PROPOSAL

Pekerjaan Pembangunan
Aplikasi Dokumen/Arsip (e-arsip)
Dan
Digitalisasi Arsip
A
I. PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa
tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-
jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan,penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintahan. nti semangat sesungguhnya dari tujuan
tersebut adalah pelestarian dan peman!aatan arsip bagi kegiatan administrasi
dari memori kolekti! bangsa.
"ompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah lembaga#organisasi
menuntut pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki
lembaga#organisasi demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan
tepat. $idak terkecuali manajemen sumber daya konseptual berupa in!ormasi.
%anajemen in!ormasi yang tepat akan dapat mendukung semua akti&itas
lembaga yang berujung pada peningkatan produkti&itas dan pro!it yang
diperoleh lembaga. 'kan tetapi tidak jarang kekacauan manajemen #
penanganan pada in!ormasi seperti adanya pemberian in!ormasi yang tidak
tepat akibat kekacauan organisasi in!ormasi atau lambatnya aliran in!ormasi
yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan
sehingga sebuah lembaga#organisasi harus menanggung resiko bahkan
kerugian yang cukup besar.
(ekaman in!ormasi sebuah lembaga#rganisasi dapat dilihat dari keberadaan
arsipnya..)ebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi
arsip akan lahir apabila ada akti&itas di dalam lembaga#organisasi. *engan
demikian, arsip akan menjadi bukti dokumentasi atau sebagai alat pengingat
sekaligus pengawas berbagai kegiatan lembaga#organisasi yang
bersangkutan.
Hal 2 dari 22
A
I.2 Keluaran
+asil atau keluaran dari pekerjaan ini adalah
,engadaan ,erangkat keras
'plikasi kearsipan -e-arsip.
'lih media arsip (ekam %edis ke 'rsip /lektronik
I. !uang Lingkup
*ari pekerjaan ini lingkup yang dikerjakan adalah, 0aitu 1
2. $erpasang 3aringan komputer lokal di area (umah )akit
2. ,embangunan 'plikasi "earsipan
3. ,roses kerja *igitalisai, proses kerjaknya sebagai berikut 1
a. %elakukan pengumpulan data#dokumen rekam medis
b. )etting )canner di ,4 4lient
c. %elakukan proses scanning dokumen.
d. Upload arsip hasil )canning ke dalam ser&er untuk dijalankan
dengan aplikasi kearsipan -e-arsip.
e. nde5ing dalam aplikasi 'rsip *igital
!. 6ackup hasil scan -!ile pd!#image. ke dalam +arddisk /5ternal
Hal 3 dari 22
A
II. STUDI PUSTAKA / LITERATUR
I." #ambaran $mum
Gambar 2.1 Gambaran Umum Proses Alih Media Arsip ke Digital
%a&ap-ta&ap proses kerja 'igitalisasi(
Proses Kerja persiapan )*anning Dokumen
2.2. $eam 7eader menyusun dan mendisain kabinet, drawer, !older ,
sub!older, !ield inde5 berdasarkan klasi!ikasi arsip yang sudah
ditetapkan -$ahap persiapan..
Hal 4 dari 22
A
2.2. 8perator manual melakukan pemeriksaaan dokumen yang akan di
scanning dan yakinkan dulu apakah semua halaman akan di scan atau
hanya lembar tertentu saja yang akan di scan. $ahapan yang harus
dilakukan adalah 1
2.2.2. %elepas atau membuka jilid-an dari berkas dokumen jika dokumen
berupa buku yang dijilid, agar nanti peralatan terjamin tidak rusak dan
proses scanning berjalan lancar.
2.2.2. %elepas steples dari berkas dokumen jika dokumen berupa lembaran
yang di steples agar nanti peralatan terjamin tidak rusak, khusus
dokumen lembaran.
2.3. *okumen dilakukan proses scanning,
2.3.2. 3ika dokumen berupa buku, maka proses kerjanya adalah
%enjadikan buku menjadi bentuk lembaran-lembaran
3ika lembaran yang akan di scanning terlalu banyak, lebih baik
membagi lembaran 9 lembaran agar proses scanning menjadi
lancer supaya tidak terjadi paper jam med -maksimal 200
lembar untuk kertas dengan berat :0 mg.
,roses scanning - menjadikan lembaran menjadi bentuk digital.
+asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.
Hal 5 dari 22
A
2.3.2. 3ika dokumen berupa lembaran -multiple page., maka proses kerja
adalah1
3ika lembaran yang akan di scanning terlalu banyak, lebih baik
membagi lembaran 9 lembaran agar proses scanning menjadi
lancar, supaya tidak ada paper jammed -maksimal 200 lembar
untuk kertas dengan berat :0 mg.
"etika ingin melakukan scanning multiple page, terlebih dahulu
dilakukan pengelompokkan -contoh yang memiliki ukuran
kertas atau ketebalan atau berat kertas yang sama. "arena jika
dilakukan scanning dengan perbedaan yang telah disebutkan
sebelumnya, kemungkinan kertas akan tersangkut -paper
jammed.
Untuk kon!igurasi printer berupa lembaran -multiple page.,
pindahkan settingan ;selection le&er< pada scanner yang
berada di depan pojok kiri bawah, digeser keposisi atas.
,roses scanning - menjadikan lembaran menjadi bentuk digital.
+asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.
Hal 6 dari 22
A
2.3.3. 3ika dokumen berupa lembaran -satu per satuatau in&oice., maka
proses kerjanya adalah 1
2.3.3.2. Untuk kon!igurasi printer berupa lembaran -multiple page.,
pindahkan settingan ;selection le&er< pada scanner yang berada
di depan pojok kiri bawah, digeser keposisi bawah.
2.3.3.2. ,roses scanning - menjadikan lembaran menjadi bentuk digital.
2.3.3.3. +asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.
Hal 7 dari 22
A
2.4. )aat proses =uality 4ontrol, 8perator harus melakukan pemeriksaan
secara detail dari hasil kerja scan#inde5 operator, agar mencapai hasil
yang terbaik, jika dokumennya kurang baik, hasilnya masih dapat
diterima batas toleransi yang disepakati. 6ila terjadi kesalahan scan dan
inde5, maka =uality 4ontrol harus memberikan tanda dan memberikan
ke operator scan#inde5 untuk dilakukan perbaikan kembali.
2.>. )etelah itu, operator manual melakukan penyusunan kembali dokumen
dengan rapi sesuai tempatnya dan urutannya.
2.?. 3ika semua buku dan dokumen sudah dalam bentuk digital, kemudian
proses upload ke aplikasi kearsipan -e-arsip.
2.@. Untuk melakukan proses upload ke 'plikasi e-arsip, user harus
mempunyai username dan password terlebih dahulu.
Hal 8 dari 22
A
2. ,roses )earching#,encarian ,ada 'plikasi e-arsip
2.2. 3alankan aplikasi web browser anda -%oAilla, google chrome, internet
e5plorer dll., kemudian masukkan alamat website dari aplikasi e-arsip
misal 1 (http1##arsip.bpws.go.id)
1 (diambil contoh dari aplikasi yang pernah kami buat
Hal 9 dari 22
A
2.2. "emudian akan terlihat tampilan seperti dibawah 1
%asukkan username
1
dan password
2
untuk group petugas scan dokumen,
kemudian pilih tombol sign in
3
untuk masuk ke dalam 'plikasi e-arsip.
2.3. )etelah melakukan proses login, akan terlihat tampilan seperti dibawah 1
Hal 10 dari 22
A
2.4. Untuk memulai proses pencarian, pilih menu B'rsipC yang terletak pada
bagian atas aplikasi e-arsip.
2.>. )emua dokumen yang telah kita jadikan digital dan kita upload di
aplikasi e-arsip dapat kita cari kembali dengan cara memasukkan kata
kunci yang merujuk pada dokumen yang akan kita cari.
2.?. *engan kita memasukkan kata kunci $est maka semua dokumen yang
mengandung nama test akan muncul kembali. *engan nadanya digital
library diharapkan adanya kemudahan dalam mencari dokumen atau
in!ormasi melalui web.
3. ,roses Upload *okumen ,ada 'plikasi e-arsip
3.2. "lik tab *okumen yang terletak pada aplikasi e-arsip kemudian pilih
scan dokumen, maka akan tampak halaman untuk melakukan upload
dokumen ke digital library seperti gambar dibawah ini 1
Hal 11 dari 22
A
3.2. sikan dengan benar nomor surat, judul, unit kemudian kita klik browse
untuk mencari keberadaan dokumen yang akan kita upload seperti pada
contoh gambar dibawah ini 1
Hal 12 dari 22
A
3ika proses browse -pemilihan !ile. selesai dilakukan, maka akan tampak pada
aplikasi nama dokumen yang akan kita upload beserta ukuran !ilenya seperti pada
gambar dibawah ini 1
3.3. )elanjutnya kita klik tombol Upload pada aplikasi digital library agar
dokumen yang akan kita masuk kan ke digital library tersimpan dalam
database ser&er.
Hal 13 dari 22
A
III. SPESIFIKASI TEKNIS & HARGA
.1 )pesi+ikasi Perangkat Lunak 'an Keras
No Nama
Perangkat
Se!i"ika!i #$antit% Harga
1 Sistem
Aplikasi
Kearsipan
Berbasis Web
Platorm ! Web base
"itur User Managemet
Audit log
Memiliki inde# sesuai dengan masing$
masing %enis arsip&dokumen
Menu S'anning arsip&dokumen dan
upload arsip&dokumen
Menu laporan datar Arsip&dokumen
1 Paket ().))).)))
2 S'anner AD"
* "latbed
A(&"olio
AD" * "latbed * Bussiness +ard "eeder
"latbed , A(
AD" , A(&"olio
Simple# & Duple#
-pti'al .esolution /)) dpi
2) PPM 0Paper Per Minute1
Kapasitas AD" , 2) 3embar
4i$speed USB 2.)
Supported -S ! Windo5s 6P Proesional
072&/( bit18 5indo5s 9ista 072&/( bit18
5indo5s : 072&/( bit18 ma' os 1).2$1).:
2 Unit /).))).)))
7 Ser9er
;ntel 6eon Pro'essor 677)) 0<M +a'he8
2.2 G4=8 (.<) G>&s ;ntel1
+hipset ! ;ntel? 222) Ser9er +hipset
Memor@ ! < GB 02 6(GB1 AA+ DD.7$
1)/)) .D;MM 17777M4=
4ard Dri9e ! 2 >B :2)) .PM
-pti'al Dri9e ! DBDC.W
Standard Ba@s ! < S"" SAS&SA>A 4DD
Ba@s
;ntera'e Pro9ired ! / P+3e 6 < Gen 2
Me==anine
Det5orking ! ;ntegrated >5o Gigabit
Athernet 01)&1))&1)) Mbps1 ports
+hasing "orm "a'tor ! 2U .a'kmount
+hassing
Po5er Suppl@ >@pe ! (/) W
1 Unit 7).))).)))
Hal 14 dari 22
A
Ke@board E Mouse 5ireless
Monitor 1<.2F
( 4ard disk
A#ternal
A#ternal 4ard Dri9e 2.2F
Kapasitas 1 >B
;ntera'e USB 7.)
Speed 2()) .PM
Supported -S ! 5indo5s 6P& Bista & :
atau Ma' -S 1).(.< atau lebih tinggi
2 Unit (.))).)))
2 UPS Ser9er
3ine G ;ntera'ti9e
UPS 12)) BA & </2W8 27)B8 Single$
Phase8 2u .a'kmount
Serial .S$ 272 Port
Po5er Management Sot5are
1 Unit /.))).)))
/ P+ Dekstop
Pro'essor ! 7
rd
generation ;ntel ? +ore
H i7$212) Pro'essor I7.7 G4=8 7 MB
Shared +a'heJ
Memor@ 2 GB DD. 7$1/)) M4=
S-D;MM Memor@ I1 D;MMJ
4ard Dri9e ; >B :2)) rpm SA>A 4ard
Dri9e
-S ! Windo5s < /( Bit
-pti'al Dri9e ! Slim Slot 3oad Supermulti
DBD burner
Displa@ ! 21.2F Diagonal "ull 4D
5ides'reen
2 Unit 22.))).)))
: Perangkat
pendukung
Karingan
U>P +able
.K$(2
S5it'h & 4ub 1/ Port 1)&1)) MBPS 5ith
2 1)&1)) &1))) BASA > Ports
1 Paket 12.))).)))
< UPS P+
3ine G ;ntera'ti9e
<))BA & (<)W8 27)B
Single Phase
>o5er
USB
2 Unit 2.))).)))
Hal 15 dari 22
A
.2 Pena,aran -arga
Do "eterangan +arga
2 ,engadaan ,erangkat lunak dan "eras - )eperti
pada tabel 3.2.
(p. 2:>.000.000,-
2 'hli media dokumen - %anual ke *igital.
2 Ukuran "ertas '4 (p. 2.>00 # lembar
2 Ukuran "ertas '3 (p. 4.000 # lembar
. .a',al Kegiatan
6ulan
Do "eterangan
2 ,emasangan jaringan komputer
,embuatan aplikasi kearsipan -e-arsip.
2 *igitalisasi 'rsip - )canning *okumen.
3 Upload arsip ke dalam 'plikasi *igital 7ibrary
Hal 16 dari 22
A
IV. PENGALAMAN PEKERJAAN
4E. Flobal $echnology telah memiliki berbagai pengalama pekerjaan di bidang
teknologi in!ormasi dan digitalisasi arsip pemerintahan. 6erikut beberapa instansi
instansi yang mempercayai pekerjaan digitalisasi kepada kami 1
D8 "/$/('DF'D $'+UD
2 ,embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen
di 6adan ,engembangan Gilayah )uramadu -6,G). )urabaya
2022
2 ,embuatan 'plikasi )istem n!ormasi %anajemen 'set di 6adan
,engembangan Gilayah )uramadu -6,G). )urabaya
2022
3 ,embuatan )istem 'ntrian 8nline (umah )akit daerah )idoarjo
3awa $imur
2022
4 ,embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen
(ekam %edik, "epegawaian dan "euangan di ()U* 'ji 6atara
'gung *ewa )akti -'6'*. )amboja "utai "artanegara
2023
> ,embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip di 6,,%,$ "ota
$angerang
2023
? ,embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip *,(* "ota 6ontang
"alimantan $imur
2023
@ ,embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen
kepegawaian di *irektorat 3enderal 6ea 4ukai wilayah 3akarta
2023
)*reens&ot Aplikasi (
Hal 17 dari 22
A
2. ,ekerjaan pembuatan aplikasi digitalisasi arsip dan ahli media 6,G)
)urabaya
Hal 18 dari 22
A
2. ,embuatan 'plikasi *igitalisasi arsip dan ahli media di ()U* '6'*
)amboja "utai "artanegara
Hal 19 dari 22
A
3. ,embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip di *,(* "ota 6ontang
Hal 20 dari 22
A
B. K-D>AK PA.S-D
Hal 21 dari 22
A
;r. Ariadi
4P. )<12 L/22 :/<L & )<:: (1/2 ::1/
Amail ! ariadiMaN@ahoo.'o.id
4andi D5i .a'hma Ba@u8 S.S>
4P. )<12 72L2 /L1( & )<2/ (/)7 2(22
Amail. handid5ira'hmaNgmail.'om
Hal 22 dari 22