MANAJEMEN DATA

BAGI SUPERVISOR

Direktorat Pelaporan dan Statistik

2023
SIAPA SUPERVISOR ? Siapa saja yang bisa menjadi SUPERVISOR?
seseorang yang menjalankan fungsi : 1. Pejabat Fungsional Penyuluh KB atau
 Pengorganisasian, Pengelolaan,
2. Petugas Lapangan KB PNS/Non PNS atau
3. Pembantu Pembina KB Desa/Kelurahan (PPKBD)
Pembinaan dan Pengawasan terhadap
atau
kader pendata; serta
4. Petugas Desa/Kelurahan yang terlatih atau
 Memastikan data yang terkumpul di tingkat
5. Mitra kerja terkait lainnya
Desa/Kelurahan telah BENAR dan
LENGKAP
ditetapkan dengan
SK OPD KB Kabupaten/Kota

ditunjuk oleh
Manajer Pengelola

2
KEDUDUKAN SUPERVISOR
• Supervisor berada di tingkat
OPD-KB desa/kelurahan
Kabupaten/Kota
PENANGGUN PELAKSAN • Supervisor bertanggungjawab atas
G JAWAB Manajer A
Pengelolaan MANAJER Ka. UPT/ PPLKB/
kinerja kader pendata
Camat KECAMAT DATA Koordinator PLKB
AN KECAMAT Balai Penyuluhan
• berkewajiban melaporkan
Supervisor
AN KB perkembangan pelaksanaan
Kepala DESA/ PKB/PLKB pendataan keluarga kepada manajer
Desa/Lurah KELURAH pengelolaan dan manajer data
AN
tingkat kecamatan dan
Kepala
TIM
penanggungjawab wilayah
Dusun/ Kader
PENDATA
Ketua Pendata • Penanggungjawab wilayah di
 
RW tingkat desa/kelurahan adalah kepala
Ketua
RT
desa/ lurah
  3
Fungsi dan Tugas Pokok
PENGORGANISASIAN dan PENGELOLAAN
pelaksanaan pendataan keluarga di
desa/kelurahan

VERIFIKASI dan VALIDASI formulir

terisi hasil pendataan oleh kader

RECEIVING (penerimaan) dan

BATCHING (pengelompokan formulir
berdasar satuan wilayah terkecil)

melaporkan PERKEMBANGAN
PELAKSANAAN PENDATAAN KELUARGA
kepada manajer pengelolaan dan manajer
data tingkat kecamatan
“ Langkah Menjadi
Supervisor
Handal

5
7P pada Wilayah Berbasis
Formulir (Paperbased)

Penggunaan smartphone pada pengumpulan data dapat meringkas dari 7 langkah menjadi 5
langkah yaitu: Pahami, Pengorganisasian, Pendampingan, Pemeriksaan dan Pelaporan

6
 1 PAHAMI
Pelajari dengan seksama:
Tugas dan Fungsi
Supervisor

Tugas dan Fungsi Definisi Operasional,

Kader Pendata cara pengisian dan
pemeriksaan formulir

Buku panduan menjadi Pada wilayah berbasis smartphone,

supervisor handal pelajari cara penggunaan aplikasi
PK2021 dan web portal monitoring
pelaksanaan pemutakhiran PK2023
7
 2 PENGORGANISASIAN B. PENYIAPAN DAN
PENDISTRIBUSIAN SAPRAS
A. PEMBAGIAN TUGAS TIM  Siapkan formulir sesuai dengan target KK
 Sesuaikan jumlah kader pendata dengan untuk masing-masing kader pendata.
memperhatikan target KK yang akan didata  Catat tanggal pendistribusian dan jumlah
dan jangka waktu pengumpulan data formulir yang diserahkan ke masing-
 Pastikan beban kerja setiap kader sesuai masing kader.
dengan kemampuan kader.  Hitung ulang jumlah formulir bersama
 Diskusikan dengan kader pendata tentang kader saat serah terima formulir.
batas wilayah yang akan didata oleh masing- • Distribusikan sarana prasarana (Pemutakhiran PK Kit, Formulir
masing kader. Rekapitulasi) dan kode wilayah yang didapat dari Manajer
Pengelolaan Kecamatan.
 Upayakan 1 RT hanya didata oleh 1 kader
pendata. • Pada wilayah berbasis smartphone, distribusikan username dan
 Pastikan tidak ada dua atau lebih kader password aplikasi input Pemutakhiran PK2023
mendata KK yang sama C. KOORDINASI
 Buat jadwal pelaksanaan lapangan agar
target KK terdata terpenuhi selama jangka Koordinasi dengan Kepala Desa/Lurah, Ketua RW dan Ketua RT untuk:
- Melaporkan pelaksanaan pendataan keluarga
waktu pengumpulan data yang ditentukan. - Mengkonfirmasi target jumlah KK per desa/kelurahan, per RW dan per RT
8
 Tabel Pembagian Tugas dan
Distribusi Penerimaan Formulir Terisi
Contoh Tabel Pembagian Tugas Tim

Contoh Tabel Distribusi Formulir dan Penerimaan

Formulir Terisi

9
Pelaksanaan Pendataan 3 PENDAMPINGAN
• Mendampingi kader pendata dalam membuat sket peta keluarga sesuai Meminimalisir Kesalahan
dengan pembagian wilayah pendataan keluarga
* Listing/sket peta dibuat berdasarkan satuan wilayah RT Supervisor membantu menyelesaikan
* Pastikan seluruh kader pendata membuat sket peta keluarga dari wilayah masalah yang dialami oleh kader dan
yang akan di data memberikan jalan keluar jika ada
* Pastikan pemberian nomor urut keluarga sudah benar dan sesuai permasalahan dengan mengacu pada :
ketentuan
•  buku panduan atau
Mengawasi dan memantau kader pendata selama pendataan keluarga.
Supervisor HARUS mendampingi kader pendata saat awal mulai  contoh penyelesaian permasalahan
mendata; min. 2 KK untuk setiap kader di dalam tim. Hal-hal yang yang diajarkan saat orientasi atau
harus dipantau:  mencari solusi melalui forum
 Kejelasan dalam bertanya komunikasi WAG tingkat kecamatan
 Kepatuhan dalam mengikuti alur pertanyaan dan cara pengisian
formulir
 Perkembangan KK terdata
• Melakukan pertemuan rutin minimal seminggu sekali dengan seluruh
kader pendata yang ada dalam timnya 10
 4 Penerimaan Pemeriksaan
5
PENERIMAAN BUNDEL FORMULIR HASIL PENDATAAN

 Hitung jumlah formulir terisi yang telah  Lakukan pengecekan kebenaran dan
diterima dari kader lalu crosscheck dengan kelengkapan data F/I/PEMUTAKHIRAN-
data target KK PK/23 yang didapat dari kader pendata.
 Periksa formulir rekapitulasi RT apakah
 Catat jumlah penerimaan formulir terisi dari
sudah terisi dengan benar dan lengkap
kader.

!!! data sudah clean (bersih) di

lapangan
11
TATA CARA UMUM
PEMERIKSAAN

TANDAI jika TANDAI dan Tugaskan kader untuk melakukan

ditemukan kesalahan PISAHKAN formulir KUNJUNGAN ULANG jika terdapat
pengisian yang terdapat pertanyaan yang tidak diisi sesuai
/ketidakkonsistenan/ kesalahan (sesuai alur pertanyaan/ tidak konsisten/tidak
ketidakwajaran wilayah wajar

*) Catatan :
Pada wilayah berbasis smartphone, supervisor cukup memeriksa data hasil pendataan keluarga melalui
aplikasi portal pemantauan Pemutakhiran PK 2023
12
 Bagaimana dan Apa yang
harus diperiksa?

 Pastikan formulir telah diisi dengan LENGKAP sesuai alur pertanyaan, JELAS dan
MUDAH TERBACA
 Periksa formulir secara TELITI mulai dari pengisian Kode Wilayah di blok Kependudukan
 Perbaiki tulisan kurang jelas
 Periksa konsistensi isian antar variable
 Periksa kewajaran isi
 Pastikan semua pertanyaan telah diisi mengikuti alur yang benar
 Periksa apakah :
• Ada pertanyaan yang seharusnya tidak berlaku pada keluarga tersebut namun diisi
• Ada pertanyaan yang seharusnya berlaku pada keluarga tersebut namun tidak diisi.

PERIKSA KODE WILAYAH, TIDAK BOLEH KOSONG. UNTUK KELUARGA > 7 ANGGOTA, PASTIKAN
KODE WILAYAH SAMPAI DENGAN NO URUT KELUARGA JUGA DIISI PADA FORMULIR
13
 6 PENGELOMPOKAN
Menyusun Formulir Bersama kader, Formulir disusun Satukan formulir KK dengan jumlah anggota keluarga > 7 (karena
berdasar no urut KK menggunakan 2 atau lebih lembar formulir)

BUNDEL FORM
Supervisor melakukan
pengelompokkan formulir
terisi (batching) Pastikan kader melakukan
bundel formulir per RT dan di
berdasarkan satuan atasnya diberikan formulir
wilayah
rekapitulasi RT
(rek.RT/F/I/Pemutakhiran-PK/23
) sebagai identitas RT.
Rek.Dus/F/I
/Pemutakhiran-PK/23
Buat dan tandatangani
rekapitulasi hasil Pendataan
Keluarga tingkat Dusun/RW
menggunakan
(Rek.Dus/F/I/Pemutakhiran-
PK/23) untuk digabungkan
bersama seluruh bundel data
keluarga per RT
Rek.Des/F/I/
Pemutakhiran-PK/23
Buat dan tandatangani
rekapitulasi hasil Pendataan
Keluarga tingkat
Desa/Kelurahan bersama
Kepala Desa/Lurah
menggunakan
(Rek.Des/F/I/Pemutakhiran-
PK/23).

14
PROSES PENERIMAAN, PENGELOMPOKAN DAN
PEMERIKSAAN FORMULIR OLEH SUPERVISOR
KADER SUPERVISOR
PENGIRIMAN HASIL
PENDATAAN

1. Penerimaan
2. Pemeriksaan Formulir
TIDAK OKE/TIDAK SESUAI 3. Pengelompokkan/
batching
Pendataan ulang
OK

MANAJER DATA
15
7 PELAPORAN KE MANAJER DATA
SUPERVISOR MANAJER
DATA
PENGIRIMAN HASIL
PENDATAAN  Melaporkan perkembangan
pelaksanaan pendataan di tingkat
desa/kelurahan secara berkala,
minimal Setiap jumat selama
pelaksanaan pendataan keluarga
melalui web portal Pemutakhiran
BUNDEL DESA PK-23
+  Bagi supervisor yang memiliki
Formulir Rekapitulasi
RW hambatan dalam akses
+ internet, melaporkannya pada
FORMULIR
REKAPITULASI DESA manajer data kecamatan.

16
THANKS!

17