WINDY SETYAWAN

Halo. Saya bekerja di Lapas Kelas IIA Sidoarjo

Sebagai Penjaga Tahanan

Saya adalah putra kedua dari dua bersaudara. Lahir di Bondowoso 23 tahun yang lalu tepatnya tanggal 10
Mei 1995. Saya suka belajar hal baru dan motto hidup saya adalah:
IF YOU CAN, I CAN.

NIP Alamat E-mail

19950510 201712 1 003 Jl. Kis Mangunsarkoro 93, Bondowoso windsetyawan14@gmail.com

1
OPTIMALISASI PENGGUNAAN SISTEM SURAT MASUK/KELUAR (SISUMAKER)
DENGAN ARSIP DIGITAL SEBAGAI UPAYA PENINGKATAN KOMITMEN MUTU

1/9/2018

Windy Setyawan
Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIA Sidoarjo
PROFIL SATUAN Berlokasi di Jalan Sultan Agung No. 32,
KERJA Kelurahan Magersari, Kecamatan
Sidoarjo, Kabupaten Sidoarjo.

Dibangun sejak tahun 1830 dengan luas

tanah sekitar 9.615 m2 dan luas bangunan
2.778,32 m2 dengan Kapasitas 350 Orang.

Visi
 Menjadi lembaga pemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan dalam pembinaan dan pelayanan

Misi
 Melaksanakan pembinaan kepribadian dan kemandirian

 Melaksanakan pelayanan terhadap masyarakat

The Power of PowerPoint | thepopp.com 3

 Penetapan Isu di Bagian Tata Usaha
Melalui sistem USG

Urgency Seriousness Growth

5 5

4 4 4 4 4 4

3 3 3 3

Kurang optimalnya Kurangnya tertibnya Belum meratanya tingkat Kurang kesadaran pegawai
pengarsipan berkas data Sumber Daya Manusia (SDM)
pengelolaan surat masuk tentang perawatan sarana &
kepegawaian. dalam pelayanan yang berbasis
dan keluar yang berbasis prasarana perkantoran.
Teknologi Informasi.
SISUMAKER 4
The Power of PowerPoint | thepopp.com 5
 FAKTOR PENDORONG PEMILIHAN ISU

Hak Akses

Hak akses bagi petugas tata usaha / kesekretariatan

adalah :
a. Membaca surat masuk dan surat keluar.
b. Penomoran surat.
c. Pendataan surat.
d. Pengiriman surat.
e. Pembubuhan spesimen tanda tangan dan QR Code.
 FAKTOR PENDORONG PEMILIHAN ISU

Kendala

Pada pengelola Akun Tata Usaha, saat dibutuhkan pendistribusian surat

secara mendadak / bersifat Urgent namun pengelola sedang berada di
luar kantor, proses penomorannya terhambat dikarenakan untuk
mengetahui nomor seri surat sebelumnya harus dari buku agenda yang
berada di kantor. Hal ini bertentangan dengan konsep penggunaan
SISUMAKER yang dianggap fleksibel serta tidak sesuai dengan salah
satu Nilai ANEKA ASN yaitu pada poin Komitmen Mutu

???
Kurang optimalnya pengelolaan surat masuk
dan keluar yang berbasis SISUMAKER.

Gagasan Pemecahan Isu:

Inovasi penerapan aplikasi untuk pengagendaan/pengarsipan
digital surat masuk dan surat keluar.

8
 Tahapan Kegiatan

Melakukan Koordinasi #1
Mengajukan Usul rencana yang disampaikan,
memaparkan rencana, meminta saran
masukan, mendokumentasikan

04 – 07 September 2018 #2 Observasi Lapangan

Melakukan kordinasi,melakukan
pendalaman materi, mengumpulkan data.

04 – 07 September 2018
Menyiapkan Aplikasi #3
Melakukan koordinasi, menyiapkan
bahan,menyusun aplikasi,melakukan uji coba,
mendokumentasikan

04 – 07 September 2018 9

Mengadakan Sosialisasi
Melakukan koordinasi, menyiapkan bahan,
menyediakan media sosialisasi, memberikan
sosialisasi,mendokumentasikan
01 – 06 Oktober 2018
Melaporkan Hasil Kegiatan
Melakukan koordinasi, menyiapkan bahan,
menyampaikan hasil kegiatan,meminta masukan
atasan, mendokumentasikan
15 – 20 Oktober 2018
#4 Menerapkan pada SISUMAKER
Menyiapkan bahan,melakukan koordinasi,
melaksanakan penginputan,pengintegrasian
dengan aplikasi yang direncanakan.
#5 10 September – 10 Oktober 2018
#6 Mengadakan Pelatihan
Melakukan koordinasi, menyiapkan media
pelatihan, memberikan pelatihan,
Mendokumentasikan
#7 01 – 13 Oktober 2018
10
 #8 Monitoring dan Evaluasi
Melakukan koordinasi, mengawasi kegiatan, melihat
respon, meminta masukan, mencatat masukan,
melakukan konsultasi, mendokumentasikan
Menyusun Laporan
#9
Aktualisasi 22 – 31 Oktober 2018
Melakukan koordinasi, menyiapkan bahan, menyusun
bahan, membuat laporan, Finishing

01 – 10 November 2018

Mencapai Tujuan

Masyarakat merasa puas, pelayanan pemasyarakatan menjadi lebih efisien,

penerapan nilai-nilai ANEKA, dan semakin majunya Lapas Kelas IIA Sidoarjo.

11
 Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar (SISUMAKER)

Hasil Yang ingin Dicapai

MANUAL

SETELAH ADA
PENGOPTIMALAN
SISUMAKER
Terima Kasih!