AUDIT FUNGSI

PEMBELIAN
Oleh :
Laras Melati
Ria Ristyana
Madinah Munnawaroh
Pandu Kurniawan
Natasha Astria
Tujuan Audit Fungsi
Pembelian

Untuk menentukan efisiensi

dan efektivitas perusahaan
dalam membelanjakan sumber
daya keuangan mereka.
 Hal-Hal Utama dalam
Fungsi Pembelian
Pembelian untuk fasilitas pribadi dengan
menggunakan fasilitas perusahaan

Sentralisasi dan
Kemampuan analisis dalam
desentralisasi keg.
pembelian
Pembelian

Kewenangan Godaan
pembelian Organisasi
pembelian rekanan
 Lingkup Audit Fungsi
Pembelian
7 Sasaran Strategik fungsi pembelian :
• Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku,
dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
• Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku
cadang agar berada pada tingkat yang aman
• Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang
diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat
tercapai
• Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan
lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan
biaya yang serendah mungkin
• Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan
bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-
menerus melakukan pengurangan biaya pembelian.
• Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam
bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa
yang dibutuhkan perusahaan.
• Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.
 Siklus normal fungsi
pembelian
1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi
Manufaktur, Penentuan Penggantian Persediaan
(Inventory Replenishment Requirement), Penentuan
Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase
Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-
hari
2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan
penerbitan Permintaan Barang (Purchase
Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai
penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order).
3. Prosedur tindak lanjut pemesanan.
4. Penyelesaian proses pengiriman.
5. Penyelesaian keuangan.
 Pentingnya audit fungsi
pembelian
Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting
dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di
perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian
merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan
memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli
barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk
mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan.
Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan
baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan
tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah
perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif,
pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.
 Tahap Audit Fungsi Pembelian
• Tahapan pembelian :

1. Penentuan 2. Otorisasi pembelian 3. Pelaksanaan

kebutuhan pembelian

•Jadwal produksi •Apakah barang •Luasnya usaha

•Sistem persediaan yang dibutuhkan pencarian rekanan
minimum/maks sudah tersedia? •Luasnya kontak
•Sistem JIT •Apakah barang langganan dengan
•Proyek-proyek yang dibutuhkan rekanan
perusahaan dibuat sendiri atau •Kendala masing-
beli? masing rekanan
•Rencana kebutuhan
operasional lainnya •Apa pembelian bisa •Kesesuaian dengan
dilakukan ? kebijaksanaan
•Tanggung jawab
penentu kebutuhan •Apa anggarannya perusahaan atau
mengizinkan? pemerintah
•Prosedur penentuan
kebutuhan •Apa konsekuensi-
konsekuensi
keuangannya?
 4. 5. Penyelesaian 6. Penyelesaian
Tindak Lanjut Pengiriman Keuangan
 Program Pemeriksaan
Kegiatan Pembelian
Adapun program Pemeriksaan Kegiatan
Pembelian terdiri dari :
1. Pemeriksaan Pengelolaan Resiko
2. Pemeriksaan Pengendalian
Diantaranya ;
o Penentuan Kebutuhan
o Otorisasi Pembelian
o Pelaksanaan Pembelian
o Tindak Lanjut Proses Pembelian
o Penerimaan Barang
o Penyelesaian Pembayaran
 Penentuan kebutuhan
1. TUJUAN PEMERIKSAAN
A.
Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana
kebutuhan barang/ jasa.

B.
Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai
dengan tujuan menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara
menyeluruh.
.

C.
Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana
kebutuhan barang/ jasa.
 2. Langkah – Langkah Kerja

Peroleh pedoman penyusunan kebutuhan barang

& jasa

Minta rencana kebutuhan barang yang ingin

dibeli

Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai

kebutuhan atau tidak

Minta rencana jangka pendek, menengah dan

jangka panjang perusahaan

Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai

dengan metode dan prosedur yang berlaku
 Otorisasi Pembelian
1. Tujuan pemeriksaan yaitu :

Untuk menilai
kelayakan prosedur
otorisasi pembelian

Menguji tingkat
ketaatan terhadap
prosedur yang telah di
tetapkan
 2. Langkah – Langkah Kerja

Review •Siapa yang mengajukan

prosedur permintaan pembelian
otorisasi •Persetujuan
•Formulir apa yg digunakan
pembelian

Periksa dan •Tingkat ketaatan terhadap

prosedur yang ditetapkan
lakukan •Apakah prosedur yang berlaku
penilaian cukup memadai
 Pelaksanaan Pembelian
1. Tujuan pemeriksaan meliputi :
o Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan
prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan
baik internal perusahaan maupun peraturan pada
umumnya
o Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap
kepentingan perusahaan
o Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk
meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian
2. Langkah – Langkah Kerja

a. Meminta dokumen – dokumen yang berhubungan

dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barang-
barang yang dipesan
b. Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas
pembelian memantau pesanan pembelian
c. Meneliti apakah dilakukan langkah – langkah untuk
memastikan dipenuhinya pesanan seperti
mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang-
barang yang dipesan serta mengadakan kontak
reguler dengan para penjual
 Penerimaan Barang
1. Tujuan Pemeriksaan

b. Untuk memastikan apakah

petugas yang bertanggung jawab
telah melaksanakan
kewajibannya dengan memeriksa
barang-barang yang diterima
A sesuai prosedur yang ditentukan.
Untuk memastikan apakah
petugas atau bagian yang B
menerima barang secara
organisatoris bebas dari petugas
atau bagian pembelian
 2. Langkah – Langkah Kerja

a. Meneliti apakah administrasi dan

prosedur bagian penerimaan barang
mendukung terlaksananya
pemeriksaan yang memadai terhadap
penerimaan barang

b. Melakukan pengujian terhadap

sebagian barang-barang tersebut telah di
periksa dan apakah hasil pemeriksaannya
terbukti efektif atau tidak

c. Memperhatikan apakah terdapat klaim

dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu
ditetapkan
Penyelesaian Keuangan
1. Tujuan Pemeriksaan meliputi :

Untuk mengetahui Untuk mengetahui

apakah telah apakah terjalin
dilakukan kerjasama yang
langkah-langkah baik antara bagian
pengendalian pembelian dengan
yang perlu keuangan
sebelum
pembayaran
 2. Langkah – Langkah Kerja

Apakah perlu dilakukan pencocokan antara bukti pesanan

pembelian yang asli dengan data penerimaan barang

Meneliti mengenai potongan-potongan yang diberikan

apakah telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan
jumlahnya sesuai atau tidak

Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga,

pihak bagian keuangan diikut sertakan atau tidak
 PEMERIKSAAN
SUBSTANSI
 Program ini merupakan lanjutan dari program
pemeriksaan pembelian atas kegiatan
pembelian dan kegiatan lainnya yang
berkaitan, yang dilakukan dalam periode
pemeriksaan dengan memperhatikan hasil
identifikasi resiko dari pengujian
pengendalian diatas.
• Melalui audit manajemen fungsi pembelian,
tanggung jawab fungsi pembelian dapat
diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien.
Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal
sebagai berikut.
o Penanganan informasi oleh fungsi pembelian
telah dilakukan dengan benar.
o Proses pengadaan barang dan jasa telah
dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa,
diupayakan lebih dari satu penawaran yang
diterima oleh perusahaan, analisis seluruh
penawaran yang masuk sampai dengan proses
penerbitan PO, penerimaan barang, dan
penyelesaian pembayaran faktur