PANDUAN MANAJEMEN DATA

PENDATAAN KELUARGA 2021

BAGI SUPERVISOR
 ditetapkan dengan
SIAPA SUPERVISOR ?
SK OPD KB
seseorang yang menjalankan fungsi : Kabupaten/Kota
 Pengorganisasian, Pengelolaan,
Pembinaan dan Pengawasan
terhadap kader pendata ;serta ditunjuk oleh
Manajer Pengelolaan
 Memastikan data yang terkumpul
di tingkat Desa/Kelurahan telah
BENAR dan LENGKAP.

Siapa saja yang bisa menjadi SUPERVISOR?

1. Pejabat Fungsional Penyuluh KB atau
2. Petugas Lapangan KB PNS/Non PNS atau
3. Pembantu Pembina KB Desa/Kelurahan (PPKBD)
atau
4. Petugas Desa/Kelurahan yang terlatih atau
5. Mitra kerja terkait lainnya
 KEDUDUKAN SUPERVISOR

OPD-KB Kabupaten/Kota • Supervisor berada di tingkat

PENANGGUNG PELAKSANA
desa/kelurahan.
JAWAB
Manajer • Supervisor bertanggungjawab atas
Ka. UPT/PPLKB/Koordinator
Camat Pengelolaan
PLKB
kinerja kader pendata
KECAMATAN MANAJER DATA
Balai Penyuluhan KB
KECAMATAN • berkewajiban melaporkan
perkembangan pelaksanaan
Supervisor
Kepala Desa/Lurah
DESA/KELURA
PKB/PLKB pendataan keluarga kepada manajer
HAN pengelolaan dan manajer data
tingkat kecamatan dan
Kepala Dusun/ penanggungjawab wilayah
Ketua RW TIM PENDATA Kader Pendata
Ketua RT  
• Penanggungjawab wilayah di
  tingkat desa/kelurahan adalah kepala
desa/ lurah
Fungsi dan Tugas Pokok
PENGORGANISASIAN dan
PENGELOLAAN pelaksanaan
pendataan keluarga di desa/kelurahan

VERIFIKASI dan VALIDASI formulir terisi

hasil pendataan oleh kader

RECEIVING (penerimaan) dan BATCHING

(pengelompokan formulir berdasar
satuan wilayah terkecil)

melaporkan PERKEMBANGAN
PELAKSANAAN PENDATAAN KELUARGA
kepada manajer pengelolaan dan manajer
data tingkat kecamatan.
Langkah
Menjadi
Supervisor
Handal
5
7P pada Wilayah Berbasis
Formulir (Paperbased)

Penggunaan smartphone pada pengumpulan data dapat

meringkas dari 7 langkah menjadi 5 langkah yaitu: Pahami,
Pengorganisasian, Pendampingan, Pemeriksaan dan
Pelaporan

6
 1 PAHAMI
Our Services
Our Services

Pelajari dengan seksama:

Tugas dan Fungsi Tugas dan fungsi
01 Supervisor 02 kader pendata
01
Definisi Operasional,
03 Buku panduan menjadi
supervisor handal 04 cara pengisian dan
PK2021 pemeriksaan formulir
Pada wilayah berbasis
05 smartphone, pelajari cara
penggunaan aplikasi dan
web portal monitoring
pelaksanaan PK2021.
 2 PENGORGANISASIAN
A. KOORDINASI
Mengkoordinasikan perencanaan
pelaksanaan Pendataan Keluarga
bersama pihak terkait kepada
Kepala Desa atau Lurah
B. TUNJUK KADER
Lorem  Tunjuk kader pendata
 Serahkan daftar kader pendata
Ipsum kepada Manajer Pengelolaan
untuk dibuatkan SK Kader
Pendata oleh Kepala OPD KB
kabupaten dan kota

C. BUAT RENCANA
D. DISTRIBUSI Lorem Lorem KERJA
SARPRAS Ipsum Ipsum Membuat rencana pembagian tugas
atau beban kerja setiap kader
Mendistribusikan sarana dan
prasarana
 B. TUNJUK KADER
Kriteria Kader Pendata
▰ Pendidikan diutamakan SLTA
▰ Mengenal dan dikenal masyarakat
▰ Mampu berkomunikasi dengan baik
▰ Diutamakan berasal dari wilayah yang akan didata
▰ Bisa baca dan tulis
▰ Diutamakan memiliki pemahaman dasar tentang
Program Banggakencana
▰ Memiliki dan terbiasa menggunakan smartphone
berbasis android bagi kader yang mendata dengan
smartphone.

9
 C. BUAT RENCANA KERJA
i. Membuat rencana pembagian tugas atau beban kerja setiap
kader

01. Sesuaikan jumlah 02. target KK yang akan

kader pendata dengan didata tingkat
memperhatikan : desa/kelurahan didapat
target KK yang akan 01 02 dari manajer
didata dan jangka pengelolaan.
waktu pengumpulan
data.

03. Pastikan beban kerja

06. Pastikan tidak ada 06 03 setiap kader sesuai
dua atau lebih kader dengan kemampuan
mendata KK yang sama kader.

05 04 04. Diskusikan dengan

05. Upayakan 1 RT kader pendata tentang
hanya didata oleh 1 batas wilayah yang akan di
kader pendata. data oleh masing- masing
kader.
C. BUAT RENCANA KERJA
ii. Menyusun jadwal waktu pengumpulan data
 D. DISTRIBUSI SARPRAS
• Distribusikan sarana
prasarana (PK Kit, Formulir
Rekapitulasi) dan kode
wilayah yang didapat dari
Manajer Pengelolaan
Kecamatan.
• Pada wilayah berbasis
smartphone, distribusikan
username dan password
aplikasi input PK2021
• Siapkan formulir sesuai dengan
target KK untuk masing-masing
kader pendata (Langkah ini tidak
berlaku untuk wilayah berbasis
smartphone)
• Catat tanggal pendistribusian
dan jumlah formulir yang
diserahkan ke masing-masing
kader.
• Hitung ulang jumlah formulir
bersama kader saat serah terima
formulir. 12
 Tabel Pembagian Tugas
dan Distribusi Penerimaan
Formulir Terisi
Contoh Tabel Pembagian Tugas Tim

Contoh Tabel Distribusi Formulir dan

Penerimaan Formulir Terisi
 3 PENDAMPINGAN
• Membuat List Keluarga yang akan didata di masing-
masing wilayahnya bersama kader berdasarkan daftar target Meminimalisir Kesalahan
sasaran KK dari Manajer Pengelolaan
Supervisor membantu
• Mengawasi dan memantau kader pendata selama menyelesaikan masalah yang
pendataan keluarga. Supervisor HARUS mendampingi dialami oleh kader dan memberikan
kader pendata saat awal mulai mendata; min. 2 KK untuk jalan keluar jika ada permasalahan
setiap kader di dalam tim. Hal-hal yang harus dipantau: dengan mengacu pada :
 Kejelasan dalam bertanya  buku panduan atau
 Kepatuhan dalam mengikuti alur pertanyaan dan cara  contoh penyelesaian
pengisian formulir permasalahan yang diajarkan saat
 Perkembangan KK terdata orientasi atau
• Melakukan pertemuan rutin minimal seminggu sekali  mencari solusi melalui forum
dengan seluruh kader pendata yang ada dalam timnya komunikasi WAG tingkat
kecamatan
 4 Penerimaan
PENERIMAAN BUNDEL FORMULIR
HASIL PENDATAAN
 Hitung jumlah formulir terisi
yang telah diterima dari kader
lalu crosscheck dengan data
target KK
 Catat jumlah penerimaan
formulir terisi dari kader.
5 Pemeriksaan
 Lakukan pengecekan kebenaran
dan kelengkapan data F/I/PK/21
yang didapat dari kader pendata.
 Periksa formulir rekapitulasi RT
apakah sudah terisi dengan benar
dan lengkap
!!! data sudah clean (bersih) di
lapangan
TATA CARA UMUM PEMERIKSAAN
TANDAI jika ditemukan
kesalahan pengisian
/ketidakkonsistenan/
ketidakwajaran

TANDAI dan PISAHKAN

formulir yang terdapat
kesalahan (sesuai wilayah).
*) Catatan :

Tugaskan kader untuk Pada wilayah berbasis

melakukan KUNJUNGAN smartphone, supervisor
ULANG jika terdapat cukup memeriksa data
hasil pendataan keluarga
pertanyaan yang tidak diisi
melalui aplikasi portal
sesuai alur pertanyaan/ pemantauan PK 2021 pada
tidak konsisten/tidak wajar. menu monitoring data
anomali.

www.presentationgo.com
Bagaimana dan Apa yang harus diperiksa?
Pastikan formulir telah
diisi dengan LENGKAP
sesuai alur pertanyaan,
JELAS dan MUDAH
TERBACA
Periksa formulir secara
TELITI mulai dari pengisian
Kode Wilayah, blok
Kependudukan, KB sampai
blok Pembangunan
Keluarga
Periksa konsistensi isian
antar variabel
www.presentationgo.com
Pastikan semua pertanyaan
telah diisi mengikuti alur
yang benar
Periksa apakah :
 Ada pertanyaan yang
seharusnya tidak berlaku
pada keluarga tersebut
namun diisi
 Ada pertanyaan yang
seharusnya berlaku pada
keluarga tersebut namun
tidak diisi.
6 PENGELOMPOKKAN
BUNDEL FORM Rek.Dus/F/I/PK/21 Rek.Des/F/I/PK/21
Buat dan tandatangani
Pastikan kader rekapitulasi hasil Buat dan tandatangani
melakukan bundel Pendataan Keluarga rekapitulasi hasil
formulir per RT dan di tingkat Dusun/RW Pendataan Keluarga
atasnya diberikan menggunakan tingkat Desa/Kelurahan
formulir rekapitulasi (Rek.Dus/F/I/PK/21) bersama Kepala
RT (rek.RT/F/I/PK/21) Desa/Lurah
untuk digabungkan
sebagai identitas RT. menggunakan
bersama seluruh bundel
(Rek.Des/F/I/PK/21).
data keluarga per RT

Supervisor melakukan pengelompokkan formulir terisi

(batching) berdasarkan satuan wilayah
 PROSES PENERIMAAN,PENGELOMPOKAN DAN PEMERIKSAAN
FORMULIR OLEH SUPERVISOR

KADER SUPERVISOR
PENGIRIMAN HASIL
PENDATAAN

1. Penerimaan
2. Pemeriksaan Formulir
TIDAK OKE/TIDAK SESUAI 3. Pengelompokkan/
batching
Pendataan ulang
OK

MANAJER DATA
 7 PELAPORAN KE MANAJER DATA
SUPERVISOR MANAJER
PENGIRIMAN HASIL DATA
PENDATAAN

BUNDEL DESA
+
Formulir  Melaporkan perkembangan pelaksanaan
Rekapitulasi RW
+ pendataan di tingkat desa/kelurahan secara
FORMULIR berkala, minimal satu minggu sekali selama
REKAPITULASI pelaksanaan pendataan keluarga melalui
DESA web portal PK2021.
 Bagi supervisor yang memiliki hambatan
dalam akses internet, melaporkannya pada
manajer data kecamatan.
  20
TERIMA KASIH