Rangkuman BPM ( Business Process Management ) Hal 8-16

Jan vom Brocke Vaduz, Liechtenstein/Brisbane, Australia Michael Rosemann

BPM Capability for Process
• Pengalaman ratusan perusahaan menunjukan bahwa tidak semua efektif
dalam menjalankan manajemen proses,Akar penyebabnya yaitu dilihat dari
kemampuan kritis,pemanggilan sumber daya,tekad dan keterampilan yang
dibutuhkan agar berhasilnya sebuah proses.
• Proses menuntut agar orang-orang di semua tingkat organisasi menempatkan
pelanggan terlebih dahulu, merasa nyaman bekerja dalam tim, menerima
tanggung jawab pribadi atas hasil, dan bersedia menerima perubahan.
• Jika budaya perusahaan tidak selaras dengan nilai-nilai ini, kepemimpinan
harus mengubah budaya sehingga sejalan dengan apa yang perusahaan
inginkan.
• proses berintegrasi satu sama lain (dan tidak berubah menjadi generasi baru
silo horizontal).
• Selain memproses pemilik, perusahaan memerlukan kantor proses (dipimpin
oleh seorang Kepala Proses Peradilan) yang merencanakan dan mengawasi
program secara keseluruhan dan mengkoordinasikan upaya proses, dan juga
Dewan Proses.
• Yang mengawasi sebuah proses diantaranya adalah pemimpin eksekutif dan
manager senior
• badan pengawas strategis berfungsi menetapkan arahan dan prioritas,
menangani masalah lintas proses, dan menerjemahkan masalah perusahaan
ke dalam masalah proses.
• Perusahaan membutuhkan kader orang dengan keahlian mendalam dalam
perancangan dan implementasi proses, metrik, manajemen perubahan,
pengelolaan program, peningkatan proses, dan teknik terkait lainnya.
Jadi empat elemen ini yang menjadikan seseorang dapat mengelola sebuah
proses agar lebih baik ,kepemimpinan,budaya,berpengalaman atau expertise
dan pemerintahan yang mendukung.
The Principles of Process Management
• Semua pekerjaan adalah proses kerja. Terkadang asumsinya dibuat bahwa
konsep proses dan manajemen proses hanya berlaku untuk pekerjaan
transaksional yang sangat terstruktur, seperti pemenuhan pesanan,
pengadaan, layanan pelanggan, dan sejenisnya.
• Keutamaan proses juga mengikuti proses perkembangan, yang berpusat pada
tugas yang sangat kreatif, seperti pengembangan produk, penciptaan
permintaan, dan sebagainya.
• Proses tidak boleh disalahartikan sebagai sinonim untuk routinisasi atau
otomasi, mengurangi kerja kreatif hingga prosedur yang sederhana.
• Proses berarti memposisikan aktivitas kerja individual - rutin atau kreatif -
dalam konteks yang lebih besar dari kegiatan lain yang menggabungkannya
untuk menciptakan hasil.
• Proses transaksional dan pengembangan inilah yang dikenal sebagai proses
inti - proses yang menciptakan nilai bagi pelanggan eksternal dan sangat
penting bagi bisnis.
• Proses manajemen itu sendiri merupakan proses yang mengatur. Semua
proses perlu dikelola sedemikian rupa dan bermanfaat ,itu adalah kekuatan
manajemen proses.

• Any process is better than no process (Setiap proses lebih baik daripada
tidak ada proses)
Tidak ada proses yang baik,namun yang dimaksud proses yang baik
setidaknya akan memberikan hasil yang dapat dipresikdi dan dapat diulang
dan dapat dijadikan landasan untuk perbaikan.

• A good process is better than a bad process. (Proses yang baik lebih baik
daripada proses yang buruk.)
Pernyataan ini tidak tautologis seperti yang terlihat. Namun kritis dalam
mendesign proses merupakan penentu kinerja yang baik,dan beberapa proses
lebih baik dirancang dari pada yang lain. Jika perusahaan memiliki design
proses yang buruk,maka harus langsung diganti.
• One process version is better than many ( Satu versi proses lebih baik dari
banyak versi)
Standarisasi proses di semua bagian perusahaan adalah nilai lebih kepada
pelanggan dan pemasok, menghasilkan ekonomi yang mendalam dalam
layanan pendukung seperti pelatihan dan sistem TI, memungkinkan
pemindahan orang dari satu unit bisnis ke unit bisnis yang lain, dan
menghasilkan sejumlah manfaat lainnya. Imbalan ini harus diimbangi
dengan kebutuhan berbeda dari unit dan pelanggan mereka secara intrinsik,
namun bias* harus mendukung standarisasi tersebut.

• Even a good process must be performed effectively (Bahkan proses yang

baik pun harus dilakukan secara efektif )
Desain proses yang baik adalah prasyarat yang diperlukan namun tidak
cukup untuk kinerja tinggi
Itu perlu dikombinasikan dengan eksekusi yang dikelola dengan hati-hati,
sehingga kemampuan desain diwujudkan pada saat praktisi.

• Even a good process can be made better ( Bahkan proses yang baik pun bisa
dilakukan dengan lebih baik )
Pemilik proses perlu terus hati-hati, mencari peluang untuk melakukan
modifikasi terhadap disain proses agar dapat lebih meningkatkan kinerjanya.

• Every good process eventually becomes a bad process (Setiap proses yang
baik akhirnya menjadi proses yang buruk )
idak ada proses yang tetap berlaku selamanya dalam menghadapi perubahan.
Kebutuhan pelanggan berubah, perubahan teknologi, perubahan persaingan,
dan kinerja yang sebelumnya menjadi salah satu yang buruk - dan sekarang
saatnya mengganti proses yang sebelumnya baik dengan yang baru.
The EPM as a Management Tool and BPMS

Contoh EPM (Enterprise Process Model)

• EPM yang efektif harus sederhana dan jelas, sesuai pada satu halaman, dan
biasanya mencakup tidak lebih dari 5-10 proses inti.
• Representasi tingkat tinggi tersebut kemudian didekomposisi untuk
memberikan detail tambahan, memecahkan setiap proses tingkat teratas
menjadi sejumlah subproses, yang selanjutnya diuraikan menjadi aktivitas
• EPM memberikan perspektif operasional pada perusahaan dan harus
digunakan sebagai dasar untuk mengelola operasi tersebut.
 • Secara khusus, EPM menawarkan cara untuk menangani proyek dan
program yang terus berubah seiring waktu, karena pada akhirnya setiap
masalah bisnis harus diterjemahkan ke dalam dampak dan implikasinya
terhadap proses operasi.
• BPMS ( Business Process Management Systems ) adalah alat yang
digunakan untuk membantu mengelola proses
• perangkat lunak BPMS kontemporer pada prinsipnya digunakan untuk dua
jenis tujuan:
untuk menciptakan deskripsi proses (dalam hal aktivitas penyusunnya), yang
dapat digunakan untuk mendukung analisis proses, simulasi, dan upaya
perancangan dan untuk menghasilkan kode yang dapat dieksekusi yang
mendukung kinerja sebuah proses, dengan mengotomatisasi langkah-
langkah proses tertentu, mengintegrasikan sistem dan database yang
digunakan oleh proses, dan mengelola alur kerja dokumen dan bentuk lain
yang melewati prosesnya.

The Frontiers of BPM

Beberapa pengaman untukmenghadapi isu-isu yang akan terjadi proses
bisnis :

• Management structure and responsibility

• IT support
• Interenterprise processes
• Standards
• Processes and strategy
• Industrystructure