PENGORGANISASIAN LAPANGAN

BERENCANA ITU KEREN

 STRUKTUR TIM MANAJEMEN DATA
DITLAPTIK Manajer Data
Pusat

Ditlaptik + Dittekda + Tim Tim Teknis

Manajemen Data Terpadu Helpdesk TI

Datin Provinsi
Manajer Data Manajer Data Manajer Data
Provinsi Provinsi Provinsi
Tim Posko/ Manajemen
Data Terpadu
Manajer Data
Bidang Data Kab/Kota
Kabupaten

Manajer Data
Kecamatan

Supervisor desa/kelurahan
 BENTUK JARINGAN KOMUNIKASI
MANAJEMEN DATA MELALUI MEDIA WAG/TELEGRAM/LAINNYA

Anggota Admin Anggota Admin

PROVINSI Anggota
KECAMATAN
• Tim Manajemen • Manajer Data &
• Tim Manajemen • Kader
Data Provinsi Manajer • SUPERVISOR
Data kab/kota Pendata
Pengelolaan
DESA
PUSAT KABUPATEN Anggota (SUPERVISOR)

Admin Anggota Admin Admin

BERENCANA ITU KEREN

 MANAJEMEN DATA DI LAPANGAN :
TUGAS KRUSIAL
MANAJER DI TINGKAT KECAMATAN
(MANAJER PENGELOLAAN DAN MANAJER DATA)

BERENCANA ITU KEREN

 MANAJER PENGELOLAAN
PENGELOLAA
N
PEMBINAAN

KOORDINASI

PENGAWASA
N

• Kriteria : menguasai kemampuan manajerial dan

• Siapa saja yang bisa menjadi Manajer
kepemimpinan.
Pengelolaan ?
• Ditunjuk, ditugaskan dan ditetapkan melalui SK yang 1. Kepala UPT; atau
dikeluarkan PD KB Kabupaten dan Kota; 2. Penyuluh KB; atau
c
3. Petugas Lapangan KB PNS/Non PNS;
atau
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
 TUGAS POKOK MANAJER PENGELOLAAN

01 Mengkoordinasikan perencanaan pelaksanaan Pemutakhiran

PK-22

02 Melakukan Pengorganisasian Lapangan

Pemutakhiran PK-22

03 Melakukan pengelolaan administrasi, distribusi sarana

dan prasarana;

04 Melakukan pembinaan, pemantauan, evaluasi dan pengawasan

pelaksanaan Pemutakhiran Pendataan Keluarga

c
05 Melakukan persetujuan/approval terhadap data yang
akan dikirim ke server

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 MANAJER DATA
PEMERIKSAAN PENGOLAHAN

ANALISIS
PENGUMPULAN

MANAJEMEN
• Siapa saja yang bisa menjadi Manajer
DATA
Data ?
1. Kepala UPT; atau
2. Penyuluh KB; atau
• Kriteria : menguasai Teknologi Informasi dan
3. Petugas Lapangan KB PNS; atau
diutamakan menguasai dasar-dasar analisis
4. Petugas Lapangan KB Non PNS; atau
• ditunjuk oleh Manajer Pengelolaan, untuk 5. Petugas Kecamatan terlatih;
kemudian ditetapkan oleh OPD KB Kabupaten dan 6. Mitra kerja terkait lainnya
Kota melalui Surat Keputusan;
c

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 TUGAS POKOK MANAJER DATA
01 PERAPIHAN MASTER WILAYAH
06 Mengkoordinir proses penginputan data yang dilakukan
oleh tim pengolah data

Melakukan monitoring data indikator strategis melalui

02 registrasi supervisor dan kader pendata

07 aplikasi berbasis web portal
Pemutakhiran PK-22

memberikan umpan balik kepada supervisor jika ditemukan

03 ENTRY TARGET KK PER RT

08 ketidak sesuaian data untuk dilakukan perbaikan atau
kunjungan ulang oleh kader pendata

Melaporkan perkembangan pelaksanaan pengumpulan

04 Menerima dan memeriksa formulir hasil Pemutakhiran PK

22 dari supervisor 09 pengolahan data hasil
Pemutakhiran Pendataan Keluarga serta bersinergi dengan
manajer Pengelolaan

Memberikan informasi dan solusi terkait permasalahan

10
Membentuk tim pengolah data dengan mempertimbangkan
05 c jumlah pengolah data dengan jumlah data yang diolah
serta jangka waktu pelaksanaan yang ditetapkan.
penggunaan smartphone dan
aplikasi pengolahan data

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 PERSIAPAN

BERENCANA ITU KEREN

c

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 TUGAS MANAJER DATA PADA TAHAP
PERSIAPAN
Dilakukan Sebelum
Pemutakhiran PK22

Registrasi Dan Perapihan Entri target KK yang akan DILAKUKAN

Databasis Wilayah didata (per RT) MELALUI
APLIKASI
PORTAL
PEMUTAKHIRAN
PK 22
Registrasi Supervisor Dan Membentuk tim pengolah
Kader Pendata data

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 Registrasi Dan Perapihan
Databasis Wilayah
 PASTIKAN SELURUH WILAYAH TELAH TERDAFTAR DALAM APLIKASI PORTAL
 PASTIKAN KODE WILAYAH TELAH SESUAI

Entri target KK yang akan

didata (per RT)

 Entri jumlah “maksimal total target kk kecamatan”

 Pastikan seluruh wilayah yang akan di data telah terentri target kk per rt nya, jika tidak maka wilayah
tersebut tidak akan dapat diinput datanya
 Manajer data dapat mengelola target kk per wilayah jika ditemukan ketidaksesuaian selama pendataan
 Jika terjadi perubahan target kk antar wilayah maka pastikan jumlah tidak boleh melebihi total target kk
kecamatan yang disepakati
 Perubahan total target kecamatan sepenuhnya menjadi wewenang admin provinsi, laporkan jika akan
merubah total target kecamatan
c

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 Registrasi Supervisor Dan
Kader Pendata

 Manajer data melakukan entri data supervisor berdasarkan pembagian

desa/kelurahan , proses entri hanya berupa melengkapi/mengupdate Membentuk tim pengolah
data
identitas supervisor pada username supervisor yang telah digenerate oleh
admin pusat
 pada saat pendaftaran supervisor pada aplikasi portal, manajer data
sekaligus menandai desa sesuai dengan metode pendataanya Ditetapkan melalui Surat Keputusan

(smartphone atau Formulir) PD KB Kabupaten dan Kota

 Manajer data membuat user bagi kader pendata dan sesuai pembagian Mempertimbangkan : jumlah

wilayah yang akan didata oleh masing-masing kader pendata pengolah data dengan jumlah data

 Pastikan NAMA kader pendata sesuai dengan yang terdaftar pada SK yang diolah serta jangka waktu

pengorganisasian  terkait syarat pembayaran operasional juga pelaksanaan pendataan keluarga

melampirkan detail KK yang didata pendata yg dapat di print dari aplikasi

c
portal (menu monitoring status pendataan (detail))
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
 IDENTITAS SDM PK 21
PORTAL PK21 PORTAL PK22
1 USERNAME 1 USERNAME 1. MANAJER PENGELOLAAN,
2 NAMA LENGKAP 2 NAMA LENGKAP
3 EMAIL 3 NIK
4 NO TELEPON 4 ROLE/JABATAN
2. MANAJER DATA ,
5 STATUS :
1. PNS 3. SUPERVISOR
2. PPPK
5 ROLE 3. Bukan PNS 4. KADER PENDATA
6 WILAYAH 6 NPWP
7 NIK 7 NAMA IBU KANDUNG 5. OPERATOR PENGOLAH DATA
8 ALAMAT 8 NO TELEPON/HP
9 EMAIL
10 ALAMAT
11 WILAYAH

IDENTITAS PELAKSANA KEGIATAN

DAN PENGELOLA KEUANGAN 1
PORTAL PK22
USERNAME
2 NAMA LENGKAP
1. PELAKSANA KEGIATAN,
3 NIK
2. PPK 4 ROLE/JABATAN
3. BPP 5 NPWP
c 6 NO TELEPON/HP
7 EMAIL
8 ALAMAT
9
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan WILAYAH
dan KB
04
MANAJEMEN DATA
BERBASIS FORMULIR

BERENCANA ITU KEREN

 ALUR PENCATATAN DAN PELAPORAN
1
Pengumpulan Data Keluarga
Kader
pendata
2 Pelaporan ke supervisor

*)
Pengawasan
3 Penerimaan, Pengelompokan dan
pemeriksaan formulir terisi JIKA DITEMUKAN
Supervisor KETIDAK-SESUAIAN
Manajer PADA SAAT
Pengelolaan Pelaporan ke manajer Data PEMERIKSAAN,
SUPERVISOR
MEMINTA KADER
: PELAKSANA UNTUK
MEMPERBAIKI/
: PROSES 4 Pengolahan Data
KUNJUNGAN
Manajer ULANG
*)
c Data
Pemberian Umpan Balik

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 PELAKSANAAN MANAJEMEN DATA
OLEH MANAJER DATA

BERENCANA ITU KEREN

 PENGUMPULAN/PENERIMAAN
PELAPORAN FORMULIR DARI SUPERVISOR)

CEK FORMULIR dari SPV HUBUNGI SPV

01  Formulir sudah dikelompokkan dengan Hubungi supervisor agar kader
benar pendata melakukan kunjungan 02
 Semua formulir lengkap terisi sesuai alur ulang untuk memperbaiki formulir
pertanyaan yang tidak lengkap terisi

UMPAN BALIK EVALUASI CAKUPAN

KE MANAJER PENGELOLAAN  Evaluasi cakupan KK terdata
04
c  Laporkan seluruh progress dibandingkan dengan target KK 03
 Hubungi SPV jika cakupan tidak
pengumpulan data kepada manajer
pengelolaan sesuai target
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
 PENGOLAHAN DATA (paperbased))
INPUT DATA DI KEC
 Balai Penyuluhan
 atau tempat yang dijadikan
Posko PK 2021 di tingkat
kecamatan
INPUT DATA DI KAB/KOTA
HANYA JIKA :
 sarana dan prasarana maupun
SDM tidak mendukung
SYARAT :
LAIN-LAIN TERKAIT
 surat ketidaksanggupan yang PROSES INPUT :
ditandatangani dan diketahui
 Wajib menggunakan aplikasi yang telah disediakan BKKBN
oleh camat  Manajer Data mengkoordinasikan pelaksanaan peng-inputan
data oleh tim pengolah data
 Kembalikan formulir kepada supervisor untuk dilakukan
kunjungan ulang oleh kader pendata jika ditemukan
ketidakwajaran saat proses pengolahan data.
 Formulir yang sudah diinput dikelompokkan kembali
berdasarkan satuan wilayah untuk memudahkan penelusuran
data
 Manajer Data memastikan rekap RT diinput kedalam
aplikasi portal
c  Manajer Data Memberikan informasi dan solusi terkait
permasalahan penggunaan smartphone dan aplikasi
pengolahan data (posko/helpdesk)
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
MANAJEMEN DATA
BERBASIS SMARTPHONE

BERENCANA ITU KEREN

 PERBEDAAN DENGAN MANAJEMEN DATA
BERBASIS FORMULIR
Kader Mengumpulkan

1 data dengan menggunakan

aplikasi berbasis
smartphone

Pengiriman bundel
2 formulir tingkat RT – RW
– desa - kecamatan
Penerimaan dan
Pengelompokan
3 formulir
supervisor
oleh
dan
manajer data
Kader langsung

4 mendapatkan
feedback tentang
data yang dikirim
Fungsi

5
c supervisor
berkurang dari
7P menjadi 5P
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
 PROSES MANAJEMEN DATA BERBASIS
SMARTPHONE
Server
Couch DB
pusat

START Approval
PENDATAAN Manajer Pengelolaan
OLEH KADER OK
Pemeriksaan
Formulir

kader Isian formulir tidak

Pendataan Ulang sesuai/ tidak Manajer
Supervisor Data
wajar/anomali
c

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

PEMERIKSAAN DATA DAN PEMBERIAN UMPAN BALIK)
1. Periksa data hasil pendataan keluarga yang telah diinput
(smartphone & paperbased) dengan melihat menu
monitoring pada web portal PK2021;

2. Umpanbalikkan kepada supervisor jika ditemukan data

tidak valid maupun data anomali (kunjungan ulang /
verifikasi data kembali)

3. Jika data selesai diperiksa dan sudah clean  buat

laporan hasil pengolahan data dan sampaikan kepada
manajer pengelolaan untuk dilakukan approval.

PEMBERIAN UMPAN BALIK OLEH MANAGER DATA :

1) Manajer Data meng-update perkembangan jumlah KK terdata pada web portal
PK2021 (khusus desa/kel paperbased);
2) Manajer Data melaporkan perkembangan jumlah KK terdata kepada Manajer
c Pengelolaan secara berkala dan diumpanbalikkan kepada Supervisor untuk dapat
menyelesaikan target pengumpulan data
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
 MANAJEMEN DATA DI LAPANGAN :
SUPERVISOR DI TINGKAT DESA

BERENCANA ITU KEREN

 ditetapkan dengan
SIAPA SUPERVISOR ?
SK OPD KB
seseorang yang menjalankan fungsi : Kabupaten/Kota
 Pengorganisasian, Pengelolaan,
Pembinaan dan Pengawasan
terhadap kader pendata ;serta ditunjuk oleh
Manajer Pengelolaan
 Memastikan data yang terkumpul di
tingkat Desa/Kelurahan telah BENAR
dan LENGKAP.

Siapa saja yang bisa menjadi SUPERVISOR?

1. Pejabat Fungsional Penyuluh KB atau
2. Petugas Lapangan KB PNS/Non PNS atau
3. Pembantu Pembina KB Desa/Kelurahan (PPKBD)
atau
4. Petugas Desa/Kelurahan yang terlatih atau
5. Mitra kerja terkait lainnya
 Fungsi dan Tugas Pokok
PENGORGANISASIAN dan PENGELOLAAN
pelaksanaan pendataan keluarga di
desa/kelurahan

VERIFIKASI dan VALIDASI formulir terisi hasil

pendataan oleh kader

RECEIVING (penerimaan) dan BATCHING

(pengelompokan formulir berdasar satuan
wilayah terkecil)

melaporkan PERKEMBANGAN PELAKSANAAN

PENDATAAN KELUARGA kepada manajer
pengelolaan dan manajer data tingkat kecamatan.
7P pada Wilayah Berbasis
Formulir (Paperbased)

Penggunaan smartphone pada pengumpulan data dapat

meringkas dari 7 langkah menjadi 5 langkah yaitu: Pahami,
Pengorganisasian, Pendampingan, Pemeriksaan dan Pelaporan

27
 1 PAHAMI
Pelajari dengan seksama:

01 Tugas dan Fungsi

Supervisor 02 Tugas dan fungsi kader
pendata
01
Definisi Operasional,
03 Buku panduan menjadi
supervisor handal 04 cara pengisian dan
PK2021 pemeriksaan formulir
Pada wilayah berbasis
05 smartphone, pelajari cara
penggunaan aplikasi dan web
portal monitoring pelaksanaan
pemutakhiran PK2022.
 2 PENGORGANISASIAN
A. PEMBAGIAN TUGAS TIM
 Sesuaikan jumlah kader pendata
dengan memperhatikan target KK yang
akan didata dan jangka waktu
pengumpulan data
 Pastikan beban kerja setiap kader
sesuai dengan kemampuan kader.
 Diskusikan dengan kader pendata
tentang batas wilayah yang akan
didata oleh masing- masing kader.
 Upayakan 1 RT hanya didata oleh 1
kader pendata.
 Pastikan tidak ada dua atau lebih kader
mendata KK yang sama
 Buat jadwal pelaksanaan lapangan
agar target KK terdata terpenuhi
selama jangka waktu pengumpulan
data yang ditentukan.
B. PENYIAPAN DAN
PENDISTRIBUSIAN SAPRAS
 Siapkan formulir sesuai dengan target KK
untuk masing-masing kader pendata.
 Catat tanggal pendistribusian dan jumlah
formulir yang diserahkan ke masing-
masing kader.
 Hitung ulang jumlah formulir bersama
kader saat serah terima formulir.
• Distribusikan sarana prasarana (Pemutakhiran PK Kit, Formulir Rekapitulasi) dan kode
wilayah yang didapat dari Manajer Pengelolaan Kecamatan.
• Pada wilayah berbasis smartphone, distribusikan username dan password aplikasi input
Pemutakhiran PK2022
C. KOORDINASI
Koordinasi dengan Kepala Desa/Lurah, Ketua RW dan
Ketua RT untuk:
- Melaporkan pelaksanaan pendataan keluarga
- Mengkonfirmasi target jumlah KK per desa/kelurahan,
per RW dan per RT
 Tabel Pembagian Tugas dan
Distribusi Penerimaan
Formulir Terisi
Contoh Tabel Pembagian Tugas Tim

Contoh Tabel Distribusi Formulir dan

Penerimaan Formulir Terisi
Pelaksanaan Pendataan
3 PENDAMPINGAN
• Mendampingi kader pendata dalam membuat sket peta
keluarga sesuai dengan pembagian wilayah pendataan Meminimalisir Kesalahan
keluarga Supervisor membantu
* Listing/sket peta dibuat berdasarkan satuan wilayah RT
* Pastikan seluruh kader pendata membuat sket peta keluarga menyelesaikan masalah yang
dari wilayah yang akan di data dialami oleh kader dan memberikan
* Pastikan pemberian nomor urut keluarga sudah benar dan jalan keluar jika ada permasalahan
sesuai ketentuan dengan mengacu pada :
• Mengawasi dan memantau kader pendata selama pendataan
keluarga. Supervisor HARUS mendampingi kader pendata saat
 buku panduan atau
awal mulai mendata; min. 2 KK untuk setiap kader di dalam tim.  contoh penyelesaian
Hal-hal yang harus dipantau: permasalahan yang diajarkan saat
 Kejelasan dalam bertanya orientasi atau
 Kepatuhan dalam mengikuti alur pertanyaan dan cara
 mencari solusi melalui forum
pengisian formulir
komunikasi WAG tingkat
 Perkembangan KK terdata
kecamatan
• Melakukan pertemuan rutin minimal seminggu sekali dengan
seluruh kader pendata yang ada dalam timnya
 4 Penerimaan
PENERIMAAN BUNDEL FORMULIR
HASIL PENDATAAN
 Hitung jumlah formulir terisi
yang telah diterima dari kader
lalu crosscheck dengan data
target KK
 Catat jumlah penerimaan
formulir terisi dari kader.
5 Pemeriksaan
 Lakukan pengecekan kebenaran
dan kelengkapan data
F/I/PEMUTAKHIRAN-PK/22
yang didapat dari kader pendata.
 Periksa formulir rekapitulasi RT
apakah sudah terisi dengan benar
dan lengkap
!!! data sudah clean (bersih) di
lapangan
TATA CARA UMUM PEMERIKSAAN
TANDAI jika ditemukan
kesalahan pengisian
/ketidakkonsistenan/
ketidakwajaran

TANDAI dan PISAHKAN

formulir yang terdapat
kesalahan (sesuai wilayah).
*) Catatan :

Tugaskan kader untuk Pada wilayah berbasis

melakukan KUNJUNGAN smartphone, supervisor
ULANG jika terdapat cukup memeriksa data
hasil pendataan keluarga
pertanyaan yang tidak diisi
melalui aplikasi portal
sesuai alur pertanyaan/ pemantauan Pemutakhiran
tidak konsisten/tidak wajar. PK 2022

www.presentationgo.com
Bagaimana dan Apa yang harus diperiksa?
 Pastikan formulir telah diisi dengan LENGKAP sesuai alur pertanyaan, JELAS
dan MUDAH TERBACA
 Periksa formulir secara TELITI mulai dari pengisian Kode Wilayah, blok
Kependudukan,
 Perbaiki tulisan kurang jelas
 Periksa konsistensi isian antar variable
 Periksa kewajaran isi
 Pastikan semua pertanyaan telah diisi mengikuti alur yang benar
 Periksa apakah :
• Ada pertanyaan yang seharusnya tidak berlaku pada keluarga tersebut
namun diisi
• Ada pertanyaan yang seharusnya berlaku pada keluarga tersebut
namun tidak diisi.

PERIKSA KODE WILAYAH, TIDAK BOLEH KOSONG. UNTUK KELUARGA > 7

ANGGOTA, PASTIKAN KODE WILAYAH SAMPAI DENGAN NO URUT KELUARGA
JUGA DIISI PADA FORMULIR
 6 PENGELOMPOKKAN

Menyusun Bersama kader, Satukan formulir KK dengan jumlah anggota

Formulir Formulir disusun keluarga > 7 (karena menggunakan 2 atau
berdasar no urut KK lebih lembar formulir)

Rek.Des/F/I/
Rek.Dus/F/I/
BUNDEL FORM Pemutakhiran-PK/22
Supervisor Pemutakhiran-PK/22
Buat dan tandatangani
melakukan Pastikan kader melakukan rekapitulasi hasil
Buat dan tandatangani
rekapitulasi hasil
pengelompokkan bundel formulir per RT Pendataan Keluarga tingkat Pendataan Keluarga tingkat
dan di atasnya diberikan Dusun/RW menggunakan
formulir terisi formulir rekapitulasi RT (Rek.Dus/F/I/Pemutakhiran
Desa/Kelurahan bersama
Kepala Desa/Lurah
(batching) (rek.RT/F/I/Pemutakhiran- -PK/22) untuk menggunakan
PK/22) sebagai identitas digabungkan bersama
berdasarkan satuan RT.
(Rek.Des/F/I/Pemutakhiran
seluruh bundel data -PK/22).
wilayah keluarga per RT
 PROSES PENERIMAAN,PENGELOMPOKAN DAN PEMERIKSAAN
FORMULIR OLEH SUPERVISOR

KADER SUPERVISOR
PENGIRIMAN HASIL
PENDATAAN

1. Penerimaan
2. Pemeriksaan Formulir
TIDAK OKE/TIDAK SESUAI 3. Pengelompokkan/
batching
Pendataan ulang
OK

MANAJER DATA
 7 PELAPORAN KE MANAJER DATA
SUPERVISOR MANAJER
PENGIRIMAN HASIL
DATA
PENDATAAN

BUNDEL DESA
+
Formulir  Melaporkan perkembangan pelaksanaan
Rekapitulasi RW pendataan di tingkat desa/kelurahan secara
+ berkala, minimal Setiap jumat selama
FORMULIR pelaksanaan pendataan keluarga melalui web
REKAPITULASI portal Pemutakhiran PK-22
DESA
 Bagi supervisor yang memiliki hambatan
dalam akses internet, melaporkannya pada
manajer data kecamatan.
37
 MANAJEMEN DATA DI LAPANGAN :
KADER PENDATA

BERENCANA ITU KEREN

 Tugas Pokok dan Fungsi KADER

“
1. Mengikuti orientasi/workshop

2. Melakukan persiapan bersama supervisor

3. Melakukan kunjungan rumah ke rumah untuk wawancara
dan observasi

4. Memeriksa isian formulir untuk memastikan semua pertanyaan telah diajukan

dan jawabannya telah dicatat dengan rapi dan jelas terbaca/ telah diinput
dengan benar ke dalam aplikasi Pemutakhiran PK2022 berbasis smartphone
bagi kader yang mendata dengan smartphone

5. Menyerahkan hasil pendataan kepada supervisor 39

PROSES PELAKSANAAN
MANAJEMEN DATA DI LAPANGAN Contents Title
Contents Title

PENGUMPULAN
DATA
PENGOLAHAN
DATA

MANAJER
SUPERVISO MANAJER
PENGELOLAA KADER MANAJER DATA
N PENDAT R DATA
A
PERSIAPAN: PENERIMAAN, PEMBERIAN
• Penetapan Target KK PENGELOMPOK UMPAN BALIK
• Updating Kode wilayah AN, & PERBAIKAN
• Distribusi Formulir PEMERIKSAAN DATA
FORMULIR *))
MANAJER
DATA *)) Proses Ini Tidak Berlaku Pada Wilayah
Berbasis Smartphone 40
Langkah Pelaksanaan KADER
B E R K UALI TAS
1 BERSIAP
 Mengikuti Orientasi/
workshop
 Mempelajari Buku
Panduan
 Mengikuti pembagian
tugas tim dari supervisor
 Menerima sarana dan
prasarana pendataan
keluarga dari supervisor
2 ESTIMASI
 Perhatikan TARGET JUMLAH KK yang harus didata
berdasarkan pembagian tugas tim
 Buat LIST KELUARGA didampingi dan diverifikasi oleh
supervisor.
Sasaran keluarga didata adalah
1) Keluarga (UU 52/2009) yang terdiri dari :
- Suami istri;
- Suami istri dan anak; atau
- Ayah dan anak; atau
- Ibu dan anak
2) Keluarga Khusus, misal kakak adik tanpa orangtua,
kakek/nenek dan cucunya; atau seorang diri
 LIST KELUARGA diperlukan untuk memastikan seluruh
keluarga terdata, menentukan nomor urut keluarga dan
menghindari satu keluarga tercatat dua kali atau lebih
42
Langkah membuat LIST KELUARGA

1 Membuat daftar keluarga yang

akan didata di wilayah RT 2 Lakukan updating data keluarga
sesuai kondisi nyata di RT
tersebut

3 4
Pastikan semua keluarga yang
ada di dalam daftar termasuk
kriteria keluarga sasaran
(keluarga dan keluarga khusus)
Nomor Urut Keluarga 001
dimulai dari keluarga yang letak
rumahnya berada di batas
wilayah RT paling ujung

5
Tuliskan nomor rumah dan Pastikan tidak ada nomor urut
nomor urut keluarga di dalam
list keluarga didata pada RT
tersebut
6 keluarga yang sama, nomor
urut keluarga baru akan
digenerate oleh sistem

*List keluarga digunakan sebagai alat bantu kader 43

CONTOH LIST KELUARGA
 RENCANAKAN JADWAL
3 4
PENDATAAN
• Pendataan dilakukan selama 1
(satu) bulan, 15 Sep-15 Okt 2022
• Buat jadwal dalam 1 bulan agar
target keluarga yang akan didata
tercapai,
contoh : Kader Ani memiliki target
150 KK. Kader Ani membuat jadwal
kunjungan dalam 1 hari
menargetkan 10 KK
• Sisa waktu yang dimiliki dapat
dimanfaatkan untuk memeriksa
hasil pendataan dan melakukan
kunjungan ulang jika diperlukan.
KUNJUNGAN RUMAH
KE RUMAH
Berdasarkan LIST keluarga,
mulailah wawancara dan
observasi dari nomor urut
keluarga terendah
Bagaimana jika saat dikunjungi
responden tidak ada?
• Lanjutkan kunjungan ke rumah
berikutnya dan kembali lain waktu
• Tanyakan ke penghuni
rumah/tetangga kapan responden
dapat ditemui
• Jika dalam 3 kali kunjungan tetap
tidak dapat ditemui, laporkan
kepada supervisor 45
5 UTAMAKAN ETIKA AJUKAN
6 PERTANYAAN
• Pastikan kader berkunjung pada saat
• Bacakan sesuai yang tertulis
yang tepat (tidak ada keramaian/
pada formulir
pesta ataupun dukacita)
• Bersikap wajar dan sopan (pakaian
• Jika responden belum paham
rapi, mengucap salam) setelah diulang 3 (tiga) kali,
• Awali dengan memperkenalkan diri jelaskan maksud pertanyaan
dan menjelaskan maksud kedatangan • Jika menggunakan bahasa
• Wawancara dengan bahasa daerah, pastikan tidak
setempat bila responden lebih mengarah jawaban tertentu
menyukai/merasa nyaman/akrab/ • Ikuti alur pertanyaan yang ada
tidak segan untuk menjawab
• Mengucapkan terimakasih dan Ass
a
alai lamu
memberitahukan tentang kunjungan k
Per um..
mis
ulang jika masih ada keterangan yang i..
masih diperlukan/belum lengkap 46 46
Pertanyaan lompatan, contoh:

LAKUKAN PENDATAAN
7 SECARA BENAR

Perhatian dan Ikuti Instruksi

dalam formulir :
Pertanyaan dengan satu jawaban, contoh:
 Pertanyaan lompatan
 Pertanyaan dengan satu
jawaban
 Pertanyaan dengan
Pertanyaan dengan lebih dari satu jawaban, lebih/boleh satu jawaban
contoh:

47
47
 ISI FORMULIR SECARA
8 TEPAT

48
 TARGETKAN SEMUA
9 KELUARGA TERDATA
Jika responden TIDAK DAPAT DITEMUI,
maka:
• Cari informasi dari anggota keluarga dewasa
lain atau tetangga kapan keluarga dapat
dikunjungi untuk dilakukan wawancara
• Buat jadwal kunjungan ulang
Dikatakan NO RESPONSE apabila:
 Tidak dapat ditemui, setelah minimal 3 kali
kunjungan pada waktu yang berbeda.
 Menolak untuk diwawancara bahkan setelah
diberikan penjelasan
 Kepala Keluarga/pasangan tidak mampu
menjawab dikarenakan sakit
 Keluarga yang akan didata Pindah
 Seluruh anggota keluarga meninggal dunia
 Keluarga tidak dapat ditemukan
 Keluarga bercerai
Jika keluarga MENOLAK, maka:
• Beri penjelasan yang cukup
kepada responden mengenai
pemutakhiran pendataan
keluarga
• Tawarkan kunjungan pada waktu
lain bila waktu kunjungan
tersebut tidak tepat
• Konsultasikan ke supervisor. Bila
perlu minta supervisor atau
penanggung jawab wilayah
(ketua RT, ketua RW, TOGA,
TOMA) untuk ikut mendampingi
!!! Kader mencatat jumlah
keluarga yang masuk kategori
NO RESPONSE ke dalam
formulir rekapitulasi RT dan
supervisor yang akan
memutuskan. 49
 SIAP LAPOR KEPADA
AMATI DAN PASTIKAN 11
10 SEMUA TERISI
SUPERVISOR

1. Koordinasi dan laporkan secara

Selesai wawancara, saat masih bersama
rutin perkembangan pendataan
responden, periksa kembali formulir :
• Isian/jawaban LENGKAP sesuai instruksi kepada supervisor di lapangan,
• Perjelas tulisan/jawaban sehingga mudah minimal seminggu sekali.
terbaca 2. Konsultasikan kepada
supervisor jika menemui
Bagi kader dengan smartphone : hambatan/ permasalahan pada
• Pendataan sudah dilengkapi dengan saat pendataan.
3. Laporkan seluruh hasil
validasi (pengaturan otomatis sesuai
pendataan kepada supervisor.
instruksi pada formulir) untuk menghindari
kesalahan penginputan serta
memudahkan kader.
• Kader hanya perlu memperhatikan jika
dalam penginputan muncul notifikasi
(tanda merah/pesan kesalahan) 50
 Bagi yang mendata dengan Bagi yang mendata dengan
formulir :
smartphone :
 Urutkan dan susun formulir berdasarkan
Inputkan jumlah Keluarga tidak terdata
NOMOR URUT KELUARGA
pada formulir rekapitulasi RT
 Satukan formulir KK dengan jumlah
(Rek.RT/F/I/Pemutakhiran-PK/22).
anggota keluarga > 7 (karena
Keluarga TIDAK TERDATA terdiri dari :
menggunakan 2 atau lebih lembar formulir)
 Isi formulir rekapitulasi RT • Keluarga tidak dapat didata

(rek.RT/F/I/Pemutakhiran-PK/22). (NO RESPONSE)

 Sertakan seluruh bundel hasil pendataan • Keluarga Belum Didata
1 (satu) RT yang di atasnya dilampirkan
formulir Rekapitulasi RT 51
Pelaporan kepada Supervisor

Pengiriman hasil pendataan

BUNDEL RT
+
FORMULIR
REKAPITULASI
RT

Kader Pendata Supervisor

52
Terimakasih