Administrasi Bengkel

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas Izin dan Karunia NYA penyusunan modul sederhana ini dapat diselesaikan sesuai dengan rencana. Penyusunan modul ini dimaksudkan untuk memberikan bekal pengetahuan dan keterampilan kepada Pengelola Sekolah khususnya Sekolah Menengah Kejuruan tentang Pengelolaan Peralatan, sehingga dapat dimanfaatkan dalam melakukan implementasi pengelolaan peralatan pada Sekolah Menengah Kejuruan. Penulis sangat menyadari bahwa, meskipun penyusunan modul ini telah dilakukan dengan upaya yang maksimal, namun dapat dipastikan akan ditemukan banyak kekurangan dan kelemahan dalam banyak hal terutama isi dan penyajiannya. Oleh sebab itu, dengan segala ketulusan, penulis mengharapkan adanya masukan dari pembaca sekalian guna penyempurnaan modul ini dimasa yang akan datang. Meskipun modul ini sangat sederhana, namun penulis tetap berharap semoga modulini bermanfaat bagi pembaca sekalian dan memberi kontribusi terhadap peningkatan kualitas pengelolaan sekolah khususnya yang berkenaan dengan pengelolaan fasilitas SMK. Amin

Bandung, Desember 2008

Penulis

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR ..................................................................................................... DAFTAR ISI .................................................................................................................... I PENDAHULUAN ................................................................................................ A. Rasional ........................................................................................................... B. Tujuan .............................................................................................................. C. Sasaran ............................................................................................................. II i ii 1 1 1 2

PENYIMPANAN BARANG .............................................................................. 3 A. Pengertian ........................................................................................................ B. Penerimaan Barang .......................................................................................... C. Prosedur Penyimpanan .................................................................................... 3 3 3

D. Beberapa Contoh Formulir Terkait . ................................................................ 5 III INVENTARISASI FASILITAS ........................................................................ A. Pengertian ........................................................................................................ B. Prosedur Inventarisasi ...................................................................................... C. Beberapa Contoh Formulir Terkait . ................................................................ IV PENDAYAGUNAAN PERALATAN ............................................................... A. Program Pemakaian Peralatan ......................................................................... B. Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan ............................................................ C. Prosedur Penghapusan barang. .......................................................................... DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... LAMPIRAN ...................................................................................................................... 6 6 6 9 10 10 13 17 18 19

HK_Instalasi Otomotif_2008

ii

Administrasi Bengkel

I. PENDAHULUAN
A. Rasional Peralatan sekolah adalah semua barang yang menjadi sarana praktek, meliputi alat-alat tangan, movable trainer dan mesin-mesin. Di dalam mensukseskan pencapaian tujuan dan sasaran program sekolah, ketersedian peralatan yang memadai tersebut sudah disadari adalah merupakan faktor penting yang tidak bisa di tawar-tawar lagi. Karena tanpa kehadirannya, walaupun sekolah memiliki sumber daya lain seperti sumber daya manusia yang baik, pada akhirnya sekolah akan mengalami kesulitan besar mengimplementasikan program- program kerjanya. Salah satu perbedaan mendasar antara sekolah kejuruan dengan sekolah umum adalah terletak pada jenis peralatan yang digunakan pada proses belajar mengajar. Sekolah kejuruan yang merupakan sekolah terminal, artinya mereka menyiapkan siswanya untuk dapat langsung bekerja setelah mereka lulus sekolah, akan membutuhkan jenis peralatan praktek untuk keperluan belajar yang lebih bersifat dapat memberikan pengalaman praktis kepada siswanya. Sedangkan sekolah-sekolah umum yang direncanakan untuk mempersiapkan lulusan sekolahnya dapat melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi, akan lebih banyak menyediakan peralatan belajar yang memberikan pengalaman akademik (penelitian dan pembuktian ilmu pengetahuan) kepada siswanya. Selain perbedaan dari jenis peralatan belajarnya, para pengelola sekolah kejuruan dihadapkan pula pada kenyataan bahwa sangat mahalnya investasi yang harus diberikan untuk dapat membuat sebuah sekolah kejuruan berfungsi dengan baik. Hal ini dapat difahami karena fasilitas belajar yang dimiliki sekolah kejuruan salah satunya dituntut untuk selalu dapat mengikuti perkembangan dinamika dunia usaha/industri yang begitu cepat berubah. Disisi lain harga bahan praktek yang semakin mahal juga membuat biaya operasional sekolah kejuruan dari waktu ke waktu akan semakin tinggi. Menyadari akan kondisi tersebut sudah seharusnya setiap pengelola sekolah kejuruan dari semua lapisan mampu memahami dan menerapkan prinsip-prinsip dasar sistem pengelolaan peralatan sekolah, baik itu dari aspek perencanaan, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi maupun pendayagunaan peralatan tersebut. Sehingga diharapkan pengadaan peralatan sekolah yang mahal dan dibeli dari uang rakyat tersebut dapat dikelola dengan dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan. B. Tujuan Tujuan penyusunan modul Pengelolaan Peralatan Sekolah ini adalah untuk dapat: 1. Memberikan wawasan pengetahuan dan ketrampilan pengelolaan Peralatan Sekolah bagi para pengelola Sekolah Menengah Kejuruan.

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

2. Digunakan sebagai pedoman bagi para penanggung-jawab pengelolaan peralatan sekolah didalam upaya untuk mengakomodasi kegiatan dari mulai perencanaan, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi maupun pendayagunaan peralatan tersebut. 3. Menjadi bahan referensi bagi kegiatan sosialisasi sistem pengelolaan peralatan sekolah. C. Sasaran Sasaran utama disusunnya modul Pengelolaan Peralatan ini adalah para pengelola/penanggungjawab kegiatan pengelolaan peralatan sekolah penerima peralatan.

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

II.

PENYIMPANAN BARANG

A. Pengertian Penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan sebagai akibat dari kegiatan pengadaan. Penyimpanan dimaksud adalah kegiatan penyimpanan barang-barang persediaan yang belum dan akan disalurkan, yang konkritnya penyimpanan barang dalam gudang. Dengan demikian kegiatan penyimpanan akan meliputi tugas-tugas menerima, menyimpan dan mengeluarkan/menyalurkan barang. B. Penerimaan Barang Penerimaan barang dibuat dengan berita acara penerimaan barang, tidak diperkenankan membuka atau menyimpan dan membukukan barang sebelum dilakukan pemeriksaan oleh tim pemeriksaan barang (Panitia pemeriksaan/penerima barang). Bilamana terdapat kekurangan ataupun kerusakan harus dicatat. Untuk hal tersebut Kepala sekolah membentuk Panitia Pemeriksaan Barang yang terdiri sekurang-kurangnya 3 orang. Panitia bertugas membuka, menilai dan mencocokkan barang yang diterima dengan faktur dan surat pesanan. Panitia membuat Berita Acara Pemeriksaan barang yang ditandatangani sekurang-kurangnya 3 orang. Proses penerimaan barang tersebut diatas secara prinsip dilakukan dengan langkahlangkah : 1. Dalam hal penerimaan barang diperhatikan darimana asalnya barang-barang yang diterima. 2. Perlu dibedakan barang-barang hasil pembelian dan bukan dari hasil pembelian. 3. Khusus untuk barang-barang hasil pembelian penerimaannya harus dilakukan oleh Panitia Pemeriksaan Barang. Tim ini berkewajiban meneliti apakah barang-barang yang dibeli sesuai dengan kontrak atau pesanan. 4. Semua penerimaan barang harus dilakukan dengan suatu berita acara penerimaan barang yang bentuknya dibuat secara khusus. C. Prosedur Penyimpanan Dalam melaksanakan penyimpanan perlu diperhatikan antara lain : Syarat-syarat pergudangan yang berlaku; Sifat dari barang yang disimpan; Rencana penyaluran Rencana Kerja/time schedule yang telah dibuat untuk menghindarkan tertimbunnya barang-barang di gudang dalam waktu yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. HK_Instalasi Otomotif_2008 3

Administrasi Bengkel

1. Syarat-syarat pergudangan a. Letak Dipilih terutama pada daerah yang aman dari bahaya banjir, mudah dicapai oleh alat pengangkutan, jauh dari bangunan/ perumahan yang mudah menimbulkan kebakaran. b. Ukuran Disesuaikan dengan barang-barang yang ditampung. c. Keamanan Disamping teknis bangunan, juga perlu diperhatikan jangan sampai timbul kelembaban udara, suhu udara yang terlalu tinggi, cahaya yang kurang atau terlalu banyak masuk ke dalam ruangan dan lain sebagainya yang dapat merusak atau mengganggu keamanan yang disimpan. d. Lantai Dibuat cukup kokoh agar tahan terhadap tekanan yang berat, serta cukup keras agar tahan benturan. 2. Jenis Gudang Secara umum jenis gudang terdiri atas: a. Gudang Pusat ialah gudang utama yang menyimpan barang-barang yang akan disalurkan kepada gudang khusus, gudang pemakai. b. Gudang Pemakai ialah gudang yang menyimpan barang yang langsung akan dipakai. c. Gudang Khusus ialah gudang yang dipakai untuk penyimpanan barang yang khusus, baik jenisnya dan sifatnya seperti bahan kimia, bahan peledak, obatobatan dan lain-lain. 3. Sifat Barang Dalam mengatur penyimpanan hendaknya diperhatikan sifat dari barang-barang yang akan disimpan, misalnya: a. Barang-barang berat, mesin-mesin, kendaraan-kendaraan; b. Barang-barang mewah ; c. Barang-barang bahan makanan; d. Barang-barang yang mudah menimbulkan bahaya; e. Barang-barang peralatan umum 4. Penyimpanan a. Barang-barang yang telah sah diterima disusun sedemikian rupa dengan memperhatikan sifat-sifat barang dan kapan barang-barang tersebut akan dikeluarkan kembali. b. Dalam penyusunan barang berat, misalnya peti besi, jangan disusun di atas agar mudah mengeluarkannya kembali dari gudang. HK_Instalasi Otomotif_2008 4

Administrasi Bengkel

c. Cara meletakkan barang diatur sedemikian rupa sehingga barang yang akan disalurkan lebih dahulu jangan sampai terhalang oleh barang-barang yang masih lama penggunaannya. d. Untuk barang-barang yang mengandung bahaya seperti bahan-bahan kimia atau bahan plastik yang mudah terbakar diperlukan suatu ruangan tersendiri. e. Disamping kartu induk sebagai pusat inventaris pada tiap-tiap barang di dalam gudang digantungkan kartu petunjuk yang menerangkan berapa barang yang masih tersedia, kapan diterima dan kapan dikeluarkan. 5. Pengurusan Barang Kegiatan pengurusan barang ialah kegiatan-kegiatan di dalam gudang yang mengatur tentang pekerjaan yang berhubungan dengan tugas-tugas seorang kepala gudang, diantaranya: a. Administrasi Barang b. Pembagian tugas/ tata kerja c. Pemeliharaan dalam gudang d. Laporan-laporan 6. Pelaporan Seorang Kepala Gudang wajib melaporkan secara berkala tentang barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal ikhwal yang terjadi dalam gudang (misalnya tentang kerusakan ataupun kehilangan). Kepada siapa laporan tersebut disampaikan, disesuai kan dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Sebagai laporan khusus tentang keadaan barang pada suatu ketika harus diadakan Stock Opname barang. Stock Opname diadakan : a. b. c. d. Sekurang-kurangnya setahun sekali; Bila diperlukan pada waktu pemeriksaan; Bila ada penggantian Kepala Gudang; Bila terjadi malapetaka.

7. Claim Claim diajukan bila terdapat sesuatu penyerahan barang baik pembelian maupun penyaluran atau kejadian lain yang mengakibatkan kerugian bagi negara. Dalam hal menentukan apakah negara dirugikan atau tidak, dilihat dari : a. Berita acara penerimaan; b. Persyaratan-persyaratan/sangsi-sangsi dalam SPK (Surat Perintah Kerja); c. Musibah yang terjadi; d. Hasil-hasil Stock Opname; D. Beberapa contoh formulir yang terkait dengan bahasan ( lihat lampiran 1 s.d 5)

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

III. INVENTARISASI BARANG

A. Pengertian Inventarisasi adalah suatu kegiatan dan usaha untuk menyediakan rekaman tentang keadaan semua fasilitas, barang-barang milik negara/ sekolah. Inventarisasi tersebut harus dilakukan secara berkala dan secara up to date, sehingga sewaktu-waktu dapat diketahui kekayaan negara/ sekolah. Bagi Sekolah Menengah Kejuruan mengetahui tentang persediaan peralatan setiap waktu adalah sangat penting. Oleh karena itu setiap kegiatan pembelajaran siswa akan selalu menyangkut penggunaan peralatan. Catatan inventaris yang memadai sangat penting. Dengan kegiatan inventarisasi yang memadai akan dapat diperoleh pedoman untuk mempersiapkan anggaran atau mempersiapkan kegiatan pada tahun yang akan datang. Misalnya sebagai pedoman untuk dapat mengganti peralatan yang telah rusak, menambah peralatan baru dan sebagainya. Catatan inventaris yang baik akan mempermudah pergantian tanggung jawab dari pengelola yang satu ke pengelola yang lainnya. Inventarisasi juga akan mempermudah untuk mengetahui dimana suatu peralatan akan ditempatkan. Dengan demikian akan mempermudah pengontrolan, seperti terhadap kehilangan yang disebabkan oleh kecerobohan atau kecurian. Setiap sekolah menengah kejuruan barangkali akan memiliki inventarisasi yang berbeda tergantung kekomplekan peralatan bidang kejuruan yang dikelolanya. Bidang teknologi industri seperti permesinan produksi barangkali akan lebih komplek peralatannya dibanding bidang perkantoran atau bisnis. Namun prinsip inventarisasi pada dasarnya akan sama dan dapat diterapkan disemua sekolah. Menyelenggarakan inventarisasi terhadap fasilitas dan peralatan yang dimiliki adalah kewajiban bagi sekolah yang bersangkutan. Sistem dan pelaksanakan inventarisasi harus mengikuti peraturan atau petunjuk yang berlaku. B. Prosedur Inventarisasi 1. Macam Dokumen/Alat Inventaris Setiap Sekolah wajib menyelenggarakan inventarisasi. Beberapa alat inventarisasi harus digunakan dengan dasar maksud tertentu.Berikut ini adalah merupakan daftar alat inventarisasi yang harus digunakan : a. Buku Induk Barang Inventaris b. Buku Catatan Barang Inventaris c. Buku Golongan Barang Inventaris d. Laporan Triwulan Mutasi Barang e. Daftar Isian Barang f. Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

2. Tata Pelaksanaan Dan Pelaporan Inventarisasi Menurut Instruksi Mendikbud No.4/M/1980 (jika belum terjadi perubahan) adalah tentang Tata Pelaksanaan dan Pelaporan Hasil Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di lingkungan Depdikbud.
Pembuat Lapopran Kepala Sekolah Waktu Penyampaian Paling Lambat

Jenis Laporan

Disampaikan ke

Daftar laporan Kepala Bidang 15 April inventaris Kejuruan/ Kantor dinas Daftar Rekapitulasi

3. Pemberian Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris Di dalam pencatatan barang-barang inventaris, barang tersebut perlu diklarifikasi dan diberi kode sesuai dengan pedoman pemberian kode barang inventaris. Tujuan pemberian klarifikasi dan kode barang inventaris adalah untuk memudahkan mengontrol keadaan barang. Untuk barang pada umumnya diberi kode dalam bentuk angka numerik yang tersusun menurut pola tertentu. Dalam Instruksi Mendiknas no. 2/U/2001 tentang Klasifikasi dan Kodefikasi Barang Milik/Kekayaan Negara di lingkungan Depdiknas, menetapkan sistem pengkodean barang inventaris terdiri dari 10 (sepuluh) digit dengan titik diantara digit ke satu, ketiga, kelima, dan ketujuh. X1. X2.X3 . X 4 X5 . X6 X7. X8X9X10 Sebagai contoh kodefikasi adalah : 1.05. 1.05.04.00.000 1.06.01.00.000 1.06.01.01.001 1.06.01.01.02 1.06. .. 1.06.01.02.0 dst. BANGUNAN GUDANG JARINGAN GAS BANGUNAN GEDUNG KANTOR BANGUNAN GEDUNG KANTOR PERMANEN BANGUNAN GEDUNG KANTOR SEMI PERMANEN 1.06.00.00.000 BANGUNAN GEDUNG

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

4. Pengisian Dokumen/Alat Inventaris Untuk memberikan informasi tentang barang inventaris yang dicatat selengkap mungkin, berbagai format dokumen/alat inventaris telah dikembangkan dan dibakukan untuk digunakan. Pencatatan/pengisian informasi tentang fasilitas, peralatan ataupun barang di dalam format tersebut harus dilakukan dengan cermat dan mengugnakan data yang dapat dipercaya seperti faktur, serah terima barang dan sebagainya. Daftar Isian Barang Inventaris yang Dipakai Nama Kelompok Jumlah Kode Barang Barang Barang

No

Nama barang inventaris

5. Analisis Pelaksanaan Inventarisasi Untuk mengetahui apakah sistem dan pelaksanaan inventarisasi dari barang di sekolah cukup memadai atau perlu ditingkatkan, dapat dilakukan dengan menggunakan check list untuk melihat sistem itu sendiri. Telitilah tentang item/aspek yang dicatat/ditulis dan bagaimana menuliskannya. Diskusikan dengan personal yang khusus menangani inventarisasi barang atau personal lain yang relevan. Buatlah kesimpulan diskusi tersebut, analisis kesulitan/problem yang dihadapi didalam pengisian dokumen inventaris dan kemudahannya.
No. 01 02. 03. 04. 05. 06. Dokumen Iventaris Buku induk barang inventaris Buku catatan barang inventaris Buku golongan barang inventaris Laporan triwulan mutasi barang Daftar isian barang Daftar rekapitulasi barang inventaris Kemudahan/ Keuntungan Kesulitan/ Problem

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

6. Alat Kelengkapan Administrasi Pelaksanaan pencatatan barang inventaris akan dilakukan dengan baik kalau didukung oleh adanya data yang memadai, yaitu dari data yang dicatat oleh kelengkapan administrasi seperti buku penerimaan barang, kartu barang/mesin dan sebagainya. Sejak barang itu diadakan/didatangkan, disimpan atau dipakai, diperbaiki dan dihapuskan harus dicatat dalam alat kelengkapan administrasi yang memang dipersiapkan. Jika diamati bentuknya dapat berupa formulir, kartu dan formatformat. Pencatatan semua fasilitas dan peralatan sekolah secara terinci, teratur dan lengkap sekaligus akan sangat membantu pengamanan barang milik negara tersebut.
No. Nama Alat Kelengkapan Administrasi Kegunaan Tempat digunakan

C. Beberapa contoh formulir yang terkait dengan topik bahasan 8)

(lampiran 6 s.d

HK_Instalasi Otomotif_2008

Administrasi Bengkel

IV. PENDAYAGUNAAN PERALATAN

A. Program Pemakaian Peralatan Fasilitas dan peralatan yang disediakan di sekolah pada prinsipnya dimaksudkan agar dapat digunakan oleh setiap personil yang berkepentingan untuk ikut mensukseskan pencapaian tujuan pendidik an. Namun oleh karena alat tersebut harus digunakan oleh banyak orang, tidak mengherankan kalau ditemui berbagai permasalahan. Berbagai permasalahan tersebut antara lain : Terdapat kesulitan untuk memakai disatu unit kerja oleh personil unit kerja lainnya. Terdapat pengguna fasilitas yang tidak bertanggung jawab, alat menjadi hilang atau tidak terpelihara. Alat menjadi rusak karena mengoperasikannya tidak benar atau sebaliknya alat menjadi rusak karena tidak dioperasikan atau tidak dipakai. Tingkat pemanfaatan peralatan yang masih rendah sekali atau suatu alat dipakai oleh banyak siswa sedang yang lain ditelantarkan. Terdapat peralatan yang tidak produktif lagi, terlalu tua masih dipakai, habis usia pakainya, dan sebagainya. Terdapat peralatan tidak memiliki buku manual sehingga menyulitkan dalam mengoperasikan atau memperbaikinya. 1. Pemakaian peralatan untuk Unit Produksi Peralatan dapat digunakan untuk Unit Produksi yang dilaksanakan oleh siswa dengan bimbingan guru. Banyak keuntungan yang diperoleh dari pekerjaan Unit Produksi tersebut diantaranya : Siswa dapat memperoleh pengalaman praktek seperti di Dunia Usaha/Industri, siswa dapat mengembangkan keterampilan khusus dan sikap kerja yang memadai, serta menerapkan sistem efisiensi. Bagi sekolah dapat memperoleh dana tambahan yang dapat dipergunakan untuk pelaksanaan praktek maupun kesejahteraan staf. Yang penting perlu diingat agar aset fasilitas dan peralatan yang digunakan tidak rusak begitu saja, maka pengelolaan unit produksi harus mendukung pemiliharaan dan peningkatan fasilitas dan peralatan yang ada. 2. Penjadwalan Pemakaian Peralatan didalam Pembelajaran Mengingat mahalnya peralatan maka pemakaian peralatan didalam pembelajaran perlu dijadwalkan, karena ketersediaan dana terbatas maka penyediaan peralatan di SMK dihitung berdasarkan pertimbangan tertentu. Misalnya apakah alat tersebut
HK_Instalasi Otomotif_2008

10

Administrasi Bengkel

alat utama, apakah penggunaannya perorangan atau pergroup siswa dan bagaimana frekwensi penggunaannya. Yang perlu ditekankan adalah alat yang direncanakan belum tentu sama dengan jumlah siswanya. Bahkan karena mahal harganya disediakan hanya satu atau dua buah. Dilain pihak pendidikan kita menuntut untuk dapat melatih keterampilan kepada siswa secara merata. Kita harus dapat mengupayakan kondisi agar setiap siswa mendapat hak yang sama untuk melakukan praktek, menggunakan atau mempelajari peralatan yang ada sesuai tuntutan kurikulum. Kita harus mengikuti siswa agar mereka belajar atau bekerja sesuai dengan kemampuannya. Untuk memenuhi tuntutan tersebut pemakaian peralatan perlu diatur secara bergilir, pengajaran tidak terjadi secara seri, tiap siswa tidak belajar pada peralatan yang sama, tetapi siswa harus belajar atau bekerja pada alat yang berbeda atau jenis pekerjaan yang berbeda. Karena itu pengajaran cenderung harus dilakukan secara individu atau dalam kelompok kecil dan tidak secara klasikal. Dasar untuk menjadwalkan praktek belajar atau bekerja siswa adalah patokan waktu di dalam GBPP disamping itu peralatannya sendiri yang berstatus working station /tempat kerja baik itu tunggal maupun ganda. 3. Pemakaian Ruang dan Alat Selain memiliki fasilitas ruang dan alat praktek untuk pelaksanaan KBM, saat ini sudah banyak sekolah yang memiliki alat-alat yang dapat digunakan untuk unit produksi. Untuk menambah dana perawatan yang relatif mahal, maka fasilitas tersebut dapat disewakan untuk keperluan dunia usaha/industri yang memerlukan. Untuk maksud tersebut perlu diperhatikan hal-hal seperti : a. Pihak sekolah yang dalam hal ini guru praktek atau siswa dilibatkan langsung dalam penggunaan alat tersebut ke industri penyewa, supaya dapat menambah pengetahuan dan keterampilan bagi guru/siswa. Selain itu supaya alat tetap dalam pengawasan langsung pihak sekolah. b. Penggunaan alat tersebut tidak mengganggu jadwal yang sudah disusun untuk praktek di sekolah. Supaya penggunaan fasilitas sekolah dapat dimanfaatkan seefektif mungkin dan supaya tidak terjadi ketimpangan antara kepentingan sekolah dengan pihak luar maka perlu dibuat jadwal pemakaian. Untuk pembuatan jadwal pemakaian ruang dan alat untuk keper luan KBM sudah menjadi tanggungjawab kepala rumpun/kepala bengkel, untuk itu harus disusun secara rutin setiap awal tahun pelajaran. 4. Prosedur Peminjaman dan Pemakaian Alat Untuk memudahkan pengontrolan/pengawasan tentang alat/perlengkapan maka perlu disusun suatu prosedur peminjaman/ pemakaian alat. Yang berhak
HK_Instalasi Otomotif_2008

11

Administrasi Bengkel

memberikan ijin pinjaman alat adalah orang yang bertanggung jawab tentang alat tersebut. Kepala bengkel ataupun kepala rumpun harus mempunyai peratu ran tentang peminjaman alat. Peraturan yang harus ditekankan antara lain meliputi tentang: a. Jangka waktu peminjaman. b. Tanggung jawab peminjaman, misalnya kalau terjadi kerusakan/ hilang maka peminjam harus mengganti. c. Siapa yang berhak meminjam (perorangan/pribadi, lembaga/ institusi luar sekolah). d. Untuk keperluan apa dan dimana digunakan. e. Bila dipinjam oleh orang luar harus ada permohonan dari institusi peminjam, ada ijin dari pimpinan sekolah dan ada jaminan dari peminjam. 5. Indikator Keberhasilan Investasi Pada hakekatnya penyediaan fasilitas dan peralatan dengan biaya yang sangat mahal merupakan investasi ekonomi yang dilakukan pemerintah. Dari sisi manajemen para pengelola seharusnya akan dihadapkan pada tugas untuk dapat menggunakan sumberdaya tersebut sebaik mungkin, sehingga pada gilirannya dapat memberikan keuntungan yang sebesar-besarnya dari investasi tersebut. Di dunia bisnis/industri, investasi ekonomi akan dihitung dari keuntungan uang yang akan diperoleh. Berapa besar investasi peralatan, berapa lama peralatan tersebut dapat digunakan dan dapat mengembalikan modal atau memberikan keuntungan, berapa pendapatan setiap tahunnya, dapat dihitung secara mudah. Investasi ekonomi (berupa fasilitas dan peralatan mahal) yang ditanamkan di SMK menggunakan indikator lain untuk mengukur pengembalian investasinya. SMK bukan perusahaan untuk menghasilkan barang atau jasa, walaupun melalui keberadaan Unit Produksi sekolah telah dimungkinkan untuk hal tersebut. Tujuan SMK tetap untuk mendidik siswa, menyiapkan mereka untuk dapat terjun ke dunia kerja. Hanya yang selalu harus diingat oleh pengguna maupun penanggungjawab fasilitas sekolah adalah fasilitas yang mereka gunakan/manfaatkan adalah dibeli dengan uang rakyat, yang harganya tidaklah murah.

HK_Instalasi Otomotif_2008

12

Administrasi Bengkel

B. Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan 1. Pengertian Kegiatan pemeliharaan dapat dikelompokkan menjadi :
PEMELIHARAAN

PEMELIHARAAN TERENCANA

PEMELIHARAAN TAK TERENCANA

PEMELIHARAAN PENCEGAHAN

PERBAIKAN KERUSAKAN

PEMELIHARAAN DARURAT

Kegiatan pemeliharaan adalah semua kegiatan atau tindakan yang dilakukan untuk mempertahankan keadaan fasilitas pada kondisi operasional secara optimal, sehingga usia pemakaian dapat diperpanjang, dan yang dimaksud dengan pemeliharaan di sini meliputi perawatan dan perbaikan. a. Pemeliharaan Terencana Pemeliharaan ini diorganisir dan dilakukan dengan pemikiran yang berorientasi ke masa depan, pengendalian dan catatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. b. Pemeliharaan Pencegahan Pemeliharaan ini dilakukan pada selang waktu yang telah ditentukan sebelumnya, dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan kerusakan atau tingkat kerusakan. c. Perbaikan Kerusakan Pemeliharaan ini dilakukan untuk memungkinkan sarana dan prasarana bisa dipakai lagi setelah dalam kondisi rusak. d. Pemeliharaan Tak Terencana Dilakukan setelah kerusakan terjadi. Pemeliharaan tak terenca na ini akan menimbulkan kerugian yang lebih tinggi, juga merupakan gangguan terhadap suatu pekerjaan. e. Pemeliharaan Darurat Merupakan bagian dari pemeliharaan tak terencana yang dilaku kan pada kondisi kerusakan secara tiba-tiba atau mendadak. HK_Instalasi Otomotif_2008 13

Administrasi Bengkel

2. Tujuan Pemeliharaan Tujuan utama pemeliharaan adalah: a. b. c. d. e. Untuk memperpanjang usia sarana, prasarana dan fasilitas. Untuk menjamin sarana, prasarana dan fasilitas selalu dalam kondisi optimal. Untuk meningkatkan efisiensi pemakaian Untuk menjamin keselamatan si pemakai Untuk menekankan biaya operasional serta pemanfaatan secara optimal investasi yang telah diadakan.

3. Siklus kehidupan peralatan sekolah Pemeliharaan tidak hanya perbaikan saja, namun yang terpenting adalah kesadaran para pengelola dan pemakai sarana dan prasarana supaya mempunyai kesadaran rasa memiliki terhadap sarana dan prasarana melalui kegiatan pemeliharaan secara terus menerus. Di dalam proses pemeliharaan perlu diperhatikan suatu siklus kehidupan (life cycle) dimana satu dengan lainnya merupakan unsur-unsur yang tidak dapat terpisahkan dan sebagai rantai kegiatan yang harus dilaksanakan sesuai dengan siklusnya. a. Kebutuhan Untuk menemukan jenis dan jumlah kebutuhan perlengkapan, memperhatikan berbagai faktor untuk menjamin efisiensi pembiayaan, pengoperasian dan pemeliharaan. b. Pengadaan Pengadaan fasilitas atau peralatan harus sesuai dengan spesifikasinya. Untuk itu penting sekali pengawasan saat penerimaan dan penginventarisasian, pencatatan pemakaian dan pemeliharaan ( riwayat fasilitas).
KEBUTUHAN

PENGHAPUSAN

PERBAIKAN PENGADAAN KERUSAKAN PEMELIHARAAN PENCEGAHAN

PEMAKAIAN

HK_Instalasi Otomotif_2008

14

Administrasi Bengkel

c. Pemakaian Dalam pemakaian dilakukan pengontrolan awal, cara pengopera sian sesuai dengan manual, pembersihan setelah pemakaian, penyimpanan yang betul, pemeliharaan rutin, pencatatan permakaian dan pemeliharaan (riwayart fasilitas). d. Kerusakan Mengindentifikasi penyebab kerusakan, memperbaiki kerusakan, pencatatan apa yang pernah rusak dan riwayat perbaikannya. e. Penghapusan Dilakukan apabila cara perbaikan justru membutuhkan biaya yang melebihi pengadaan baru atau sudah tidak dibutuhkan/ tidak memenuhi syarat. 4. Prinsip Pemeliharaan Terencana Di dalam pemeliharaan peralatan secara tradisionil biasanya dilakukan setelah terdapat kerusakan, yaitu dilakukan dengan melaksanakan koreksi, mereparasi atau memperbaiki kembali. Dilihat dari sisi organisasi untuk mengendalikan pemeliharaan sebenarnya hal ini merupakan kegagalan dari misi pemeliharaan. Hal ini tentu dapat dipahami oleh karena adanya kerusakan ini akan merupakan interupsi gangguan terhadap pekerjaan, menimbulkan berbagai kerugian yang kalau diperhitungkan menjadi lebih tinggi. Dilihat dari kategori beban pemeliharaan, pemeliharaan terencana (planned Maintenance) meliputi : a. Inspeksi Adalah untuk mengindentifikasi/menginpeksi apakah bagian-bagian peralatan tetap bekerja sebagaimana mestinya atau tidak. Misalnya pekerjaan mengganti oli mesin, membersihkan filter dsb. b. Reparasi Minor Adalah termasuk semua pekerjaan inspeksi dan pekerjaan perbaikan yang kecil seperti: mengganti komponen yang rusak, membetulkan bagian yang memerlukan penyetelan kembali dsb. c. Reparasi Medium Adalah termasuk semua pekerjaan reparasi minor dan pekerjaan perbaikan yang lebih besar lagi. Biasanya setelah perbaikan di cek lagi ketelitian/kebenaran cara bekerjanya. d. Overhaul Adalah perbaikan secara menyeluruh jika mesin itu terpasang pada pondasi, maka dibongkar dari pondasinya, setiap unit/ bagian-bagiannya dilepas dan diperbaiki, distel dan dipasang lagi kemudian diuji kembali fungsi kerjanya.
HK_Instalasi Otomotif_2008

15

Administrasi Bengkel

5. Jadwal Pemeliharaan Perawatan/Mesin. Setiap peralatan/mesin memiliki manual dari pembuatnya yang menjelaskan kapan mesin tersebut harus memerlukan pemelihara an, diperiksa, dilumasi, diganti olinya, dibersihkan, dsb. Frekuensi pemeliharaan dari setiap mesin tidak sama. Jadwal pemeliharaan adalah berkaitan dengan pekerjaan pemeliharaan ini. Pada dasarnya merupakan daftar dari tugas pemeliharaan pencegahan dan kejadiannya harus menentukan secara jelas apa yang dipelihara dan seberapa sering pemeliharaa tersebut harus dilaksanakan. Beberapa prinsip yang harus diperhatikan untuk menerapkan jadwal pemeliharaan adalah : a. Pemeriksaan operasional : dilaksanakan pemeriksaan berdasar kan penglihatan, pendengaran dan perasaan. Dilaksanakan dalam selang waktu pendek : harian, mingguan sampai dengan bulanan. b. Pemeriksaan pemberhentian : dilakukan terhadap bagian yang di curigai atau diketahui mutu kerjanya atau keamanannya menurun. c. Pemeriksaan overhoul untuk jangka lama/tahunan untuk kerusakan berat. d. Frekuensi pemeriksaan : Dilaksanakan secukupnya tidak terlalu sering karena dapat memboroskan. Namun jangan dilakukan terlalu jarang karena peralatan keburu rusak. 6. Prosedur Pemeliharaan Terencana Setelah memiliki data tentang pemeliharaan mesin, juga kartu riwayat mesin/riwayat pemeliharaan. Untuk dapat menyelengga rakan pemeliharaan peralatan terencana dengan baik hendaknya mengikuti langkah-lengkah berikut : a. Menentukan apa yang harus dipelihara, untuk itu perlu memliki daftar barang yang dimiliki catatan riwayat mesin, dsb. b. Menetukan bagaimana cara memeliharanya. Bagaimana memulainya, dari sebagian mesin yang penting atau semuanya. Keberhasilan biasanya dimulai dari sebagian. c. Menentukan spesialisasi pekerjaan pemeliharaan peralatan dan alat-alat yang mengalami kerusakan. d. Menyusun program pemeliharaan untuk jangka waktu panjang atau pendek. e. Pemeriksaan dan pembuatan laporan oleh petugas pemeliharaan. f. Jika mesin yang diperiksa petugas pemeliharaan terdapat kerusakan, dia harus membuat rekomendasi dapat tidaknya suatu mesin terus digunakan.

HK_Instalasi Otomotif_2008

16

Administrasi Bengkel

C. Prosedur Penghapusan Barang Pengertian : Dilakukan apabila dengan cara perbaikan justru membutuhkan biaya yang melebihi pengadaan baru atau sudah tidak dibutuhkan atau tidak memenuhi syarat, maka diwajibkan segera diusulkan penghapusan dari daftar inventaris, dengan prosedur sbb: Dasar Hukum : Kepmendikbud : 097/M/1972 Catatan : Jika ada referensi baru, supaya disesuaikan. Tindakan yang pertama kali dilakukan Kepala Sekolah adalah menyisihkan barangbarang yang rusak atau sudah tidak dibutuhkan atau tidak memenuhi syarat, ke tempat yang aman, terpisah dari kegiatan sehari-hari, tetapi tetap dalam kompleks pengendalian sekolah. Misalnya : dalam gudang atau ruangan kosong.

HK_Instalasi Otomotif_2008

17

Administrasi Bengkel

DAFTAR PUSTAKA

1. Ahyari, Agus, Efisiensi Persediaan Bahan, BPFE Yogyakarta, 1977 2. Abdullah, S, Pengelolaan Fasilitas, Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan, 2003. 3. Baily, Peter, Succesful Stock Control by Manual System, Gower Press Ltd. Great Britain, 1971 4. Dipohusodo, Istimawan, Manajemen Proyek dan Konstruksi 1, Kanisius, Yogyakarta, 1996. 5. Suradji, Gatot, Pedoman Teknis Administrasi Perlengkapan, Proyek Peningkatan Kemampuan Pengelolaan Teknis Pendidikan, 1977

HK_Instalasi Otomotif_2008

18

Administrasi Bengkel

LAMPIRAN

HK_Instalasi Otomotif_2008

19