Document Control &

Filling System
Value Consult, 26-27 June 2022

Yuwono D. Sucipto
Management System Consultant

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 1

 Ir. Yuwono Dwisilo Sucipto, MM
Educational Background : Bachelor degree from ITT/STTT, Bandung, 1991
Master of Management degree from STIE IPWI, Jakarta, 1998
1995 – present, trainer and consultant in wide management system.
Certified Lead Auditor of ISO 9001, ISO 13485, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22301, ISO 27001,
ISO 17024, ISO 37001
Certified Lead Implementer of ISO 37001

Clients

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 2

 Experiences

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 3

 Experiences

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 4

Webinar Lembaga Pengembangan Perbankan
Indonesia (LPPI) – Bank BTPN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 5

CLIENTS OF ISO 37001:2016

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 6

 PENDAMPINGAN
KONSULTASI

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 7

SISTEM

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 8

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 9
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 10
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 11
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 12
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 13
 INFORMASI TERDOKUMEN
PADA STANDAR SISTEM
MANAJEMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 14

 ISO Story Apakah ISO itu ?
• Organisasi
Organisasi independen, non pemerintah,
yang merupakan pengembang
standard internasional terbesar
didunia.

Yang dibentuk oleh badan-badan

standard nasional dari 165 negara.

ISO merupakan federasi dunia untuk

badan-badan standar nasional.

ISO merupakan Standar Internasional yang diterbitkan oleh

International Organization for Standardization (IOS)
yang mengarahkan & mengendalikan organisasi untuk
mencapai tujuannya.
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 15
 ISO Story
ISO dikembangkan berdasarkan konsesus Global yang dapat
mendobrak hambatan dalam perdagangan internasinal atau
perdagangan bebas.

'International Organization for Standardization‘

akan memiliki akronim yang berbeda :

Inggris Bahasa Perancis Bahasa Rusia

Myezhdunarodnaya
IOS OIN
organizatsiya po standartizatsii
(Organization internationale de normalisation)

Maka diputuskan menggunakan istilah ISO

ISO itu sendiri berasal dari bahasa Yunani,
ISOS yang berarti sama

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 16

  Mutu – ISO 9001:2015
 Lingkungan – ISO 14001:2015
 Kesehatan dan Keselamatan Kerja – ISO 45001:2018
 Kompetensi Lab Penguji & Kalibrasi – ISO 17025:2017
 Keamanan Informasi – ISO 27001:2013
 Dan masih banyak lagi

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 17

 Pendekatan Sistem pada Manajemen

Peng-identifikasian, R R
pemahaman dan
pengelolaan proses I Proses O I Proses
O

yang saling terkait A B

I R R
I
sebagai suatu
sistem memberi I
C
Proses
C
Proses O
C D
sumbangan untuk I = INPUT
O I

keefektivan dan O = OUTPUT

R = RESOURCES C
efisiensi organisasi C = CONTROLS
C

dalam mencapai
sasarannya

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 18

 SISTEM – Keterkaitan Proses-proses

R R

I Proses
O I
Proses
O

A B
R R
I
I

C
Proses
C
Proses
O “Sistem
I
C
O I
D Adalah
I
O
= INPUT
= OUTPUT
Saling
R
C
= RESOURCES
= CONTROLS C
Keterkaitan
Atau
C

Hubungan
Beberapa
Elemen”

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 19

 organisasi organisasi

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 20

 7.5 Informasi Terdokumentasi
Konteks Organisasi
Kebijakan SM
Pedoman SM

Prosedur SM
Penilaian Risiko SM
Sasaran dan Program SM

Instruksi Kerja SM
Dokumen Pendukung
Dokumen Eksternal

Rekaman = Bukti
penerapan Sistem
Manajemen

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 21

Informasi Terdokumen

Tujuan Utama Informasi Terdokumen Sistem Manajemen

a) Komunikasi Efektif
sebagai alat komunikasi dan distribusi informasi. Jenis dan luasnya
dokumentasi tergantung pada jenis produk dan proses-proses dalam
organisasi tersebut, tingkat formalitas sistem komunikasi dan tingkat
keterampilan komunikasi serta budaya organisasi.
b) Bukti Obyektif
bukti adanya perencanaan SM maupun realisasinya
c) Berbagi Pengetahuan
dalam rangka sosialisasi dan berbagi pengalaman. Pada hal-hal
teknik akan menjadi dasar untuk mendesain dan mengembangkan
kesisteman yang baru.

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 22

 PROSES PADA SISTEM MANAJEMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 23

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 24
 STRUKTUR INFORMASI
TERDOKUMEN SISTEM QHSE

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 25

 3.8.6. Informasi Terdokumentasi
Informasi (3.8.2) dalam bentuk media penyimpanan
yang dipersyaratkan untuk dikendalikan dan
dipelihara oleh organisasi (3.2.1 )
CATATAN 1 Informasi terdokumentasi dapat dalam format dan media
apa saja dan dari sumber apapun.
CATATAN 2 Informasi terdokumentasi dapat berupa: - sistem
manajemen (3.5.3) termasuk proses (3.4.1) terkaitnya; informasi yang
dibuat dalam rangka beroperasinya organisasi (dokumentasi); - bukti hasil
yang dicapai (rekaman (3.8.10».
CATATAN 3 Ini merupakan satu dari istilah umum dan definisi inti untuk
standar sistem manajemen ISO yang diberikan dalam Lampiran SL, dari
Consolidated ISO Supplement untuk ISOIIEC Directives, Bagian 1.

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 26

 3.8.5. Dokumen
Informasi (3.8.2) berikut media penyimpanannya
CONTOH Rekaman (3.8.10), spesifikasi (3.8.7) dokumen prosedur,
gambar, laporan, standar.

CATATAN 1 Media dapat berupa kertas magnetik, disket komputer

elektronik atau optikal, foto atau sampel master, atau kombinasinya.
CATATAN 2 Sekelompok dokumen, misalnya, spesifikasi dan rekaman
yang sering disebut "dokumentasi".
CATATAN 3 Beberapa persyaratan (3.6.4) (misalnya, persyaratan yang
dapat dibaca) berlaku umum untuk seluruh jenis dokumen. Namun dapat
terjadi perbedaan persyaratan untuk spesifikasi (misalnya, persyaratan
revisi yang dapat dikendalikan) dan untuk rekaman (misalnya,
persyaratan, rekaman dapat diambil kembali).

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 27

 3.8.10. Rekaman
Dokumen (3.8.5) yang menyatakan hasil yang
sudah dicapai atau penyediaan bukti kegiatan telah
dilaksanakan.

CATATAN 1 Rekaman dapat digunakan, sebagai contoh, untuk

memformalkan ketertelusuran (3.6.13) dan untuk menyediakan, bukti
verifikasi (3.8.12), tindakan pencegahan dan tindakan korektif (3.12.2).
CATATAN 2 Umumnya rekaman tidak perlu pengendalian revisi.

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 28

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 29
Informasi Terdokumen
Struktur Dokumen

Pedoman
QHSE

Prosedur QHSE

Dokumen Penunjang/
Instruksi Kerja

Rekaman QHSE

Semua tingkat dipadukan/ dicocokan untuk membentuk suatu dokumentasi terpadu

(satu kesatuan yang saling melengkapi)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 30

Informasi Terdokumen

Persyaratan Standar ISO

=> Pedoman QHSE menggambarkan struktur
dokumentasi dalam Sistem QHSE

=> Pedoman QHSE membuat referensi kepada

Prosedur QHSE

=> Prosedur QHSE membuat referensi pada

Instruksi Kerja

=> Semua persyaratan dalam standar ISO

dibahas dalam Prosedur QHSE

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 31

Informasi Terdokumen

Dokumentasi
TIDAK ADA “format terbaik” dalam mendokumentasikan Sistem Manajemen
Sistem yang didokumentasikan harus “melayani” pemakai sistem
manajemen tersebut.

TIDAK ADA persyaratan “jumlah minimum” dalam dokumentasi Sistem

Manajemen QHSE. Jumlah minimum dapat ditentukan dari Kaji Resiko &
umumnya tergantung juga pada :
==> organisasi yang bersangkutan,
==> kompleksitas operasi,
==> metode dokumentasi,
==> keahlian dan latihan yang diperlukan
oleh karyawan yang menjalankan aktivitas
yang berhubungan dengan QHSE

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 32

 Informasi Terdokumen
Tingkat Rincian yang Diperlukan
Lengkap/
Sangat Detail/ Sangat Rinci

Ketergantungan
Tingkat Rincian pada latihan dan
Dokumentasi pengalaman
Ketergantungan
pada Dokumentasi
yang lengkap

Cakap/
Tidak Profesional
Cakap Tingkat Keahlian
Karyawan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 33

 BENTUK-BENTUK INFORMASI
TERDOKUMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 34

Informasi Terdokumen

Pedoman
QHSE

Prosedur QHSE

Instruksi Kerja/
Dokumen Penunjang

Rekaman QHSE

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 35

Informasi Terdokumen
Pedoman QHSE
Dokumen strategis yang menggambarkan sistem manajemen QHSE
suatu organisasi (dalam bentuk Visi, Misi, Kebijakan dan Sasaran)
kepada stakeholder.

Tujuan & Ruang Lingkup

 menggambarkan struktur Sistem Manajemen QHSE
 Komitmen Manajemen Puncak (Visi, Misi,
Kebijakan QHSE dan Sasaran QHSE)
 menggambarkan bagaimana organisasi
memenuhi setiap pasal dalam Standar Sistem Manajemen

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 36

Informasi Terdokumen
Pedoman QHSE

Pedoman Mutu memberikan gambaran Sistem Manajemen

QHSE suatu organisasi, berisi :
=> Pernyataan Visi, Misi
=> Pernyataan Kebijakan QHSE
=> Sasaran QHSE
=> Struktur Organisasi, termasuk Tanggung Jawab
& Wewenang
=> Memberi gambaran mengenai Konteks Organisasi, Ruang
Lingkup Sistem Manajemen QHSE, termasuk pasal & ketentuan
yang membentuk sistem tersebut (matriks, proses bisnis dsb)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 37

Informasi Terdokumen
Pedoman QHSE

Pemakai

 Manajemen dan pejabat

yang ditentukan
 Pihak luar, auditor,
pelanggan, dll

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 38

Informasi Terdokumen
Pedoman QHSE
Pernyataan Visi, Misi & Kebijakan QHSE

=> Tujuan umum & arah organisasi serta komitmen

mutu yang disampaikan secara formal
oleh Manajemen Puncak

=> Sebuah media bagi Manajemen Puncak dalam

mengkomunikasikan Konsep QHSE kepada
karyawan & pelanggan

 Diletakkan pada lokasi yang strategis agar

seluruh karyawan mengetahui dan mengerti
bagaimana kebijakan tersebut diterapkan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 39

Informasi Terdokumen
Prosedur QHSE
Dokumen yang menggambarkan kegiatan/ operasi suatu organisasi
dalam mengimplementasikan Kebijakan QHSE, Sasaran QHSE, Rencana/
Program dan Business Process yang telah ditetapkan.

Tujuan
=> Merinci bagaimana aktivitas dijalankan, diawasi
& dicatat dalam melaksanakan kebijakan yang telah
ditentukan

Pemakai
=> Seluruh karyawan yang mengelola & melaksanakan
proses serta semua yang berhubungan dengan proses
tersebut.

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 40

 PEMETAAN PROSES/ BUSINESS PROCESS

PENINGKATAN BERKELANJUTAN
SISTEM MANAJEMEN QHSE

PROSES PENGENDALIAN SISTEM

PERENCANAAN TANGGUNG JWB & TINDAKAN

PENGENDALIAN KEBIJAKAN & TINJAUAN
MJMN WEWENANG, PERBAIKAN &
REKAMAN / ARSIP KETETAPAN MANAJEMEN
PETITA / RKAP KOMUNIKASI INTERNAL PENCEGAHAN

MONITORING, EVALUASI DAN PENGUKURAN KINERJA

PROSES PENGUKURAN ANALISIS & PERBAIKAN
PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN, INTERNAL AUDIT, SPI

P
E
R P PROSES REALISASI JASA K P
USULAN PROYEK :
TINDAKAN PERBAIKAN &
S E MELAKUKAN FS / STUDYPENCEGAHAN PENJUALAN E E
Y L AWAL/ PRA -PROPOSAL - PROSES PKS PENERIMAAN / P L
PENAGIHAN
A A PERENCANAAN
PROPOSAL PENYEWAAN U A
INPUT OUTPUT
R N PENGENDALIAN USAHA : A N
A G 1. INVENTARISASI ALAT & S G
PROSES JOINT
T G EVALUASI ASET
? YA
VENTURE/ BOT/ A G
2. RENCANA BELI
A A KERJASAMA BTO/ KSO N A
N N N
TDK
PROSES PEMBENTUKAN PROSES LELANG
SWAKELOLA PROYEK DI RAPIM

EVALUASI & PENYELESAIAN

PROSES PENDUKUNG PELATIHAN DAN SENGKETA TINDAKAN
PENGEMBANGAN PENGADAAN PRASARANA PERBAIKAN DAN
PEGAWAI BARANG & JASA SARANA PERJANJIAN & PENCEGAHAN
KERJASAMA

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 41

Informasi Terdokumen
Prosedur QHSE
Ruang Lingkup

Petunjuk yang rinci :

=> Apakah prosesnya dan tujuannya ?

=> Dimana aktivitas berlangsung ?
=> Siapa penanggung jawab untuk setiap aktivitas ?
=> Kapan aktivitas dilakukan & bagaimana
urutannya, frekuensinya, dsb.
=> Bagaimana aktivitas diselesaikan dengan referensi
Instruksi Kerja atau dokumen referensi lainnya ?

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 42

Informasi Terdokumen
Prosedur QHSE

Format

Prosedur yang didokumentasikan dapat mengambil

beberapa bentuk, tergantung :

=> Bentuk suatu aktivitas/ organisasi/ perusahaan

=> Ruang lingkup dan struktur Pedoman QHSE
 Kompleksitas suatu organisasi/ perusahaan
 Business Process

Dua format umum ; Narasi dan Bagan Arus

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 43

Informasi Terdokumen
Prosedur QHSE - Narasi
=> Bentuk yang paling sederhana digunakan
=> Biasanya dibagi sebagai berikut :
* Referensi Kebijakan - Persyaratan Standar Sistem Manajemen
* Tujuan - mengapa, untuk apa
* Ruang Lingkup - bidang cakupan & pengecualian
* Referensi - mengidentifikasi dokumen referensi atau formulir yang
berhubungan
* Penanggung jawab - unit organisasi/ karyawan2 yang bertanggung jawab
menjalankan apa yang tertera dalam dokumen
* Rincian prosedur - rincian proses/ aktivitas apa saja yang harus
dikerjakan
* Rekaman QHSE - mengidentifikasi rekaman yang dihasilkan oleh
suatu aktivitas, tempat rekaman disimpan dan lama rekaman disimpan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 44

Informasi Terdokumen
Prosedur QHSE - Bagan Alir
Bagan alir adalah suatu metode yang menggambarkan proses dengan
menggunakan lambang, garis dan kata-kata sederhana.

Kapan digunakan
 Untuk memetakan alir suatu proses
 Untuk menjelaskan prosedur yang mempunyai banyak langkah
 Untuk menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas setiap proses
 Untuk menjelaskan peran masing2 yang terkait pada proses
=> Untuk digunakan sebagai daftar periksa bagi kegiatan-kegiatan rutin

Kelebihan
=> Mudah dibaca
=> Gambaran keseluruhan proses
=> Langkah kerja mudah diikuti
=> Kunci perbaikan proses

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 45

Informasi Terdokumen
Batas (elips)
Batas - Awal / Akhir suatu proses

Operasi/ Operasi / Aktivitas (segi empat)

Aktivitas - Aktivitas / operasi dalam proses

Titik Pengambilan Keputusan (Belah Ketupat)

Titik Pengambilan - Cabang dari titik pengambilan keputusan ini akan diberi tanda
Keputusan YA atau TIDAK

Proses Proses lain (Jajaran genjang)

Lain - Menuju proses / prosedur lain

Penghubung (Lingkaran)
Penghubung - Ditandai oleh nomor / abjad sebagai penghubung

Rekaman QHSE
Rekaman - Rekaman QHSE yang digunakan atau dihasilkan dari
suatu proses

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 46

Informasi Terdokumen

Membuat Bagan Alir

 Tetapkan ruang lingkup proses (‘mulai’ dan ‘akhir’)

 Identifikasi personil utama yang terlibat dalam proses
 Tanya jawab dengan personel tersebut mengenai peta proses
 Mengembangkan peta proses “yang ada” berdasarkan informasi
yang dikumpulkan
 Konfirmasi peta proses “yang ada” dengan personil utama

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 47

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 48
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 49
Informasi Terdokumen
Contoh - Bagan Alir

Mulai 1

Buat Permintaan Buat Order

Permintaan Pembelian Order Pembelian
Pembelian Pembelian

Periksa Periksa Order

Permintaan Order Pembelian
Pembelian Pembelian

Pemasok Ya kirimkan Order

Disetujui Order Pembelian
Tidak Pembelian
Kualifikasi
Pemasok Proses Selesai
Baru
Pembelian
1

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 50

Informasi Terdokumen
Instruksi Kerja dan Dokumen Pendukung
Instruksi langkah demi langkah yang merinci
suatu proses & penggunaan mesin, menjelaskan
peralatan yang digunakan, kriteria kecakapan
kerja, dan petunjuk yang diperlukan dalam
menjalankan proses

Tujuan & Ruang Lingkup

=> Digunakan sebagai pedoman dalam menjalankan
aktivitas/ operasional sehari-hari oleh karyawan di setiap
fungsi
=> Dokumen digunakan khusus untuk setiap
departemen, tugas, dll

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 51

Informasi Terdokumen
Instruksi Kerja dan Dokumen Pendukung

Isi

=> Berisi rincian penjelasan suatu instruksi untuk membantu karyawan

dalam menjalankan berbagai tugas, peralatan yang digunakan, dll.

=> Sebagian besar berhubungan dengan masalah teknis & menekankan

pada operasi, inspeksi, pengujian, dll

Pemakai

=> Untuk setiap karyawan yang menjalankan tugas spesifik yang ditentukan
(sesuai Job Description)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 52

Informasi Terdokumen
Perbandingan antara Prosedur dan Instruksi Kerja

Prosedur QHSE Instruksi Kerja QHSE

-> Berorientasi pada proses -> Berorientasi pada tugas

-> Merupakan suatu mekanisme/
tatacara, interaksi antar unit/ fungsi
-> Menunjang Kebijakan QHSE &
Sasaran QHSE, Rencana QHSE,
Business Process dan Job Deskripsi
-> Keterlibatan > 1 unit terkait
-> Membutuhkan dokumen penunjang
dalam pelaksanaannya
-> Merupakan suatu instruksi
-> Secara khusus menjelaskan tugas
yang harus dikerjakan, metode dan
teknik yang digunakan guna
mencapai Sasaran QHSE
-> Memberikan petunjuk pada tingkat
operasional

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 53

Informasi Terdokumen
Instruksi Kerja QHSE

Format

Instruksi kerja dapat dibuat dengan berbagai

format :
>> Lembar Kerja
>> Alat bantu Visual (tape/video,
gambar, aplikasi software dsb)
>> Sampel/ prototipe
>> Daftar Periksa/ Checklist, dsb

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 54

Informasi Terdokumen
Instruksi Kerja QHSE- Format
Lembar Kerja & Daftar Periksa

Apa ?
=> Petunjuk langkah demi langkah sehingga
memberikan gambaran yang jelas kepada
karyawan bagaimana suatu tugas dikerjakan
=> Pedoman bagi petugas/ pejabat untuk
memeriksa pekerjaan

Kapan ?
=> Dapat diterapkan bila karyawan dapat
mengerti (belajar dari pengertian)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 55

Informasi Terdokumen
Instruksi Kerja QHSE - Format
Alat bantu Visual
Apa ?
=> Gambaran visual yang menjelaskan langkah
demi langkah dalam menyelesaikan tugas

Kapan ?
=> Untuk langkah kerja yang rumit
=> Belajar melalui pengamatan & mengurangi
kesalahpahaman
=> Bentuk pelatihan yang baik bagi karyawan baru
=> Mengingatkan petugas terus-menerus

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 56

Informasi Terdokumen
Instruksi Kerja QHSE- Format
Sampel / Prototipe

Apa ?
=> Memberikan gambaran dan contoh nyata dari
langkah kerja sehingga karyawan dapat melihat,
mengerti & belajar

Kapan ?
=> Belajar memulai pengamatan
=> Hanya berguna bagi operasi yang sederhana

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 57

Informasi Terdokumen
Rekaman QHSE

Rekaman QHSE, seperti bagan dan data yang

berhubungan dengan disain, inspeksi, pengujian,
audit, tinjauan, dll harus disimpan sebagai bukti
untuk menunjukkan :

>> terpenuhinya persyaratan yang telah ditentukan

>> efektivitas pelaksanaan Sistem Manajemen QHSE

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 58

Informasi Terdokumen
Rekaman QHSE
Semua Rekaman QHSE harus :
>> mudah dibaca dan jelas
>> bertanggal
>> mudah dikenali dan diambil dari
tempat penyimpanannya
>> mempunyai status otorisasi
>> disimpan selama jangka waktu yang
telah ditentukan
>> dilindungi terhadap kerusakan, kehilangan
dan keusangan selama penyimpanan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 59

Informasi Terdokumen
Dokumen Pendukung
Beberapa dokumen yang dapat meningkatkan “nilai tambah”
dalam memeragakan kesesuaian dan efektivitas SMQHSE,
walaupun tidak disebutkan secara tegas, contohnya:
 Business Process/Peta Proses, Bagan Alir Proses dan/atau
Deskripsi Proses
 Bagan Struktur Organisasi
 Job Deskripsi
 Spesifikasi/ Parameter
 Instruksi Kerja dan/atau Instruksi Uji
 Dokumen yang berisi Komunikasi Internal
 Jadwal Produksi
 Daftar Pemasok yang Disetujui
 Rencana/Jadwal Uji dan Inspeksi
 Rencana / Program

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 60

 PENGELOLAAN INFORMASI
TERDOKUMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 61

STRUKTUR INFORMASI TERDOKUMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 62

STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI

Manual Integrasi

Prosdr Prosdr Prosdr Prosdr Prosdr Prosdr

Instruksi
InstruksiKerja Spesifikasi Spesifikasi
Dokumen
InstruksiKerja
Kerja Spesifikasi
Spesifikasi Spesifikasi
Pendukung

F.7.1
F.7.1
F.7.1
F.7.1 F.8.2.2
Form Form Form Form Form Form
F.7.1
Form

Rekaman Mutu-Lingkungan-K3 = Bukti Penerapan SMI

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 63
 SISTEM DOKUMEN
PEDOMAN

PROSEDUR

IK

IK

RECORDS

RECORDS RECORDS RECORDS

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 64

PROSEDUR/ DOKUMEN LEVEL II

A B
IK IK
PROSEDUR

C IK

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 65

DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN
Pada operasional perusahaan manufaktur dokumen-dokumen yang
terkait antara lain :
- Dokumen-dokumen PMA/ PMDN
- Dokumen Perizinan Usaha
- Business Plan/ Feasibility Study
- Proposal-proposal proyek
- Blue Print/ Cetak Biru Produk
- Dokumen Rapat Umum Pemegang Saham
- Program Kerja
- Rencana Anggaran Pembelian dan Belanja
- Standar-standar Kompetensi
- Manual Text Book
- Dokumen Program Sistem Informasi Manajemen
- Job Deskripsi
- Peraturan-peraturan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 66

 PENGENDALIAN DOKUMEN
Peninjauan &
Persetujuan

Pengendalian Identifikasi &

Dokumen Pengendalian
Kadaluwarsa PENGENDALIAN
Distribusi
DOKUMEN

Pengendalian Dokumen
Eksternal Pengendalian Perubahan
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 67
 Pengendali
Dokumen
Originator Kepala Bagian
verifikasi
persyaratan
Menyusun dokumen
Dokumen Verifikasi
1. beri nomer
2. tanggal berlaku
Tanda 3. tanggal kadaluarsa

Tangan
penggandaan
distribusi cap salinan
kpd yang terkendali cap original
berhak

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 68

 1. Sistematis dan Konsisten
2. Menunjukkan identitas pengelompokan dan status
3. Menunjukkan peningkatan sistem
4. Membedakan jenis dokumen
5. Memudahkan penelusuran ke sumber-asalnya

CONTOH KODE PENOMORAN

QP.06.141.01 QM. 1 - 12

Quality Manual
Quality Procedure Nomor Revisi Nomor Bab
Bagian Produksi
Nomor Urut

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 69

 PENGENDALIAN DOKUMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 70

PENGENDALIAN DOKUMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 71

 Pengendalian Dokumen Lewat
Jaringan Komputer

Dokumen
Utama/ Server

Dokumen Akses
??? Dokumen
“Read
“Read Only”
Only”

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 72

 PENGENDALIAN REKAMAN/ARSIP
Identifikasi/ Pemberian
Indeks

Back-up Metode
Penyimpanan

Media Rekaman Perlindungan/

PENGENDALIAN
Hardcopy/ Keamanan
REKAMAN
Softcopy

Akses/
Pemusnahan Pengambilan
Rekaman kembali
Masa Simpan
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 73
 Bagaimana penerapan
kearsipan di tempat Anda?

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 74

 Bagaimana penerapan kearsipan di
tempat Anda?

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 75

Bagaimana kondisi arsipnya?

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 76

 Semudah Apa Mencari Arsip ?

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 77

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 78
 PILIHAN PENYIMPANAN ARSIP
HARDCOPY

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 79

 JASA PENYIMPANAN ARSIP
HARDCOPY

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 80

 Ciri Urutan
Kelompok berkas
pemberkasan pemberkasan Kemudahan dan ketepatan filing
yang paling cocok
rekaman yang lazim
Mudah dan cepat bila ditekankan pada
Nama orang, Kasus; Kasus kertas nama. Relatif lambat bila nama harus ditulis.
Menurut Abjad
instansi, atau kerja; Rujukan Salah eja mungkin terjadi bila menyangkut
nama
perusahaan teknis nama yang asing. Diperlukan ketaatan pada
peraturan pemberkasan
Nama atau Relatif lambat. Kata kunci yang diutamakan
judul proyek, Kasus; Kasus kertas justru terbenam dalam judul yang panjang.
Menurut Abjad
publikasi, kerja; Rujukan Judul yang tidak lengkap harus dilengkapi
nama
produk atau teknis dengan tulisan tangan. Memerlukan
barang ketaatan pada peraturan pemberkasan
Berdasarkan
abjad nama
Nama Kasus; Kasus kertas Cepat bilamana lokasi dapat ditunjukkan.
(seringkali
geografis atau kerja; Rujukan Sub-susunan tambahan seringkali
diikuti dengan
lokasi teknis ditambahkan dengan tulisan tangan
nama orang,
barang dsb
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 81
 Ciri Urutan
Kelompok berkas
pemberkasan pemberkasan Kemudahan dan ketepatan filing
yang paling cocok
rekaman yang lazim
Cepat bilamana nama atau symbolnya
Berdasarkan Kasus; Kasus
Angka atau pendek atau terbagi atas segmen bilangan
angka atau kertas kerja;
simbol atau symbol. Angka dan symbol rentan
simbol Rujukan teknis
terhadap perubahan dan galat lainnya
Berdasarkan
tanggal atau
Mudah. Tidak
Tanggal atau tahun yang Cepat dan tepat. Penandaan jarang
kekal.
tahun disiapkan atau diperlukan
Membimbangkan
yang
digunakan
Berdasarkan Korespondensi Lambat karena isinya harus dibaca.
abjad subjek umum(mencakup Penggunaan kode berkas akan
atau topic atau pula kasus yang mempercepat penulisan namun
Topik subjek berdasarkan disubsusun memerlukan rujukan ke ringkasan subjek
kode berkas menurut nama atau indeks relative.Mungkin terjadi
numeric atau atau angka). pengambilan keputusan yang keliru dan
alfanumerik Rujukan teknis. galat dalam penulisan
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 82
 PILIHAN PENYIMPANAN ARSIP
HARDCOPY

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 83

 Sarana penemuan kembali dokumen dengan cara
mengidentifikasikan naskah/ berkas melalui
penunjukan suatu tanda pengenal, yang dapat
membedakan dokumen tersebut dengan yang
lainnya.

Indeks

Ciri khusus permasalahan atau tanda pengenal suatu dokumen

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 84

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 85
 Nama Orang Diindeks Nama Tempat/Daerah Diindeks
Sartono Kartonodirdjo Kartonodirdjo, Sartono Kotamadia Yogyakarta Yogyakarta (Kotamadia)
Ny. Suharti Suharti (Ny) Kabupaten Bantul Bantul (Kabupaten)
Drs. Abimanyu, SH Abimanyu (Drs., SH) Kotabaru Kotabaru
Jendral De Cock De Cock (Jendral) Ujung Pandang Ujung Pandang

Nama Badan Diindeks

Nama Benda Diindeks
Hotel Kresek Kresek , Hotel
Lemari Dokumen Lemari Dokumen
PT Percetakan Amin Amin, Percetakan (PT)
Toko Besi Toko Besi
Rumah Sakit Sudirman Sudirman (Rumah Sakit)
Sepeda Motor Honda Honda, Sepeda Motor
Universitas 17 Agustus Universitas 17 Agustus
Mobil Mercy Mercy, Mobil
Nama Masalah Diindeks
Pajak Kekayaan Pajak Kekayaan
Pokok
Buku Penuntun Pajak Pajak, Buku Penuntun
Permasalahan
Rehabilitasi Jalan Jalan, Rehabilitasi
Pelebaran Jalan Jalan, Pelebaran
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 86
 Masalah
Volume dokumen > Tempat
penyimpanan
Masing-masing divisi mempunyai
system filing yang berbeda
Proses filing tidak teratur
Sistem filing tidak sesuai dengan
kebutuhan user
Membutuhkan waktu yang cukup
lama untuk menemukan dokumen
Lemari dokumen terlalu penuh,
sehingga sulit mengambil dokumen
Folder isi dokumennya oversize dan
overload
Membutuhkan ruang filing = in-
efisiensi ruang.
Kesulitan menemukan dokumen
yang hilang
Rev. 09 Des 2022
Solusi
Sentralisasi filing dokumen yang memiliki nilai kepentingan
bersama
Pusatkan tanggung jawab filing dokumen perusahaan pada satu
orang atau badan yang bertanggung jawab penuh
Pilihlah..! Sistem khusus dan siap pakai, sesuai dengan kebutuhan
filing di perusahaan Anda.
Lakukan review atau audit sistem filing.
Membuat panduan indeks untuk setiap rak/laci tempat
penyimpanan dokumen
Membuat jeda (ruang kosong) sekitar 10 cm pada setiap laci lemari
Lakukan standardisasi; setiap folder berisi hanya 25 lembar dan
ukuran A4; jangan melebihi 50 lembar dan jika ada dokumen yang
oversize, harus dilipat.
Gunakan filing cabinet yang sesuai standar dan budget perusahaan.
Melakukan rencana jadwal retensi dokumen.
Antisipasi; Membatasi akses penelusuran dan peminjaman,
mencatat proses peminjaman secara tertib dan membackup
dokumen vital dan sering dipinjam.
Yuwono D. Sucipto 87
 Pengendalian Dokumen Lewat Jaringan
Komputer

Dokumen
Utama/ Server

Akses
Dokumen Dokumen
“Read Only”
???
“Read Only”

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 88

 Tanda Tangan Digital

https://youtu.be/7jtqms1LulE
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 89
Daftar Induk Dokumen QHSE
JENIS
No. NAMA DOKUMEN NOMOR DOKUMEN NOMOR REVISI TANGGAL BERLAKU
DOKUMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 90

Daftar Dokumen Eksternal
NO. NO. DOKUMEN NAMA DOKUMEN TAHUN/TGL. TERBIT STATUS

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 91

 Masa Retensi Rekaman QHSE
No. Kode Rekaman Nama Rekaman QHSE Akses Lama Simpanan Tempat Penyimpanan

Bisa ditambahkan Bentuk/ Tipe Media Rekaman, Indeks Penyimpanan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 92

 Menata Folder Dokumen & Rekaman QHSE

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 93

 PENGELOLAAN KEARSIPAN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 94

 PROSES UNTUK MEMBUAT, ME-CAPTURE,
& MENGELOLA ARSIP

ISO 15489:2016
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 95
 Menentukan Kode Menata Folder
Klasifikasi
Menata Sekat Dalam Sekat

Memasukkan Dokumen

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 96

 Cara menentukan kode klasifikasi adalah:
1. Setiap berkas/dokumen dipelajari isinya untuk mengetahui
Menentukan lingkup dan kaitan masalah yang terdapat di dalam
Kode Klasifikasi dokumen.
2. Apabila suatu dokumen terdapat lebih dari satu kode,
maka kode klasifikasi untuk masalah yang dianggap paling
pokok yang dituliskan pada dokumen.

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 97

 Menurut masalahnya.
 Sesuai dengan maksud dan tujuan
 Spesifik.
 Mudah untuk diingat/dikenali
kembali. Records Management Classification
 Kode yang paling mendekati
 Jangan terlalu detail.
 Mempertimbangkan tugas dan fungsi
suatu organisasi/instansi.

Code
Content
Management

Content
Creation

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 98

Contoh 1: Classification is primary focus

Primary Secondary Title/Description

Contoh 2: Title is primary focus

Cassification Code Name ID Number

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 99
 Memeriksa dokumen
Lihat  judul, nama asal orang atau badan
korporasi yang menciptakan dokumen,
paragraph pembuka dan penutup.
 Mengenali konsep temu balik yang bermanfaat
Keluasan (exaustivity) akan menghasilkan temuan
yang melebar sedangkan kedalaman (depth)
akan menghasilkan arsip yang tepat
 Menerjemahkan Konsep ke kosakata
pengindeksan Records Management
Proses ini berlangsung pada tahap penjudulan Indexing
berkas dan tahap pengindeksan dokumen
individual atau menambahkan entri indeks
ekstra pada berkas yang sudah ada
 Pemilihan Kosakata pengindeksan

Code
Content
Management

identification
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 100
 Direktorat Logo yang dicetak
Corporate Banking
offset
KR Kode Masalah

ABADI PT Indeks Berkas

Kredit Modal
Kerja (Nama Nasabah)
November 2004
(Nama Produk Kredit)
(Bulan)+ (Tahun)

No . Binder : 1 No urut Binder

Lemari 0.A.01

Lokasi Simpan
(Lantai).(Lokasi Lemari).
(Nomor Loker)
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 101
  Sekat disesuaikan dengan perincian
dokumen, terdiri-dari:
 Sekat-sekat diletakkan berdiri
Menata Sekat berderet kebelakang secara
vertikal di dalam laci-laci filling
atau berdiri samping
menyamping secara lateral
dalam rongga-rongga almari
dokumen/rak dokumen.
 Sekat pokok masalah (sekat 1)
ditempatkan pada jajaran
paling depan disusul sekat sub
masalah (sekat 2) menurut
perincian pola klasifikasi yang
kedua, dan sekat sub-sub
masalah (sekat 3) menurut
perincian pola klasifikasi yang
ketiga.
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 102
  Folder yang telah diberi kode dan indeks pada tabnya,
ditempatkan pada kedudukan ke-empat di belakang sekat
ke-3, apabila perincian klasifikasi dokumen sampai
Menata Folder perincian ke-3. Apabila perincian klasifikasi hanya sampai
Dalam Sekat kedua, maka folder ditempatkan pada kedudukan ketiga di
belakang sekat ke-2.
 Folder dalam susunan sekat dengan kode yang sama diatur
secara alphabetis atau urutan nomor

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 103

  Dokumen-dokumen yang telah diberi kode dan indeks
dimasukkan ke dalam folder. Dokumen-dokumen dalam
Memasukkan folder dapat disusun secara kronologis, alphabetis indeks
Dokumen atau urutan nomor.
 apabila himpunan dokumen dokumen dalam jumlah yang
banyak/besar, dapat ditempatkan dalam beberapa folder
dengan kode dan indeks sama pada tab foldernya. Untuk
menunjukkan bahwa folder-folder tersebut saling berkaitan,
dapat diberikan nomor urut pada masing-masing tab folder.

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 104

Pada penyimpanan dokumen yang didasarkan atas sistem abjad,
pemberian kode dokumen disesuaikan dengan urutan abjad. Kode
abjad tersebut diindeks dari nama urutan abjad. Kode abjad tersebut
diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
 Panduan meng-Indeks (standar internasional) yang banyak
digunakan:
 Filing Rule for Dictionary Catalog of the Library of Congress
 Alphabetical Filing Rule (ARMA: Association of Records Manager

and Administrator)
Sistem ini sederhana dan mudah dalam temu balik dokumen.
Pencarian langsung ke tempat penyimpanan
(Direct Filing System)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 105

 Berdasarkan nomor atau kode yang berupa angka-angka.
 SERIAL: Sistem numerik langsung
 Penyusunan dokumen berdasarkan nomor terkecil sampai besar
 Fungsional kalau jumlah dokumen kurang dari 5 digit
 > 5 digit (99999 dokumen) akan terjadi trouble
 Temu baliknya membutuhkan waktu yang cukup lama
 DUPLEX: Sistem penomoran yang tidak berurutan
1. Terminal-digit-system
 Bilangan dipisahkan menjadi tiga kelompok dan masing-masing kelompok terdiri dari dua
atau tiga digit
 Cara membacanya dari kanan ke kiri: Tersier-Sekunder-Primer
 Kelompok paling kanan (Primer) sebagai Guide I (nomor laci), Sekunder: Guide II, Tersier:
Urutan folder. Contoh: nomor 027451 berarti dokumen tersebut berada pada laci nomor
51, pada guide 74, dan folder 02
2. Middle-digit-system.
 Susunan penyimpanan sama dengan sistem terminal digit
 Hanya kelompok primer sebagai guide I berada di tengah (nomor laci), Sekunder sebagai
guide II (nomor panduan), dan Tersier sebagai nomor folder. Contoh: 027451 berarti
dokumen tersebut berada pada laci 74, nomor panduan 02, dan berada pada urutan folder
ke 51
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 106
 Sistem Geografis berarti penyimpanan dokumen tersebut
dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya
pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.

 Sistem Subjek berarti sistem penyimpanan dokumen dengan

mendasarkan pada perihal atau pokok masalah.
 Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok
masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut kemudian
diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah
(sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject).
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 107
 Jenis Dokumen
Korespondensi
(Termasuk surat, memo, telegram, lampiran,
laporan dan dokumen terkait
Berkas Transaksi
(Formulir dan korespondensi yang membuktikan
adanya transaksi)
Berkas Projek
(Korespondensi, nota, dan data lain yang terkait
dg proyek seperti pengembangan produk,
pelaksanaan kegiatan atau dokumentasi sistem)
Berkas Kasus
(Rekam medis arsip dinamis personil lainnya,
klaim,tuntutan tujuan, kontrak, asuransi dan
berkas sejenis)
Menunjuk kepada personil atau properti
Berkas Khusus
(Peta gambar engineering, tape reel, ronsen,foto,
gambar, kliping, berkas rujukan tercetak lainnya
dan media yang terbacakan mesin)
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto
Sistem simpan yang digunakan
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun
korespondensi dapat merupakan setiap jenis
sistem.
Susunan alphabetis atau nomerik berdasarkan
nama atau pengenal numerik, misalnya nomor
surat atau nomor tagihan. Sering kali jenis
dokumen bersifat bebas dan tidak
dikelompokan berdasarkan folder berkas
Biasanya disimpan menurun nama proyek
atau nomer, sering kali dibagi lebih lanjut
menurut subjek dan klasifikasi
Biasanya menurut nama atau nama kelompok
atau diindeks menurut nomer berkas
Biasanya nomor indeks abjad
108
Pemindahan Dokumen Jadwal Retensi Pemusnahan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 109

 DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI (TIK) TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

Komunikasi/ Penciptaan
Diseminasi
Penilaian
Preservasi

Cara
Pemindahan/ Penyimpanan
Transfer

Media
Akses Penyimpanan
Pemeliharaan
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 110
KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

• Perpindahan dari repositori fisik ke

repositori virtual
• Dari gedung ke server
• Perpindahan dari media
penyimpanan kertas ke media
penyimpanan yang tidak stabil (hard
disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 111

 DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI
DAN DISEMINASI ARSIP
• Penggunaan intranet dan internet
• Penggunaan surat elektronik (e-mail)
• Penggunaan situs-web (website dan portal)
• Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 112

 LAMPIRAN II
INSTRUKSI PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2003

KERANGKA ARSITEKTUR E-GOVERNMENT

SKN
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 113
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
Arsip diciptakan DI INDONESIA
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )

Arsip disimpan Sebagian arsip

untuk referensi dan disimpan sebagai
memori organisasi bahan pertanggung
( ARSIP INAKTIF ) jawaban nasional
( ARSIP STATIS )

Sebagian arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 114
PENGELOLAAN ARSIP

MANUAL / BERBASIS TIK

TRADISIONAL
Arsip
Non-elektronik
Arsip
Non-elektronik
Arsip Elektronik

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 115

 PROSES KERJA
dilakukan secara

MANUAL &
MANUAL ELEKTRONIK ELEKTRONIK

menghasilkan

SISTEM
ARSIP PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
NON-ELEKTRONIK
ARSIP “HIBRIDA”
Berbasis TIK

SISTEM SISTEM
PENGELOLAAN PENGELOLAAN
ARSIP MANUAL ARSIP ELEKTRONIK

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 116

 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

aktif inaktif statis

ARSIP
(fisik)

DATA
METADATA DESKRIPSI
TENTANG
ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
ARSIP

APLIKASI APLIKASI
PENGELOLAAN PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
(SIKD) (SIKS)

APLIKASI
SIKN

Rev. 09 Des 2022 J ID.KSucipto

Yuwono N 117
Aplikasi
SIKD

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 118

 LAHIRNYA ARSIP ELEKTRONIK

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 119

 Semua sumber arsip!

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 120

 Fax and
Scanned E-mail Business object Like..
Document

Material
Documents Costumer
Info Records
Invoice Personal
Master Data

Transaction
Notes

Office
Document Reports

Web Others
Content Records
Interactive Files
Process
Rev. 09 Des 2022 Forms Yuwono D. Sucipto
Information 121
 Lifecycle Records Management
Traditional Records Management

Final Active/Inactive
Review Edit retention dispotition
Version Use

Creat

Capture
Paper
GroupWare System
Capture version
E-mail
www, corporate Portal

Capture
knowladge CD ROM, Print on demand,
source etc

Publish
PDF Collections

Document Management Content Management/Publishing

Rev. 09 Des 2022

Lifecycle Record Management
Yuwono D. Sucipto 122
2) PENGERTIAN ARSIP

Definisi Hukum (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

Definisi ISO 15489: Records Management

Information created, received, and maintained as evidence and information by an
organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of
business.

Informasi yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh
sebuah organisasi atau orang, menurut kewajiban hukum atau dalam transaksi
bisnis
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 123
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik, Pasal 1

(1)Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk

tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto,
electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail),
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses,
simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami
oleh orang yang mampu memahaminya.

(4) Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat,

diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya,
huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna
atau arti yang dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 124

 Arsip Elektronik
• Nilai arsip ditentukan oleh konten, bukan format!
Arsip Elektronik Arsip Kertas
Pesan e-mail message Memo, surat
Templat e-formulir Kopi master formulir
Basisdata Kartu katalog/deskripsi
Tugas/ Laporan karyawan Tugas/ Laporan karyawan
(di-email) diserahkan di kantor atau
melalui pengiriman
dokumen
Log pesan instan Memo konversasi

Yuwono D. Sucipto
Rev. 09 Des 2022 125
 5) PERMASALAHAN ARSIP ELEKTRONIK

Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip

elektronik
Mudah dimanipulasi dan rusak
Pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak
bisa sepenuhnya dikontrol

Keberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan

elektroniknya
Keusangan teknologi ( perangkat lunak & keras )

Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 126

 Traditional Records
Management vs Electronic
Records Management
(ERM)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 127

 ECM - EDM - ERM
ECM EDM ERM
Definisi Sistem yang Sistem yang digunakan Sistem penyimpanan
mendukung untuk mengelola dokumen elektronik mulai dari
proses & siklus (hardcopy dan softcopy) penciptaan, distribusi
hidup dari yang memungkinkan sampai pemusnahan
informasi pengguna untuk menyimpan, (retensi) dokumen.
dokumen digital. mengambil dan berbagi serta
memiliki akses security.

Ciri-ciri berbentuk - dapat di edit, print, dan Mengatur sistem

template workflow dokumen. dokumen aktif, inaktif
(formulir) dan - Digitalisasi menggunakan serta musnah.
versi dokumen Scanner.
Catatan ECM tidak EDM tidak termasuk proses Memiliki alur proses
termasuk proses retensi dokumen (Records) retensi dokumen.
retensi dokumen
(Records)

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 128

 Records Management (RM)

Traditional Records Electronic Records

Management Management (ERM)

Electronic
Record
keeping[ERK]

(All Media, (Electronic Only)

Including Paper)

----- MANUAL ----- ----- AUTOMATED -----

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 129
National Archives and Records Administration
Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 130
 PENENTUAN
JANGKA SIMPAN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 131

 Human
Error

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 132

 Persyaratan Standar ISO 9001:2015
4 Sistem 5 Tanggung 6 Manajemen 7 Realisasi 8 Pengukuran
Manajemen Jawab Sumber Daya Produk Analisis &
Mutu Manajemen Perbaikan

Komitmen
Persyaratan Manajemen Penetapan Perencanaan Umum
Umum Sumber Daya

Fokus Pelanggan Proses Pengawasan dan

Persyaratan Sumber Daya
berhubungan Pangukuran
Dokumentasi Manusia
dengan Pelanggan
Kebijakan Kualitas
Infrastruktur Pengelolaan NCP
Desain &
Pengembangan
Perencanaan
Lingkungan Analisis Data
Kerja
Pembelian
Tanggung jawab,
otoritas & Perbaikan
komunikasi Penetapan
produksi dan
pelayanan
Review
manajemen

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 133

 Struktur ISO 27001:2022
4.4.Context
ContextofofThe
The
Organization
Organization
P 5.5.Leadership
P Leadership Groups of Controls - ISO 27001:2022

Status Organizational People Physical Technical

6.6.Planning
Planning Merged 28 2 5 21

New 3 0 1 7
7.7.Support
Support
D
D
8.8.Operation
Operation
C
C
9.9.Performance
Performance
Evaluation
Evaluation A
A
10.
10.Improvement
Improvement
134

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto

 SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN INFORMASI ISO 27001:2022

Kebijakan Keamanan Informasi

(Konteks Organisasi – Kebutuhan dan Harapan Pemangku Kepentingan – Ruang Lingkup – Sistem Manajemen)

PLAN DO CHECK ACT

DUKUNGAN

O
Tindakan -Sumber daya
Pantau
Penilaia Menangani
Risiko &
-Kompetensi
-Pelatihan Ukur
n Risiko -Komunikasi Analisis Ketidak

%
Peluang
PESTLE -Dokumen Evaluasi sesuaian
Keama KENDALI
OPERASI Audit
Tinda kan
Korektif
Internal INSIDEN
Eksternal nan -Perencanaan &
Pengendalian
Internal KEAMA
Sasaran Peningkata
Informa Keaman
-Penilaian risiko Tinjauan n
NAN
keamanan Manajeme INFOR
si an informasi
-Penanganan
n MASI
Informas
Di seluruh area
i

Kepemimpinan & Komitmen – Kebijakan – Tanggung Jawab & Wewenang – Kepatuhan

Direksi – Divisi – Departemen – Unit Kerja – Outsourcing – Mitra Kerja – Karyawan

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 135

 SAMPLE OF PRACTICES

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 136

 PROSES SERTIFIKASI SMKI

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 137

 PENINGKATAN KOMPETENSI
INFORMASI TERDOKUMEN

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 138

 Apakah ini Pelatihan? Tentang Apa?

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 139

 Apakah ini
Pelatihan?
Tentang
Apa?
Dimana?

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 140

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 141
 T E R I M A

KASIH

Rev. 09 Des 2022 Yuwono D. Sucipto 142