SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

PERUSAHAAN GAJAH SEMARANG

TUGAS AKHIR
Untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi
pada Universitas Negeri Semarang

Oleh
Apik Setia Dinanusa
3351303066

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2007
i

PENGESAHAN KELULUSAN

Tugas Akhir ini dipertahankan di depan Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada :
Hari

Tanggal

Penguji Tugas Akhir

Ketua

Anggota

Drs. Partono Thomas, M.S

NIP. 131125640

Drs. Subkhan
NIP. 131686738

Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Semarang

Drs. Agus Wahyudin, M.Si.

NIP. 131658236

ii

PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir ini telah disetujui oleh Pembimbing untuk diajukan ke Sidang Panitia
Ujian Tugas Akhir pada:

Hari

Tanggal

Pembimbing

Drs. Partono Thomas, M.S

NIP. 131125640

Mengetahui,
Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Semarang

Drs. Sukirman, M.Si.

NIP. 131967646

iii

PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil
karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain, baik sebagian atau
seluruhnya. Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini
dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang, April 2007

Apik Setia Dinanusa

NIM. 3351303066

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Motto
1. Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan (QS Alam
Nasyrah 5)
2. Jalani hidup ini dengan penuh keikhlasan, insya Allah tidak ada
beban dalam hidupmu.
3. Banyak harapan tercipta dari rasa sabar, banyak kemungkinan
tercipta dari rasa ikhlas, banyak keajaiban tercipta dari rasa tulus.

Persembahan
1. Keluarga besarku yang tercinta
2. Seseorang yang kusayangi
3. Almamaterku

SARI

Apik Setia Dinanusa. 2007. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Perusahaan
Gajah Semarang. Akuntansi D3 Fakultas Ekonomi. Universitas Negeri Semarang.
58 hal.
Kata Kunci: Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas,
Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah penting, mengingat
kas adalah aktiva yang mudah berubah dibandingkan dengan aktiva lain, sehingga
kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu siap sedia untuk
digunakan. Karena sifat kas yang likuid, maka kas mudah digelapkan sehingga
diperlukan pengendalian intern terhadap kas dengan memisahkan fungsi-fungsi
penyimpanan, pelaksanaan dan pencatatan. Pada sistem pengendalian intern yang
baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek sedangkan untuk
pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya relatif
kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem
impres.
Permasalahan yang akan dibahas adalah (1) Bagaimana sistem akuntansi
pengeluaran kas melalui cek pada Perusahaan Gajah Semarang? (2) Bagaimana
sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil pada Perusahaan Gajah
Semarang?. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) Sistem akuntansi
pengeluaran kas melalui cek pada Perusahaan Gajah Semarang (2) Sistem
akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil pada Perusahaan Gajah
Semarang.
Obyek kajian dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi pengeluaran kas
pada Perusahaan Gajah Semarang. Subyek kajian dalam penelitian ini adalah
Perusahaan Gajah Semarang yang berlokasi di jalan Jatingaleh Trangkil No 85
Semarang. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi,
metode wawancara, metode dokumentasi. Sedangkan metode yang digunakan
dalam menganalisa data adalah metode deskriptif kualitatif.
Hasil penelitian memberikan informasi pada penulis tentang: (1) Fungsi
yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas melalui cek adalah fungsi
jurnal, fungsi utang dan fungsi kasa. Dokumen yang digunakan Bukti kas keluar,
permintaan cek. Catatan akuntansi yang digunakan Jurnal pengeluaran kas dan
register cek. Prosedur yang digunakan prosedur permintaan cek, prosedur
pembuatan bukti kas keluar, prosedur pembayaran kas dan prosedur pencatatan
pengeluaran kas. (2) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
melalui dana kas kecil adalah fungsi pemegang dana kas kecil, fungsi yang
memerlukan pembayaran tunai, fungsi jurnal, fungsi pemeriksa intern. Dokumen
yang digunakan bukti kas keluar dan kartu buku besar. Catatan akuntansi yang
digunakan jurnal pengeluaran kas, jurnal pengeluaran dana kas kecil. Prosedur
yang digunakan prosedur pembuatan bukti kas keluar, prosedur pembayaran dana
kas kecil, prosedur pencatatan pengeluaran dana kas kecil.
Dari hasil kajian diatas dapat diambil kesimpulan antara lain sistem
akuntansi pengeluaran kas melalui cek sudah cukup baik namun masih ada sedikit

vi

kekurangan yaitu pada pembayaran seharusnya kreditur ketika menerima cek juga
menerima satu bukti kas keluar, akan tetapi pada Perusahaan Gajah kreditur tidak
menerima bukti kas keluar. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan dana kas
kecil dilaksanakan dengan cara fluktuasi dalam fungsi kasir merangkap sebagai
fungsi pemegang dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil tidak
menggunakan permintaan pengisian kembali kas kecil.
Saran yang dapat penulis sampaikan yaitu sebaiknya pembuatan bukti kas
keluar dirangkap 3 sehingga pihak yang memerlukan dana tunai dan kreditur
memiliki bukti penerimaan atas pembayaran Perusahaan Gajah. Penyelenggaraan
dana kas kecil sebaiknya menggunakan metode imprest atau sistem dana tetap.

vii

PRAKATA

Alhamdulillahirobbilalamin. Puji syukur Penulis ucapkan kehadirat Allah

SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penyusunan
Tugas Akhir dengan judul Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Perusahaan
Gajah Semarang dapat terselesaikan.
Tugas Akhir ini terselesaikan atas bimbingan, petunjuk, saran dan bantuan
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati dan ketulusan,
Penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. H. Sudijono Sastroatmodjo, M.Si. Rektor Universitas Negeri
Semarang.
2. Drs. Agus Wahyudin, M.Si. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Semarang
3. Drs. Sukirman, M.Si. Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Negeri Semarang.
4. Drs. Partono Thomas, M.S Dosen pembimbing yang dengan kesabarannya
telah memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam penulisan
Tugas Akhir ini.
5. Bapak Bronto, Sales Manager ; Mba Neni Pujiastuti, Staf administrasi beserta
semua karyawan Perusahaan Gajah Semarang yang telah berkenan
memberikan informasi dan data-data guna penulisan Tugas Akhir ini.
6. Teman-teman sekar biru kos yang senantiasa memberi semangat bagi Penulis.

viii

7. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu yang telah
membantu dalam penyusunan laporan ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun sehingga
Tugas Akhir ini mendekati sempurna. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca.

Semarang, April 2007

Penulis

ix

DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i
PENGESAHAN KELULUSAN ...................................................................... ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING .................................................................. iii
PERNYATAAN................................................................................................ iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN................................................................... v
SARI .................................................................................................................. vi
PRAKATA ........................................................................................................ viii
DAFTAR ISI..................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR........................................................................................ xii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah...............................................................................
1.2 Perumusan Masalah .....................................................................................
1.3 Tujuan dan Kegunaan ..................................................................................
1.4 Sistematika Penulisan Tugas Akhir .............................................................

1
4
6
7

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ............................................................. 9
2.1.1 Pengertian Sistem................................................................................ 9
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi .............................................................. 10
2.1.3 Pengertian Kas .................................................................................... 11
2.2 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek ......................................... 12
2.2.1 Fungsi yang Terkait ............................................................................ 12
2.2.2 Dokumen yang Digunakan.................................................................. 13
2.2.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan.................................................... 14
2.2.4 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem ....................................... 15
2.2.5 Unsur Pengendalian Intern.................................................................. 16
2.2.6 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Cek... 18
2.3 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil....................... 21
2.3.1 Metode Pencatatan............................................................. ................. 21
2.3.2 Fungsi yang Terkait........................................................................ .... 22
2.3.3 Dokumen yang Digunakan.................................................................. 24
2.3.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan.................................................... 25
2.3.5 Prosedur yang Digunakan.................................................................... 26
2.3.6 Prinsip-prinsip Pengendalian Intern.................................................... 27
2.3.7 Bagan Alir Prosedur permintaan dan Pertangung Jawaban pengeluaran
kas kecil dalam sistem dana kas kecil ................................................. 28

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian..........................................................................................
3.2 Objek Kajian ................................................................................................
3.3 Metode Pengumpulan Data ..........................................................................
3.4 Metode Analisis Data..................................................................................

30
30
30
31

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian ............................................................................................ 32
4.1.1 Gambaran Umum Perusahaan Gajah Semarang ................................. 32
4.1.2 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melelui Cek pada Perusahaan Gajah
Semarang............................................................................................. 36
4.1.2.1 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan ................ 36
4.1.2.2 Fungsi yang terkait.................................................................. 37
4.1.2.3 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem ........................... 38
4.1.2.4 Unsur Pengendalian Intern...................................................... 39
4.1.2.5 Bagan Alir Sistem Akuntansi.................................................. 40
4.1.3 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui Dana kas kecil pada
Perusahaan Gajah Semarang ............................................................... 45
4.1.3.1 Dokumen dan Catatan yang Digunakan.................................. 45
4.1.3.2 Fungsi yang terkait.................................................................. 46
4.1.3.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ........................... 47
4.1.3.4 Unsur Pengandalian Intern...................................................... 48
4.1.3.5 Bagan Alir Sistem Akuntansi.................................................. 49
4.2 Pembahasan...................................................................................................
4.2.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui Cek pada Perusahaan Gajah
Semarang.............................................................................................. 52
4.2.2 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui Dana kas kecil pada
Perusahaan Gajah Semarang ............................................................... 55
BAB V PENUTUP
5.1 Simpulan ...................................................................................................... 60
5.2 Saran............................................................................................................. 61
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Bagan alir Prosedur pencatatan utang dengan account payable system
dan pengeluaran kas dengan cek
Gambar 2.2 Bagan alir Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban
pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuatingfund-balance system
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan Gajah Semarang
Gambar 4.2 Bagan alir dokumen sistem akuntansi pengeluaran kas melalui cek
pada Perusahaan Gajah Semarang
Gambar 4.3 Bagan alir dokumen sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana
kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang

xii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian

2. Simbol untuk pembuatan bagan alir dokumen (Document flowchart)

xiii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Penerapan sistem akuntansi dalam sebuah perusahaan dapat
mengoptimalkan

biaya

operasional

yang

dikeluarkan

dan

dapat

mengefektifkan jumlah tenaga kerja yang dimiliki. Salah satu sistem

akuntansi yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem pengeluaran kas.
Sistem ini menangani pengeluaran kas yang terjadi secara rutin pada sebuah
perusahaan. Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah
penting, mengingat kas adalah aktiva yang mudah berubah dibandingkan
dengan aktiva lain, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas
dan selalu siap sedia untuk digunakan.
Kas dilihat dari sifatnya merupakan aktiva yang paling lancar dan
hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Kas
merupakan komponen penting dalam kelancaran jalannya kegiatan
operasional perusahaan. Karena sifat kas yang likuid, maka kas mudah
digelapkan sehingga diperlukan pengendalian intern terhadap kas dengan
memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksanaan dan pencatatan.
Selain itu juga diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi
pengeluaran kas. Tanpa adanya pengendalian intern akan mudah terjadi
penggelapan uang kas.

Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, manajemen

harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki
tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Apabila perumusan
tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit
untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
Sebagai contoh, bila dua orang petugas bagian penjualan menggunakan satu
buah peti penyimpan uang yang sama dan terjadi kekurangn kas, maka akan
sulit untuk mencari petugas mana yang telah melakukan kesalahan.
Biasanya mereka akan saling menyalahkan, dan saling melempar tanggung
jawab. Untuk mengatasi hal semacam itu, manajemen dapat menyediakan
peti penyimpan uang yang khusus untuk setiap petugas, atau salah satu
petugas diberi tanggung jawab untuk menangani pemberian uang kembali.
Pengendalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedurprosedur yang memadai untuk melindungi pengeluaran kas. Dalam
merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip
pokok pengendalian intern. Pertama, harus terdapat pemisahan tugas secara
tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas
dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas.
Hal ini diperlukan agar petugas yang bersangkutan dengan transaksi kas
tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan kas,kecuali bila mereka
bersekongkol. Kedua, semua penerimaan kas hendaknya disetorkan
seluruhnya ke bank secara harian. Dirancang agar petugas yang menangani
kas tidak mempunyai kesempatan untuk menggunakan kas perusahaan

untuk keperluan pribadi. Ketiga, semua pengeluaran kas hendaknya

dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang kecil
jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas
kecil. Dimaksudkan agar semua transaksi kas memiliki pencatatan yang
terpisah dan dilakukan oleh pihak diluar perusahaan (ekstern). Hasil
pencatatan yang dilakukan oleh bank dituangkan dalam laporan bank yang
dapat dijadikan konfirmasi atas catatan yang dilakukan oleh perusahaan.
Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas
harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang
jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk
menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk,
maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan
transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam
pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan akuntansi.
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa
berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal
ini tergantung pada berbagai faktor, seperti besarnya perusahaan, jumlah
karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya.
Perusahaan Gajah Semarang yang berlokasi di Jalan Jatingaleh
Trangkil No. 85 Semarang adalah salah satu perusahaan manufaktur yang
bergerak di bidang penjualan yaitu kacang atom. Dalam menjalankan
usahanya agar berjalan efektif sebaiknya memperhatikan sistem pengolahan
yang menyangkut segala aktivitas dan kegiatan perusahaan diantaranya

mengenai pengeluaran kas. Sedangkan pengeluaran kas digunakan untuk

membiayai kebutuhan perusahaan itu sendiri seperti pembayaran utang
perusahaan atas pembelian, pembayaran gaji dan upah karyawan serta
biaya-biaya lainnya. Sehingga untuk dapat mempertanggung jawabkan
laporan terutama mengenai pengeluaran kas, maka harus disesuaikan antara
besarnya pengeluaran kas dengan hal-hal yang menyebabkan pengeluaran.
Pada sistem pengendalian intern yang baik mengharuskan setiap
pengeluaran kas dilakukan dengan cek, sedangkan untuk pengeluaran kas
yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil)
dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem
impres. Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya
pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan
memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga (dalam hal ini bank) untuk ikut
serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Catatan kas perusahaan dapat
dicek ketelitiannya dengan cara membandingkannya dengan rekening koran
bank yang diterima secara periodik dari bank oleh perusahaan.
Dengan unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem kas yang
mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank seluruh penerimaan kas,
pengeluaran kas dengan cek, dan penyelenggaraan dana kas kecil dengan
imprest system, maka perusahaan dapat memanfaatkan catatan pihak bank
untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Dengan sistem pengendalian
intern ini, transaksi penerimaan kas yang dicatat dalam jurnal penerimaan
kas dapat direkonsiliasi dengan setoran yang tercantum dalam rekening

Koran bank, dan transaksi pengeluaran kas yang dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas (atau register cek) dapat direkonsiliasi dengan cek yang
diuangkan ke bank, yang tercantum dalam rekening Koran bank.
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:524)
sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi empat macam, yaitu
sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system, sistem
pengeluaran kas dengan cek dalam One-time voucher payable system
dengan cash basis, sistem pengeluaran kas dengan cek dalam One-time
voucher payable system dengan accrual basis (full-fledged voucher payable
system), dan sistem pengeluaran kas dengan cek dalam build-up voucher
payable system.
Berdasarkan penelitian pengeluaran kas pada Perusahaan Gajah ini
diharapkan dapat memberikan gambaran bagi perusahaan tentang sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan baik. Sistem akuntansi merupakan
organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,2001:3). Oleh karena
itu perusahaan dituntut untuk dapat menjalankan sistem akuntansi dengan
baik dan kontrol internal yang dapat menjamin pengawasan terhadap kas
agar kas tidak disalah gunakan karena kas mudah dipindah tangankan.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk menyusun
Tugas Akhir dengan judul SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
PADA PERUSAHAAN GAJAH SEMARANG.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan maka permasalahan
dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas melalui cek pada
Perusahaan Gajah Semarang ?
2. Bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil
pada Perusahaan Gajah Semarang ?

1.3. Tujuan dan Kegunaan

1.3.1. Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah yang diuraikan, maka
penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengeluaran kas melalui cek
pada Perusahaan Gajah Semarang.
2. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengeluaran kas melalui
dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang.

1.3.2. Kegunaan
a. Kegunaan Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas
pengetahuan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas
khususnya sistem pengeluaran kas pada Perusahaan Gajah
Semarang.

b. Kegunaan Praktis
1. Bagi Penulis
Sebagai bahan masukan sehingga dapat menerapkan
perpaduan yang tepat antara praktik dan keadaan teoritis
yang diperoleh dari bangku kuliah khususnya bidang
sistem akuntansi.
2. Bagi Universitas
Sebagai bahan referensi di perpustakaan Universitas
Negeri Semarang serta menambah informasi mengenai
sistem akuntansi pengeluaran kas.
3. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian

ini

diharapkan

dapat

memberikan

informasi yang dapat digunakan oleh Perusahaan Gajah

Semarang

dalam

melaksanakan

kegiatan

yang

berhubungan dengan pengeluaran kas.

1.4. Sistematika Penulisan Tugas Akhir

Dalam suatu penulisan laporan ada sistematika laporan demi
terwujudnya suatu penulisan yang baik dan menggambarkan laporan yang
hendak diuraikan. Adapun sistematika laporan yang dikemukakan dalam
laporan ini adalah:
a. Bagian pengantar tugas akhir berisi: judul tugas akhir, halaman
pengesahan, motto dan persembahan, kata pengantar, daftar isi, daftar
gambar, daftar lampiran.

b. Bagian utama tugas akhir terdiri dari:

BAB I

: Pendahuluan
Bab ini menguraikan tentang latar belakang, perumusan
masalah, tujuan dan kegunaan, sistematika penulisan
tugas akhir.

BAB II

: Landasan Teori
Bab ini menguraikan tentang pengertian sistem akuntansi
pengeluaran kas, sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan cek, sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
dana kas kecil.

BAB III

: Metode Penelitian
Bab ini menguraikan tentang lokasi penelitian, objek
kajian, teknik pengumpulan data, metode analisis data.

BAB IV

: Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini menguraikan tentang hasil penelitian dan
pembahasan.

BAB V

: Penutup
Bab ini menguraikan simpulan dan saran.

c. Bagian Pelengkap
Dalam bagian ini menerangkan mengenai daftar pustaka dan lampiran.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

2.1.1. Pengertian Sistem
Setiap sistem akan dapat dipahami jika dipandang sebagai
satu keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
berkaitan. Dengan adanya sistem maka kegiatan operasional
perusahaan di harapkan berjalan lancar dan terkoordinir sehingga
dapat mencapai hasil yang diharapkan.
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan
satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi,2001:2)
Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponenkomponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang
bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. (Hall,2001:5)
Dari berbagai pengertian diatas maka dapat diambil
kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang erat
hubungannya satu dengan yang lainnya,yang berfungsi bersama
untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan adanya sistem maka
penyelenggaraan sistem operasional perusahaan diharapkan dapat
terkoordinasi sehingga memperoleh hasil yang diinginkannya.

10

2.1.2. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan
laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan. (Mulyadi,2001:3)
Sistem akuntansi adalah formulir catatan persediaan yang
digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan
ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam
bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk
mengawasi usaha. (Baridwan,1999:4)
Menurut Chairul Maron sistem akuntansi merupakan
gabungan dari formulir-formulir, catatan, prosedur-prosedur dan
alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan
usaha, dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan
yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya atau
untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
sistem akuntansi merupakan formulir, catatan, prosedur, dan alatalat yang digunakan untuk mengolah data mengenai kesatuan
ekonomis yang bertujuan menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan
perusahaan.

11

2.1.3. Pengertian Kas

Kas adalah suatu alat pertukaran dan juga digunakan
sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca kas merupakan
aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir
pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
(Baridwan,2001:85)
Kas adalah nilai uang kontan yang ada di simpan dalam
perusahaan beserta pos-pos lain yang dalam jangka waktu dekat
dapat di uangkan sebagai alat pembayaran kebutuhan finansial yang
mempunyai

sifat

paling

tinggi

tingkat

likuiditasnya.

(Gitosudarmo,1992:61)
Berdasarkan dari konteks di atas yang dimaksud sistem
akuntansi pengeluaran kas adalah merupakan kesatuan yang
melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain, yang
digunakan dalam perusahaan untuk menangani pengeluaran yang
berasal dari pembelian barang atau jasa baik secara tunai maupun
kredit.

2.2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek

2.2.1. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan cek adalah:
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

12

Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya

untuk pembelian jasa dan untuk perjalanan dinas), fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi
(bagian utang). Permintaan cek harus mendapat persetujuan dari
kepala fungsi yang bersangkutan.
2. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta
otorisasi atas cek, dan mengirim cek kepada kreditur via pos atau
membayar langsung kepada kreditur.
3. Fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi
akuntansi bertanggung jawab atas:
1. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan
persediaan.
2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dan jurnal pengeluaran
kas atau register cek.
3. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada
fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum
dalam dokumen tersebut.
4. Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan
kas secara periodic dan mencocokkan hasil perhitungannya

13

dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas

dalam buku besar).

2.2.2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen

yang

digunakan

dalam

sistem

akuntansi

pengeluaran kas dengan cek adalah:

1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
kepada bagian kassa sebesar yang tercantum dalam dokumen
tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat
pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula
sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
2. Cek
Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan
dokumen untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek.
3. Permintaan Cek
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi
yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi
untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran
kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari
transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis

14

permintaan cek kepada bagian akuntansi (bagian utang) untuk

kepentingan pembuatan bukti kas keluar.

2.2.3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Jurnal Pengeluaran Kas (cash disbursement journal)
Dalam pencatatan utang dengan account payable
system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal
pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal
pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari
pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.
2. Register Cek
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, untuk
mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: Register
bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar
digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register
cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek.

2.2.4. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem

1. Sistemn akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak
memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini:

15

1. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

2. Prosedur pembayaran kas
3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
2. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan
cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur permintaan cek
Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran
mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi
permintaan cek.
2. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada
fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang
tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek
tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen
tersebut.
3. Prosedur pembayaran kas
Dalam prosedur ini fungsi kas mengisi cek, meminta tanda
tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan
mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya
tercantum pada bukti kas keluar.
4. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat pengeluaran
kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

16

2.2.5. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kassa sejak awal sampai akhir
tanpa campur tangan dari fungsi lain.
Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang.
4. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan
persetujuan dari pejabat yang berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode
pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti
kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung
yang lengkap.
Praktek yang sehat
6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran
kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah
transaksi pengeluaran kas dilakukan.

17

8. Penggunaan rekening Koran bank (bank statement), yang

merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek
ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern yang
memerlukan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan
penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah
bukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil
pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas
melalui dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarakan
dengan impress system.
11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang
ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas

yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada

diperjalanaan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.

13. Kasir diasuransikan.
14. Kasir dilengkapi dengan alat alat yang mencegah terjadinya
pencurian terhadap kas yang ada ditangan.
15. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian
kasa

18

2.2.6. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan

Cek
Kegiatan atau proses dari sistem akuntansi dapat dilihat
secara umum melalui bagan alir dokumen, yang mendiskripsikan
urutan peristiwa dari sistem yang dijalankan.

19

20

Keteranagan:
Bagian Jurnal.
1.

Menerima FDP dari bagian pembelian, kemudian dicatat dalam

jurnal pembelian.

2.

FDP diserahkan kebagian utang.

3.

Menerima FDP dan DP dari bagian kasa kemudian dicatat dalam

jurnal pengeluaran kas.

4.

FDP dan DP dikirim kebagian utang.

Bagian Utang.
1. Mnenerima FDP dari bagian jurnal kemudian dicatat dalam kartu
utang.
2. FDP disimpan dalam arsip sementara sesuai tanggal jatuh tempo.
Setelah faktur jatuh tempo FDP diserahkan kebagian kasa.
3. Bagian utang menerima FDP dan DP dari bagian jurnal, kemudian
dicatat dalam kartu utang (mengurangi utang), FDP dan DP
disimpan dalam arsip permanen sesuai nomor urut.
Bagian Kasa.
1. Menerima FDP dari bagian utang, kemudian menyiapkan cek dan
meminta otorisasi atas cek.
2. Mengirimkan cek kepada kreditur.
3. FDP dan DP diserahkan kepada bagian jurnal untuk dicatat dalam
jurnal pengeluaran kas.

21

2.3

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil

2.3.1. Metode Pencatatan
Menurut
memungkinkan

Mulyadi

penyelenggaraan

pengeluaran

kas

dengan

dana
uang

kas

kecil

tunai

dapat

diselenggarakan dalam dua cara:

1. Sistem saldo berfluktuasi
Penyelenggaraannya dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening
Dana Kas Kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit
rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening
ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah
sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit
rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening
Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
2. Impres Sistem
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat
dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana
kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan
sebelumnya, kecuali jika saldo yang ditetapkan tersebut telah
dinaikan atau dikurangi.

22

2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal

(sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Buktibukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam
arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas
kecil.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah
yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.
Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan
dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit
rekening kas.

2.3.2.

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:
1. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta
otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek atas pemegang dana kas
kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat
pengisian kembali dana kas kecil.
2. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
1. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya
dan persediaan.
2. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

23

3. Pencatatan

kembali

dana

kas

kecil

dalam

jurnal

pengeluaran kas atau register cek.

4. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fundbalance system)
5. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada funsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga
bertanggung

jawab

untuk

melakukan

verifikasi

kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang

dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas
kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari
pejabat tertentu yang di tunjuk dan permintaan pengisian
kembali dana kas kecil.
4. Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas
kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil
perhitungan dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung
jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit)
terhadap saldo dana kas kecil yang ada ditangan pemegang
dana kas kecil.

24

2.3.3.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen

ini

berfungsi

sebagai

perintah

pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas

sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, dalam sistem
dana

kas

kecil,

dokumen

ini

diperlukan

pada

saat

pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali

dana kas kecil.
2. Cek
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas
kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi
pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti
telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsip
oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana
kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil
untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas
kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada
pemegang dana kas kecil.

25

5. Permintaan pengisian kembali dana kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil
untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas
keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam
pengisian dana kas kecil dengan impres sistem,jumlah yang
diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah
sejumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum
dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam
arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil
dengan fluctuating-fund-balance system, pengisian kembali
dana kas kecil didasari dengan kebutuhan pengeluaran uang
tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.

2.3.4.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil
adalah:
1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal)
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini
digunakan

untuk

mencatat

pengeluaran

kas

dalam

pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali

dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas
keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.
2. Register Cek

26

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini

digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan
untuk pembentukan dan pengisian kembali dana ks kecil.
3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas
kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi
sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat
pengeluaran dana kas kecil.

2.3.5.

Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

Menurut Zaki Baridwan prinsip-prinsip pengendalian intern
meliputi:
1. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditulis dengan tinta,
ditandatangani oleh orang yang menerima uang dan kemudian
di cap lunas.
2. Dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap (impres
system) dan pemenuhan kembalinya harus dengan cek.
3. Pemeriksaan terhadap kas kecil harus dilakukan dengan
interval waktu yang berbeda-beda dan tidak diberitahukan
sebelumnya. (Baridwan,1991:203)

2.3.6.

Bagan alir Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban

pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan
fluctuating-fund-balance system

27

II.

Pemegang Dana Kas Kecil

Pemegang Dana Kas

Kecil

Bagian Jurnal

Bagian

Kartu

Mulai

Biaya
Membuat
permintaan
pengeluaran kas
kecil

PPKK

PPKK

PPKK

DP
PPPK
BPKK

Menyerahkan
uang pada
PPKKpeminta 1

2
PPKK

DP
2

Membuat bukti
pengeluaran kas
kecil

DP

Memeriksa
pertanggung
jawaban
pemakaian dana
kecil

Mengeluarkan
uang dan
mengumpulkan
bukti pendukung
N

DP
PPPK
BPKK

PPKK

Jurnal
pengeluaran
kas

BPPK
Bersama dengan
penyerahan uang
tunai

BPKK

5
2
4
PPKK
BPKK
DP

:Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

:Bukti Pengeluaran Kas Kecil
:Dokumen Pendukung

A
3

Gambar 2 : Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Kas Kecil

Dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuting Fund Balance System

Dikembali
pemakai d
kecil setel
cap lunas

28

BAB III
METODE PENELITIAN

3.1. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dalam penyusunan Tugas Akhir ini dilaksanakan di Jalan
Jatingaleh Trangkil No. 85 Semarang.

3.2. Objek Kajian

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini objek yang akan di teliti adalah
Perusahaan Gajah Semarang.

3.3. Metode Pengumpulan Data

a.

Metode Observasi
Observasi merupakan cara pengumpulan data dengan cara
melakukan pencatatan secara cermat. Dalam metode ini penulis
melakukan peninjauan langsung pada Perusahaan Gajah Semarang.

b. Metode Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara
bertanya langsung (berkomunikasi langsung) dengan responden. Dalam
metode ini dilakukan wawancara dengan pihak yang terkait dengan
sistem akuntansi pengeluaran kas.
c.

Metode Dokumentasi
Dokumentasi merupakan suatu istilah yang digunakan untuk
menyatakan seluruh industri, program-program dan naratif, yaitu

28

29

mencangkup segala sesuatu yang tertulis mengenai sebuah sistem

informasi. Dalam metode ini data yang berupa catatan-catatan yang
berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas pada Perusahaan
Gajah Semarang.

3.4. Metode Analisis Data

Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai yang diharapkan dalam
penyusunan Tugas Akhir ini, maka data yang telah terkumpul akan
dianalisis dengan analisis kualitatif dengan langkah pengumpulan data-data
yang diperlukan sesuai dengan kriteria serta hal-hal yang diperlukan dalam
satu pendekatan.
Penyajian data penelitian ini dipergunakan metode deskriptif
kualitatif yaitu teknik analisis yang berupa mendiskripsikan atau
mengungkapkan keadaan yang menjadi fokus penelitian yaitu sistem
akuntansi pengeluaran kas.

BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui Cek pada Perusahaan Gajah
Semarang
Pengeluaran Kas melalui Cek pada Perusahaan Gajah Semarang
bertanggung jawab dalam transaksi pembayaran kepada supplier, dan kewajibankewajiban perusahaan yang harus dibayar melalui kerjasama dengan bank.

4.1.1. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui
Cek pada Perusahaan Gajah Semarang
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkan uang melalui
rekening bank sesuai yang tertera di dalamnya. Bukti kas keluar dicetak
rangkap 2. Lembar 1 diarsipkan bersama dengan dokumen pendukung
dalam Bukti Kas Keluar, lembar ke 2 diarsipkan untuk dicocokkan dengan
ledger card pada akhir periode (akhir bulan).
2. Cek
Cek digunakan untuk memerintah bank melakukan pembayaran sejumlah
uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek.

31

4.1.2. Catatan yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui
Cek pada Perusahaan Gajah Semarang
1. Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat
transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat
pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber
yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas
adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.
2. Register Cek
Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang
dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

4.1.3

Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui Cek
pada Perusahaan Gajah Semarang
1. Fungsi yang memerlukan Pengeluaran Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembayaran hutang dagang kepada
supplier, sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah direkap oleh
bagian hutang. Fungsi ini kemudian menyiapkan bukti kas keluar.
2. Fungsi Hutang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat utang yang diinformasikan
dari bagian pembelian, yang harus dibayar melalui pengeluaran kas, dan
menyiapkan dokumen pendukung terhadap tagihan dari supplier.

32

3. Fungsi Jurnal
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pengeluaran dalam
kas.
4. Fungsi Account and Finance Controller
Sebelum proses pembayaran kepada supplier dilakukan, bukti kas keluar
diajukan kepada fungsi ini untuk mendapatkan otorisasi.

4.1.4

Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

melalui Cek pada Perusahaan Gajah Semarang
1. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Bagian pengeluaran kas membuat bukti kas keluar dengan dasar faktur
dari supplier beserta dokumen pendukung yang telah jatuh tempo yang
dikirimkan oleh bagian hutang dagang. Setelah bukti kas keluar disiapkan
bagian pengeluaran kas kemudian menyiapkan bukti cek.
2. Prosedur Pembayaran Kas
Pembayaran kas yang dilakukan melalui cek oleh fungsi pengeluaran kas,
setelah menyiapkan bukti kas keluar kemudian meminta cek dari bagian
Account and Finance Controller, kemudian cek diisi dan dimintakan
otorisasi kepada fungsi Account and Finance Controller. Setelah cek
diotorisasi cek dikirimkan kepada kreditur.
3. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas

33

Bukti kas keluar yang telah diproses pembayarannya dicatat oleh bagian
jurnal.

4.1.5

Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui

Cek pada Perusahaan Gajah Semarang
1. Organisasi
a. Bagian Pengeluaran Kas, bagian kas, dan bagian cash on hand
diselenggarakan.
b. Transaksi pembayaran dilakukan oleh fungsi Pengeluaran Kas
diteruskan oleh bagian Account and Finance Controller.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Setiap pembayaran hutang dagang harus mendapat otorisasi dari
bagian account and finance controller.
b. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan
dari bagian account and finance controller.
c. Pencatatan dalam jurnal didasarkan pada bukti kas keluar yang telah
mendapat otorisasi dari account and finance controller.
3. Praktik yang Sehat
a. Bukti kas keluar dan dokumen pendukung setelah proses pembayaran
dilakukan harus diberi cap paid dan date paid oleh bagian
Pengeluaran Kas.

34

b. Semua pembayaran yang dilakukan menggunakan cek dilaksanakan

dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran.
c. Semua nomor cek dipertanggungjawabkan kepada bagian account and
finance controller.
4.1.6

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluran Kas melalui Cek pada Perusahaan
Gajah Semarang
Pembayaran dengan menggunakan cek pada Perusahaan Gajah dilakukan
apabila terdapat kesepakatan dengan kreditur tentang perihal proses
pembayaran yang harus dibayar melalui cek. Cek yang akan digunakan untuk
membayar kreditur dipegang oleh bagian account and finance controller.
Apabila akan melangsungkan proses pembayaran Bagian Pengeluaran Kas
meminta cek dari bagian account and finance controller selanjutnya oleh
Bagian Pengeluaran Kas disiapkan dan dimintakan otorisasi pada bagian
account and finance controller yang setidaknya ditandatangani oleh dua orang
dari bagian account and finance controller. Pada gambar di bawah ini
disajikan bagan alir dokumen sistem akuntansi pengeluaran kas melalui Cek
pada Perusahaan Gajah Semarang:

35

36

37

Keterangan:
Bagian Hutang
1. Menerima FDP dari bagian pembelian kemudian disimpan dalam arsip
sementara sesuai dengan tanggal jatuh tempo bersama DP.
2. Setelah tanggal jatuh tempo FDP dan DP dikirim pada bagian pengeluaran
kas.
Bagian Pengeluaran Kas
1. Setelah menerima FDP dan DP dari bagian hutang kemudian menyiapkan
bukti kas keluar rangkap 2, dan menyiapkan cek dan memintakan otorisasi
atas cek.
2. FDP, DP, BKK dan cek dilanjutkan pada bagian account and finance
controller untuk dimintakan otorisasi atas cek.
Bagian Account and Finance Controller
1. Setelah menerima cek, BKK, FDP, dan DP kemudian memberikan otorisasi
atas cek setelah memeriksa dokumen-dokumen pendukungnya.
2. Cek, BKK, FDP, dan DP dikembalikan pada bagian pengeluaran kas.
Bagian Pengeluaran Kas
1. Setelah BKK, FDP, dan DP dari bagian account and finance controller, yang
telah dibayar kemudian diberi cap paid dan date paid.
2. Cek dikirimkan pada kreditur.
3. BKK, FDP dan DP diserahkan pada bagian jurnal untuk diposting.

38

Bagian Jurnal
1. Setelah menerima BKK dan DP segera diposting dalam jurnal pengeluaran
kas melalui program akuntansi komputer yang secara otomatis akan tersimpan
arsip BKK.
2. BKK dan DP dikembalikan pada bagian pengeluaran kas untuk diarsipkan.

Pembahasan:
Sistem akuntansi pengeluaran kas melalui cek pada Perusahaan Gajah
dilaksanakan dengan baik. Dokumen yang digunakan berupa bukti kas keluar dan
cek, yang perlu ditambahkan yaitu bukti kas keluar pada Perusahaan Gajah
dicetak sebanyak rangkap 2, sebaiknya BKK dibuat rangkap 3, yaitu untuk
diberikan kepada pihak kreditur, karena pada Perusahaan Gajah pada sistem
pembayaran melalui cek, kreditur hanya diberikan cek tanpa bukti kas keluar.
Catatan akuntansi yang digunakan adalah jurnal pengeluaran kas dan
register cek. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas melalui
cek pada Perusahaan Gajah sudah efektif, yang mana terdiri dari fungsi
pengeluaran kas, fungsi hutang, fungsi jurnal dan fungsi account and finance
controller.
Unsur pengendalian intern pada sistem akuntansi pengeluaran kas melalui
cek sangat baik, yaitu adanya pemisahan antara bagian pengeluaran kas, bagian
kas dan bagian cash on hand. Setiap pembayaran yang akan diproses harus
diotorisasi oleh account and finance controller. Pencatatan dalam jurnal

39

pengeluaran kas berdasarkan pada bukti kas keluar yang telah diotorisasi. Setelah
proses pembayaran dilakukan harus diberi cap paid dan date paid. Cek yang
dikeluarkan ditulis nama perusahaan penerima. Semua nomor cek
dipertanggungjawabkan pada account and finance controller. Dari pengeluaran
kas melalui cek pada Perusahaan Gajah adapun kelebihan dan kekurangan
tersebut adalah sebagai berikut:
Kelebihan:
1. Bagian account and finance controller ikut berpartisipasi langsung dalam
proses pembayarannya, sehingga hal ini menjadikan unsur pengendalian
intern yang dilaksanakan sangat efektif.
Kekurangan:
1. Pada pembayaran kas dengan cek pada Perusahaan Gajah ada sedikit
kekurangan yaitu seharusnya kreditur ketika menerima cek, juga menerima
satu bukti kas keluar, akan tetapi pada Perusahaan Gajah kreditur tidak
menerima bukti kas keluar. Sehingga bukti kas keluar seharusnya dibuat
dalam rangkap 3.

40

4.2 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui Dana kas kecil pada Perusahaan
Gajah Semarang
Dana kas kecil Perusahaan Gajah Semarang digunakan untuk
membiayai pengeluaran-pengeluaran yang dinilai relatif kecil dan tidak efektif
bila dibayar dengan cek. Dalam setiap pengisian kembali dana kas kecil,
jumlahnya sesuai dengan besar pengeluaran yang terjadi pada periode sebelum
pengisian kembali. Berikut ini sub-sub sistem akuntansi pengeluaran kas melalui
dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang.

4.2.1 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran kas melalui
Dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang
Dokumen ini digunakan untuk merekam, mencatat dan sebagai bukti
transaksi.
Adapun dokumen dalam dana kas kecil Perusahaan Gajah Semarang
adalah sebagai berikut :
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini disiapkan oleh kasir dana kas kecil ketika akan mengeluarkan
dana tunai sejumlah yang tertera dalam dokumen pendukungnya. Bukti kas
keluar dicetak rangkap dua. Lembar 1 disimpan dalam arsip Cash Payment
Voucher bersama dengan dokumen pendukungnya, dan lembar 2 diarsipkan
dengan nomor urutnya untuk dicocokkan dengan catatan yang terekam
dalam kartu buku besar (Ledger Card).

41

2. Kartu Buku Besar (Ledger Card)

Dokumen ini merupakan daftar penerimaan dan pengeluaran kas yang
terekam dalam fungsi akuntansi komputer Perusahaan Gajah Semarang.
Secara keseluruhan dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi
pengeluaran kas melalui kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang sudah
baik, secara kontrol internal dokumen dokumen yang digunakan dapat
dipakai sebagai pertanggungjawaban.

4.2.2

Catatan yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui

dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang.
Proses pencatatan pada Perusahaan Gajah Semarang dilaksanakan
secara komputerisasi. Adapun catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas melalui dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang
yaitu :
1. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal)
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam
pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai
dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar
yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.

42

4.2.3. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui dana
kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang yaitu :
Bagian atau fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
melalui dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang yaitu :
1. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas pengelolaan dana kas kecil dan
mempertanggungjawabkannya kepada bagian Account and Finance
Controller.
2. Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai
Fungsi ini yang mengajukan permintaan pengeluaran dana kas kecil
dengan menunjukkan dokumen pendukung kepada pemegang dana kas
kecil, dokumen pendukung biasanya berupa faktur, nota pembelian,
kwitansi, order pembelian dan dokumen lainnya.
3. Fungsi Jurnal
Fungsi

ini

bertanggung

jawab

dalam

pencatatan

ketika

terjadi

pembentukan pengeluaran dan pengisian dana kas kecil.

4. Fungsi Account and Finance Controller
Fungsi ini meminta kepada pemegang dana kas kecil untuk memberikan
pertanggungjawaban atas pengelolaan dana kas kecil secara harian, tetapi
fungsi ini sewaktu-waktu dapat meminta pertanggungjawaban mendadak
kepada pemegang dana kas kecil.

43

4.2.4. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

melalui dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang yaitu :
Bagian kas Perusahaan Gajah Semarang dalam pengisian kembali
tidak menggunakan cek, melainkan menerima dana tunai dari bagian cash on
hand. Jadi jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi dana kas kecil
pada Perusahaan Gajah Semarang tidak memerlukan permintaan cek. Jaringan
prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas pada Perusahaan
Gajah Semarang yaitu :
1. Prosedur pembuatan Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar dibuat oleh kasir kecil ketika akan mengeluarkan dana
tunai, sebesar jumlah yang tercantum dalam dokumen pendukung yang
dibawa oleh bagian yang memerlukan pengeluaran dana kas kecil.
2. Prosedur Pembayaran Dana Kas Kecil
Pembayaran dana kas kecil diserahkan pada bagian yang memerlukan
pengeluaran kas setelah mendapatkan otoritas dari fungsi Account and
Finance Controller.
3. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Dana Kas Kecil
Pengeluaran dana kas kecil dicatat oleh bagian jurnal dalam cash
disbursement journal.

4.2.5. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui
Dana kas kecil pada Perusahaan Gajah Semarang.

44

Pengendalian Intern digunakan untuk mengontrol dan pengawasan terhadap

sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil pada Perusahaan
Gajah Semarang.
1. Organisasi
a. Fungsi pemegang dana kas kecil terpisah dengan bagian cash on hand.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil dilaksanakan
oleh bagian dana kas kecil, bagian cash on hand dan bagian account
and finance controller.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus disetujui oleh kepala bagian
akuntansi dan mendapat otorisasi dari fungsi account and finance
controller.
b. Pencatatan dalam cash disbursement journal sesuai dengan bukti kas
keluar yang telah diotorisasi oleh bagian account and finance
controller.
3. Praktik yang sehat
a. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya yang telah dibayar
harus dibubuhi cap Paid dan Date Paid oleh bagian pemegang dana
kas kecil setelah transaksi dilakukan.
b. Secara periodik jumlah fisik dana kas kecil yang ada pada pemegang
dana kas kecil dicocokkan dengan catatan akuntansinya.

45

c. Kasir dana kas kecil dilengkapi dengan box save dana tunai yang
kuncinya hanya dipegang oleh kasir dana kas kecil.

4.2.6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas melalui Dana kas kecil pada
Perusahaan Gajah Semarang
Sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil pada
Perusahaan Gajah Semarang secara bagan alir digambarkan sebagai berikut di
bawah ini:

46

Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Melalui Dana Kas Kecil
pada Perusahaan Gajah Semarang

47

Bagian yang Memerlukan Pembayaran Tunai

1. Bagian yang memerlukan pembayaran tunai menunjukkan Dokumen
Pendukung pada pemegang dana kas kecil.
2. Setelah mendapat dana tunai kemudian bagian ini menandatangani bukti kas
keluar pada kolom Accepted, dan menyerahkan bukti kas keluar pada
pemegang dana kas kecil. Diteruskan pada bagian jurnal.
Bagian Pemegang Kas Kecil
1. Bagian pemegang dana kas kecil mengeluarkan dana tunai berdasar dokumen
pendukung dan membuat bukti kas keluar rangkap 2.
2. Bukti kas keluar setelah diotorisasi oleh bagian account and finance controller
kemudian dimintakan tanda tangan bagian yang memerlukan pembayaran
tunai, kemudian diberi cap paid dan date paid.
3. Bagian pemegang kas kecil setelah menerima bukti kas keluar dari bagian
jurnal kemudian menyimpan bukti kas keluar lembar 1 dengan dokumen
pendukung pada arsip Perusahaan Gajah sesuai dengan nomor urut. Lembar
ke 2 bukti kas keluar disimpan untuk dicocokkan dengan catatan ledger card.
Bagian Jurnal
1. Menerima bukti kas keluar dengan dokumen pendukungnya.
2. Kemudian dicatat dalam cash disbursement journal secara komputerisasi,
secara otomatis akan tercatat dalam arsip online.
3. Bukti kas keluar dikembalikan pada bagian dana kas kecil untuk diarsipkan.

48

Pembahasan :
Sistem dana kas kecil pada Perusahaan Gajah dilaksanakan secara
fluktuasi, secara teoritik pelaksanaan dana kas kecil yang baik dilakukan dengan
sistem dana tetap, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan terhadap pengendalian
internnya. Sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil pada
Perusahaan Gajah secara umum baik, tetapi ada beberapa hal yang perlu
ditambahkan yaitu dari dokumen yang digunakan pada Perusahaan Gajah bukti
kas keluar dicetak rangkap 2, lembar 1 diarsipkan dengan dokumen
pendukungnya sedangkan lembar 2 digunakan untuk mencocokkan dengan
catatan kartu buku besar (ledger card), sedangkan lembar ke 3 diusulkan yaitu
untuk diberikan kepada bagian yang memerlukan dana tunai.
Catatan akuntansi yang digunakan adalah cash disbursement journal
merupakan jurnal pengeluaran kas Perusahaan Gajah tidak memerlukan catatan
register cek karena proses pengisian dana kas kecil melalui bagian cash on hand.
Fungsi yang terkait sudah sesuai dengan standar sistem akuntansi pengeluaran kas
dana kas kecil.
Unsur pengendalian intern Perusahaan Gajah terkategori baik melihat dari
adanya pemisahan fungsi akuntansi, setiap pengeluaran kas yang harus diotorisasi
oleh bagian account and finance controller, bukti kas keluar yang telah dibayar
diberikan cap paid and date paid secara periodik diadakan pencocokan saldo
kas dari segi fisik dan catatan, kasir kas juga dilengkapi dengan box save untuk
menyimpan uang dari kemungkinan terjadinya pencurian.

49

Dari pembahasan diatas dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem
akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil pada Perusahaan Gajah. Adapun
kelebihan dan kekurangan adalah sebagai berikut:
Kelebihan :
1. Sistem akuntansi pengeluaran kas telah dilaksanakan melalui proses
komputerisasi.
2. Memiliki unsur pengendalian intern yang baik.
3. Melibatkan fungsi atau bagian account and finance controller dalam setiap
transaksi pembayaran.
Kekurangan :
1. Sistem dana kas kecil yang dilaksanakan diselenggarakan secara fluktuasi
sistem.
2. Pembuatan kas keluar hanya rangkap 2, sehingga pihak yang memerlukan
pembayaran tunai tidak menerima bukti kas keluar.

50

BAB V
PENUTUP

5.1

Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya,
maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek pada Perusahaan Gajah
Semarang sudah cukup baik namun masih ada sedikit kekurangan pada
pembayaran seharusnya kreditur ketika menerima cek juga menerima
satu bukti kas keluar, akan tetapi pada Perusahaan Gajah kreditur tidak
menerima bukti kas keluar. Sehingga bukti kas keluar seharusnya dibuat
dalam rangkap 3.
2. Sistem

akuntansi

pengeluaran

kas

dengan

dana

kas

kecil

penyelenggaraannya dilakukan dengan cara sistem saldo berfluktuasi,

dalam pelaksanaan pengeluaran kas dengan dana kas kecil masih ada
perangkapan tugas yaitu fungsi kasir merangkap sebagai pemegang dana
kas kecil. Dalam pengisian kembali dana kas kecil tidak menggunakan
permintaan pengisian kembali kas kecil.

60

61

5.2. Saran
1. Perusahaan

Gajah

Semarang

sebaiknya

mengadakan

fungsi

pengendalian intern yang bertugas mencocokkan hasil perhitungan

dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.
2. Penyelenggaraan dana kas kecil sebaiknya menggunakan metode
imprest atau sistem dana tetap.
3. Pembuatan bukti kas keluar sebaiknya dalam rangkap 3 sehingga pihak
yang memerlukan dana tunai dan kreditur memiliki bukti penerimaan
atas pembayaran Perusahaan Gajah.