PROGRAM AUDIT

(Studi Kasus Pada Program Audit Kepatuhan Proses Pembelian PT. Medion Farma)

Disusun dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah Pengendalian dan pemeriksaan internal pada
Program Studi Magister Terapan Keuangan dan Perbankan Syariah

Disusun oleh:

Alhady Niar Minandar | Ferty Nadya Pujianti

185168001 | 185168005

SEKOLAH PASCA SARJANA

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

2019
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum W. W.
Segala puji hanya layak untuk Allah SWT yang telah memberikan segala
berkah, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya. sehingga
penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul ”Program Audit (Studi Kasus
Pada Program Audit Kepatuhan Proses Pembelian PT. Medion Farma)”.

Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari

berbagai pihak, karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada: Bapak Ramson Sinaga yang telah memberikan dukungan, yang
begitu besar. Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa
memberikan sedikit pengetahuan dan menuntun pada langkah yang lebih baik
lagi.

Meskipun penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan
kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan
kritik dan saran yang membangun agar skripsi ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata
penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pembaca.

Wassalamu’alaikum W. W.

Bandung, 04 Oktober 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...........................................................................................................i

DAFTAR ISI...................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .....................................................................................................1
I.A Latar Belakang.................................................................................................1
I.B Rumusan Masalah ...........................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN ......................................................................................................2
II.A DEFINISI, TUJUAN, MANFAAT, DAN WAKTU PENYIAPAN PROGRAM AUDIT ...2
II.B DEFINISI EKONOMIS, EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS ...........................................3
II.C OBJEK, TUJUAN DAN PROSEDUR AUDIT ..........................................................4
II.D MENYIAPKAN PROGRAM AUDIT .....................................................................4
II.E PROGRAM AUDIT PRO FORMA .......................................................................5
II.F HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PROGRAM AUDIT ..................6
II.G PROGRAM AUDIT PEMBELIAN ........................................................................8
BAB III PENUTUP........................................................................................................... 13
III.A Kesimpulan ................................................................................................... 13
III.B Saran ............................................................................................................. 13
DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

I.A Latar Belakang

Kesuksesan bisnis perusahaan terdiri dari beberapa faktor, salah satu faktor
kesuksesan tersebut adalah dengan melakukan pengelolaan procurement.
Kegiatan procurement (pengadaan) berhubungan dengan seluruh proses bisnis,
karena hampir seluruh proses bisnis melakukan aktivitas procurement
(pengadaan). Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur
pencatatan terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya pemeriksaan
(audit) oleh auditor terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan
efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan.
Auditor sangat dituntut akan kemampuannya memberikan jasa yang terbaik
dalam setiap pengauditan, dan sesuai dengan yang dibutuhkan serta
diperintahkan oleh pimpinan tertinggi. Agar audit dapat bermanfaat bagi para
pemakainya, auditor independen memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan
pendapat yang benar-benar dapat dipertanggung jawabkan dan memiliki
obyektivitas yang tinggi. Oleh karena itu sebelum menjalankan proses audit, tentu
saja proses audit harus direncakan terlebih dahulu.
Prosedur Audit ini kemudian digabungkan untuk membentuk suatu program
audit. Auditor bertugas menyiapkan program audit atau memodifikasi program
yang sudah ada untuk memenuhi semua tujuan audit. Auditor tersebut harus
mempertimbangkan hal-hal seperti materialitas, bukti gabungan, risiko bawaaan,
risiko pengendalian, dan risiko-risiko kecurangan lainnya. Sehingga penyusunan
program audit untuk penyelesaian pekerjaan lapangan yang lebih mendalam
merupakan tahap penting agar pemeriksaan manajemen dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
I.B Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, adapun

rumusan masalah yang akan dibahas dalam penulisan makalah ini antara lain:
a) Apakah yang dimaksud dengan Program Audit?
b) Bagaimanakah manfaat Program Audit bagi suatu
organisasi/perusahaaan?
c) Kapankah Program Audit dibutuhkan suatu organisasi/perusahaan?
d) Hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam Program Audit?
e) Bagaimanakah contoh Program Audit dalam suatu
organisasi/perusahaaan?

1
 BAB II

PEMBAHASAN

II.A DEFINISI, TUJUAN, MANFAAT, DAN WAKTU PENYIAPAN PROGRAM AUDIT

Pengertian Program Audit

Program audit merupakan rencana dan langkah kerja (prosedur) yang harus
dilakukan selama audit untuk mencapai tujuan audit (Burhany, 2018).
Berdasarkan hasil survey pendahuluan, disusun program audit. Program audit
sebagai dasar penugasan auditor internal akan memberikan rencana yang
sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit, yang merupakan suatu rencana
yang dapat dikomunikasikan baik kepada supervisor audit maupun kepada staf
audit. Langkah-langkah audit dirancang untuk :
1) Mengumpukan bahan bukti audit.
2) Untuk memungkinkan auditor internal mengemukakan pendapat
mengenai efisiensi, keekonomisan, dan efektivitas aktivitas yang akan
diperiksa. Program tersebut berisi arahan-arahan pemeriksaan dan
evaluasi informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan audit dalam
ruang lingkup penugasan audit.
Tujuan program audit ini antara lain (Akuntansi):
1) Sebagai acuan pengumpulan data dan proses evluasi pelaksaanan tugas
audit;
2) Sebagai pedoman spesifik dan langkah-langkah yang harus diikuti dalam
mengumpulkan buktu audit;
3) Sebagai sarana perbandingan data yang dikumpulkan dari tahun-tahun
sebelumnya;
4) Sebagai alat untuk mengontrol dan mencatat pelaksanaan yang tepat dari
pekerjaan audit untuk meninjau pekerjaan audit; dan
5) Sebagai bukti audit yang mendukung pendapat auditor.
Menurut (Sawyer, 2005) program audit yang disusun dengan baik bisa
memberikan banyak manfaat, yaitu:
1) Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit, yang
merupakan suatu rencana yang dapat dikomunikasikan baik kepada
supervisor audit maupun kepada staf audit.
2) Menjadi dasar penugasan auditor.
3) Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit
karena memuat waktu audit yang dianggarkan/direncanakan.
4) Memungkinkan supervisor audit dan manajer membandingkan apa yang
dikerjakan dengan apa yang direncanakan.
5) Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman dalam tahap-
tahap pelaksanaan audit.
6) Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan.

2
 7) Membantu auditor pada audit selanjutnya untuk mengenal lebih dekat
jenis-jenis pekerjaan audit yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan.
8) Mengurangi waktu supervisi langsung yang dibutuhkan
9) Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk mengevaluasi
upaya audit yang telah dilakukan.
Auditor internal harus menyiapkan program audit segera setelah survey
pendahuluan. Program yang terlambat disusun bisa memiliki kesenjangan dan
tidak memadai serta tidak bisa menetapkan prioritas yang tepat. Namun program
audit yang disiapkan dengan baik pun bisa saja tidak memuat hal-hal penting yang
tidak disadari auditor sampai mereka kemudian melakukan pekerjaan lapangan.
Program pro forma, yang digunakan pada audit berulang atas operasi yang sama,
kadang-kadang berkembang selama periode beberapa tahun dan lambat laun
diakomodasikan ke masalah yang dihadapi dalam pekerjaan lapangan. Program
tersebut harus cukup fleksibel untuk mengakomodasikan perubahan atau situasi-
situasi tidak biasa (Burhany, 2018).
II.B DEFINISI EKONOMIS, EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS

Istilah-istilah ekonomis, efisiensi dan efektivitas digunakan untuk

menunjukkan ruang lingkup dan tujuan audit internal. Perlu diperjelas perbedaan
arti dari masing-masing istilah tersebut sebelum membuat program audit karena
program audit biasanya menggunakan ketiga istilah tersebut (Burhany, 2018).
1) Ekonomis (Economy)
Ekonomis itu adalah suatu tindakan/perilaku dimana kita dapat memperoleh
input (barang atau jasa) yang mempunyai kualitas terbaik dengan tingkat harga
yang sekecil mungkin. Dari pengertian tersebut ada 2 unsur yang sangat penting,
yaitu sumber daya (biaya) dan input (barang atau jasa). Individu atau korporasi
yang ekonomis selalu memilih barang atau jasa dengan harga yang murah dan
kualitas yang baik. Dari sekilas pengertian diatas kita dapat melihat bahwa barang
yang ekonomis itu bukan merupakan barang murahan atau barang asal jadi
(Pangaribuan, 2015).
2) Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi berarti meminimalkan kerugian atau penghamburan tenaga ketika
memberikan dampak, menghasilkan, atau memfungsikan. Menurut (Winarno &
Ismaya, 2003) yang menyatakan bahwa menyatakan bahwa efisiensi adalah : ...
“Efisiensi adalah ketepatan cara (usaha, kerja) dalam menjalankan sesuatu
dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya. Efisiensi juga berarti
rasio antara input dan output atau biaya dan keuntungan.”
3) Efektivitas (Effectiveness)
Efektivitas menekankan hasil aktual dari dampak atau kekuatan untuk
menghasilkan dampak tertentu. Dengan kata lain, efektif berarti tujuannya
tercapai. Sesuatu bisa jadi efektif tetapi tidak efisien dan ekonomis. Sedangkan

3
program untuk membuat sistem menjadi lebih efisien dan ekonomis juga bisa
menjadi lebih efektif. Sementara menurut (Schermerhorn, 1991) efektifitas
merupakan pencapaian target keluaran (output) yang akan diukur dengan cara
membandingkan utput anggaran atau OA (seharusnya) dengan output realisasi
atau OS sesungguhnya). Jika OA > OS maka akan disebut dengan efektif.
Sebagai illustrasi, sistem pemrosesan catatan mungkin efektif dalam
menghasilkan dokumen sah yang akurat dan tepat, tetapi perpindahan dokumen
dari meja ke meja mungkin tidak efisien karena terjadi penelusuran balik yang
tidak perlu. Di samping itu, operasi tersebut juga mungkin tidak ekonomis karena
ada enam lembar salinan dokumen yang dihasilkan padahal yang dibutuhkan
misalnya hanya lima (Burhany, 2018).
II.C OBJEK, TUJUAN DAN PROSEDUR AUDIT

Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau operasi yang dikelola

oleh perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya (Bayangkara, 2015). Agar
dapat memahami objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang
sumber daya yang dimiliki oleh objek audit tersebut dalam melaksanakan berbagai
kegiatan. Contoh objek audit adalah operasi pembelian, pemasaran, keuangan,
program periklanan, dan lain-lain.
Tujuan audit adalah untuk menyatakan pendapat atas kewajaran dalam
semua hal yang material, posisi keuangan, dan hasil usaha serta arus kas sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berterima umum (Halim, 2008). Sedangkan tujuan
audit menurut SA 700 adalah untuk merumuskan suatu opini atas laporan
keuangan berdasarkan suatu evaluasi atas kesimpulan yang ditarik dari bukti audit
yang diperoleh dan untuk menyatakan suatu opini secara jelas melalui suatu
laporan tertulis yang juga menjelaskan basis opini tersebut.
Untuk mencapai tujuan audit, dilakukan prosedur audit. Prosedur audit
adalah teknik-teknik yang diterapkan oleh auditor untuk menentukan tercapai
atau tidaknya tujuan operasi dan tujuan audit (Burhany, 2018). Sebagai contoh,
jika tujuan operasi adalah membeli barang yang tepat dan tujuan auditnya adalah
menentukan apakah sistem yang dirancang telah mencapai tujuan operasi yaitu
barang yang tepat telah dibeli, maka prosedur auditnya adalah pemeriksaan atas
sampel pesanan pembelian untuk melihat apakah pesanan tersebut dilengkapi
dengan permintaan pembelian. Jadi, prosedur audit harus relevan dengan tujuan
audit. Prosedur yang tidak relevan, walaupun aplikatif terhadap audit secara
keseluruhan, akan sia-sia jika tidak menghasilkan bahan bukti yang sesuai atau
dibutuhkan. Dalam kaitannya dengan program audit, program audit harus
dirancang untuk menjadi pedoman auditor mengenai prosedur-prosedur audit
apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan audit.
II.D MENYIAPKAN PROGRAM AUDIT

Latarbelakang informasi yang diperoleh selama survey pendahuluan akan

membantu mengarahkan cakupan audit yang akan direncanakan. Dengan operasi

4
yang demikian luas tidak memungkinkan auditor menghabiskan waktu untuk
memeriksa setiap aktivitas. Program yang efektif dan ekonomis memfokuskan
pada hal-hal penting, auditor internal tidak bisa dibebankan tanggungjawab untuk
mencegah kecurangan, pelanggaran atau kesalahan. Hal ini merupakan
tanggungjawab manajemen. Auditor internal bertanggungjawab untuk
mengidentifikasi masalah-masalah yang memungkinkan terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan.
Disaat yang sama, auditor internal harus menaati tanggung jawab profesional
mereka dalam memutuskan apa yang akan diaudit dan yang tidak. Auditor internal
tidak bisa dibebankan tanggung jawab untuk mencegah kekurangan, pelanggaran,
atau kesalahan. Hal ini merupakan tanggung jawab manajemen. Auditor internal
bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang memungkinkan
atau mendorong terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Jika terjadi kecurangan
atau pelanggaran, auditor internal hanya memiliki satu alasan: metode dan
prosedur mereka sudah dilakukan dengan profesional dan telah dipertimbangkan
untuk mengidentifikasi dan mengetahui risiko-risiko perusahaan. Dan inilah salah
satu fungsi program audit internal yang profesional: untuk menunjukkan bahwa
program tersebut efektif hanya menekannkan pada hal-hal yang signifikan; dan
untuk memberikan bukti bahwa risiko dan kontrol yang signifikan telah
diidentifikasi dan di evaluasi (Nahriyati, 2016).
Setiap program audit biasanya mengandung empat hal pokok berikut
(Bayangkara, 2015):
1) Informasi pendahuluan, yang memuat:
a. Informasi latar belakang mengenai program/aktivitas/operasi yang
diaudit.
Bagian ini harus disajikan seringkas mungkin
b. Komentar berbagai pihak yang berkompeten berkaitan dengan tujuan
audit, termasuk komentar auditor sendiri.
2) Pernyataan tujuan audit, yang menyajikan tentang:
a. Tujuan yang ingin dicapai berkaitan dengan masalah yang dihadapi dan
perbaikan yang diharapkan dapat tercapai
b. Pendekatan audit yang dipilih
c. Pola pelaporan yang dikehendaki
3) Instruksi-instruksi khusus
4) Langkah-langkah kerja (prosedur audit)
Langkah-langkah kerja atau prosedur audit memuat pengarahan-
pengarahan khusus tugas audit sesuai dengan tahapan auditnya. Semua
langkah kerja disusun dalam bentuk instruksi.
II.E PROGRAM AUDIT PRO FORMA

Program Pro Forma sangat penting dan berguna jika audit akan dilaksanakan
oleh auditor-auditor yang kurang berpengalaman yang pekerjaanya harus diawasi
(Nahriyati, 2016). Program tersebut juga bermanfaat jika:

5
 i. Jenis audit yang sama akan dilakukan di sejumlag lokasi yang berbeda;
ii. Informasi yang bisa dibandingkan diperlukan untuk setiap lokasi;
iii. Laporan serupa atau laporan konsolidasi akan dikeluarkan;
iv. Operasi yang audit relatif serupa.
Program ini berfokus pada verifikasi rinci dan juga memberikan auditor latar
belakang informasi yang menunjukan tujuan-tujuan operasi dan sistem kontrol.
Program tersebut sangat bermanfaat dan membantu auditor serta mampu
menghasilkan semua informasi yang diperlukan untuk evaluasi komprehensif dari
aktivitas yang diperiksa.
II.F HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PROGRAM AUDIT

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menyiapkan program

audit yaitu (Burhany, 2018):

1. Ambiguitas

Informasi yang tepat akan menghasilkan informasi audit yang tepat pula.
Kata-kata seperti memadai, mencukupi, dan menyeluruh memiliki arti berbeda
bagi orang yang berbeda. Meminta auditor untuk “tentukan apakah persaingan
yang memadai memang terjadi” tidak berarti apa-apa dan mengundang respon
yang berbeda dari auditor yang berbeda. Sebagai contoh, daripada membuat
prosedur umum yang ambigu tentang “sistem penggajian yang memadai”, akan
lebih baik jika diganti dengan:
a. Tentukan apakah pembayaran ke karyawan sesuai dengan kartu waktu
yang sudah disetujui
b. Tentukan apakah karyawan dibayar dalam jumlah yang benar
c. Tentukan apakah total gaji dan upah dibayar sesuai dengan pembebanan
biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung ke kontrak dan akun yang
tepat.
Ambiguitas akan berkurang bila aktivitas audit internal menerapkan makna
seragam untuk berbagai istilah yang digunakan dalam program audit. Berikut ini
beberapa defenisi yang dapat membantu menghilangkan kebingungan dan
menjembatani pembuat program dengan staf audit:
a. Menganalisis - memecah menjadi bagian-bagian penting dan menentukan
sifatnya
b. Mengecek - membandingkan atau menghitung ulang, sesuai keperluan,
untuk mengetahui akurasi atau kewajarannya
c. Mengonfirmasi - membuktikan kebenaran atau akurasi, biasanya melalui
tanya jawab tertulis atau melalui inspeksi
d. Mengevaluasi - mencapai kesimpulan mengenai kelayakan, efektivitas,
atau kegunaan
e. Memeriksa - melihat lebih dekat dan berhati-hati dengan tujuan mencapai
akurasi, kelayakan, dan opini yang sesuai
f. Menginspeksi - memeriksa secara fisik
g. Menginvestigasi - mempelajari secara kritis

6
 h. Memeriksa cepat - mempelajari cepat dengan tujuan menguji
kecenderungan umum, mengetahui penyimpangan yang muncul, hal-hal
yang tidak biasa, atau kondisi-kondisi lain yang membutuhkan studi lanjut
i. Membuktikan - mencari bukti yang meyakinkan
j. Menguji - memeriksa sampel yang representatif dengan tujuan mencapai
kesimpulan mengenai populasinya
k. Memverifikasi - menetapkan akurasi.

2. Mekanisme Program

Program audit harus mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk

melakukan setiap segmen audit. Estimasi ini memang merupakan estimasi awal,
tetapi membantu penanggung jawab audit dan supervisor audit mengontrol dan
menelaah kemajuan kerja. Program audit harus mendokumentasikan kemajuan
pekerjaan audit. Bila pengujian dilakukan, metode yang sederhana adalah
membuat rujukan ke kertas kerja dalam program audit. Setiap langkah audit yang
direncanakan harus memiliki referensi kertas kerja audit (KKA). Hal ini akan
menunjukkan pekerjaan apa yang telah dilakukan dan apa saja yang masih harus
dilakukan. Hal ini juga membantu auditor menghindari tidak dilakukannya
langkah-langkah tertentu secara tidak sengaja. Jika suatu prosedur dihilangkan,
alasannya harus diberikan.

3. Kriteria-kriteria Program Audit

Program audit sebaiknya mengikuti kriteria tertentu untuk mencapai tujuan

departemen audit internal. Misalnya:
1) Tujuan operasi yang diperiksa harus dinyatakan dengan jelas dan disetujui
klien.
2) Program harus sesuai dengan penugasan audit kecuali bila ada alasan yang
mengharuskan sebaliknya.
3) Setiap langkah kerja yang diprogramkan harus memiliki alasan, yaitu
tujuan operasi dan pengendalian internal yang akan diuji.
4) Program audit sebaiknya bersifat fleksibel dan memungkinkan munculnya
inisiatif dan pertimbangan yang wajar untuk menyimpang dari prosedur
yang sudah ditetapkan atau untuk memperluas cakupan kerja, tetapi
supervisor audit harus diinformasikan segera.
5) Program audit jangan dipisahkan dengan bahan-bahan dari sumber yang
tersedia bagi staf. Beri rujukan bila memungkinkan.
6) Program audit harus memuat bukti persetujuan supervisor sebelum
dilakukan. Perubahan signifikan juga harus disetujui terlebih dahulu.

Jika manajemen klien meminta auditor melakukan pengujian tertentu, hal ini
harus tercakup dalam program audit jika dimungkinkan dalam anggaran audit
(atau anggaran harus dimodifikasi bila perlu).

7
II.G PROGRAM AUDIT PEMBELIAN

Pengertian Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan
berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak
perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Adapun
Definisi Pengadaan aset adalah “serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau
mendapatkan aset baik yang dilaksanakan sendiri secara langsung oleh pihak
internal, maupun oleh pihak luar sebagai mitra atau penyedia/pemasok aset
bersangkutan” Sugiama (Sugiama, 2013). Lebih lanjut (Sugiama, 2013)
menjelaskan bahwa pada tahap ini perlu perencanaan pengadaan diantaranya
mengidentifikasi kebutuhan spesifikasi atau kualitas dan kuantitas aset,
merencanakan kebutuhan investasi, mengumpulkan informasi tentang pemasok,
informasi harga dan penyusunan anggaran biaya proses pengadaan tersebut. Hal
ini bertujuan untuk memenuhi permintaan pengguna (user) yang merupakan
tugas utama dan tanggung jawab departemen pembelian/ procurement. Dalam
sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian
material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.
Tujuan Penyusunan Program Audit Fungsi Pembelian
Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber
daya keuangan mereka pada proses pembelian. Pada beberapa perusahaan,
pembelian dilakukan oleh masing-masing divisi perusahaan. Hal ini berpotensi
terjadi kecurangan karena fungsi tidak ada fungsi kontrol terpusat, barang
langsung dari pemasok selain itu mengindikasikan perusahaan mengalami ketidak
efisienan dalam aktivitas pembelian. Sehingga program audit perlu dibentuk untuk
selanjutnya mendukung proses pekerjaan audit dalam rangka untuk mengontol
pembelanjaan perusahaan.
Program audit dirancang untuk menjadi pedoman bagi auditor mengenaI:
• Apa yang akan dilakukan.
Kegiatan yang dilakukan dalam proses audit pembelian meliputi :
1. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Surat Permintaan
Pembelian Barang (SPPB/Purchase Requisition) sampai penerbitan
Pesanan Pembelian (Purchase Order).
2. Prosedur tindak lanjut pemesanan.
3. Penyelesaian proses pengiriman.
4. Penyelesaian keuangan.
• Kapan akan dilakukan.
Pelaksanaan audit dilakukan dalam satu tahun dua kali, hal ini bertujuan
untuk mengevaluasi indikasi adanya kecurangan antara supplier dengan bagian
pembelian.
• Bagaimana melakukannya.

8
 1. Interview on site untuk melihat kebiasaan bagian pembelian pada saat
melaksanakan aktivitas pembelian
2. Pengumpulan dokumen pendukung (SPPB/PO/Faktur Penjualan)
• Siapa yang akan melakukannya.
Audit dilakukan oleh divisi Quality Assurance (DIV-QA) sebagai divisi yang
ditugaskan sebagai auditor internal perusahaan
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan.
Untuk pelaksanaan interview on site dilakukan satu hari, sementara untuk
pengumpulan dokumen bahan bukti dilakukan selama tiga hari.
Program audit merupakan alat yang menghubungkan survei pendahuluan
dengan pekerjaan lapangan agar proses audit dapat berjalan dengan efektif dan
efisien
Manfaat Penyusunan Program Audit Pembelian
Program audit yang disusun dengan baik bisa memberikan banyak manfaat
yaitu :
• Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit
pembelian, yang merupakan suatu rencana yang dapat dikomunikasikan
baik kepada supervisor audit maupun kepada staf audit
• Menjadi dasar penugasan audit.
• Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit karena
memuat waktu audit yang dianggarkan.
• Memungkinkan supervisor audit dan manajer membandingkan apa yang
dikerjakan dengan apa yang direncanakan.
• Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman dlam tahap-tahap
pelaksanaan audit.
• Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan.
• Membantu auditor pada audit selanjutnya untuk mengenal lebih dekat jenis-
jenis pekerjaan audit yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan.
Lingkup Program Audit Pembelian
Program audit harus menunjukkan lingkup pekerjaan audit. Program tersebut
harus memperjelas hal-hal apa yang akan tercakup dalam audit dan yang tidak.
Tujuan audit seharusnya menuntun lingkup pekerjaan. Lingkup Audit dalam audit
fungsi pembelian meliputi:
1. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Surat Permintaan
Pembelian Barang (SPPB/Purchase Requisition) sampai penerbitan
Pesanan Pembelian (Purchase Order).
2. Prosedur tindak lanjut pemesanan.
3. Penyelesaian proses pengiriman.
4. Penyelesaian keuangan.
Dan Terdapat 3 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu sebagai
berikut:

9
 1. Sasaran strategik fungsi pembelian.
2. Tipe dan struktur organisasi pembelian.
3. Mekanisme pengendalian pembelian
Topik-topik terkait dengan proses pembelian:
• Jenis-jenis transaksi
• Jenis-jenis dokumen dan catatan
• Fungsi-fungsi utama
• Pemisahan tugas fungsi Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan
yang terpengaruh Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam
proses pendapatan adalah
o Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit
o Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian
o Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit
Jenis-jenis dokumen dan catatan Dokumen dan catatan yang terdapat dalam
proses pembelian :
• Surat Permintaan Pembelian (SPPB/Purchase Requisition) Merupakan
dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen
yang berwenang dalam perusahaan.
• Pesanan Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini mencantumkan
deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa
yang hendak dibeli.
• Laporan Penerimaan (Receiving Report) Dokumen ini mencatat
penerimaan barang.
• Faktur Vendor (Vendor Invoice) Dokumen ini merupakan tagihan dari
vendor
Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada
harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan
dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut
secara efektif. Adapun fungsi utama audit pembelian meliputi:
1) Permintaan (Requisitioning)
Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau
jasa oleh pegawai yang memiliki wewenang dari berbagai departemen atau
area fungsional dalam entitas.
2) Pembelian (Purchasing)
Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah
diotorisasi.
3) Penerimaan (Receiving)
Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan
pemeriksaan barang yang diterima dari vendor.
4) Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)
Departemen pembelian memproses faktur untuk memastikan barang dan
jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan
pengakuan kewajiban yang timbul.

10
Pedoman Audit Pembelian
Bagian pembelian dalam melakukan tugasnya sesuai barang yang
diperlukan dan perlu mengetahui data dan keterangan tentang supplier mana
yang baik, harga pasar bahan / barang tersebut, cara-cara pengangkutan, jumlah
yang paling ekonomis untuk dipesan dan sebagainya. Setelah permintaan pesanan
datang dari bagian yang membutuhkan maka bagian pembelian mengirimkan
surat pesanan kepada calon supplier. Di dalam surat pesanan ini jumlah yang
dipesan, harga barang, cara pcmbungkusan dan tanggal pesanan tersebut datang.
Selain itu dinyatakan pula apabila barang yang dipesan terbukti tidak sesuai
spesifikasi, pembeli berhak mengembalikannya.
Surat pesanan (Purchase Order) yang dibuat banyaknya tergantung dari
sistem administrasi/akuntansi perusahaan yang bersangkutan. Sekurang-
kurangnya diperlukan :
• 1 lembar untuk supplier
• 1 lembar untuk bagian penerimaan
• 1 lembar untuk bagian pembukuan
• 1 lembar untuk bagian yang membutuhkan pengadaan barang
Setelah supplier mengirimkan barang yang dipesan maka bagian
penerimaan akan mengaudit apakah barang yang diterima tersebut sesuai dengan
apa yang dipesan. Apabila barang telah diperiksa dan terbukti sesuai dengan
pesanan maka bagian penerimaan akan memberikan laporan kepada bagian
pembelian dan pesananditeruskan kebagian penyimpanan (gudang). Laporan
penerimaan dibuat dalam beberapa rangkap antara lain:
• 1 lembar dikirim ke bagian pembelian
• 1 lembar dikirim ke bagian akuntansi
• 1 lembar dikirim ke bagian gudang
Di samping pengiriman barang yang dipesan, maka supplier juga mengirimkan
faktur pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diteruskan kepada
bagian pembukuan. Selanjutnya apabila bagian produksi memerlukan
bahan/barang tersebut untuk proses produksinya, maka bagian ini mengirimkan
surat permintaan pemakaian bahan kepada bagian gudang, rangkap dari surat ini
dikirimkan pula pada bagian pembukuan/akuntansi untuk dipakai dalam
pencatatan perobahan persediaan (inventory records) dan pencatatan akuntansi
biaya. Dengan adanya surat permintaan pemakaian bahan ini, maka bagian
gudang mengeluarkan bahan yang diminta oleh bagian produksi, sedangkan
bagian akuntansi akan mencatat pengurangan jumlah bahan serta pembebanan
pada biaya produksi.
Dalam hubungannya uraian di atas dengan pedoman audit pembelian dan
pemakaian bahan yang dilakukan oleh internal auditor maka pelaksanaan-
pelaksanaan pekerjaan di atas adalah sangat berhubungan sekali, apakah telah
dijalankan dengan semestinya atau hanya berupa catatan-catatan saja.

11
 Setiap internal auditor didalam melaksanakan tugasnya melakukan audit
pembelian dan pemakaian bahan baku terlebih dahulu harus membuat rencana
audit sebelum melakukan tugas pelaksanaan audit. Perencanaan ini harus
didokumentasikan. Dalam tugas perencanaan akan melakukan audit pendahuluan
terhadap pembelian dan pemakaian bahan baku untuk mendapatkan informasi
yang diperlukan mengenai semua aspek penting dari pelaksanaan pembelian dan
pemakaian bahan baku di perusahaan tersebut.

12
 BAB III

PENUTUP

III.A Kesimpulan

Program audit merupakan suatu rencana atau posedur yang harus dilakukan
selama audit untuk mencapai tujuan audit itu sendiri. Program audit digunakan
sebagai dasar penugasan auditor internal yang akan memberikan rencana tahapan
secara sistematis untuk setiap tahapan dalam pekerjaan audit. Selain itu, program
audit ini juga digunakan untuk menghubungkan survey pendahuluan dengan
pekerjaan lapangan di dalam audit internal. Untuk itu maka para auditor internal
sebaiknya mempersiapkan program audit ini setelah proses survey pendahuluan
selesai dilakukan. Kemudian dalam penyusunannya, para auditor internal perlu
memperhatikan beberapa hal seperti a) ambiguitas, b) mekanisme program dan,
c) kriteria-kriteria program audit. Hal ini sangat penting karena informasi yang
tepat akan menghasilkan informasi yang tepat pula. Program audit ini juga harus
mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan dalam melakukan setiap segmen
audit. Selain itu, program audit terkadang diharuskan untuk memenuhi kriteria
tertentu manakala pihak manajemen klien meminta untuk melaksanakan
pengujian pada bidang tertentu. Maka program audit ini harus mecakup semua
hal yang berkaitan pada bidang tersebut.
Salah satu penerapan program audit pada organisasi yaitu program audit
kepatuhan dalam proses pembelian yang dilakukan PT. Medion Farma. Program
audit ini dilakukan untuk menguji proses pembelian yang merupakan proses awal
dalam bisnis dan memiliki pengaruh besar pada unit-unit operasional lainnya di
perusahaan. Tujuan program audit ini ialah untuk menentukan efektivitas dan
efisiensi perusahaan dalam membelanjakan sumber dana pada proses pembelian.
III.B Saran

Berdasarkan kajian yang telah dilakukan serta kesimpulan yang telah diambil
dalam makalah ini, penulis juga bermaksud untuk memberikan saran bagi suatu
organisasi/perusahaan. Adapun saran-saran tersebut antara lain:
1) Dalam setiap proses operasional sebaiknya disusun program audit, agar
program audit tersebut lebih spesifik menguji suatu pekerjaan dalam
organisasi/perusahaan tersebut.
2) Suatu organisasi/perusahaan harus memastikan penyusunan Program
Audit ini berjalan dengan baik mengingat hal ini sangat penting bagi
perusahaan agar hasil audit nantinya dapat memberikan hasil informasi
yang tepat sesuai dengan tujuan audit.
3) Para auditor internal harus dapat melaksanakan tugasnya dengan
profesional dan independent.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Akuntansi, K. Program Audit. Retrieved from

https://www.academia.edu/30656373/PROGRAM_AUDIT
Bayangkara, I. (2015). Manajemen Audit. Jakarta: Salemba Empat.
Burhany, D. I. (2018). Bahan Ajar: Pengendalian dan Pemeriksaan Internal
Lembaga Keuangan Syariah. Bandung: Politeknik Negeri Bandung.
Halim, A. (2008). Auditing (Dasar-dasar audit laporan keuangan). UUP STIM.
Nahriyati, R. (2016). Modul Pengauditan Internal: Program Audit. Makassar: FEB:
Universitas Hasanuddin.
Pangaribuan, B. (2015). Ekonomis, Efektif, & Efisien.
Sawyer, L. B. (2005). Audit internal sawyer. Edisi Kelima, Jilid Satu, Salemba Empat:
Jakarta.
Schermerhorn, J. R. (1991). Managing organizational behavior: John Wiley & Sons.
Sugiama, A. G. (2013). Manajemen Aset Pariwisata. Bandung: Guardaya Intimarta.
Winarno, S., & Ismaya, S. (2003). Kamus Besar Ekonomi: Pustaka Grafika.
LAMPIRAN
 LAMPIRAN 1

PROSEDUR
PEMBELIAN
OPERASIONAL
PT MEDION FARMA

tidak
tidak

ak
ya ak
ya
tidak ya
ak

ak ak

tidak ya

ak ak

tidak

ak

tidak

ak
ya

ak
 LAMPIRAN 2
PROGRAM AUDIT
OBJEK AUDIT : PEMBELIAN BARANG OPERASIONAL
NAMA PERUSAHAAN : PT MEDION FARMA
TUJUAN : MENILAI KEPATUHAN AUDIT PEMBELIAN
Keterangan Risiko
A: Risiko Tinggi
B: Risiko Sedang
C: Risiko Rendah
D: Risiko Sangat Rendah
Risiko Pengendalian Tujuan Kontrol Prosedur Audit Tujuan Audit
Permintaan Staff pembelian meminta surat Mencegah pencatutan Lakukan interview dan observasi Memastikan staff
pembelian dilakukan permintaan pembelian (SPPB): nama seseorang oleh on site kebiasaan staff pembelian pembelian telah
oleh bukan orang 1. Melihat nama user yang oknum untuk dalam proses pembelian melaksanakan
yang berhak meminta barang kepentingan transaksi prosedur pembelian
(B) 2. Melihat kelengkapan illegal : pembelian
persetujuan atasan user barang diluar
pada surat permintaan kebutuhan perusahaan,
pembelian barang (SPPB) penggelapan dana
Data Pembelian yang 1. Staff pembelian Mencegah terjadinya Dapatkan secara sampling berkas Memastikan adanya
diisi pada surat mengembalikan surat pembelian barang yang Surat Permintaan Pembelian control antara, staff
permintaan permintaan pembelian salah (Contoh warna, Barang (SPPB), periksa pembelian, supervisor
pembelian barang barang (SPPB)kepada user jumlah, merk, kelengkapan data dan pastikan pembelian dan
tidak lengkap untuk dilengkapi spesifikasi) Supervisor pembelian dan manajer pembelian
(B) berfungsi efektif.
2. Supervisor Pembelian Memastikan data Manager user telah melakukan
memeriksa kembali: pembelian lengkap verifikasi validitas data pembelian
i. kelengkapan data pada
surat permintaan
pembelian barang
(SPPB) (data barang,
persetujuan pada SPPB).
ii. kecocokan data
pembelian pada form
SPPB sesuai dengan data
pembelian di system e-
picor untuk disapprove
dan dikirimkan ke
manajer pembelian
untuk final persetujuan.
3. Manajer pembelian
melakukan verifikasi atas
kecocokan dan kelengkapan
data, sebelum approval pada
system dan mencetak Form
Purchase Order untuk
diberikan ke Supplier
Pengiriman PO 1. Supervisor pembelian Mencegah potensi Dapatkan secara sampling tanggal Memastikan
kepada supplier tidak memantau jumlah PO kecurangan cetak PO dan tanggal pengiriman pengiriman PO
menggunakan e-mail approval yang tercetak dan Purchase Order di email dilakukan oleh orang
perusahaan jumlah Kotak keluar Perusahaan yang berwenang
(C)
Penerimaan Barang 1. Staff pembelian melakukan Mencegah komplain Dapatkan secara sampling berkas Memastikan proses
diterima tidak sesuai pengecekan barang saat user dan kecurangan Purchase Order dan Faktur penerimaan barang
Purchase Order diterima (konfirmasi yang dilakukan oleh Penjualan sesuai prosedur
(A) kesesuaian jumlah antara PO pihak supplier.
dengan Faktur penjualan,
pengecekan cacat barang)
2. Menghubungi supplier untuk
konfirmasi kesalahan barang
yang dikirimkan
3. Tidak mendatatangani Faktur
Penjualan dari supplier
sebagai bukti tanda terima
4. Mengembalikan barang
kepada supplier
Penerimaan 1. Staff Pembelian memantau Mencegah complain Dapatkan secara sampling berkas Memastikan proses
Pengiriman Barang due date pengiriman pada user dan menjaga Purchase Order dan Faktur penerimaan sesuai
terlambat (A) setiap PO setiap harinya ketersediaan barang Penjualan prosedur
2. Staff Pembelian mem-follow digudang untuk
up supplier sebelum due-date keberlangsungan
operasional perusahaan
Pembayaran dana 1. Meminta rekening atas nama
bukan pemilik perusahaan
rekening yang sah 2. Jika tidak punya, perlu
(A) mengirimkan KTP pemilik
perusahaan beserta
rekeningnya.
Kesalahan Staff Pembelian memisahkan
Pengiriman ke User barang yang diterima
(D) berdasarkan kode Gudang User
(PP,BP,GA,ENG,S&D)
Disusun Oleh : Diperiksa Oleh :
Tanggal : Tanggal :
Mencegah transaksi Dapatkan secara sampling Memastikan tidak
ilegal/gratifikasi dokumen pembayaran dana terjadi transaksi ilegal
terutama untuk pembayaran
dengan ketentuan TOP (Term Of
Payment). Periksa apakah
penerima dana pemilik rekening
yang sah
Mencegah Lakukan observasi on site, Memastikan staff
keterlambatan perhatikan kesesuaian Lead Time pembelian
penerimaan barang di antara dokumen Faktur Penjualan melaksanakan tugas
Gudang user dari Supplier dengan tanggal sesuai prosedur
Form Pengiriman Barang ke
gudang user
Disetujui Oleh :
Tanggal :