TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (MSDM)

PERENCANAAN SDM TINGKAT MIKRO

GODREJ DEVELOPMENT PROGRAM




MIRANTI VERDIANA RANU MUINDRO








PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
I. PENDAHULUAN
Semakin tingginya persaingan dalam organisasi, dibutuhkan strategi
pengembangan pada komponen-komponen dalam suatu organisasi, salah satunya
adalah sumber daya manusia. Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu
komponen penting dalam suatu organisasi. Hal tersebut menjadi alasan diperlukannya
pengelolaan dan manajemen yang baik, yang dikenal dengan nama Manajemen
Sumber Daya Manusia. Fungsi utama dari sumber daya manusia adalah berperan,
memberikan kontribusi serta meningkatkan kinerja pada suatu organisasi, sehingga
visi dari organisasi tersebut dapat tercapai.
Dalam memperbaiki produktivitas SDM, dibutuhkan pengembangan sumber daya
manusia. Dengan adanya pengembangan sumber daya manusia, maka karyawan akan
memperoleh peningkatan kualitas, intelektual, kemampuan, serta tanggungjawab yang
lebih besar lagi guna meningkatkan peluang jenjang karirnya. Selain pengembangan
sumber daya manusia, perencanaan sumber daya manusia tingkat mikro juga tidak
kalah penting dalam meningkatkan produktivitas. Perencanaan SDM akan bertujuan
untuk memperoleh sumber daya manusia yang memiliki kompetensi yang tepat,
jumlah yang tepat, serta sesuai dengan jabatan dan permintaan (demand).
Perencanaan SDM yang efektif dapat diciptakan dengan menjalani tahapan-
tahapannya, seperti penapisan lingkungan, perkiraan kebutuhan dan persediaan tenaga
kerja, analisis kesenjangan pemrograman aksi, serta evaluasi dan pengendalian.
Dengan perencanaan sumber daya manusia yang baik, maka akan meningkatkan
kinerja dan kontribusi dari karyawan karena hal ini membantu karyawan untuk
menempati jabatan sesuai dengan kemampuan dan kompetensi yang dimiliki.

II. TINJAUAN TEORITIS
2.1 Perencanaan SDM
Menurut George Milkovich dan Paul C. Nystrom, perencanaan tenaga kerja
(SDM) adalah suatu proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian, dan
pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai,
penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih
bermanfaat (Dale, 1981). Secara singkat, perencanaan SDM merupakan proses
sistematis untuk meramalkan permintaan (demand) dan penawaran (supply) dimasa
depan. Tujuan adanya perencanaan ini adalah untuk menentukan jumlah SDM beserta
karakteristiknya masing-masing (usia, pendidikan, keahlian, sifat dan sebagainya)
yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan strategik, operasional, dan
fungsional (Schuler dan Jackson, 2006)

2.2 Faktor-Faktor yang Memengaruhi Permintaan Sumber Daya Manusia
Perubahan lingkungan eksternal
Perubahan-perubahan lingkungan eksternal sulit diprediksi oleh
spesialis sumber daya manusia dalam jangka pendek, bahkan terkadang dalam
jangka panjang sekali pun. Perubahan-perubahan ini mempunyai dampak
besar, namun sulit diestimasi. Meskipun prediksi perekonomian sangat sulit
dilakukan secara akurat, beberapa pertimbangan harus diberikan pada tingkat
aktivitas perekonomian dalam merencanakan kebutuhan sumber daya
manusia. Perubahan hukum-politik-sosial lebih mudah diprediksi, akan tetapi
implikasinya sering tidak begitu jelas. Pesaing juga merupakan faktor lainnya
yang memengaruhi permintaan organisasi terhadap sumber daya manusia
(Simammora, 1999).
Perubahan kondisi organisasi
Jenis usaha-usaha baru berarti permintaan-permintaan sumber daya
manusia yang baru. Pada saat usaha baru dimulai secara internal dari nol,
senjang waktu boleh jadi memungkinkan para perencana menyusun rencana-
rencana kepegawaian jangka pendek maupun jangka panjang. Namun, usaha-
usaha baru yang dimulai lewat akuisisi dan merger menyebabkan revisi cepat
terhadap sumber daya manusia dan dapat mengakibatkan adanya desain-desain
pekerjaan dan organisasi yang baru. Reorganisasi, terutama setelah merger dan
akuisisi, secara radikal mampu mengubah kebutuhan sumber daya manusia.
Demikian pula, desain ulang pekerjaan mengubah persyaratan-persyaratan
tingkat keahlian-keahlian pekerja di masa depan (Simammora, 1999).
Perubahan kondisi tenaga kerja
Perubahan terhadap permintaan sumber daya manusia dimodifikasi
oleh tindakan-tindakan karyawan. Pensiun, pengunduran diri, pemberhentian,
kematian, semuanya itu meningkatkan kebutuhan sumber daya manusia. Jika
jumlah karyawan yang tercakup adalah besar, maka pengalaman di masa lalu
dapat dijadikan pedoman. Meskipun demikian, bergantung kepada
pengalaman di masa lalu berarti spesialis sumber daya manusia harus peka
terhadap perubahan yang mengubah kecenderungan di masa lalu tersebut
(Simammora, 1999).
2.3 Komponen Perencanaan SDM
Terdapat dua komponen dalam perencanaan SDM, yaitu:
Peramalan Kebutuhan (requirement forecast)
Peramalan kebutuhan adalah aktivitas penentuan jumlah, keterampilan,
dan lokasi karyawan yang akan dibutuhkan organisasi, di masa mendatang
dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya. Peramalan tersebut mencerminkan
beberapa faktor, seperti perencanaan produksi dan perubahan produktivitas.
Peramalan kebutuhan akan menentukan besarnya permintaan akan SDM
(Mondy, 2008).
Peramalan ketersediaan (availability forecast)
Peramalan ketersediaan adalah aktivitas untuk memperkirakan
kemampuan perusahaan untuk mendapatkan karyawan-karyawan dengan
keterampilan yang dibutuhkan. Dalam rangka meramalkan ketersediaan,
manajer sumber daya manusia mengamati faktor- faktor internal dan faktor-
faktor eksternal (Mondy, 2008).

2.4 Faktor-faktor Dalam Peramalan Kebutuhan Personil
Para manajer hendaknya mempertimbangkan beberapa faktor bila meramal
kebutuhan personil. Dari sudut pandangan praktis, tuntutan untuk produk atau jasa
adalah yang tertinggi. Dengan demikian, dalam sebuah perusahaan manufaktur,
penjualan yang pertama diperhitungkan. Kemudian volume dari produksi yang
dituntut untuk memenuhi tuntutan penjualan ini ditentukan. Akhirnya, staf yang
dibutuhkan untuk mempertahankan volume keluaran (output) ini diperkirakan. Selain
untuk produksi atau tuntutan penjualan juga harus mempertimbangkan faktor lain :
1. Perputaran yang diperhitungkan (sebagai akibat dari pengunduran diri atau
pemutusan hubungan kerja)
2. Mutu dan sifat dari karyawan
3. Keputusan untuk meningkatkan mutu produk atau jasa atau masuk ke
dalam pasar baru
4. Perubahan teknologi dan administratif yang mengakibatkan produktivitas
yang semakin bertambah
5. Sumber daya keuangan yang tersedia untuk departemen
Teknik-teknik khusus untuk menetapkan tuntutan sumber daya manusia
termasuk analisis kecenderungan (trend), analisis ratio, analisis plot penyebaran, dan
peramalan terkomputerisasi (Dessler, 1997)
2.5 Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Peramalan kebutuhan tenaga kerja sebagaimana inti dari proses perencanaan
sumber daya manusia harus dilakukan, meskipun merupakan sesuatu yang sulit.
Untuk sejumlah teknik peramalan dikemukakan oleh para ahli, dari yang sederhana
hingga yang sulit. Teknik-teknik tersebut meliputi:
A. Ramalan para ahli
a) Nominal Delphi Technique (NGT), yaitu menghadirkan lima sampai
sepuluh ahli, kemudian ditanyakan mengenai misalnya apa yang
menyebabkan perubahan kebutuhan pegawai pada masa yang akan
datang. Setiap ahli akan memberikan jawaban. Hasil dari masing-
masing didiskusikan secara bersama-sama hingga menghasilkan
beberapa faktor yang diranking atau diurutkan dari yang paling
penting (Hariandja, 2009).
b) Delphi Technique, yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi
bersama-sama. Perencanaan sumber daya meminta pendapat beberapa
ahli tentang kebutuhan sumber daya manusia pada masa yang akan
datang. Pemikiran para ahli tersebut disimpulkan, lalu diberikan
kepada masing-masing ahli sebagai masukan untuk memikirkan
kembali hasil pemikirannya, kemudian ditanyakan kembali untuk
mendapat persetujuan (Hariandja, 2009).
c) Perkiraan manajer, yaitu kebutuhan sumber daya manusia
diperkirakan oleh manajer puncak, kemudian diberikan ke manajer
bawahnya untuk ditanggapi, atau sebaliknya (Hariandja, 2009).
B. Analisis kecenderungan
a) Ekstrapolasi, yaitu mengasumsikan bahwa tingkat perubahan pada
masa lalu sama dengan yang akan datang (Hariandja, 2009).
b) Indeksasi, yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dan
jumlah penjualan atau produksi pada masa yang lalu sama dengan yang
masa akan datang (Hariandja, 2009).
C. Budget and Planning Analysis, yaitu dari jumlah budget yang disetujui,
di dalamnya juga telah tercermin jumlah kebutuhan pegawai, yang pada
umunya dilakukan setiap departemen yang ada dalam perusahaan
(Hariandja, 2009).
D. New Venture Analysis, yaitu menghitung jumlah tenaga kerja yang
dibutuhkan dengan membandingkannya dengan pembukaan usaha baru
yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain (Hariandja, 2009).
E. Computer Analysis, yaitu suatu program, yaitu suatu program
perhitungan yang dilakukan oleh komputer melalui rumus matematika,
rasio-rasio atau indeksasi dan ekstrapolasi secara bersama-sama
(Hariandja, 2009).

2.6 Perencanaan SDM Tingkat Mikro
Perencanaan SDM pada tingkat mikro merupakan perencanaan yang
dillakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Perencanaan SDM pada tingkat
mikro akan berjalan dengan baik apabila mampu menjalani tahapan-tahapanya secara
sistematis dan dengan analisis yang baik. Adapun tahapan-tahapan dalam perencanaan
yang harus dilakukan adalah penapisan lingkungan, memperkirakan jumlah
kebutuhan dan persediaan tenaga kerja, menganalisis kesenjangan yang akan terjadi,
pemrogaman aksi dari kesenjangan yang akan terjadi, serta dilakukannya evaluasi dan
pengendalian atas tahapan yang sudah dilakukan (Werther dan Davis, 2006).
2.7 Penentuan Kebutuhan Sumber Daya Manusia di Masa yang Akan
Datang
Setelah menganalisis berbagai faktor, yang memengaruhi atau menyebabkan
perubahan kebutuhan sumber daya manusia, selanjutnya organisasi harus menentukan
kebutuhan sumber daya manusia pada masa depan, yang meliputi jumlah dan
kemampuan yang dimiliki, baik untuk jangka pendek, maupun untuk jangka panjang.
Untuk kebutuhan jangka pendek dapat dilakukan dengan membuat tabel yang disebut
dengan staffing table (Hariandja, 2009).

III. RINGKASAN
Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian Perusahaan X merencanakan kegiatan
pegawai dengan memperkirakan formasi karyawan baru yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Berdasarkan pegintegrasian antara formasi dan pengalaman, diperoleh
angka 300 orang dari 18000 pelamar yang akan berkesempatan untuk mengisi jabatan
di perusahaan tersebut.
Untuk mengetahui perkembangan perencanaan dan mengantipasi pertanyaan dari
pihak-pihak tertentu, Kepala Biro Kepegawaian memanggil Kepala Bagian
Perencanaan Kepegawaian dan Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian tersebut
memberikan laporan yang berkaitan dengan formasi dan kebutuhan tenaga kerja guna
mengimbangi demand yang ada. Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian
melaporkan bahwa perusahaan memerlukan rekrutmen dan membutuhkan 300 orang
untuk mengisi formasi baru yang telah direncanakan, dimana angka tersebut diperoleh
dari data-data perusahaan yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan, supply dan
demand. Oleh karena terjadi ketimpangan antara jumlah pelamar dan jumlah yang
diterima, maka dilakukan strategi pelayanan untuk mereka yang gagal diterima dalam
proses seleksinya.
Dalam menentukan angka 300 orang, Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian
menyusun dan merumuskannya dengan ilustrasi tabel dan gambar untuk mendukung
penjelasannya tersebut. Perencanaan yang analitis, sistematis dan komprehensif yang
dijelaskan oleh Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian mampu memuaskan dan
meyakinkan Kepala Biro Kepegawaian

IV. ANALISIS
Hasil analisis saya jika saya sebagai Kepala Bagian Perencanaan adalah sebagai
berikut :
Pertama-tama, saya akan mencari data mengenai faktor-faktor penyebab
perubahan manajemen yang terdiri dari faktor internal, faktor eksternal, dan
perubahan tenaga kerja, misalnya seperti jumlah karyawan yang sekarang dimiliki
oleh perusahaan, profit yang diperoleh perusahaan, perkembangan dari pesaing, data
pertumbuhan demand, mutu karyawan yang ada, dan lain sebagainya. Data-data yang
diperoleh dianalisis satu persatu hingga dapat diramalkan demand yang akan terjadi di
masa mendatang berdasarkan pertumbuhan demand setahun terakhir, sehingga dapat
mengaitkan dengan supply dan dapat mengetahui apa yang harus dilakukan. Adapun
teknik yang akan saya ambil dalam meramalkan kebutuhan adalah dengan
menggunakan computer analysis. Dengan teknik tersebut, perhitungannya akan lebih
mudah, dimana menggunakan program komputer, serta menggunakan rasio-rasio atau
indeksasi dan ekstrapolasi secara bersama-sama, sehingga hasil yang diperoleh akan
lebih akurat. Setelah diketahui faktor-faktor, rasio, dan besar demand yang akan
terjadi pada masa yang akan datang, maka dilakukan penentuan kebutuhan sumber
daya manusia yang akan datang dengan menggunakan staffing table. Dengan staffing
table, maka akan dengan mudah mengetahui jumlah kebutuhan sumber daya manusia
baru apakah harus melakukan lay off ataukah hire untuk meningkatkan produktivitas
perusahaan guna mengimbangi jumlah demand. Apabila demand lebih besar dari
supply, maka perusahaan/organisasi harus mengadakan rekrutmen untuk memperoleh
sumber daya manusia baru agar dapat memenuhi jumlah demand. Sedangkan, apabila
supply lebih besar daripada demand, maka perusahaan/organisasi harus melakukan
lay off agar mencegah turunnya profit yang diperoleh bahkan mencegah
kebangkrutan.
Dalam kasus ini, dibutuhkan 300 sumber daya manusia baru untuk menempati
jabatan di perusahaan ini. Hal tersebut menunjukan bahwa demand perusahaan ini
lebih besar daripada supllynya. Data-data yang diperoleh dan hasil analisis tersebut
dapat memperkuat argumen yang dipaparkan dan menunjukan bahwa keputusan
untuk menambah supply perusahaan memiliki alasan dan dasar yang akurat, logis, dan
empiris. Harus ditekankan bahwa penambahan supply merupakan suatu kebutuhan
agar kinerja perusahaan dapat mengimbangi pertumbuhan demand yang terus
meningkat. Dengan begitu, dapat diperkirakaan dengan kinerja perusahaan yang
meningkat seiring dengan peningkatan demand akan berpengaruh pada peningkatan
profit perusahaan juga.
Dengan meningkatnya jumlah supply yang dibutuhkan, maka diperlukan
rekrutmen untuk memperoleh tenaga kerja baru guna menunjang produktivitas
perusahaan. Adapun yang harus dipersiapkan untuk proses rekrutmen adalah
merancang tahapan proses seleksi/rekrutmen, mengidentifikasi jabatan yang
dibutuhkan, menetapkan jumlah karyawan yang dibutuhkan, merumuskan job
description, job role, job spesification, dan job standard-nya, menentukan syarat dan
kompetensi pelamar, menyeleksi pelamar yang sesuai dengan jabatan yang
dibutuhkan, menyusun rencana karir, menyusun kebutuhan pelatihan/training,
merumuskan sistem penilaian dalam penyeleksian, menetapkan gaji/upah yang akan
diberikan, dan sebagainya.
Besarnya jumlah pelamar daripada jumlah karyawan yang dibutuhkan tentunya
menimbulkan ketimpangan. Hal ini disebabkan banyaknya lulusan yang memenuhi
syarat yang diajukan oleh perusahaaan, seperti IPK>3, mampu berbahasa Inggris,
memiliki pengalaman organisasi dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, diperlukan
seleksi yang cukup ketat untuk memperoleh 300 orang yang terbaik untuk bergabung
dengan perusahaan ini. Tentunya tidak mungkin perusahaan menerima 18000 pelamar
karena akan terjadi over productivity yang berdampak pada terlalu tingginya supply
yang melewati ambang batas permintaan, sehingga akan mengakibatkan profit yang
diperoleh perusahaan menurun. Dengan begitu, diperlukan strategi untuk mengatasi
ketimpangan ini, yakni dengan memberikan kesempatan dari sisa pelamar yang gagal
dipanggil oleh perusahaan ini untuk magang selama 1 bulan, mengikuti seminar dan
pelatihan yang diadakan oleh perusahaan, menjadi panitia untuk event yang diadakan
perusahaan, dan lainnya.

V. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan kajian teoritis, dapat disimpulkan bahwa sistem perencanaan SDM
pada perusahaan ini telah terstruktur dengan mengikuti tahap-tahap, seperti analisis
faktor penyebab perubahan, peramalan kebutuhan, penentuan kebutuham, analisis
ketersediaan, serta pengimplementasian program. Dilihat dari analisis faktor penyebab
perubahan, Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian telah mampu merangkum
faktor-faktor internal, eksternal, dan perubahan tenaga kerja yang di perusahaan
tersebut. Kemudian Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian juga mampu
meramalkan kebutuhan sumber daya manusia dengan menggunakan salah satu teknik
yang tercantum dalam kajian teori. Dalam penentuan kebutuhan, Kepala Bagian
Perencanaan Kepegawaian menggunakan staffing table yang akan dengan mudah
menunjukan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan tersebut.
Selain itu, adanya tabel tersebut sjuga akan mempermudah memberi pemahaman
kepada Kepala Biro Kepegawaian mengenai sumber dari jumlah kebutuhan yang
diperoleh Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian. Dalam analisis ketersediaan,
Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian membandingkan antara supply dan demand
perusahaan sehingga dapat ditarik suatu keputusan bahwa perusahaan membutuhkan
300 orang sumber daya manusia baru untuk memenuhi demand yang ada. Tidak
sampai disitu, Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian juga mengimplentasikan
program dengan mengadakan rekrutmen serta mengantisipasi cara untuk menghadapi
pelamar yang melebihi jumlah kebutuhan perusahaan.
Untuk mengaplikasikan teori yang telah dikaji diatas, disarankan agar dalam
meramalkan kebutuhan sumber daya menggunakan Nominal Delphi Technique,
dimana Kepala Bagian Perencanaan Kepegawaian masih mengadopsi teknik perkiraan
manajer. Dengan Nominal Delphi Technique, hasilnya akan lebih detil dan lebih
akurat karena diperoleh dari beberapa pemikiran dan dari beberapa sudut pandang.
VI. DAFTAR PUSTAKA
Dale, Y., 1981, Personnel Management and Industrial Relations, New Delhi: Prentice Hall of
India.
Dessler, G., 1997, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: PT. Prenhallindo.
Hariandja, M. T. E., 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Grasindo.
Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan),
Jakarta: Penerbit Erlangga.
Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human Resource Management, International
Perspective, Mason: Thomson South-Western.
Simamora, H., 1999, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua, Yogyakarta: Bagian
Penerbitan STIE YKPN.
Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and Personnel Management, 5
th
Ed.,
Boston: McGraw-Hill.