MANAJEMEN DATA

MUTU RUMAH SAKIT

Dr. Novi Zain Alfajri, M.P.H.

PELATIHAN PMKP RSUD DR. SOEDARSO

Pontianak, 14-16 November 2023
TUJUAN PEMBELAJARAN
Peserta mampu melakukan
Manajemen Data

INDIKATOR HASIL BELAJAR :

Peserta mampu:
1. Menjelaskan manajemen data
2. Melakukan kegiatan
manajemen data
 Public data Private data
Nama RS, alamat email, Data personal SDM,
materi promosi, dsb konten email, dsb KLASIFIKASI DATA

Internal data Confidential data

PENGERTIAN MANAJEMEN DATA
Business Plan, strategi Data RM, data biometrik,
marketing, proyeksi banking information,dsb
Manajemen
pendapatan, dsb Data adalah kegiatan
Pengumpulan , Pengelolaan,
Restricted data
Perlindungan, Penyimpanan Data
Data pajak, properti
sehingga
intelektualdapat dianalisa untuk
(copyright,
kepentingan pengambilan keputusan
blueprint, trademark),
dsb
organisasi
ALUR
Data Valid DATA
Penyajian &
Analisis
Informasi
Pengambilan
Keputusan
Data Rumah Sakit

Informasi yang dapat

mendukung :
1.Asuhan pasien
2.Manajemen RS
3.Program Manajemen Mutu
4.Pendidikan & Penelitian

07
MANAJEMEN DATA MUTU RS
Sebagai dasar Pengambilan Keputusan Stratejik Manajemen RS

• INM
• IMP RS
• IMP Unit

KEPUTUSAN STRATEJIK
KEBIJAKAN DIREKTUR

• Laporan IKP

04
PENGUMPULAN DATA
Prinsip Langkah-langkah Pengumpulan Data

Tentukan sampel/populasi untuk mengumpulkan data 1. Penanggung jawab pengumpul data mencatat data ke
 Lakukan validasi data untuk keakuratan & kelengkapan dalam formulir sensus harian atau input data ke
 Lakukan perbaikan sesegera mungkin dengan membuat dalam sistem IT (bila RS sudah mempunyai sistem IT
rencana tindak lanjut (action plan) untuk data indikator)
2. Data direkapitulasi dan dianalisa dalam bentuk grafik
melalui sistem IT
3. Interpretasi data
4. Lakukan perbaikan untuk peningkatan mutu
5. Buat laporan dari unit ke pimpinan/komite PMKP
sesuai SPO di RS

05
Bagaimana cara menentukan Sampel data?

Sampel

METODE
SAMPLING

07
PROSEDUR PENGAMBILAN SAMPEL

PROBABILITY SAMPLING NON PROBABILITY SAMPLING

1. Simple Random Sampling 1. Convenience atau accidental Sampling

2. Sistematik Random Sampling 2. Purposive Sampling
3. Stratified Random Sampling 3. Judgment Sampling
4. Cluster Random Sampling 4. Quota Sampling dll.
5. Multistage Random Sampling

05
METODE SAMPLING
(Richard A. Wright MD. MPH, JCI Consultant)

a. Pengumpul data mengidentifikasi sumber data yang akan dinilai.

b. Pengumpul data menentukan jumlah sampel yang valid dari sumber data dengan
cara:
 Jika total populasi (n) ≥ 640, sampel yang diambil adalah 128 sample
 Jika “n”= 320-639, sampel yang dinilai adalah 20% dari total populasi
 Jika “n”= 64-319, sampel diambil 64 sample
 Jika “n”= <64, sampel yang dinilai adalah 100% atau
 seluruh populasi dinilai

c. Sampel yang dipilih harus lintas variabel seperti: Tanggal, tipe pasien, insiden, dan
staf yang terlibat

05
Boleh menggunakan metode
Sampling lain asal….

 Metode tersebut dapat dipertanggung jawabkan

 Tertulis pada kamus data pada point “Target sampel dan Ukuran
Sampel (n)”

05
Sampling
Total Sampling/ atau
tidak?
Populasi Metode Kamus Indikator

Sampling
Penentuan
Jumlah Sampel

Tabel Krecjie dengan Taraf

Signifikansi
 Populasi (N) Sampel (n) Populasi (N) Sampel (n) Populasi (N) Sampel (n)

10 10 220 140 1200 291

15 14 230 144 1300 297

Penentuan 20

25
19

24
240

250
148

152
1400

1500
302

306

Jumlah Sampel
30 28 260 155 1600 310

35 32 270 159 1700 313

40 36 280 162 1800 317

45 40 290 165 1900 320

50 44 300 169 2000 322

55 48 320 175 2200 327

60 52 340 181 2400 331

65 56 360 186 2600 335

70 59 380 191 2800 338

75 63 400 196 3000 341

80 66 420 201 3500 346

85 70 440 205 4000 351

90 73 460 210 4500 354

95 76 480 214 5000 357

100 80 500 217 6000 361

110 86 550 226 7000 364

120 92 600 234 8000 367

Morgan & Krecjie, 2023 130 97 650 242 9000 368

140 103 700 248 10000 370

150 108 750 254 15000 375

160 113 800 260 20000 377

170 118 850 265 30000 379

180 123 900 269 40000 380

190 127 950 274 50000 381

200 132 1000 278 75000 382

210 136 1100 285 1000000 384

Penentuan
Jumlah Sampel

Rumus Slovin
PENYAJIAN DATA
Run Chart; Pie Chart; Control Chart; Histogram; Pareto Chart

125

100

75

50

25

0
Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Item 5

08
RUN CHART
 Merupakan grafik yg mengilustrasikan perubahan
mutu dari waktu ke waktu
 Dibuat pada awal kegiatan dan diupdate dg data
baru sesuai kegiatan yg berjalan
 Run chart juga dikenal sbg grafik grafis adalah
grafik sederhana yg menggambarkan data dari
waktu ke waktu
 Sumbu Y: peristiwa/event
 Sumbu X: periode waktu
 Digunakan untuk
 Memahami gambaran umum suatu proses
 Trend & shift/pergeseran dalam proses
 Variasi dari waktu ke waktu
 Untuk mengidentifikasi penurunan atau peningkatan
proses dari waktu ke waktu

08
 CONTROL CHART
 Control charts membantu melacak (men-tracking) suatu proses
 Grafik bersifat “alert” untuk memproses pemilik jika suatu proses
bergerak keluar dari “control” atau batasan yg ditetapkan
 Adalah grafik yg menggambarkan data dari waktu ke waktu, control
chart lebih spesifik daripada Run Chart karena dapat menilai
apakah proses berada dalam kontrol/tidak; garis kontrol atas (UCL)
dan garis control bawah (LCL)
 Control chart mirip run chart, namun lebih memiliki daya statistic
untuk mendeteksi perubahan
 Control chart digunakan untuk Quality Improvement dan juga untuk
monitoring perbaikan (contoh: dashboard atau scorecard)
 Data bisa dipresentasikan dalam beberapa bentuk:
 Persentase
 Rates
 Counts
 Individual values
 Banyak model control charts diperlukan sesuai jenis data yg
berbeda – namun semua control chart mirip dan diinterpretasikan
dg cara yg sama 08
PIE CHART
 Sebuah diagram yang berbentuk lingkaran
yang dibagi menjadi irisan-irisan untuk
menggambarkan proporsi numerik

 Pie chart digunakan untuk memperlihatkan :

Proporsi statis suatu nilai terhadap nilai total
(dalam prosentase).

 Keunggulan : simpel dan mudah dipahami

 Kelemahan : hanya cocok utk data dg sedikit

variabel

08
HISTOGRAM
 Data ditampilkan dalam grafik
 Mudah untuk melihat trend
 Easy to “eye-ball”
 Tidak ideal untuk analisis statistik

08
PARETO CHART
 Menunjukkan dampak relative (relative impact)
 Mudah disusun
 Kuat secara visual
 Merupakan tool yg membantu tim melihat penyebab
atau masalah yg paling sering terjadi
 Chart memperlihatkan aktifitas atau area yg
berkontribusi paling buruk mutunya
 Pareto chart berbasis teori bahwa jumlah kecil
penyebab akan memiliki kontribusi paling buruk
mutunya
 Bila beberapa aktifitas berkontribusi paling besar pada
masalah disebut Pareto Effect
 A classic Pareto Effect diamati bila 20% penyebab
berkontribusi padad 80% semua masalah

08
ANALISIS DATA
Sasaran dari analisis data dengan melakukan perbandingan menggunakan 4 cara :.

1. Dg diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau satu tahun ke
tahun berikutnya
2. Dg RS lain yg sama seperti menggunakan database referensi
3. Dg standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan professional atau
menggunakan ketentuan yg ditetapkan dalam UU atau peraturan
4. Dg praktek2 yg diakui di kepustakaan sbg pedoman praktek yg lebih baik atau
paling baik
Perbandingan ini membantu RS memahami sumber dan sifat perubahan yg tidak
dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan
07
PUBLIKASI DATA

Publikasi Internal :
• Laporan internal
Publikasi Eksternal :
• Bentuk akuntabilitas kepada masyarakat dan stake holder
eksternal
Setiap data yang akan dipublikasikan dilakukan validasi dulu

07
 Bagaimana melaksanakan sistem
manajamen data mutu di RS?
YANG HARUS DILAKUKAN RS
 Tetapkan sistem manajemen data di RS
• Komputerisasi semua, Komputerasi sebagian, Komputerisasi hanya untuk
analisanya saja
• Semua masih manual -> Tergantung sumber daya/kemampuan RS
 Susun Panduan/SPO sistem manajemen data, mulai dari pencatatan,
pengumpulan, analisa, validasi, publikasi/feedback & pelaporan, sesuai sistem
manajemen data yg dilaksanakan di RS
 Tetapkan PIC data di RS
• PIC data/champion data di unit kerja, dengan tugas pencatatan/input data,
pengumpulan, analisa/pelaporan
• Tetapkan petugas full time di komite PMKP untuk analisa data 07
Take Home Message....

 Kegiatan PMKP  merupakan never ending procces, perlu komitmen RS untuk

melaksanakannya
 Data perlu terus dikumpulkan, selama RS masih memberikan pelayanannya, karena itu
system manajemen data perlu ditunjang dengan teknologi informasi, sehingga
memudahkan staf RS dalam mengelola data, khususnya data indikator mutu.
 Pengumpulan data dan evaluasinya, sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan
dan prioritas rencana untuk perbaikan

07
PRAKTIK
MANAJEMEN DATA

Peserta dibagi 3 kelompok

Masing-masing kelompok :
• memilih data unit (3 data)
• menyajikan data dan menganalisis
• mempresentasikan sebagai bentuk laporan
analisis sederhana
Terima Kasih.....

09