PENGENDALIAN

APOTEK/FAMASI RUMAH
SAKIT

PENGENDALIAN

BARANG

UANG

REGULER

TUNAI

KHUSUS

PIUTANG

Pengendalian Barang Reguler

Cek stock
Pengendalian Harga
Pengendalian Barang Macet
Pengendalian Barang Kadaluarsa

Pengendalian Barang Khusus

Narkotika & Psikotropika

Standarisasi

CEK STOCK
Petugas (AA yang ditunjuk)
Sampling obat
Hitung jumlah (= data di komputer/kartu stock)
Sesuai

Tidak sesuai

Ditelusuri secara manual

Kriteria Barang yang disampling : pareto, fast mov

harga mahal, dan penyimpanan khusus

PENGENDALIAN HARGA
Sampling obat
Survei harga di beberapa apotik kompetitor
HJA hasil survei dibandingkan dengan HJA apotek

HJA Apt < HJA Aptk lain

HJA apt > HJA Aptk lain

Evaluasi dengan melihat data:
HNA + PPN, disc & margin
Penyesuaian

PENGENDALIAN BARANG MACET

Kriteria barang macet : tidak masuk dalam transakasi penjualan selama 3 bulan terakhir dan tidak ada pengeluaran
dari gudang sejak 3 bulan.
Setiap bulan, petugas gudang menerima Data Barang
Macet dari SIM
Petugas Gudang memeriksa kembali : apakah
barang tsb masuk kriteria barang macet, kesesuaian
Jumlah dan jenis barang
Barang macet disimpan berdasarkan produsen/ vendor

Membuat kesepakatan dengan vendor,

Apakah barang dapat dikembalikan / tidak
Ya
Barang macet & faktur
Diserahkan ke Bagian
Pembelian untuk diretur

Dibuat Berita Acara

Retur Barang

Diarsipkan

Tidak

Barang layak jual

Barang dapat dijual
tanpa R/ dokt
Disimpan di etalase
& diusahakan terjual

*Barang tidak layak jual

*Barang tidak dapat dijual
tanpa R/ dokt
Dikumpulkan & dimusnahkan
(kerugian apotik)

PENGENDALIAN BARANG KADALUARSA

Setiap Bulan, SIM mengeluarkan data berupa
Daftar Barang Kadaluarsa 6 bulan ke depan
Untuk Petugas Gudang
Petugas Gudang cek ke etalase dan gudang
Barang ditarik ke gudang & ditandai
Disiapkan faktur pembelian
Barang & faktur diserahkan ke Bag. Pembelian
Proses retur ke vendor

Stage of
medicine
managem
ent
Storage

Distributi
on

The Final Set of Indicators

No

Indicator

Standard Value

Conformity of records to physical checks

on medicine quantity

Turn over ratio

Percentage of medicines placed in shelf

properly

Percentage of damaged and expired

medicine

0%

Percentage of generic medicine use

>80 %

Percentage of outpatient complaints

0%

Percentage of doctors complaints

0%

Time to fill prescription

Percentage of prescription which are not

filled

0%

Percentage of non-formulary medicines

0%

100 %
8 - 12 x
100 %

<30 minutes

Calculation
Indicators

Unit

Calculation

Percentage of medicines
placed in shelf properly

Randomly select 10 medicine items, check the order of purchase,

check the placement of the medicines. The first in (or the first
expired) must be in the front rows. Calculate the number of items
placed incorrectly, divide by 10, x 100%

Percentage of damaged
and expired medicine

Calculate the value of damaged and expired medicine s (Rp), divided

by the total value (Rp) of medicines in stock, x 100 %

Percentage of generic
medicine use

Calculate the number of R/ in generic in the last 1 month, divided by

the total R/ in the respective month, x 100%

Percentage of outpatient
complaints

Interview 30 out-patient exits, calculate the percentage of patients

who are not satisfied with the pharmaceutical services

Percentage of doctors
complaints

Interview 10 doctors on the day of visit, calculate the percentage of

doctors who are not satisfied with the pharmaceutical services

Time to fill prescription

minu
tes

Randomly select 20 out patients in the pharmacy service area,

calculate the average time spent to get the prescription ready

Percentage of
prescription which are
not filled

Calculate the number of prescription filled during the last 10 days,

divided by the total number of prescriptions written during the same
period, x 100%

Percentage of nonformulary medicines

Observe all prescription during the last 10 days, calculate the number
of R/ which is not from the hospital formulary, divided by the total R/
of the same period, x 100%

PENGENDALIAN NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA

Pelayanan di apotek:
Resep masuk
Petugas (AA) menerima dan
menyiapkan obat yang dibutuhkan
Isi kartu stock dan form kendali
pemakaian narkotika dan psikotropika

Obat diserahkan

Kartu stok obat berisi nama, dosis, sediaan obat,

satuan, tanggal dan jam pemakaian, keterangan, jumlah
obat masuk, keluar dan sisa serta paraf petugas.
Form kendali pemakaian narkotika / psikotropika berisi
tanggal, jam obat dipakai, nama dokter yang
meresepkan, nama dan alamat pasien yang memerlukan,
nama, jumlah obat yang digunakan, sisa stok obat serta
acc apoteker ybs.
Form serah terima narkotika / psikotropika antar shift
berisi tanggal, jam serah terima, nama dan jumlah sisa
obat, serta nama dan paraf petugas yang menyerahkan dan
menerima.

 Serah Terima Antar Shift

Akhir shift
Petugas shift sebelumnya menghitung sisa obat
dan mengisi form serah terima antar shift
Petugas shift berikutnya, cek ulang jumlah obat
( bandingkan kartu stock vs form kendali
pemakaian narkotika / psikotropika
sesuai
Masing-masing petugas mesngisi
nama dan paraf di form serah terima

Pengendalian Uang Tunai

Pemeriksaan Pembatalan Penjualan Tunai
Pemeriksaan Retur Barang
Pemeriksaan Uang Setoran

Pengendalian ini dilakukan oleh petugas cek keuangan kontan

(CKK) yang berkoordinasi dengan SIM dan depo pelayanan

PEMERIKSAAN UANG SETORAN (CEK KEUANGAN

KONTAN)
Setiap hari, SIM mengeluarkan data penjualan
transaksi tunai untuk Petugas CKK
Petugas CKK meminta data setoran
kepada petugas akuntansi

Petugas menghitung selisih dari 2 data tsb

Selisih +

Selisih -

Selisih Petugas memeriksa kesesuaian data antara akumulasi

penjualan harian vs resep vs struuk cash register
Hasil pemeriksaan ditulis di form laporan cek
keuangan kontan dan dilaporkan ke Apoteker QA
Periksa & acc Apt QA

Laporan Cek Keuangan Kontan dilaporkan

Kepada Apt yang bersangkutan
untuk ditindaklanjuti
Apt melaporkan hasil
tindak lanjut yg diperoleh

Alur PELAYANAN RESEP di Apotik

Depo
Ada
masalah

R/

Farmasi

Pasien

no

Nomor
tunggu

Skrining Resep
tidak ada masalah

R/

DOKTER

Resep

R/

R/

Persetujuan pasien
Pencetakan etiket
Penyiapan obat +
pemasangan etiket
Pemeriksaan
Penyerahan Obat

Depo
Farmasi

Informasi &
Verifikasi

no

Pasien

QUALITY CONTROL RESEP

(Penanganan Koreksi Resep)
Pelayanan
Resep
PEMERIKSAAN PERTAMA
OLEH APOTEKER FRONT

R/

PENYERAHAN OBAT KE
PASIEN

R/

PEMERIKSAAN KEDUA
OLEH APOTEKER BACK
BETUL

R/

R/

ARSIP
RESEP

R/

SALAH
R/

DISKUSI ANTAR
APOTEKER

KONSULTASI
DOKTER

KOREKSI RESEP

KONFIRMASI
PETUGAS

Menyusul
ke alamat
Pasien

SOUND ALIKE
jantung

LANOXIN

antiulcer
LOSEC
antiemetik, CHLORPRO
antivertigo MAZIN
antipsikotik

LOXONIN

Analgesik,
antirheum
atik.

LASIX
diuretika
CHLORPROP Antidiabet
AMID

antihistami DIPHENHYD DIMENHY

n
RAMINE
DRINAT

Antiemeti
k
antivertigo

HIGH-ALERT
MEDICATIONS

OBAT ANTIDIABETES oral

- Banyak interaksi (warfarin, digoxin,
obat tiroid, beta blocker)
hipoglikemi
- Bila tidak dilakukan perubahan doses
bila pasien diet, exercise
hipoglikemi
- Bila keliru diberikan pada pasien non
diabet hipoglikemi koma.

NOMENCLATURE
Drug misadventure
A broad label applied to adverse drug events,
prescribing errors, medication errors
Adverse drug events
Injuries from a drug related intervention. They
can include prescribing errors, dispensing
errors, medication administration errors
Dispensing error
Deviations from the prescribers order, made
by staff in the pharmacy units
Prescribing error
Mistakes made by the prescriber when ordering
a medication

Terima Kasih Atas

Perhatiannya