Analisa Proses Bisnis

BPM

Topik
Latar Belakang BPM
Kinerja Bisnis
BPM
6 Elemen Utama BPM
Manfaat BPM
KPI Dalam BPM
Optimasi Kinerja Dengan BPM
Siklus Peningkatan Kinerja Bisnis Secara Kontinu
Faktor Peningkatan Kinerja Proses Bisnis

Latar Belakang BPM

Organisasi selalu mencari cara untuk menciptakan
sebuah mekanisme/sistem yang efisien dalam hal
mengelola dan menjalankan proses bisnisnya.
Karena jika bisnis organisasi terhambat, maka tidak
mendapatkan :
Keuntungan finansial yang maksimal
Pangsa pasar
Tujuan strategis lainnya

Proses Bisnis
Ciri proses bisnis :

Memiliki tujuan
Memiliki input
Memiliki output
Menggunakan sumber daya
Memiliki sejumlah aktivitas
Dapat mempengaruhi lebih dari 1 unit organisasi
Menciptakan manfaat tertentu bagi customer

Proses Bisnis Level Organisasi

Faktor Pendorong Pengembangan

Proses Bisnis

Faktor Pendukung Summary

Leadership (kepemimpinan)
Teknologi
Lingkungan (termasuk budaya organisasi)

 Banyak organisasi berusaha untuk mengembangkan

proses bisnisnya :
BPA
BPI
BPR

Indikator Kinerja Proses Bisnis

Kuantitas/jumlah
Kualitas
Waktu
Biaya

Faktor Diferensiasi Kinerja

Organisasi

Faktor Penghalang
Penolakan/resistensi terhadap perubahan
Kurangnya pendanaan
Prioritas konflik lainnya
Struktur organisasi
Minat kepemimpinan yang rendah
Kurangnya keselarasan teknologi dan proses bisnis
Pengurangan return (hasil / manfaat)
Kurangnya keahlian internal
Hambatan teknologi

Pendorong Proses Berkinerja Tinggi

Process
Process
Process
Process
Process

design
metric
performer
infrastructure
owner

BPM
BPM (Business Process Management/Manajemen Proses
Bisnis) merupakan gabungan disiplin manajemen
dengan platform teknologi

BPM Sebagai Disiplin Manajemen

Menggantikan pandangan tradisional terhadap bisnis
(berdasarkan organisasi fungsional, sistem, dan metriks
yang diskrit) dengan hal lain yang berdasarkan crossfunctional core process sejalan dengan tujuan bisnis
yang high-level.
Memperkecil gap antara tujuan bisnis dengan
perancangan tujuan implementasi TI.

BPM Sebagai Platform Teknologi

Menyediakan sekumpulan software yang dibutuhkan
untuk :

Mengoptimalkan kinerja.
Merealisasikan tujuan kinerja.
Menghubungkannya dengan data proses.
Mengotomasi dan memonitor berbagai aktivitas pada proses.
Menyediakan sebuah platform untuk peningkatan kinerja yang
cepat.

Cross-Functional Process

Sehingga
Organisasi / perusahaan menggunakan berbagai
aplikasi berbasis enterprise.

Masalah Yang Timbul

Ketidakefisian
Kaku / statis
Kurangnya kepatuhan dan kontrol
Lemahnya visibility
Lamban dalam menangani perubahan

BPM Memberikan Manfaat Strategis

Agility
Business integration
Global visibility

Prinsip BPM
Seluruh pekerjaan merupakan aktivitas yang terkait
dengan bisnis.
Sedikit proses lebih baik daripada tidak ada proses sama
sekali.
Proses yang baik lebih baik daripada proses yang buruk.
Satu proses lebih baik daripada banyak proses.
Proses yang baik harus dilakukan dengan efektif.
Proses yang baik dapat terus diperbaiki.
Proses yang baik bisa saja menjadi proses yang buruk.

BPM Governance
BPM Governance
merupakan sekumpulan kebijakan dan proses yang
memungkinkan proses bisnis organisasi tetap berjalan.

Elemen utama BPM Governance :

Transparansi
Tanggung jawab dan akuntabilitas
Komitmen terhadap tujuan bisnis organisasi

Implementasi BPM Governance

Mendefinisikan kebijakan dan tanggung jawab
Mendefinisikan peran dan akuntabilitas
Mendefinisikan kebijakan dan standar terkait proses

Tindakan yang sedang dilakukan

Memonitor kemajuan proses dan KPI
Memonitor resiko

Siklus Manajemen Proses Bisnis

Siklus BPM
Model

Monitor

Optimize

Impleme
nt

Execute

Siklus BPM Berdasarkan Six Sigma

Define

Control

Improv
e

Measu
re

Analyz
e

The Six Core Elements of BPM

The Six Core Elements of BPM

Strategic alignment
BPM perlu diselaraskan dengan strategi organisasi.

Governance
Tata kelola BPM membangun akuntabilitas yang memadai dan
transparan terkait peran dan tanggung jawab untuk tingkatan
yang berbeda pada BPM (portofolio, program, proyek, dan
operasional).

Methods
Sekumpulan peralatan dan teknik yang mendukung dan
memungkinkan berbagai aktivitas di sepanjang siklus proses
dan termasuk inisiatif BPM organisasi.

 Information technology
Berbagai solusi TI sangat penting bagi insiatif BPM.

People
Didefinisikan sebagai individu / grup yang secara kontinu
meningkatkan dan menjalankan proses dan keahlianpengetahuan manajemen proses untuk meningkatkan kinerja
bisnis.

Culture
Mencakup manfaat dan keyakinan kolektif terkait organisasi
yang process-centered.

Keuntungan BPM
Efisien
BPM mengotomasi tugas manual dan handoff, menjamin tugas penting
dilaksanakan terlebih dahulu dan tepat waktu.

Cepat
Model proses yang dieksekusi tidak dibangun dengan code yang kompleks, tetapi
dengan grafis (flowchart, dll).

Patuh/taat
Logika proses berdasarkan aturan yang mencerminkan kebijakan dan best
practice.

Visible
Membuat proses menjadi visible secara end-to-end dengan menggabungkan
sistem bisnis yang terpisah dengan statistik alur kerja SDM, dan menampilkan KPI
pada dashboard manajemen dan administrative.

KPI
Merupakan ukuran kuantitatif dan kualitatif yang
digunakan untuk mengkaji / meninjau kemajuan
organisasi terhadap tujuannya.
Digunakan untuk memonitor kinerja perusahaan,
departemen, proses, atau mesin.
Harus fleksibel dan mencerminkan perubahan tujuan
organisasi.

SMART KPI
Syarat KPI (Key Performance Indicator) :

S : Specific
M : Measureable
A : Achievable
R : Relevant
T : Timely

SMART KPI
Specific
KPI perlu lebih spesifik terhadap tugas individu.
Contoh:
Harus ada penjelasan yang jelas kapan seorang karyawan dinyatakan
sukses dalam hal performance
Memiliki pengaruh terhadap kinerja pekerjaan yang sukses, yag
membedakan antara pekerjaan yang efektif dan yang tidak efektif
Fokus pada perilaku itu sendiri daripada attribute-aatribute personal
seperti attitude to customers

SMART KPI
Measurable
KPI harus bisa diukur.

Achievable
Pencapaian KPI harus realistis.

Relevant
Karyawan harus benar-benar memahami KPI organisasi / unit
bisnis.

Timely
KPI harus memiliki time frame yang memadai.

Contoh Aspek Bisnis KPI

Kepuasan customer
Kepuasan pekerja
Pergantian staf
Absensi
Keuangan
Pengembangan dan inovasi produk baru
Kualitas
dll

Kompone KPI
KPI harus menjelaskan outcome yang akan dicapai.
Kinerja minimum yang masih dapat diterima
e.g. daily breakeven point

Kinerja target
e.g. desired daily output.

KPI seharusnya:
Dikomunikasikan
Diselaraskan dengan visi dan misi
Reward yang jelas

Menentukan KPI
Setiap perubahan harus memiliki KPI
there is a base line measurement taken to establish a starting
performance standard
there are measures developed to track the team's
performance
there are measures established that can highlight any
variability. This can assist in future diagnoses
reward and recognition can be effectively implemented

Financial

Examples

Costs

Material costs
Labor costs
Operations costs
Inventory
Overtime
Warrantee costs
Cost of Sales
Interest on overdraft
Number of projects completed on time and
on budget

Revenue

Sales
Gross margins
Return on assets or investment
Product profitability

Team metrics

Overtime
Material costs
Revenue generated by team
Inventory value in team's area
Number of projects completed on time and
on budget

Contoh KPI