Manajemen Proyek

NINA HERLINA
1
Objektif

 Memberikan kepahaman tentang perbedaan proyek dan program serta

timbulnya proyek
 Memberikan kepahaman tentang manajemen proyek dan siklus proyek

2
Manajemen

Manajemen adalah proses Merencanakan,

Mengorganisasikan, Memimpin, dan
Mengendalikan kegiatan anggota serta sumber
daya yang lain untuk mencapai sasaran
organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.
H. Koontz (1982)

Proses adalah mengerjakan sesuatu

dengan pendekatan yang sistematis.
Sedangkan sumber daya perusahaan
terdiri dari tenaga, keahlian,
peralatan, dana, dan informasi.

3
Manajemen

Tiga pemikiran manajemen modern :

1. Manajemen Klasik atau Manajemen Fungsional

2. Pendekatan Sistem
3. Pendekatan Contingency (Situasional)

MANAJEMEN MANAJEMEN
KLASIK PROYEK
PENDEKATAN
(manajemen SISTEM (Mengelola
berdasarkan kegiatan yang
fungsi) (manajemen dinamis)
PENDEKATAN
berorientasi ke
CONTINGENCY
totalitas)
(SITUASIONAL)
(manajemen
sesuai situasi)

4
Kegiatan Operasi Perusahaan

Manajemen bukanlah bakat seseorang tetapi suatu kepandaian (skill) yang

dapat dipelajari, yaitu dengan memahami teori serta prinsip-prinsip
dasarnya
Henry Fayol (1841-1925)

5
Kegiatan Operasi Perusahaan

KEGIATAN OPERASI
PERUSAHAAN
a. Merencanakan
b. Mengorganisasikan
1. Teknis 6. Manajemen c. Memimpin
2. Koordinasi dengan Fungsi
d. Staffing
3. Keamanan e. Mengendalikan
4. Keuangan
5. Akuntansi

6
Merencanakan

Memilih dan Menentukan langkah-langkah

kegiatan akan datang yang diperlukan untuk
mencapai sasaran.

7
Mengorganisir

Dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan

dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan
serta sumber daya kepada peserta organisasi agar dapat
mencapai sasaran secara efisien. (pembagian tugas,
tanggungjawab, dan otoritas).

8
Memimpin

 Kepemimpinan adalah aspek yang dalam mengelola suatu

usaha, yaitu mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya
manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela
untuk mencapai tujuan yang telah digariskan. (mengarahkan,
motivasi, pelatihan, penyeliaan, koordinasi dan konsultasi).

9
Mengendalikan

 Menuntun, dalam arti memantau, mengkaji dan bila perlu

mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang
telah ditentukan, hasil-hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur
dan dibandingkan dengan rencana. (dibuat tolok ukur
anggaran, standar mutu, waktu penyelesaian pekerjaan).

10
Prinsip Manajemen Klasik

 Departementalisasi dan Spesialisasi

 Struktur Piramida
 Otoritas dan Rantai Komando
 Pengambilan Keputusan dan Disiplin
 Lini dan Staf
 Hubungan Atasan-Bawahan
 Arus Kegiatan Horisontal
 Kriteria Keberhasilan dan Tujuan

11
Proyek

 Kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya
tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan
jelas.

12
Proyek dan Program

PROYEK tidak sama dengan PROGRAM

 Proyek: Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program,
berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas) dg alokasi
sumber daya ttt & untuk mencapai sasaran yg telah ditetapkan
(indikatornya jelas).

 Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan

tertentu
 PS: Kegiatan yg sdh dilaksanakan Bukan lagi merupakan program
Perbandingan Proyek & Program
Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya
yang diperlukan.
 Program memiliki skala kegiatan yg lebih besar dari pada proyek.
 Program (deretan kegiatannya) dpt dipecah menjadi proyek.
 Persamaannya: Isi dari Program & Proyek adalah Kegiatan yg dilakukan
untuk mencapai tujuan ttt.
STRUKTUR PROYEK

PROGRAM

PROYEK

KEGIATAN= Pekerjaan yg dilakukan untuk mencapai tujuan

Ciri Pokok Proyek

 Memiliki tujuan khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.

 Jumlahbiaya, sasaran jadual serta kriteria mutu dalam proses
mencapai tujuan telah ditentukan.
 Bersifatsementara, dalam arti umumnya dibatasi oleh
selesainya tugas.
 Nonrutin,tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan
berubah sepajang proyek berlangsung.

16
Sasaran dan Kendala

 Anggaran

 Jadwal

 Mutu

17
Perilaku Proyek dan Pengelolaan

A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam

Kurun Waktu yang Relatif Pendek.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan
Waktu Terbatas, (Crash Program).
C. Sifat Kegiatan yang bermacam-macam serta Meliputi
Berbagai Keahlian.
D. Bersifat Multikompleks.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan kadar
Resiko Tinggi.
F. Peserta Mempunyai Multi sasaran yang Sering kali
Berbeda.
18
Ringkasan Perilaku Proyek
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Bersifat dinamis intensitas dan jenis
kegiatan berubah dalam waktu relatif
pendek.
Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran
telah digariskan dengan jelas dalam waktu
terbatas.
Kegiatan bermacam ragam meliputi bermacam keahlian dan
ketrampilan.
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk
Mengatasinya
•Cepat tanggap atas adanya perubahan.
•Metode pemantauan dan pengendalian
harus sensitif.
•Perencanaan dan pengendalian terpadu.
•Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi, dibawah pimpro.
•Agar
pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu
pemakaian bersama (share), digunakan matriks.
19
Ringkasan Perilaku Proyek
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Bersifat multikopleks, Melibatkan banyak peserta
dari luar maupun dari dalam organisasi.
Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko
relatif tinggi.
Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak bidang
atau organisasi.
Organisasi peserta proyek sering mempunyai
sasaran yang sama dan berbeda pada waktu
yang bersamaan.
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan
untuk Mengatasinya
Penanggungjawab tunggal, penekanan pada
koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem
dalam implementasi.
Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak,
digunakan analisa sistem dalam perencanaan.
Untuk memperkecil hambatan birokrasi
diciptakan arus kegiatan dan komunikasi
horisontal.
Bersifat joint venture.
Pendekatan manajemen sistem.
20
Macam-macam Proyek

 Proyek Engineering-Konstruksi
 Proyek Engineering-Manufaktur
 Proyek Penelitian dan Pengembangan
 Proyek Pelayanan Manajemen
 Proyek Kapital

21
Timbulnya Suatu Proyek

 Rencana Pemerintah
 Permintaan Pasar
 Dari dalam Perusahaan yang Bersangkutan
 Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan

22
Tahap Siklus Proyek

 Tahap Konseptual
 Tahap Perencanaan dan Pemantapan (PP)/Definisi
 Tahap Implementasi
 Tahap Operasi atau Utilisasi

23
Grafik Tahapan Proyek

Siklus Proyek
a
Sumber Daya

r day
mbe
su
rl uan
e
Kep

Waktu

KONSEPTUAL PP/DEFINISI IMPLEMENTASI OPERASI

Sasaran Rencana Mobilisasi Perencanaan terinci
Lingkup Kerja Anggaran Engineering Pengendalian
Kelayakan Jadual Pengadaan Kepenyeliaan
Perangkat Konstruksi Demobilisasi
Peserta
24
Manajemen Proyek

“Manajemen Proyek adalah merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan

mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek
yang telah ditentukan. Lebih jauh menggunkan pendekatan sistem dan hirarki (arus
kegiatan) vertikal maupun horizontal”.

25
Batang Tubuh Ilmu Manajemen Proyek

Project Management-Body of Knowledge (PM-BOK)

”Merupakan atribut yang berkaitan dengan konsep dan

prinsip yang spesifik dari profesi yang bersangkutan”.

 PMI (Project Management Institut – US)

 International Project Manajement Association – Eropa
 ENAA (Engineering Advancement Association-Jepang)
 Indonesia ?

26
Struktur PM-BOK
Project Management-Body of Knowledge (PM-BOK)

Ada 8 fungsi PM-BOK menurut PMI

 4 Fungsi Dasar
1. Pengelolaan Lingkup Proyek
2. Pengelolaan Waktu/jadual
3. Pengelolaan Biaya
4. Pengelolaan Kualitas atau mutu
 4 Fungsi Integrasi
1. Pengelolaan Sumber Daya (Manusia dan Non Manusia)
2. Pengelolaan Kontrak dan Pembelian
3. Pengelolaan Resiko
4. Pengelolaan Komunikasi

27
 Body of Knowledge
Prinsip Unik Profesi

Kode Etik
Berkaitan dengan Tingkah Laku
ATRIBUT PIMPINAN
PROYEK ATAU PROFESI
MANAJEMEN PROYEK
Standard of Entry
Standard minimum seorang
PimPro

Organisasi yang Mendukung

Sebuah organisasi yang
mendukung profesi Pim Pro
Pengalaman menunjukan bahwa :
Para Pimpro dan pelaku proyek tidak mempunyai
persiapan untuk mengelolah atau menduduki jabatan
proyek,

Biasanya persoalan berasal dari pucuk pimpinan

perusahaan, dengan menunjuk seseorang sebagai
penanggung jawab proyek (Non-Project Oriented
Company) dengan alasan sebagai berikut :

• Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup

Proyek
• Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan
• Manager lini yang berpengalaman yang mampu
memecahkan masalah managerial
• Memiliki indikasi bersedia menghadapi tantangan
Project Management Skills
TUGAS

 BIKIN PERENCANAAN MANAGEMEN PROYEK DI BIDANG YANG SAUDARA SUKAI