Modul 1

Pengantar Sistem Informasi

Berbasis Komputer
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) :
Setelah mempelajari modul ke-1, mahaiswa diharapkan mampu :

Menjelaskan jenis-jenis sumberdaya utama yang tersedia pada suatu

organisasi/perusahaan.

Menjelaskan pentingnya pengelolaan informasi.

Menjelaskan perkembangan teknologi informasi (TI).

Menunjukkan pengguna dan pelaku sistem informasi (SI).

Menjelaskan tingkatan manajemen dan hubungannya dengan informasi;

Menjelaskan tugas dan peran dari seorang manajer.

Menjelaskan pengertian sistem.

Menjelaskan perbedaan antara data dan informasi.

Menjelaskan perkembangan SI berbasis komputer (Computer Based

Information Sistems CBIS) dan komponen-komponennya.

Menjelaskan pengembangan CBIS

1. MANAJEMEN INFORMASI
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada
kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode
yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu
melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan
kemakmuran suatu negara.
Hal.1

Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena

adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan
tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi,
dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa
informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori
sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :

Manusia

Material

Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis
atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat tidak akan pernah habis.
Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh
karena itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan
secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha
penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen
informasi, yakni berupa :

Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat
segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi

Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin

Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan

kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan

bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk
yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.
Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya
dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh
Hal.2

informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat,
disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam
sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi.
Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :

Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua

terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun.
Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam

wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut
ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA,
WTO, dan lain-lain.

Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam

kehidupan ini telah banyak diterapkan bar code scanners di pasar swalayan,
sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed
circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.

Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan
lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara
jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce).
Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba
tepat waktu (just in time).

Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan
oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang
hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian
atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas
perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas
serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

Hal.3

Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :

Trend Manajemen Data
Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen

File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu

untuk beberapa aplikasi

untuk corporate data files (diperlukan

database sistems)

Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.

Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data

Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan

secara

tersentralisasi

(terpusat)

kini

menjadi

pengolahan

data

terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer

yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
Ditinjau dari Segi Asal Data

Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari
Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .

Ditinjau dari Segi Jenis Data

Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga

menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya
melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus
meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil
pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang
berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau
expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.

Trend Komunikasi

Ditinjau dari Luas Cakupan

Hal.4

Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal

lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal
tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat
Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi
akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communicationbased information sistem).

Ditinjau dari Infrastruktur

Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk

Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.

Gambar 1.1. Penggunaan Mainframe

Hal.5

Gambar 1.2. Model Jaringan Komputer

Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi

Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka
penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information
and Communication Technology ICT) akan terus bergerak dari

Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan
yang sangat luas

(Wide Area Network

aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.

Hal.6

- WAN). Dengan demikian

Gambar 1.3. Model Sistem Jaringan Global (WAN)

Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah,
yang

tadinya

menggunakan

media

kabel

(Cabling)

kini

bisa

menggunakan media tanpa kabel (wireless).

Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung

Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan

peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa
dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga
media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta
juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer /
microprocessor (computer-based equipment)

Hal.7

Gambar 1.4. Komputer dan peripheralnya

2. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai
administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti
pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan.
Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output
tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen
(SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer
memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan
Hal.8

menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara
khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang
memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan
outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar
perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para
pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan
pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi
meliputi :

Manajer

Non-manajer

Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para
pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada
di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada
perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen,
yaitu :

Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas
keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama
beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab
untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar
tujuannya tercapai.

Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)

Merupakan

manajer

tingkat

bawah,

yang

bertangung

jawab

menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer

ditingkat yang lebih tinggi.
Hal.9

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk

penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok
besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga
dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan
bentuk penyajian informasi masing-masing tampak pada Gambar 1.5 dan Gambar 1.6.

Gambar 1.5. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Sumber Informasi

Hal.10

Gambar 1.6. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Bentuk Penyajian Informasi

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau
perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat
berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian
bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :

Bidang fungsional keuangan (Finance

Bidang fungsional jasa informasi (Information services)

Bidang fungsional pemasaran (Marketing)

Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)

Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya

bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya. Gambar 1.7
memperlihatkan hubungan tersebut dalam suatu perusahaan manufaktur.

Hal.11

Gambar 1.7.
Keberadaan Manajer pada Semua Tingkatan dan Bidang Fungsional
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :
1.

Perencanaan (Planning

2.

Penataan atau pengorganisasian (Organizing)

3.

Penyusunan Staf (Staffing)

4.

Pengarahan (Directing)

5.

Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran
jangka

pendek,

menengah

dan

panjang).

Kemudian,

mereka

melakukan

pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf

organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan
Hal.12

sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya

mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan
fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang
berlainan. Pada Gambar 1.8 menyatakan bagaimana tingkatan manajemen dapat
mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen.

Gambar 1.8. hubungan tingkatan manajemen dengan fungsi manajemen

Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih
belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan
kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry
Mintzberg : Managerial roles) :

Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :

Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;

Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan

melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;

Hal.13

Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di

luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan
masalah-masalah yang ada.

Informational roles (aktivitas informasi) :

Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;

Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada

orang lain di dalam unitnya;

Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga

kepada orang-orang di luar unit pimpinan dan orang disekitarnya.

Decisional roles (aktvitas keputusan) :

Entrepreneur (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang

cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;

Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada

kejadian-kejadian tidak terduga;

Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan

pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit
bawahannya;

Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di

dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian
banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1.

Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa

berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit
lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media
yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer
memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media
komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.

2.

Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan

yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses
pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan
Hal.14

(decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative

tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam
proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
Kaitan kedua bentuk keahlian tersebut tampak pada Gambar 1.9.

Gambar 1.9. Informasi dan dua bentuk keahlian yang mendasar

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai
pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1.

Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan

komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.

2.

Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan

informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.

Misi Sistem Informasi :

Hal.15

Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan

memanfaatkan teknologi informasi.
Tujuan Sistem Informasi :
Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement)

3.

SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk

mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari
sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang
ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.
Setiap

sistem

memiliki

batas-batas

luar

yang

memisahkannya

dari

lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama,
namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses
transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui

arus sumberdaya.

Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;

Supersistem atau suprasistem;

Terkadang sulit untuk membedakan membedakan apakah suatu bagian termasuk

subsistem atau supersistem. Untuk membedakannya dapat digunakan pedoman berikut :
a.

harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan
sistem atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan
sistem ?

Hal.16

b.

Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan

terhadap suatu sistem ?

Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut
dapat dikatakan sebagai subsistem.
Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik

Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan

informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses
sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan

pekerjaan yang rinci;

Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;

Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;

Melihat keterkaitan antar unit;

Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

Data Vs Informasi
Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang
keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan
angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek,
kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun
eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai.
Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga
mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah
data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.
Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non
komputer, atau kombinasinya.
Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.

Hal.17

4.

Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan

tersebut yaitu :

Fokus awal pada Data (electronic data processing EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping
machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para
manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

Fokus baru pada Informasi (management information sistem MIS)

Seiring

denga

diperkenalkannya

generasi

baru

alat

penghitung

yang

memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk

kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang
berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk
menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil
informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan
serta diambil keputusannya oleh manajer.

Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para
manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah
berkembang

meliputiberagam

aplikasi

seperti

konferensi

jarak

jauh

(teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring,

facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam

Hal.18

menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual

(virtual office).

Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian
penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem
yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang
menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan
untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan
(knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul
terakhir dari materi kuliah SIM.
Manajer

membuat

keputusan

untuk

memecahkan

masalah

dengan

memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun
tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri
dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan.
Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based
information sistem). Gambar 1.10 menunjukkan model CBIS.
Komputer-Based
Information Sistems
(CBIS)
Electronic
Data
Processing

Proble
m

Decision

Management
Information
Sistem

Information

Decision
Support
Sistem
Office
Automation
Sistem

Hal.19

Proble
m
Solutio
n

Expert
Sistem

Gambar 1.10. Pemecahan Masalah dengan CBIS subsistem

Information specialist :
Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan
sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

Sistem analyst

Database administrator

Network specialist

Programmer

Operator

Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan

sistem berbasis komputer, secara diagram nampak pada Gambar 1.11. hal tersebut
menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer.

Databas
e
Adminis
-trator

USER

Sistem
Analys
t

Network
Specialis
t

Information Specialist

Progra
m mer

Hal.20

Opera
-tor

Komputer

Gambar 1.11. Rantai Komunikasi Tradisional

Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru
dan

memperbaiki

sistem

yang

sekarang.

Mereka

merupakan

pakar

dalam

mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer

membantu pemecahan masalah.
Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam
membuat basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi
bagi pemakai. Basis data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan
disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali serta
pengelolaannya.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk
jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang
tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan
telekomunikasi.
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk
membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi
yang diperlukan pemakai.
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe
ataupun mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer,
mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.
End User Computing
Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang
dilakukan oleh pemakai sendiri (user).
Perkembangan metode ini didukung oleh :

Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;

Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;

Hal.21

Perangkat keras yang harganya semakin murah;

Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.

Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi

konsultan.

ISp

Komputer

Use
r

Gambar 1.12. Model End User Computing

Justifikasi dan Pengembangan CBIS
Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi dihitung
berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Selanjutnya pada keadaan
kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan
dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan keadaan Sekarang biaya
komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif.
Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem
yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga,
tetapi seberapa berhagakan laporan tersebut ?
Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah
dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada
periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal
tersebut hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya
Hal.22

ada banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu
adalah hal yang nyaris mustahil.
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam
membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak
menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi.
Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan
subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.
Pengembangan CBIS
Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni
lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus
hidup sistem (system life cycle SLC).
Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :

Tahap Perencanaan,

Tahap Analisis,

Tahap Rancangan,

Tahap Penerapan,

Tahap Penggunaan.

Tahapan tersebut dapat digambarkan seperti nampak pada Gambar 1.13.

Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa
tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas
SLC berulang ialah pemakai CBIS.

Hal.23

Gambar 1.13. Pembangunan dan Pengembangan Sistem Model SLC

Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk
pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas
siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
Seiiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan
mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer
mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan
dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap
demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi digambarkan pada Gambar 1.14.
Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis
informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan
masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik,
merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan
menjaga kemutakhiran sistem.
Fase

Manajer

Information Specialist

Planning

Define problem

Support

Hal.24

Analysis

Control

Sistem study

Design

Control

Design sistem

Implementation

Control

Implement sistem

Use

Control

Make available

Gambar 1.14. Hubungan Perana Manajer dan Spesialis Informasi

5.

Ikhtisar
Informasi adalah salah satu dari 5 (lima) jenis utama suberdaya yang dapat

dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi dapat dikelola.

Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis proses suatu organisasi atau
perusahaan menjadi rumit dan kemampuan komputer berkembang.
Output komputer digunakan oleh manajer, non manajer, dan orang-orang atau
organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat pada semua tingkatan dan
dalam semua bidang fungsional. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi
mereka dan memainkan peran mereka, mereka menambah keahlian komunikasi dan
pemecahan masalah dengan pengetahuan tenatng komputer dan informasi.
Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menurut
satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi dan
output. Sistem yang berhubungan dengan lingkungannya disebut sistem terbuka,
seangkan sebaliknya disebut dengan sistem tertutup.
Tedapat perbedaan antara data dan informasi. Data mencakup fakta dan angkaangka yang relative tidak berarti, kemudian diubah menajdi informasi oleh pengolah
informasi. Sedangkan informasi memiliki arti bagi pemakainya. Pengolah informasi
menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari
sumber-sumber internal dan eksternal dan digunakan dalam membuat keputusan untuk
memecahkan masalah.
Komputer pada awalnya digunakan sebagai sistem informasi akuntasi (SIA)
yang merupakan bagian dari pemrosesan data (EDP), kemudian berkembang kearah
pengolahan informasi (SIM). Selanjutnya berkembang sebagai sistem pendukung
keputusan (DSS), kantor virtual atau otomasi kantor (OA), dan sistem berbasis
Hal.25

pengetahuan (knowledge-based sistems). Kelima bidang aplikasi tersebut membentuk

sistem informasi berbasis komputer (CBIS).
CBIS berkembang melalui tahapan-tahapan perencanaan, analisis, rancangan,
penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem
dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis
informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama, manajerlah yang
bertanggungjawab atas tiap tahap siklus hidup sistem.

6.

Latihan 1:

A.

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat dari empat pilihan yang
tersedia pada soal-soal berikut !

1.

2.

Sumber daya utama secara konseptual yaitu :

A.

Manusia

B.

Uang

C.

Informasi

D.

Metode

Tingkatan manajemen tertinggi akan banyak membutuhkan informasi yang

berasal dari :

3.

A.

Internal

B.

Lingkungan

C.

Internal dan lingkungan

D.

Orang Kepercayaan

Tingkatan manajemen tertinggi akan banyak membutuhkan informasi dengan

bentuk penyajiannya secara :
A.

Ringkas

B.

Rinci

C.

Proporsional

D.

Lengkap
Hal.26

4.

Tingkatan manajemen terendah akan banyak membutuhkan informasi yang

berasal dari :

5.

A.

Internal

B.

Lingkungan

C.

Internal dan lingkungan

D.

Orang Kepercayaan

Tingkatan manajemen terendah akan banyak membutuhkan informasi dengan

bentuk penyajiannya secara :

6.

7.

8.

A.

Ringkas

B.

Rinci

C.

Proporsional

D.

Lengkap

Tugas dari tingkatan manajemen terendah adalah :

A.

Planning, Staffing, dan Organizing.

B.

Controlling dan Directing.

C.

Organizing, staffing dan Controlling.

D.

Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling.

Tugas dari tingkatan manajemen menengah adalah :

A.

Controlling dan Directing.

B.

Planning, Staffing, dan Organizing.

C.

Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling.

D.

Organizing, staffing dan Controlling.

Tugas dari tingkatan manajemen tertinggi adalah :

A.

Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling.

B.

Organizing, staffing dan Controlling.

C.

Planning, Staffing, dan Organizing.

D.

Controlling dan Directing.

Hal.27

9.

10.

Fokus awal dari sistem informasi berbasis komputer (CBIS) adalah :

A.

Sistem penunjang keputusan

B.

Sistem informasi manajemen

C.

Komunikasi

D.

Electronic data processing

Berdasarkan hubungan elemennya, sistem dibagi atas :

A.

Sistem fisik dan sistem konseptual

B.

Sistem terbuka dan sistem tertutup

C.

Subsistem dan suprasistem

D.

Sistem alamiah dan sistem buatan

B.

Jelaskan dengan singkat dan terstruktur pertanyaan berikut !

11.

Jelaskan mengapa SIM sangat diperlukan oleh para manajer dalam melakukan
kegiatannya !

12.

Apa yang dimaksud dengan sistem ?

13.

Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan
contohnya masing-masing ?!

14.

Apakah Data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan !

15.

Jelaskan tugas dari seorang manajer ?

16.

Berikanlah contoh kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk

penyajian informasi !

17.

Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan

berorientasi tujuan !?
Hal.28

18.

Jelaskan tahapan pengembangan sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

dengam menggunakan SLC !

19.

Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan tugas dari seorang

manajer !

20.

Jelaskan peranan manajer dan information specialist dalam pengembangan

sistem informasi berbasis komputer (CBIS) !

7.
[i].

Daftar Referensi
McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall,
New Jersey, 1998.

[ii].

McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems

Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

-----o0o-----

Hal.29