KEBIJAKAN DAN IMPLEMENTASI

ANALISIS BEBAN KERJA DILINGKUNGAN

KEMDAGRI DAN PEMDA

Oleh :

BIRO ORGANISASI
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
 ARAH DAN TUJUAN
REFORMASI BIROKRASI

MEMBEBASKAN APARATUR
MEMBANGUN APARATUR NEGARA
NEGARA DARI PRAKTEK KKN &
YANG EFEKTIF & EFISIEN
PERBUATAN TERCELA LAINNYA

AGAR BIROKRASI PEMERINTAH MAMPU

MENGHASILKAN/MEMBERIKAN PELAYANAN YANG PRIMA,
AMANAH (GOOD GEVERNANCE), CITRA & CITA SEBAGAI ABDI
MASYARAKAT & ABDI NEGARA
 SASARAN
PROSES SOSIALISASI DAN INTERNALISASI
LATAR BELAKANG
•Perubahan Pola Pikir
•Dasar Hukum
•Perubahan Budaya Kerja

STRATEGI
ARAHAN
•Kondisi obyektif
•Perubahan Perilaku

PROSES PENCAPAIAN SASARAN REFORMASI BIROKRASI

MANAJEMEN PERUBAHAN

Tahapan, Program, dan Aktivitas Yang Harus Dilakukan Kementerian/Lembaga

PROGRAM PERCEPATAN (QUICK WINS)

PENILAIAN KINERJA POSTUR BIROKRASI

PENATAAN
SISTEM
ORGANISASI SAAT INI 2025

ANALISA JABATAN Evaluasi SISTEM

Uraian Jabatan Jabatan REMUNERASI

ORGANISASI TATALAKSANA SDM (SUMBER DAYA MANUSIA)

•Standar Kompetensi Jabatan
• Redefinisi visi, misi, • Business Process

PELAKSANAAN SISTEM
•Assesmen Kompetensi Individu
dan strategi • SOP •Sistem Penilaian Kinerja
• Restrukturisasi •Pengadaan dan Seleksi

PENJAMIN
• Analisis Beban Kerja •Pengembangan dan Pelatihan
•Pola Promosi, Rotasi, dan Mutasi
•Pola Karir
•Database Pegawai
• PERATURAN PERUNDANG- • PERBAIKAN
• PENGUATAN UNIT ORGANISASI
UNDANGAN PENGADAAN SARANA
KEPEGAWAIAN
• PENGUATAN UNIT KERJA • PENEGAKAN DISIPLIN DAN PRASARANA
• PENEGAKAN KODE ETIK 3
KEDIKLATAN
 PROGRAM UTAMA BIDANG SDM APARATUR
REFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

PENATAAN PEGAWAI
KONDISI PENYEBAB

Penataan Organisasi Kompetensi jabatan Penerapan aturan

banyak yg tdk belum digunakan sebagai kepegawaian banyak
diarahkan utk dasar penempatan yang tidak konsisten
mencapai tujuan/misi pegawai
organisasi
 • Pengadaan pegawai belum
sepenuhnya memenuhi kebutuhan
organisasi.
• Penempatan PNS dalam jabatan
belum didasarkan pada
kompetensi.
• Pengembangan pegawai belum
didasarkan pada POLA KARIER.
AKIBATNYA
• Sistem penilaian kinerja belum
objektif.
• Kenaikan pangkat belum
didasarkan pada prestasi kerja
yang nyata.
• Diklat PNS yang ada belum
efektif meningkatkan kompetensi
PNS.
 SETIAP SATUAN KERJA DAPAT DITENTUKAN KOMPOSISI PEGAWAI
BERDASARKAN JABATAN
 SETIAP JABATAN DIDUDUKI OLEH PEGAWAI YANG MEMILIKI KECOCOKAN
KOMPETENSINYA
 SETIAP PEGAWAI PROFESIONAL DALAM PEKERJAANNYA
 SETIAP PEGAWAI MEMPUNYAI PERAN YANG JELAS DAN OPTIMAL DALAM
PENCAPAIAN MISI ORGANISASI
 JUMLAH PEGAWAI DALAM SETIAP JABATAN DITETAPKAN BERDASARKAN
ANALISIS BEBAN KERJA
 PENILAIAN KINERJA DILAKUKAN OBYEKTIF BERDASARKAN PRESTASI RIEL
 KARIER PNS MEMILIKI KEJELASAN
 DIKLAT PNS BERORIENTASI UNTUK PENINGKATAN KOMPETENSI
 TERSEDIA DATABASE KEPEGAWAIAN YANG DIKELOLA SECARA TERUS
MENERUS
Pasal 17 ayat (1):
PNS diangkat dalam jabatan dan
pangkat tertentu
Pasal 17 ayat (2):
Pengangkatan berdasarkan
prinsip profesionalisme
tertentu sesuai kompetensi
 Seseorang duduk dalam
jabatan tertentu.
 Seseorang didayagunakan
untuk tugas jabatan yang
didudukinya.
 Seseorang ditetapkan untuk
memperoleh hasil kerja
tertentu.
Dasar pembentukan PNS
profesional dengan pengangkatan
dalam jabatan berdasarkan
kompetensi.
STRUKTURAL Memimpin unit kerja/nomenklatur jabatan
(Manajerial) dengan tugas manajerial

Fungsional Umum (Non Struktural)/

Non Angka Kredit
Pengelompokan tugas teknis non manajerial
tanpa jenjang, kenaikan reguler, ditetapkan
oleh pejabat pembina kepegawaian setempat.

FUNGSIONAL
Fungsional Tertentu/
Angka Kredit
Pengelompokan tugas teknis non manajerial,
berjenjang berdasarkan tingkat kesulitan,
ditetapkan oleh Menpan.
 Pegawai Negeri Sipil diangkat dalam jabatan

S T R U K T U R A L FUNGSIONAL FUNGSIONAL
(manajerial) (non angka kredit/ (angka kredit/
JFU) tertentu)

• Kepala Bagian • Pengolah Data …….

• Pranata Komputer
• Kepala Seksi • Pengkaji ……….
• Peneliti
• Kepala Dinas • Bendaharawan ………
• Analis Kepegawaian
• Kepala Badan • Anggota Satpam …..
• Arsiparis
• Pengadministrasi …..
• dan sebagainya • Dokter
• Pengumpul Data …….
• Widyaiswara
• dsb • dsb
 SETIAP PIMPINAN UNIT ADALAH
MANAJER YANG MELAKUKAN
FUNGSI MANAJEMEN

KETERLIBATAN
PENATAAN PEGAWAI
 MENGHITUNG BEBAN KERJA UNITNYA UNTUK
PERENCANAAN KEPEGAWAIAN
 MENDAYAGUNAKAN PEGAWAI UNTUK
PENGEMBANGAN KARIER DAN PEMBENTUKAN
PROFESIONALISME
 Langkah Utama dan Pertama
ANALISIS JABATAN
Pondasi Kokoh: - penataan kelembagaan
- penataan kepegawaian
- penataan ketatalaksanaan

ANALISIS BEBAN KERJA

Merupakan validitas – reliabilitas Anjab
Menghitung waktu dan kapasitas pegawai dalam
melaksanakan tugas
Suatu teknik manajemen yang dilakukan
secara sistematis untuk memperoleh
informasi mengenai tingkat efektivitas
dan efisiensi kerja organisasi
berdasarkan volume kerja.
 SKEMA MANFAAT
ANALISIS BEBAN KERJA
REKRUTMEN
PENYUSUNAN PENYUSUNAN
DAN
PROGRAM FORMASI
SELEKSI
DIKLAT

ANALISIS JABATAN

PERBAIKAN ADMINISTRASI
KONDISI KERJA GAJI & UPAH

ANALISIS BEBAN KERJA

PERENCANAAN PENGGOLONGAN
ORGANISASI JABATAN
PENILAIAN
PRESTASI,
MUTASI & PROMOSI
A. TEKNIS ANALISIS
Menggunakan metode ilmiah dengan
membutuhkan tenaga peneliti yang
berpengalaman, waktu yang cukup lama, dan
sarana yang mahal

B. PRAKTIS EMPIRIS
Metode ini lebih sederhana, sarana murah,
penyelesaiannya relatif cepat dan tidak harus
memerlukan tenaga peneliti yang berpengalaman.
 Analisis
Beban Kerja

Uraian Volume Kerja,

tugas/Rincian Norma Waktu,
kegiatan Jabatan dukungan Tekno-
Struktural dan logi dan Jumlah
Fungsional Pegawai
 TAHAPAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN
KERJA

PENETAPAN
PERSIAPAN PELAKSANAAN

1. Pembentukan 1. Pengumpulan Data 1. Tingkat efisiensi dan

Tim Analis 2. Pengolahan Data efektivitas
2. Pemberitahuan 3. Verifikasi Data Jabatan/Unit
Kepada 4. Penyempurnaan 2. Standar Norma Waktu
Pimpinan Unit Hasil Olahan Penyelesaian
Pekerjaan
3. Jumlah Kebutuhan
Pegawai/Pejabat
 Waktu produktif/ efektif :
yang benar-benar digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan
 Waktu non produktif :
Waktu kerja yang tidak digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan
 Jumlah hari kerja dengan 5 hari kerja:
 Jumlah hari per tahun 365 hari
 Libur Sabtu-Minggu ...... 104 hari
 Libur resmi.................. 14 hari
 Hak cuti ......................... 12 hari
----------------------
--130 hari
-------
-------
235 hari
 STANDARD WAKTU KERJA UNTUK 6 HARI KERJA
(ALLOWANCE 25%)

Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit)

Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 6 = 6,25 Jam (6 Jam 15 Menit)

Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 6,25 Jam = 4 Jam 40 Menit = 280
Menit dibulatkan menjadi 275 Menit (4 Jam 35 Menit)

Jam Kerja Efektif Per Minggu = 6 Hari x 275 Menit = 1.650 Menit

Jam Kerja Efektif Per Bulan = 24Hari x 275 Menit = 6.600 Menit

Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200 Menit
= 1.320 Jam = 1.300 Jam
 STANDARD WAKTU KERJA UNTUK 5 HARI KERJA
(ALLOWANCE 25%)

 Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit)

 Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 5 = 7,5 Jam (7 Jam 30 Menit)

 Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 7,5 Jam = 5 Jam 37 Menit = 337
Menit dibulatkan 330 Menit (5 Jam 30 Menit)

 Jam Kerja Efektif Per Minggu = 5 Hari x 330 Menit = 1.650 Menit

 Jam Kerja Efektif Per Bulan = 20 Hari x 330 Menit = 6.600 Menit

 Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200

Menit
= 1.320 Jam = 1.300 Jam
 KUALITAS :
(JENIS,SIFAT, KUANTITAS
SKEMA MACAM)
PRESTASI
KERJA

VOLUME KERJA

PRESTASI
STANDAR KERJA
KERJA
KONDISI LINGK.
KERJA

WAKTU YG TERSEDIA
RESIKO WEWENANG
BAHAYA
TANGGUNG
KORELASI BAHAN SYARAT
ALAT JAWAB
JABATAN KERJA JABATAN
KERJA
 FORM A
PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
1. NAMA JABATAN :
2. UNIT ORGANISASI :
3. SATUAN KERJA :

NO RINCIAN TUGAS/ SATUAN JUMLAH NORMA PERA- BEBAN

KEGIATAN VOLUME WAKTU LATAN KERJA
KERJA
1 2 3 4 5 6 7
 FORM B
INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN

1. UNIT ORGANISASI :
2. SATUAN KERJA :

NO NAMA JABATAN GOLONGAN JUMLAH KET

1 2 3 4 5
 FORM C
REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN

1. UNIT ORGANISASI :
2. SATUAN KERJA :

JUMLAH BEBAN
NAMA KERJA JABATAN
NO
JABATAN (VOLUME KERJA X
NORMA WAKTU)
1 2 3

JUMLAH
 FORM D
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT
EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)

1. UNIT ORGANISASI :
2. SATUAN KERJA :

NO NAMA JUMLAH PERHITUNGAN JUMLAH PEG +/- E P KET

JABATAN BEBAN JML YANG ADA J J
KERJA KEBUTUHAN PEG
JABATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9

JUMLAH
 FORM E
REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI,
TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU)

SATUAN KERJA :

NO NAMA JUMLAH JML JUMLAH +/- EU PU KET

UNIT BEBAN KEBUTUHAN PEG
ORGANISASI KERJA PEG YANG
UNIT ADA
1 2 3 4 5 6 7 8 9

JUMLAH
 Penataan organisasi

BEBAN KERJA
Penyempurnaan
(TINGGI/ Tatalaksana (Business
RENDAH) Process)

Penataan pegawai
Sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh
unit organisasi atau pegawai/ pejabat
dalam jangka waktu tertentu
 Waktu wajar yang benar-benar
dipergunakan dalam menyelesaikan satu
satuan proses kegiatan oleh pegawai
yang memenuhi syarat untuk
menghasilkan suatu produk
Bobot pekerjaan yang dikaitkan pada volume
kerja pegawai/ unit organisasi dengan norma
waktu penyelesaian pekerjaannya yang
dinyatakan dalam jumlah satuan pekerjaan.
 Tercapainya penyelesaian pekerjaan
dengan kualitas pelayanan yang baik, yaitu
tepat hasil (sesuai target) dan tepat waktu
(sesuai jadwal) dengan tidak melampaui
anggaran yang ditetapkan
Nilai kemampuan hasil kerja pegawai/ unit
organisasi dalam melaksanakan tugas
Teknik yang direncanakan untuk menetapkan
waktu kerja efektif bagi seorang pegawai/
pejabat/ unit organisasi yang memenuhi syarat
untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu pada
tingkat prestasi yang telah ditentukan
 Waktu kerja wajar yang harus
dipergunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan dalam satu tahun
= JUMLAH VOLUME KERJA X NORMA WAKTU
 BEBAN KERJA JABATAN
=
JAM KERJA EFEKTIF
 EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS UNIT
(EU)

BEBAN KERJA UNIT

=
(JUMLAH PEGAWAI UNIT x JAM KERJA EFEKTIF)
 EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS
JABATAN (EJ)

BEBAN KERJA JABATAN

=
(JUMLAH PEGAWAI JABATAN x JAM KERJA EFEKTIF)
 SARANA
 Formulir A : PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA

 Formulir B : INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JAB.

 Formulir C : REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JAB.

 Formulir D : PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/ PEG

 TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN
 PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)

 Formulir E : REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEG,

 TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI
 KERJA UNIT (PU)
 STANDAR BEBAN KERJA

Jumlah ukuran baku kemampuan pegawai/

unit organisasi melakukan kegiatan secara
wajar yang dibebankan kepadanya dalam
jangka waktu 1 tahun
 STANDAR PENILAIAN PRESTASI KERJA

NILAI PREDIKAT SEBUTAN

>1 A Sangat Baik
0,90 s.d 1,00 B Baik
0,70 s.d 0,89 C Cukup
0,50 s.d 0,69 D Sedang
<0,50 E Kurang
 Memperluas pekerjaan dan memperbanyak
jenis produk;
 Pendelegasian wewenang/pembagian tugas;
 Mutasi;
 Penggabungan unit organisasi;
 Tidak menerima pegawai baru;
 Memperbanyak atau dilimpahkan kejabatan
fungsional;
 Rasionalisasi
 Penambahan pegawai;
 Penyederhanaan prosedur;
 Pembagian shift atau lembur;
 Pembentukan tim kerja.
 Menaikan tipe kantor atau klasifikasi unit;
 Memecah/ memperluas kantor;
 Menambah jumlah pegawai;
 Promosi pegawai;
 Extensifikasi obyek/ wilayah kerja;
 penghargaan
 Mempersempit organisasi;
 Penggabungan fungsi;
 Penyederhanaan prosedur/ penghapusan langkah-
langkah yang tidak perlu;
 Intensifikasi obyek/ wilayah kerja;
 Mutasi pegawai;
 Penghapusan organisasi;
 Peningkatan kualitas peralatan;
 Pengiriman pegawai untuk diklat;
 Penambahan fasilitas;
 Distribusi/ pelimpahan wewenang;
 peringatan
 WAKTU LUANG

Waktu kerja yang diperkenankan untuk digunakan

secara tidak produktif yaitu 30% dari jam kantor,
seperti kelelahan dasar (10%), keperluan pribadi
(10%), keadaan tempat kerja (5%) dan lain-lain
 STANDAR NORMA WAKTU
 JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI/ PEJABAT
 EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS JABATAN (EJ)
 EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS UNIT (EU)
Mengikuti pedoman instansi pembinanya:

 Tenaga pendidikan
Berdasarkan pedoman Departemen Diknas
 Tenaga Kesehatan
Berdasarkan pedoman Departemen Kesehatan
 Pengawas Keteranagkerjaan
Berdasarkan pedoman Depnakertrans
 SETIAP INSTANSI DAPAT MELAKUKAN PERHITUNGAN BEBAN
KERJA METODA LAIN YANG DIANGGAP SESUAI DENGAN
KONDISI INSTANSINYA

Penentuan ALLOWANCE setiap instansi

disesuaikan dengan budaya kerja, etos kerja,
disiplin kerja, dan hal-hal lain yang menjadi kondisi
ditempat
Penentuan HARI LIBUR disesuaikan dengan kondisi
kedaerahan