Hal: Presentasi Analisis SOTK Baru dibawah Kabid Pelayanan Medis

Sesuai No Dokumen: 002/SU/DIR/RSBH-II/VIII/2021

ANALISIS SWOT WEIGHTED SCORE

DAN
BALANCED SCORE CARD
Struktur Organisasi dibawah Kabid Pelayanan Medis
Jumlah SDM dibawah Kabid Pelayanan Medis
SDM Di Bawah Kabid Pelayanan Medis SDM Di Bawah Kabid Pelayanan Medis
1 Kabid Pelayanan Medis 1 Kanit Radiologi 1
11
2 Case Manajer (PJ Rajal & UGD) 1 Pelaksana Radiologi 5
3 Case Manajer (PJ Ranap) 1 Kanit Fisioterapi 1
12
4 Dokter Spesialis 21 Pelaksana Radiologi 1
5 Dokter Gigi 2 Kanit Rekam Medis 1
13
6 Dokter Umum (Fungsional) 12 Pelaksana Rekam Medis 8
7 Kanit IFRS 1 Pelaksana Rekam Medis (P2D) 2
PJ Logistik Farmasi 1 Kanit Gizi 1
8 14
Pelaksana Logistik Farmasi 6 Pelaksana Gizi 16
PJ Farmasi Pelayanan 1 Kanit CSSD dan Laundry 1
9
Pelaksana Farmasi Pelayanan 15 15 Pelaksana CSSD 2
Kanit Laboratorium 1 Pelaksana Laundry 5
10
Pelaksana Laboratorium 4 Jumlah 111
URAIAN TUGAS
- Koordinasi internal,external, dengan Direktur dan Kabid lain
- Monitoring dan evaluasi pelayanan, penerapan Clincal Pathway sebagai standar
minimal
- Kendali Mutu Kendali Biaya, Pelayanan Kesehatan yang baik
- Monitoring dan Evaluasi Administratif Dokter Spesialis (Jumlah Pasien, Garansi Fee,
Jas.Med)
- Program Kerja dan Anggaran Bulanan Unit dibawahnya
- Monitoring Evaluasi Formularium, MOU KSO, Jumlah penggunaan alat KSO
- Monitoring Evaluasi MOU T.S dan D.S
- Dalam Unit dibawahnya Monitoring Evaluasi proses pelayanan bertujuan pada
keselamatan pasien dan kepuasan pelayanan
- Monitoring Evaluasi Alkes dan Emergency Kit
- Monitoring Evaluasi penggunaan BHP dan non BHP Unit dibawahnya
- Handling Complain
- Monitoring dan Evaluasi pemenuhan hak pasien, RS dan D.S
INTERNAL, EXTERNAL FACTOR
EVALUATION, MATRIX EFE/IFE
Case Manager
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Opportunity
pelatihan SDM, visbes, pembagian tugas, 0.3 4 1.200
bertukar informasi, barrier tendensi
pendampingan dan reminder pengisian 0.19 3 0.570
berkas
akses internet internal 0.01 3 0.030
(inacbg,vklaim~prb,simrs)
Total 0.5 1.800
Threat
edukasi berbeda dengan spesialis (harus ct 0.37 1 0.370
scan dari dpjp => CM ct scan rujuk kasus, usg
baru pulang = > usg rajal), miss komunikasi
pasien => acc
miss verifikasi dokumen dan 0.12 2 0.240
diagnosis(tanggal~COVID)
kerusakan prasarana dan blanko berkas CM 0.01 2 0.020
Total 0.5 0.630
 SMF Dokter Spesialis
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Strength Opportunity
memiliki SOP klinis 0.3 4 1.200
Kerjasama D.S (SpJP, Mata) 0.2 2 0.400
Fasilitas klinis (OK) dan pemeriksaan 0.1 4 0.400
penunjang Peningkatan Claim(CT scan, Echo) 0.2 3 0.600
Prasarana penunjang pelayanan baik 0.1 3 0.300 Kenyamanan pasien (ruang,sesuai 0.1 4 0.400
Total 0.5 1.900 jadwal,reminder,resep)
Weakness Total 0.5 1.400
Pelaksanaan SOP & kebijakan RS 0.3 1 0.300 Threat
Maintenance dan Sterilitas fasilitas 0.1 1 0.100
miss SOP/komunikasi/komitment 0.2 2 0.400
klinis
ILO (Sumber infeksi) 0.15 1 0.150
Maintenance dan Sterilitas prasarana 0.1 2 0.200
penunjang pelayanan miss jadwal dokter 0.15 4 0.600
Total 0.5 0.600 Total 0.5 1.150

MATRIX IE SMF Dokter Spesialis 2.500 2.550 V (Hold,Maintain)

 SMF Dokter Umum
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Strength
memiliki SOP klinis, dan terampil 0.3 4 1.200 Opportunity
fasilitas medis pemeriksaan primer baik 0.1 3 0.300 Pelaksanaan SOP, Rekruitment SOP(MMPI) 0.3 3 0.900
Fasilitas & pelayanan baik, media promosi 0.15 3 0.450
mempunyai ruang singgah 0.1 3 0.300 Penggunaan ruang singgah lain 0.05 2 0.100
Total 0.5 1.800 Total 0.5 1.450
Weakness Threat
Jumlah Dokter, pelaksanaan SOP dan 0.35 1 0.350 miss SOP/komunikasi/komitment 0.2 2 0.400
kebijakan RS regenerasi cepat alat pemeriksaan klinis 0.2 2 0.400
Maintenance alat pemeriksaan primer 0.1 2 0.200 Sterilitas ruang singgah 0.1 2 0.200
Maintenance dan kebersihan ruang 0.05 2 0.100 Total 0.5 1.000
Total 0.5 0.650
Unit Logistik Farmasi

Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai

Opportunity
SDM mengerti SOP, cekatan ~ waktu tindak 0.25 3 0.750
klinis cepat
obat fornas (obat paten harga bpjs) 0.1 4 0.400
mitra kerja apotek online 0.15 3 0.450
Total 0.5 1.600
Threat
tarif Inacbgs dan penggunaan sumber daya 0.2 1 0.200
obat blm tersedia ~ resep luar beli di 0.2 3 0.600
kompetitor
infeksi antar sdm, kecelakaan kerja 0.1 2 0.200
Total 0.5 1.000
Unit Farmasi Klinik
Unit Laboratorium
Unit Radiologi
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Strength Opportunity
SDM mengerti SOP dan terampil dan 0.18 4 0.720 Belum ada RS tipe C mempunyai CT Scan 0.24 3 0.720
Kanit tegas kerjasama dengan pihak eksternal (pem. Dari 0.24 3 0.720
Alat pemeriksaan canggih (print) dan 0.16 4 0.640 luar)~px tindakan radiologi rajal BPJS (CT
lengkap SCAN, USG)~Klaim terpisah
ruang luas dan terkomputerisasi 0.16 4 0.640 saluran exhaust, catu daya, maintenance 0.02 3 0.060
Total 0.5 2.000 ruangan
Weakness Total 0.5 1.500
regenerasi, SDM lama menurun, D.S 0.2 1 0.200 Threat
sesuai jadwal Bertambah banyak RS sekitar, mempunyai 0.24 4 0.960
Maintenance,koordinasi kerusakan alat 0.2 2 0.400 radiologi sendiri
belum ada vendor kerja sama untuk vendor 0.24 3 0.720
maintenance dan kebersihan ruang, 0.1 2 0.200 maintenance (maintenance alat malam hari)
catu daya gangguan listrik dan penyokong lainnya 0.02 3 0.060
Total 0.5 0.800 Total 0.5 1.740
Unit Fisioterapi
 Unit Gizi

Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Strength Opportunity
SDM ahli gizi mengerti SOP dan KARS 0.3 3 0.900 Dokter Spesialis Gizi Klinik 0.18 2 0.360
alat penunjang gizi cukup 0.1 3 0.300 Poli Konsultasi gizi 0.16 2 0.320
ruangan dapur terpisah dengan tempat 0.1 3 0.300 Kantin/catering penunggu pasien/pasien 0.16 2 0.320
makan memilih
Total 0.5 1.500 Total 0.5 1.000
Weakness Threat
pemahaman sterilitas, klinis px 0.2 2 0.400 kualitas bahan dan harga tidak berbanding 0.4 2 0.800
(CKD/CP) kompetisi tampilan bentuk penyajian gizi 0.05 2 0.100
maintenance alat berkala 0.1 2 0.200 sarana transport berpotensi infeksi (mobil 0.05 2 0.100
sterilitas dan jadwal kebersihan 0.2 1 0.200 transport)
Total 0.5 0.800 Total 0.5 1.000
Unit CSSD dan
Laundry
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai Opportunity
Strength Pelatihan SDM ttg tugas, terutama proses 0.2 2 0.400
SDM senior mengerti SOP dan tupoksi, 0.2 4 0.800 sterilisasi
tegas penambahan autoclave, dryer, mesin cuci 0.1 1 0.100
Alat penunjang tugas memadai 0.2 4 0.800
lemari penyimpanan pakaian bersih 0.2 1 0.200
CSSD, Laundry terpisah dengan ruang 0.1 3 0.300
Total 0.5 0.700
ranap,rajal
Threat
Total 0.5 1.900
lowongan kerja di RS lain 0.1 3 0.300
Weakness
kerusakan alat, ILO (biaya alat dan 0.3 4 1.200
Evaluasi, pelaporan tugas 0.1 2 0.200
maintenance mahal)
maintenance,evaluasi, pengadaan BHP, 0.2 1 0.200
akses terbuka, laundry dilewati oleh jalan 0.1 2 0.200
regenerasi alat medis
umum (media transport infeksi), pintu masuk
maintenance berkala ketat, suhu, 0.2 1 0.200
CSSD tepat di depan tempat tunggu
kelembaban, sterilitas
pengambilan resel (potensi infeksi dari
Total 0.5 0.600
penunggu/umum)
Total 0.5 1.700
 Unit Rekam Medis
Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai Faktor Kunci Evaluasi Bobot Rating Nilai
Strength Opportunity
SDM terampil, mengerti SOP dan tata 0.16667 4 0.667 pelatihan dan pendampingan SDM 0.1 3 0.300
kelola MR pendampingan tata kelola dan syarat 0.1 3 0.300
Dokumentasi sudah 0.16667 4 0.667 pengisian berkas~kecepatan respon
tersusun~pencarian cepat pelayanan
2 ruangan dengan komputerisasi 0.16666 4 0.667 E-MedicalRecord, sortir MR 0.3 3 0.900
Total 0.5 2.000 Total 0.5 1.500
Weakness Threat
regenerasi 0.16667 1 0.167
human error proses identifikasi berkas 0.1 3 0.300
kepatuhan pengisian berkas 0.16667 1 0.167
dokumen tidak lengkap~klaim, missinformasi 0.2 4 0.800
ruang penyimpanan dan penyangga 0.16666 1 0.167
penjaminan~delay
dokumen
kerusakan dokumen, kerusakan penyangga 0.2 4 0.800
Total 0.5 0.500

Total 0.5 1.900

MATRIX EFE/IFE
KESELURUHAN
Program Kerja
LEARNING & GROWTH
 LEARNING & GROWTH Bulan
Sasaran Strategi Program Kerja Output Rincian Kegiatan 9 10 11 12
Learning & Growth
Case Manager adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP T.S dapat menjalankan SOP dengan baik adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP P P P P
pelatihan kegawatdaruratan khusus, CM dapat memaksimalkan penanganan kegawatan pelatihan kegawatan khusus Dokter Umum P
managemen risiko sesuai D.S/mandiri sesuai P.I (hak kewajiban dpjp, RS, (FCCS,PFCCS,ANCCS,FAST usg), management
pasien) risiko
Unit Laboratorium adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP, Staff dapat menjalankan SOP dengan baik, adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP P
pelatihan sesuai kompetensi terampil sesuai kompetensi seminar yang diselenggarakan organisasi profesi P

Unit Radiologi adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP, Staff dapat menjalankan SOP dengan baik, adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP P
pelatihan sesuai kompetensi terampil sesuai kompetensi seminar yang diselenggarakan organisasi profesi P

Unit Fisioterapi adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP, Staff dapat menjalankan SOP dengan baik, adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP P
pelatihan sesuai kompetensi terampil sesuai kompetensi seminar yang diselenggarakan organisasi profesi P

Unit Gizi adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP, Staff dapat menjalankan SOP dengan baik, adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP P
pelatihan sesuai kompetensi terampil sesuai kompetensi seminar yang diselenggarakan organisasi profesi P

Unit CSSD dan adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP, Staff dapat menjalankan SOP dengan baik, adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP P
Laundry
pelatihan sesuai kompetensi terampil sesuai kompetensi seminar yang diselenggarakan organisasi profesi P

Unit Rekam Medis adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP, Staff dapat menjalankan SOP dengan baik, adaptasi, evaluasi, perbaikan SOP P
pelatihan sesuai kompetensi terampil sesuai kompetensi seminar yang diselenggarakan organisasi profesi P

Sortir MR~E-Medical Record efisiensi ATK, Ruangan, respon tanggap cepat penyusunan pedoman/kebijakan E-Medical P P P
Record
 BUSSINESS PROCESS
Bulan
Sasaran Strategi Program Kerja Output Rincian Kegiatan 9 10 11 12
Bussiness Process
SMF Dokter Spesialis Kerjasama dengan D.S SpJP RS mempunyai D.S baru pencarian D.S melalui Universitas P P P
Koordinasi dengan DPJP kemungkinan pasien dibawa D.S dari luar sesuai Komunikasi dan informasi dengan DPJP P
klinis
SMF Dokter Umum Koordinasi dengan T.S tentang P.I pasien Peningkatan pasien ranap sesuai klinis dan P.I Komunikasi dengan T.S tentang P.I P P P P
Ranap
Case Manager koordinasi dan komunikasi dengan T.S kinerja tetap dipertahankan atau ditingkatkan. komunikasi dan koordinasi dengan T.S untuk P P P P
Membantu proses claim, P.I pasien ranap dan Rajal memaksimalkan keselamatan pasien,
baik, mencegah terjadinya tendensi, membantu mencegah/menghindari tendensi dan komplain,
handling complain, memastikan keselamatan pasien membantu proses RS mendapat haknya
baik, hak RS terpenuhi

Unit Logistik Farmasi koordinasi, dan bertukar informasi dengan ketersediaan obat tercukupi, pengurangan jumlah Komunikasi dengan Staff Apoteker dan Asisten P P P
Staff Logistik, teknis pengadaan barang obat non essensial non klinis Apoteker

obat e-katalog tersedia obat dari prinsipal dengan harga mendekati pencarian dan kerja sama dengan prinsipal, P P
e -katalog harga obat mendekati e katalog

Unit Farmasi Klinis komunikasi dengan Staff Farmasi Klinik respon time dan proses identifikasi baik, kendali Komunikasi dengan Staff Apoteker dan Asisten P P
mengenai kendala dan teknis lapangan mutu kendali biaya Apoteker
 BUSSINESS PROCESS
Bulan
Sasaran Strategi Program Kerja Output Rincian Kegiatan 9 10 11 12
Bussiness Process
Unit Laboratorium komunikasi dengan Staff Laboratorium interpretasi valid Komunikasi dengan Staff Laboratorium, sudah P P
mengenai kendala dan teknis lapangan berjalan MCU
Antisipasi Human Error dan miss SOP (E- efisiensi ATK, validitas perancangan pedoman/kebijakan E- P P
Laboratorium) Laboratorium
Unit Radiologi komunikasi dengan Staff Radiologi mengenai proses identifikasi baik Komunikasi dengan Staff Radiologi (CT sudah P P
kendala dan teknis lapangan berjalan)
Unit Fisioterapi komunikasi dengan Staff Fisioterapi kinerja tetap dipertahankan atau ditingkatkan Komunikasi dengan Staff Fisioterapi P P
mengenai kendala dan teknis lapangan
Unit Gizi komunikasi dengan Staff Gizi mengenai kinerja tetap dipertahankan atau ditingkatkan Komunikasi dengan Staff Gizi P P
kendala dan teknis lapangan
Unit CSSD dan komunikasi dengan Staff CSSD dan Laundry kinerja tetap dipertahankan atau ditingkatkan, Komunikasi dengan Staff CSSD potensi sumber P P
Laundry mengenai kendala dan teknis lapangan, sterilitas optimal, ILO menurun ~ kualitas sterilisasi infeksi
evaluasi proses dan alat sterilisasi optimal

Unit Rekam Medis komunikasi dengan Staff Rekam Medis kinerja tetap dipertahankan, atau ditingkatkan ~ Komunikasi dengan Staff Rekam Medis kendala P P
mengenai kendala dan teknis lapangan respon time, miss identifikasi lapangan
Perspektif Pelanggan
Perspektif Pelanggan
Perspektif Keuangan
Perspektif Keuangan
Terima
Kasih