MELAKUKAN ADMINISTRASI DAN

MONITORING
PINJAMAN/PEMBIAYAAN
(KJK SP02.011.01)

oleh
AKHMAD RIZAL
Biodata
Nama : Akhmad Rizal, SE
Alamat : Jln. Bima No 2 , RT 25. RW 6
Kelurahan Mulyojati, Metro Barat,
Kota Metro, Lampung

Pekerjaan : Fasilitator LDP-KJK

LDP-KJK : Sejahtera Mandiri Lampung
No. Reg : 086.01228.2016
H.P : 08127235486
E-mail : akhmadrizal07@yahoo.co.id
ldpkjklampung@gmail.com
ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA
1. Merencanakan 1. Dokumen pinjaman/pembiayaan
administrasi dan dikelompokkan.
monitoring 2. Formulir dan tempat penyimpanan dokumen
pinjaman/pembiayaan disediakan.
3. Format monitoring disiapkan
4. Jadual monitoring disusun sesuai kebutuhan

2. Melaksanakan 1. Dokumen permohonan pinjaman/pembiayaan,

administrasi hasil survey lapangan, penilaian kelayakan
pinjaman/pembiayaan usaha dan dokumen pendukung lainnya
dimasukkan dalam file pinjaman/pembiayaan.
2. Dokumen perjanjian pinjaman/pembiayaan,
pengikatan agunan dan dokumen legal lainnya
dimasukkan dalam dokumen legal pinjaman/
pembiayaan.
3. Data perkembangan pinjaman/pembiayaan dan
hasil-hasil pendampingan usaha dimasukkan
dalam file pinjaman/pembiayaan.
 ELEMEN
KRITERIA UNJUK KERJA
KOMPETENSI
3. Melakukan 1. Realisasi pembayaran angsuran pinjaman/
monitoring pembiayaan dimonitor.
pinjaman/ 2. Kualitas pinjaman/pembiayaan digolongkan
pembiayaan sesuai kolektibilitasnya.
3. Kegiatan administrasi dan monitoring
dievaluasi

4. Melaporkan hasil 1. Format laporan disiapkan.

kegiatan 2. Laporan kegiatan administrasi dan
administrasi dan monitoring pinjaman/pembiayaan
monitoring
pinjaman/pembiay
aan
 PENGANTAR
Untuk melakukan administrasi dan monitoring
pinjaman/ pembiayaan pada Koperasi meliputi :
• Merencanakan administrasi dan monitoring
pinjaman/pembiayaan.
• Melaksanakan administrasi pinjaman/
pembiayaan.
• Melakukan monitoring pinjaman/
pembiayaan.
• Melaporkan hasil kegiatan Administrasi
dan Monitoring Pinjaman/Pembiayaan.
 ELEMEN KOMPETENSI I
MERENCANAKAN ADMINISTRASI DAN
MONITORING PINJAMAN/PEMBIAYAAN

1.Dokumen pinjaman / pembiayaan

dikelompokkan.
2.Formulir dan tempat penyimpanan
dokumen disediakan.
3.Format monitoring disiapkan
4.Jadual monitoring disusun sesuai
kebutuhan
 1.1.
Dokumen Pinjaman/pembiayaan dikelompokkan

 Dikumpulkan dan dikelompokkan dalam file per mitra

pembiayaan secara alfabetis berdasarkan produk
akad pembiayaan,
 Semua jenis dokumen/berkas/warkat dibedakan yang
bersifat rahasia,
 Semua jenis dokumen tersebut harus dikelompokkan
sedemikian rupa agar mudah dicari dan ditemukan bila
sewaktu-waktu diperlukan tanpa harus mengacaukan
file yang lain,
 Dokumen-dokumen penting tersebut selanjutnya
dibuatkan backup-nya juga berdasarkan
pengelompokkan yang sudah dibuatkan daftar
(list)nya.
 1.2
Formulir dan tempat penyimpanan dokumen disediakan

Penyediaan tempat untuk penyimpanan formulir dan

dokumen-dokumen tersebut agar tidak hilang, rusak, usang
dan tercecer kemana-mana.
tempat yang aman, kuat terhadap rayap atau binatang yang
dapat merusaknya dan kuat terhadap cuaca tertentu yang
juga dapat merusak kondisi formulir dan dokumen-dukomen
yang disimpan.
Tempat penyimpan itu dapat berupa Failing Cabinet yang
susunannya telah diatur sedemikian rupa untuk
penyimpanan formulir dan dokumen-dokumen pembiayaan
yang kemudian disimpan dalam file per mitra pembiayaan
secara alfabetis berdasarkan produk akad pembiayaan.
Untuk dokumen jaminan (agunan) dapat disimpan dalam
Vault berdasarkan jenis jaminannya.
 1.3.
Format Monitoring disiapkan

Tugas bagian pembiayaan tidak selesai setelah

pencairan pembiayaan, namun harus dapat menjaga
agar pembiayaan tersebut lunas pada saatnya.
Oleh karenanya perlu melakukan kontrol atau
pemantauan berkala kepada anggota yang dibiayai.
Langkah – langkah yang dapat diambil misalnya
kontak lewat telepon sebulan sekali atau berkunjung
ke rumah dan tempat usaha anggota pembiayaan.
Dimana secara psikologis langkah tersebut akan
mendekatkan anggota pembiayaan dengan petugas
pembiayaan.
 ELEMEN KOMPETENSI II
MELAKSANAKAN ADMINISTRASI PINJAMAN/PEMBIAYAAN

1.Dokumen permohonan pinjaman/pembiayaan,

hasil survey lapangan, penilaian kelayakan usaha
dan dokumen pendukung lainnya dimasukkan
dalam file pinjaman/pembiayaan.
2.Dokumen perjanjian pinjaman/pembiayaan,
pengikatan agunan dan dokumen legal lainnya
dimasukkan dalam dokumen legal pinjaman/
pembiayaan.
3.Data perkembangan pinjaman/pembiayaan dan
hasil-hasil pendampingan usaha dimasukkan
dalam file pinjaman/pembiayaan.
 2.1.
Dokumen permohonan pinjaman/pembiayaan, hasil survey lapangan, penilaian
kelayakan usaha dan dokumen pendukung lainnya dimasukkan dalam file
pinjaman/pembiayaan.

2. Dokumen hasil survey lapangan, berupa data

tentang kondisi usaha calon mitra pembiayaan
dan hal-hal khusus yang menjadi perhatian
koperasi, juga meliputi informasi tentang filosofi
usaha, sejarah, sasaran, rencana usaha,
kepemilikan, prospek, tenaga kerja, sistem
penggajian dan jaminan sosial. Dimasukan
dalam file pinjaman/pembiayaan per mitra
pembiayaan secara alfabetis berdasarkan akad-
pembiayaannya.
 2.1.
Dokumen permohonan pinjaman/pembiayaan, hasil survey lapangan, penilaian
kelayakan usaha dan dokumen pendukung lainnya dimasukkan dalam file
pinjaman/pembiayaan.

• Laporan keuangan sederhana (dapat dibuatkan

oleh Petugas Pembiayaan),
• Fotocopy surat Perintah Kerja ( SPK ) apabila
tujuan pembiayaan adalah untuk pemenuhan
modal pelaksanaan suatu proyek,
• Fotocopy Surat Izin Usaha Perdagangan ( SIUP ),
• Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ),
• Tanda Daftar Perusahaan ( TDP ),
• Surat Keterangan Domisili Usaha,
yang juga dimasukan dalam file pinjaman/pembiayaan
per mitra pembiayaan secara alfabetis berdasarkan
produk-akad pembiayaannya.
 2.2
Dokumen perjanjian pinjaman/pembiayaan, pengikatan agunan dan dokumen legal
lainnya dimasukkan dalam dokumen legal pinjaman/ pembiayaan.

1. Dokumen perjanjian pinjaman/pembiayaan yaitu

dokumen yang berisi akad pembiayaan yang memuat :
• jumlah, jangka waktu, penggunaan,
• tata cara pembayaran kembali,
• serta persyaratan lainnya,
• kaparisi, dan jenis akad yang telah dibuat oleh
koperasi dan telah ditandatangani oleh para pihak
yang memberikan persetujuan kepada pemohon
beserta para saksinya.
Dokumen ini kemudian dimasukan dalam file dokumen
legal pinjaman/pembiayaan per mitra pembiayaan
secara alfabetis berdasarkan produk-akad
pembiayaannya.
 2.2
Dokumen perjanjian pinjaman/pembiayaan, pengikatan agunan dan dokumen legal
lainnya dimasukkan dalam dokumen legal pinjaman/ pembiayaan.

2. Dokumen pengikatan agunan, adalah dokumen

yang berupa jenis jaminan (agunan) beserta
pengikatannya yang dapat meliputi Benda Tak
Bergerak (tanah dan bangunan), Benda bergerak
(kendaraan, mesin, tagihan). Dan Benda tak
berwujud (simpanan berjangka dan tabungan).
Dokumen jaminan (agunan) ini kemudian
disimpan dalam Vault berdasarkan jenis
jaminannya dan kemudian dimasukkan dalam
dokumen legal pinjaman/pembiayaan.
 2.3.
Data perkembangan pinjaman/pembiayaan dan hasil-hasil pendampingan usaha
dimasukkan dalam file pinjaman/pembiayaan.

1. Data perkembangan pinjaman/pembiayaan yang

dapat berupa laporan setiap realisasi pencairan
pembiayaan dan juga perkembangan didalam mitra
pembiayaan melakukan pembayaran-pembayaran,
apakah perkembangannya menunjukkan
pembiayaan yang lancar, kurang lancar, diragukan
dan atau macet sama sekali. Data ini kemudian
dimasukkan dalam file pinjaman/pembiayaan per
mitra pembiayaan secara alfabetis berdasarkan
produk-akad pembiayaannya.
 2.3.
Data perkembangan pinjaman/pembiayaan dan hasil-hasil pendampingan usaha
dimasukkan dalam file pinjaman/pembiayaan.

2. Data hasil pendampingan usaha, yang berupa

laporan yang dibuat oleh tim pendamping usaha
tentang perkembangan kondisi usaha mitra
pembiayaan selama mendapatkan pembiayaan
dari KJKS dengan mengarahkan fasilitas
pembiayaan dengan benar (tepat guna). Data ini
dimasukkan dalam file pinjaman/pembiayaan per
mitra pembiayaan secara alfabetis berdasarkan
produk-akad pembiayaannya.
 ELEMEN KOMPETENSI III
MELAKUKAN MONITORING PINJAMAN / PEMBIAYAAN

1.Realisasi pembayaran angsuran

pinjaman/ pembiayaan dimonitor.
2.Kualitas pinjaman/pembiayaan
digolongkan sesuai kolektibilitasnya.
3.Kegiatan administrasi dan monitoring
dievaluasi
 3.1.
Realisasi pembayaran angsuran pinjaman/ pembiayaan dimonitor.

Dalam melakukan pembayaran anggota

pembiayaan harus memastikan bahwa setiap
tanggal jatuh tempo pembayaran angsuran
pembiayaan, telah tersedia dana yang cukup di
rekening simpanan sukarela anggota untuk
pembayaran angsuran pembiayaan pada setiap
bulannya. Dan untuk mengantisipasi hal-hal yang
tidak diharapkan oleh KJKS dalam realisasi
pembayaran, maka upaya monitoring perlu
dilakukan dan menjadi tangung jawab Bagian
Penyaluran pinjaman/ pembiayaan
 3.1.
Realisasi pembayaran angsuran pinjaman/ pembiayaan dimonitor.

Tugas bagian pembiayaan tidak selesai setelah

pencairan pembiayaan, namun harus dapat
menjaga agar pembiayaan tersebut lunas pada
saatnya.
Oleh karena itu petugas pembiayaan perlu
melakukan kontrol atau pemantauan berkala
kepada anggota yang dibiayai. Langkah – langkah
yang dapat diambil misalnya kontak lewat telepon
sebulan sekali atau berkunjung ke rumah dan
tempat usaha anggota
 3.2.
Kualitas pinjaman/pembiayaan digolongkan sesuai kolektibilitasnya.

Kolektibilitas Kualitas Pinjaman/Pembiayaan dikategorikan pada 5

kategori :
1.Kolektibiltas I (Pembiayaan Lancar)
pembiayaan yang tidak mengalami penundaan pengembalian
pokok pinjaman dan pembayaran margin atau bagi hasil.
(Jumlah tunggakan : 0).
2.Kolektibilitas II (Pembiayaan Dalam Perhatian)
pembiayaan pengembalian pokok pinjaman dan pembayaran
margin atau bagi hasil telah mengalami penundaan selama 3
bulan dari waktu yang dijanjikan (jumlah hari tunggakan 1 – 90
hari).
3.Kolektibilitas III (Kurang Lancar)
pembiayaan yang pengembalian pokok pinjamannya dan
pembayaran margin atau bagi hasilnya telah mengalami
penundaan selama enam bulan atau dua kali dari jadwal yang
di perjanjikan (Jumlah hari tunggakan 91 – 180).
 3.2.
Kualitas pinjaman/pembiayaan digolongkan sesuai kolektibilitasnya.

4. Kolektibilitas IV (Pembiayaan Diragukan)

Adalah pembiayaan yang pengembalian pokok
pinjamannya dan pembayaran margin atau bagi hasilnya
telah mengalami penundaan 9 bulan sejak jatuh tempo
menurut jadwal yang diperjanjikan (Jumlah hari
tunggakan 181 – 270 hari), namun masih ada jaminan
yang dapat ditukar sebagai pengganti pembayaran.
5. Kolektibilitas V (Pembiayaan Macet)
pembiayaan yang pengembalian pokok pinjamannya dan
pembayaran margin atau bagi hasilnya telah mengalami
penundaan lebih dari 9 bulan sejak jatuh tempo menurut
jadwal yang diperjanjikan. (Jumlah hari tunggakan > 270
hari).
 3.3.
Kegiatan administrasi dan monitoring dievaluasi

1. Kegiatan monitoring dan evaluasi sangat

penting dilakukan setelah pencairan
pembiayaan dilakukan. Tujuan
monitoring dan evaluasi yaitu agar
pelaksanaan sistem dan prinsip-prinsip
yang telah disosialisasikan dapat selalu
terjaga dan terkendali dalam
pelaksanaan sehari-hari di lapangan.
 3.3.
Kegiatan administrasi dan monitoring dievaluasi

2. Tindak lanjut kegiatan setelah pencairan pembiayaan

dilakukan adalah dengan pendampingan usaha &
monitoring kepada Mitra yg dimaksudkan untuk :
• Mencocokan penggunaan dana dg daftar kebutuhan
• Menjalin hubungan emosional
• Melihat perkembangan usaha
• Memberikan informasi seputar KJKS dan Mitra
• Membantu menyetorkan angsuran (sesuai jadwal
angsuran)
• Mencatat angsuran pada kartu yang dipegang oleh
Mitra
• Memperkecil resiko keterlambatan angsuran
• Dakwah dan rekreasi rohani sebagai sarana
pembelajaran bagi KJKS &Sahabat Muamalah/Mitra
 3.3.
Kegiatan administrasi dan monitoring dievaluasi

Selanjutnya langkah evaluasi dari hasil kegiatan

monitoring adalah :
1.Membuat laporan prestasi mingguan yang
dilakukan oleh Bagian Admnistrasi Pembiayaan
dan mencocokan dengan laporan pendamping
lapangan untuk segera memperbaiki kekeliruan
pada pengelola bila terjadi kesalahan dan
memperbaiki kelalaian mitra bila terjadi
keterlambatan
2.Penanganan pembiayaan bermasalah
 4.1.
Format laporan disiapkan
 ELEMEN KOMPETENSI IV
MELAPORKAN HASIL KEGIATAN
MELAKUKAN ADMINISTRASI DAN MONITORING
PINJAMAN / PPEMBIAYAAN
1. Format laporan disiapkan
2. Laporan kegiatan Administrasi dan Monitoring
Pinjaman / Pembiayaan dibuat dan
dilaporkan .
 4.2
Laporan Administasi dan Monitoring Pinjaman /pembiayaan
dibuat dan dilaporkan .

1. Membuat Laporan Hasil Kegiatan

Berdasarkan format laporan yang telah
disiapkan untuk selanjutnya pejabat yang
bertanggung jawab membuat laporan hasil
kegiatan administrasi dan monitoring
pinjaman/pembiayaan yang ditemukan selama
melakukan monitoring dilapangan baik yang
bersifat teknis dan non teknis dan laporan
yang dibuat adalah untuk periode bulanan.
 4.2
Laporan Administasi dan Monitoring Pinjaman /pembiayaan
dibuat dan dilaporkan .

2. Melaporkan Laporan Hasil Kegiatan

Selanjutnya laporan hasil kegiatan administrasi
dan monitoring yang telah dibuat segera
dilaporkan dan disampaikan kepada Manajer
KSP atau KSPPS melalui Kepala Bagian
Marketing untuk dikritisi dan menentukan
langkah-langkah antisipasi dan
penanganannya.
 SUMBER-SUMBER BACAAN
Judul : Panduan Praktis Koperasi Syariah Indonesia
Pengarang : MENEGKOP
Tahun terbit : 2007
Judul : Standar Operasional Prosedur
: Koperasi Jasa Keuangan Syariah - BMT
Pengarang : MENEGKOP
Tahun Terbit : 2007
Judul : Manajemen Proyek (Dari Konseptual-Operasional)
Pengarang : Iman Soeharto
Penerbit : Erlangga, Jakarta
Tahun terbit : 1997
Judul : Community Organization and Rural Development :
Alearning Process Approach
Pengarang : Korten, David C
Penerbit : Dalam Public Administration Review, No.40
Tahun terbit : 1980