SOALAN 6

Terangkan Peranan Kumpulan Kerja Dalam Suatu Organisasi

PENDAHULUAN
Organisasi merupakan satu sistem yang wujud dimana terdapat beberapa bahagian dalamnya dan persekitarannya saling
berkait antara satu sama lain. Robbins (1999) mendefinisikan organisasi sebagai satu aktiviti kolektif yang dirancang oleh dua
orang atau lebih yang mengandungi pembahagian buruh dan autoriti berhierarki untuk mencapai matlamat secara bersama. Walau
apa definisi yang diberikan, organisasi adalah satu sistem yang merangkumi pelbagai aktiviti bersama manusia seperti sumber
semulajadi, modal dan bahan. Pelbagai aktiviti ini akan dapat memenuhi matlamat individu melalui interaksi dengan persekitaran.
Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai satu kumpulan kerja yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling
bergantung antara satu dengan lain untuk mencapai matlamat individu, kumpulan dan organisasi. Definisi ini menjelaskan unsur-
unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi sebagai satu kumpulan kerja, penyatuan usaha, dan hubungan antara
seorang individu dengan individu yang lain.

Apabila organisasi itu dianggap sebagai kumpulan kerja, ini bermakna ia mempunyai beberapa orang pekerja yang telah
diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi
menyiapkan sesuatu tugas itu.

Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas
yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-
penentuan lainnya.

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka supaya mencapai matlamat yang
dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya
dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan
usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan di kalangan
kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan
dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu
dengan individu yang lain. Oleh itu, kumpulan kerja memainkan peranan dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi.

Manakala Robbins dan Coulter (2002) mentakrifkan kumpulan sebagai dua orang atau lebih individu yang bebas
berinteraksi secara bersama-sama untuk mencapai matlamat tertentu. Kumpulan juga boleh didefinisikan sebagai dua atau lebih
individu yang berinteraksi antara satu sama lain., saling berkongsi tujuan dan juga identiti.

PERANAN KUMPULAN KERJA KEPADA ORGANISASI

Banyak sebab mengapa sesuatu organisasi membentuk kumpulan kerja bagi melengkapkan kerja-kerja dalam suatu organisasi
yang begitu kompleks. Satu daripadanya ialah saiz sesebuah organisasi semakin besar dan merumitkan pentadbiran organisasi
yang sedia ada. Hasil yang diperolehi daripada menggunakan kumpulan-kumpulan kecil bagi melaksanakan fungsi-fungsi ini
adalah berbeza di antara jabatan-jabatan. Produktiviti sesebuah organisasi bergantung kepada banyak perkara termasuklah
kebolehan ahli-ahlinya, sifat proses yang digunakan, had kumpulan yang dibenarkan menggunakan inisiatif dalam menyelesaikan
masalah dan keutuhan pihak pentadbiran dalam mengendalikan cadangan, keputusan dan saranan kumpulan.

Dalam setiap jabatan jika tidak ada kumpulan kerja yang bersatu dalam membuat, melaksanakan sesuatu kerja,
organisasi itu tidak mampu mencapai sesuatu matlamat yang diharapkan. Satu pendekatan yang praktis untuk mendapatkan
kerjasama tenaga pekerja ialah dengan melibatkan mereka dalam pengendalian urusan-urusan organisasi. Faedah-faedah lain
yang boleh didapati untuk ahli-ahli kumpulan termasuklah perkembangan kefahaman yang lebih baik tentang matlamat organisasi,
penyelesaian masalah yang lebih efektif, galakan untuk menjadi kreatif, motivasi dan moral yang meningkat, peluang untuk
mengenal pasti dan mengembangkan kepimpinan dan komunikasi yang lebih baik.

1
 Satu daripada proses pembentukan kumpulan kerja ialah melalui penyertaan kakitangan yang mana ketua jabatan dapat
menyelesaikan berbagai-bagai masalah organisasi dengan bantuan ahli kumpulan kerja. Masalah-masalah tersebut termasuklah
pengelasan objektif unit tertentu dan rancangan-rancangan mengelolakan unit dan melaksanakan rancangan yang menyeluruh
dalam sistem jabatan. Antara peranan kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi ialah:

1. MENDALAMKAN PENGETAHUAN DALAM SUATU BIDANG KERJA

Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah jauh lebih baik daripada idea seorang individu. Apabila suatu
aspek dibentangkan dalam suatu kumpulan, semua ahli akan menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai
aspek. Ini akan membantu ketua kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan juga individu tidak mahir
atau pakar dalam pelbagai bidang. Ini akan membuatkan keputusan yang diambil berkemungkinan besar adalah tidak rasional.
Contohnya, untuk mengeluarkan kereta PROTON SAGA, satu kumpulan kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerja dan
melaksanakan projeknya. Ini akhirnya telah membuahkan hasil yang lebih baik.

Kumpulan sentiasa mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli dalam kumpulan harus dipilih dan diberi latihan supaya mereka dapat
memberi sumbangan kepada kumpulan. Kemahiran yang diperlukan oleh kumpulan termasuklah kepakaran teknikal atau fungsian,
penyelesaian masalah, pembuatan keputusan dan kemahiran berkomunikasi. Sesetengah pengurus dan kumpulan telah membuat
kesilapan dengan menekankan beberapa kemahiran tertentu sahaja dan mengabaikan yang lain.

Adalah amat penting kemahiran tersebut dikuasai dan dikembangkan dikalangan ahli kumpulan. Contohnya, K Shoes Ltd melatih
ahli-ahli kumpulannya untuk mengetahui keseluruhan pengetahuan perniagaan, pembentukan ikatan pembekal dan pengurusan
peruncitan.

2. MEWUJUDKAN PELBAGAI STRATEGI DALAM PENYELESAIAN MASALAH

Apabila berkerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini, mereka akan menjadi lebih arif dalam bidang
tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhi ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka. Dalam
perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini akan memudahkan pihak organisasi
menyelesaikan suatu masalah. Contohnya, dalam masalah ekonomi di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi
maka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadar ekonomi yang tinggi.

3. MEMBANTU MENINGKATKAN PRODUKTIVITI.

Seseorang dalam kumpulan yang telah mempegaruhi dalam pembuatan keputusan, akan menjadi lebih komited kepada keputusan
yang dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akan sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding
dengan ahli lain. Ia akan meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara sukarela. Hasil kerja akan jauh
lebih berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat suatu perkerjaan.

4. MEMBANTU UNTUK MENJIMATKAN MASA

Biasanya pengkhususan akan wujud dalam satu kumpulan kerja. Tugas-tugas akan dibagikan kepada ahli-ahli kumpulan
berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka ini suda tentu menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana
masing-masing sudah arif tentang bidang tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang diperlihatkan akan menjadi lebih baik

5. MENCAPAI MATLAMAT

2
Dalam setiap penubuhan organisasi perkhidmatan awam, kumpulan kerja adalah amat perlu dalam melaksanakan segala aktiviti
dan kerja untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Jika tidak ada kumpulan dalam sesuatu organisasi tersebut, adalah
amat sukar untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

6. MENINGKATKAN PRODUKTIVITI

Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan dalam menambahkan kualiti dan mutu
organisasi dalam mencapai matlamat. Jika produktiviti sesebuah organisasi itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia
akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat mencapai matlamat yang diharapkan.

7. MENYELESAIKAN MASALAH ORGANISASI

Dalam sesuatu organisasi, ketua jabatan adalah orang yang terpenting dalam membuat sesuatu keputusan yang membawa
kepada kebaikan jabatan. Walau bagaimanapun, apabila terdapat apa-apa permasalahan ketua jabatan memainkan peranan
samada membuat mesyuarat atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan
adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah mencapai sesuatu jalan penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai.

8. MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN

Penambahbaikkan amat penting bagi semua organisasi dalam meningkatkan mutu kerja dan kualiti. Teguran yang didapati
daripada pelanggan atau ahli dalam kumpulan kerja sendiri amat penting dalam menentukan apa penambahbaikkan yang perlu
dilakukan. Kumpulan kerja dalam sesuatu organisasi itu juga perlu peka dan mahir dalam mengenalpasti kelemahan yang ada
supaya penambahbaikkan yang sepatutnya dapat dibuat.

KESIMPULAN

Bagi membina satu organisasi yang teratur, terarah, mempunyai matlamat dan cemerlang, kumpulan kerja memainkan peranan
yang penting dalam membantu organisasi tersebut mencapai matlamat yang telah dirancangkan mengikut dasar-dasar yang
ditetapkan. Hasil penyatuan dan kerjasama kumpulan kerja ini, ia dapat menghasilkan mutu dan kualiti organisasi. Jika kumpulan
kerja dalam organisasi tersebut tidak bersatu dalam mencapai matlamat, ia amat sukar untuk dicapai. Oleh itu, perlunya peranan
kumpulan kerja ini bersama-sama dalam menentukan serta melaksanakan sesuatu yang boleh memberi kebaikan kepada
organisasi.

Rujukan : PKPA Bil.7/91 Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)