai seorang
pemimpin

SIAPAKAH PENGURUS

Seseorang yang melaksanakan tugas

berdasarkan prinsip dan perintah yang
telah ditetapkan
Seseorang yang mengurus dan
membuat dasar

SIAPAKAH PENGURUS

Seseorang yang melaksanakan

pelbagai aktiviti untuk mencapai
objektif dan matlamat organisasi yang
dipimpinnya
Seseorang yang merancang kejayaan
masa hadapan organisasinya

Merancang &
Mentadbir
Kerja
berpasukan

Berkomunikasi
KETRAMPILAN YANG
DIPERLUKAN OLEH
PENGURUS
Mengurus
kendiri

Tindakan
strategik

Pengetahuan
yang global

SUMBER-SUMBER YANG
DIURUSKAN OLEH PENGURUS

Manusia ( man )

Peralatan / Mesin
( Machine )

Visi
dan
Misi
Organ
isasi

Persikataran
( environment )
Bahan

Kaedah

( material )

( method )

PERANAN PENGURUS

Lambang Kuasa
Ketua Perhubungan
Pemimpin
Pusat Saluran Maklumat
Penyebaran Maklumat
Jurucakap Organisasi

PERANAN PENGURUS

Usahawan
Penyelesaian ganguan
Pengagihan sumber
Perundingan
Pakar Teknikal

FUNGSI PENGURUSAN
Henri Fayol ( 1916 )

Planning ( Merancang )
Organising ( Mengelola )
Directing ( Mengarah )
Coordinating ( Mengkoordinasi )
Controlling ( Mengawal )

FUNGSI PENGURUSAN
Gullick & Urwick ( 1937 )

Planning ( Merancang )
Organising ( Mengelola )
Staffing ( Menggunakan staf )
Directing ( Mengarah )
Coordinating ( Mengkoordinasi )
Reporting ( Melapor )
Budgeting ( Menyedia Belanjawan )

FUNGSI-FUNGSI SEORANG
PENGURUS
Merancang
( Planning )

Mengawal
( Controlling )

Mengelola
( Organising )

Memimpin
( Leading )

MERANCANG

Menetapkan matlamat dan objektif

organisasi
Menentukan bagaimana mencapainya
Mengumpul dan menganalisis
maklumat
Menentukan tugas yang perlu
dijalankan bagi mencapai matlamat

PERANCANGAN BERKESAN
MELIBATKAN:
1.

2.

Membuat keputusan berdasarkan

strategi yang hendak dilaksanakan
bagi mencapai sesuatu objektif
Pengagihan sumber ( kepada
bahagian-bahagian tertentu dalam
organisasi )

PERANCANGAN BERKESAN
MELIBATKAN:
3.

4.

Penjadualan bagi memastikan

matlamat tercapai
Penyediaan sistem kawalan ( agar
tindakan pembetulan dapat diambil )

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT
PERANCANGAN
1.
2.

3.

Memilih matlamat untuk organisasi &

sub-unit
Membentuk program untuk mencapai
matlamat dengan cara yang
sistematik
Manusia dan masa diutamakan
kebolehcapaian & boleh diterima oleh
pekerja

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT
PERANCANGAN
4.

Mengutamakan sumber manusia dan

jangkamasa di mana objektif
pencapaiannya adalah realistik dan
jangkamasa adalah berpatutan

AKTIVITI DALAM PROSES

PENGURUSAN ( Perancangan )
Bil.
1.

Fungsi
Merancang

Matlamat
Menentukan
aliran tindakan

Aktiviti
Membuat

unjuran
Menetapkan objektif
Menentukan strategi
Membina program
Memperuntukan
belanjawan
Menentukan dan
membina prosedur
Menggubal dasar

MENGELOLA

Bagaimana mendapatkan kemudahan,

staf, sumber bahan dan lain-lain
Menentkan rangka kerja yang cekap
melalui proses penentuan kerja atau
pembahagian tugas
Membahagikan kumpulan kerja dalam
bentuk, susunan atau struktur
organisasi tertentu

MENGELOLA

Menentukan struktur kewibawaan dan

mekanisme organisasi
Membina dan mendefinisikan kaedah
dan prosedur
Memilih dan memberitahu staf
mengenai sumber yang ada / tersedia
atau yang boleh diperolehi

AKTIVITI DALAM PROSES

PENGURUSAN ( pengelolaan )
Bil.
2.

Fungsi
Mengelola

Matlamat
Menyusun

dan
mengaitkan tugas
ke arah
pencapaian
objektif
Memilih dan
menetapkan
sumber manusia
yang
berkelayakan
dalam organisasi

Aktiviti
Menubuhkan

struktur

organisasi
Menetapkan
hubungan
Mewujudkan diskripsi
tugas penjawatan
Menentukan sumber
manusia
Menjalankan orientasi
Menjalankan latihan
Membangunkan
kerjaya

MEMIMPIN

Mengambil daya usaha dan inisiatif dalam

menggerakkan sesuatu
Memimpin dan menentukan hala tuju kepada
kumpulan
Menentukan jangka waktu dan kos
Mengeluarkan arahan
Memberi panduan, dorongan dan ransangan
Memberi bimbingan, latihan, teguran dan tunjuk
ajar dalam mencapai sesuatu matlamat

AKTIVITI DALAM PROSES

PENGURUSAN
Bil.
3.

Fungsi
Memimpin

Matlamat
Menghasilkan
tindakan yang perlu
untuk mencapai
objetif yang
ditetapkan

Aktiviti
Menangani

perubahan
Mengurus konflik
Menyelaras kerjakerja atau tugas (
task )
Motivasi
Menurunkan kuasa

MENGAWAL

Menyelia proses pelaksanaan

Membuat pemerhatian dan pencerapan
Membuat penilaian prestasi
Membuat laporan mengenai kemajuan
Membetulkan kesalahan & penyelewengan
Membuat penilaian di peringkat-peringkat
peleksanaan perancangan

AKTIVITI DALAM PROSES

PENGURUSAN ( Mengawal )
Bil.
4.

Fungsi
Mengawal

Matlamat
Menentukan
kemajuan ke arah
pencapaian objektif
sebagaimana yang
telah dirancang dan
ditentukan

Aktiviti
Menyediakan

sistem ganjaran
Membuat tindakan
pembaikan dan
pembetulan
Melaksanakan
aktiviti pengukuran
pencapaian
organisasi
Menetapkan piawai
prestasi
Mewujudkan sistem
laporan makluim
balas

PENTADBIRAN

Pentadbiran adalah satu proses yang

memusatkan kepada identifikasi,
penyelenggaraan, pengawalan &
penyertaan sumber-sumber berupa
tenaga manusia atau bahan dalam
satu sistem yang bersepadu dibentuk
untuk mencapai objektif yang
ditetapkan
( Knezevich, 1975 )

PERBEZAAN
Dimensi

Pentadbiran

Pengurusan

1.

Objektif

Dinyatakan dalam
bentuk umum

Dinyatakan dengan
lebih spesifik

2.

Faktor
kejayaan

Mengelakkan
kesilapan

Mencari kejayaan

3.

Struktur

Hirarki tinggi
Pengamanahan
( delegation )
terbatas

Hirarki rendah
Pengamanahan
maksimum

4.

Kemahiran

Literasi melalui
laporan dan nota

Numerasi melalui
statistik dan angka

PERBEZAAN
Dimensi
5.

Sikap

Pentadbiran

Pengurusan

Pasif

Aktif

Kurang

Sensitif

sesitif
terhadap masa
Cuba mengelakkan
risiko
Penekanan pada
prosedur
Bertindak seragam

terhadap

masa
Ambil risiko
seminima mungkin
Penekanan pada
keputusan
Bertindak dengan
bebas

PENTADBIRAN
Objektif yang umum mengelak
kesilapan Hirarki tinggi dan
pengamanahan yang terbatas
Berpandukan laporan dan notanota
Bersikap

pasif; kurang sensitif

terhadap masa, mengelak
risiko; penekanan terhadap
prodsedur
Tindakan seragam

PENGURUSAN
Objektif spesifik mencari
kejayaan
Hirarki rendah dan
pengamanahan yang
maksimum
Berpandukan statistik dan
angka
Aktif
Sensitif terhadap masa
Meminimumkan risiko
Menekankan hasil
Tindakan bebas

KEPIMPINAN

Suatu proses mempengaruhi orang

lain untuk mencapai matlamat
organisasi

PERBEZAAN ANTARA
PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN
Bil.

Pengurusan

Kepimpinan

1.

Pengurus mentadbir

Pemimpin buat motivasi

2.

Pengurus seorang yang suka tiru

orang lain

Pemimpin suka keaslian

3.

Pengurus mengekalkan keadaan

yang sedia ada

Pemimpin membaiki / membangun /

mengembang

4.

Pengurus memberi perhatian pada

sistem dan struktur

Pemimpin memberi perhatian pada

orang lain

5.

Pengurus bergantung kepada

kawalan

Pemimpin menggalak kepercayaan

6.

Pengurus mempunyai pandangan

jangka pendek

Pemimpin mempunyai pandangan

jangka panjang

7.

Pengurus bertanya: Bagaimana dan Pemimpin bertanya: Apa dan Kenapa?

Bila?

8.

Pengurus membuat sesuatu

dengan betul

Pemimpin membuat sesuatu yang

betul

PERBEZAAN ANTARA
PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN
Pengurusan
Kepimpinan
Membuat arahan dan
Membuat perubahan dan
konsisten
pergerakan
Merancang / membuat
Membina visi / mencari
belanjawan
strategi
Mengelola / menyediakan Menjajar ( aligning )
staf
manusia / berkomunikasi
Mengawal /
Memberi motivasi /
menyelesaikan masalah
galakan

PRINSIP-PRINSIP ASAS

Pembahagian kerja
Autoriti & tanggungjawab
Displin
Keseragaman arahan
Kesepaduan halatuju
Mengutamakan kepentingan umum
berbanding kepentingan individu

PRINSIP-PRINSIP ASAS

Imbuhan
Pemusatan
Rantaian autoriti ( Line of Authority )
Tertib ( order )
Kesamarataan
Kestabilan masa berjawatan
Inisiatif
Semangat kekitaan

KEMAHIRAN ASAS PENGURUSAN

KEMAHIRAN AM
Kemahiran konsepsual
Kemahiran perhubungan manusia
Kemahiran teknikal
Kemahiran politikal

KEMAHIRAN ASAS PENGURUSAN

KEMAHIRAN SPESIFIK
Kawalan organisasi dan sumber
Penyelarasan organisasi
Pengendalian maklumat
Pertumbuhan / perkembangan organisasi
Motivasi pekerja / pengurusan konflik
Penyelesaian masalah

RUMUSAN
PENGURUS:
Menggerakkan kejayaan pencapaian
matlamat organisasi dengan menggunakan
manusia, wang dan sumber yang terhad
Mempastikan bakat, kebolehan,
kemampuan dan kemahirannya sebagai
seorang pemimpin
Melaksanakan tugas berdasarkan prinsip,
perintah yang telah ditetapkan

Melaksanakan dasar dan membuat

dasar
Melaksanakan pelbagai aktiviti untuk
mencapai objektif dan matlamat
organisasi yang dippimpinnya
Merancang kejayaan masa hadapan
organisasi

RUJUKAN

Bennis, W.G. ( 1989 ). On becoming a leader. AddisonWesley. Reading Mass.

Fayol, H.( 1949 ). General and Industrial Administration.
Pitman. New York.
Kotter, J.P. ( 1990 ). A force for change; How leadership differs
from management. Free Press. New York.
Mintzberg, H.( 1979 ). The nature of managerial work. NJ.
Prentice Hall.
Rees, D.W. (1990 ). The skills of management. 2nd. Ed.
Routledge. New York.
Robbins, S.P. ( 1996 ). Managing today. NJ. Prentice Hall.
Yuki, G. ( 1995 ). Leadership in Organization. Englewood Cliff.
NJ. Prentice Hall.