Filing System Kronologis /

Tanggal
Bu Dina Novi
PENGERTIAN FILING SISTEM TANGGAL

• Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan

warkat yg didasarkan pada urutan waktu surat
diterima atau dikirim ke luar. (Zulkifli Amsyah : 2003
– 76)

• Jika yg akan disimpan SM maka tgl yg dijadikan kode

arsip adalah tgl diterima

• Jika yg akan disimpan SK maka tgl yg dijadikan kode

arsip adalah tgl dikirim-nya surat tersebut
 • Filing Cabinet
• Guide
• Map / Folder
• Rak Sortir
• Kartu Indeks
• Lemari/Laci Kartu Indeks

Peralatan yg Perlu Disiapkan

 PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
• Kumpulkan Warkat/Arsip
• Teliti Tanda Pelepas
• Penetapan Kode Arsip & Buat Kartu Indeks
• Menyortir Warkat
• Penyimpanan Warkat/ Arsip
 Pen
eta
pa nK
M . od e
4 Januari 2018
Ars
ip

Surat ini merupakan jenis SM

Jika surat ini tiba di PT Media

Komputindo tanggal 4 Januari
2018 maka KODE ARSIP surat ini
adalah 4 Januari 2018
 Pembuatan Kartu Indeks
Kartu indeks ini dapat disimpan/ditemukan di Laci Kartu Indeks. Contoh jika kartu indeks yg akan
dicari BERKODE Me, maka kartu ini dapat ditemukan di Laci dan di Guide M, DIBELAKANG kartu
indeks Md atau di depan kartu indeks Mf

Me

Nama : PT Mekar Sari

Indeks : Mekar Sari, PT
Nomor Surat : 089/PW/MA/1/2018
Tanggal Surat : 01 Januari 2018
Kode Surat : 4 Januari 2018
 Menyimpan Arsip
2018 Januari 03
04
Desemb
er
...
30
31
Januari
2017 2018

04
04 Januari 2018
2016

2015
Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Tanyakan ARSIP yg kanan diPINJAM

Tentukan KODE ARSIP, berdasarkan nama yg diindeks

LIHAT kartu indeks, utk menemukan kode arsip

Ambil arsip dr Filling Cabinet dan Ganti arsip yg diambil dg Out Slip
• Tanya arsip yg dibutuhkan. Contoh :
Arsip yg dibutuhkan surat dari PT
Mekar Abadi tanggal surat 1 Januari
2018
• Tentukan kode.
PT Mekar Abadi = Mekar – Abadi
– PT = Me
• Lihat Kartu Indeks
• Ambil arsip pada filling cabinet
dengan laci ....

Menemukan Arsip
 Menemukan Kartu Indeks
Kartu indeks ini dapat ditemukan di Laci Kartu Indeks. Contoh jika kartu indeks yg akan dicari
BERKODE Me, maka kartu ini dapat ditemukan di Laci dan di Guide M, DIBELAKANG kartu
indeks Md atau di depan kartu indeks Mf

Me

Nama : PT Mekar Sari

Indeks : Mekar Sari, PT
Nomor Surat : 089/PW/MA/1/2018 Jadi, KODE
Tanggal Surat : 01 Januari 2018 SURAT yg
Kode Surat : 04 Januari 2018 harus
ditemukan
adalah
04 Januari
2018
 Penemuan Kembali Arsip
2018 Januari 03
04
Desemb
er
...
30
31
Januari
2017 2018

04
04 Januari 2018
2016

2015
 JADI
M .
4 Januari 2018 Surat dengan Kode 04
Januari 2018 dapat
ditemukan di

Laci : 2018
Guide : Januari
Di dalam Map : 04

Map 04 terletak di
belakang map 05 atau di
depan map 03