PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KANTOR DINAS

PENDAPATAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH

TUGAS AKHIR
Untuk memperoleh gelar Ahli Madya D3 Manajemen Perkantoran
pada Universitas Negeri Semarang

Oleh
Aniqul Wafa'
3354303022

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2007

PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir ini telah disetujui oleh Pembimbing untuk diajukan ke Sidang Panitia
Ujian Tugas Akhir pada:

Hari

: Rabu

Tanggal

: 11 April 2007

Pembimbing

Drs. S. Martono M, Si
NIP. 131813655

Mengetahui
Ketua jurusan Manajemen

Drs. Sugiharto M, Si
NIP. 131286682

ii

PENGESAHAN KELULUSAN

Tugas Akhir ini dipertahankan di depan Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada:

Hari

: Jumat

Tanggal

: 20 April 2007

Penguji Tugas Akhir

Penguji I

Penguji II

Drs. S. Matono, M. Si
NIP. 131813655

Dr. Joko Widodo, M. Pd

NIP. 131961218

Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Semarang

Drs.Agus Wahyudin, M.Si.

NIP. 131 658 236

iii

PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil
karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain, baik sebagian atau
seluruhnya. Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini
dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang, 20 April 2007

Aniqul Wafa'
NIM. 3354303022

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Motto

Yang kupegang bukan Tuhan mengabulkan atau tidak mengabulkan doa

ku melainkan berpegang bahwa Dia memberi terbaik untuk hidup dan
iman ku (M.B 82).

Ketekunan membuat yang mustahil menjadi mungkin yang mungkin

menjadi kemungkinan besar dan yang kemungkinan besar menjadi pasti
(Robert Half).

Manusia boleh berencana tapi Tuhanlah yang tetap menentukan.

Persembahan
Tugas Akhir ini saya persembahkan untuk

Ibu tercinta, almarhum ayah, serta kedua

kakak dan adhik-adhikku dan tak lupa
pula untuk ma2h ku, yang senantiasa
memberikan sesemangat dan kasih
sayangnya untukku.

Untuk Almamaterku UNNES

PRAKATA

Alhamdulillahirobbilalamin. Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penyusunan
Tugas Akhir dengan judul Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dapat
terselesaikan.
Tugas Akhir ini terselesaikan atas bimbingan, petunjuk, saran dan bantuan
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati dan ketulusan,
penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Prof. Dr. Sudijono Sastroatmodjo, M.Si. Rektor Universitas Negeri
Semarang.
2. Drs. Agus Wahyudin, M.Si. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Semarang.
3. Drs. Sugiharto, M.Si. Ketua Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Semarang.
4. Drs. S. Martono, M.Si. Dosen Pembimbing sekaligus Penguji pada Sidang
Tugas Akhir.
5. Drs. Kusdijanto BW, MM. Kepala Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa
Tengah.
6. Drs. Heroe Soedarmodyo, MM. Kepala Sub Bagian Umum
7. Ibu Tetet dan seluruh staf Dipenda khususnya Sub Bagian Umum Provinsi
Jawa

Tengah

yang

telah

membantu

memberikan

penjelasan

serta

bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir

ini.
8. Buat Ayah (almarhum), Ibu tercinta yang telah memberi doa restu, semangat,
dorongan serta kasih sayang yang tidak dapat ananda balas sampai kapanpun
serta kakak dan adhik-adhikku yang aku sayangi.
9. Buat mamah, thanks for All

vi

10. Buat my best friend yang selalu berada didekatku saat susah dan senang
Thanks for all, dan buat teman-teman MACHO DALBAN CHOST
terimakasih atas kerja samanya. Teman-teman yang selalu membantu dan
mendukung penulis dalam penyusunan laporan ini baik suka maupun duka
yang tidak mungkin penulis disebutkan satu persatu.
Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini

dapat bermanfaat dan dapat

digunakan sebagaimana mestinya . Amin

Semarang, 20 Apil 2007

Penulis

vii

SARI
Aniqul Wafa. 2007. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada
Kantor Dinas Pendapatan Derah Provinsi Jawa Tengah . Jurusan manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. 70 hal.
Kata Kunci: Pengelolan Surat Masuk , Surat Keluar
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, karena surat mempunyai
fungsi dan peranan penting dalam sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/
instansi yang bersangkutan. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah
bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta kendala yang
dihadapi oleh Dipenda Prov. Jateng dalam pengelolaan suratnya dan langkah apa
yang telah ditempuh untuk mengatasi kandala yang ada. Penelitian ini bertujuan
untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor
Dipenda Prov. Jateng, serta untuk merngetahui kandala-kendala yang dihadapi
dalam pengelolaan surat dan langkah apa yang telah dilakukan untuk
menanggulangi kendala yang ada.
Lokasi penelitian ini adalah pada Sub Bagian Umum Kantor Dipenda Prov.
Jateng, adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini
adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Data yang terkumpul dievaluasi
dengan metode analisis deskriptif.s
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada kantor Dipenda Prov. Jateng
Prosedur Pengelolaan surat masuk maupun surat keluarnya menggunakan asas
sentralisasi, sedangkan dalam pencatatannya Dipenda mengunakan dua sistem
yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali, adapun pengelolaan surat masuknya
meliputi : penerimaan surat, pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi,
pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat,
Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar
meliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat,
pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn
surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman
surat. Pada Dipenda pengelolaan suratnya masih mengalami beberapa kendala
yaitu kurangnya pemahaman pegawai tentang prosedur pengelolaan surat yang
efektif dan efisien serta terdapatnya penumpukan surat masuk pada sub bagian
umum.
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan
surat pada kantor Dipenda Prov. Jateng masih terdapat ketidak sesuaian dengan
ketentuan petunjuk teknis prosedur pengelolaan surat yang ada hal ini dapat
dilihat pada ketidak pemakaian kartu kendali pada surat keluar. Berdasarkan hasil
penelitian pada Dipenda Prov. Jateng maka penulis memberikan saran sebagai
beikut : diharapkan Dipenda untuk segera menambah personil pada bagian
pengelolaan surat, memberikan pengarahan dan pelatihan mengenai pengelolaan
surat yang efektif dan efisien.

viii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
PERSETUJUAN PEMBIMBING.................................................................... ii
PENGESAHAN KELULUSAN ...................................................................... iii
PERNYATAAN............................................................................................... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ................................................................... v
PRAKATA....................................................................................................... vi
SARI................................................................................................................. vii
DAFTAR ISI.................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................. 1
B. Permasalahan................................................................................ 5
C. Tujuan Penelitian.......................................................................... 5
D. Manfaat Penelitian ....................................................................... 5
E. Sistematika Penulisan ................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI .......................................................................... 8

A. Pengertian Surat .......................................................................... 8
B. Fungsi Dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor................. 9
C. Macam Surat ............................................................................... 11
D. Kualifikasi Surat ......................................................................... 14
E. Prinsip-prinsip Surat ................................................................... 16
F. Prosedur Pengelolaan Surat ........................................................ 16
G. Mengarsip Surat .......................................................................... 37

ix

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................. 40

A. Lokasi Penelitian......................................................................... 40
B. Oprasional Konsep ...................................................................... 40
C. Jenis Data .................................................................................... 40
D. Metode Pengumpulan Data ......................................................... 41
E. Metode Analisis Data.................................................................. 42
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................. 43
A. Hasil Penelitian ........................................................................... 43
B. Pembahasan................................................................................. 57
BAB V PENUTUP.......................................................................................... 62
A. Simpulan ..................................................................................... 62
B. Saran ............................................................................................ 63
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar :

Halaman

2.1 Proses Pengelolaan Surat Masuk Penting ................................................. 21

2.2 Proses Pengelolaan Surat Masuk Biasa..................................................... 22
2.3 Proses Pengelolaan Surat Masuk Rahasia................................................. 23
2.4 Proses Pengendalian Surat Keluar Secara Sentralisasi ............................. 32
2.5 Proses Pengendalian Surat Keluar Secara Desentralisasi ......................... 34
2.6 Proses Pengendalian Surat Keluar Biasa ................................................. 36
2.7 Proses Pengendalian Surat Keluar Rahasia............................................... 37
4.8 Alur Proses surat masuk pada Dipenda Prov. Jateng................................ 52
4.9 Alur proses surat keluar pada Dipenda Prof. Jateng ................................. 56

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran :

Halaman

1. Rancangan Bagan Susunan Organisasi Dinas Pendapatan Daerah

Provinsi Jawa Tengah. ............................................................................... 65
2. Pedoman Wawancara .................................................................................. 66
3. Surat Rekomendasi...................................................................................... 67
4. Surat Ijin Penelitian..................................................................................... 68
5. Surat Rekomendasi dari Badan KESBANGLINMAS................................ 69
6. Surat Ijin Penelitian dari Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa
Tengah........................................................................................................ 70

xii

BAB I
PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang
Kesulitan manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinya
bersumber pada dua sebab yaitu karena mereka tidak tahu cara memecahkan
masalah atau karena kekurangan fakta yang mendukung berhubungan
dengan masalah tersebut (Hadi, 2000 : 1). Perkembangan teknologi dewasa
ini tidak terlepas dari upaya manusia untuk memenuhi kebutuhannya.
Kebutuhan manusia yang senantiasa bertambah dan kelangkaan sumber daya
pemuas kebutuhan telah mendorong manusia untuk dapat menciptakan suatu
cara yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumberdaya yang ada.
Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak
terlepas dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya
perkembangan teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satu
tempat ke tempat lain tidak lagi membutuhkan waktu yang lama.
Perpindahan informasi dapat terjadi apabila terdapat interaksi antara dua
pihak atau lebih. Interaksi ini diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yang
dapat terjadi baik secara lisan

maupun secara tertulis. Dengan adanya

perkembangan teknologi informasi maka interaksi lisan maupun tertulis ini

dapat terjadi tanpa harus bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung
(tatap muka) untuk melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut.

Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk

mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung
efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta
maupun instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yang
sangat penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam
organisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi.
Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang
berimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan informasi
yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara informan
dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang dimaksud.
Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna
mencukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik.
Seiring

dengan

berkembangnya

zaman,

teknologi

komunikasi

berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat

telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler,
televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada
komunikasi tertulis

yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan

masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai
peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah
surat.
Surat adalah sehelai kertas

atau lebih yang digunakan untuk

mengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masih

digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan

dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih

praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi
juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang
memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat
promosi.
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam
melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau
korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan
surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari
surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan
dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya
pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut
prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat
keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima
dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman / ekspedisi. (Wursanto,
1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah surat yang sudah
lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh
pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, atau
lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
(Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik
meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat,
pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar

meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat,

pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).
Seperti halnya di kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa
Tengah, Dinas Pendapatan Daerah merupakan instansi Pemerintah yang
menpunyai peranan penting dibidang pendapatan daerah, Pada Kantor Dinas
Pendapatan Daerah Provinsi Jateng surat merupakan sarana informasi,
sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaiaan tujuan yang
diinginkan. Prosedur pengelolaan surat pada kantor Dipenda Provinsi Jateng
pelaksanaannya dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan surat
masuk dan surat keluar dan tata naskah dinas pada Dipenda provinsi jawa
tengah, Di dalam pengelolaan suratnya asas yang digunakan adalah
didasarkan pada asas sentralisasi yang artinya bahwa surat yang masuk dan
keluar melalui satu pintu. Namun didalam realisasinya masih tedapat sedikit
ketidak sesuaiaan dengan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk, surat
keluar dan tata naskah dinas pada Dipenda Prov Jateng
Dari uraian konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnya
peranan surat-menyurat dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan/
instansi, maka peneliti tertarik untuk mengkaji Prosedur Pengelolaan
Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada
Daerah Provinsi Jawa Tengah .

Kantor Dinas Pendapatan

B.

Permasalahan
Bertitik tolak pada uraian latar belakang diatas maka permasalahan
yang diambil dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada
kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah ?
2. Kendala-kendala apa yang dihadapi oleh kantor Dinas Pendapatan
Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat masuk dan surat
keluarnya ?

C.

Tujuan Penelitian
Sesuai dengan peermasalahan yang dikemukakan diatas, maka tujuan
yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
pada kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi oleh kantor Dinas
Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat
masuk dan surat keluarnya.

D.

Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi penulis
Penelitian ini diharapkan sebagai tambahan pengetahuan dan wawasan
didalam dunia kerja yang sesungguhnya dan sebagai sarana untuk

menelaah sejauh mana teori yang di pelajari sesuai dengan praktek

tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang baik dan
benar.
2. Instansi terkait
Sebagai bahan masukan bagi instansi, khususnya mangenai prosedur
pengelolaan surat, baik surat masuk maupun surat keluar.
3. Bagi Perguruan Tinggi
Sebagai referensi dan informasi bagi mahasiswa yang akan menyusun
laporan tugas akhir .

E.

Sistematika Penulisan Tugas Akhir

Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan garis besar
penyusunan yang memudahkan pemikiran dalam memahami secara
keseluruhan isi dari tugas akhir ini. Adapun sistematika dalam penyusunan
tugas akhir meliputi bagian pengantar yang terdiri atas judul tugas akhir,
pengesahan, abstrak, moto dan persembahan, kata pengantar, daftar isi,
daftar lampiran.
Sedangkan untuk bagian utama meliputi BAB I Pendahuluan yang
terdiri dari latar belakang masalah, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat
penelitian dan sistematika penulisan., untuk BAB II. Landasan Teori berisi
tentang pengertian prosedur dan surat, fungsi dan kedudukan surat dalam

kinerja kantor, macam surat, sifat/ kualifikasi surat, prinsip-prinsip surat,

prosedur surat, mengarsip warkat/ surat, untuk BAB III Metodologi terdiri
dari lokasi penelitian, operasional konsep, jenis data, metode pengumpulan,
metode analisis data sedangkan untuk BAB IV dan BAB V berisi tentang
hasil penelitian dan pembahasan serta kesimpulan dan saran. Untuk bagian
akhir berisi daftar pustaka.

BAB II
LANDASAN TEORI

A.

Pengertian Surat
Surat menurut Hidajat dalam Moekijat (1982 : 50) adalah kertas
sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau
sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau ditanyakan kepada
orang lain. Menurut Atmosudirdjo dalam Moekijat (1982 : 50) surat adalah
helai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama
pribadi penulis, atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang
ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu bahan
komunikasi .
Menurut Fawzi dalam Moekijat (1982 : 50) menyatakan surat adalah
alat bagi kita untuk menyampaikan sesuatu berita, menyampaikan suatu
perasaan, menanyakan sesuatu hal atau meminta sesuatu barang kepada
orang lain. Surat menurut Barthos (1989 : 36) adalah alat komunikasi tertulis
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta.
Surat menurut Wirladihardja (1991 : 66) adalah setiap tulisan
berisiskan pernyatan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan
menyampaikan informasi kepada pihak lain. Sedangkan pengertian surat
menurut Silmi (2002 : 1) Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang
digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai

pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang
ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk
menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah
pemberitahuan.

B.

Fungsi Dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor

Selain sebagai sarana atau wahana komunikasi surat juga mempunyai
fungsi lain,
1. Menurut Barthos (1989 : 36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Wakil dari pengirim atau penulis.
b. Bahan Pembukti.
c. Pedoman dalam mengambil tindakana lebih lanjut.
d. Alat pengukur kegiatan organisasi.
e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2002 : 2) antara lain :
a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana
komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa
pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada
penerima.
c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara
tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai
kekuatan hukum.

d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan
untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.
e. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan
kegiatan selanjutnya baginya.
f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan
keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan
lain sebagainya.
g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua
pihak dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.
h. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau
perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga
yang membaca surat tersebut.
i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga
dan

juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili

kedatangan pembuat surat secara nyata.

Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerja
kantor meliputi sebagai berikut :
1. Surat mempunyai kedudukan sebagai wakil dari pengirim atau penulis.
2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih
lanjut.
3. Surat berkedudukan sebagai jaminan.

10

C.

Macam Surat
1. Menurut Pratjihno, dalam Moekijat (1982 : 51) ada tiga macam surat
antara lain :
a. Surat perniagaan, yaitu surat yang dibuat oleh badan-badan
perniagaan/ perindustrian;
b. Surat jabatan atau surat dinas, yaitu surat yang dibuat oleh Kantorkantor Pemerintah;
c. Surat-surat yang tidak termasuk surat perniagaan dan surat dinas,
didalam golongan ini termasuk diantaranya surat kekeluargaan .
2. Menurut Ismael, dalam Moekijat (1982 : 52) menyebutkan bahwa surat
ada dua macam, yaitu:
a. Korespondensi partikelir, yaitu surat-menyurat antara kaum keluarga
atau sahabat kenalan.
b. Korespondensi resmi, yaitu surat-menyurat :
1) Antara jawatan dengan jawatan.
2) Antara jawatan dengan orang partikelir dan sebaliknya.
3) Antara pengurus suatu perkumpulan dengan anggotanya atau
sebaliknya.
4) Antara pedagang dengan kaum pedagang; antara kaum pedagang
dengan jawatan pemerintah dan sebaliknya; antara pedagang
dengan orang partikelir dan sebaliknya.

11

3. Macam-macam surat menurut Barthos (1989 : 37-39) antara lain :

a. Macam-macam surat dibedakan menurut wujudnya antara lain :
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Memorandum dan Nota
5) Telegram
6) Surat pengantar
b. Macam-macam surat dibedakan berdasarkan tujuannya antara lain :
1) Surat pemberitahuan
2) Surat perintah
3) Surat permintaan
4) Surat peringatan
5) Surat panggilan
6) Surat susulan
7) Surat keputusan
8) Surat laporan
9) Surat perjanjian
10) Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.
c. Macam-macam surat menurut sifat isi dan asalnya dibedakan sebagai
berikut :
1) Surat dinas.

12

2) Surat Niaga.
3) Surat pribadi.
4) Surat yang isinya masalah sosial.
d. Macam-macam surat menurut jumlah penerimanya dibedakan
sebagai berikut :
1) Surat biasa, surat ini untuk satu orang (pejabat/ organisasi).
2) Surat edaran, untuk beberapa orang/ pejabat/ organisasi.
3) Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat.
e. Macam-macam surat menurut keamanan isinya dibedakan sebagai
berikut :
1) Surat sangat rahasia.
2) Surat rahasia.
3) Surat biasa.
f. Macam-macam surat menurut urgensi penyelesaiannya dibedakan
sebagai berikut :
1) Surat sangat rahasia.
2) Surat segera.
3) Surat biasa.
g. Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi beberapa
macam yaitu :
1) Surat masuk
2) Surat keluar

13

h. Surat menurut jangkauannya dibedakan menjadi beberapa macam

antara lain :
1) Surat Intern
2) Surat Ekstern
4. Menurut Wirladihardjo (1991 : 66 - 68), macam-macam surat dibedakan
sebagai berikut :
a. Surat yang besifat penyampaian berita.
b. Surat yang bersifatmemberikan keterangan, tugas/ perintah atau hak.
c. Surat yang isinya harus segara disampaikan.
d. Surat yang berupa catatan/ naskah yang bersifat dokumen/ alat
pembuktian.
e. Surat yang sifatnya Teknis Statuter.
f. Surat yang berupa peraturan pelaksanaan dari peraturan perundangundangan
g. Surat dan dokumen yang bersifat teknis lainnya.

D.

Kualifikasi Surat
Setiap surat pada umumnya ditentukan sifat/kualifikasinya. Kualifikasi
Surat adalah penentuan atau penegasan tentang tingkat pentingnya suatu
surat, dilihat dari segi siapa yang berhak menerimanya/ membacanya,
pertanggungan jawab atasnya, bagaimana cara mengolah dan menanganinya.
(Wirladihardjo, H. Moftie, 1991 : 70).

14

1. Menurut Wirladihardjo (1991 : 70-71), dalam lingkungan Departemen/

Lembaga Pemerintah, surat dibedakan dalam lima tingkatan kerahasiaan
(kualifikasi), yaitu :
a. Sangat Rahasia (SR), adalah sifat yang diberikan kepada surat yang
isinya memuat keterangan yang berhubungan dengan keamanan
nasional dan stabilitas ekonomi moneter negara.
b. Rahasia/ scret (R), adalah sifat yang diberikan terhadap surat yang
isinya memuat keterangnan yang bilamana disiarkan secara tidak sah
atau jatuh kepada yang tidak berhak, dapat menurunkan martabat dan
kewibawaan negara.
c. Konfidensial/ terbatas (K), adalah sifat yang diberikan kepada surat
yang isinya memuat keterangan yang bersifat rahasia, namun karena
permasalahannya harus diproses oleh beberapa pejabat tertentu
secara terbatas dalam kedinasan.
d. Embargo (E), adalah sifat yang diberikan kepada surat yang isinya
memuat tentang keterangan yang harus dirahasiakan sampai waktu
yang ditentukan.
e. Biasa (B), adalah suatu surat yang isinya tidak memuat keterangan
khusus yang bersifat rahasia dan tidak digunakan untuk kepentingan
kedinasan.
2. Kualifikasi surat dari segi penyimpanan surat dibedakan sebagai beikut :
a. Surat tertutup, merupakan surat yang masih dalam sirkulasi.
b. Surat terbuka, merupakan surat/ dokumen yang sudah diserahkan
kepada Arsip Nasional (Wirladihardjo, H. Moftie, 1991 : 70-71).

15

E.

Prinsip-Prinsip Surat
Menurut Moekijat (1982 : 52) ada empat prinsip yang akan
memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yang
baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnya
mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :
1. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada
beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkin
menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan arti
yang penulis ingin sampaikan.
2. Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misalkan kata apakah yang
dimaksut ini apa itu ? maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.
3. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana akan
memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-kata yang
panjang dan sulit
4. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang
bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang
lancar membentuk nada surat.

F.

Prosedur Pengelolaan Surat

1. Prosedur Surat masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima
dari dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun

16

perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang
diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku
pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam
suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat,
yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.
Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan
surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu
unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat
semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu
pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan
menjadi:
1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar
oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh
petugas dari kantor yang bersangkutan.
2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau
caraka dari kantor pengirim.
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat
yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh
unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang

17

menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada

unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai
dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan suratsurat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat
dikelompokkan dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus
dikembalikan karena salah alamat.
c. Pembukaan surat
Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang
petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari
dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan
pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah
selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi
beberapa hal antara lain:
1) Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat
amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis
pada surat (alamat dalam atau alamat surat).

18

2) Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di

instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah
dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3) Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukan
untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.
4) Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau
didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus
membaca isi surat secara keseluruhan.
5) Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran
maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap
lampiran
d. Pencatatan surat
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum suratsurat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu
diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat
dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan
rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
e. Pengarahan surat
Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:
1) Pengarahan surat masuk penting
Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai
berikut:
a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga

19

b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarah

surat.
c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian
kolom-kolom tersebut sudah benar.
d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom
kepada, dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang
akan menerima surat-surat tersebut.
e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III)
oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah suratsurat tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap
berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat
kontrol (file control).
f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid
dan berfungsi sebagai buku agenda.
g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf
sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendali
II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan, sehingga
kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi.
Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada
penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan
berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di
unit pengolah). Untuk lebih jelasnya lihat gambar 1.

20

Penerima
surat

Unit Kearsipan
Pencatat Surat
Pengarah Surat

sp

II

sp I
III

II

Penata
Arsip

Unit Pengolah

sp II
III

III

II
II

Gambar 1 . Proses pengelolaan surat masuk penting.

Sumber : (Wursanto, 1991 : 129)
2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai
berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua).
Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit
pengolah) surat.
b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam
terima surat, nama, jabatan serta tandatangan pada kolom
yang telah disediakan.
c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk
kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan

21

arsip). Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit

pengolah. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara
kronologis. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. Untuk
lebih jalasnya lihat gambar 2.

Penerima
surat

Unit Kearsipan
Pencatat Surat
Pengarah Surat

Unit
Pengolah

sb

sb
II

Penata
Surat

II

sb

I
II

II
II

Gambar 2 . Proses pengurusan surat masuk biasa.

Sumber : (Wursanto, 1991 : 130)
3) Pengarahan surat masuk rahasia.
Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan
sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia,
surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada
unit pengolah.
b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat,
tanda tangsan dan nama terang .

22

c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada

pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip
untuk di-file secara kronologis.
d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Untuk
lebih jelasnya lihat gambar 3.
Penerima
surat

Unit Kearsipan
Pencatat Surat
Pengarah Surat

II

Penata
Arsip

Pengolah

II

II

II
II

Gambar 3 . Proses pengurusan surat masuk rahasia.

Sumber : (Wursanto, 1991 : 132)

Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah

dalam penanganan surat masuk meliputi :
a. Pengelompokan Surat
Surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya
dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. Adapun
jenis surat yang masuk biasanya berupa :
1) Surat Dinas Biasa, yaitu surat yang isinya tidak memerlukan
tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat

23

sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor

yang bersangkutan.
2) Surat Dinas penting, yaitu suatu surat yang memerlukan tindak
lanjut dengan segera, mengandung keputusan, kebijakan dan
konsep tetentu, dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat
penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang
bersangkutan.
3) Surat rahasia, yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga
penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk
untuk menerima, mencatat dan memeriksanya.
b. Membuka surat
Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya.
Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang
membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. Untuk surat
rahasia, bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul
luarnya saja.
c. Pemeriksaan surat
Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya, langkah berikutnya
adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara
lain : Tanggal surat, Nomor surat, Perihal surat dan Lampiran surat.
d. Pencatatan

24

Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat

masuk. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam
yaitu :
1) Buku agenda, buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat
masuk dan keluar, halaman- halamannya berisi kolom-kolom
keterangan (data) dari surat yang dicatat.
2) Kartu Kendali, kartu kendali adalah selembar kertas berukuran
10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks,
isi ringkas lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat,
pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode dan
catatan. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku
pada surat penting saja.)
3) Tata Naskah, adalah suatu kegiatan administrasi didalam
memelihara dan menyusun

data-data dari semua tulisan

mengenai segi- segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara

kronologis dalam sebuah berkas.
e. Pendistribusian surat
Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah
selanjutnya adalah pendistribusian surat, yaitu kegiatan meneruskan
surat-surat ke alamat yang dituju.

2. Prosedur Surat Keluar

25

Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang

dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada
organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan
pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat
yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi,
kantor atau lembaga lain.
Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada
beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
a. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga
memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
b. Persetujuan Konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa
apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda
persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang
berkepentingan membubuhi tanda tangan
c. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik,
sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka
surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan
konsep surat.

26

d. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai
dengan urutan pada buku agenda surat keluar.

e. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada
tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan,
apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
f. Pengiriman Surat
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1) Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke
alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku
ekspedisi surat keluar
2) Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa
pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.
Menurut Wurasanto (1991 : 145-148), pada dasarnya pengurusan/
pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara
lain:
a. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :
1) Konsep surat dibuat oleh pimpinan

27

Biasanya

pimpinan

membuat

konsep

sendiri,

kemudian

diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketik

dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi
kantor yang bersangkutan.
2) Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep
dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan.
Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk
mendapatkan persetujuan , barulah konsep surat tersebut diketik,
kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut
ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik
secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara
langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka
(face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat
konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat
dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep
surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan
magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai
yang bertugas mengetik konsep surat tersebut
b. Pengetikan Konsep Surat
Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara
lain sebagai berikut:

28

1) Persetujuan konsep surat.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang
berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep
surat.
2) Pengiriman konsep surat
Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan
atau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk
diadakan penelitian.
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan
pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada
pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah
sesuai dengan konsep surat.
4) Penandatanganan surat
Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil
pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan
yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik
asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan
asli (bukan tanda tangan cap).
c. Pengiriman Surat
Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain :
1) Pemberian Cap
Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila
dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan
disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.

29

2) Pengetikan amplop atau sampul surat

Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran
amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya
disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran.
3) Pemeriksaan surat
Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop
hendaknya diperiksa terlebih dahulu:
a) Kelengkapan surat yang meliputi:
(1)

alamat surat

(2)

alamat pengirim apabila perlu

(3)

tanggal

(4)

nomor surat

(5)

tanda tangan

(6)

cap atau stempel

(7)

jumlah lampiran

b) Jumlah lampiran
Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat
yang dikirim tersendiri.
4) Melipat surat
Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat
dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.
5) Menutup amplop
Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian
amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.

30

6) Menempelkan prangko
Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di
bagian kanan atas amplop secukupnya.
Pengendalian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 161-167)
dibedakan menjadi tiga :
a. Pengendalian suarat keluar penting
Pengendalian

surat

keluar

penting

dapat

dilakukan

secara

sentaralisasi dan disentralisasi, Pengendalian secara sentralisasi

adalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan pada
suatu

unit

tertentu

desentralisasi

adalah

sedangkan
pengurusan

pengendalian
surat

dengan

surat

secara

memberikan

kewenangan kepada setiap unit untuk mengadakan pengurusan

sendiri tentang surat-menyurat.
1) Prosedur pengendalian surat keluar secara sentralisasi yaitu :
a) Konsep surat dibuat oleh unit pengolah
b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani pejabat yang
berwenang, dan diserahkan ke unit kearsipan untuk diberi
nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
c) Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya
disampaikan ke prngolah unit untuk diperiksa seperlunya dan
diparaf.

31

d) Kartu Kendali II diserahkan kepada unit kearsipan dan

digunakan sebagai arsip, dan kartu kendali I disimpan
pencatat.
e) Setelah surat siap dikirim diteruskan ke bagian ekspedisi
untuk dilakukan pengiriman. Untuk lebih jelasnya lihat
gambar 4.
Unit engolah

Unit kearsipan

Pencatat

A
T

Pengarah

Penata
Arsip

Ekspedisi

I
II
T
III
II
III
II

II
III

Gambar 4 . Prosedur pendalian surat keluar secara sentralisasi

Sumber : (Wursanto, 1991 : 163).
2) Prosedur pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi:
a) Konsep surat dibuat oleh masing-masing unit kerja.

32

b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani, masing-masing

unit kerja mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga, semua
kolom kartu kendali diisi.
c) Kemudian ketiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada
pencatat.
d) Setelah tembusan dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman,
kartu kendali II dan III diserahkan ke pengolah untuk
dibubuhi paraf.
e) Kartu kendali II dikembalikan ke pencatat dan kemudian
diberikan ke unit kearsipan untuk disimpan. Sedangkan kartu
kendali III diserahkan ke pengolah untuk disimpan dan kartu
kendali I diteruskan kepada pengarah, setelah surat siap
dikirim maka diberikan kepada bagian ekspedisi untuk untuk
dikirim. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari gambar 5.

33

Unit kearsipan
Unit pengolah
Pencatat

Penata
Arsip

Ekspedisi

Pengarah

T
I

II

I
II

III

III
T

II
III
II

II
Diteliti

Disimpan

III

Dismpan

Gambar 5 . Prosedur pengendalian surat keluar secara desentralisasi

Sumber : (Wursanto, 1991 : 165)
b. Pengendalian surat keluar biasa
Surat keluar biasa hanya dicatat dalam lembar pengantar rangkap
dua. Proses pencatatan surat keluar biasa:

34

1) Untuk surat biasa pembuatan konsep, pemberian nomor, dan

lain-lain termasuk pencatatan surat telah disiapkan oleh unit
pengolah.
2) Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya,
unit pengolah mencatat surat kedalam dua lembar pengantar surat
biasa.
3) Surat asli dan tembusaannya diserahkan kepada pencatat pada
unit kearsipan guna diberi stempel dinas.
4) Tembusan dikembalikan ke unit pengolah berikut lembar
pengantar surat biasa II, Untuk Difile sebagai arsip aktif.
Sedangkan lembar I disimpan oleh pencatat sebagai bukti
pengiriman.
5) Surat asli diberikan petugas pengiriman surat utuk diteliti
seperlunya, kemudian diberikan sampul dan diketik alamtnya.
Dan kemudian dikirimkan sesuai alamat yang dituju. Lihat
gambar 6.

35

Unit kearsipan
Unit engolah

A
I

Pencatat

Pengarah

Penata
Arsip

Ekspedisi

II

II

T
II
I

Gambar 6 . Proses pengendalian surat keluar biasa

Sumber : (Wursanto, 1991 : 166)
c. Pengendalian surat keluar rahasia
Konsep surat keluar rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang
bersangkutan, setelah konsep surat rahasia diketik, diberi nomor, cap
dan sekaligus dibuatkan sampulnya. Surat tersebut kemudian dicatat
dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. Surat asli
dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi
untuk dikirim. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah,

36

kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. Surat

Tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh
pengolahsebagai arsip aktif . Untuk lebih jelasnya lihat gambar 7.
Unit kearsipan
Pencatat

Pengarah

Penata Arsip

Ekspedisi

Unit engolah

A
I

I
I

II

T
I

Gambar 7 . Proses pengendalian surat keluar rahasia

Sumber : (Wursanto, 1991 : 167)

G.

Mengarsip Surat (filing)

Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat untuk
ditemukan kembali setiap kali diperlukan. (Barthos, Basir. 1989 : 44)
1. Sistem filing
Menurut Mulyono (1984 : 12), ada lima dasar pokok sistem bagi
penyelenggaraan filing/ arsip yang dapat dipergunakan, yaitu :
a. Sistem Abjad

37

Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas

urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam
arsip mernggunakan abjad dari A-Z.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek).
Sistem penyimpanan arsip yaang didasarkan atas perihal surat
(pokok soal isi surat)
c. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal
surat atau tanggal penerimaan surat.
d. Sistem Nomor:
1) Sistem Klasifikasi Desimal, sistem ini sering dkenal dengan
sistem Dewey
2) Sistem Terminal Digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor
terminal (terakhir)
e. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan yang
dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.

2. Asas penyimpanan filing

Menurut Wursanto (1991 : 171) dalam penyelenggaraan
penyimpanan warkat/ surat dikenal tiga macam asas yaitu ;
1. Asas Sentralisasi

38

Penyimpanan warkat/ surat dengan mempergunakan asas sentralisasi

sadalah penyimpanan warkat atau surat yang dipusatkan (central
filing) pada unit tertentu.

2. Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan dengan asas desentralisasi adalah
dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja
untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendirisendiri.
3. Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi
dengan sentralisasi.

39

BAB III
METODE PENELITIAN

A.

Lokasi Penelitian
Lokasi yang dijadikan sebagai tempat penelitian adalah di Dinas
Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah Jl. Pemuda no 1 Semarang

B.

Operasinal Konsep
Dalam melakukan penelitian untuk Tugas Akhir ini, yang menjadi
oprasional konsepnya adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, yaitu dari penerimaan
surat masuk, penyortiran surat, pembukaan surat, pencatatan surat,
pengarahan surat dan penyimpanannya. Dan untuk surat keluar meliputi
pembuatan konsep, pengetikan konsep, pengiriman surat.
2. Kendala-kendala yang dihadapi didalam pengelolaan surat dan cara
mengatasinya.

C.

Jenis Data
1. Data primer
Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya, diambil
dan dicatat pertama kalinya. (Marzuky, 2005 : 55). Pada laporan tugas
akhir ini data primer yang diperoleh dengan cara melakukan observasi
mengenai prosedur pengelolaan surat pada sub bagian umum.

40

41

2. Data sekunder
Data sekunder yaitu data yang diusahakan sendiri pengumpulannya oleh
peneliti. ( Marzuky, 2005 : 55). Data sekunder yang didapat dari
Dipenda berupa buku petunjuk teknis pengelolaan surat masuk/ keluar
dan tata naskah pada Dipenda Prov. Jateng, Buku tentang keputusan
Gubernur no 111 mengenai prosedur pengelolaan surat.

D.

Metode Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini metode yang digunakan untuk mengumpulkan
data adalah :
1. Wawancara
Cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang
dikerjakan dengan sistematik dan berlandaskan kepada tinjauan
penelitian (Marzuki, 2005: 56).
Dalam metode wawancara ini data yang dicari mengenai
bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada
Kantor Dipenda Prov Jateng, dan kendala apa saja yang dihadapi
didalam pengelolaan surat masuk maupun surat keluar.
2. Observasi
Observasi adalah pengamatan langsung terhadap objek yang akan
diteliti (Keraf, 1980 : 161). Dalam hal ini penulis melakukan
pengamatan secara langsung mengenai prosedur pengelolaan surat

42

masuk dan surat keluar pada kantor Dipenda Provinsi Jawa Tengah pada
Sub Bagian Umum.
3. Dokumentasi.
Dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel
yang berupa catatan, transkrip buku, surat kabar, majalah, prasasti,
notulen, agenda, dan sebagainya. (Arikunto, 1997 : 236).
Metode ini digunakan untuk memperoleh data yang bersifat
otentik. Dalam metode ini, cara yang digunakanadalah membaca dan
mempelajari literatur, sejarah perusahaan, struktur organisasi, kebijakan
perusahaan,

dan

buku-buku

yang

berhubungan

dengan

pokok

permasalahan yang sedang diangkat dalam proposal ini yaitu tentang

prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

E.

Metode Analisis Data

Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan
metode analisis data secara deskriptif, yaitu mengumpulkan data yang berisi
uraian, paparan, tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu.
Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan
metode analisis diskriptif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun
secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk
mendapatkan deskripsi tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat
keluar pada Dinas Pendapatan Daerah Profinsi Jawa Tengah.

43

BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A.

Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah
a. Sejarah berdirinya Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa
Tengah
Dipenda Provinsi Jawa Tengah dibentuk berdasarkan peraturan
Daerah nomor 7 tahun 2001 tentang pembentukan kedudukan, tugas
pokok, fungsi dan susunan organisasi yang mempunyai tugas pokok
melaksanakan kewenangan Desentralisasi di bidang pendapatan
daerah yang diserahkan kepada pemerintah daerah, melaksanakan
kewenangan dibidang pendapatan daerah yang bersifat lintas
kabupaten / kota melaksanakan kewenangan

kabupaten / kota

dibidang pendapatan daerah yang dikerjasamakan dengan atau

diserahkan kepada provinsi sesuai dengan peraturan perundangundangan yaitu berlaku melaksanakan kewenangan dekonsentrasi
yang dilimpahkan kepada Gubernur dan tugas pembantuan dibidang
pendapatan daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.

43

44

b. Tugas pokok dan fungsi Dinas Pendapatan Daerah Provinsi

Jawa Tengah
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah no 2
tahun 1981, tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Pendapatan Daerah, ditegaskan bahwa Dipenda adalah unsur
pelaksana

pemerintah

daerah

yang

dibentuk

berdasarkan

kewenangan pangkal dan penyerahan urusan lebih lanjut kepada

daerah sebagai urusan rumah tangga daerah dibidang pendapatan
daerah. Dipenda merupakan lembaga teknis daerah yang bekerja
untuk melakukan pungutan guna melaksanakan otonomi ditingkat
provinsi (pencari dana) sebagai pelaksana tugas pemungutan sesuai
dengan UU 18 tahun 1997 dan perubahannya.
Sebagai unsur pelaksana daerah, Dinas Pendapatan Daerah
mempunyai tugas pokok dan fungsi antara lain:
1) Tugas pokok Dipenda :
a) Mengkoordinasikan seluruh usaha pungutan pendapatan
daerah berdasarkan ketentuan-ketentuan
b) Melaksanakan penelitian dan penilaian tata cara pungutan
pajak, retribusi dan pungutan-pungutan lainnya yang menjadi
kewenangan Pemerintah Daerah.
c) Melaksanakan

pungutan

diserahkan kepada daerah.

dari

pusat

yang

urusannya

45

d) Melaksanakan fasilitasi dan pembinaan pungutan-pungutan

yang ada di jawa tengah
e) Melaksanakan penggalian sumber-sumber baru sesuai aturan
yang berlaku
f) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Gubernur
Jawa Tengah
2) Fungsi Dipenda antara lain :
a) Perencanaan anggaran pendapatan dan belanja dinas
b) Perumusan kebijakan teknis dan program kerja
c) Pelaksanaan penyelenggaraan pungutan daerah dan pusat
yang pelaksanaannya diserahkan pada daerah.
d) Pelaksanaan ke tata usahaan bidang tata usaha umum,
kepegawaiaan, perlengkapan dan keuangan.
e) Pelaksanaan koordinasi peningkatan pendapatan daerah
f) Fasilitas dan pembinaan pungutan daerah di jawa tengah
g) Pengaturan

teknis

pelaksanaan

pungutan

daerah

dan

pungutan pusat yang urusannya diserahkan kepada daerah.

c. Susunan organisasi pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi
Jawa Tengah.
Susunan Organisasi pada dinas pendapatan daerah propinsi
jawa tengah terdiri dari:
1) Kepala Dinas

46

2) Bagian Tata Usaha

Bagian

tata

usaha

mempunyai

tugas

pokok

yaitu

menyelenggarakan kegiatan dibidang ketatausahaan/ suratmenyurat, pengelolaan kepegawaiaan, keuangan, perlengkapan,

dan perawatan materil, rumah tangga, hubungan masyarakat dan
perpustakaan.
3) Sub Dinas Pajak
Sub

Dinas

pajak

mempunyai

tugas

pokok

yaitu

menyelenggarakan kebijakan dan pemungutan pajak daerah dan

menyiapkan bahan perhitungan rencana pendapatan pajak dan
penyusunan laporan penerimaan pajak-pajak daerah serta
penyelesaian sengketa pajak / doleansi.
4) Sub Dinas Retribusi
Sub Dinas Retribusi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
administrasi penerimaan atas hasil pungutan Retribusi Daerah
dan melaksanakan pungutan retribusi dari Kabupaten/ Kota yang
diserahkan kepada Propinsi mengadakan koordinasi serta
membuat hasil laporan Retribusi.
5) Sub Dinas pendapatan lain-lain
Sub Dinas pendapatan lain-lain mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan administrasi dan koordinasi dengan instansi
lain dalam hubunganya dengan penerimaan pendapatan lain-lain.

47

6) Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan

Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pengendalian kegiatan pungutan Pendapatan
daerah, Pembiayaan Dinas, Kepegawaian, Perlengkapan /
perbekalan dilingkungan dinas serta melaksanakan pembinaan
teknis administratif dan oprasional.
7) Sub Dinas Perencanaan dan Pengembangan
Sub Dinas Perencanaan dan Pengembangan mempunyai tugas
pokok

menyelenggarakan

kegiatan

dibidang

perencanaan,

penelitian dan pengembangan perumusan kebijakan dan program

kerja dinas, dokumentasi dan statistik.
8) Unit Pelaksana Teknis Dinas
Unit Pelaksana Teknis Dinas mempunyai tugas pokok sebagai
berikut ; Melaksanakan sebagian tugas Dinas Pendapatan daerah
dalam bidang pemungutan pajak daerah, Retribusi Daerah dan
pendapatan lain-lain, melaksanakan tugas lain yang diberikan
kepada Dinas Pendapatan Daerah.
Pada Dinas pendapatan daerah Provinsi Jawa Tengah
pengelolaan surat terjadi di bagian Tata Usaha tepatnya pada Sub
Bagian Umum. Dalam Dinas Pendapatan daerah sub bagian umum
mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut; melaksanakan kegiatan
surat menyurat, kearsipan, penggandaan, ekspedisi, perjalanan
dinasserta rumah tangga, pengaturan sarana transportasi dinas/ bahan
bakar dan menyusun laporan serta menyelenggarakan perpustakaan.

48

2. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor

Dipenda Prov Jateng
Sesuai dengan keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 109 tahun
2003 tentang Pedoman Pengurusan Surat di Lingkungan Pemerintah
Propinsi Jawa Tengah dan Keputusan Gubernur Jawa Tengah nomor 111
tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas dan Papan Nama Instansi Unit
Pelaksanaan Teknis Dinas Provinsi Jawa Tengah, maka diterbitkan
petunjuk teknis pengelolaan Surat dan Tata Naskah Dinas, yang
didalamnya

digariskan

tentang

asas-asas,

sarana

dan

prosedur

pengurusan surat dan Tata Naskah Dinas untuk tercapainya suatu

keseragaman tindakan dalam pengelolaan surat dan kearsipan. Petunjuk
Teknis Pengurusan Surat dimaksudkan untuk memberikan pedoman
dalam pelaksanaan pengurusan surat dilingkungan Dinas dan UPPD
pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Dengan adanya petunjuk teknis pengelolaan surat ini diharapkan
dapat terwujud keseragaman, efisiensi, dan efektifitas dalam penyaluran,
pendistribusian dan pengendalian surat.
a. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
1) Penerima Surat
Dalam melaksanakan tugasnya, Penerima surat dinas melakukan
kegiatan sebagai berikut :
a) Menerima surat yang disampaikan oleh pengantar pos, caraka
dan perorangan.

49

b) Meneliti kebenaran alamat surat, apabila surat salah alamat

segera dikembalikan.
c) Membubuhkan paraf nama dan tanggal pada tanda bukti
penerimaan surat.
d) Mensortir surat masuk berdasarkan kategori surat dinas yang
boleh dibuka, rahasia, pribadi.
e) Membuka sampul/ amplop surat dinas yang kategori non
rahasia :
(1) Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat
dinas, maka sampul / amplop diikut sertakan bersama
surat dinas.
(2) Melampiri Surat dinas dengan Kartu Kendali Surat
Masuk (KKSM) sebanyak rangkap tiga (Putih, Merah,
Kuning ).
(3) Informasi yang diisikan pada KKSM yaitu nomor urut
pencatatan surat, kode klasifikasi sesuai dengan isi
permasalahan surat, indeks berkas, asal surat, tanggal
surat, Nomor Surat, Lampiran dan Isi Ringkas.
(4) Surat Dinas dan KKSM kemudian dilampiri lembar
disposisi yang sudah diisi informasi pada kolom catatan
tentang nomor surat, Tanggal Surat, Asal Surat (dari),
Perihal, dan nomor pencatatan (Agenda surat).

50

(5) Surat Dinas dan KKSM rangkap 2 (kuning dan merah)

yang telah dilampiri lembar disposisi diserahkan kepada
pengarah surat yaitu Pimpinan Dinas / UPPD untuk
mendapat arahan disposisi surat.
(6) Apabila surat, KKSM dan lembar disposisi sudah diisi
disposisinya oleh Pimpinan Dinas / UPPD mak KKSM
dilengkapi informasinya pada kolom pengolah dan
tanggal diteruskan.
(7) Selanjutnya surat, KKSM (merah dan kuning) dan lembar
disposisi diserahkan kepada unit pengolah. Apabila
KKSM warna kuning sudah diparaf oleh petugas (TU unit
pengolah) maka KKSM (kuning) diambil dan disimpan
berdasarkan unit pengolah disusun secara kronologis.
2) Pengarah Surat
Dalam melaksanakan tugasnya, pengarah surat dinas melakukan
kegiatan sebagai berikut:
a) Menerima surat Dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap
dua) dan lembar disposisi dari pengendali surat.
b) Meneliti kebenaran kode klasifikasi, indeks dan isi ringkas
surat
c) Meneliti kebenaran informasi surat dan menentukan arahan
unit pengolah sesuai tujuan surat.

51

d) Menentukan Unit Pengolah pada KKSM dan membubuhi

paraf dan tanggal penyelesaian pada kolom tanggal
penyelesaian surat;
e) Surat, KKSM, dan lembar Disposisi yang telah lenglap diisi
disposisi, kemudian diserahkan ke unit kearsipan (TU) untuk
dikirim ke unit pengolah sesuai disposisi surat melalui
petugas pengirim surat;
Sebagai pengarah surat ;
1. Dikantor Pusat

: Ka. Sub Bagian Umum

2. Di UPPD

: Ka. Sub Bagian Tata Usaha

3) Pengirim Surat
Dalam melaksanakan tugasnya, Pengirim surat dinas melakukan
kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a) Menerima Surat Dinas, KKSM rangkap dua (merah dan
kuning) dan lembar disposisi dari unit kearsipan

untuk

segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.

b) Setelah surat dinas

dan KKSM rangkap dua (merah dan

kuning) dan lembar disposisi diterima dan diparaf

oleh

petugas TU unit pengolah, kemudian KKSM warna kuning

diambil untuk diserahkan kembali pada petugas di unit
kearsipan (TU).
4) Penyimpan Berkas Kartu Kendali Surat Masuk (KKSM)
a) Menerima KKSM kuning yang sudah diparaf oleh petugas
TU unit pengolah.

52

b) Menyimpan KKSM kuning pada kotak kartu kendali

berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.
c) Melakukan layanan pengecekan informasi surat masuk
melalui KKSM (kuning atau putih). Untuk lebih jelasnya
mengenai alur pengelolaan surat masuk pada Dipenda Prov.
Jateng dapat dilihat dari gambar 8.
PIMPINAN UNIT
KEPALA DINAS
KEPALA UPPD

PENGARAH SURAT

PIM. UNIT PENGOLAH

KA. SUB BAG. UMUM

KA. SUB DINAS

KA. SUB BAG. TU

KA. SEKSI

2
SURAT MASUK

CARAKA/ POS

8
6

PENERIMA SURAT
PENGENDALI SURAT

TU. UNIT PENGOLAH

STAF SUB BAG UMUM/ TU

Gambar 8.
Sumber

9
10

PENYIMPAN SURAT

TU. SUB DINAS

PELAKSANA TU/

STAF SEKSI UPPD

UNIT PENGOLAH

Alur Proses Surat Masuk pada Dinas dan UPPD dilingkungan

Dipenda Prop. Jateng
: Petunjuk Teknis Pengelolaan Urat Masuk/ Keluar Dan Tata Naskah
Dipenda, 2005.

Keterangan gambar 8 :
1. Surat masuk diterima melalui sub bagian umum, dan kemudian dilakukan
pencatatan dan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali
(KKSM) rangkap tiga dan dilampiri lembar disposisi.
2. Pada

sub

bagain

umum

dilakukan

pengendalian

surat

dengan

menggunakan kartu kendali dan diberi lembar disposisi dan diserahkan

Kepala sub bagian umum untuk dilakukan pengarahan surat.

53

3. Surat diserahkan Kepala Dinas (untuk surat yang ditujukan Kepala Dinas)
4. Setelah surat dibaca Kepala Dinas surat dikembalikan ke pengarah surat.
5. Surat yang telah didisposisikan/ diarahkan oleh Kepala sub bagian umum
dikembalikan ke staf sub bagian umum untuk diserahkan ke tujuan surat.
6. Surat masuk, KKSM (warna merah kuning) diserahkan ke TU unit
pengolah sesuai isi tujuan disposisi.
7. KKSM warna kuning diserahkan kembali ke sub bagian umum untuk
disimpan.
8. Dari TU unit pengolah surat diserahkan kepimpinan unit pengolah untuk
dilakukan evaluasi dan tindak lanjut dari pimpinan.
9. Dari pimpinan unit pengolah surat dikembalikan ke TU unit pengolah
10. Dan selanjutnya dilakukan penyimpanan/ pengarsipan surat di bagian unit
pengolah tersebut.

b. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur surat keluar dilaksanakan secara sentralisasi melalui unit
kearsipan dibagian Tata Usaha (Sub Bagiab Umum )/ Sub Bagian
Tata Usaha.
1) Kegiatan Pengurusan Surat Keluar Unit Pengolah dilaksanakan
oleh Tata Usaha Unit pengolah dengan kegiatan sebagai berikut:
Melakukan pengetikan net konsep surat keluar yang dibuat oleh
pimpinan unit pengolah ;

54

a) Memintakan pengesahan Surat keluar Kepada pimpinan

Dinas / UPPD.
b) Memintakan penomeran surat keluar dan Cap Dinas kepada
petugas pengendali surat keluar di unit Kearsipan ( Sub
Bagian Umum / Sub Bagian Tata Usaha)
c) Menyerahkan surat keluar kepada petugas pengendali surat
Keluar di unit kearsipan untuk diproses pengendalian dan
pengiriman kealamat tujuan surat.
d) Menerima pertinggal Surat Keluar beserta KKSK merah dari
petugas pengendalisurat keluar, KKSK kuning diberi paraf
untuk disimpan oleh unit kearsipan sebagai bukti telah
melaksanakan pengiriman surat keluar.
e) Menyimpan KKSK merah dan pertinggal surat berdasarkan
subyek masalah. Penyimpanan KKSK merah ini sebagai
bukti pengiriman surat keluar dan sarana bantu penemuan
kembali surat di unit pengolah
f) Menyimpan berkas pertinggal surat di filling Cabinet
memberkas dengan surat masuk di Central File
g) Memberi layanan peminjaman arsip bagi pengguna arsip di
lingkungan Unit Kerja Pengolah.
2) Kegiatan Pengurusan Surat Keluar Di Unit Kearsipan.
Kegiatan pengurusan surat keluar di unit kearsipan dilaksanakan
oleh bagian tata usaha / Sub Bagian Tata Usaha. Dalam

55

melakukan tugasnya, pengendali surat dinas di unit kearsipan

melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a) Menerima surat keluar yang sudah lengkap (jumlahnya surat
sesuai dengan tujuan surat keluar ) dan dapat pengesahan dari
Pimpinan Dinas/ UPPD;
b) Melakukan penomoran dan mencari Cap Dinas pada surat
keluar
c) Mengecek kelengkapan Surat Keluar yang akan diproses
pengiriman kealamat tujuan surat;
d) Mencatat pengendalian surat keluar kedalam kartu kendali
surat keluar (KKSK) rangkap dua (merah dan kuning);
e) Menyerahkan pertinggal surat beserta KKSK merah kepada
petugas TU Unit Pengolah, sedangkan KKSK kuning
dimintakan paraf sebagai tanda bukti bahwa surat keluar
diproses pengiriman kealamat yang dituju
f) KKSK Kuning disimpan berdasarkan alamat surta yang
dituju;
g) Memberi sampul pada surat keluar;
h) Menyerahkan surat keluar yang sudah lengkap kepada
petugas pengirim surat dilengkapi dengan lembar ekspedisi
surat keluar;
i) Mengechek lembar ekspedisi surat keluar bahwa surat keluar
pada hari tersebut sudah terkirim kealamat tujuan surat. Utuk

56

lebih jelasnya tentang alur pengelolaan surat keluar dapat

dilihat dari gambar 9.

PIMPINAN UNIT
KEPALA DINAS
KEPALA UPPD

UNIT PENGOLAH

PENGENDALI &

PENGIRIM SURAT

SUB DINAS / BAG TU

PENOMORAN

SEKSI PADA UPPD

SUB BAG. UMUM

UMUM / STAF SUB

SUB BAG. TU

BAG. TATA USAHA

Gambar 9.
Sumber

STAF SUB BAGIAN

INSTANSI LUAR

Alur Proses Surat Keluar pada Dinas dan UPPD dilingkungan

Dipenda Prop. Jateng
: Petunjuk Teknis Pengelolaan Urat Masuk/ Keluar Dan Tata Naskah
Dipenda, 2005.

Keterangan gambar 9 :
1. Net surat yang sudah diketik dan berbentuk surat dimintakan pengesahan
dari Kepala Dinas.
2. Setelah

surat

disahkan

dan

ditandatangani

Kepala

Dinas

surat

dikembalikan ke unit pengolah untuk digandakan/ copy.

3. Surat keluar dan copyannya dibawa ke sub bagian umum untuk
dimintakan nomor surat dan stempel cap dinas, kemudian dilakukan
pencatatan/ pengendalian surat. Pada bagian ini pencatatan surat tidak
dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada yaitu menggunakan kartu
kendali melainkan hanya menggunakan buku agenda.
4. Copyan surat yang telah bernomor surat dan berstempel cap dinas
dikembalikan ke unit pengolah untuk disimpan sebagai arsip.

57

5. Surat yang sudah siap dikirim diserahkan kepada petugas pengirim surat
dan disertai dengan lembar disposisi.
6.

Surat dikirim ke alamat tujuan surat.

c. Kendala-kendala

yang

dihadapi

oleh

Dipenda

dalam

pengelolaan surat.
Kendala yang dihapi oleh Dinas pendapatan daerah Provinsi
jawa tengah didalam proses pengelolaan surat adalah :
1) Terdapatnya penumpukan surat masuk yang dikarenakan masih
terbatasaya tenaga karyawan atau personil yang menangani surat
masuk pada sub bagian umum.
2) Kurangnya jumlah personil/ karyawan yang mengelola surat dan
masih terbatasnya pemahaman karyawan atau staf bagian
pengelolaan surat mengenai bagaimana pengelolaan surat yang
efektif dan efisien.

B.

Pembahasan
Dalam upaya untuk menjamin tersalurkan dan terkendalinya informasi
dari unit satu ke unit kerja yang lain secara cepat dan aman, perlu diatur
mekanisme penyampaian dan pendistribusian surat. Oleh karena itu
keberadaaan Pedoman Pengurusan Surat sebagai pedoman yang mengatur
aktivitas organisasi dalam menyalurkan dan mendistribusikan surat mutlak
dibutuhkan.

58

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana Prosedur

pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pendapatan
Daerah Provinsi Jawa Tengah , metode yang digunakan dalam penelitian ini
adalah metode wawancara dan observasi, adapun narasumber dari penelitian
ini adalah pegawai pengelola surat masuk pada bagian Umum.
Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam
proses pengelolaan surat masuk dan keluarnya didasarkan atas asas
sentralisasi artinya bahwa setiap surat yang masuk maupun yang keluar
melalui satu pintu. Hal ini sesuai dengan pendapat Wursanto (1991 : 110)
bahwa sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh satu pintu
atau kebijakan satu pintu. Pada umumnya urusan penerimaan surat yang
dipusatkan dianggap lebih baik karena dengan dipusatkannya penerimaan
dan pengiriman surat tersebut dapat menyeragamkan pengurusan surat dan
membawa penghematan dalam arti tidak akan ada duplikasi

dalam

penggunaan alat-alat pengurusannya.

Berdasarkan Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk / Surat Keluar
Dan Tata Naskah Dinas Pada Kantor Dipenda, prosedur surat masuk
meliputi; penerimaan surat, pengecekan surat, penanda tanganan surat
ekspedisi pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarah surat,
pengirim surat, penyimpanan berkas.
Pada kantor Dipenda penerimaan surat baik itu yang disampaikan oleh
pengantar pos, caraka dan perorangan dilakukan pada sub bagian umum,
pada sub bagian ini dilakukan pencatatan surat masuk kedalam buku agenda,

59

pengecekan alamat tujuan surat, pensortiran surat, dan membuka sampul

surat dinas yang dikategorikan non rahasia, dan pada bagian ini pula
pencatatan

kartu

kendali

dilakukan

dengan

menggunakan

sistem

komputerisasi, selain itu juga penggunaan komputerisasi ini dilakukan agar

lebih memudahkan didalam pencarian data/ informasi. Pada kantor Dipenda
Provinsi Jawa Tengah. Pada Dipenda pengarahan surat dilakukan oleh
Kepala Sub Bagian Umum, oleh Kepala Sub Bagian Umum surat dilakukan
pengecekan kembali, dan diarahkan dengan menggunakan lembar disposisi
sesuai dengan isi surat.
Dalam pengiriman surat dari pengarah ke unit pengolah yang dituju
dilakukan oleh pelaksana Sub Bagian Umum, dalam penyerahan suratnya
disertai lembar disposisi dan kartu kendali rangkap dua untuk dimintakan
paraf, untuk warna kuning dibawa kembali

untuk diserahkan kebagian

umum untuk disimpan.

Pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah penyimpanan
suratnya menggunakan asas desentralisasi, menurut Wursanto (1991 : 110)
penyimpanan dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan
kewenangan

kepada

penyelenggaraan

tiap-tiap

penyimpanan

unit

satuan

warkat

kerja

untuk

mengurus

sendiri-sendiri.

Didalam

penyimpanannya Dipenda menggunakan sistim kronologis, menurut

Mulyono (1984 : 12) sistem kronologis/ tanggal adalah sistem penyimpanan
yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Menurut
Moekijat (1982 : 98) sistem kronologis mempunyai kelebihan dan

60

kekurangan antara lain kelebihannya adalah ; berguna apabila tanggal telah

diketahui, baik untuk penggolongan secara keseluruhan, sedangkan
kekurangannya adalah ; tidak selalu cocok (tahun tidak selalu diketahui),
surat-surat yang masuk (diterima) dapat menjadi terpisah dari jawabanjawaban surat yang keluar.
Secara keseluruhan proses prosedur surat masuk pada Dinas
Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah sudah sesuai dengan ketentuan
buku Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat Keluar dan Tata
Naskah Dinas

yang ada, namun dalam pengelolaannya masih terdapat

kendala yaitu masih terjadinya penumpukan surat pada Sub Bagian Umum,
hal ini terjadi dikarenakan terdapat keterbatasa personil.
Sedangkan untuk pengelolaan surat keluar pada kantor Dinas
Pendapatan Daerah meliputi pembuatan net konsep, pengetikan konsep,
penggandaan surat, pengesahan surat, pemberian nomor dan cap dinas,
pengecekan kelengkapan surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian
sampul pada surat dan pengiriman surat.
Pada Dinas Pendapatan Daerah dalam pengelolaan surat keluarnya
terlebih dahulu diawali dengan pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh
unit pengolah yang berkeinginan mengeluarkan surat, dan pengesahan
konsep surat tersebut dilakukan oleh pimpinan unit pengolah. Setelah surat
jadi, dilakukan penggandaan guna sebagai arsip, surat dimintakan
pengesahan dari Kepala Dipenda, kemudian surat dimintakan nomor surat
dan cap dinas pada Sub Bagian Umum dan dilakukan pengecekan dan

61

pencatatan kedalam buku agenda, kemudian pada unit pengolah yang

mengeluarkan surat dicatat sendiri dalam buku agenda pribadi, langkah
selanjutnya adalah pengiriman surat dalam pengiriman surat dilakukan oleh
bagian unit pengolah maupun unit kearsipan tergantung pada tujuan surat,
dan surat dikirim menggunakan kurir atau Kantor Pos.
Dari hasil analisa pada prosedur pengelolaan surat keluar tedapat
ketidak sesuaian antara Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat
Keluar

Dan Tata Naskah Dinas dengan

kenyataan pelaksanaan pada

Dipenda hal ini disebabkan karena masih terbatasnya jumlah personil pada
bagian yang menangani pengelolaan suratnya, selain itu juga karena masih
terbatasnya pemahaman pegawai mengenai pengelolaan surat yang efektif
dan efisien. Pada Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Keluar Dan
Tata Naskah Dinas, didalam pengelolaan surat keluarnya terdapat tahapantahapan dalam pencatatan kartu kendali surat keluar (KKSK), namun
didalam kenyataannya tidak menggunakan kartu kendali surat keluar
sehingga menyebabkan timbulnya kendala pada proses pengecekan surat
keluar karena surat hanya dapat dicek melalui buku agenda yang tidak
memisahkan surat berdasarkan perihal surat. Dengan adanya kendala
tersebut maka dapat disimpulkan bahwa proses pengelolaan surat keluar
masih kurang efisien.

BAB V
PENUTUP

A.

Simpulan
Berdasarkan hasil dari penelitian di Kantor Dinas Pendapatan Daerah
Provinsi Jawa Tengah maka penulis menarik beberapa kesimpulan mengenai
prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar sebagai berikut :
1. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah Prosedur
pengelolaan suratnya menggunakan asas sentralisasi dan pengelolaan
suratnya dilaksanakan berdasarkan dengan berpedoman pada Petunjuk
Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat Keluar Dan Tata Naskah Pada
Dipenda Provinsi Jateng.
2. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah Prosedur
Pengelolaan surat masuknya meliputi : penerimaan surat, Pengecekan
surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/
amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartu
kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatan
net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan surat
keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn surat,
pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman
surat. Sedangkan untuk penyimpanan suratnya Dinas Pendapatan Daerah
menggunakan asas desentralisasi
3. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam
pengelolaan surat masuknya masih terdapat kendala yaitu terjadinya

62

penumpukan surat selain itu masih minimnya pemahaman pegawai

mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien sehingga
didalam pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam pengelolaan
surat keluar dengan petunjuk pedoman yang ada yaitu dengan ketidak
pemakaian Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) sehingga dapat
menyebabkan kendala pada proses pengecekan surat keluar.

B.

Saran
Berdasarkan dari hasil penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor
Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah maka penulis memberikan
saran sebagai berikut:
1. Dalam upaya mengatasi terjadinya penumpukan surat masuk diharapkan
Dipenda untuk segera menambah personil dalam penanganan surat pada
sub bagian umum
2. Pada Kantor Dipenda Provinsi Jateng diharapkan memberikan
kepelatihan pada pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang
efektif dan efisien, dan diharapkan dalam pengelolaan suratnya
dilakukan berdasarkan pedoman petunjuk yang ada, selain itu
diharapkan juga diterapkannya komputerisasi pada surat keluar agar
dengan adanya komputerisasi diharapkan pengelolaan surat keluar dapt
dilakukan secara efektif dan efisien.
3. Mengingat pentingnya surat bagi suatu instansi atau organisasi maka
diharapkan lebih memperhatikan lagi SDM yang dimilikinya

agar

didalam pelaksanaan pengelolaan suratnya mendapatkan hasil yang lebih

maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 1997. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.

Jakarta: Rineka Cipta.
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Gubernur jawa tengah. 2003, Perdoman pengurusan surat : Semarang; badan arsip
Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Hadi, Sutrisno. 2000, Metodelogi Research. Yogyakarta : Andi
Keraf, Gorys. 1980, Komposisi. Nusa Indah. Yayasan Kanisius
Marzuki. 2005. Metodologi Riset. Yogyakarta: BPFE-UII
Moekijat. 1982, Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni
Mulyono, Sularso, dkk. 1984, Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty
Silmi, Sikka Mutiara. 2002, Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta :
Absolut
Sugiarto, Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Salatiga : Gaya Media
Sutarto. 1981, Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada Universitas
Press
Widjaja, A. W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali
Wirladihardjo, H. Moeftie. 1991, Pedoman Administrasi Umum . Jakarta : Balai
Pustaka
Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius
----.2005. Petunjuk Tekhnis Pengelolaan Surat masuk/keluar dan Tata naskah
Dinas pada Dipenda Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Dipenda Prov
Jateng.