AUDIT

SISTEM KEPASTIAN MUTU

 DEFINISI :
 Menurut The International Standard For
Terminology in Quality Management, ISO 8402:
 “Audit mutu merupakan suatu pengujian yang
sistematis dan independent untuk menentukan
apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan
pengaturan yang direncanakan dan apakah
pengaturan yang direncanakan tersebut
diimplemantasikan secara efektif dan cocok
untuk mencapai tujuan.”
 TIPE AUDIT :

Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada

obyek dan tujuan audit :
1. Internal dan Eksternal
Tergantung pada siapa auditornya; audit eksternal
dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan.
Hasil audit sering dibagi oleh perusahaan yang
diaudit dan pelanggan yang melakukan audit.

2. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional

Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor.
 TIPE AUDIT :
3. Garis dasar (baseline) dan reguler
Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif.
Regular audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau
audit ad hoc dengan alasan kerusakan yang banyak,
perubahan-perubahan, dan ketersediaan sumber daya.

4. Khusus dan komprehensif

Audit khusus (special audits), adalah terbatas.
Audit komprehensif (comprehensive audits), mencakup
area-2 lain seperti akuntansi, operasi, pemasaran.
 Pemisahan :
Klien, Auditor & Auditee
Klien; yaitu manajer senior menyewa seorang
auditor eksternal yang diakreditasi untuk
mengaudit sistem mutu seorang pemasok.
 
Auditor; merencanakan dan melakukan audit dan
melaporkan kepada klien.
 
Auditee; adalah orang yang bertanggung jawab
untuk area yang diaudit dan memberikan akses
terhadap bukti yang diperlukan oleh auditor.
Hubungan & Fungsi yang
ditimbulkan dalam audit :
Auditor

Pengesahan Audit

Pertanggung
jawaban
Klien Auditee
 Seorang auditor harus :

1. Mentaati persyaratan-2, yaitu standar audit, dan

berkomunikasi dan mengklarifikasi ini dengan
mitra audit yang lain.
2. Merencanakan dan melaksanakan penugasan audit
dengan baik.
3. Mencatat observasi dan melaporkan.
4. Memverifikasi tindakan korektif
5. Mengamankan dokumen audit
6. memelihara kerahasiaan
7. Bekerjasama dengan auditor yang memimpin.
 Lead auditor harus :

1. Membantu dalam menetapkan rencana audit

2. Mewakili tim audit
3. Menyampaikan laporan audit
 Peranan klien adalah :

1. Menentukan kebutuhan untuk suatu audit dan

memprakarsai audit
2. Menerima laporan audit
3. Menentukan tindak lanjut audit
 Auditee harus :

1. Memberitahu staff mengenai audit

2. memberikan dukungan dan sumber lain
untuk auditor
3. memberikan akses terhadap fasilitas dan
material pembuktian
4. Bekerjasama dengan auditor
5. Melakukan tindakan korektif.
 Manfaat Audit Mutu :

1. Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu

dan standar program mutu.
2. Menilai proses pengambilan keputusan untuk
keabsahan
3. Menilai karakteristik mutu dari produk serta proses
yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau
pendesain melalui pengendalian dari inspeksi reguler.
4. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen
mutu
5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan
pelanggan, dan masalah lain.
 Manfaat Audit Mutu :
6. Memperoleh sertifikasi formal dari program manajemen
mutu
7. Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah mutu,
menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu, dan
menciptakan kesadaran mutu.
8. Menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu terhadap
pemasok atau pelanggan serta memperoleh perlindungan
terhadap tuntutan liabilitas produk (product Liability Claims)
9. Memperkenalkan suatu formalitas yang perlu dan
konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil
10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan teknis.
 Mutu = Ukuran relatif dari ke “ baik” an /
bagus
 Sebuah produk / jasa yang baik / bagus
memenuhi kepuasan pelanggan:
› Mutu rancangan / quality of design yaitu
tampilannya / Feature
› Mutu kesesuaian / quality of conformance yaitu
fungsinya
 Biaya mutu :

1. Biaya pencegahan (prevention cost)

2. Biaya penilaian (appraisal cost)
3. Biaya kegagalan internal (internal failure
cost)
4. Biaya kegagalan eksternal (external failure
cost)
 ISO 10011 menggaris bawahi maksud
dan tujuan dari audit sbb :
1. Menentukan ketidak sesuaian
2. Menentukan efektivitas sistem mutu
3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu
4. Memenuhi persyaratan peraturan
5. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem
mutu
6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu
pemasok
7. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan
sendiri.
 Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil
audit dengan berbagai kepentingan & tujuan:

1. Perusahaan (manajemen puncak), untuk menilai

seberapa mampu jajaran dibawahnya
mengimplementasikan sistem manajemen
kualitas yg telah disepakati & menjadi panduan
operasional perusahaan dalam mencapai tingkat
kualitas yg telah ditetapkan.
2. Pelanggan, untuk mendapatkan kepastian bahwa
produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai
dengan standar kualitas yang disyaratkan.
3. Pemerintah, untuk mendapatkan kepastian bahwa
produk yang dihasilkan & dilepas ke pasar telah sesuai
dg standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah &
aman untuk dikonsumsi/digunakan oleh konsumen.
4. Asosiasi, untuk mendapatkan informasi tentang
bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya
mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu
menghasilkan produk sesuai dengan yg disyaratkan
pelanggannya.
5. Lembaga sertifikasi, untuk menilai kemampuan
perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian
kualitas yg telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi,
sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan
sertifikasi yang telah diberikan.
 Prinsip audit mutu :
1. Auditor harus berkualifikasi dan independen.
2. Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasikan dan
disetujui.
3. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara
memadai.
4. Orang yang bertanggung jawab atas aktivitas yang akan
diaudit harus secara baik dan diberitahukan sebelum
dan sesudah audit.
5. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis.
6. Auditor harus menindaklanjuti (mengaudit kembali)
tindakan perbaikan.
 Prinsip audit mutu :
7. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan
apabila mungkin kuantitatif.
8. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi yang
berjalan.
9. Frekuensi audit harus bervariasi dengan kebutuhan
aktual dan demikian juga intensitas dan luas dari audit.
10. Kertas kerja dan dokumen-2 lain dari audit harus
disimpan dalam bentuk yang baik dan teratur.
11. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak
memihak dan dapat dipercaya (sampel yang cukup
besar).
 Langkah-2 Audit mengadopsi
PDSA (Plan-Do-Study-Act) :
1. Perencanaan audit
2. Pelaksanaan audit
3. Mempelajari hasil audit
4. Tindakan perbaikan
 Lima klausul dari ISO 9001: 2001 memberi rujukan
tentang sistem kepastian kualitas yg meliputi :

1. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas.

2. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen
3. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya
4. Klausul 7 tentang Realisasi Produk
5. Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan
peningkatan
SEKIAN