BRIEFING PRESIDIUM

RAKER
AMSA-UNPAD
2017/2018
 Briefing

Briefing dihadiri oleh ketiga presidium terpilih dan perwakilan EB-AB

AMSA-Unpad (disesuaikan)
 Kelengkapan Sidang

• Presidium sidang
• Peserta sidang/forum
• Palu sidang
• Buku notulensi
• Surat ketetapan/konsideran
• Tata tertib sidang
 Hak & Wewenang Presidium

• Mempunyai kuasa di sidang

• Membuka & menutup sidang
• Mengatur jalannya sidang
• Membuat keputusan mengenai persidangan
• Menegur/memberi sanksi peserta sidang
• Menulis kejadian yang terjadi selama sidang dalam bentuk notulen
• Membuat surat ketetapan/konsideran
 Kewajiban Presidium

• On time!
• Tegas
• Dalam setiap pengambilan keputusan harus berdasarkan
kesepakatan forum
• Menjaga palu sidang
• Tetap memperhatikan agenda acara
• Tetap memperhatikan tata tertib sidang

*sidang = formal. Menggunakan kata “saudara/i”

 Tim Presidium
Terdiri dari 3 orang :
•Presidium I : pimpinan sidang (palu)
•Presidium II : notulen
•Presidium III : pencatat waktu (time keeper)

Siapa presidium I,II,II dapat dipindah antar presidium

sidang dengan cara:
PI: “Dengan ini pimpinan sidang saya serahkan ke
saudara/i________”-> ketuk 1x -> pindah tempat duduk

PI yang baru: “Dengan ini pimpinan sidang yang baru

saya terima dari pimpinan sidang yang lama” -> ketuk 1x
 Ketukan Palu
1 ketukan :
• mengesahkan keputusan sidang poin per poin/keputusan
sementara (co: mengesahkan tatib sidang per pasal)
• pengalihan pimpinan sidang
• tunda & mencabut tunda sidang yang tidak lama (< 30
menit)

2 ketukan :
• tunda & mencabut tunda sidang yang lama (> 30 menit)
• peninjauan kembali keputusan yang telah disahkan

3 ketukan :
• membuka/menutup sidang
• mengesahkan keputusan akhir sidang (co: mengesahkan
tatib sidang, menerima/menolak LPJ EB)
Ketukan berulang :
• meminta perhatian
• memberi peringatan
Pengambilan Suara (voting)
START
 Buka Sidang

• AB akan mengesahkan presidium &

mempersilahkan presidium untuk maju

• Presidium I: “ Selamat siang, saya Reynanda

Fathanza sebagai PI, saudari Rafa Fathia sbg PII
dan saudari Aisyah Nabila Azura sbg PIII.
Dengan ini sidang Rapat Kerja AMSA-Unpad
2017/2018 dengan resmi saya buka” -> ketuk 3x
 Agenda
Agenda berikutnya adalah pembacaan agenda sidang
AMSA-Unpad periode kepengurusan 2017/2018.
 Pengesahan Tata Tertib AMSA-Unpad periode 2017/2018 (5 menit)

• Pengesahan Tatib Sidang

“Agenda berikutnya adalah pengesahan tata tertib sidang AMSA-Unpad periode kepengurusan
2017/2018 . Jika tata tertib ini disahkan, maka tata tertib ini akan digunakan untuk seluruh
persidangan AMSA-Unpad periode kepengurusan 2017/2018.”

• Dibaca tatib sidang per pasal

Setelah dibaca per pasal, tanya ke peserta sidang “Apakah peserta sidang setuju atau tidak
dengan pasal ini?”

-> jika setuju “Dengan ini Pasal___ saya sahkan” -> ketuk 1x
-> jika ada yang tidak setuju (min 1) “Silahkan utarakan pendapatnya” -> diskusi terbuka selama
maks 5 menit -> jika persetujuan tidak dicapai dalam 5 menit, tawarkan lobi “Karena persetujuan
belum tercapai, maka apakah peserta sidang setuju jika kita adakan lobi selama 2x10 menit?”

-> jika tidak, ambil suara (voting) apakah pasal tsb disetujui atau tidak
-> jika setuju: “Sidang saya tunda selama 2x10 menit untuk mekanisme lobi ->
ketuk 1x -> hbs 10 menit -> “Apakah peserta sidang masih memerlukan waktu
untuk mekanisme lobi?”

-> jika tidak cabut tunda sidang (ketuk 1x) -> voting
-> jika iya “Diberi waktu 1x10 menit untuk mekanisme lobi” -> setelah 10
menit cabut tunda sidang (ketuk 1x) -> voting
• Diakhir pembahasan seluruh pasal tatib
“Dengan ini pemaparan pengesahan tata tertib sidang AMSA-
Unpad periode kepengurusan 2017/2018 selesai. Apakah
tata tertib sidang AMSA-Unpad periode kepengurusan
2017/2018 disetujui?”-> jika setuju -> “Dengan ini tata tertib
sidang AMSA-Unpad periode kepengurusan 2017/2018 saya
sahkan” -> ketuk 3x
 Pengenalan AB + EB ( 15 menit

Agenda berikutnya adalah pengenalan Advisory Board dan Executive Board AMSA-Unpad periode
kepengurusan 2017/2018 .

“presidium membacakan organigram”

 Pembacaan AD/ART 15 menit
“ Agenda selanjutnya adalah pembacaan Anggaran Dasar Anggaran Rumah
Tangga AMSA-Unpad 2017/2018. Sebelumnya, perlu diketahui bahwa
Anggaran Dasar Anggaran Rumah Tangga AMSA-Unpad ini telah
diamandemen dan disahkan pada Musyawarah Lokal 2017. Untuk itu pada
pemaparan kali ini tidak akan dilakukan amandemen ataupun pengesahan
ulang.“

-> bacakan keseluruhan anggaran dasar anggaran rumah tangga.

• Untuk sesi tanya jawab (5’), tampung 3 pertanyaan baru
mempersilahkan EB untuk menjawab
“Jika ada yang mau bertanya mohon mengangkat kertas
hijau” -> panggil orang tersebut -> “Mohon sebut nama &
angkatan asal” -> “Saya tampung dulu pertanyaan nya” ->
setelah 3 pertanyaan baru “Silahkan EB AMSA-Unpad
menjawab
PI: “Dengan ini pimpinan sidang saya serahkan ke saudari
Rafa Fathia”-> ketuk 1x -> pindah tempat duduk

PI yang baru: “Dengan ini pimpinan sidang yang baru saya

terima dari pimpinan sidang yang lama” -> ketuk 1x
 PENGESAHAN PROKER
EB AMSA-UNPAD
DP(1 jam : 15 menit presentasi, 5 menit Q&A/divisi)
• Pengesahan Program Kerja Executive Board AMSA-Unpad
“Untuk agenda berikutnya yaitu pembacaan Program Kerja Developmental Programs
Executive Board AMSA-Unpad periode 2017/2018, saya mempersilahkan kepada
Chief atau Vice Chief dari : (1. pnp, 2. mnd, 3.hrd, 4.fnp) untuk maju dan memulai
presentasinya”

• Setelah selesai, dibuka sesi tanya jawab

“Sekarang akan dibuka sesi tanya-jawab. Sebelumnya Executive Board AMSA-Unpad
periode 2017/2018 dipersilahkan untuk maju.”

• Untuk sesi tanya jawab, tampung 3 pertanyaan baru mempersilahkan EB untuk

menjawab
“Jika ada yang mau bertanya mohon mengangkat kertas hijau” -> panggil orang
tersebut -> “Mohon sebut nama & angkatan asal” -> “Saya tampung dulu pertanyaan
nya” -> setelah 3 pertanyaan baru “Silahkan EB AMSA-Unpad menjawab”
• Jika tidak ada yang mau bertanya lagi
“Dengan ini pemaparan program kerja Executive Board AMSA-Unpad
periode 2017/2018 selesai. Apakah program kerja ini diterima oleh
peserta sidang?” -> jika diterima -> “Dengan ini program kerja
Executive Board AMSA-Unpad periode 2017/2018 dinyatakan
diterima” -> ketuk 3x

*Jika ada yang tidak terima “Dipersilahkan untuk menyatakan

pendapatnya”
 Tunda Sidang / Coffee Break
dan sholat ashar

“Setelah ini kita akan istirahat dan sholat ashar dilanjutkan

dengan agenda yaitu: Pemaparan program kerja Project
Agencies. Sidang saya tunda hingga pukul 15.50 WIB.
Harap peserta sidang berkumpul di ruangan ini sebelum
pukul 15.50 WIB untuk melanjutkan agenda sidang” -> ketuk
2x
 PENGESAHAN PROKER
EB AMSA-UNPAD
PA(1 jam 20 menit : 20’ presentasi, 5’ menit Q&A)
• Pengesahan Program Kerja Executive Board AMSA-Unpad
“Untuk agenda berikutnya yaitu pembacaan Program Kerja Project Agencies Executive
Board AMSA-Unpad periode 2017/2018, saya mempersilahkan Chief atau Vice
Chief dari : (1. SW, 2. AR, 3.EA, 4.LO for GO & NGO) untuk maju dan memulai
presentasinya”

• Setelah selesai, dibuka sesi tanya jawab

“Sekarang akan dibuka sesi tanya-jawab. Sebelumnya Executive Board AMSA-Unpad
periode 2017/2018 dipersilahkan untuk maju.”

• Untuk sesi tanya jawab, tampung 3 pertanyaan baru mempersilahkan EB untuk

menjawab
“Jika ada yang mau bertanya mohon mengangkat kertas hijau” -> panggil orang
tersebut -> “Mohon sebut nama & angkatan asal” -> “Saya tampung dulu pertanyaan
nya” -> setelah 3 pertanyaan baru “Silahkan EB AMSA-Unpad menjawab”
• Jika tidak ada yang mau bertanya lagi
“Dengan ini pemaparan program kerja Executive Board AMSA-Unpad
periode 2017/2018 selesai. Apakah program kerja ini diterima oleh
peserta sidang?” -> jika diterima -> “Dengan ini program kerja
Executive Board AMSA-Unpad periode 2017/2018 dinyatakan
diterima” -> ketuk 3x

*Jika ada yang tidak terima “Dipersilahkan untuk menyatakan

pendapatnya”
 Pemaparan kalender online (10 menit :
5 menit presentasi 5 menit tanya jawab)

• Pemaparan kalender online

“Agenda berikutnya adalah pemaparan kalender online
. Dengan ini saya mempersilahkan Representative atau Prime Minister AMSA-Unpad untuk
naik & presentasi. Diingatkan waktu presentasi selama 5 menit.”

• Selesai presentasi
“Apakah ada yang mau bertanya?” (tidak perlu tampung) -> jika tidak ada yang mau bertanya
lagi “Dengan ini pemaparan kalender online Selesai.” -> ketuk 3x
 Pemaparan RAB (10 menit : 5 menit
presentasi 5 menit tanya jawab)

• Pemaparan RAB
“Agenda berikutnya adalah pemaparan RAB
. Dengan ini saya mempersilahkan Bendahara AMSA-Unpad untuk naik & presentasi.
Diingatkan waktu presentasi selama 5 menit.”

• Selesai presentasi
“Apakah ada yang mau bertanya?” (tidak perlu tampung) -> jika tidak ada yang mau bertanya
lagi “Dengan ini pemaparan RAB
selesai. Apakah pemaparan RAB ini diterima oleh peserta sidang?” -> jika diterima ->
“Dengan ini pemaparan RAB
dinyatakan diterima” -> ketuk 3x

*Jika ada yang tidak terima “Dipersilahkan untuk menyatakan pendapatnya”

PI: “Dengan ini pimpinan sidang saya serahkan ke saudari
Aisyah Nabila Azuraa”-> ketuk 1x -> pindah tempat duduk

PI yang baru: “Dengan ini pimpinan sidang yang baru saya

terima dari pimpinan sidang yang lama” -> ketuk 1x
 Pemaparan AMSA-Indonesia (20 menit : 15 menit presentasi 5
menit tanya jawab)

• Pemaparan AMSA-Indonesia
“Agenda berikutnya adalah pemaparan AMSA-Indonesia
. Dengan ini saya mempersilahkan Executive Board AMSA-Indonesia atau perwakilannya
untuk naik & presentasi. Diingatkan waktu presentasi selama 15 menit.”

• Selesai presentasi
“Apakah ada yang mau bertanya?” (tidak perlu tampung) -> jika tidak ada yang mau bertanya
lagi “Dengan ini pemaparan AMSA-Indonesia Selesai.” -> ketuk 3x
 Laporan perjalanan NAE
(10 menit: 5 menit presentasi + 5 menit Q&A )
D

• Laporan perjalanan NAE

“Agenda berikutnya adalah pemaparan Laporan perjalanan NAE di Aceh
. Dengan ini saya mempersilahkan Chief of Delegates atau perwakilannya
untuk naik & presentasi. Diingatkan waktu presentasi selama 5 menit.”

• Selesai presentasi
“Apakah ada yang mau bertanya?” (tidak perlu tampung) -> jika tidak ada
yang mau bertanya lagi “Dengan ini pemaparan Laporan perjalanan NAE
selesai. Apakah laporan pertanggung-jawaban ini diterima oleh peserta
sidang?” -> jika diterima -> “Dengan ini Laporan perjalanan NAE
dinyatakan diterima” -> ketuk 3x

*Jika ada yang tidak terima “Dipersilahkan untuk menyatakan pendapatnya”

 Laporan perjalanan IMSTC
(10 menit: 5 menit presentasi + 5 menit Q&A )
D

• Laporan perjalanan IMSTC

“Agenda berikutnya adalah pemaparan Laporan perjalanan IMSTC di
Tanggerang. Dengan ini saya mempersilahkan Chief of Delegates atau
perwakilannya untuk naik & presentasi. Diingatkan waktu presentasi selama
5 menit.”

• Selesai presentasi
“Apakah ada yang mau bertanya?” (tidak perlu tampung) -> jika tidak ada
yang mau bertanya lagi “Dengan ini pemaparan Laporan perjalanan IMSTC
selesai. Apakah laporan pertanggung-jawaban ini diterima oleh peserta
sidang?” -> jika diterima -> “Dengan ini Laporan perjalanan IMSTC
dinyatakan diterima” -> ketuk 3x

*Jika ada yang tidak terima “Dipersilahkan untuk menyatakan pendapatnya”

 Pemaparan bidding AMSEP (30 menit)

• Pemaparan AMSEP
“ Agenda berikutnya adalah pemaparan AMSEP. Dengan ini saya mempersilahkan AMSEP officer
untuk maju & presentasi. Diingatkan waktu presentasi selama 5 menit.”

• Bidding acara AMSEP

Agenda berikutnya adalah pemaparan bidding AMSEP. Dengan ini saya mempersilahkan
Representative AMSA-Unpad untuk maju & presentasi. Diingatkan waktu presentasi selama 10
menit.”

-> Setelah presentasi “ Selanjutnya dibuka sesi tanya jawab selama 5 menit. Jika ada yang mau
bertanya harap mengangkat kartu berwarna hijau” (tidak perlu tampung pertanyaan, langsung
mempersilahkan bertanya & jawab)
 Pengesahan bidding AMSEP (10 menit)
• VOTING
“Mekanisme pengambilan suara akan dilakukan sebagai berikut, bagi peserta sidang yang
setuju untuk melakukan bidding amsep dipersilakan untuk mengangkat kertas berwarna
hijau, bagi peserta sidang yang tidak setuju dipersilakan mengangkat kertas berwarna
merah. Penghitungan suara akan dilakukan oleh presidium.”

• Hasil
”Berdasarkan hasil pemungutan suara dan penghitungan yang sudah dilakukan, maka
dengan ini saya membacakan hasil dan mengesahkan:
- Dengan ini, AMSA-Unpad akan melakukkan atau tidak melakukkan bidding AMSEP->
ketuk 3x
 Penutupan Sidang

• Penutupan sidang
“ Dengan selesainya agenda yang terakhir, maka dengan ini sidang Rapat Kerja
AMSA-Unpad periode kepengurusan 2017-2018 saya tutup dengan resmi” ->
ketuk 3x
END! 