Kasus Teknik dokumentasi 1. Formulir permintaan jasa (dua rangkap) disiapkan dalam departemen produksi.

Salinan 2 dikirim ke departemen perbaikan dan pemeliharaan, dan salinan 1 diarsip di departemen produksi. Dalam departemen perbaikan dan pemeliharaan, salinan kedua dari permintaan jasa digunakan untuk mengisi formulir order kerja empat rangkap. engisian formulir ini dilakukan se!ara manual. Salinan 2 dari permintaan jasa kemudian diarsip di departemen perbaikan dan pemeliharaan. Salinan " dari formulir order kerja dikirim ke departemen produksi sebagai pemberitahuan bah#a permintaan jasa mereka sedang ditangani. Salinan $ dari formulir order kerja diarsip di departemen perbaikan dan pemeliharaan. Kar%a#an di departemen perbaikan dan pemeliharaan se!ara manual men!atat bahan baku dan bahan habis pakai %ang digunakan, serta jam tenaga kerja %ang digunakan selama proses perbaikan ke dalam lembar order kerja rangkap satu dan dua. ada saat order telah selesai, salinan 1 diarsip dalam departemen perbaikan dan pemeliharaan, dan salinan 2 dikirim ke departemen akuntansi. Kar%a#an di bagian akuntansi melengkapi rin!ian penghitungan bia%a dalam formulir order kerja salinan 2 dan membuat laporan ringkasan order kerja (tiga rangkap). Salinan 2 order kerja diarsip di bagian akuntansi. Salinan 1 dari ringkasan order kerja dikirim ke departemen produksi. Salinan 2 ringkasan order kerja dikirim ke departemen perbaikan dan pemeliharaan, dan salinan $ dari ringkasan order kerja diarsip di bagian akuntansi. Tugas& 'uatlah flo# !hart untuk menggambarkan prosedur tersebut. 2. erusahaan ()* menerapkan s%stem persediaan perpetual. Kar%a#an di departemen akunatnsi memposting data se!ara manual dari laporan penerimaan barang, formulir permintaan barang salinan order pembelian, dan transaksi lain, seperti retur dan pen%esuai !atatan persediaan. Dokumen sumber akan diarsip pada tanggal posting. +atatan persediaan akan dianalisis setiap kali setelah posting untuk menentukan apakah ada item persediaan %ang perlu dipesan. ,ika ada persediaan %ang perlu dipesan, satu lembar formulir permintaan barang dibuat dikirim ke departemen pembelian. Seorang kar%a#an departemen pembelian kemudian memilih pemasok dari file pemasok, membuat order pembelian " (empat) rangkap, dan memperbaharui (update) file pemasok untuk merekam pesanan. -rder pembelian diotorisasi dan didistribusikan ke& pemasok (lembar asli ), salinan 2 diarsip dengan dilengkapi formulir permintaan barang urut nomor, salinan $ dikirim ke departemen penerimaan barang, salinan " dikirim ke departemen akuntansi). Tugas .nda& a. 'uatlah flo#!hart analitik untuk menggambarkan prosedur tersebut. b. 'uatlah DFD logika untu menggambarkan prosedur tersebut. $. Seorang analis sistem meminta saran .nda terkait dengan pembuatan DFD logika untuk memproses /alidasi 0D pengguna sistem. 0D pengguna sistem akan diinputkan dari suatu

terminal , untuk meminta akses ke sistem komputer. 'erikan masukan atas DFD %ang telah disiapkan oleh analis sistem.

Data 0D 3alid

0D engguna

3alidas i 0D

Memproses Usaha Akses

Pesan

engguna

Rincian Akses Akses Log Data

". .nda meninjau kertas kerja audit %ang berisi narasi deskriptif mengenai sistem penggajian pabrik Tenne% +orporation. Sebagian dari narasi tersebut adalah sebagai berikut& Kar%a#an pabrik memasukkan kartu #aktu ke mesin setiap hari pada saat datng atau saat meninggalkan pabrik. ada akhir setiap minggu, departemen pen!atat #aktu mengumpulkan kartu #aktu dan membuat lembar rekap pengendalian per departemen %ang berisi nomor kar%a#an dan total jam kerja kar%a#an. Kartu #aktu dan lembar pertama rekap pengendalian dikirim ke bagian penggajian. 1embar ke dua rekap pengendalian di arsip urut tanggal. Di bagian penggajian, input untuk file transaksi penggajian adalah informasi dalam kartu #aktu. Total rekap dalam rekap pengendalian menjadi input untuk total setiap bat!h. +atatan ini menjadi input ke dalam disk magneti!. Kartu #aktu dan slip rekap pengendalian diarsip per bat!h untuk memudahkan pela!akan berikutn%a. File transaksi penggajian dikirim ke 2D . Di bagian tersebut, data akan diurutkan berdasar nomor kar%a#an dalam setiap bat!h. Setiap bat!h akan diedit oleh program komputer untuk menge!ek /aliditas nomor kar%a#an dibandingkan dengan file master kar%a#an, juga untuk menge!ek kesesuaian total jam kerja dan jumlah kar%a#an dibandingkan dengan total setiap bat!h. 'erikutn%a, akan di!etak rin!ian per bat!h dan rin!ian untuk tiap kar%a#an, %ang mengindikasikan adan%a ketidak!o!okan dalam bat!h maupun nomor kar%a#an %ang tidak /alid. (asil !etakan tersebut akan dikirim ke bagian akuntansi agar ketidak!o!okan dapat ditangani.

Dalam pen!arian fakta dengan teknik dokumentasi, .nda menemukan flo#!hart sistem penggajian. Flo#!hart tersebut menggunakan s%mbol %ang tepat, tetapi sebagian s%mbol belum terisi label. Tugas .nda& a. Tuliskan ja#aban anda dari no 1 sampai dengan 14. 'erikutn%a, berikan label %ang tepat untuk setiap nomor (nama dokumen, dskripsi proses, atau !ara mengarsip file) b. Flo#!hart merupakan salah satu alat bantu %ang dapat diguankan oleh auditor untuk menentukan dan menge/aluasi sistem pengendalian internal klien. )in!ilah manfaat penggunaan flo#!hart terkait dengan konteks tersebut. rosedur Sistem enggajian Tenne% +orporation Departemen en!atat 5aktu
Dari en!atat 5aktu abrik

'ag .kuntansi enggajian

emrosesan Data

1;

'erdasarkan jumlah jam Total dari kar%a#an

" 12 11

8 1"

'erda sarka n Tangg al

1$

: 1 4

16

6.

erusahaan (ar/ard S7uare Soft#are menggunakan sistem pemroses pesanan penjualan se!ara manual. Formulir pesanan penjualan (tiga lembar) disiapkan oleh departemen penjualan dan dikirim ke departemen akuntansi. Di departemen akuntansi, sebuah faktur (tiga lembar) dan perintah pengiriman (empat lembar) dibuat se!ara manual berdasarkan informasi dalam pesanan penjualan. Satu lembar pesanan, faktur, dan perintah pengiriman diserahkan ke departemen penjualan. Satu lembar pesanan penjualan digabung dengan dua lembar perintah pengiriman dan kemudian dikirim ke departemen pengiriman barang. Satu lembar faktur dikirim ke pelanggan. Satu lembar pesanan penjualan, faktur, dan

perintah pengiriman diarsip di bagian akuntansi berdasarkan nomor urut pesanan penjualan. Tugas .nda& buatlah flo#!hart analitik untuk menggambarkan prosedur tersebut. 4. Sekelompok pemba%aran piutang dagang pelanggan diproses se!ara manual di kantor kasir. Seorang kar%a#an membuka surat %ang berisi pemba%aran, memisahkan !ek dan surat pemberitahuan, dan men%iapkan rekap pengendalian surat pemberitahuan untuk setiap bat!h (dua lembar). +ek diproses se!ara manual untuk membuat slip setoran ke bank (dua lembar). Salinan 1 slip setoran dan sekelompok !ek dikirim ke bank. Salinan 2 slip setoran di!o!okkan dengan rekap pengendalian surat pemberitahuan, digabung dengan rekap tersebut, dan diarsip di kantor kasir urut tanggal. Salinan 2 dari rekap pengendalian dikirim ke bagian departemen buku besar. Surat pemberitahuan dari pelanggan dikirim ke bagian piutang dagang. Kar%a#an bagian piutang se!ara mabual memposting surat pemberitahuan buku pembantu piutang. Surat pemberitahuan diarsip di departemen piutang dengan urut nomor pelanggan. Tugas .nda& 'uatlah flo#!hart analitik untukmengambarkan prosedur tersebut diatas. 9. Kar%a#an produksi membuat formulir permintaan bahan baku (empat lembar) dan men%erahkann%a ke super/isor produksi untuk meminta otorisasi. Formulir permintaan bahan baku selanjutn%a dikirim ke gudang. Di gudang, pesanan bahan baku tersebut dila%ani, kemudian formulir permintaan bahan baku ditanda tangani oleh kar%a#an. kar%a#an mengembalikan salinan 1 formulir permintaan bahan baku beserta bahan baku %ang diminta ke kar%a#an produksi. Salinan 2 formulir permintaan bahan baku dikirim ke super/isor produksi. Salinan " formulir permintaan bagian akuntansi bia%a . salinan $ formulir permintahan bahan baku digunakan di gudang untuk men!atat pengeluaran bahan baku ke !atatan persediaan perpetual. Salinan $ diarsip di gudang urut nomor. Tugas .nda& 'uatlah flo#!hart analitik prosedur diatas.