PENGENALAN PENGUMUMAN

Menurut Ab. Rahman Ab. Rashid & Yap (2002) pengumuman ialah pemberitahuan atau pemakluman yang ditujukan kepada orang ramai. Manakala Arbak Othman (1995) pula menyatakan bahawa pengumuman ialah hal yang disebarkan atau makluman. Menurut Kamus Dean Edisi Empat (2010) pula menjelaskan bahawa pengumuman berasal daripada perkataan umum dan pengumuman bermaksud perihal atau perbuatan mengumumkan, pemberitahuan kepada orang ramai, pemakluman.

Pengumuman adalah amat penting dalam kehidupan kita. Pada zaman purba, pegawai atasan menggunakan pengumuman sama ada pengumuman bertulis dan pengumuman lisan untuk meberitahukan arahan, akta atau keputusan raja. Kini, kita boleh dapati pengumuman dari pelbagai media seperti surat khabar, radio, saliran internet dan surat pengumuman yang bersifat dengan pelbagain tujuan seperti pengumuman aktiviti, pengumuman kelulusan dan pengumuman pemberitahuan.

Oleh itu, pengumuman mengambil peranan yang amat penting dalam kehidupan kita kerana kita sentiasa akan membuat pengumuman untuk memberitahukan sesuatu. Oleh itu, kita haruslah memahami dan menguasai ciri-ciri penyampaian pengumuman dengan baik. Jika pengumuman yang dilakukan gagal menyampaikan maklumat dan informasi kepada penerima, pengumuman tersebut akan dikirakan sebagai sebuah pengumuman yang tidak berfungsi kerana pengumuman tersebut telah hilang matlamatnya sebagai satu

pengumuman.

DEFINISI PENGUMUMAN

Pengumuman ialah pemberitahuan atau pemakluman kepada orang ramai. Sesuatu pengumuman biasanya dibuat secara spontan dan mengandungi sesuatu maklumat terkini atau sesuatu peristiwa yang terbaru. Pengumuman juga biasanya akan dibuat untuk kumpulan sasaran yang tertentu sahaja. Secara menyeluruh, pengumuman adalah satu perlakuan atau pembuatan yang bertujuan untuk memberitahukan sesuatu perkara atau pembuatan menyampaikan maklumat, pesan dan informasi kepada kumpulan sasaran yang tertentu.

JENIS-JENIS PENGUMUMAN

Pengumuman boleh dikatogerikan kepada 2 jenis, iaitu pengumuman bertulis dan pengumuman lisan.

1. Pengumuman Bertulis: -Pengumuman bertulis ialah maklumat yang ingin disampaikan hanya dapat diperoleh dan difahami oleh khalayak melalui pembacaan. Teks pengumuman boleh ditampal di tempat-tempat yang dijangkakan sering dikunjungi oleh kumpulan sasaran. Selain itu, teks pengumuman juga boleh disampaikan melalui media massa seperti akhbar, majalah atau media elektronik seperti televisyen dan LCD.

2. Pengumuman Lisan: -Pengumaman Lisan ialah pengumuman secara langsung daripada penyampai kepada penerima, sama ada menggunakan alat bantuan atau secara langsung. Pengumuman lisan boleh dirakamkan terlebih dahulu. Dalam pengumuman lisan, telinga mendengar gelombang bunyi-bunyi bahasa yang diucapkan dan disalurkan ke otak untuk diproses bagi memahami mesej atau maklumat yang hendak disampaikan.

FORMAT MENULIS PENGUMUMAN

1. Format Umum: Pengumuan juga mengandungi bahagian-bahagian pengdahuluan, isi dan penutup sama seperti penulisan karangan biasa. Pendahuluan: -Pendahuluan pengumuman biasanya maklumat umum. Maklumat ini mungkin berguna sebagi pengetahuan am sahaja kepada kumpulan sasaran. Berdasarkan maklumat yang terkandung dalam bahagian ini, kumpulan sasaran mungkin belum dapat bertindak balas atau mengambil tindakan tertentu. Bahagian pendahuluan ini penting kerana semasa penyampaian bahagian ini, orang ramai akan mula memberi perhatian atau tumpuan untuk mendengar pengumuman seterusnya. Bahagian pendahuluan biasanya menggunakan ayat-ayat pembuka seperti: a) Dengan ini kami umumkan... b) Berdasarkan... Dengan ini kami umumkan bahawa... c) Tuan-tuan dan puan-puan. Sila ambil perhatian... Isi: -Bahagian ini merupakan bahagian yang paling penting dalam

pengumuman kerana bahagian inilah maklumat sebenar yang ingin disampaikan kepada kumpulan sasaran. Setelah mendengar dan memahami pengumuman itu, kumpulan sasaran diharap akan mendapat maklumat penting pengumuman itu. Bahagian isi perlu mengandungi maklumat yang cukup untuk jika pengumuman bertujuan agar kumpulan sasaran bertindak balas. Jika maklumat yang diberikan tidak lengkap, sukarlah mereka yang terlibat mengambil tindakan yang sewajarnya. Contoh bahagian isi: a) Kepada para pemenang, diharapkan dapat mengambil hadiah masing-masing... b) Sesiapa yang belum mendapatkan borang penyertaan sila... c) Orang ramai yang ingin pergi ke selatan dinasihatkan supaya...

1. Format Umum: Penutup: -Bahagian penutup menandakan berakhirnya sesuatu pengumuman itu. Biasanya ucapan terima kasih digunakan seperti: a) Harap maklum. Terima kasih. b) Demikian yang dapat kami sampaikan... c) Terima kasih atas perhatian tuan-tuan dan puan-puan.

2. Format Khas Pengumuman Bertulis: -Pengumuman bertulis secara umumnya perlu mengandungi maklumat seperti berikut: Tajuk Kumpulan Sasaran Tujuan atau agenda Tarikh Masa Lokasi/ Tempat Sumber pengumuman -Mesej daripada pengumuman bertulis diperoleh melalui pembacaan maka lebih banyak maklumat tambahan/ terperinci dapat dimasukkan dalam teks

pengumuman berbanding pengumuman lisan. Isi kandungan perngumuman bertulis juga bergantung kepada tujuan pengumuman itu dibuat.

3. Format Khas Pengumuman Lisan: -Secara umumnya pengumuman lisan mengandungi maklumat seperti berikut: Kumpulan Sasaran Tujuan atau agenda Tarikh Masa Lokasi/ Tempat

CIRI-CIRI PENGUMUMAN YANG BAIK

Pengumuman yang berkesan mempunyai kualiti yang berikut: 1. Mengandungi isi yang tegas dan tepat kepada maksud. 2. Sebaik-baiknya mengandungi satu atau dua perkara yang penting sahaja. 3. Bersifat ringkas tetapi padat (satu atau dua perenggan sahaja). 4. Penggunaan bahasa yang jelas, mudah difahami dan dapat diterima oleh umum. 5. Ayat pasif sering digunakan untuk memelihara sifat keobjektifan. 6. Disampaikan dengan lancar, tidak meleret-meleret dan berbalik-balik. 7. Sebutan, intonasi dan gaya pengucapan yang baik. Sebaliknya, pengumuman yang tidak lancar, meleret-meleret dan berbalik-balik akan mengelirukan para pendengar dan boleh menimbulkan banyak masalah.

Pengumuman Bertulis Ringkas dan mudah difaham. Mesti ditampalkan di tempat yang mudah disedari. Boleh disiarkan dengan media massa seperti akhbar dan televisyen.

Pengumuman Lisan Boleh dirakam terlebih dahulu. Perkataan ringkas dan jelas. Setiap kata yang diucapkan akan hilang dengar. dan tidak dapat diulang

STRATEGI PENYAMPAIAN PENGUMUMAN YANG BERKESAN

Untuk menyampaikan pengumuman yang berkesan sama ada pengumuman bertulis atau pengumuman lisan, langkah pertama yang perlu kita lakukan adalah menyediakan teks/ draf pengumuman. Selain daripada menyediakan teks pengumuman, kita juga perlu menyediakan kawasan supaya kawasan yang kita memberikan pengumuman adalah sesuai. Kawasan penyampaian pengumuman mestilah sesuai dan selesa, tidak ada gangguan luar dan memastikan kumpulan sasaran berada di kawasan penyampaian pengumuman tersebut.

Selepas teks dan kawasan penyampaian pengumuman telah disediakan, langkah yang seterusnya adalah menyediakan diri sendiri. Sebelum menyampaikan pengumuman, kita boleh melatih menyampaikan pengumuman terlebih dahulu. Semasa ingin

menyampaikan pengumuman, kita perlu mencari masa yang paling sesuai seperti menyampaikan pengumuman sebelum majlis penghimpunan bertamat supaya kumpulan sasaran dapat menerima pengumuman tersebut. Selain itu, pengumuman yang disampaikan boleh diulang dua kali untuk memastikan pendengar dapat mendapat informasi yang disampaikan.

Akhir sekali, pengumuman yang berkesan perlu menggunakan ayat dan bahasa yang mudah difahami supaya tidak berlaku percanggahan maklumat oleh penerima maklumat. Pengumuman tidak memerlukan penggunaan bahasa kiasan dan sindiran kerana matlamat pengumuman adalah untuk memastikan penerima dapat memahami informasi dan maklumat pengumuman. Kita juga boleh menggunakan alat bantuan seperti mic atau bilik siaraya untuk membantu kita menyampaikan pengumuman. Semasa ingin menyampaikan pengumuman, kita perlu memastikan kumpulan sasaran kita dan kita juga perlu memastikan pengumuman yang disampaikan adalah sesuai dengan bahasa dan kafahaman kumpulan sasaran tersebut.

ALAT BANTUAN DALAM PENYAMPAIAN PENGUMUMAN

Untuk memastikan pengumuman dapat disampaikan dengan berkesan, alat-alat bantuan seperti berikut dapat kita gunakan semasa menyampaikan pengumuman, sama ada penyampaian pengumuman bertulis atau penyampaian pengumuman lisan: 1. Perakam suara 2. Video 3. Pembesar suara 4. Mikrofon 5. Radio 6. Internet 7. Faksimili 8. Sistem pesanan ringkas 9. Media cetak

CONTOH PENGUMUMAN

1. Pengumuman Perhatian (Pengumuman Bertulisan):

Menurut Bahagian III, Seksyen 13(1) dan (2) Akta Perancangan Bandar dan Desa (AKTA 172), dengan ini diberitahukan bahawa salinan Draf Laporan Pengubahan Rancangan Tempatan Daerah Kuantan tersebut di atas boleh didapati untuk diperiksa bermula daripada 8 Julai 2013 hingga 7 Ogos 2013 pada waktu pejabat di tempat-tempat seperti berikut: Majlis Pembandaran Kuantan Jalan Tanah Putih 25100 Kuantan, Pahang Darul Makmur Tarikh :8 Julai-7 Ogos 2013 Tempat: 1) Kaunter Utama Ibu Pejabat MPK 2) Jabatan Perancangan Pembangunan Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Negeri Pahang Tingkat 4, Bangunan KOMTUR, Bandar Indera Mahkota 25200 Kuantan, Pahang Darul Makmur Tarikh: 8 Julai-7 Ogos 2013 Bantahan atau rayuan berkenaan dengan Draf Laporan Pengubahan Rancangan Tempatan Daerah Kuatan tersebut boleh dikemukakan dengan menggunakan borang bantahan awam yang disediakan, surat atau pun memorandum kepada Majlis Perbandaran Kuantan sebelum atau pada 16 Ogos 2013 dan hendaklah dialamatkan kepada: YANG DIPERTUA MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN JALAN TANAH PUTIH, 25100 KUANTAN

(Sila rujuk lampiran 1, bibillografi 4)

CONTOH PENGUMUMAN

2. Pengumuman Kelulusan (Pengumuman Bertulisan):

CONTOH PENGUMUMAN

3. Pengumuman Pemberitahuan (Pengumuman Lisan):

Perhatian kepada Saudara Abd Rahim bin Ahmad dari kumpulan PPISMP Muzik Semester 1. Anda dikehendaki berjumpa dengan En. Yusoff, pada 11 Januari 2013 pada pukul 3 petang di Pejabat Teknologi Pendidikan. Sekian. Harap Maklum.

4. Pengumuman Sebaran (Pengumuman Lisan):

Perhatian kepada orang ramai, anda dijemput hadir beramai-ramai ke pusat jualan peralatan komputer tahunan pada 21 Jun 2013, dari jam 9 pagi hingga 10.30 malam bertempat di perkarangan Kompleks Beli Belah Centre Square, Sungai Petani. Sekian, Terima Kasih.

10

REFLEKSI
Selepas melaksanakan tugasan kerja kursus Bahasa Melayu Kontekstual (BM3311), saya berasa amat bersyukur kerana dapat belajar banyak ilmu melalui tugasan kerja kursus ini. Tugasan ini telah dibahagikan kepada 3 bahagian, iaitu penulisan akademik, pembentangan kumpulan dan pidato spontan.

Pertama sekali, pensyarah kursus Bahasa Melayu Kontekstual kami, En. Hashim bin Abd Halim memberikan tema-tema kepada kami pilih. Saya berkumpulan dengan Bong Sook Jong dan Lydia Wong Juan Ye telah memilih tajuk Pengumuman sebagai tema tugasan kami. Sebaik sahaja kami menerima tugasan, kami pun mula mencari maklumat di Pusat Sumber, IPG Kampus Perlis dan juga dengan laman web.

Pada peringkat awal, kami tidak tahu bagaimana untuk memulakan tugasan ini kerana tema Pengumuman tidak terdapat banyak sumber. Selain itu, kami mendapati bahawa kami kurang memahami kehendakkan tugasan penulisan akademik. Tetapi dengan bantuan En. Hashim menerangkan kriteria-kriteria dan kehendakkan tugasan kepada kami, kami pun memahami tugasan kerja kursus dan dapat mulakan tugasan penulisan akademik. Dalam membuat slide pembentangan, kami juga amat berusaha untuk menghasilkan pembentangan yang menarik dan bermaklumat. Dalam pidato spontan, kami juga berusaha untuk membuat pengucapan dengan menggunakan bahasa yang gramatis. Dengan kerjasama dan bantuan Bong Sook Jong dan Lydia Wong Juan Ye dengan saya, kami dapat melaksanakan tugasan kerja kursus kami dalam jangka masa yang diberikan.

Kesimpulannya, saya dapat lebih memahami cara membuat pengumuman yang berkesan selepas melaksanakan tugasan kerja kursus ini. Selain itu, saya dapati bahawa saya telah menjadi lebih beryakin dalam membuat pengucapan atau pembentangan di depan orang ramai secara spontan. Saya juga dapat belajar sikap bekerjasama dan saling membantu antara satu sama lain semasa bekerja dalam kumpulan. Sebagai seorang guru pada masa yang akan datang, kemahiran pembentangan adalah amat penting untuk kami menyampaikan ilmu pengetahuan kepada murid-murid kami. Oleh itu, saya bercadangkan bahawa kerja kursus ini haruslah dikekalkan sebagai kerja wajib bagi para guru pelatih kerana inilah kesempatan untuk guru pelatih melatih dan memperbaiki kemahiran membuat pengucapan di depan orang ramai dengan menggunakan bahasa yang gramatis. 11

BIBILOGRAFI

1. Ab. Rahman Ab Rashid & Yap Kim Fatt. (2002). Bahasa kebangsaan(ms 333-334). Selangor Darul Ehsan: Pearson Malaysia Sdn. Bhd. 2. Nota Bm Kontekstual- Menyampaikan pengumuman. Retrieved Julai 28, 2013 from http://literasibahasamelayu.blogspot.com/2010/11/maha-suci-allah.html 3. Sulaiman Masri, Abdullah Yusof & Mohd Rain Shaari. (2007). Bahasa melayu dimensi pengajaran dan pembelajaran(ms 198-200). Selangor Darul Ehsan: Utusan Peublications & Distributors Sdn Bhd. 4. Notis Majlis Perbandaran Kuantan. (2013, Julai 24). Utusan Malaysia, muka 20.

12