PENGURUSAN

Proses melakukan sesuatu aktiviti secara cekap dan berkesan Melibatkan sekumpulan pengurus dalam sesebuah organisasi

PRINSIP-PRINSIP ASAS PENGURUSAN

.

OBJEKTIF
Mentakrif konsep pengurusan Menerangkan peranan seseorang pengurus Menghuraikan fungsi-funsi pengurusan Membezakan antara pengurusan dengan pentadbiran dan juga antara pengurusan dengan kepimpinan Prisip dan kemahiran asas pengurusan

KANDUNGAN
Definisi dan konsep pengurusan Huraian peranan seseorang pengurus Fungsi-fungsi pengurusan Perbezaan antara pentadbiran, pengurusan dan kepimpinan Prinsip dan kemahiran asas pengurusan

DEFINISI PENGURUSAN ( 1 )
Pengurusan ialah satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan ( Drucker, 1972 )

DEFINISI PENGURUSAN ( 2 )
Pengurusan adalah berorientasikan kestabilan. Pengurus mengajak individu membuat sesuatu dengan lebih berkesan ( Yuki, 1994 )

SIAPAKAH PENGURUS?

 Seseorang yang menggerakkan matlamat organisasi kepada kejayaan dengan menggunakan manusia, wang dan sumber yang terhad Seseorang yang mempastikan bakat, kebolehan, kemampuan dan kemahirannya sebagai seorang pemimpin

 Seseorang yang melaksanakan tugas berdasarkan prinsip dan perintah yang telah ditetapkan Seseorang yang mengurus dan membuat dasar Seseorang yang melaksanakan pelbagai aktiviti untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi yang dipimpinnya Seseorang yang merancang kejayaan masa hadapan organisasinya

KETRAMPILAN YANG DIPERLUKAN OLEH PENGURUS

Merancang & Mentadbir

Berkomunikasi
Mengurus kendiri Tindakan strategik Kerja berpasukan Pengetahuan global

SUMBER-SUMBER YANG DIURUSKAN OLEH PENGURUS

Manusia Visi dan Misi Organisasi Bahan

Peralatan / Mesin Persikataran

Kaedah

PENGURUS DIKAITKAN DENGAN:

Lambang Kuasa Ketua Perhubungan Pemimpin Pusat Saluran Maklumat Penyebaran Maklumat Jurucakap Organisasi

Usahawan Penyelesaian ganguan Pengagihan sumber Perundingan Pakar Teknikal

PERANAN PENGURUSAN

Henri Fayol ( 1916 )

Planning ( Merancang ) Organising ( Mengelola ) Directing ( Mengarah ) Coordinating ( Mengkoordinasi ) Controlling ( Mengawal )

Gullick & Urwick ( 1937 )

Planning ( Merancang ) Organising ( Mengelola ) Staffing ( Menggunakan staf ) Directing ( Mengarah ) Coordinating ( Mengkoordinasi ) Reporting ( Melapor ) Budgeting ( Menyedia Belanjawan )

FUNGSI-FUNGSI SEORANG PENGURUS

Merancang ( Planning )

Mengawal ( Controlling )

Mengelola ( Organising )

Memimpin ( Leading )

MERANCANG
Menetapkan matlamat dan objektif organisasi Menentukan bagaimana mencapainya Mengumpul dan menganalisis maklumat Menentukan tugas yang perlu dijalankan bagi mencapai matlamat

PERANCANGAN BERKESAN MELIBATKAN:

1. Membuat keputusan berdasarkan strategi yang hendak dilaksanakan bagi mencapai sesuatu objektif 2. Pengagihan sumber ( kepada bahagianbahagian tertentu dalam organisasi ) 3. Penjadualan bagi memastikan matlamat tercapai 4. Penyediaan sistem kawalan ( agar tindakan pembetulan dapat diambil )

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT PERANCANGAN

1. Memilih matlamat untuk organisasi & sub-unit 2. Membentuk program untuk mencapai matlamat dengan cara yang sistematik 3. Manusia dan masa diutamakan kebolehcapaian & boleh diterima oleh pekerja 4. Mengutamakan sumber manusia dan jangkamasa di mana objektif pencapaiannya adalah realistik dan jangkamasa adalah berpatutan

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN ( Perancangan )

Bil.
1.

Fungsi
Merancang

Matlamat
Menentukan aliran tindakan

Aktiviti
Membuat

unjuran Menetapkan objektif Menentukan strategi Membina program Memperuntukan belanjawan Menentukan dan membina prosedur Menggubal dasar

MENGELOLA
Bagaimana mendapatkan kemudahan, staf, sumber bahan dan lain-lain Menentkan rangka kerja yang cekap melalui proses penentuan kerja atau pembahagian tugas Membahagikan kumpulan kerja dalam bentuk, susunan atau struktur organisasi tertentu

 Menentukan struktur kewibawaan dan mekanisme organisasi Membina dan mendefinisikan kaedah dan prosedur Memilih dan memberitahu staf mengenai sumber yang ada / tersedia atau yang boleh diperolehi

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN ( pengelolaan )

Bil. 2. Fungsi Mengelola Matlamat
Menyusun

Aktiviti
Menubuhkan

dan mengaitkan tugas ke arah pencapaian objektif Memilih dan menetapkan sumber manusia yang berkelayakan dalam organisasi

struktur

organisasi Menetapkan hubungan Mewujudkan diskripsi tugas penjawatan Menentukan sumber manusia Menjalankan orientasi Menjalankan latihan Membangunkan kerjaya

MEMIMPIN
Mengambil daya usaha dan inisiatif dalam menggerakkan sesuatu Memimpin dan menentukan hala tuju kepada kumpulan Menentukan jangka waktu dan kos Mengeluarkan arahan Memberi panduan, dorongan dan ransangan Memberi bimbingan, latihan, teguran dan tunjuk ajar dalam mencapai sesuatu matlamat

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN

Bil.
3.

Fungsi
Memimpin

Matlamat
Menghasilkan tindakan yang perlu untuk mencapai objetif yang ditetapkan

Aktiviti
Menangani

perubahan Mengurus konflik Menyelaras kerjakerja atau tugas ( task ) Motivasi Menurunkan kuasa

MENGAWAL
Menyelia proses pelaksanaan Membuat pemerhatian dan pencerapan Membuat penilaian prestasi Membuat laporan mengenai kemajuan Membetulkan kesalahan & penyelewengan Membuat penilaian di peringkat-peringkat peleksanaan perancangan

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN ( Mengawal )

Bil. 4. Fungsi Mengawal Matlamat Menentukan kemajuan ke arah pencapaian objektif sebagaimana yang telah dirancang dan ditentukan Aktiviti
Menyediakan

sistem ganjaran Membuat tindakan pembaikan dan pembetulan Melaksanakan aktiviti pengukuran pencapaian organisasi Menetapkan piawai prestasi Mewujudkan sistem laporan makluim balas

PENTADBIRAN

 Pentadbiran adalah satu proses yang memusatkan kepada identifikasi, penyelenggaraan, pengawalan & penyertaan sumber-sumber berupa tenaga manusia atau bahan dalam satu sistem yang bersepadu dibentuk untuk mencapai objektif yang ditetapkan
( Knezevich, 1975 )

PERBEZAAN
Dimensi
1.

Pentadbiran
Dinyatakan dalam bentuk umum Mengelakkan kesilapan

Pengurusan
Dinyatakan dengan lebih spesifik Mencari kejayaan

Objektif Faktor kejayaan Struktur

2.

3.

Hirarki tinggi Hirarki rendah Pengamanahan Pengamanahan (delegation) terbatas maksimum

4.

Kemahiran

Literasi melalui laporan dan nota

Numerasi melalui statistik dan angka

PERBEZAAN
Dimensi
5.

Pentadbiran
Pasif Kurang

Pengurusan
Aktif Sensitif

Sikap

sesitif terhadap masa Cuba mengelakkan risiko Penekanan pada prosedur Bertindak seragam

terhadap

masa Ambil risiko seminima mungkin Penekanan pada keputusan Bertindak dengan bebas

PENTADBIRAN Objektif yang umum mengelak kesilapan Hirarki tinggi dan pengamanahan yang terbatas Berpandukan laporan dan notanota
Bersikap

pasif; kurang sensitif terhadap masa, mengelak risiko; penekanan terhadap prodsedur Tindakan seragam

PENGURUSAN Objektif spesifik mencari kejayaan Hirarki rendah dan pengamanahan yang maksimum Berpandukan statistik dan angka Aktif Sensitif terhadap masa Meminimumkan risiko Menekankan hasil Tindakan bebas

KEPIMPINAN
Suatu proses mempengaruhi orang lain untuk mencapai matlamat organisasi

PERBEZAAN ANTARA PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN

Bil. 1. 2. 3. Pengurusan Pengurus mentadbir Pengurus seorang yang suka tiru orang lain Pengurus mengekalkan keadaan yang sedia ada Kepimpinan Pemimpin buat motivasi Pemimpin suka keaslian Pemimpin membaiki / membangun / mengembang

4.
5. 6. 7. 8.

Pengurus memberi perhatian pada sistem dan struktur

Pengurus bergantung kepada kawalan Pengurus mempunyai pandangan jangka pendek Pengurus bertanya: Bagaimana dan Bila? Pengurus membuat sesuatu dengan betul

Pemimpin memberi perhatian pada orang lain

Pemimpin menggalak kepercayaan Pemimpin mempunyai pandangan jangka panjang Pemimpin bertanya: Apa dan Kenapa? Pemimpin membuat sesuatu yang betul

PERBEZAAN ANTARA PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN

Pengurusan Kepimpinan Membuat arahan dan Membuat perubahan dan konsisten pergerakan Merancang / membuat Membina visi / mencari belanjawan strategi Mengelola / menyediakan Menjajar ( aligning ) staf manusia / berkomunikasi Mengawal / Memberi motivasi / menyelesaikan masalah galakan

PRINSIP-PRINSIP ASAS

Pembahagian kerja Autoriti & tanggungjawab Displin Keseragaman arahan Kesepaduan halatuju Mengutamakan kepentingan umum berbanding kepentingan individu

Imbuhan Pemusatan Rantaian autoriti ( Line of Authority ) Tertib ( order ) Kesamarataan Kestabilan masa berjawatan Inisiatif Semangat kekitaan

KEMAHIRAN ASAS PENGURUSAN

KEMAHIRAN AM Kemahiran konsepsual Kemahiran perhubungan manusia Kemahiran teknikal Kemahiran politikal

KEMAHIRAN ASAS PENGURUSAN

KEMAHIRAN SPESIFIK Kawalan organisasi dan sumber Penyelarasan organisasi Pengendalian maklumat Pertumbuhan / perkembangan organisasi Motivasi pekerja / pengurusan konflik Penyelesaian masalah

RUMUSAN
PENGURUS: Menggerakkan kejayaan pencapaian matlamat organisasi dengan menggunakan manusia, wang dan sumber yang terhad Mempastikan bakat, kebolehan, kemampuan dan kemahirannya sebagai seorang pemimpin Melaksanakan tugas berdasarkan prinsip, perintah yang telah ditetapkan

 Melaksanakan dasar dan membuat dasar Melaksanakan pelbagai aktiviti untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi yang dippimpinnya Merancang kejayaan masa hadapan organisasi

RUJUKAN
Bennis, W.G. ( 1989 ). On becoming a leader. Addison-Wesley. Reading Mass. Fayol, H.( 1949 ). General and Industrial Administration. Pitman. New York. Kotter, J.P. ( 1990 ). A force for change; How leadership differs from management. Free Press. New York. Mintzberg, H.( 1979 ). The nature of managerial work. NJ. Prentice Hall. Rees, D.W. (1990 ). The skills of management. 2nd. Ed. Routledge. New York. Robbins, S.P. ( 1996 ). Managing today. NJ. Prentice Hall. Yuki, G. ( 1995 ). Leadership in Organization. Englewood Cliff. NJ. Prentice Hall.