MP - Manajem Proyek
MP - Manajem Proyek
PEMILIK
(OWNER)
KONTRAKTOR KONSULTAN
Mempunyai sasaran dan tujuan Dibatasi oleh rentang g waktu, , biaya, y , dan sumberdaya Sesuatu yang unik dan kejadian tidak berulangkali Penyelesaian sesuai dengan persayaratan kinerja dan spesifikasi yang dirancang di memenuhi hi kebutuhan pelanggan Hasil terukur dan dapat p dikuantifikasi. Aktivitas direncanakan, dilaksanakan serta dikendalikan
2
TEMPORARY
PROGRESSIVE ELABORATION
UNIQUE DELIVERABLE
Lanjutan 1.4.
Visi
Misi
PROJECT XYZ
PM
Support
Proy.I Proy.2 Proy.3 Proy.4
Proyek
A/E Proc.
CM Supv.
Const. QA
KUPU-KUPU
TELUR
ULAT
KEPOMPONG
OPTION
PROJECT MANAGEMENT
O&M
CM
PHASES FS ENG PROC CONSTRUCTION OPERATIONAL
Inputs Phases
Project g Management Outputs Project Deliverable
INITIAL
Charter Scope Statement
INTERMEDIATE
Plan Baseline
FINAL
Product
Upgrade Product Life Cycle Business Plan IDEA Product Dive estment Op peration
INITIAL
INTERMEDIATE
FINAL
Design
Implement
Hand over
Design Project
Conc Des Imp Hand
Implementation Project
Conc Des Imp Hand
Commissioning Project
Project Life-Cycles :
Showing how each phase can be sub-devided into its own four sub- phases Conc Des Imp Hand
Sources :
10
Lanjutan 1.9.
Project Proposal
Design
Bid
Build
11
Lanjutan 1.9.
Project Proposal l
Procurement
Design
Build Design Build Project Life Cycle Design Build Operte Transfer Project Life Cycle
12
Ri k Risk
13
14
Time/cost estimates Budgets Engineering diagrams Cash flow charts Material availability details
15
Lanjutan 1.12.
16
Karena mengandung suatu methodologi manajemen proyek yang bermanfaat untuk : Memenuhi kebutuhan dari proyek dan pelanggan. Meniadakan reinventing reinventing the wheel wheel dengan cara melakukan standarisasi dari pekerjaan proyek yang repetitip. Mengurangi jumlah pekerjaan yang mungkin terlewati. Menghilangkan duplikasi pekerjaan. M Mengendalikan d lik schedule, h d l b d t dan budget, d sumberdaya b d (resources) proyek. Memaksimalkan pemakaian sumberdaya (resources)
17
Berdasarkan riset di luar negeri maka key industry areas yang terwakili didalam The areas The Project Management Professional Association adalah : Telekomunikasi10 % Management systems................. 6 % Konstruksi ... 7 % Information technology (IT).......... 10 % Sofware/computers... 11 % Lain-lain (berbagai industri industri, termasuk perbankan manufacturing, militer, industri)..................... 56 %
18
1.15. APA YANG MUNGKIN TERJADI BILA MANAJEMEN PROYEK TIDAK DITERAPKAN ?
Target waktu/deadline tidak tercapai, Pekerjaan yang harus diulang atau terjadi duplikasi duplikasi, Budget/anggaran yang dilampaui, Kemajuan proyek yang tidak jelas jelas, Konflik di antara staf selama penugasan diproyek, Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek, Perubahan lingkup proyek yang terus menerus, Sta p Staf proyek oye menerapkan e e ap a metode etode pe pengelolaan ge o aa p proyek oye sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.
19
Secara historis, industri konstruksilah yang pertama tama menerapkanya dan merupakan pengguna utama dari metode ini. Biasanya orang menerapkan metode manajemen proyek hanya untuk proyek-proyek fisik atau yang nyata (tangible project). Dewasa ini makin banyak pihak yang telah merasakan manfaat dari penerapan metode manajemen proyek untuk proyek proyek yang non fisik atau intangible seperti sepe t : restrukturisasi est u tu sas o organisasi, ga sas , IT ( (information o at o technology), e-business, dsbnya.
20
Effective project management requires that the project management team understand and use knowledge and skills from at least five areas of expertise : The project management body of knowledge. A li ti Application area knowledge, k l d standards, t d d and d regulations. Understanding the project environment. General management knowledge and skills. Interpersonal skills.
22
Lanjutan 1.18.
PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE
Interpersonal Skills
Lanjutan 1.18.
keahlian khusus y yang g harus dimiliki manajer proyek Ge e a Management General a age e t Knowledge o edge & Skills
Financial management & accounting Purchasing & procurement Sales & marketing Contract & commercial law Manufacturing & distribution Logistic & suply chain Strategic, tactical,& operation planning Organization structures, behavior, personnel O administration, compentation, benefits, carrer paths. Health and safety practices I f Information i technology h l
24
Lanjutan 1.18.
Interpersonal Skills
Effective Communication Influencing the organization Leadership Motivation Negotiation g and conflict management Problem Solving
25
Lanjutan 1.18.
keahlian khusus yang harus dimiliki manajer proyek Application Area Knowledge, Standards & Regulations Functional departments. Technical elemens elemens, Management specializations, p , Industry groups. Standard & regulation
26
Lanjutan 1.18.
27
PROJECT
PROJECT SPONSOR
PROJECT MANAGER
28
Project j manager g Customer - user g organization g Performing Project team members Project management team Sponsor Influencers
29
Berbentuk task force, bersifat sementara, atau bila permanen berbentuk matrik Memiliki spesialisasi Dik di Dikoordinasi i oleh l h seorang manager
30
Lanjutan 1.21.
ORGANISASI PROYEK
President Human Resources Quality Control
Sales
Finance
Engineering
Production
Project 1
Project Manager
Propulsion Engineer
Test Engineer
Technician
Project 2
Project Manager
Structural Engineer
Inspection Technician
Technician
31
Lanjutan 1.21.
ORGANISASI MATRIKS
ELECT
PROYEK 1 PROYEK 2 PROYEK 3 PROYEK 4
MECH
PLUM
STRUC
32
Plan Do
PLAN-DO-CHECK-ACTION
Action
Check
33
Lanjutan 2.1.
CLOSING PROCESS
34
35
INITIATING PROCESSES
PLANNING PROCESSES
EXECUTING PROCESSES
CLOSING PROCESSES
START
TI ME
FINISH
36
Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communication Management P j t Risk Project Ri k Management M t Project Procurement Management
37
PROJECT SAFETY MANAGEMENT PROJECT ENVIRONMENTAL MANAGEMENT PROJECT FINANCIAL MANAGEMENT PROJECT CLAIM MANAGEMENT
38
2.6. APA YANG MENJADI LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEAHLIAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ? Persaingan sesama kontraktor lokal dan kontraktor asing yang ketat Anggaran proyek yang semakin ketat Persyaratan waktu pelaksanaan yang lebih pendek Penyediaan sumberdaya semakin terbatas M k Maraknya globalisasi l b li i
Penting dalam memilih dengan pendekatan yang fleksibel, Tanggap terhadap persyaratan/permintaan pelanggan yang selalu berubah, Mampu menghasilkan suatu produk dengan menggunakan waktu yang cepat, cepat murah, murah dan bermutu bila dibanding dengan produk yang dihasilkan pesaingnya. Faster, cheaper, better, sebagai salah satu strategi untuk mencapai sasaran dan memenangkan persaingan
disiapkan oleh : Dr.Ir. Budhi Satrio.
39
Lanjutan 2.6.
APA YANG MENJADI LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEAHLIAN DALAM MANAJEMEN PROYEK? (2-3) Dengan menggunakan manajemen proyek, diharapkan Lebih berfokus pada sasaran dan tujuan Mengatasi masalah dengan cepat dan akurat Melakukan penyesuaian terhadap perubahan Pengendalian untuk mencapai sasaran sesuai waktu , anggaran dan yang telah ditetapkan Tercapainya kepuasan pelanggan Sebagai seorang manajer proyek harus bisa mengembangkan dan memiliki keahlian yang terukur yang akan membawa suksesnya proyek dengan timnya. Dengan dilengkapi keahlian tidak hanya membawa nilai tambah pada perusahaan/institusinya, akan tetapi juga secara individu akan mendapatkan rasa kesenangan dalam menyelesaikan tugas tugasnya p mengelola g karirnya y secara seperti proaktif.
40
Lanjutan 2.6.
APA YANG MENJADI LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEAHLIAN DALAM MANAJEMEN PROYEK? (3-3) Dari perspektif profesi bahwa manajemen proyek mempunyai kontribusi keberhasilan 80 % karena seni sang g manajer 20 % karena penggunaan gy science-or technology-based. Banyak yang berprofesi dibidang manajemen proyek akan tetapi belum menerapkan p stndar y yang g baku didalam persyaratan proyek yang mengharapkan kesuksesan, Berarti keahlian seseorang g masih kurang.
41
Cleland (1999) mencatat bahwa banyak keahlian diperlukan untuk mensukseskan proyek seperti kemampuan berkomunikasi, bekerja d dengan ti tim, melakukan l k k negosiasi, i i d dan mendengarkan. Peters (2004), saat ini keahlian seseorang menentukan keberhasilan organisasi
Concerning The Cooperation between the Government and the Business Entities in the Provision of Infrastructure
GOVERNMENT PROJECT
No. 18/1999 Construction Services Law. No. 80/2003 Presidential Decree (Procurement Procedure for Govevernment Project). Regional Regulations (Permit). No 65/2006 Presidential Regulation (Land acquisition) No. acquisition).
Programe
Proc for QS
DESIGN
3
PROCUREMENT
4
CONSTRUCTION
5
PROJECT CLOSEOUT
6
42
Program
Project Budgeting (DIPA) Procurement for CM & Planner/Designer Procurement for Contractor & CM Supervision
PREPARATION
1
CONSTRUCTION DESIGN
2
CONSTRUCTION EXECUTION
BUILDING REGISTRATION
5
43
3.4. PERSIAPAN & PELAKSANAAN Definisi lingkup kerja, menyusun work breakdown structure (wbs) Definisi kegiatan dan metode kerja Susun urutan kegiatan Perencanaan waktu pelaksanaan Perencanaan anggaran biaya e e ca aa mutu utu da dan metode etode Perencanaan pelaksanaan Perencanaan resources ,material, ,p peralatan, , dan K3 Perencanaan komunikasi , indentifikasi dan perencanaan risiko Identifikasi iklim dan cuaca Metode untuk mengarahkan & mengelola pelaksanaan proyek p y Melaksanakan penjaminan mutu proyek, g dan Mengkoordinasi mengembangkan tim proyek Pendistrbusian informasi pelaksanaan proyek, Permintaan penawaran dari penyedia jasa dan pilih penyedia jasa mampu untuk pelaksanaan proyek Penjaminan dampak li k lingkungan.
45
3.5. PENGEDALIAN
Monitoring & pengendalian kinerja proyek secara bekala, Integrasi & koordinasi kinerja & pengendalian perubahan, Pengawasan terhadap pelaksanaan proyek Verifikasi dan pengendalian lingkup, Pengendalian jadwal, Pelaksanaan pengendalian mutu Pengelolaan tim proyek Pelaksanaan pelaporan, pelaporan & pengelolaan pemangku kepentingan kepentingan, Monitoring & pengendalian risiko Administrasi kontrak, Pengendalian dampak lingkungan Pengendalian keuangan Pencegahan klim/tuntutan
46
Lanjutan 3.5.
Tinjau ulang dokumen komponen deliverable, as built drawing, Daftar D ft produk d k yang tid tidak k sesuaii Administrasi & laporan K3 Administrasi & pencatatan keuangan, Penyelesaian klim & sengketa Laporan kemajuan pekerjaan Monitor & pengendalian prosedur proses closing. closing Konfirmasi ke pemangku kepentingan. Berlanjut pada pekerjaan pada masa pemeliharaan. Monitor M it & pengendalian d li prosedur d d dalam l proses Inisiasi pekerjaan pada masa pemeliharaan
47
Lanjutan 3.5.
Semua peralatan baik yang diluar maupun didalam dilakukan pengetesan dan harus lulus uji. Semua aset, manual operasi, garansi pabrik, sertifikat, as built drawing, dokumen proses pelaksanaan, dokumen kontrak, laporan kemajuan pekerjaan, imb, ijin ijin lainnya,dan laporan akhir manajemen Diserah terimakan kepada pengguna jasa/owner atau operator j p g gedung. g Kontrak ditutup.
48
1. Menyelesaikan permasalahan sesuai dengan daftar ketidak sesuaian 2. Testing dan commisioning proyek y ( (as 3. Serah terima berkas dokumen p built drawings, manual ) 4. Serah terima fisik pekerjaan dari kontraktor kepada pemilik 5. Pelatihan operator 6 Penyelesaian 6. P l i k keuangan
51
AKTIVITAS
KEMUNGKINAN (%) 16 9 3 4 4 5 3 5 5 1
Planning 32 %
Pengambilan keputusan yang buruk Informasi yang buruk P Perubahan b h Jadwal yang ketat
Scheduling 12 %
Organizing 11 %
52
Lanjutan 3.9.
AKTIVITAS
KEMUNGKINAN (%) 5 4 2 1 9 6 5 6 3 2 1 1
Staffing 12 %
Manajer proyek tidak kompeten Penggantian anggota proyek Proses staffing buruk Koordinasi buruk
Directing 26 %
Controlling 7%
53
Analisa dan p pemilihan sesuai dengan g sasaran dan tujuan perusahaan Berorientasi pada tujuan jangka panjang Membangun alternatif strategi Pilih strategi yang berkelanjutan dapat dikembangkan Untuk mencapai tujuan dan misi perusahaan
55
INTERNAL Structure Chain of Command Culture Belief, expectation Resources Asset, Skills, Competencies, Knowledge
FEEDBACK-LEARNING
PER RFORMANC CE
RATEGIES S STR
PRO OGRAMS
PR ROCEDURE ES
OBJECTIVE E
POLICIES P
BUDGETS
MISSION
STRATEGY FORMULATION
STRATEGY IMPLEMENTATION
56
TOWS Matrix
SPACE Matrix
the matching stage g
BCG Matrix
IE Matrix
TOWS Matrix
threats h - ancaman opportunities - peluang strengths - kekuatan weaknesses - kelemahan
58
Develop p four types yp of strategies g Strengths-Opportunities (SO) StrengthsWeaknessesWeaknesses -Opportunities (WO) StrengthsStrengths -Threats (ST) WeaknessesWeaknesses -Threats (WT)
59
Lanjutan 4.5.
TOWS Matrix
60
STRATEGI AGRESIF
KEKUATAN INTERNAL YANG PENTING
STRATEGI DEFENSIF
STRATEGI DIVERSIFIKASI
61
Lanjutan 4.6.
SO Strategies S i
SO Strategies
Pergunakan kekuatan internal perusahaan untuk meraih peluang dari lingkungan eksternal perusahaan
62
Lanjutan 4.6.
WO Strategies S i
WO g Strategies
63
Lanjutan 4.6.
ST Strategies
ST Strategies
Manfaatkan kekuatan internal untuk menghindari atau meng rangi mengurangi dampak ancaman dari lingkungan eksternal
64
Lanjutan 4.6.
WT Strategies S i
WT Strategies
Bertahan serta memperbaiki kelemahan internal dan menghindari ancaman dari lingkungan eksternal
65
Weaknesses-W
List Weaknesses
Opportunities O Opportunities-O
List Opportunities
SO Strategies
Gunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang
WO Strategies
Atasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang
Threats-T
List Threats
ST Strategies
Gunakan kekuatan internal untuk menghindari ancaman eksternal
WT Strategies
Minimalkan kelemahan dan hindari ancaman
66
ATASI KELEMAHAN
1.
1. 2.
2. 3.
INTERNAL
UNTUK MENGUBAH ARAH SUMBER DAYA
EKSTERNAL
UNTUK MENDAPATKAN KAPABILITAS SUMBER DAYA
1. PERTUMBUHAN TERKONSENTRASI
2. 3 3. 4.
1. 2. 3.
MEMAKSIMALKAN KEKUATAN
67
1 1.
2. 3. 4.
2. 3. 4. 5.
PEMBENAHAN DIRI ATAU PENGHEMATAN DIVERSIFIKASI KONSENTRIK DIVERSIFIKASI KONGLOMERAT DIVESTASI DIVESTASI LIKUIDASI
BERSAING LEMAH
68