Standar Operational Karyawan

Nomer : Sop/07
Prosedur Tgl. Dibuat : 30/07/2023
Tgl. Revisi : 00/00/0000 Rev:00
Tgl. Berlaku : 01/08/2023
Halaman :

1. Latar Belakang :
a. Belum adanya kesamaan sistem dan prosedur dalam opersional manajemen kelembagaan,
manajemen usaha dan manajemen keuangan.
b. Belum adanya prosedur Karyawan yang dibakukan.

2. Tujuan :
a. Keselarasan prosedur kegiatan karyawan dengan yang telah dilakukan sehari – hari.
b. Panduan kerja bagi karyawan baru maupun karyawan lama.

Uraian Terkait :

Adm I / Teller

1. Identitas jabatan

Unit kerja : Bagian Operasional

Posisi dalam Organisasi: di bawah pengurus

2. Fungsi utama jabatan

1) Melaksanakan seluruh transaksi yang bersifat tunai & non tunai.

2) Mengelola administrasi keuangan hingga ke pelaporan keuangan.
3) Mengelola data administrasi pinjaman, melakukan proses pinjaman mulai dari
pencairan hingga pelunasan, membuat daftar angsuran dan surat-surat perjanjian lain.
4) Memberikan pelayanan prima kepada anggota sehubungan dengan produk Simpanan
dan Pinjaman.
5) Memberikan informasi hak dan kewajiban anggota dan informasi lain yang diperlukan
calon anggota/ anggota mengenai produk-produk simpanan dan pinjaman.

3. Tanggung jawab
 a. Mengelola fisik Kas dan menjaga keamanan Kas.
b. Terselesaikannya laporan Kas harian.
c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi.
d. Menerima setoran dan penarikan tabungan.
e. Memberikan layanan kepada karyawan serta hal-hal umum, pengelolaan inventaris,
serta pembelian inventaris kantor.
f. Melakukan kegiatan administrasi simpanan sukarela dan simpanan lainnya.
g. Melakukan aktivitas yang berkaitan dengan hubungan eksternal Koperasi.
h. Melakukan tertib admnistrasi dan pemeliharaan data karyawan, serta hal-hal yang
menyangkut ketenagakerjaan, pendidikan, pelatihan, karir dan hubungan antar
karyawan.
i. Pembuatan Laporan Keuangan, Membuat laporan keuangan harian meliputi.
j. Pengarsipan laporan keuangan dan berKas-berKas yang berkaitan secara langsung
dengan keuangan.
k. Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis Lembaga.
l. Pengeluaran dan penyimpanan uang dari dan ke brankas (sebagai petugas alternatif/
petugas pengganti).
m. Memeriksa kelengkapan administrasi pinjaman yang dicairkan.
n. Pengarsipan seluruh berKas pinjaman.
o. Pengarsipan jaminan pinjaman.
p. Penerimaan angsuran dan pelunasan pinjaman.
q. Membuat laporan pinjaman bulanan yang terdiri dari.
r. Membuat surat teguran dan peringatan kepada anggota yang akan dan telah jatuh
tempo.
s. Membuat surat perjanjian dengan pihak lain.
t. Pemeliharaan arsip-arsip dari pengajuan sampai realisasi pinjaman.
u. Selalu mengontrol masa berlaku persyaratan administrasi pemohon (KTP, surat Izin
Usaha, sewa Kios/ toko).

4. Tugas-Tugas Pokok

a. Mengelola fisik Kas dan menjaga keamanan Kas:

1) Melakukan penghitungan Kas pada pagi dan sore hari saat akan dimulainya hari
kerja dan akhir hari kerja yang harus disaksikan oleh petugas yang berwenang;
2) Meneliti setiap keaslian uang masuk agar terhindar dari uang palsu;
3) Menjaga ruang dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan;
4) Mengarsipkan laporan mutasi vault pada tempat yang aman;
5) Melakukan cross chek antara vault dengan neraca dan rekapitulasi Kas.

b. Terselesaikannya laporan Kas harian:

1) Menerima dan mengeluarkan transaksi tunai sesuai dengan batas wewenangnya;
 2) Melakukan pengesahan pada bukti transaksi baik paraf maupun validasi;
3) Menyusun bukti-bukti transaksi keluar dan masuk serta memberikan nomor bukti;
4) Membuat rekapitulasi transaksi masuk dan keluar serta meminta validasi dari
pihak yang berwenang;
5) Melakukan cross check antara rekapitulasi Kas dengan mutasi vault dan neraca.

c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi:
1) Membuat laporan Kas masuk dan keluar pada setiap akhir bulan untuk setiap
akun-akun yang penting;
2) Meminta pengesahan laporan arus Kas dari yang berwenang sebagai laporan yang
sah.

d. Menerima setoran dan penarikan tabungan:

1) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian slip setoran (dalam slip setoran
harus tertera nilai uang dalam bentuk angka dan huruf dengan nilai yang sama;
pengisian slip harus ditulis dengan jelas);
2) Mencocokan saldo tabungan pada buku tabungan anggota dengan data yang ada
di komputer, bila ada kesalahan atau selisih harus segera dibenahi secara
langsung;
3) Membubuhkan stempel pada slip setelah dimasukkan ke dalam komputer;
4) Menyerahkan kopi slip setoran kepada anggota sebagai bukti penerimaan setoran;
5) Menerima dan memeriksa slip penarikan, kartu atau buku simpanan anggota;
6) Memeriksa dan membubuhkan tanda tangan/ paraf sebagai tanda persetujuan
pada slip penarikan ;
7) Untuk pengambilan di atas batas wewenang harus meminta persetujuan pengurus
(paraf pada slip pengambilan) atas pengambilan tabungan tersebut (perhatikan:
saldo yang tersisa harus memenuhi ketentuan yang ada);
8) Mencatat jumlah pengambilan tabungan/ simpanan pada buku simpanan

e. Memberikan layanan kepada karyawan serta hal-hal umum, pengelolaan inventaris,

serta pembelian inventaris kantor:
1) Menyediakan segala kebutuhan rumah tangga Koperasi bekerjasama dengan staf
lain yang berkaitan;
2) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan inventaris kantor;
3) Menyediakan kebutuhan ATK (alat tulis kantor) dan hal-hal lain yang berhubungan
dengan kebutuhan rumah tangga Koperasi.

f. Melakukan kegiatan administrasi simpanan sukarela dan simpanan lainnya;

1) Menerima daftar calon atau anggota yang mempunyai simpanan dalam bentuk
tabungan atau simpanan lainnya;
2) Meminta kesepakatan anggota untuk memindahkan saldo rekening;
3) 3) Mengarsipkan slip-slip transaksi simpanan sukarela dan simpanan lainnya.
g. Melakukan aktivitas yang berkaitan dengan hubungan eksternal Koperasi:
1) Mengurusi Pembayaran pajak;
2) Membuat laporan bulanan dan slip mutasi berkaitan dengan akuntan publik
(misalnya slip setoran ke bank).

h. Melakukan tertib admnistrasi dan pemeliharaan data karyawan, serta hal-hal yang
menyangkut ketenagakerjaan, pendidikan, pelatihan, karir dan hubungan antar
karyawan:
1) Mempersiapkan presensi, memonitor dan mengadministrasikannya dengan baik.
2) Mengatur kegiatan dan penjadualan cuti/ ketidakhadiran serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan penunjukan tugas karyawan, administrasi SPJ (Surat
Pertanggung jawaban), surat tugas dan surat jalan lain;
3) Mengatur pelaksanaan pendidikan, pelatihan, training, seminar, dll sehubungan
dengan peningkatan dan pengembangan pengetahuan dan kompetensi karyawan;
i. Pembuatan Laporan Keuangan, Membuat laporan keuangan harian meliputi :
1) neraca dan laba rugi;
2) Membuat laporan keuangan akhir bulan(LKSB), buku Kas dan buku besar
3) Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis Lembaga.
j. Pengarsipan laporan keuangan dan berKas-berKas yang berkaitan secara langsung
dengan keuangan:
1) Mengarsipkan seluruh berKas keuangan sesuai dengan kebijakan pengarsipan yang
digunakan;
2) Menjaga keamanan arsip dan memastikan bahwa seluruh arsip terjaga
keamanannya dengan baik.
k. Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis Lembaga:
1) Membuat rincian biaya dan pendapatan bulanan;
2) Melakukan analisis khususnya untuk biaya operasional menyangkut dengan tingkat
efisiensi.
l. Pengeluaran dan penyimpanan uang dari dan ke brankas (sebagai petugas alternatif/
petugas pengganti):
1) Serah terima brankas dari bendahara;
2) Pengeluaran uang pada pagi hari, pada saat jam kerja;
3) Penyimpanan uang pada saat jam kerja dan pada saat jam kerja selesai.
4) Penyiapan administrasi pencairan pinjaman dan melakukan proses pencairan
pinjaman:
m. Memeriksa kelengkapan administrasi pinjaman yang dicairkan;
1) Membuat daftar angsuran pinjaman, tanda terima jaminan, buku pinjaman dan
surat-surat lain yang diperlukan;
2) Membacakan surat perjanjian kepada peminjam;
3) Mengisikan data pinjaman pada buku peminjam secara lengkap;
n. Pengarsipan seluruh berKas pinjaman :
 1) Memeriksa kelengkapan administrasi untuk diarsipkan;
2) Mengarsipkan surat perjanjian pinjaman serta berKas-berKas pendukung lainnya
sesuai dengan nomor rekening;
3) Menyimpan daftar tagihan pinjaman sesuai nomor urut/ nomor rekening
pinjaman;
4) Mengeluarkan berKas-berKas pinjaman dan dikembalikan pada tempatnya bila
dibutuhkan untuk keperluan controlling.
o. Pengarsipan jaminan pinjaman.
1) Memastikan jaminan telah diperiksa dan disetujui pihak yang berwenang
(Pengurus / Pengawas) dengan bukti tanda tangan yang tertera pada lembar
penerimaan jaminan;
5) Memberikan lembar tanda terima jaminan asli kepada peminjam dan mencatatnya
pada buku registrasi jaminan;
6) Menyimpan tanda terima fotokopi jaminan dan surat jaminan asli ke dalam
brankas;
7) Mengeluarkan jaminan apabila diperlukan atas sepengetahuan Pengurus atau
Pengawas secara tertulis;
8) Melakukan kontrol atas jaminan-jaminan yang ada.
p. Penerimaan angsuran dan pelunasan pinjaman
1) Menerima angsuran dan mencatatnya ke dalam buku pinjaman, bekerjasama
dengan Staf Teller;
2) Menyesuaikan kartu angsuran/ buku pinjaman anggota;
3) Meneliti/ menghitung kembali sisa pinjaman anggota yang akan melakukan
pelunasan;
4) Menerima setoran ;
5) Membantu pengisian setoran dan meneliti setoran yang masuk sesuai dengan
jumlah slip/ memo yang dikeluarkan.
6) Pembuatan laporan pinjaman sesuai dengan periode laporan;
q. Membuat laporan pinjaman bulanan yang terdiri dari:
1) Laporan pencairan per bulan dan total pencairan selama per tahun;
2) Laporan lengkap yang akan jatuh tempo;
3) Laporan kolektibilitas (tingkat kelancaran pinjaman);
4) Laporan prestasi/ pencapaian target;
5) Daftar tagihan bulanan;
6) Daftar peminjam yang akan dan telah jatuh tempo pada pekan tersebut;
r. Membuat surat teguran dan peringatan/ sanksi kepada peminjam yang telah lalai:
1) Membuat dan mengirimkan surat teguran I (pertama) pada peminjam yang telah
jatuh tempo namun belun mengangsur;
2) Membuat/ mengirim surat teguran II (kedua) pada peminjam yang telah jatuh
tempo namun belum mengangsur;
3) Membuat/ mengirim surat teguran III (ketiga) pada peminjam yang telah jatuh
tempo namum belum juga menanggapi teguran kedua.
 4) Memberikan sanksi kepada peminjam yang tidak menanggapi teguran dlI.
s. Membuat surat-surat perjanjian dengan pihak lain.

5. Wewenang

a) Menerima transaksi tunai dan transaksi-transaksi yang terjadi di Koperasi;

b) Memegang Kas tunai sesuai dengan kebijakan yang ada;
c) Mengeluarkan transaksi tunai pada batas nominal yang diberikan atau atas
persetujuan yang berwenang;
d) Menolak pengeluaran Kas apabila tidak ada bukti-bukti pendukung yang kuat;
e) Mengetahui kode brankas tetapi tidak memegang kuncinya ataupun sebaliknya;
f) Meminta pertanggung jawaban keuangan Kas kecil jika batas waktu pertanggung
jawaban telah tiba.
g) Mengarsipkan dan mengamankan bukti-bukti pembukuan/ transaksi;
h) Meminta kelengkapan administrasi pada pertanggung jawaban keuangan;
i) Tidak memberikan berKas/ arsip kepada pihak-pihak yang tidak
berkepentingan;
j) Menerbitkan laporan keuangan atas persetujuan Pengurus Koperasi untuk keperluan
publiKasi.

6. Hubungan kerja

PIHAK PERSON TUJUAN

YANG
DIHUBUNGI
INTERNAL Pengurus a. Pengesahan laporan Keuangan.
b. Pengesahan pada laporan Cash Flow.
c. Cross check keseluruhan Kas fisik dengan neraca.

Pengurus a. Saksi pada penghitungan vault

(uang tunai)
b. Pemeriksaan Laporan
c. Menyetujui laporan rekapitulasi Kas. Persetujuan
laporan bulanan
d. Notulasi dalam rapat
e. Persetujuan pencairan pinjaman
Adm I
a. Menerima setoran tunai angsuran
b. Koordinasi tagihan
c. Pencairan dana untuk pengadaan barang dan lain-lain.
 d. Koordinasi pencairan pinjaman
e. Koordinasi masalah angsuran
f. Koordinasi data pinjaman lancar dan tidak lancar
g. Koordinasi ketersediaan Kas untuk pencairan
pinjaman.
h. koordinasi pencairan pinjaman
Penabung a. Pelayanan setoran dan penarikan Simpanan.
b. Pelayanan pembukaan rekening baru.
c. Memberikan informasi tentang produk simpanan
dan pinjaman secara garis besar.
i. Distribusi bunga simpanan.
j. Memutasi pencairan simpanan berjangka ke
simpanan lain.

EKSTERNAL
Peminjam a. Pelayaan pinjaman dan pembiayaan barang.
b. Penerimaan angsuran tunai.
c. Pencairan Pinjaman
d. Membuat registrasi pengajuan pinjaman atas dasar
wawancara singkat, selanjutnya diteruskan ke Pengurus
untuk mendapatkan keputusan bahwa pengajuan akan
diproses atau tidak.
a. Melakukan pembayaran pajak-pajak dan
Kantor Pajak pengadministrasiannya.

Puskopdit/ a. Konfirmasi Saldo simpanan/silang pinjam.

Lembaga lain b. Pelaksanaan Audit

E. Adm II / Karyawan
1. Identitas jabatan
Unit kerja : Bagian Operasional Umum
Posisi dalam Organisasi : di bawah Pengurus

2. Fungsi Utama
1) Merencanakan, mengarahkan serta mengevaluasi target marketing dan finding
serta memastikan strategi yang digunakaan sudah tepat dalam upaya mencapai
sasaran termasuk dalam menyelesaikan pinjaman/ pembiayaan bermasalah.
2) Melayani permohonan keanggotaan ;
3) Melayani pendidikan anggota bekerjasama dengan tim yang dipimpin ketua
Pengurus;
 4) Melakukan sosialisasi seluruh produk dan melakukan upaya kerjasama dengan
pihak/ lembaga lain;
5) Melakukan publikasi kegiatan usaha Koperasi.
6) Melakukan penagihan terhadap angsuran pinjaman yang bermasalah ;
7) Memberikan jalan keluar dan langkah-langkah penyelesaian bagi anggota yang
mempunyai pinjaman bermasalah serta melakukan tindakan penarikan,
penyitaan, penjualan jaminan dan lain-lain yang berhubungan dengan aspek
hukum.
8) Melakukan pengadministrasian dan pemeliharaan data karyawan, serta hal-hal
yang menyangkut ketenagakerjaan (absensi,cuti, dll), pendidikan, pelatihan,
karir dan hubungan antar karyawan;
9) Mengadministrasikan data anggota kepada pihak lain (DAPERMA)

3. Tanggung Jawab
a) Tercapainya target pemasaran baik finding, marketing maupun collecting;
b) Terselenggaranya rapat dan terselesaikannya permasalahan di tingkat pemasaran;
c) Bertangung jawab dalam proses pengajuan pembiayaan dan melakukan penilaian
terhadap potensi pasar dan pengembangan pasar serta proses penyelesaian
pembiayaan bermasalah;
d) Pengarsipan bukti Nota Debet (ND) dan Nota Kredit (NK).
e) Melihat peluang dan potensi pasar yang ada dalam upaya pengembangan pasar
(finding dan financing);
f) Melakukan monitoring pasar atas perkembangan usaha;
g) Memastikan angsuran yang harus ditarik telah tertagih sesuai dengan waktunya;
h) Memastikan tidak ada selisih antara dana yang ditagih dengan dana yang disetor ke
Koperasi;
i) Menyelesaikan pinjaman yang bermasalah.
j) Tangung Jawab langsung pada Pengurus;
k) Bertangung jawab dalam hal pengadministrasian dan pemeliharaan data karyawan
serta hal-hal lain yang menyangkut ketenagakerjaan;
4. Tugas-Tugas Pokok
1) Tercapainya target pemasaran baik finding maupun financing:
2) Membuat target-target yang ingin dicapai
3) Melakukan pemantauan terhadap hasil yang dicapai usaha sesuai dengan target
yang diberikan;
4) Melakukan evaluasi terhadap hasil yang dicapai ;
5) Memberikan masukan dan perbaikan jika diperlukan.
6) Bertanggung jawab dalam proses pengajuan pinjaman atau
pembiayaan;
7) Melakukan penilaian terhadap potensi pasar dan pengembangan pasar;
8) Secara berkala dan terencana melakukan kunjungan kepada anggota, pasar dan
daerah-daerah bisnis untuk melihat potensi-potensi yang perlu dikembangkan;
9) Bersama dengan Pengurus Koperasi membicarakan peluang-peluang pasar yang ada
dan kemungkinan pengembangannya;
10) Menerima daftar pinjaman anggota yang bermasalah (kurang lancar, diragukan dan
macet) dari usaha Koperasi;
11) Memeriksa daftar pinjaman bermasalah apakah benar telah memenuhi kriteria
pinjaman dan menandatangani sebagai tanda persetujuan.
12) Pengarsipan bukti Nota Debet dan Nota Kredit:
13) Melihat peluang dan potensi pasar yang ada dalam upaya pengembangan pasar:
14) Memberikan masukan untuk pengembangan pasar dengan memberikan gambaran
mengenai potensi pasar yang ada;
15) Melihat perkembangan pasar atas apa yang dibutuhkan pasar saat ini;
16) Melakukan pemantauan model simpanan dan pinjaman yang dibutuhkan pasar;
17) Memastikan angsuran yang harus dijemput telah ditagih sesuai dengan waktunya:
18) Membuat jadwal penagihan harian, mingguan dan bulanan;
19) Menyiapkan peralatan administrasi yang dibutuhkan untuk menagih baik simpanan
maupun pinjaman.
20) Memastikan tidak ada selisih antara dana yang dijemput dengan dana yang disetor
ke Koperasi:
21) Menghitung seluruh dana yang harus ditarik;
22) Membuat daftar angsuran anggota yang menyetorkan uangnya;
 23) Menyerahkannya kepada Admin I, dan memastikan tidak ada selisih antara catatan
dengan uang yang diserahkannya.
5. Wewenang
a) Memberi usulan untuk mengembangkan pasar, potensi bisnis dan strategi-strategi
lainnya yang berhubungan dengan bisnis existing, peluang bisnis dan penyelesaian
pinjaman bermasalah Koperasi;
b) Menentukan target finding, financing dan penyelesaian pinjaman bermasalah
bersama dengan Pengurus Koperasi;
c) Memberikan usulan untuk pengembangan usaha kepada Pengurus;
d) Ikut menentukan target finding dan financing bersama dengan Pengurus;
e) Melakukan koordinasi dengan Pengurus untuk target penyelesaian pinjaman
bermasalah.
f) Memberikan nomor rekening pada buku pinjaman anggota .
g) Melakukan pengamanan atas data-data pembiayaan serta arsip-arsip pendukung.
h) Mengeluarkan laporan resmi mengenai perkembangan pinjaman atas persetujuan
Pengurus.
i) Tidak memberikan berkas/arsip kepada pihak-pihak yang tidak
berkepentingan.
j) Ikut memberikan kontribusi/usulan dalam rapat.
k) Memegang Kas kecil sesuai dengan kebijakan yang ada untuk kebutuhan rumah
tangga;
l) Membuat kebijakan yang berkaitan dengan hal-hal umum;
m) Membuat usulan tentang kebutuhan inventaris (pengadaan dan administrasi barang
inventaris);
n) Menerima setoran dana atas nama koperasi terhadap peminjam maupun
penabung,sesuai kebijakan yang ada.

6. Hubungan Kerja

JABATAN
PIHAK YANG TUJUAN
DIHUBUNGI
a. Koordinasi rencana dan pencapaian target
Adm II pemasaran.
INTERNAL b. Evaluasi kinerja promosi.

a. koordinasi Pengajuan Kredit.

Adm II
b. Sosialisasi produk pinjaman.
 a. koordinasi Rencana dan pencapaian target.
Pengurus
b. Evaluasi kinerja pemasaran.

Penjajakan peluang pasar dan peluang kerjasama

Lembaga/
EKSTERNAL khusus bidang pemasaran dan penyesaian
Koperasi Lain
pinjaman bermasalah.

Lembaga lain Kerjasama publiKasi (iklan, Brosur, Majalah, dll)

Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

Sekretaris Koperasi Ketua Koperasi Pengawas