BAB

6.1

Excel
dan Microsoft Query

Microsoft Query

Microsoft query merupakan program yang dipakai untuk mengambil data external ke dalam aplikasi Office, khususnya Excel.
Dengan demikian, jika ada suatu data external yang akan dianalisis atau diolah dengan Excel, Anda tidak perlu mengetikkan
ulang data tersebut di dalam Excel, tetapi cukup memberikan
perintah query untuk mengimpor data external ke dalam lembar
kerja Excel.
Biasanya kalau Anda menginstal Microsoft Office 2007 (termasuk
Excel), maka Microsoft Query otomatis terinstal dan bersifat Addin, sehingga saat Anda ingin menggunakannya, maka Office
(Excel) akan memanggilkan untuk Anda.
Pada bab-bab sebelumnya, kita sudah mempelajari query dan SQL
yang diterapkan saat kita mengimpor data external. Pada bagian
ini, kita akan mempelajari penggunaan Microsoft Query untuk melakukan query terhadap data external, dengan pilihan dan fasilitas
yang cukup lengkap dan variatif. Perlu diketahui bahwa sebetulnya
perintah-perintah SQL dalam Microsoft Query sama saja dengan
SQL yang sudah kita pelajari. Ada beberapa tip dan trik serta
teknik tertentu yang membuat Microsoft Query bisa dipakai
dengan berbagai macam teknik yang canggih.
Perlu diketahui juga bahwa Microsoft Query bisa dipakai untuk
melakukan query pada hampir semua format database, baik
database lokal maupun database server. Pada buku ini hanya akan
dibahas penggunaan Microsoft Query untuk melakukan query
pada database dalam format Access.

97

6.2

Menggunakan Microsoft Query

Sebelum kita mulai bekerja dengan Microsoft Query, ada baiknya

Anda memahami posisi Microsoft Query dalam Excel. Microsoft
Query berfungsi sebagai agen, yang dapat memberikan perintahperintah query melalui data source, untuk mengambil data dari
data external dan hasilnya akan ditempatkan dalam lembar kerja
Excel.

Gambar 6.1 Microsoft Query dan Excel

6.2.1 Membuat Data Source

Data Source adalah suatu file yang menampung setting informasi
untuk melakukan koneksi pada suatu database. Dalam data
source didefinisikan file sumber data, driver, dan setting lain yang
diperlukan untuk melakukan suatu koneksi dengan sumber data.
Anda dapat membuat file Data Source (disebut juga file DSN)
menggunakan ODBC Data Source Administrator dalam sistem
operasi Windows, atau bisa juga dibuat dari Excel. Setelah Data
Source dibuat, maka dapat dipakai berkali-kali pada buku kerja
Excel yang berbeda, atau bahkan pada aplikasi lain di luar Excel.

98

Sekarang kita akan belajar cara membuat Data Source langsung

dari program Excel. Kita akan membuat data source yang nanti
akan dipakai untuk melakukan koneksi dengan database
Penjualan. Untuk itu lakukanlah langkah-langkah berikut ini.
1. Bukalah buku kerja baru.
2. Pilih menu Data > From Other Source > From Microsoft
Query sehingga muncul kotak dialog Choose Data Source
seperti Gambar 6.2.

Gambar 6.2 Membuat Data Source baru

3. Pada tab Databases akan diperlihatkan Data Source yang

sudah ada dan siap dipakai. Oleh karena kita sekarang akan
membuat yang baru, klik saja <New Data Source> lalu klik
OK sehingga muncul kotak dialog Create New Data Source
seperti Gambar 6.3.

Gambar 6.3 Membuat Data Source baru

99

4. Pada isian pertama, ketikkan nama Data Source yang baru.

Nama ini tidak harus sama dengan nama databasenya. Untuk
contoh sekarang ketikkan Penjualan.
Pada isian atau pilihan kedua, pilihlah driver yang sesuai. Pada
contoh sekarang kita akan mengimpor database Access, jadi
pilihlah Microsoft Access Driver (*.mdb, *.mccdb).
5. Klik Connect sehingga muncul kotak dialog Select Database
seperti Gambar 6.4.

Gambar 6.4 Memilih database yang dikaitkan ke Data Source

6. Pilihlah file database yang akan dikaitkan dengan Data Source

Penjualan yang kita buat. Setelah itu klik OK beberapa kali
sampai muncul kembali tampilan seperti Gambar 6.2 (kotak
dialog Choose Data Source) tetapi dengan tambahan Data
Source baru, yaitu Penjualan.
7. Klik dulu Cancel untuk menutup pemilihan Data Source.

6.2.2 Memanggil Microsoft Query

Sekarang kita akan langsung mencoba mengimpor data dengan
Microsoft Query menggunakan data source Penjualan. Untuk itu
lakukanlah langkah-langkah berikut ini.
1. Pada lembar kerja yang masih kosong tempatkan penunjuk sel
pada posisi awal data akan ditempatkan (misal selA1). Setelah
100

itu pilihlah menu Data > From Other Source > From Microsoft
Query.
2. Klik pada Data Sotce Penjualan lalu klik OK sehingga muncul
tampilan seperti Gambar 6.5.

Gambar 6.5 Menambahkan tabel ke dalam Microsoft Query

3. Klik pada tabel yang diinginkan (misalnya Jual) lalu klik Add
sehingga tabel yang dipilih ditambahkan ke dalam Microsoft
Query. Selanjutnya Anda bisa saja memilih tabel yang lain lalu
mengklik Add lagi. Pada contoh sekarang klik saja Close
sehingga kotak dialog Add Tables ditutup dan tampilan tinggal
jendela Microsoft Query seperti pada Gambar 6.6.

Gambar 6.6 Microsoft Query dengan satu tabel

101

Sampai di sini berarti kita sudah memanggil Microsoft Query dan

siap menentukan query yang akan dibuat.

6.2.3 Membuat Query dalam Microsoft Query

Setelah tabel ditambahkan, Anda dapat membuat query dengan
cara mengetik query atau dengan cara memilih dengan ikon dan
menu.
Sekarang kita akan mencoba membuat query dengan cara memilih ikon dan menu. Untuk itu lakukanlah langkah-langkah berikut ini.
1. Pada posisi seperti Gambar 6.7 klik kolom (field) ke tabel di
bawahnya. Cara lain cukup klik ganda pada kolom yang akan
ditambahkan dalami hasil query.

Gambar 6.7 Menambahkan kolom sebagai hasil query

2. Pilih menu File > Return Data to Microsoft Office Excel lalu
klik OK sehingga hasil query akan ditambahkan ke dalam
Excel seperti Gambar 6.8.

102

Gambar 6.8 Hasil query Microsoft Query dalam Excel

Perhatikan bahwa hasil query tampak sama dengan query yang

dibuat dengan akses langsung, tetapi jika Anda klik kanan lalu
pilih Table > Edit Query maka Anda akan dibawa kembali ke
Microsoft Query. Nah, perbedaannya memang hanya pembuat
query-nya, dan nantinya jika menggunakan Microsoft Query Anda
akan lebih mudah membuat query yang kompleks dan interaktif.
Simpanlah buku kerja di atas dengan nama MSQuery-01.

6.3

Mengedit Query dalam Microsoft Query

Mengedit query dalam Microsoft Query bisa dilakukan dengan

beberapa cara. Sekarang kita akan mencoba mengedit query
secara langsung lewat editor SQL. Untuk itu lakukanlah langkahlangkah berikut ini.
1. Bukalah kembali buku kerja MSQuery-01 lalu simpan dengan
nama baru, yaitu MSQuery-02 (gunakan Office Button > Save
As).
2. Klik kanan pada tabel lalu pilih Table > Edit Query sehingga
muncul kembali jendela Microsoft Query.
3. Pilih menu View > SQL atau klik ikon View SQL
muncul kotak dialog SQL seperti Gambar 6.9.

sehingga

103

Gambar 6.9 Mengedit query dengan editor SQL

4. Editlah SQL sesuai keinginan, misalnya menjadi seperti Gambar 6.10.

Gambar 6.10 Isi query baru

5. Klik OK untuk melaksanakan query atau klik Cancel untuk

membatalkan editing SQL. Jika Anda klik OK, maka mungkin
akan muncul tampilan seperti Gambar 6.11. Jika demikian,
klik saja OK.
6. Pilih menu File > Return Data to Microsoft Office Excel lalu
OK. Simpanlah buku kerja Excel dengan nama baru, yaitu
MSQuery-02.

Gambar 6.11 Peringatan bahwa query tidak bisa digambarkan

Perhatikan bahwa meskipun query tidak bisa digambarkan secara

visual, tetapi hasilnya bisa jadi benar. Oleh karena itu, yang
terpenting adalah tampilan tabelnya. Tampilan tabel pun mungkin
tidak terformat secara rapi, tetapi yang terpenting adalah nilai
datanya karena soal tampilan bisa diatur pada lembar kerja Excel.

104

Catatan

6.4

Jika Anda mengedit langsung dengan editor SQL dan hasilnya tidak bisa ditampilkan secara visual, selanjutnya Anda
hanya bisa mengedit lagi query tersebut lewat editor SQL,
tidak bisa menggunakan menu atau toolbar. Jika setelah
diedit hasilnya bisa ditampilkan secara visual (misalnya isi
SQL diganti menjadi select * from Jual), maka query akan
menjadi normal lagi.

Tabel Majemuk

Dengan Microsoft Query, Anda dengan cepat dan mudah dapat

mendapatkan suatu tabel hasil impor dari beberapa tabel yang
digabungkan atau direlasikan.

6.4.1 Menambah Tabel

Untuk menambah tabel lakukanlah langkah-langkah berikut ini.
1. Bukalah kembali buku kerja MSQuery-01 lalu simpan dengan
nama baru, yaitu MSQuery-03 (gunakan Office Button > Save
As).
2. Klik kanan pada tabel lalu pilih Table > Edit Query sehingga
muncul kembali jendela Microsoft Query.
3. Pilih menu Table > Add Tables atau klik saja ikon Add
Table(s) sehingga muncul kotak dialog Add Tables.

Gambar 6.12 Menambahkan beberapa tabel

105

4. Klik pada nama tabel yang ditambahkan lalu klik Add. Sebagai
contoh, tambahkanlah tabel Barang dan Sales.
5. Klik Close untuk menutup kotak dialog Add Tables. Selanjutnya aturlah tata-letaknya seperti pada Gambar 6.12 dengan
cara klik dan seret.
6. Pilih menu File > Return Data to Microsoft Office Excel lalu
OK. Simpanlah buku kerja Excel dengan nama yang sama.

6.4.2 Merelasikan Tabel

Pada database relasi, hubungan satu tabel dengan tabel lainnya
bisa dilakukan menggunakan suatu kolom yang mempunyai ciri
yang sama pada tiap tabel yang akan direlasikan. Pada contoh
data Penjualan di atas, kolom sebagai kunci pengait tabel Jual dan
tabel Barang adalah kolom KodeBrg dan pengait tabel Jual
dengan tabel Sales adalah kolom KodeSales.
Aslinya Excel akan otomatis menambahkan relasi yang sesuai,
tetapi Anda bisa mengubah, menambah atau menghapus relasi
jika memang diperlukan. Untuk menambahkan relasi antartabel,
cukup Anda klik dan seret nama kolom dari satu tabel ke tabel
yang direlasikan, sedangkan untuk menghapus Anda dapat mengklik pada gambar garis relasi, kemudian pilih menu Edit > Delete
atau cukup tekan tombol Delete.

Gambar 6.13 Merelasikan beberapa tabel

6.4.3 Menambahkan Kolom pada Query

Cara menambahkan kolom ke dalam preview tabel sama saja
dengan cara pada tabel tunggal, yaitu langsung saja menyeret dari
kotak nama-nama kolom ke dalam preview tabel.
106

Khusus untuk kolom ekspresi, Anda harus menyebut nama tabel

diikuti titik di depan tiap nama kolom dalam ekspresi, misalnya
ekspresi Jual.Banyak*Barang.Harga yang menyatakan kolom
jumlah penjualan.

Gambar 6.14 Kolom ekspresi

6.4.4 Mengurutkan Kolom Hasil Query

Sampai Microsoft Query versi terakhir dalam Office 2007, masih
terdapat masalah dalam penampilan urutan kolom hasil, yaitu jika
Anda sudah mempunyai query yang lama misalnya dengan urutan
kolom A, B, dan C, kemudian Anda mengedit query dengan urutan
C, A, dan B, maka hasilnya dalam Microsoft Query sudah benar,
tetapi saat kembali ke hasil query dalam Excel, akan tampak
urutannya tetap A, B, dan C.
Untuk mengatasi masalah di atas, Anda bisa mencoba langkahlangkah berikut ini.
1. Pada hasil query dalam Excel, kliklah (pilih) kolom yang akan
dipindah (pada kasus di atas berarti kolom C). Setelah itu klik
kanan lalu pilih Cut. Perhatikan bahwa kolom yang di-cut ini
akan dipindahkan ke posisi baru (yang seharusnya).
2. Pilih (klik) kolom tempat hasil pindahan kolom yang di-cut
akan diletakkan. Pada contoh di atas berarti kolom A. Setelah
itu klik kanan lalu pilih Insert Cut Cells.

6.4.5 Menggunakan Join

Di bagian sebelumnya kita sudah belajar membuat query dengan
beberapa tabel. Sekarang kita akan kembali membuat tabel ma-

107

jemuk dengan cara lain, yaitu menggunakan fasilitas Join. Sebagai

contoh, lakukanlah langkah-langkah berikut ini.
1. Bukalah kembali buku kerja MSQuery-03 dan simpan dengan
nama baru MSQuery-04. Setelah itu editlah query-nya sampai
muncul jendela Microsoft Query. Selanjutnya pilih menu Table
> Joins sehingga muncul kotak dialog Joins.

Gambar 6.15 Menambahkan Join

2. Pada kotak pilihan Left Anda dapat memilih field (kolom) dari
tabel yang akan ditampilkan. Kolom yang dipilih ini akan
dipakai sebagai kunci join (hubungan) dengan tabel lainnya.
Pada contoh sekarang, pilihlah kolom KodeBrg dari tabel Jual
(Jual.KdBr).
Pada kotak pilihan Right pilihlah kolom dari tabel kedua yang
akan dijoinkan dengan tabel pertama. Pada contoh sekarang
pilihlah kolom KodeBrg dari tabel Barang (Barang.KodeBrg).
Perhatikan bahwa Anda dapat saja membuat join yang melibatkan lebih dari dua tabel (dengan mengklik Add), tetapi
dasarnya tetap hubungan antara dua tabel. Misalnya tabel A
dengan tabel B dan tabel A dengan tabel C.
Pada kotak Operator Anda dapat memilih operator relasi untuk
menentukan bagaimana kedua tabel tersebut harus berjoin.
Pada contoh sekarang pilihlah operator = (sama dengan).
108

3. Pada kelompok Join Includes Anda dapat memilih salah satu

dari pilihan yang ada. Pilihan ini akan menentukan baris
(record) hasil join.
Pilihan pertama akan menyebabkan data yang ditampilkan
hanya record dari tabel kiri yang mempunyai pasangan di tabel
kanan.
Pilihan kedua menyebabkan data yang ditampilkan adalah
seluruh data di tabel kiri (Jual) walaupun tidak mempunyai
pasangan di tabel kanan (Barang) dan tabel kanan hanya
ditampilkan yang mempunyai pasangan di tabel kiri (melengkapi kolomnya saja).
Pilihan ketiga menyebabkan data yang ditampilkan adalah
seluruh data di tabel kanan (Barang) walaupun tidak mempunyai pasangan di tabel kiri (Jual), dan tabel kiri hanya
ditampilkan yang mempunyai pasangan di tabel kanan (melengkapi kolomnya saja).
4. Jika dalam Joins in Query belum tertulis join yang baru Anda
tentukan, klik saja Add.
Anda dapat menghapus join yang tidak diperlukan dengan
mengkliknya pada Joins in Query lalu klik Remove.
5. Klik Close untuk menyimpan dan melaksanakan Join.
Jika Anda buat seperti pada Gambar 6.15, kemudian Anda lihat
lagi perintah SQL-nya, maka contoh hasil dari langkah di atas
akan seperti berikut ini.
SELECT Jual.NoFak, Jual.TgFak, Jual.KodeSales, Jual.KodeBrg,
Jual.Banyak, Jual.Banyak*Barang.Harga
FROM `C:\Kolaborasi\Penjualan.accdb`.Barang Barang,
`C:\Kolaborasi\Penjualan.accdb`.Jual Jual,
`C:\Kolaborasi\Penjualan.accdb`.Sales Sales
WHERE Jual.KodeBrg = Barang.KodeBrg AND Jual.KodeSales =
Sales.KodeSales

Perhatikan bahwa penulisan SQL hasilnya mungkin tidak menggunakan syntax Inner join, tetapi hasilnya sebetulnya sama.

109

6.4.6 Menyimpan dan Memanggil Lagi Query

Query yang sudah dibuat dapat disimpan dalam Microsoft Query,
yang untuk selanjutnya dapat dimuat kembali. Kegunaannya
antara lain Anda dapat membuat beberapa variasi query dalam
satu (atau lebih) tabel sehingga dapat menganalisis data dengan
berbagai sudut pandang.
Untuk menyimpan query Anda dapat menggunakan menu File >
Save atau menggunakan File > Save As jika ingin menyimpan
dengan nama baru (nama lain).
Untuk membuka lagi query yang pernah disimpan, Anda dapat
menggunakan perintah File > Open.

6.4.7 Mengurutkan Data

Dalam query pada Microsoft Query dapat ditambahkan perintah
untuk mengurutkan hasil query. Sebagai contoh, lakukanlah
langkah-langkah berikut ini.
1. Bukalah kembali buku kerja MSQuery-04 dan simpan dengan
nama baru MSQuery-05. Setelah itu editlah query-nya sampai
muncul jendela Microsoft Query. Selanjutnya pilih menu
Records > Sort sehingga muncul kotak dialog Sort.

Gambar 6.16 Mengurut Data

2. Pada kotak pilihan Column Anda dapat memilih field (kolom)

yang akan dipakai sebagai kunci pengurutan.
Pilihan Ascending untuk mengurutkan dengan arah menaik
dan pilihan Descending untuk urutan menurun.
110

Kotak Sort in Query menunjukkan perintah pengurutan yang

akan diterapkan. Pilihan yang ada bisa dihapus dengan mengkliknya lalu mengklik tombol Remove.
Tombol Add untuk menambahkan perintah pengurutan dan
tombol Close untuk menyimpan dan melaksanakan perintah
pengurutan.

6.4.8 Mengelompokkan Data

Anda dapat juga menambahkan perintah pengelompokan dalam
Microsoft Query, sehingga hasil query berupa rangkuman data
berdasar kelompok tertentu. Sebagai contoh, jika kita ingin
mengetahui penjualan per barang per tanggal dengan mengabaikan asal fakturnya dan salesnya, maka Anda bisa melakukan
langkah-langkah berikut ini.
1. Bukalah kembali buku kerja MSQuery-05 dan simpan dengan
nama baru MSQuery-06. Setelah itu editlah query-nya sampai
muncul jendela Microsoft Query.
2. Hapuslah seluruh kolom dari preview tabel, kemudian tambahkanlah
(untuk
ditampilkan)
kolom
Jual.TgFak,
Jual.KodeBrg, Barang.Nama, dan Jual.Banyak. Selanjutnya
bloklah (klik) kolom Banyak dan pilihlah menu Records > Edit
Column sehingga muncul kotak dialog Edit Column seperti
gambar berikut ini.

Gambar 6.17 Menentukan kolom yang dijumlah

3. Pada kotak pilih Field tentukan nama field yang akan dijumlahkan. Pada contoh sekarang kita ingin mengetahui jumlah
banyak pembelian per barang per tanggal (bisa dari beberapa
faktur), sehingga Anda tinggal memilih kolom Jual.Banyak.
111

Pada isian Column heading Anda dapat mengetikkan judul

kolom (tidak harus sama dengan contoh).
Pada kotak pilihan Total Anda dapat memilih cara penggabungan nilai data, misalnya Sum untuk jumlah dan Avg untuk
rata-rata. Pada contoh sekarang pilihlah Sum.
4. Klik OK untuk menyimpan dan melaksanakan query.
Kalau Anda lihat penulisan SQL-nya, akan terlihat seperti berikut
ini.
SELECT Jual.TgFak, Jual.KodeBrg, Barang.Nama,
Sum(Jual.Banyak) AS 'Sum of Banyak'
FROM `C:\Kolaborasi\Penjualan.accdb`.Barang Barang,
`C:\Kolaborasi\Penjualan.accdb`.Jual Jual,
`C:\Kolaborasi\Penjualan.accdb`.Sales Sales
WHERE Barang.KodeBrg = Jual.KodeBrg AND
Jual.KodeSales = Sales.KodeSales
GROUP BY Jual.TgFak, Jual.KodeBrg, Barang.Nama
ORDER BY Jual.TgFak

Contoh hasil query adalah seperti berikut ini. Perhatikan bahwa

data pada tanggal yang sama dengan kode barang yang sama
akan dijadikan satu record saja.

Gambar 6.18 Mengelompokkan data

112