Merancang Mengurus Kerja
Merancang Mengurus Kerja
Definisi Penyelia Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas-tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.
Peranan Penyelia
Elemen-elemen asas :Membina dan mengekalkan satu organisasi yang cekap Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan Mengawal tugas-tugas tersebut
Peranan Penyelia
Perancangan :Tetapkan objektif Tentukan andaian/anggapan/sasaran Menyemak segala kemungkinan perancangan/strategi Kenalpasti plan tindakan yang sesuai/plan kotegensi Pilih pilihan plan terbaik Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan Tindakan susulan
Peranan Penyelia
Organising / Mengelola :Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan tertentu Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota sesuai Memantau keberkesanannya dan buat penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut
Peranan Penyelia
Staffing (Menyelaras) :Tentukan pekerja diletakkan mengikut kepakaran Latihan dan Perkembangan Staf Penempatan Program Orientasi Persekitaran Yang Produktif
Peranan Penyelia
Leading (Mengetuai) :Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang telah ditetapkan Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya, kuasa dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin Aktiviti Directing / Mengarah :Komunikasi Membuat Keputusan Penyelesaian Masalah Motivasi Kepimpinan Penugasan (Delegation)
Peranan Penyelia
Kawalan/Mengukur (Controlling) :Proses untuk memastikan matlamat / objektif organisasi tercapai
Proses Kawalan/Pengukuran Menetapkan sasaran atau indikator Mmengukur pencapaian prestasi berdasarkan standard Analisa dan mengukur prestasi dan mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.
MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISING)
Organising ialah mengumpulkan aktivitiaktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya
MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISE)
Melibatkan 3 langkah utama :1. Menetapkan kerja yang hendak dibuat 2. Membuat struktur 3. Memperuntukkan sumber-sumber
MENETAPKAN KERJA
Gunakan prinsip Persamaan Tugas
MEMBENTUK STRUKTUR
Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.
Memberi panduan kepada superior dan surbordinat arah sebenar yang hendak ditujui. Menolong menyelesaikan masalah Kunci kepada penyusunan semula.
MEMPERUNTUKKAN SUMBER
Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya. Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.
ORGANISASI
PRINSIP-PRINSIP
PANDUAN ARAHAN (Prinsip Seorang Ketua) PERSAMAAN TUGAS BIDANG KAWALAN MENYERAHKAN TUGAS DAN KUASA
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
PANDUAN ARAHAN
Setiap Individu perlu bertanggungjawab kepada seorang ketua sahaja. Tidak menugaskan beberapa orang menjadi ketua bagi kerja yang sama.
PERSAMAAN TUGAS
Setiap pekerja diberi tugas yang ada persamaan/berkaitan. Setiap unit dipertanggungjawabkan dengan fungsi-fungsi yang ada persamaan.
BIDANG KAWALAN
Bilangan pekerja yang boleh dikawal oleh seorang ketua secara berkesan. Berasaskan kepada jenis kerja, kecepatan kerja dan kedudukan ketua dengan pengikut.
MENGAMANAHKAN AUTORITI
Mengamanahkan tugas kepada orang lain yang berkeupayaan membuat kerja Masih mengekalkan tanggungjawab orang yang mengamanahkan.
AUTORITI
TANGGUNGJAWAB
MENGATUR KERJA
LANGKAHLANGKAH
LANGKAH 1
MENGETAHUI OBJEKTIF
???
BOLEH TAHU
KERJA-KERJA YANG TERLIBAT JENIS KAKITANGAN BILANGANNYA
TEMPAT DAN BENTUKNYA ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN WANG YANG DIKEHENDAKI
LANGKAH 2
A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT
C.
BAHAGIAN KERJA KEPADA TUGAS 1. MEMUNGUT HASIL MENYIMPAN KIRAKIRA (I) MENERIMA WANG
KELUARKAN RESIT CATIT DALAM BUKU TUNAI MENYEDIAKAN BANK SLIP PENYATA PEMUNGUT BANK IN PENYATA BULANAN
D. KUMPULAN TUGAS KEPADA KERJA BAGI TIAP-TIAP JAWATAN PRINSIPNYA ? ? ? (I) MENERIMA WANG (II) CATIT DALAM BUKU TUNAI
LANGKAH 3
A. BENTUK STRUKTUR * CARTA ORGANISASI
PANDUAN ARAHAN BIDANG KAWALAN
C.
TETAPKAN
SEDIAKAN
* SENARAI TUGAS
LANGKAH 4
DAPATKAN SUMBER * TEMPAT * MANUSIA * ALAT-ALAT * BAHAN * MESIN * WANG PASTIKAN PEMBEKALAN
LANGKAH 5
MEMPERUNTUKAN SUMBER *MANUSIA * SESUAI DENGAN KERJA ALAT-ALAT SESUAI DENGAN PEKERJA DAN KERJA
KEPIMPINAN
Boleh merangsang pekerja bekerja dan menjalinkan perhubungan Memastikan matlamat organisasi difahamai untuk peningkatan prestasi Kepimpinan bercorak person-oriented supaya kakitangan lebih inisiatif Kepimpinan melalui teladan
HUBUNGAN MANUSIA
Pekerja dilayan sebagai manusia yang berperasaan Meningkatkan persefahaman sosial dan informal
KOMUNIKASI
Proses dinamik untuk memujuk dan mempengaruhi Komunikasi berkesan mengelakkan syak wasangka
MOTIVASI
Motivasi merupakan kuasa-kuasa penggerak, keperluan dan mekanisma psikologi dalaman yang memulakan dan mengekalkan segala aktiviti ke arah mencapai matlamat peribadi Manusia akan bertindak untuk mencapai basic needs sehingga esteem needs Pengurusan perlu menyediakan insentif untuk menggerakkan individu ke arah pencapaian matlamat organisasi
Delegation/Penugasan
Penyelia yang baik perlu kepada penugasan kerja. Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin. Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja bawahan agar mereka bertanggungjawab terhadap kerja dengan memberikan sedikit kuasa.
Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan. Kakitangan tidak mempunyai masa/sumber Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu Tidak yakin kepada orang lain Tidak mahu ambil risiko Suka berahsia dan tak percaya staff Takut silap Takut hilang kuasa/penghargaan
Tidak yakin kepada pengurusan atasan Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan kerja berdasarkan pengalaman lepas Kurang yakin terutama pekerja baru, takut dikritik atau takut gagal Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak atasan tidak beri pengiktirafan Kurang yakin pada keupayaan diri sendiri
TAMAT
YANG BAIK DAN SEMPURNA DARI ALLAH YANG LEMAH DAN KEKURANGAN DARI SAYA SENDIRI SEKIAN
TERIMA KASIH.