OPTIMALKAN PEMBELIAN BARANG ARMADA

1
BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Setelah penulis diberi kesempatan untuk proses pengenalan dalam lingkungan
perusahaan PT. Jembatan Nusantara dengan waktu sangat terbatas 3 bulan, penulis juga
dituntut untuk memahami, mengerti serta mempelajari tentang struktur organisasi, tugas &
aktifitas bagian dari Departemen Pengadaan. Dari pembelajaran tersebut penulis
mendapatkan bahan dan materi untuk pembuatan karya tulis tentang cara kerja dan posisi
jabatan dalam ruang lingkup Departemen Pengadaan Pusat.
PT. Jembatan Nusantara adalah kelompok perusahaan swasta yang bergerak di bidang
jasa transportasi laut, tepatnya jasa pelayaran. Pelayaran merupakan segala sesuatu yang
berkaitan dengan angkutan di perairan, kepelabuhanan, keamanan dan keselamatannya.
Pelayaran juga merupakan kegiatan pengangkutan penumpang, barang, dan hewan, dengan
menggunakan jasa kapal. Pelayaran juga salah satu jembatan angkutan penyeberangan yang
berfungsi sebagai jembatan penghubung antara wilayah satu dengan wilayah yang lainnya
sehingga wilayah dapat berkembang lebih maju lagi.
PT. Jembatan Nusantara bertempat di Jl. Rajawali 14-ASurabaya-Jawa Timur, dimana
merupakan sebagai kantor pusat. Kantor pusat sangat memegang peranan penting dalam
operasional seluruh kantor cabang dan perwakilan. Seluruh kantor cabang dan perwakilan
harus menjaga hubungan dan berkoordinasi dengan kantor pusat, sehingga semua operasional
di kantor cabang dan perwakilan dapat terkontrol oleh kantor pusat.
Kantor cabang madya yang menjadi tempat bertugas saya bertempat di Jl. Gatot
Subroto / Ruko Ketapang No. 10-11Ketapang-Banyuwangi, yang bertugas sebagai wewenang
dan tanggung jawab dalam perencanaan, pengelolaan, pengawasan dan evaluasi terhadap
kegiatan di bidang angkutan laut, angkutan sungai atau angkutan penyeberangan (ferry) baik
di dalam maupun di luar negeri yang dilakukan secara tetap dan teratur dengan menggunakan
semua jenis kapal termasuk kapal Roll on Roll off (RoRo).
Adapun fungsi kantor cabang adalah menyusun rencana kerja dan anggaran belanja
dan pendapatan cabang, menyusun rencana kerja komersial dan pelayanan untuk angkutan
penumpang atau kendaraan atau barang, menyusun rencana kerja kebutuhan perawatan atau
pemeliharaan kegiatan operasional SDM kapal untuk kelancaran operasional armada kapal,
mewakili perusahaan pada ruang lingkup kegiatan usaha angkutan laut atau angkutan sungai
2

danau atau penyeberangan dalam hal berkoordinasi dengan Pemerintah Daerah atau instansi
terkait lainnya sesuai dengan kewenangan yang diberikan, dan bagian dari Team Tanggap
Darurat yang bertugas menjalin komunikasi dengan instansi terkait dalam hal
penanggulangan situasi darat yang terjadi di atas kapal.
Berikut Susunan Organisasi Kantor Cabang Madya.

Kantor Cabang Madya dipimpin oleh seorangManajer yang membawahi 3 bagian
departemen, yaitu Keuangan & Administrasi Umum, Pemasaran & Penjualan, Operasional
Kapal, dan Bertanggung Jawab Langsung Pada Para Nakhoda Dalam Kegiatan
Pengoperasian Kapal.
Adapun perusahaan yang berada dalam satu naungan di Kantor Cabang Madya
Banyuwangi antara lain yaitu :
1. PT JEMBATAN NUSANTARA
2. PT PRIMA EKSEKUTIF
3. PT INDONESIA FERRY

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sampai saat ini,Kantor Cabang Madya
Banyuwangi memiliki 6 kapal. Daftar kepemilikan kapal yang dimiliki masing masing PT.
yang tergabung dalam PT. Jembatan Nusantara Group adalah sebagai berikut :
A.1.1. PT. Jembatan Nusantara :
1. Citra Mandala Sakti
MANAGER

BAGIAN KEUANGAN DAN
ADMINISTRASI UMUM
SUB BAGIAN
PENGADAAN
SUB BAGIAN
KEUANGAN
SUB BAGIAN SDM
DARAT & UMUM

BAGIAN PEMASARAN
DAN PENJUALAN
SUB BAGIAN
KOMERSIAL
SUB BAGIAN
PENJUALAN TIKET
SUB BAGIAN TERMINAL
PELAYANAN
PENUMPANG &
KENDARAAN

BAGIAN OPERASIONAL
KAPAL
SUB BAGIAN
OPERASIONAL &
PEMELIHARAAN KAPAL
SUB BAGIAN SDM
KAPAL
NAKHODA
3

2. Reny II
3. Rajawali Nusantara
4. Satria Nusantara

A.1.2. PT. Prima Eksekutif :
1. Marina Nusantara

A.1.3. PT. Indonesia Ferry :
1. Niaga Ferry II

II. Batasan Masalah
Dalam karya tulis ini membahas permasalahan tentang system dan prosedur
departemen pengadaan di Kantor Cabang Madya Banyuwangi.

III. Tujuan Masalah
1. Menjelaskan tentang tugas, wewenang, dan tanggung jawab departemen pengadaan
di Kantor Cabang Madya Banyuwangi.
2. Menjelaskan tentang proses administrasi pembelian barang - barang armada beserta
kelengkapan data yang dilampirkan ke departemen keuangan.

4

BAB II

DEPARTEMEN PENGADAAN

Untuk memenuhi segala kebutuhan kapal oprasional pengadaan mempunyai tugas,
wewenang dan kewajiban yaitu:
a. Membantu Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi Umum dalam perencanaan,
pengelolaan, pengawasan, pelaporan dan evaluasi terhadap kegiatan :
1. Pengurusan permintaan BBM di PT. Pertamina Region setempat sesuai prosedur yang
berlaku di Perusahaan.
2. Pengadaan/perbaikan/pembuatan baru barang kebutuhan Armada Kapal dan Bagian
Umum (kantor cabang dan sarana prasarananya).
3. Pembuatan order pembelian/perbaikan barang ke suplier/bengkel serta pemantauan
kedatangan/penyelesaian barang armada kapal dan umum.
4. Pemeriksaan terhadap kualitas barang yang diterima dari suplier/ bengkel dan
pengembalian (retur barang) yang tidak sesuai pesanan serta pembuatan laporan
rekapitulasi penerimaan barang, pengembalian (retur) barang armada kapal/barang
umum.
5. Mengadakan koordinasi dengan Bagina Operasional dan Pemeliharaan Kapal (teknisi
dan crew kapal) guna memeriksa kualitas barang hasil perbaikan dari
bengkel/pembelian dari suplier.
6. Pembuatan laporan pertanggung jawaban penggunaan dana untuk pengadaan dan
perbaikan barang sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan.
7. Pembuatan Laporan yang berhubungan dengan Pengadaan di cabang, terdiri dari :
Nama Laporan Periode Laporan Tanggal Laporan
Daftar Suplier dan Bengkel Triwulan Tgl 05, Bulan berikutnya
Rekapitulasi Surat Penyerahan Barang Armada Bulanan Tgl 05, Bulan berikutnya
Rekapitulasi Surat Pengantar Pengembalian Barang
Armada
Bulanan
Tgl 05, Bulan berikutnya
Rekapitulasi Pembelian Alat Kerja Bulanan Tgl 05, Bulan berikutnya
Rekapitulasi Surat Penyerahan Barang Umum Bulanan Tgl 05, Bulan berikutnya
Rekapitulasi Surat Pengantar Pengembalian Barang
Umum
Bulanan
Rekapitulasi Pembelian Alat Kerja untuk Urusan
Umum
Bulanan
Laporan Monitor Perbaikan Barang Armada di
Bengkel
Mingguan Hari Senin berikutnya
Laporan Rekapitulasi Pembelian BBM Subsidi Bulanan Tgl 05, Bulan berikutnya
Laporan Rekapitulasi Pembelian BBM Industri Bulanan Tgl 05, Bulan berikutnya
5

8. Penyimpanan semua berkas-berkas dokumen yang berhubungan, sesuai standarisasi
kode file Departemen Pengadaan.
b. Pelaksanaan tugas khusus yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan dan
Administrasi Umum.
Departemen pengadaan berpedoman pada prosedur yang berlaku, baik itu nama
maupun kualitas barang yang disesuaikan dengan spesifikasi permintaan kebutuhan barang.
Ada lima golongan dari barang yang harus di golongkan sesuaikan dengan permintaan
pembelian, yaitu sebagai berikut :
1. Golongan A: Sparepart dan pompa-pompa (Oring,R/T Cylinder, Pompa, Dll)
2. Golongan B : Barang umum, interior dan hotel (Sabun, Majun, Keramik, Dll)
3. Golongan C : Umum deck dan konstruksi (Cat, Globe Valve Dll)
4. Golongan D : Barang listrik (Lampu, Selang, Travo, Dll)
5. Golongan E : Barang umum mesin & alat kerja (Oli,SarungTangan,Manometer)
Dari golongan diatas harus dipisahkan lagi sesuai dengan jenis barang yang diminta
agar tidak terjadi kesalahan, mengingat jumlah armada kapal yang di miliki cukup banyak
dan jumlah permintaannya pun berbeda, hal ini menjadi prioritas utama departemen
pengadaan. Pengadaan mempunyai tanggung jawab dalam melaksanakan operasional kantor.
Departemen pengadaan juga menangani repair alat-alat kapal maupun mesin kapal dibengkel
karena operasional kapal sangat bergantung pada ketepatan dan kecepatan repair di bengkel.

6

BAB III
PROSEDUR OPERASIONAL
PEMBELIAN BARANG DAN REPAIR BARANG
PADA KANTOR CABANG MADYA PT. JEMBATAN NUSANTARA

3.1 Prosedur Barang Armada Baru
1. Proses ini dimulai dari adanya Bon Permintaan Barang Kapal.
2. Subag Logistik dan UPA (Cabang Utama) atau Subag. Armada (Cabang Madya) atau
Unit Armada (Perwakilan) melakukan pengecekan kuantitas barang ke gudang
golongan barang armada. Apabila kuantitasnya mencukupi, barang yang diminta
dapat dikirimkan/dikeluarkan ke peminta barang dan apabila kurang maka Subag.
Logistik dan UPA (Cabang Utama) atau Subag. Armada (Cabang Madya) atau Unit
Armada (Perwakilan) akan membuat Bon Permintaan Barang Armada yang ditujukan
ke seksi logistik.
3. Bon Permintaan Barang Armada diajukan ke Manager Cabang dan berkoordinasi
dengan Kabag. Armada Cabang Madya yang membawahinya untuk mendapatkan
persetujuan pengadaannya.
4. Apabila tidak disetujui maka Bon Permintaan Barang Armada dikembalikan ke
pembuat dengan diberikan catatan dan kolom persetujuan dikosongi. Bila disetujui,
Bon Permintaan Barang Armada ditanda tangani oleh Manager Cabang dan
diserahkan kembali ke Pembuat.
5. Permintaan Pembelian Barang Armada dibuat rangkap 2, dengan distribusi sebagai
berikut:
a. Asli dikirim ke Subag. Pengadaan atau Subag, Umum & SDM Darat
b. Copy1 Arsip pembuat
6. Sebelum melakukan pembelian, daftar harga dan suplier untuk masing-masing barang
telah ada di Subag. Pengadaan atau Subag. Umum & SDM Darat. Apabila belum ada,
maka Subag. Pengadaan atau Subag. Umum & SDM Darat mencari harga untuk
barang tersebut dari beberapa suplier.
7. Buat estimasi nilai pembelian untuk masing-masing suplier dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Pembelian dapat dilakukan jika nilai pembelian Rp 1.000.000,-
7

b. Membuat Lembar Persetujuan Pembelian yang ditanda tangani oleh Manager
Cabang dan dikirimkan ke Dept. Pengadaan Kantor Pusat jika nila pembelian Rp
1.000.000,-
8. Apabila pembeliannya dilakukan secara tunai, maka Subag. Keuangan Cabang
membuatkan anggaran pembiayaannya ke Dept. Keuangan Kantor Pusat, setelah
mendapat persetujuan dari Manager Cabang yang bersangkutan.
9. Apabila pembeliannya secara kredit, maka perlu dibuatkan Order Pembelian Barang
rangkap 3, dengan distribusi sebagai berikut:
a. Asli dikirim ke suplier
b. Copy1 dikirm ke Subag. Keuangan Cabang
c. Copy2 Arsip Subag. Pengadaan atau Subag. Umum & SDM Darat
10. Barang yang diterima diperiksa Kuantitas dan spesifikasinya dan dicocokan dengan
Order Pembelian Barang. Apabila hasil pemeriksaan ini :
a. Sesuai maka barang diterima dan faktur ditanda tangani
b. Tidak Sesuai maka barang dikembalikan ke suplier tanpa ditanda tangani
Apabila pembayarannya secara kredit, maka faktur yang ditanda tangani dikembalikan
ke suplier.
11. Surat Penyerahan Barang dibuat rangkap 3 dan ditanda tangai oleh Manager Cabang.
Barang bersamaan dengan Surat Penyerahan Barang diserahkan ke Subag. Logistik.
12. Apabila tidak sesuai maka SPB tidak ditanda tangani dan dikembalikan ke pengirim
barang. Apabila sesuai dengan SPB, maka Subag.Logistik membuat LPBA dengan
distribusi sebagai berikut:
a. Asli Subag. Keuangan Cabang
b. Copy1 arsip pembuat
13. SPB ditanda tangani oleh Manager Cabang dan Asli beserta copy1nya dikembalikan
ke Subag. Pengadaan sedangkan copy2nya disimpan oleh penerima barang sebagai
arsip.
14. Dokumen pembelian yang telah lengkap dan benar diserahkan ke Subag. Keuangan,
yang terdiri dari:
a. Nota (asli/copy)
b. OPB copy1
c. SPB yang telah ditanda tangani oleh Subag. Logistik
d. LPB
8

Khusus untuk pembelian kredit, Nota diserahkan langsung oleh suplier ke Subag.
Keuangan.

3.2 Prosedur Barang Armada Repair
1. Proses ini dimulai dari adanya permintaan perbaikan barang kapal oleh crew kapal
yang diketahui oleh Nakhoda.
2. Subag Logistik dan UPA (Cabang Utama) atau Subag. Armada (Cabang Madya) atau
Unit Armada (Perwakilan) membuat Bon Permintaan Barang Armada yang ditujukan
ke Subag. Pengadaan.
3. Bon Permintaan Barang Armada diajukan ke Manager Cabang dan berkoordinasi
dengan Kabag. Armada Cabang Madya yang membawahinya untuk mendapatkan
persetujuan perbaikannya.
4. Apabila tidak disetujui maka Bon Permintaan Barang Armada dikembalikan ke
pembuat dengan diberikan catatan dan kolom persetujuan dikosongi. Bila disetujui,
Bon Permintaan Barang Armada ditanda tangani oleh Manager Cabang dan
diserahkan kembali ke Pembuat.
5. Permintaan Pembelian Barang Armada dibuat rangkap 2, dengan distribusi sebagai
berikut:
a. Asli dikirim ke Subag. Pengadaan atau Subag, Umum & SDM Darat
b. Copy1 Arsip pembuat
6. Sebelum melakukan perbaikan, daftar harga dan suplier untuk masing-masing barang
telah ada di Subag. Pengadaan atau Subag. Umum & SDM Darat. Apabila belum ada,
maka Subag. Pengadaan atau Subag. Umum & SDM Darat mencari harga untuk
barang tersebut dari beberapa suplier.
berikut:
1.000.000,-
8. Apabila pembayarannya dilakukan secara tunai, maka Subag. Keuangan Cabang
membuatkan anggaran pembiayaannya ke Dept. Keuangan Kantor Pusat, setelah
mendapat persetujuan dari Manager Cabang yang bersangkutan.
9. Order Pembelian Barang dibuat rangkap 3, dengan distribusi sebagai berikut:
9

10. Sementara itu Subag Logistik menyiapkan barang yang akan direpair dan Bon
Sementara Barang Armada rangkap 2, dengan distribusi sebagai berikut :
a. Asli dikirim ke Subag Pengadaan
b. Copy1 arsip Subag Logistik
11. Setelah barang diterima, Subag Pengadaan membuat Surat Pengantar Pengiriman
Barang rangkap 2. Barang yang akan direpair bersamaan dengan Surat Pengantar
Pengiriman Barang dikirim ke bengkel.
12. Barang yang telah selesai diperbaiki harus dilampiri dengan Laporan Kerja yang
dibuat oleh bengkel yang bersangkutan. Barang hasil perbaikan diterima oleh Subag
Pengadaan.
13. Surat Penyerahan Barang dibuat rangkap 3 dan ditanda tangai oleh Manager Cabang.
Barang bersamaan dengan Surat Penyerahan Barang diserahkan ke Subag. Logistik.
14. Apabila tidak sesuai maka SPB tidak ditanda tangani dan dikembalikan ke Subag
Pengadaan. Apabila sesuai dengan SPB, maka Subag Logistik membuat LPBA
dengan distribusi sebagai berikut:
a. Asli Subag. Keuangan Cabang
15. Setelah barang hasil perbaikan dinaikan ke atas kapal, pihak kapal segera melakukan
pemasangan dan uji coba. Apabila hasil uji coba menunjukkan hasil yang tidak baik,
maka barang hasil repair dikembalikan. Apabila hasilnya baik,maka dibuatkan Berita
Acara Hasil Uji Coba rangkap 3, dengan distribusi sebagai berikut :
a. Asli dikirim ke Subag Keuangan
b. Copy1 dikirim ke Dept. Umum dan Perpustakaan Armada Kantor Pusat
c. Copy2 arsip kapal
yang terdiri dari:
a. Nota (asli/copy)
b. OPB copy1
c. LPP
d. SPBA (asli)
e. Berita Acara Hasil Uji Coba
10

f. Laporan Kerja Bengkel
Khusus untuk pembelian kredit, Nota diserahkan langsung oleh suplier ke Subag.
Keuangan.

3.3 Prosedur Barang Umum Baru
1. Proses ini dimulai dari adanya permintaan barang umum ke Subag Umum & Darat
berdasarkan BPBU dari Bagian di Kantor Cabang oleh Kepala Subag Umum & Darat.
2. Subag Umum & SDM Darat membuat PPBU berdasarkan BPBU Kantor Cabang,
dibuat rangkap dua dan didistribusikan sebagai berikut:
a. Asli Subag Pengadaan
berikut:
1.000.000,-
4. Apabila pembeliannya dilakukan secara tunai, maka Subag. Keuangan membuatkan
Amprahan Kas yang ditanda tangani Manager Cabang dan diserahkan ke Dept.
Keuangan Kantor Pusat untuk pencocokan antara PPBU dengan Amprahan Kas.
6. Barang dan SPB dikirim ke Subag Umum & SDM Darat. Subag Umum & SDM
Darat memeriksa kebenaran spesifikasi dan kuantitas atas barang yang dibeli sesuai
dengan SPB, memberi tanda tangan pada kolom Yang Menerima oleh Kepala Subag
Umum & SDM Darat dan distribusikan sebagai berikut:
a. Asli Subag Keuangan Cabang
c. Copy2 Subag Pengadaan
11

7. Subag Umum & Darat membuat LPBU sebagai bukti penerimaan barang dari Subag
Pengadaan rangkap dua, memberi tanda tangan pada kolom Mengetahui,
menandatangankan Manager Cabang dan didistribusikan sebagai berikut:
yang terdiri dari:
e. Nota (asli/copy)
f. OPB copy2
g. SPB
h. LPB

3.4 Prosedur Barang Umum Repair
1. Terdapat permintaan perbaikan barang umum ke Subag Umum & SDM Darat
berdasarkan BPBU dari Bagian di Kantor Cabang diterima oleh Kepala Subag Umum
& SDM Darat.
2. Sesuai dengan permintaan perbaikan, Subag Umum & SDM Darat membuat PPBU
berdasarkan BPBU Kantor Cabang dibuat rangkap dua, didistribusikan sebagai
berikut :
a. Asli Subag Pengadaan
berikut:
1.000.000,-
4. Apabila pembeliannya dilakukan secara tunai, maka Subag. Keuangan membuatkan
Amprahan Kas yang ditanda tangani Manager Cabang dan diserahkan ke Dept.
Keuangan Kantor Pusat untuk pencocokan antara PPBU dengan Amprahan Kas.
12

6. Sementara Subag Pengadaan menyiapkan OPB dan SPP, Subag Umum & SDM Darat
menyiapkan BSBU dibuat rangkap dua dan Barang Repair. BSBU didistribusikan
sebagai berikut :
a. Asli & Barang Repair Subag Pengadaan
7. Setelah ditanda tangani Bengkel, SPP didistribusikan sebagai berikut:
a. Asli dikembalikan ke Subag Pengadaan
b. Copy1 arsip Bengkel
8. Selain itu, Subag Pengadaan membuat BAHP rangkap dua, member tanda tangan di
kolom Menyetujui dan didistribusikan sebagai berikut :
a. Asli Subag Keuangan
9. Barang dan SPB dikirim ke Subag Umum & SDM Darat. Subag Umum & SDM
Darat memeriksa kebenaran spesifikasi dan kuantitas atas barang yang dibeli sesuai
dengan SPB, memberi tanda tangan pada kolom Yang Menerima oleh Kepala Subag
Umum & SDM Darat dan distribusikan sebagai berikut:
c. Copy2 Subag Pengadaan
10. Subag Umum & Darat membuat LPBU sebagai bukti penerimaan barang dari Subag
Pengadaan rangkap dua, memberi tanda tangan pada kolom Mengetahui,
menandatangankan Manager Cabang dan didistribusikan sebagai berikut:
yang terdiri dari:
a. Nota (asli/copy)
b. OPB copy2
c. SPB
d. LPB

13

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Sebagai staf departemen pengadaan yang mempunyai tugas, wewenang dan tanggung
jawab dalam proses perencanaan pengadaan terhadap penyelenggaran proses kapal docking
dan kapal operasi, selama pengamatan masa job training selama 3 (tiga) bulan penulis belajar
dari hal-hal yang baru di dalam dunia kerja dan menemukan kurangnya koordinasi baik
sesama staf dilingkungan PT. Jembatan Nusantara. Hal ini sangatlah berpengaruh terhadap
kinerja perusahaan di masa yang akan datang, serta kurangnya fasilitas yang dapat
menunjang kenyamanan karyawan. Mengingat persaingan usaha dibidang jasa pelayaran
sangatlah ketat, maka pihak manajemen segera membenahinya karena kelancaran dan
kemajuan perusahaan adalah tanggung jawab seluruh karyawan. Dan prosedur perusahaan
adalah salah satu acuan utama untuk para karyawan sehingga dapat melakukan yang terbaik
untuk perusahaan.
Demikian yang dapat penulis sampaikan sesuai dengan apa yang dijumpai selama
masa job training selama 3 (tiga) bulan dan masih banyak kekurangan serta memerlukan
perbaikan-perbaikan lagi. Meskipun demikian tidak ada salahnya jika pimpinan perusahaan
dapat mempertimbangkan baik tidaknya isi dari tulisan ini dan mewujudkan jika baik dan
mengabaikan jika kurang baik.

OPTIMALKAN PEMBELIAN BARANG ARMADA

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

OPTIMALKAN PEMBELIAN BARANG ARMADA

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

Anda mungkin juga menyukai