PENSTRUKTURAN ORGANISASI

PENGENALAN

Struktur organisasi merupakan bingkai susunan dan hubungan yang tahan lasak

dan dipatuhi secara formal. Ianya melaksanakan tiga peranan utama iaitu menyediakan

beberapa mekanisma yang bertujuan untuk mengurangkan ketidakpastian luaran dan

dalaman, Umpamnya unit ramalan, penyelidikan dan perancangan dapat membantu

mengurangkan ketidakpastian luaran mankala ketidakpastian dalaman pula diatasi dengan

bantuan unit kawalan.

Di samping itu, struktur organisasi juga membolehkan melaksanakan pelbagai

aktiviti melalui peralatan seperti penjabatan, pengkhususan dan pembahagian tugas.

Akhirnya ia boleh untuk mengkordinasikan kegiatan untuk mencapai matlamat

organisasi. Dua aspek penting struktur organisasi ialah penjabatanan dan infrastruktur

organisasi.

Organisasi yang mempunyai prestasi tinggi bukan setakat terdiri daripada

pengurus dan pekerja yang berketerampilan. Sebaliknya kekuatannya bergantung

kepada penstrukturan organisasi seperti penentuan dan pembahagian tugas, peraturan

dan prosedur dan cara pelaksanaan yang dilakukan. Struktur organisasi perlu

diintegrasikan supaya pekerja saling berhubungan untuk menghasilkan satu tindakan

yang mampu dilaksanakan secara kolektif dalam usaha untuk mencapai objektif

organisasi. Oleh itu, pengurus perlu menyusun dan merangka struktur organisasi

yang menggalakkan kerjasama pasukan kerja.

Penstrukturan kerja yang menggalakkan pekerja bekerja secara pasukan mengikut

jenis tugas yang perlu dilaksanakan. Penstrukturan organisasi perlu diintegrasikan

supaya mereka saling berhubungan untuk menghasilkan satu tindakan yang kolektif.

Struktur yang jelas membolehkan setiap pihak bergerak seiring dengan matlamat

organisasi yang telah ditetapkan. Justeru menjadi peranan pengurus untuk

menentukan tanggungjawab pekerja, menyediakan prosedur dan tata cara bekerja,

menyelia bagaimana kerja dilaksanakan dan menentukan bidang kuasa pekerja seiring

dengan penstrukturan tugas yang dilakukan sudah tentu akan menuntut organisasi

untuk mengutamakan pulangan ke atas pelaburan dan juga liabiliti selari dengan

matlamat organisasi yang telah ditetapkan.

5.1 DIMENSI STRUKTUR

Struktur organisasi merupakan pengagihan kerja, tanggungjawab dan kuasa dalam

kalangan individu dan kumpulan yang dibuat secara formal. Terdapat enam dimensi

utama yang perlu diberi jawapan oleh pengurus dalam membentuk struktur organisasi

iaitu:

Jadual 14.1

Dimensi Utama struktur

Persoalan Utama. Jawapan

1. Setakat manakah kerja-kerja patut dipecahkan Pengkhususan kerja

kepada pelbagai kerja yang berasingan?

2. Di atas asas apakah kerja-kerja akan dikumpulkan Penjabatan

bersama?
3. Kepada siapakah individu dan kumpulan perlu
membuat laporan?

4. Berapa ramaikah pekerja bagi membolehkan

pengurus mengarah dengan efisien dan
efektif?

5. Di manakah letaknva kuasa membuat keputusan?

6. Sejauh manakah undang-undang dan

peraturan digunakan untuk mengarah
pekerja dan pengurus?

5.2 ASAS PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI

Terdapat struktur organisasi yang mudah dan terdapat juga yang kompleks. Struktur

organisasi dipengaruhi oleh saiz organisasi, budaya yang diamalkan dan tahap

teknologi yang digunakan. Struktur organisasi digunakan untuk membantu pengurusan

mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan. Struktur yang dibangunkan akan

dapat menunjukkan perhubungan yang erat antara strategi dengan matlamat yang ingin

dicapai. Terdapat tiga dimensi strategi yang akan mempengaruhi struktur iaitu:

1. Strategi Inovasi

Strategi yang menekankan kepada pembaharuan dalam pengeluaran produk dan

perkhidmatan. Strategi ini sesuai untuk organisasi organik yang sentiasa terdedah

kepada perubahan.

2. Strategi Meminimumkan Kos

Strategi ini memberi penekanan terhadap kawalan kos, seboleh mungkin mengelakkan

inovasi dan pemasaran yang tidak berfaedah dan menurunkan harga dalam jualan

produk asas ia sesuai untuk organisasi mekanistik yang berada dalam keadaan stabil.

3. Strategi Imitasi

Strategi yang cuba untuk meminimumkan risiko dan memaksimumkan pulangan ke

atas pelaburan. Pengurus perlu berusaha secara berterusan untuk mengeluarkan produk

baru atau pasaran baru hanya setelah yakin dengan pulangan dan keuntungan yang bakal

diperoleh.

4. Saiz Organisasi

Saiz organisasi merujuk kepada bilangan pekerja dalam sesebuah organisasi.

Perhubungan peningkatan dalam saiz organisasi dengan struktur dapat digambarkan

seperti dalam rajah di bawah:

Kompleksiti struktur meningkat

Saiz meningkat

Keupayaan penyeliaan pihak

atasan menurun

Menukar pemusatan Pengurusan meningkatkan

kepada teragih formalisasi dan menambahkan
unit penyeliaan
 Rajah 14. 1. Hubungan Saiz dengan Struktur Organisasi.

Organisasi yang berprestasi tinggi bukan setakat terdiri daripada pekerja yang

berkemahiran, berkebolehan dan berpengetahuan. Sebaliknya, kekuatan organisasi juga

bergantung kepada penstrukturannya berdasarkan kepakaran yang dimiliki oleh

pekerja yang akan dijadikan asas pertimbangan dalam penentuan dan pembahagian

tugas, peraturan dan prosedur dan cara bagaimana dilaksanakan. Oleh itu, asas

pembentukan struktur organisasi yang berkesan perlulah:

ELEMEN UTAMA STRUKTUR ORGANISASI

1. Pengkhususan

Pengkhususan berlaku apabila tugas dalam organisasi dibahagikan kepada beberapa bahagian

yang dilakukan secara ruttn bagi membolehkan pekerja mengetahui secara mendalam bahagian-

bahagian kerja yang dilakukan supaya mereka memiliki tahap kemahiran yang tinggi. Antara

kebaikannya ialah meningkat kemahiran pekerja, mengurangkan masa dalam mengubahkan tugas,

kos rendah dalam melatih pekerja, meningkat produktiviti dan keberkesanan. Kelemahannya pula

pada jangka panjang akan menyebabkan kebosanan pekerja, keletihan, stres, kualiti dan produktiviti

semakin rendah, ketidakhadiran dan lantik henti yang meningkat.

2. Penjabatan
Ianya merupakan cara pekerja dikumpulkan di dalam jabatan atau bahagian. Ianya

penting kerana dapat membantu memperjelaskan hubungan di antara jabatan yang

berlainan dalam sesebuah organisasi tersebut. Di samping itu ia juga memberi penjelasan

berhubungan dengan cara sesebuah organisasi itu diatur untuk menghadapi tugasnya. Ia

juga menunjukkan beberapa prinsip digabungkan dan dikordinasikan. Akhirnya ia

menjelaskan cara yang digunakan untuk mengurangkan ketidakpastian luaran.

Faktor yang Mempengaruhi Penjabatanan

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhinya, Thompson menjelaskan

bahawa untuk mengurangkan kos penyelarasan sesebuah organisasi itu cenderung untuk

mengumpulkan para pekerjanya yang mempunyai hubungan pergantungan timbal balik

ke dalam jabatan yang sama. Sesebuah organisasi juga cenderung unntuk mendapatkan

individu bagi mendapatkan punca keluarannya ke dalam satu kumpulan yang sama. Sifat

penggantungan ini dikenali sebagai pooled or serial interdependent.

Kemudahan untuk mengadakan pengawasan juga menyebabkan sesebuah

organisasi mengumpulkan para pekerjanya yang mempunyai tugas yang sama ke dalam

sebuah jabatan yang sama. Selain itu, sesebuah organisasi juga cenderung ke arah

penjabatanan sekiranya terdapat permintaan untuk mendapatkan khidmat kepakaran.

Misalnya ialah jabatan khidmat komputer dan personal. Ini bertambah perlu apabila

permintaan tersebut bersifat pelbagai. Pendek kata, keperluan untuk mengkordinasikan

kegiatan, kemudahan adalah untuk menghubungi khidmat kepakaran, kemudahan untuk

mengadakan kawalan dan keperluan untuk mengurangkan kos penyelarasan

menyebabkan penjabatanan perlu dilakukan di dalam organisasi.

Bentuk Penjabatanan

Terdapat tiga bentuk penjabatanan iaitu berbentuk fungsi, pembahagian dan struktur

matrik. Prinsip asas ialah semua pekerja yaang melaksanakan kerja yang sama akan

dikumpulkan dalam satu jabatan yang sama. Umpamanya pekerja yang terlibat dalam

pemasaran akan dikumpulkan dalam jabatan pemasaran.

Penjabatanan berfungsi cenderung mementingkan keperluan unttuk

menyelaraskan tugas. Setiap jabatan yang mempunyai fungsi yang sama akan

mewujudkan budaya kerja, matlamat dan cara operasinya sendiri. Ini menjadikan tugas

penyelarasan agak sukar.

Penjabatanan berstruktur matrik mementingkan soal kerjasama berkumpulan.

Tetapi konflik antara pekerja sering berlaku kerana kumpulan itu bersifat heterogenous

atau rencam. Di samping itu , fleksibiliti juga dipentingkan. Keupayaan kerelaan

kumpulan untuk bekerja dengan bebas dan mengadakan penyesuaian adalah perlu.

Infrastruktur Organisasi

Ia membolehkan sesebuah organisasi tersebut terlibat dalam pelbagai aktiviti dan

menyelaraskan aktiviti tersebut. Ia juga membantu mengurangkan ketidakpastian dalam

organisasi. Di samping itu ia merupakan satu mekanisma yang mampu untuk memuaskan

dan mengecewakan kemahuan pekerjanya. Sesuatu infastruktur yang tidak direkabentuk

dengan baik akan membataskan kreativiti dan inisiatif. Salah satu unsur infrastruktur

adalah sistem kawalan dan maklumat yang fungsi asasnya adalah untuk membantu

pembuat keputusan mengurangkan ketidakpastian luaran dan dalaman. Di samping itu

terdapatnya delegasi autoriti, pembahagian kerja, pengkhususan dan standardisasi

peraturan dan kegiatan supaya pelbagaai tugas dapat dilaksanakan dengan berkesan.

Unsur ketiga ialah yang mempunyai hierarki autoriti dan penggunaan jawatankuasa untuk

mengkordinasikan kegiatan dan memberi perhatian terhadap matlamat utama organisasi.

Sistem Kawalan Dan Maklumat

Ia merupakan unsur yang terpenting dalam struktur organisasi. Dalam setiap organisasi,

para pembuat keputusan perlu mempunyai maklumat tentang persekitaran dan juga

keadaan di dalam organisasi itu. Ini akan membolehkan mereka menghadapi perubahan

persekitaran dengan lebih berkesan dan mengadakan kawalan ke atas perjalanan

organisasi.

Sesebuah organisasi lebih cenderung untuk memiliki sistem kawalan dan sistem

maklumat yang moden, sekiranya saiznya adalah besar, rangka kerja pengagihannya

adalah luas, pengurusan peringkat atasannya adalah berorentasikan profesionalisme iaitu

menitikberatkan partisipasi dan optimization dan jika ia berada dalam persekitaran yang

amat mencabar dan sering berubah. Bagi sesebuah organisasi yang mempunyai sistem

kawalan dan sistem maklumat yang sophistikated akan menghadapi banyak konflik staf-

lini dan kos pentadbirannya adalah tinggi. Kekuatannya ialah ia mampu menyelesaikan

masalah-masalah pemasaran dan teknikal yang lebih kompleks.

Hierarki

Ia merupakan unsur struktur yang penting. Pada dasarnya ia merupakan satu alat yang

integratif atau bersepadu. Ia juga merupakan mekanisma yang penting dalam

mengkordinasi pelbagai tugas, mengawasi pekerja ke arah pencapaian matlamat

organisasi, menyelesaikan konflik dan boleh mencapai matlamat melalui cara hierarki

tersebut.

Ia juga merupakan satu cara khas untuk membahagikan tugas. Dalam hal ini,

terdapat dua jenis hierarki iaitu bersifat jangka kawalan mendatar, tugas yang

dilaksanakan oleh setiap pekerja melibatkan skop yang kecil. Ia juga membolehkan

pengurus mengadakan pengawasan yang lebih mudah. Setiap jangka kawalan yang kecil

akan memungkinkan interaksi yang lebih kerap di antara pekerja dengan pengurus.

Kumpulan ini bersifat lebih padu.

Sebaliknya, jangka kawalan menegak pula mempunyai pekerja yang terlibat

dalam skop aktiviti dan tugas yang lebih luas. Di samping itu, aliran maklumat adalah

lebih lambat dan kurang tepat setelah melalui beberapa tahap. Berdasarkan rajah di atas

para pengurus peringkat atasan biasanya terlibat dalam penyelesaian masalah kompleks,

membuat keputusan strategik dan perancangan jangka panjang. Sebaliknya para pengurus

peringkat bawahan pula terlibat dalam menyelesaikan masalah yang bersifat rutin, lebih

mudah dan dalam jangka pendek.

Keseluruhan Organisasi

Struktur organisasi adalah amat penting untuk memastikan kelicinan dan keberkesanan

sesebuah organisasi. Dalam hal ini, tenaga yang berlainan membantu mencorakkan

struktur organisasi. Tugas merekabentuk struktur organisasi ialah amat sukar. Perlu

ditegaskan di sini bahawa tidak terdapat satu bentuk struktur yang paling baik.

Pembentukkannya perlu mengambilkira akan persekitaran dan keupayaan organisasi itu

sendiri.

Penjabatan merupakan proses penyatuan pekerja dan aktiviti-aktiviti kerja di bawah penyeliaan

seorang pengurus supaya boleh diselaraskan. Cara-cara pengumpulan kerja dilakukan sebagaimana

berikut:

a. Fungsi

Merujuk kepada pengumpulan aktiviti mengikut fungsi yang dilaksanakan. Sebagai contoh,

kejuruteraan, perakaunan, pengeluaran, pengurusan sumber manusia dan pembelian. Antara

kebaikannya ia boleh meningkatkan keberkesanan melalui penggabungan kemahiran tertentu, boleh

menjimatkan sumber dan berlakunya pengkhususan kerja. Manakala keburukannya pula boleh

menyebabkan mengutamakan matlamat jabatan masing-masing melebihi matlamat organisasi, tidak

menggalakkan motivasi, tiada penyelarasan antara jawatan dan lambat memberi tindak balas kepada

perubahan.

b. Produk
Merujuk kepada pengumpulan aktiviti mengikut barisan produk seperti minyak, pelincir dan kimia

di bawah satu jabatan. Antara kebaikannya ialah meningkatkan keupayaan prestasi produk

memandangkan semua aktiviti adalah di bawah arahan seorang pengurus dan menjadi

tanggungjawab bahagian berkenaan untuk rnemastikan keberkesanan pengeluarannya dengan

sumber yang cukup disediakan. Manakala keburukannya boleh kehilangan ekonomi bidangan.

c. Kawasan Geografi

Merujuk kepada pengumpulan aktiviti mengikut wilayah seperti kawasan utara,

selatan, barat dan timur. Pilihan kawasan geografi dilakukan berasas kelebihan

yang ada pada kawasan berkenaan dan permintaan ke atas produk yang dikeluarkan.

d. Proses

Merujuk kepada pengumpulan aktiviti mengikut aliran pemprosesan produk.

Sebagai contoh aktiviti menghancur, membentuk, mengering, membungkus dan

penghantarannya dilakukan dalam industri pemprosesan hasil-hasil perikanan dilakukan

berdasarkan proses-proses utama yang telah ditentukan.

e. Pelanggan

Merujuk kepada pengumpulan aktiviti atas dasar pelanggan seperti peruncit,

pemborong dan pelanggan kerajaan.

3. Rangkaian Arahan

Satu garis kuasa yang bermula dari pihak atasan sehingga ke pihak bawahan dalam
organisasi dan menjelaskan siapa melaporkan dan bertanggungjawab kepada siapa.

Dalam membincangkan rangkaian arahan terdapat dua konsep komplimentari yang

perlu diberi perhatian iaitu:

(i) Kuasa - Kuasa sah yang diberi dalam kedudukan pengurusan untuk memberi

arahan dan menjangka pekerja akan mengikut arahannya.

(ii) Kesatuan arahan - Pekerja hanya perlu melaporkan dan bertanggungjawab kepada

seorang ketua sahaja.

Konsep ini sudah tidak popular lagi pada masa kini kesan daripada perkembangan

program memperkasakan pekerja, pasukan pengurusan kendiri dan perkembangan

teknologi.

4. Bidang Kawalan

Bidang kawalan bermaksud bilangan pekerja yang boleh seseorang pengurus

mengarah atau menyelia dengan paling efektif dan efisien. Adalah didapati bidang

kawalan yang kecil adalah mahal, komunikasinya kompleks dan pengawalan yang ketat

manakala bidang kawalan yang luas membolehkan organisasi mengurangkan kos,

membuat keputusan dengan cepat, lebih fleksibel, merapatkan hubungan dengan

pelanggan, memperkasakan pekerja. tJntuk memastikan kelancarannya, organisasi perlu

melabur dalam melatih pekerja agar aspek-aspek di atas berjaya.

Rajah 14.2. Bidang kawalan yang kecil

Rajah 14.3: bidang kawalan yang luas

5. Pemusatan dan Desentralisasi

a. Pemusatan

Darjah sejauh mana aktiviti membuat keputusan ditumpukan kepada satu titik dalam

organisasi di mana keputusan dibuat oleh pihak pengurusan sahaja melalui kuasa

formal. Hak membuat keputusan datangnya daripada jawatan yang dipegang, oleh itu

apabila pengurusan atasan membuat keputusan mereka tidak memerlukan input daripada

pekerja.

b. Desentralisasi
 Budi bicara buat keputusan diserahkan kepada pekerja. Semakin tinggi pekerja

menyediakan input, semakin tinggi tahap budi bicara untuknya membuat keputusan.

Antara kebaikan desentralisasi ialah menyelesaikan masalah dengan cepat, terdapat

lebih input diberikan oleh pekerja dalam membuat keputusan dan pekerja tidak

terasa terasing, terutama keputusan yang diambil melibatkan pekerjaan mereka sendiri.

Antara langkah-langkah desentralisasi yang berkesan:

i. Tugas yang diserahkan hendaklah jelas

ii. Tentukan julat budi bicara pekerja

iii. Bersedia membenarkan penglibatan pekerja Maklumkan

iv. kepada orang lain tentang desentralisasi Ruang untuk

v. mengawal dan mendapat maklum balas

6. Formalisasi

Darjah sejauh mana tugas dalam organisasi distandardkan. Formalisasi akan

menentukan setakat mana undang-undang dan peraturan boleh mengarah pekerja dan

pengurus. Oleh itu, formalisasi tinggi akan menjurus kepada ruang budi bicara yang

rendah. Melalui formalisasi, pekerja akan ditentukan apa yang patut dilakukan, bila

perlu dilakukan dan bagaimana hendak melakukannya. Kesan daripada formalisasi ialah:

i. Melaksanakan sesuatu pekerjaan dengan cara yang sama atau berulang.

ii. Menghasilkan output yang konsisten dan uniform'.

 Oleh itu bagi memastikan kejayaan pelaksanaan formalisasi yang tinggi tindakan

berikut perlu diambil:

i. Deskripsi tugas yang jelas.

ii. Terdapat banyak peraturan yang perlu diikuti.

iii. Prosedur perlu didefinisikan dengan jelas.

PEMBENTUKAN DAN REKA BENTUK ORGANISASI

Mengikut Robbins (2005), terdapat tiga jenis reka bentuk organisasi iaitu struktur

mudah, birokrasi dan matriks.

1. Struktur Mudah

Struktur yang dibentuk oleh tahap penjabatan yang rendah, bidang kawalan yang tinggi,

pemusatan kuasa yang tinggi dan formalisasi yang rendah. Antara contoh struktur

organisasi yang 'flat' iaitu tidak banyak tingkat hierarki seperti yang terdapat dalam

perniagaan kecil, di mana pengurus dan pemilik adalah orang yang sama. Kebaikannya

akan membolehkan pengurus membuat keputusan dengan cepat dan fleksibel dengan kos

yang rendah dan tanggungjawab yang jelas. Manakala kelemahannya pula ialah susah

dikekalkan kerana tidak sesuai diamalkan oleh organisasi besar kerana proses membuat

keputusan adalah lambat disebabkan oleh formalisasi yang rendah dan pemusatan yang

tinggi, lambat untuk membuat keputusan dan akan menyebabkan berlakunya longgokan

maklumat di peringkat atasan

2. Birokrasi

Birokrasi merujuk kepada pelaksanaan kerja yang berulang melalui pengkhususan, mesti

mematuhi undang-undang dan peraturan formal yang telah ditetapkan menggabungkan

tugas dalam penjabatan, pemusatan kuasa yang tinggi, bidang kawalan yang kecil dan

keputusan dibuat melalui rangkaian arahan. Antara kebaikannya ialah kemampuan untuk

melaksanakan aktiviti yang telah distandardkan dengan meminimumkan kos personel

dan peralatan, mendapat faedah ekonomi skala, pekerja merasa lebih selesa dalam

menggunakan bahasa sendiri dalam berkomunikasi. Manakala kelemahannya akan

menyebabkan keputusan yang diambil adalah lambat dan tiada persaingan.

3. Struktur Matriks

Struktur organisasi yang mempunyai dua garis kuasa iaitu gabungan jabatan fungsi dan

produk. Oleh itu, seorang pekerja bertanggungjawab untuk melapur kepada dua pengurus

atau lebih. Antara kebaikannya ialah mampu mengkoordinasi organisasi yang kompleks

dan aktiviti-aktiviti yang saling bergantungan (interdependent), menggabungkan pakar-

pakar pada tempat yang sesuai dan penggunaan sumber organisasi secara optimum.

Manakala kelemahannya pula ialah mempunyai ruang untuk menyalahi pihak lain

sekiranya berlaku kelemahan, sstiap individu dan tendensi kepada perebutan kuasa.
 Pengarah Eksekutif

Timbalan Pengarah Timbalan Pengarah Timbalan Pengarah

Produk A Produk B Produk C

Timbalan
Pengarah
Domestik

Timbalan
Pengarah Asia
Pasifik

Timbalan Y
Pengarah
Timur Tengah

STRUKTUR ORGANISASI BARD

Sejak 1980-an, banyak organisasi telah cuba membangunkan struktur baru organisasi

sebagai pilihan untuk memastikan usaha memperoleh kelebihan kompetitif. Antaranya

ialah:

1. Struktur Pasukan

Struktur ini menggunakan pasukan sebagai pusat koordinasi. Antara ciri-ciri struktur

pasukan ialah:
 i. Memecahkan halangan penjabatanan dan kuasa keputusan desentralisasi berada

pada tahap pasukan.

ii. Memerlukan pekerja 'generalists' dan 'specialist'.

iii. Fungsi silang pasukan

2. Organisasi Maya

Konsep organisasi maya bertunjangkan kepada kenapa perlu memiliki satu organisasi

kecil dan teras dikeluarkan untuk menjalankan fungsi perniagaan yang utama kalau

ianya lebih menguntungkan untuk disewa. Oleh itu, organisasi maya mengamalkan

pemusatan yang tinggi dan hampir tiada penjabatan, fleksibiliti dalam menghubungi

pengeluar, pengedar, pemasaran dan fungsi perniagaan yang lain. Peranan utama

pengurus dalam organisasi maya akan meluangkan masa dalam mengkoordinasi dan

mengawal perhubungan luar.

3. Organisasi Tanpa Sempadan

Organisasi tanpa sempadan oleh diamalkan organisasi yang bersaiz gergasi yang cuba

menghapuskan rangkaian arahan, mengehadkan bidang kawalan, menggantikan

penjabatan dengan 'empowermenf. Antara amalan organisasi ini ialah membolehkan

setiap individu boleh menilai individu yang lain tanpa mengira sama ada pekerja atau

pengurus. Melalui penghapusan sempadan menegak pengurusan akan meratakan

hierarki di mana status dan pencapaian diminimumkan. Antara contoh penghapusan

sempadan ialah globalisasi, strategi perikatan, customer-organization linkages dan

telekomunikasi merupakan contoh dalam mengurangkan sempada luar.

4. Organisasi Feminin

Organisasi yang memberi penekanan kepada kebajikan ahli. Organisasi ini dibentuk oleh

ciri-ciri berikut:

i. Meletakkan nilai kemanusiaan yang tinggi pada individu - pekerja dilayan sebagai

individu yang mempunyai perasaan dan perlu dihormati.

ii. Tidak pentingkan diri sendiri, oleh itu ahli dalam organisasi ini mengeratkan

hubungan secara formal dan tidak formal.

iii. Kerjaya sebagai satu perkhidmatan - kesediaan untuk memberi perkhidmatan

kepada organisasi dan orang lain dan bukan sebagai kenaikan pangkat, kuasa dan

kenaikan gaji.

iv. Komitmen kepada perkembangan pekerja - organisasi seperti ini bersedia untuk

memberi peluang kepada perkembangan kerjaya kepada pekerja, pembangunan

kemahiran pekerja dan pengalaman pembelajaran.

 v. Komuniti penyayang mereka akan mengadakan hubungan yang rapat, saling

percaya-mempercayai dan mengambil berat antara satu sama lain.

vi. Perkongsian kuasa.

Semua matlamat diagihkan dan dikongsi bersama-sama. Semua ahli yang terlibat

atau akan dipengaruhi oleh keputusan yang dibuat akan diberi peluang dalam

membuat keputusan.

MODEL STRUKTUR ORGANISASI

Terdapat dua pola ekstrem dalam model struktur organisasi iaitu struktur mekanistik dan

struktur organik:

1. Struktur Mekanistik

Struktur mekanistik merupakan satu struktur di mana penjabatan adalah ekstensif,

formalisasi yang tinggi, rangkaian maklumat yang terhad dan pemusatan yang tinggi.

Antara ciri-ciri struktur mekanistik adalah seperti berikut:

i. Perbezaan mendatar adalah tinggi.

ii. Perhubungan hierarki adalah ketat.

iii. Tugas-tugas adalah tetap.

iv. Formalisasi adalah tinggi.

v. Saluran komunikasi adalah formal.

vi. Kuasa membuat keputusan adalah berpusat.

Rajah 14.5. Struktur Mekanistik.

CIRI-CIRI STRUKTUR MEKANISTIK

Antara ciri-ciri struktur mekanistik adalah seperti berikut:

1. Perbezaan Mendatar Tinggi

Jika dilihat dari sudut mendatar, rangka organisasi adalab mempunyai dua ciri iaitu

jengkal yang luas dan jengkal yang sempit. Jengkal yang luas menunjukkan struktur

organisasi mempunyai banyak bahagian atau jabatan dan ianya diuruskan oleh ketua

bahagian dan ketua jabatan.

2. Perhubungan Hierarki adalah Ketat

Keadaan ini berlaku dalam organisasi mekanistik kerana terdapat pemusatan kuasa

yang tinggi. Struktur organisasi adalah berbentuk piramid yang menggambarkan

organisasi diuruskan dari atas ke bawah. Semakin tinggi hierarki organisasi maka

semakin banyak tingkatan jawatan dan semakin sukar dalam pembuatan keputusan.
3. Tugas-Tugas adalah Tetap

Penetapan tugas dalam organisasi mekanistik adalah bertujuan untuk memudahkan

kawalan pemimpin terhadap pekerja. Pekerja bertanggungjawab melaksanakan kerja

masing-masing mengikut perancangan, prosedur dan peraturan dalam organisasi

tersebut. Keadaan ini mewujudkan organisasi yang hanya bertindak mengikut arahan

dan menyempitkan ruang untuk pekerja menyumbang kepakaran.

4. Formalisasi adalah Tinggi

Pekerja telah ditentukan apa yang patut dilakukan, pada waktu bila dan bagaimana kerja

itu perlu dilaksanakannya. Oleh itu pekerjaan yang dilakukan adalah dengan cara

yang sama atau berulang. Hasil pengeluarannya juga adalah konsisten dan'uniform'

5. Saluran Komunikasi adalah Formal

Organisasi mekanistik menunjukkan komunikasi secara ke bawah, ke atas dan mendatar.

Komunikasi formal ini merujuk kepada perhubungan pelaporan yang ditentukan oleh

struktur organisasi dalam mesej disalurkan seperti melalui carta organisasi atau hierarki

dalam organisasi.

6. Kuasa Membuat Keputusan adalah Berpusat

Keputusan dalam sesebuah organisasi dibuat oleh pihak pengurusan sahaja iaitu secara

kuasa formal. Hak membuat keputusan berdasarkan jawatan yang dipegang dan pekerja

hanya mengikut keputusan yang dibuat. Pekerja hanya membuat pelaporan dan menerima

arahan.
2. STRUKTUR ORGANIK

Struktur organik merupakan satu struktur yang rata, menggunakan pasukan silang

hierarki dan silang fungsi, formalisasi yang rendah, rangkaian maklumat yang cekap dan

bergantung kepada penyertaan untuk membuat keputusan. Antara ciri-ciri struktur

organik adalah seperti berikut:

i. Perbezaan mendatar adalah rendah.

ii. Kerjasama (dari sudut menegak dan mendatar).

iii. Tugas-tugas boleh disesuaikan.

iv. Formalisasi adalah rendah.

v. Saluran komunikasi adalah tidak formal.

vi. Kuasa membuat keputusan adalah desentralisasi.

CIRI-CIRI STRUKTUR ORGANIK

Daripada pemahaman definisi struktur organik, terdapat beberapa cirri utama struktur

organik iaitu:

1. Perbezaan Mendatar yang Rendah Hierarki struktur organisasi organik yang rendah

dan tidak rigid menjadikan perbezaan antara jawatan yang tinggi dan rendah tidak begitu

ketara.

2. Melibatkan Kerjasama yang Tinggi Sama Ada secara Menegak atau Mendatar

Segala keputusan dibuat secara bersama iaitu melibatkan peringkat atasan dan bawahan.

3. Tugas-Tugas Boleh Disesuaikan

Tugas yang dilakukan oleh seseorang pekerja atau jabatan boleh dicantumsuaikan dengan

pekerja atau jabatan lain.

4. Formalisasi adalah Rendah

Ini merujuk kepada peraturan dan rantaian arahan yang tidak begitu ketat dan formal.

5. Saluran Komunikasi yang Tidak Formal

Organisasi organik tidak menggunakan satu struktur atau bentuk aliran komunikasi yang

konsisten. Sesuatu maklumat boleh diperoleh melalui rakan setugas dan saluran tidak

formal yang lain.

6. Kuasa Membuat Keputusan adalah Secara Teragih

Semua pekerja diberi kebebasan untuk membuat keputusan berkaitan dengan tugasnya

sendiri dan tidak hanya bergantung kepada ketua atau pihak atasan sahaja.

Jadual 14.3

Perbezaan antara Struktur Mekanistik dengan Organik

Ciri-ciri Mekanistik Organik

Kestabilan Tiada berubah Sentiasa berubah

Pengkhususan Banyak Pengkhususan kerja Lebih kepada umum

Paraturan Banyak Paraturan resmi Fleksibel

Kuasa Dikuasai oleh pengurusan atasan Desentralisasi

KENAPA BERLAKU PERBEZAAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI?

Mengikut Robbins (2005) terdapat empat sebab utama kenapa berlakunya perbezaan

dalam struktur organisasi. Kempat-empat sebab yang dimaksudkan ialah strategi, saiz

organisasi, teknologi dan persekitaran.

1. Strategi

Setiap perubahan dalam strategi memerlukan perubahan dalam struktur organisasi.

Berdasarkan kajian Alfred Chandlar, beliau mendapati apabila strategi organisasi

menjadi semakin kompleks daripada pengeluaran satu jenis produk kepada strategi

diversifikasi produk, pihak pengurusan organisasi sepatutnya membentuk struktur yang

lebih terperinci bagi mengekalkan keberkesanan. Terdapat tiga dimensi strategi iaitu:

i. Strategi inovasi Menekankan pengeluaran produk dan

perkhidmatan yang baru (struktur organik adalah sesuai)

ii. Strategi meminimumkan kos Menekankan kawalan kos yang ketat,

mengelakkan inovasi dan pemasaran yang tidak diperlukan dan penurunan harga

(struktur mekanistik adalah sesuai)

iii. Strategi imitasi Cuba untuk mengeluarkan produk baru atau menerokai

pasaran baru setelah liabiliti projek dapat dibuktikan (kombinasi struktur

mekanistik dan organik adalah sesuai).

2. Saiz Organisasi

Merujuk kepada bilangan pekerja dalam sesebuah organisasi. Saiz organisasi yang besar

sememangnya akan mengadakan lebih spesifikasi, penjabatan, hierarki, undang-undang

dan peraturan. Perhubungan antara saiz dengan struktur dijelaskan dalam rajah berikut:

Peningkatan kompleksiti Peningkatan

* Mendatar dalam keperluan
* menegah untuk menyelaras
* Geografi dan mengawal

Apabila saiz
organisasi Kurang pemusatan
meningkat Penyediaan
penyelarasan dan
Peningkatan pengawalan
formulasi

Rajah 14.7 Perhubungan antara Saiz dan Struktur

3. Teknologi

Teknologi berkait rapat dengan bagaimana organisasi menukarkan input kepada output.

Keberkesanan teknologi bergantung pada rutin (routineness) penggunaan:

i. Organisasi yang mengamalkan teknologi rutin lazimnya mempunyai

struktur mekanistik.

ii. Organisasi yang mengamalkan teknologi bukan rutin mempunyai struktur

organik.

JENIS PENGELUARAN YANG DIPENGARUHI OLEH TEKNOLOGI

Terdapat tiga jenis pengeluaran yang akan dipengaruhi oleh teknologi.

1. Pengeluaran secara kecil-kecilan

Pengeluaran secara KeciI-Kecilan Menggunakan teknologi untuk mengeluarkan produk

dalam bilangan yang kecil bagi memenuhi permintaan pelanggan.

2. Pengeluaran secara Besar-Besaran

Pengeluaran yang dilakukan secara besar-besaran untuk memenuhi matlamat jangka

panjang agar memperoleh kos efektif.

3. Pengeluaran Berterusan
Pengeluaran berterusan dengan menggunakan teknologi yang kompleks. Dalam

pengeluaran produk terdapat tiga jenis penggantungan yang dipengaruhi oleh

teknologi:

i. Kebergantungan berpusat - bergantung kepada satu sumber

ii. Kebergantungan berurutan - input kepada jabatan merupakan output kepada

jabatan lain.

iii. Kebergantungan bertimbal-balas - setiap unit produk yang dikeluarkan oleh

pelbagai jabata merupakan input kepada jabatan yang lain.

Pengaruh teknologi terhadap struktur organisasi dijalankan sebagaimana

Rajah 14.8

Keperluan Tugas

Teknologi Faktor-Faktor Kebolehan dan

Pembentukan Kerja Kemahiran
menambahkan unit
penyeliaan
Keputusan Pengurusan Dimensi Struktur Keberkesanan
Organisasi Organisasi
Pembahagian tenaga
kerja Formalisasi Pengeluaran
Asas jabatan Kompleksiti Kualiti
Saiz jabatan Pemusatan Efisien
Pengagihan kuasa Fleksibiliti
Kepuasan
Persaingan
Pembangunan
 4. Persekitaran

Stres di luar organisasi termasuklah dengan pembekal, pelanggan, pesaing, kerajaan

dan pihak awam akan menjejas sejauh mana pengaruh persekitaran ke atas struktur

organisasi bergantung kepada darjah pergantungan organisasi tersebut ke atas

persekitaran. Kajian-kajian mendapati ketidakpastian persekitaran mempunyai tiga

dimensi iaitu:

i. Kapasiti Darjah sejauh mana persekitaran boleh menyokong

pertumbuhan organisasi.

ii. Votaliti Darjah perubahan atau ketidakstabilan dalam elemen persekitaran.

iii. Kompleksiti Darjah kepelbagaian dan konsentrasi elemen persekitaran

Menjurus
Penyebab Pembentukan kepada
Struktur Prestasi dan
Strategi Kepuasan Kerja
Saiz Menentukan Mekanistik
Organik
Teknologi
Persekitaraan 'Moderated' oleh
perbezaan Individu

(Diubahsuai daripada Robbins, 2001)

Rajah 14.9. Struktur Organisasi - Penentu dan Kesan..

STRUKTUR BULATAN KUALITI

Bulatan kualiti melibatkan 8-10 pekerja dan penyelia yang berkongsi tanggungjawab

secara bersama. Mereka sering bertemu untuk membincangkan masalah-masalah

kualiti, mengenal pasti punca-punca masalah, membuat cadangan penyelesaian

masalah dan mengambil tindakan-tindakan tertentu untuk memperbaiki keadaan.

Pekerja dan penyelia juga saling bekerjasama untuk menyelesaikan masalah berkaitan

dengan kualiti serta menilai setiap maklum balas yang mereka terima.

Sungguhpun begitu kebiasaannya pihak pengurusan akan mengawal

keputusan terakhir yang berkaitan dengan pelaksanaan. Salah satu kelebihan bulatan

kualiti ialah membenarkan ahli untuk mengendalikan isu-isu yang di luar sempadan

tugas yang telah ditetapkan bahkan membenarkan cara penyelesaian masalah yang

boleh diambil oleh individu-individu yang mungkin tidak berpeluang langsung untuk

melibatkan diri mereka dalam sesuatu aktiviti pekerjaan.

Bagi sesetengah organisasi bulatan kualiti dianggap sebagai mekanisme pengurusan

penglibatan yang diiktiraf oleh pemimpin untuk melihat kebaikan di sebalik perubahan

budaya yang akan dilakukan. Struktur ini memberi penumpuan utama kepada pelanggan

sama ada dari luar atau dari dalam. Antara ciri-ciri struktur bulatan iaitu:

i. Pelanggan berada di tengah.

ii. bekerjasama melakukan tugas yang diperlukan.

iii. Tanggungjawab, kemahiran, kuasa dan kawalan dikongsi bersama. Kawalan dan
 penyelarasan datang melalui komunikasi berterusan. Perubahan cepat dilakukan

bagi menangani cabaran baru yang mendatang.

iv. Kemahiran utama dalam kalangan pekerja dan pengurus adalah kebolehan

untuk bekerja dengan orang lain.

v. Pada relatifnya tingkat organisasi adalah sedikit.

vi. Kekuasaan datang daripada kebolehan untuk mempengaruhi dan meningkatkan

semangat orang lain bukan daripada kedudukan.

Setiap individu dijangka mampu mengurus diri sendiri dan bertanggungjawab kepada

keseluruhan kerja - tumpuan adalah kepada pelanggan. Pengurus dianggap sebagai

pemberi semangat, penghubung dan orang yang memperkasakan pasukan kerja.

5.2 TEORI KONTIGENSI DALAM REKA BENTUK ORGANISASI

Pendekatan kontigensi yang digunakan banyak para peneliti dan dalam penelitian seperti

ini adalah dalam rangka memberikan masukan faktor-faktor yang sebaiknya

dipertimbangkan dalam perancangan sistem pengurusan. Premis umum yang digunakan

dalam pendekatan kontigensi dalam merekabentuk sistem pengurusan. Ini adalah

bahawa tidak ada informasi dalam sistem pengurusan secara universal yang selalunya

tepat untuk diterapkan pada seluruh organisasi dalam setiap keadaan (Outley, 1980).

5.3 TREND PEMBANGUNAN ORGANISASI

Dari sudut perspektif sosiologi dan psikologi sosial yang terangkum dalam disiplin sains

sosial. Keduanya mempunyai persamaan, iaitu keduanya memandang kelakuan manusia

dalam konteks sosial dan bukan dalam konteks fisiologi atau neurologi. Sebaliknya

terdapat juga perbezaan di antara kedua perspektif ini. Di antaranya ialah ahli sosiologi

lebih suka mengkaji institusi yang ditubuhkan manusia manakala ahli psikologi sosial

lebih berminat kepada individu bertindak balas terhadap keadaan sosial. Oleh kerana

sudut pandangan ahli sosiologi dan psikologi sosial berlainan maka, sudah tentu hasil

kajian mereka berlainan juga. Oleh kerana terdapat perbezaan di antara keduanya maka

perspektif ini harus dikaji secara berasingan tetapi keduanya dapat digabungkan untuk

mencari jalan penyelesaian masalah yang timbul dalam organisasi.

Sudut pandangan ahli Sosiologi

 Ianya adalah hasil kajian tentang sistem kelakuan sosial dan hubungan di antara

sistem itu sendiri. Selain daripada mengenalpasti apakah yang dilakukan oleh manusia

dan bagaimana institusi itu berfungsi, maka sosiologi juga akan mengkaji bagaimana

kelakuan sosial dan institusi berkaitan di antara satu sama lain untuk membentuk satu

pola atau satu sistem. Ia mengkaji kelakuan manusia, perhubungan sosial, organisasi dan

institusi, komuniti dan masyarakat. Justeru itu didapati bahawa organisasi juga dikaji oleh

ahli sosiologi dari dua asepk utama iaitu penganalisaan bersifat sosiologi dalam

organisasi dan perspektif sosiologikal dan proses sosial asas. Kesimpulan yang dapat

dibuat mengenai perspektif sosiologi dalam penganalisaan organisasi ialah

pendekatannya lebih mirip kepada mengenal pasti faktor struktur yang mempengaruhi

organisasi.

Dari sudut pandangan Psikologi Sosial

Ianya memainkan peranan yang besar kepada pemahaman perlakuan manusia

dalam organisasi. Hal ini penting kerana kelakuan ahli akan menentukan kelakuan dalam

menjalankan tugas dan seterusnya aan menentukan sama ada organisasi itu berjaya atau

sebaliknya dalam mencapai matlamat. Misalnya ahli dalam sesuatu organisasi sering

berkonflik antara satu sama lain, ia akan membawa kegagalan organisasi terbabit. Di

sebaliknya jika ada sikap bekerjasama, maka organisasi akan mencapai matlamatnya.

Khandwalla , seterusnya telah membincangkan lima jenis orientasi dalam

psikologi sosial iaitu:

a. Orientasi Gestalt
 b. Orientasi Teori Field

c. Orientasi Psikologi Behavioristik atau pengukuhan

d. Orientasi Psikoanalitik

e. Orientasi Teori Peranan.

Tiap orientasi di atas mewakili satu model manusia dan kelakuan manusia dalam

organisasi dengan lebih mendalam lagi. Seterusnya ia digambarkan seperti Jadual 1 di

bawah

Orientasi psikologi sosial Tumpuan utama Fenomena organisasi yang

Orientasi Gestalt
Orientasi Teori Field
Orientasi Psikologi
Behavioristik
Orientasi Psikoanalitik
Orientasi Teori Peranan
ditumpukan.
Tanggapan persepsi, Kepercayaan ahli
kognisi dan penyelesaian organisasi, cara mereka
masalah deffinisikan realiti atau
kebenaran , cara masalah
diselesaikan dalam
organisasi, rasionaliti
pentadbiran.
Motivasi dan konflik Konflik 'interpersonal' dan
'intrapersonal' dalam
organisasi, gaya
kepimpinan , tingkat
aspirasi ahli, strategi untuk
perubahan kelakuan.
Pembelajaran atau Pola ganjaran dan hukuman
modifikasi kelakuan dalam organisasi ,
perubahan daan kekekalan
kelakuan
Personaliti dan kelakuan Kelakuan neurotik
pathologikal pemimpin dan orang
bawahan, peranan personal
dalam pembuatan keputusan
Peranan atau kelakuan Kelakuan komformiti daan
sosial yang dijangkakan penyelewangan dalam
organisasi, konflik peranan
dan kekaburan peranan,
kesan ke atas peranan
personaliti.
 Jadual 1 : Orientasi psikologi sosial, tumpuan utama mereka dan fenomena

organisasi yang ditumpukan oleh mereka.

Terdapat tiga rekabentuk organisasi yang digunakan iaitu Struktur ringkas , Birokrasi

Struktur Ringkas

Apakah persamaan yang wujud di antara kedai runcit yang kecil, firma elektronik

yang dikendalikan oleh seseorang usahanwan yang rajin , pejabat baru Planned

Parenthood , syarikat penerbangan yang menghadapi mogok juruterbang. Mereka

berkemungkinan besar menggunakan struktur ringkas. Rekabentuk struktur ini bukanlah

struktur yang kompleks. Ia bercirikan pembentukan jabaan yang rendah , jarak kawalan

kuasa yang luas, kuasa dipusatkan kepada individu dan sedikit cirri-ciri formality. Ia

merupakan satu struktur organisasi yang mendatar, selalunya mempunyai dua atau tiga

tahap menegak, iaitu kelonggaran kawalan ke atas pekerja dan kuasa pembuatan

keputusan dipusatkan.

Struktur ini digunakan dengan meluas di dalam perniagaan kecil di mana

pengurus dan pekerja adalah orang yang sama. Kekuatan struktur ini ialah sifatnya yang

lebih sederhana, ia cepat, fleksibel, tidak mahal dan akauntabiliti yang jelas.

Kelemahannya ialah sukar untuk mempertahankan kedudukannya, tidak mencukupi

apabila berkemungkinan mencipta kelebihan maklumat. Apabila membuat sesuatu

keputusan, akan berlaku kelambatan kerana seseorang cuba membuat segala

keputusan.Jika struktur ini tidak ditukar menjadi lebih luas, firma akan kehilangan

momentum dan akhirnya akan gagal. Kelemahannya yang lain ialah segala
tanggungjawab terletak pada seorang ketua sahaja. Sekiranya apa-apa perkara yang

berlaku ia akan mengakibatkan kemusnahan pusat maklumat dan pembuatan keputusan.

Birokrasi

Piawaian merupakan kunci utama birokrasi. Birokrasi dikenali daripada operasi

pengkhususan kerja yang tinggi, peraturan yang amat formal, kerja kumpulan di dalam

jabatan-jabatan , pemusatan kuasa , ruang kawalan kuasa yang sempit dan pembuatan

keputusan melalui rantaian.

5.3.1 Definisi Trend Pembangunan

Menurut Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka ( 1996 ), trenad dimaksudkan

sebagai satu arah aliran perkembangan rentetan kejadian yang seolah-olah menuju ke

suatu arah. Perkataan yang bersesuaian yang digunakan dalm perbincangan ini ialah

haluan atau hala tuju pembangunan organisasi boleh didefinisikan sebagai kaedah atau

medium yang digunakan untuk melakukan perubahan positif mengikut hala tuju atau

perkembangan semasa bagi mencapai matlamat organisasi.

5.3.2 Punca perubahan trend pembangunan organisasi

Dalam perkembangan dunia pengurusan pada hari ini terdapat beberapa punca

yang menjadi penyumbang kepada perubahan trend pembangunan organisasi. Di

antaranya ialah peranan pengurus , visi dan misi , dan perkembangan teknologi maklumat

dan komunikasi (TMK) dan kesan globalisasi.

5.3.2.1 Peranan Pengurus

 Pengurus merupakan individu penting dalam pembangunan sesebuah organisasi.

Menurut Lloyd (1992) mendefinisikan peranan sebagai satu set/kumpulan tingkahlaku

yang tersusun serta berkait rapat dengan tugas yang dikenal pasti. Manakala pengurus

didefinisikan oleh Stoner (1992) sebagai perancang, penganjur, ketua dan pengawal

dalam sesebuah organisasi. Mengikut Robbins (1998), peranan ialah satu set pola

kelakuan jangkaan yang telah diperolehi oleh sesorang individu yang mempunyai

kedudukan dalam sesuatu unit sosial. Manakala pengurus pula sebagai individu yang

mencapai matlamat-matlamat melalui orang lain. Seorang pengurus akan membuat

keputusan, mengagihkan sumber dan mengarah aktivitivi orang bawahannya supaya

mencapai matlamat organisasi. Peranan pengurus dalam organisasi meliputi tindakan -

tindakan tertentu yang diperlukan oleh pengurus melaksanakannya dan cara-cara di mana

pengurus dikehendaki mengakur.(Fleet dan Peterson 1994) . Oleh itu, setiap pengurus

memainkan banyak peranan supaya matlamat organisasi tercapai.

Pengarang-pengarang buku pengurusan , Ivancevich, Donnely dan Gibson, (1989),Pierce

dan Dunham (1990), Fleet & Peterson, (1994), Stoner, Freeman, dan Gilbert, (1995), Rue

dan Byars, (1997) dan Jones, George, dan Hill, (1998) merujuk kepada penyelidikan yang

dijalankan oleh Mintzberg (1973) tentang peranan seorang pengurus. Menurut Mintzberg

terdapat 10 peranan yang berbeza tetapi mempunyai saling kaitan yang rapat. Mintzberg

menggolongkan 10 peranan pengurus itu kepada tiga kategori utama iaitu:

a) Peranan 'interpersonal'- menolong pengurus agar organisasi berjalan lancar.

b) Peranan Maklumat- menyediakan saluran informasi yang betul dan bijak.

c) Peranan Pembuat Keputusan- membolehkan pengurus membuat keputusan yang

bijak dan tepat..

Peranan 'Interpersonal' :

Kategori ini mempunyai 3 peranan iaitu ketua, pemimpin dan 'liaison'. Ketiga-tiga

peranan bercabang daripada kuasa pengurus yang formal dan berfokus kepada

perhubungan 'interpersonal'. Dengan melaksanakan ketiga-tiga peranan ini akan

membolehkan pengurus memainkan peranan maklumat dan seterusnya peranan yang

berkaitan dengan membuat keputusan.

i. Peranan ketua Sebagai orang nombor satu dalam organisasi, ketua adalah

simbolik : Pengurus menjadi wakil bagi organisasi dalam melakukan tugas rutin yang

bersifat sosial atau perundangan. Beberapa contoh peranan ketua ialah menghadiri majlis

perkahwinan orang bawahan, sebagai dekan kolej yang menyampaikan sijil kepada para

graduan, meraikan tetamu luar makan tengah hari mengiringi kumpulan pelawat atau

pelajar kolej semasa lawatan ke kilang.

ii. Peranan pemimpin oleh kerana pengurus mempynyai hubungan terus dengan

orang ramai, beliau haruslah bertanggungjawab terhadap tindakan orang bawahan yang

melibatkan mengarah dan menyelaras aktiviti-aktiviti orang bawahan. Ini termasuk

mengupah, melatih, menaikkan pangkat, membuang pekerja dan memotivasi

pekerja. Peranan memimpin juga melibatkan mengawal dan mempastikan semua aktiviti

dijalankan mengikut pelan yang ditetapkan.

iii. Peranan 'Liaison'- pengurus seperti juga ahli politik di mana mereka perlu

bekerja dengan setiap orang dalam organisasi mahupun orang luar demi mencapai
matlamat organisasi. Dalam organisasi, pengurus perlu berhubung dengan pengurus-

pengurus yang lain dan juga individu yang lain. Mereka perlu mempunyai hubungan

yang baik dengan pengurus-pengurus yang menghantar kerja kepada unitnya dan

pengurus-pengurus yang menerima kerja daripada unitnya. Contohnya, seorang dekan

kolej perlu ada hubungan dengan individu-individu di seluruh kampus. Pengurus perlu

juga berhubung dengan individu yang penting di luar organisasi. Contohnya, bila

seorang pengurus jualan berinteraksi dengan pengurus-pengurus jualan yang lain dalam

satu pertubuhan pemasaran, beliau sedang menjalin perhubungan 'liaison'.

Iv Peranan Maklumat :

Pengurus memainkan peranan yang penting dalam menerima dan menghantar maklumat

yang tidak rutin. Berasaskan tiga peranan 'interpersonal' yang telah dibincangkan,

pengurus telah membina satu rangkaian perhubungan 'interpersonal'. Perhubungan ini

membantu pengurus mengumpul dan menerima maklumat, sebagai pemantau dan

menghantar maklumat seterusnya sebagai penyebar dan jurucakap.

V Peranan pemantau

Mengkaji kawasan persekitaran untuk mengumpul maklumat, perubahan, dan masalah

yang boleh mempengaruhi unit. Perhubungan formal dan tidak formal yang telah wujud

semasa menjalinkan hubungan 'liaison' akan membantu pengurus dalam peringkat

ini. Maklumat yang didapati boleh mempengaruhi prestasi seluruh organisasi seperti

maklumat-maklumat tentang pergerakan persaingan yang akan dilakukan oleh syarikat

lain.

Vi Peranan penyebar :
Segala maklumat penting sama ada arahan, siaran akan disebarkan kepada orang-orang

bawahan melalui saluran tertentu. Antaranya seperti penghantaran memo antara jabatan,

mesyuarat jabatan, interkom serta surat siaran. Contohnya, presiden sebuah syarikat

dalam perbualannya semasa rehat dan makan tengah hari mungkin mendapat maklumat

tentang salah sebuah firma yang merupakan pelanggannya akan bankrap, maka beliau

akan mengarah pasukan jualannya supaya berhenti menjual secara kredit kepada firma

tersebut. Pengurus yang bertanggungjawab akan mempastikan semua pekerja menerima

maklumat yang betul dan tepat , lebih-lebih lagi yang berkaitan dengan prosedur kerja.

Vii Peranan jurucakap :

Di sini peranan pengurus seolah-olah pegawawi diplomatik di mana ia menjadi wakil

organisasi untuk berurusan dengan orang luar, badan kerajaan, kontraktor yang menjadi

pelanggan di samping kakitangan dalaman sendiri. Dengan adanya jurucakap,

kepentingan serta keperluan kedua-dua pihak akan dipenuhi. Sebagai contoh, ia mewakili

unitnya dalam tuntutan gaji. Begitu juga respon yang perlu ditunjukkan apabila timbul isu

daripada pihak luar seperti pelanggan merungut kerana ketidakcukupan keperluan di

pasaran.

viii. Peranan Membuat Keputusan :

Menjalinkan hubungan 'interpersonal' dan mengumpul maklumat adalah penting untuk

seorang pengurus tetapi adalah tidak mencukupi kalau peranannya sekadar tahap ini

sahaja. Peranan tadi menjadi 'input' kepada proses membuat keputusan. Adalah

dipercayai bahawa peranan membuat keputusan yang terdiri daripada

'entreprenuer', pengurus gangguan, pembahagian sumber, dan perunding merupakan

peranan-peranan pengurus yang sangat mustahak.

ix Peranan 'entreprenuer' :

Melibatkan pengurus itu membawa perubahan yang baik kepada unitnya. Seorang

penyelia yang berkesan akan selalu mencari ide-ide yang baru yang membolehkan

prestasi unitnya dipertingkatkan. Seorang dekan kolej akan selalu merancang perubahan

supaya mencapai kualiti pendidikan yang lebih tinggi. Seorang pengurus pemasaran akan

sentiasa mencari ide-ide supaya produk lama atau baru memuaskan hati pelanggan .

xi. Peranan pengurus gangguan :

Pengurus-pengurus perlu membuat keputusan atau mengambil tindakan pembetulan bila

masalah wujud di luar kawalan mereka. Selalunya, keputusan perlu dibuat dengan

segera dan ini bermaksud peranan ini perlu diberi keutamaan berbanding peranan yang

lain. Matlamat segera adalah untuk membawa kestabilan kepada unitnya. Contohnya,

bagaimana seorang penyelia kilang mengurus suatu mogok pekerja atau bagaimana

seorang pengurus teknikal respon kepada kerosakan alatan yang utama di

unitnya. Kebolehan mengurus gangguan dalam persekitaran adalah sangat penting

kepada seorang pengurus. Ini adalah kerana setiap minit yang terbuang akan

mengurangkan prodiktiviti dan dalam masa yang sama meningkatkan kos. Pengurus

perlu respon dengan segera dan membawa kestabilan kepada persekitaran yang di bawah

jagaannya.

xii. Peranan pengagihan sumber :

Pengurus juga perlu membuat keputusan untuk pengagihan sumber seperti kewangan,

manusia, masa dan alatan. Biasanya sumber adalah terhad, oleh itu pengurus perlu bijak

dalam mengagihkan sumber tadi. Seorang penyelia di kilang perlu membuat keputusan

adakah satu jadual kerja lebih masa diatur atau pekerja sambilan perlu diupah. Beliau

perlu membuat satu keputusan yang boleh membawa faedah kepada unitnya dan

seterusnya kepada organisasinya. Seorang dekan kolej perlu membuat keputusan apakah

kursus-kursus yang boleh ditawarkan berdasarkan kepada jabatan-jabatan dan tenaga

pengajar yang sedia ada di kolej.

xiii. Peranan perunding :

Seorang pengurus perlu berunding dengan individu-individu atau unit lain demi

mencapai kebaikan bersama. Perundingan ini boleh berkaitan dengan kerja, prestasi,

objektif, sumber-sumber dan perkara-perkara lain yang boleh mempengaruhi

unitnya. Seorang pengurus jualan boleh berunding dengan unit pengeluaran tentang

pesanan khas untuk pelanggan yang besar. Seorang penyelia boleh berunding dengan

pihak atasan untuk mendapatkan sebuah komputer bagi unit jagaannya, manakala

seorang pengurus besar boleh berunding dengan.seorang wakil pertubuhan pekerja

sekiranya timbul isu seperti kebajikan pekerja.

5.4 KEBERKESANAN PENGURUSAN DALAM ORGANISASI

Definisi Organisasi

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada

manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi

mencapai matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.

Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah

organisasi: organisasi sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan

antara seorang individu dengan individu yang lain.

Organisasi sebagai Unit Sosial

Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai

beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan

sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain

bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa

memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas

yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari

segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya.

 Penyatuan Usaha dan Hubungan di Kalangan Pekerja

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka

supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di

kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya

dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir

tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam

sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan.

Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan

sempurna, tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur

yang dibuat dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi

yang lain dan antara individu dengan individu yang lain.

5.4.1 CIRI-CIRI ORGANISASI

Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang

tersendiri. Misalnya, sebuah sekolah seharusnya melambangkan tempat untuk menimba

ilmu, sebagai sebuah pusat penyebaran ilmu, dan juga sebagai sebuah institusi yang

memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk

bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran lain. Untuk

mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah sekolah, ia hendaklah

memainkan peranan yang diharapkan oleh pelajar , ibu bapa khususnya dan masyarakat

awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah sekolah itu didapati berbeza dengan

organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

 Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia

mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi

kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan

bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin

mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan

mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada

ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi. Di dalam sesebuah

organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang

diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian

seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat

beberapa unit lain seperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang

mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut

tanggungjawab yang tertentu. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan

dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan,

penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam

sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah

dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah

organisasi. Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung

kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diseleng-garakan, disusun, dan diamalkan.

5.4.1 APAKAH YANG DIKATAKAN PENGURUSAN?

Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang

diterangkan di atas, masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus

diuruskan dengan sempurna, berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan. Tanpa

pengurusan yang betul, pelbagai masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan,

pemprosesan, dan inventori hinggalah kepada masalah peribadi di kalangan para

pekerja.Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan

khususnya, yang telah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi juga

disebabkan oleh pergolakan di dalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada

persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat bawahan, perancangan dan ramalan

yang tidak tepat, pembaziran sumber atau penyusunan struktur yang mengelirukan.

Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:

i. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan

pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber

organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

ii. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas

operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi

sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis

fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan

"matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:

a. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta

memerlukan hubungan tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.
 b. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan

teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat

organisasi itu dapat dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif

(subjektif) atau kuantitatif (objektif).

5.4.2 PROSES PENGURUSAN

Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung

kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan,

penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat

sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

Perancangan

Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat

terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah

seperti berikut:

i. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh

sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan

prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan

keuntungan dan lain-lain.

ii. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas,

organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan

seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan

membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan

 harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat

bersaing dengan pihak luar.

iii. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek

mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

Penyusunan

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan

kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti

(pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti,

penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi

perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan

latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan faedah), program

peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan

program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan

dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini

faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh

pihak pengurusan.

Pengawalan
Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi

telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan

langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat

kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian

dan diawasi.

5.4.3 MENGAPAKAH PENGURUSAN?

Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu

kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan

tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab

penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi. Kita pernah mendengar

kata-kata seperti: "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... ". Pernyataan

seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki tingkat atas di dalam organisasi,

padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu berpunca dari semua pihak pada

peringkat pengurusan. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada

mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.

Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi

aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai

kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah

tanggungjawabnya.

Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk

mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

 Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan

kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan

prestasi pengurus berkenaan.

Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan

kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan

strategi.

Aktiviti pengurusan berbeza mengikut tingkatan di dalam organisasi. Misalnya, pengurus

atasan menggunakan kebanyakan masa mereka di dalam perancangan jangka panjang,

perhubungan awam, membuat dasar serta menganalisis perkara-perkara yang berlaku di

persekitaran luaran. Pengurus pertengahan atau penyelia sebaliknya memainkan peranan

yang lebih di dalam penyelarasan dan pengawalan kerja pada peringkat operasi. Satu

kenyataan yang harus kita terima ialah pengurus lebih berhadapan dengan faktor-faktor

yang tidak dapat dikawal daripada faktor-faktor yang boleh dikawal. Misalnya, sumber

selalunya terhad, kuasa yang diberikan terbatas, pihak atasan mengharapkan sesuatu yang

mesti dicapai dan permintaan orang bawahan memerlukan pertimbangan. Oleh yang

demikian, untuk membolehkan sesuatu perkara itu dilaksanakan, pengurus memerlukan

kepakaran, keyakinan, dan mempunyai kesabaran.

5.4.4 PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Tingkat Pengurusan
Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki

kuasa atau pangkat di dalam organisasi.

Pengurus Atasan

Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden

atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut

tujuan organisasi. Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang

berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada

perubahan yang berlaku.

Pengurus Pertengahan

Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti

bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada

peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti,

Pengurus Personel dan lain-lain.

Pengurus Bawahan

Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam

kategori pengurus bawahan. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian

operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang

telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.

5.4.5 PERANAN PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Apabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta

atau kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan

tanggungjawab. Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam

organisasi, misalnya sebagai seorang ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan

organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadi lebih kompleks lagi.

Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:

i. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.

ii. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.

iii. Peranan sebagai pembuat keputusan.

Peranan Penghubung Individu

Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini

datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

i. Sebagai orang terpenting. Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh

kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi,

maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai

contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan

bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani pelanggannya di majlis

jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan

kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan

perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati.

ii. Sebagai pemimpin. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit

organisasi, maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit

tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai pemimpin yang mendorong

dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat

mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

iii. Sebagai pegawai perhubungan.

Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan

pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di

luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara

persendirian tetapi mestilah berkesan.

iv. Peranan Penyampai Maklumat

Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai

nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi

ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan

kakitangan di dalam dan pihak luar.Sebagai pengawas. Sebagai pengawas,

pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat

dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi.

 Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai

kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

Sebagai penyampai.

Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang diterima dari

pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada

maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak

berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai

kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang

kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang

lain itu.

Sebagai jurucakap.

Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya kepada

mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran

di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah

jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.

Peranan sebagai Pembuat Keputusan.

Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan

peranan yang penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang

ada, pengurus dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu

tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi, pengurus harus

 mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat keputusan

tentang strategi unitnya.

Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti

berikut:

i. Sebagai usahawan.

Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya

dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus

hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru.

Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara

bersendiri dahulu atau beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada

kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti barangan baru,

kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula

bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri,

menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.

ii. Sebagai pengawal gangguan.

Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia

mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada

menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan

utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau

berlakunya mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan

masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang berlaku itu bukanlah
 disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana

ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang

pengurus yang baik.

iii. Sebagai pembahagi sumber.

Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber.

Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat

sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus

memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung

dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga

bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan

menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga

meluluskan keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan

menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat

itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam

organisasi.

iv. Sebagai perunding.

Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai

contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau

pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus

akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan
 diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai

autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.

5.4.6 KEMAHIRAN PENGURUS

Sebahagian besar masa seseorang pengurus itu digunakan untuk berkomunikasi,

membuat keputusan, dan berinteraksi dengan orang lain. Sekiranya pengurus itu

mencapai prestasi yang tinggi, ini bererti beliau telah berkesan melalui proses yang

tersebut di atas. Dalam hal kebolehan seseorang pengurus itu, mereka yang tidak faham

dengan pengertian kemahiran atau kebolehan menganggap bahawa kemahiran teknik dan

kemahiran pengurusan sama. Padahal kedua-dua kemahiran itu dapat kita definisikan

secara berasingan dan berbeza.

Kemahiran Teknik

Kemahiran teknik adalah kemahiran atau kebolehan yang khusus dalam sesuatu

bidang. Contohnya, kemahiran dalam bidang kejuruteraan, pengeluaran,

kewangan, dan pemasaran. Bidang-bidangnya memerlukan latihan sebelum dapat

menjalankan pekerjaan.

Kemahiran Pengurusan

Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan

proses pengarahan, penyelarasan, atau pengawasan pekerjaan orang lain.

Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada

tingkat pengurus itu berada dalam organisasi dan keadaan operasi yang
 dijalankan. Semakin rendah pangkat seseorang pengurus itu, semakin tinggi ia

memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas pada peringkat operasi.

5.4.7 PENGURUSAN DAN PROSES PENGURUSAN

Pihak pengurusan ialah gabungan individu yang mengendalikan sesebuah organisasi.

Secara akademik definisi seperti ini sangatlah terhad pengertiannya. Oleh kerana

pengurusan itu bukannya individu atau sekumpulan individu, maka untuk tujuan kita, ia

boleh didefinisikan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan

pengawalan penggunaan sumber untuk mencapai tujuan dan matlamat organisasi.

Empat Fungsi Pengurusan

Perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan merupakan empat fungsi asas

pengurusan.

Perancangan.

Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu menentukan

terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah menetapkan tujuan,

objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.

Penyusunan.

Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan mengikut

gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan mencapai
matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan unit-unit atau

bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang diwujudkan.

Pengarahan.

Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga pekerja

untuk mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah memberi

kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi.

Pengawalan.

Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan

keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul sekiranya

berlaku kesisihan.

5.4.8 PENGURUS SEBAGAI PENGHUBUNG DI DALAM ORGANISASI

Pengurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan

atau sehingga ke peringkat atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara

tingkat pengurusan (Rensis Likert, 1961). Menerusi pengurus bahagian (fungsi) yang

mewakili bahagian masing-masing, perbincangan, perundingan, dan penyelarasan

berhubung dengan tugas, dan tanggungjawab dapat diadakan. Sebarang maklumat dari

peringkat bawahan dapat disalurkan ke peringkat atasan menerusi pengurus bahagian.

Begitu juga perhubungan dan penyelarasan antara satu bahagian dengan bahagian yang

lain tentang sesuatu perkara dapat dibuat dan diselaraskan pada peringkat pengurus

bahagian.

5.4.9 KECEKAPAN, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, DAN KUALITI

Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan,

keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh

organisasi. Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan

oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau perkhidmatan. Contohnya,

apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan produk atau perkhidmatan dengan

menggunakan kuantiti input yang sama atau kurang, organisasi tersebut dianggap telah

meningkatkan kecekapannya. Kecekapan juga bermaksud apabila pengurus membuat

tugasnya dengan betul. Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat

kerja yang betul dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi

disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh

pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal

perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat. Produktiviti disifatkan sebagia

nisbah output yang dikeluarkan dibandingkan dengan input (sumber) yang digunakan

dalam proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Input dalam sistem pengeluaran

termasuk: tanah, bahan, mesin, wang, masa, dan tenaga pekerja. Produktiviti pekerja

boleh diukur dari segi bilangan produk yang dikeluar atau bilangan pelanggan yang diberi

perkhidmatan dalam jangka masa yang tertentu. Manakala produktiviti pengurus atau

penyelia boleh diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap
paling optimum. Sekiranya pekerja tidak dapat menjalankan kerja dengan lebih cekap

atau pekerja terpaksa menunggu atau memperlahankan kerja kerana kelemahan sistem

penyusunan dan penugasan, pengurus yang bertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan

tidak berkesan.

Organisasi yang produktif berupaya bersaing pada peringkat nasional dan

antarabangsa. Contohnya, organisasi yang menggunakan teknologi moden dan terkini

boleh memperbaiki produktiviti kerana ia mampu mengeluarkan produk dan

perkhidmatan baru dengan harga yang lebih kompetitif. Persaingan sengit, perubahan cita

rasa pengguna serta peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangan tenaga

pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran menyebabkan organisasi memberi

penuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti. Kualiti produk

atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualiti

produk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan,

kesenian, dan kehalusan kerja (pertukangan), layanan, hubungan inter-peribadi dan

komunikasi, perkhidmatan sokongan, dan perkhidmatan lepas jualan.

Sama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau

keluaran industri, produktiviti dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin

daya saing dan daya maju organisasi.

KESIMPULAN

Kejayaan pengurus mengurus organisasi bergantung kepada kebolehan untuk

menentukan siapa yang paling layak melakukan sesuatu tugas. Kebolehan mereka dalam

aspek ini akan dapat mengelak daripada berlakunya pertindihan tugas, menggunakan
sepenuhnya potensi yang ada pada pekerja atau berlakunya pembaziran potensi dan pada

masa yang sama akan membolehkan pengurus mengenal pasti kekuatan dan kelemahan

yang ada pada individu atau bahagian di mana sesuatu tugasan dipertanggungjawabkan.

Peningkatan yang drastik dalam beban tugas dan pendekatan dalam melaksanakan tugas

mendesak pengurus untuk membangunkan struktur yang paling sesuai dengan organisasi

yang mereka wakili.