KELOMPOK 5

PENGLOLAAN DAN
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
APOTEK

Firdasus Bonang N 17344140

Nella Oktoriyanti 17344141
Rini Novia 17344142
Lalu Deri 17344143
Kegiatan Administrasi di apotek
(Standar pelayanan kefarmasian)
Administrasi umum
Pencatatan, pengarsipan,
pelaporan narkotika, psikotropika
dan dokumentasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
Administraso Pelayanan
Pengarsipan resep, pengarsipan
catatan pengobatan pasien,
pengarsipan hasil monitoring
penggunaan obat.
Kelengkapan Administrasi
Apotek
Blangko pesanan obat
Blangko kartu stock
Blangko salinan resep
Blangko Faktur dan blangko penjualan
Buku Pembelian dan penerimaan serta buku
penjualan dan penerimaan obat
Buku yang bersangkut paut dengan
pembukukan keuangan
Buku catatan nerkotika dan psikotropika
Form laporan obat narkotika dan psikotropika
Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan
Macam laporan yang dibuat
apotek
Laporan pemakaian narkotika dan
psikotropika dan obat-obat yang sering
disalahgunakan per bulan
Laporan statistik resep dan penjualan
obat generik berlogo perbulan
Laporan daftra hadir tenaga kesehatan
Laporan jumlah tenaga farmasi per
tiga bulan
Laporan perpajakan per tahun
Laporan keuangan
Laporan keuangan Apotek
Laporan Harian
- buku penjualan obat OTC, OWA, Resep
Laporan bulanan

- buku kas bulanan

- buku tuslah
- buku embalase
- laporan neraca dan rugi laba
-laporan pajak
Laporan tahunan
- Laporan pajak tahunan(SPT)
- Laporan neraca dan rugi laba
Penyimpanan Sediaan
Farmasi
Berdasarkan sifat khusus obat(pengaruh suhu
penyimpanan, sifat mudah terbakar, dll)
Berdasarkan golongan obat (obat bebas,
keras, psikotropik dan narkotik)
Berdasarkan jenis nama obat(generik atau
obat bermerk dagang)
Berdasarkan farmakologis
Berdasarkan bentuk sediaan
Alfabetis
Berdasarka prinsip First Expired Date First Out
Berdasarkan prinsip First In First Out (FiFo)
Tempat Penyimpanan
Obat
Disimpan dalam wadah tertutup rapat
untuk obat
Disimpan terlindung dari cahaya(tablet,
kaplet, sirup)
Disimpan pada suhu 15-30’C (tablet,
kalet, sirup)
Disimpan pada suhu 5-15’C(minyak
atsiri, salep mata, krim, ovula,
supositoria, tingtur)
Disimpan ditempat dingin suhu 2-8
(vaksin)
Prinsip Penataan Perbekalan
Farmasi
Obat Golongan Narkotika, disimpan diruang
peracikan, dilemari khusus narkotika
Obat golongan psikotropika, disimpan diruang
peracikan, dilemari khusus terpisah dengan
sediaan farmasi yang lain
Obat golongan Keras, disimpan di rang peracikan,
dikelompokkan :
- obat bentuk padat (tablet, kaplet, kapsul, pil)
- obat bentuk semi pada (salep, cream, pasta, jelly)
- obat cairan (sirup)
- obat injeksi (vial, ampul, infus)
- lemari pendingin (caksin, suppositoria, ovula,
injeksi)
Obat HV/OTC, disimpan diruang
penjualan obat bebas, dibagian depan,
perlu diperhatikan :
 Desasin lemari/ rak (fungsional dan
estetika)
 Estetika (seni keindahan dalam menata
dan mendesain rak/lemari obat OTC,
agar menarik bagi konsumen)
 Tataletak/lay out (susunan barang
memberi kenyamanan dan kemudahan
untuk siakses)
 Tanda(petunjuk tempat golongan obat
sesuai fungsinya)
Pengelolaan sedian farmasi yang
rusak dan ED
“sediaan farmasi yang karena sesuatu hal tidak bisa
digunakan lagi atau dilarang digunakan, harus
dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau
dengan cara lain yang ditetapkan Mentari” (kepmenkes
1332/2002)
Sediaan farmasi yang dimaksud :

- sediaan farmasi ED
- sediaan farmasi yang rusak
- sediaan farmasi yang dilarang oleh pemerintah
• Cara :
- dibakar, ditanam, atau cara lain
- dilakukan oleh APA atau Apoteker pengganti dibantu
minimal satu karyawan Apotek
- dibuat berita acra pemusnahan dan dilaporkan ke dinkes
Pengelolaan Narkotika
 Apotek maupun rumah sakit mendapatkan
obat narkotika dari PBF, Kimia Farma sebagai
distributor tunggal
Pemesanan dilakukan dengan menggunakan
SP nerkotika rangkap 4(empat)
ditandatabgani oleh APA dan dilengkapi
dengan SIK (surat Ijin Kerja) serta stempel
Apotek
 Satu lembar SP (surat pesanan) hanya
unutk satu jenis obat nerkotika
 Tiga lembar SP (surat pesanan) dikirim ke
PBF dan satu lember untuk arsip apotek
Lemari Penyimpanan Narkotika
dan Psikotropika
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 3
tahun 2015(pasal 26 (3)) :
a. Terbuat dari bahan yang kuat
b. Tidak mudah dipindahkan dan mempunyai 2
(dua) buah kunci yang berbeda
c. Harus diletakakan dalam ruang khusus disudut
gudangm untuk Instalasi Farmasi Pemerintah
d. Diletakkan di tempat yang manan dan tidak
terlihat oleh umum, untuk Apotek, instalasi FRS,
Puskesmas, IFK, dan lembaga ilmu pengetahuan
e. Kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker
penanggung jawab/Apoteker yang ditunjuk dan
pegawai lain yang dikuasakan.
Fungsi Pengendalian
Menendalikan persediaan agar
selalu tersedia sesuai kebutuhan
dan menghindari stock out dan
stock mati
 barang

Apotek

Pengenda uang
lian
Pelayana
n
kefarmas
ian
Pengendalian barang :
Pengendalian barang reguler
Cek stock
Pengendalian harga
Pengendalian barang Macet
Pengendalian Barang Kadaluarsa

Pengendalian barang Khusus

Narkotika
Psikotropika
 Alat Kontrol
SIM
Konvesional : Kartu Stok, kartu
stelling, buku defecta, dll
Cek dilakukan :
• Cocokan SIM dan Konvensional
• Secara periodik

HET = HNA + PPn 10% + Margin

Apotek 25%
Cek Stock petugas

Sampling
obat

Hitung jumlah (= data dikomputre/kartu stock)

sesuai Tidak sesuai

Telusuri
manual
Barang Macet Kadaluarsa
Kriteriabarang Harus
macet : tidak diminimalisir
masuk dalam karena merupakan
transaksi keruguan bagi
penjualan selama apotek
3 bulan terkhir dan
tidak ada
pengeluaran dari
gudang sejak 3
bulan
Kartu stock obat berisi nama, pabrik, pbf,
tanggal, jumlah masuk, jumlah keluar, sisa,
ed dan keterangan
Form kendali pemakaian
narkotika/psikotropika berisi tanggal, jam
obat dipakai, nama dokter yang
meresepkan, nama dan alamat pasien serta
nomor telp pasien yang memerlukan,
nama, jumlah obat yang digunakan, sisa
stock obat serta acc apoteker
Form serah terima narkotik/psikotropik antar
shift berisi tanggal, jam serah terima, nama
dan jumlah sisa obat, serta nama dan paraf
petugas yang menyerahkan dan menerima
Pengendalian Uang Tunai
Pengendalian ini dilakukan oleh
petugas cek keuangan kontan
(CKK) yang berkoordinasi dengan
SIM dan depo pelayanan
 Pemeriksaan pembatalan
penjualan tunai
 Pemeriksaan retur barang
 Pemeriksaan uang setoran
Pengendalian pelayanan
kefarmasian
o Pelayanan resep
o Pelayanan OWA
o Pelayanan OTC
 Alur palayanan resep di apotek

Depo Farmasi R/ resep R/ Pasien

Ada No
masalah Skrining resep No tunggu
Tdk ada
masalah
Dokter Persetujuan pasien

Pencetakan etiket

Penyiapan obat +
pemasangan etiket

Pemeriksaan

Penyerahan obat
oba
oba Informasi & t
Depo farmasi t Pasien
verifikasi
Pelayanan OWA
OWA adalah obat keras yang dapat
diserahkan oleh apoteker kepada
pasien di apotek tanpa resep dokter
Peran Apoteker dalam pemilihan obat
tanpa resep :
 Membantu masyarakat menegakkan
diagnosa
 Memilih obat
 Membantu menegaskan informasi
 Pemantauan dan penilain hasil terapi
Keawjiban Apoteker dalam
pelauanan OWA :
 Memenuhi ketentuan dan
batasan tiap jemis obat per
pasien
 Membuat catatan pasien dan
obat yang diserahkan
 Memberikan KIE kepada pasien
TERIMAKASIH