PKPU NOMOR 17 TAHUN 2015

TENTANG
TATA NASKAH DINAS KPU,
KPU PROVINSI/KIP ACEH DAN
KPU/KIP KAB/KOTA

Biro Hukum Sekretariat Jenderal

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2016
 DASAR HUKUM
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
• Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang
Penyelenggara Pemilihan Umum;
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan;
• Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
 RUANG LINGKUP

A. Jenis Naskah Dinas

B. Pembuatan Naskah Dinas
C. Pengamanan Naskah Dinas
D. Kewenangan Penandatanganan Naskah
Dinas
E. Pengendalian Naskah Dinas
 DEFINISI
Tata • pengaturan tentang jenis format,
Naskah penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan
Dinas
• informasi tertulis sebagai alat komunikasi
Naskah kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang
berwenang secara intern dan ekstern
Dinas dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan
 Jenis Naskah Dinas
A

Biro Hukum Sekretariat Jenderal

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
 Jenis Naskah Dinas
Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas Naskah Dinas
Korespondensi Khusus
1. Naskah Dinas 1. Naskah Dinas 1. Nota
Pengaturan: Korespondensi Kesepahaman
a) Peraturan Internal: 2. Surat Perjanjian
b) Instruksi a) Nota Dinas 3. Surat Kuasa
c) Surat Edaran b) Lembar 4. Berita Acara
d) PSO/SOP Disposisi 5. Surat Keterangan
2. Naskah Dinas Penetapan 2. Naskah Dinas 6. Surat Pengantar
: Korespondensi 7. Pengumuman
a) Keputusan Eksternal: 8. Surat Panggilan
b) Pedoman Teknis Surat Dinas 9. Rekomendasi
c) Juknis/Juklak 10. Surat Peringatan
11. Surat Pernyataan
3. Naskah Dinas 3. Naskah Dinas 12. Laporan
Penugasan: Korespondensi 13. Telahaan
a) Surat Perintah eksternal & 14. Risalah Rapat
 Pembuatan
Naskah Dinas
B

Biro Hukum Sekretariat Jenderal

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
 Penomoran
Jenis Ukuran Huruf, Jarak Spasi, Margin & Kata
Penyambung
Penggunaan Lambang Negara, Logo & Kop Naskah
Dinas
Paraf, Tanda Tangan, dan Penggunaan Cap Dinas
Media/Sarana (Kertas, Tinta, Amplop & Map)
Tembusan, Lampiran & Salinan
Perubahan, Pencabutan Pembatalan & Ralat
 1. Sistem Penomoran

Sistem Penomoran dan kode Naskah Dinas Peraturan KPU RI, Surat Edaran, dan
Instruksi

NOMOR . . . TAHUN . . .
Sistem Penomoran dan kode Naskah Dinas selain Peraturan KPU RI, Surat
Edaran, dan Instruksi

Nomor: Nomor Pembukuan/Kode Klasifikasi

Di lingkungan
Naskah Dinas/ Kode Biro atau
KPU RI
Inspektorat/Kode Jabatan/Bulan/ Tahun

Di lingkungan
KPU Nomor Nomor Pembukuan/Kode Klasifikasi
Provinsi/KIP Naskah Dinas/Kode Wilayah/Kode
Aceh & KPU/KIP Jabatan/ Bulan/ Tahun
Kabupaten/Kota
 ** Keterangan
Nomor Nomor urut sesuai dengan pembukuan masing-masing Naskah Dinas dalam
Pembukuan satu tahun takwim yang ditulis dengan angka Arab.
Kode Kode yang berisi kombinasi huruf yang menunjukkan jenis Naskah Dinas.
Klasifikasi
Naskah Dinas
Kode Biro atau Kode yang ditulis dengan angka arab yang menunjukkan Biro atau Inspektorat
Inspektorat pembuat Naskah Dinas.
Kode Jabatan Kode yang ditulis dengan kombinasi huruf dan/atau angka yang menunjukkan
jabatan pembuat Naskah Dinas.
Kode Wilayah Kode yang ditulis dengan kombinasi huruf dan/atau angka yang menunjukkan
KPU Provinsi/KIP Aceh atau KPU/KIP Kabupaten/Kota pembuat Naskah Dinas.
Bulan Bulan pembukuan Naskah Dinas yang ditulis dengan angka Romawi.
Tahun Tahun pembukuan Naskah Dinas.
2. Jenis Ukuran Huruf, Jarak Spasi, Margin & Kata
Penyambung
Jenis • Jenis huruf pada kop Naskah Dinas adalah Tahoma ukuran 12 pt.
dan • Jenis huruf Naskah Dinas arahan adalah Bookman Old Style
Ukuran ukuran 12 pt.
Huruf • Jenis Naskah Dinas lainnya menggunakan huruf arial 12 pt.

JARAK • Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek

keserasian, estetika
SPASI • jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan

• ruang tepi atas: 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop Naskah
Batas/ Dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas
Ruang • ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas
Tepi • ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas
• ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
3. Kop Naskah Dinas
Kop Naskah
Dinas Ketua KPU
RI

KOMISI PEMILIHAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA
Keterangan:
a) Lambang Negara ditempatkan simetris dengan tulisan
Kop Naskah Dinas untuk
“Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”;
seluruh Naskah Dinas
b) Lambang Negara dan tulisan “Komisi Pemilihan Umum
yang ditandatangani oleh
Republik Indonesia” dengan huruf kapital tahoma 12pt
Ketua KPU RI
menggunakan warna kuning emas.
 Kop Naskah
Dinas Sekjen
KPU RI

KOMISI PEMILIHAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA
Kop Naskah Dinas untuk:
Keterangan:
 Instruksi;
a) Logo KPU berwarna ditempatkan simetris dengan tulisan
 Surat Edaran;
“Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”;
 Keputusan Sekjen KPU RI;
b) Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
 Surat Perintah; dengan huruf kapital tahoma 12pt berwarna hitam.
 Surat Tugas;
 Surat Panggilan;
 Rekomendasi; dan
 Nota Dinas
 Kop Naskah
Dinas Sekjen
KPU RI
KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Jalan ……………………………………
Telp: ........... Fax: …….....

Keterangan:
Kop Naskah Dinas untuk:
a) Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian tengah kop
 Surat Dinas,;
naskah;
 Surat Undangan;
b) Susunan tulisan simetris;
 Berita Acara; c) Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1
 Surat Keterangan; cm;
 Surat Pengantar; d) Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;
 Pengumuman; e) Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
 Surat Peringatan; menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;
 Surat Pernyataan; f) Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal KPU
 Laporan. RI menggunakan huruf 14pt warna hitam;
g) Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan
nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI
menggunakan huruf 11pt warna hitam.
 Kop Naskah
Dinas Ketua
KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Sekjen KPU RI
Jalan ……………………………………
Telp: ........... Fax: …….....

Keterangan:
a)Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop
Kop Naskah Dinas untuk: naskah;
 Surat Kuasa. b)Susunan tulisan simetris;
c)Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1
cm;
d)Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;
e)Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;
f)Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal KPU
RI menggunakan huruf tahoma 14pt warna hitam;
g)Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan
nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI
menggunakan huruf tahoma 11pt warna hitam.
 Kop Naskah
Dinas Kepala
Biro/Inspektur KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Jalan ……………………………………
Telp: ........... Fax: …….....

Keterangan:
a) Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop
naskah;
b) Susunan tulisan simetris;
Kop Naskah Dinas untuk c) Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas =
seluruh Naskah Dinas 1 cm;
yang ditandatangani oleh d) Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;
Kepala Biro/Inspektur e) Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;
f) Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal
KPU RI menggunakan huruf tahoma 14pt warna hitam;
g) Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan
nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI
menggunakan huruf tahoma 11pt warna hitam.
 4. Paraf dan Tanda Tangan

• Naskah Dinas sebelum ditandatangani konsepnya harus diparaf terlebih

dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di
bawahnya
PARAF • Naskah Dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf
terlebih dahulu pada setiap lembar

• paraf pejabat yang berada 1 (satu) tingkat di bawah pejabat penanda

tangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan
penanda tangan (a)
• paraf pejabat yang berada 2 (dua) tingkat di bawah pejabat penanda
PARAF tangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan
penanda tangan (b)

b NAMA JABATAN,
a
Ttd.

NAMA LENGKAP TANPA GELAR

 TANDA TANGAN

• ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan

bawah setelah baris kalimat terakhir
• ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga spasi
• jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan
RUANG kertas adalah 3 cm sedangkan untuk tepi kiri
TANDA disesuaikan dengan baris terpanjang
TANGAN

KETUA KOMISI PEMILIHAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA,

(NAMA LENGKAP TANPA GELAR)

5. MEDIA/SARANA NASKAH DINAS

• Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas

adalah HVS minimal 70 gram
• Naskah Dinas arahan menggunakan kertas F4;
• Naskah Dinas korespondensi menggunakan kertas
A4
KERTAS • Naskah Dinas khusus menggunakan kertas A4
SURAT
 • Tinta yang digunakan untuk surat-
menyurat berwarna hitam, sedangkan
untuk penandatanganan surat berwarna
biru atau ungu.
TINTA
 PENGAMANAN NASKAH
DINAS
C

Biro Hukum Sekretariat Jenderal

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
 Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas

• Sangat Rahasia adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan
negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan
keselamatan negara;
• Rahasia adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui
oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi
penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk
terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam Naskah Dinas
bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan
kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya
kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
• Terbatas adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui
oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan
fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan
• Biasa/Terbuka adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya
dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan
negara.
 PENGAMANAN
JENIS KODE KETERANGAN
SANGAT RAHASIA ‘SR” Dengan menggunakan tinta warna
merah serta menggunakan amplop
rangkap 2 (dua)

RAHASIA “R” Dengan menggunakan tinta warna

merah serta menggunakan amplop
rangkap 2 (dua);

TERBATAS “T” Dengan menggunakan tinta hitam;

BIASA/TERBUKA “B” Menggunakan tinta hitam

Pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses perlakuan Naskah

Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat
pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas
 Kewenangan
Penandatanganan
D Naskah Dinas

Biro Hukum Sekretariat Jenderal

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
 GARIS KEWENANGAN

Atas Nama (A.N) Untuk Beliau (U.B)

Jika pejabat memberikan Jika Pejabat yang diberi
kuasa Kuasa memberikan Kuasa lagi

Garis
Kewenangan

Pelaksana Tugas (Plt.) Pelaksana Harian (Plh.)

Jika Pejabat yang berwenang Jika Pejabat yang berwenang
Belum Ditetapkan tidak berada di tempat
 KEWENANGAN
PENANDATANGAN

jenis keterangan
Atas Nama (a.n.) Digunakan jika pejabat yang menandatangani Naskah Dinas telah
diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan
bidang, tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.

Untuk Beliau (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau
(u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang
ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya

Pelaksana Tugas (Plt.) apabila pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas
belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang
kepegawaian lebih lanjut, Sifat sementara, bertanggungjawab atas
naskah dinas yg ditandatangan.

Pelaksana Harian digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani

(Plh.) Naskah Dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara
yang menggantikannya.
 PENGENDALIAN
NASKAH DINAS
E

Biro Hukum Sekretariat Jenderal

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
 PRINSIP PENANGANAN
NASKAH DINAS
• penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di
unit kearsipan atau unit lain yang
menyelenggarakan fungsi kesekretariatan;
• penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila
diterima oleh petugas atau pihak yang berhak
menerima di unit kearsipan;
• Naskah Dinas masuk yang disampaikan
langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah
harus diregistrasikan di unit kearsipan.
 TAHAPAN PENGENDALIAN

Penerimaan Pencatatan Pengarahan Penyampaian

 CONTOH NASKAH DINAS

NOTA NOTA NOTA

DINAS DINAS DINAS
ESL III/IV ESL II SEKJEN

SURAT TUGAS SURAT TUGAS

KEPALA BIRO SEKJEN

SURAT SURAT
UNDANGAN UNDANGAN
DINAS DINAS
KARO SEKJEN
SEKJEN KETUA
 Peraturan KPU RI

Format
Lampiran Peraturan KPU RI
Keputusan KPU RI
Keputusan SEKJEN
KPU RI
Surat Edaran
 SOP

a. Halaman Judul
 SOP

b. Bagian Identitas
 SOP

c. Bagian Flowchart
 SOP

d. Lembar
Pengesahan
Surat Tugas
Nota Dinas Ketua dan
Anggota KPU RI
Nota Dinas Sekretaris
Jenderal KPU RI
Nota Dinas Pejabat
Eselon II
Nota Dinas Pejabat
Eselon III, Pejabat
Eselon IV dan Staf
Surat Dinas
Terima Kasih

Biro Hukum Sekretariat Jenderal

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015