MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK A. PENANGANAN SURAT B. SISTEM BUKU AGENDA C.

SISTEM KARTU KENDALI

A. PENANGANAN SURAT Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga suratsurat keluar adalah dianggap lebih baik. Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima : 1. Penyortiran surat a. Meneliti asal (sumber) surat itu. b. Meneliti cara pengiriman surat . Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ! a. "urat-surat #inas! yaitu suratsurat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor b. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam $older-$older atau alat lain sejenisnya. %. Pembukaan sampul (amplop). &. Pengeluaran surat dari dalam sampul '. Penelitian surat (. Pembacaan surat ). Penyampaian surat (intern) *. Pencatatan "urat a. +artu kendali b. ,uku -genda c. ,uku Pembantu -genda d. +eterangan-keterangan yang dicatat dalam +artu +endali ataupun ,uku -genda .. /angkah akhir penanganan surat 0ata penyimpanan arsip akti$ maupun arsip inakti$ menggunakan system penataan berkas disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya. Penanganan surat masuk maupun keluar menggunakan sistem, yaitu: 1. "istem ,uku -genda

sistem yang dipakai dan digunakan oleh suatu kanotr dengan memakai buku agenda (agenda masuk dan agenda keluar) . "istem +artu +endali sistem yang penanganan surat dengan mengunakan kartu kendali sebagai alat mencatat surat. 1"istem +earsipan Pola ,aru2 Perbedaan "istem ,uku -genda dan +artu +endali : "istem ,uku "istem +artu +endali -genda 1. ,uku 1. +artu +endali -genda mudah untuk didulit untuk file di-file . "arana . "arana penemuan penemuan kembali: kembali: nomor3kode3inde nomor3kode ks surat mudah surat sulit diingat diingat %. +arena %. "ulit untuk pernyataannya menerapkan baik, vertical file pengaturan dapat ter4ujud arsip dan dapat peralatan disesuaikan &. ,uku dengan calon agenda pengguna tidak &. +artu +endali $leksibel $leksibel karena karena tunjuk silang tunjuk dapat diterapkan silang tidak dapat diterapkan

SMK IPTEK JAKARTA/Administrasi Perkantoran/XI/3

Page 1 o$ %

B. SISTEM BUKU AGENDA "urat masuk adalah segala surat yang diterima3dialamatkan ke instansi tertentu. /angkah-langkah penanganan surat masuk sistem buku agenda sebagai berikut: (1) Penerimaan, langkah-langkahnya: a. mengumpulkan surat masuk b. menghitung jumlah surat yang masuk c. memeriksa ketepatan alamat si pengirim d. mengelompokkan surat berdasarkan jenisnya e. membubuhkan tanda tanggan dan stempel pada bukti pengiriman sebagai bukti surat telah diterima ( ) Pembukaan "urat. 5al yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam membuka surat, antara lain: a. -pabila seorang sekretaris terjanjur membuka surat pribadi yang tidak bertanda maka tulis diatas amplop 1terlanjur dibuka2 dan harus membubuhkan para$ b. 5ati-hatilah dalam membuka surat yang terekat amplopnya. Pimpinan pasti tidak senag membaca surat sobek. (rekatkan kembali pada bagian belakangnya) c. 6ika menerima surat dengan pranko yang kurang sehingga surat tersebut terlambat datang maka lampirkan amplop bersama isinya sehingga pimpinan mengetahuinya. d. "etelah dibuka, sekretaris membubuhkan stempel agenda yang berisi: 7o. agenda, diterima tanggal. siteruskan kepada, para$. e. Mencatat ke dalam buku agenda surat masuk. Contoh lajur buku agenda surat masuk:
7o 8rut 0gl 0erima 7o. -genda 0eri ma dari 0gl "ur at 7om or surat /amp iran Peri hal 5ubungan dengan +et.

(&) (') (() ()) (*)

c. mengelompokkan surat yang memerlukan penanganan khusus Pencatatan "urat Pengarahan "urat Masuk Penggandaan "urat Masuk Penyampaian "urat Penyimpanan -rsip "urat Masuk

(%) Penyortiran, tahapannya: a. memisahkan surat dinas dan surat pribadi b. menggolongkan surat dinas berdasarkan isinya.

SMK IPTEK JAKARTA/Administrasi Perkantoran/XI/3

Page

o$ %

C. SISTEM KARTU KENDALI

SMK IPTEK JAKARTA/Administrasi Perkantoran/XI/3

Page % o$ %