Standar Simbol-Simbol Flowchart

dan Penggunaannya
By Eris Kusnadi

Proses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan

yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa
langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja
yang bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti
jika kita menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau
bagan alir. Dr. Deming, orang yang ikut andil memajukan kualitas barang-barang Jepang,
pernah berkata:
Draw a flowchart for whatever you do. Until you do, you do not know what you are doing,
you just have a job (Dr. W. Edwards Deming)
Pentingnya flowchart juga menjadi perhatian Dr. Kaoru Ishikawa, tokoh kualitas
Jepang, dengan menjadikan alat ini sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic
quality tools) yang harus dikuasai oleh para anggota gugus kendali kualitas (quality control
circle). Dalam dokumen standar internasional keluaran ISO, flowchart didefinisikan sebagai:
1. A graphical representation of a process or the step-by-step solution of a problem,
using suitably annotated geometric figures connected by flowlines for the purpose of
designing or documenting a process or program (ISO/IEC 2382-1:1993 Information
technologyVocabularyPart 1: Fundamental terms, 01.05.06).
2. Graphical representation of the definition, analysis, or method of solution of a
problem in which symbols are
used to represent operations, data, flow, equipment, etc. (ISO 5807:1985 Information
processing Documentation symbols and conventions for data, program and system
flowcharts, program network charts and system resources charts, 3.3).
3. A control flow diagram in which suitably annotated geometrical figures are used to
represent operations, data, or equipment, and arrows are used to indicate the
sequential flow from one to another (ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Systems and
software engineeringVocabulary).
Jadi, flowchart adalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan
menggunakan anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval,
dan sebagainya untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan
menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.

Awal Penggunaan Flowchart

Kalau anda pernah mempelajari teknik industri atau scientific management mungkin anda
sudah tidak asing dengan nama Frank Bunker Gilbreth, dia lah orang yang pertama kali
memperkenalkan sebuah metode terstruktur untuk mendokumentasikan aliran proses yang
sering disebut flow process chart di hadapan para anggota ASME (American Society of
Mechanical Engineers) pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul Process ChartsFirst
Steps in Finding the One Best Way. Dalam presentasi Gilbreth tersebut terdapat puluhan
simbol yang kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat macam
simbol , yaitu:
untuk kegiatan operasi
untuk kegiatan pemindahan atau transportasi
untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi
untuk penyimpanan
Kemudian pada tahun 1947, simbol-simbol dalam flow process chart milik Gilbreth
digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol
pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar
yang dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan
aliran proses (operation and flow process charts standard).
Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan
modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk
kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut
standar simbol-simbol tersebut:
Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku,
mengebor, mengetik, dll.
Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya:
memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane,
memindahkan barang dengan tangan, dll.
Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas
material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.
Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di
gudang, barang jadi di staging area, penyimpanan surat-surat, dll.
Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley
menunggu diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk
diarsipkan, dll.

Simbol-Simbol Flowchart yang Umum Digunakan

Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini
mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office
merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchart untuk pengolahan
data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis dengan
template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data.
Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:
Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses.
Umumnya, diberi kata-kata Start, End, Mulai, atau Selesai.
Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi.
Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses
yang lain.
Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan.
Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari
yes dan no atau ya dan tidak yang menentukan bagaimana alur dalam
flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud
terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih rinci.
Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output
proses.
Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam
flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol
yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan
garis.
Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan
untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda.
Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector
menggunakan angka.
Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang
disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau
perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita
harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.

Menggambarkan Flowchart

Flowchart dalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan dalam proses
dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan. Menurut Tague (2005), tujuan
digunakannya flowchart antara lain:

Untuk mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.

Untuk mempelajari perbaikan proses.

Untuk berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses dilakukan.

Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di antara orang-orang yang terlibat
dalam proses yang sama.

Untuk mendokumentasikan proses.

Untuk merencanakan sebuah proyek.

Flowchart yang baik dibuat secara kelompok/team. Anggota kelompok perlu

mendiskusikan dan menyepakati batasan-batasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan
ke dalam flowchart. Pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat
dituliskan dalam bentuk kata kerja yang singkat dan jelas. Masing-masing langkah tersebut
di tulis di dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap
kotak dengan tanda panah sesuai urutan langkah-langkah proses (lihat Gambar 1). Gambar 1
juga menunjukkan bahwa flowchart selalu didahului dan diakhiri simbol terminator, ini
merupakan batasan: Dimana atau kapan proses mulai? Di mana atau kapan proses berakhir?

Gambar 1. Unsur-Unsur Dasar Flowchart

Proses kian kompleks apabila terdapat keputusan yang harus dibuat/diambil, dalam
flowchart simbolkan dalam bentuk wajik yang berisi pertanyaan sederhana yang jawabannya
adalah ya atau tidak seperti dalam Gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2. Pengambilan Keputusan dalam Flowchart

Idealnya sebuah flowchart ditempatkan dalam satu halaman karena dengan visual
tunggal akan memudahkan bagi kita untuk membuat maupun membacanya, tapi terkadang
kita menemui proses yang kompleks dan memiliki banyak langkah sehingga tidak cukup
untuk ditampilkan dalam satu halaman, dimana antar kotak tidak dapat langsung
dihubungkan dengan tanda panah. Simbol off-page connector perlu digunakan sebagai
referensi penghubung flowchart antar halaman sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3 di
bawah ini.

Gambar 3. Melanjutkan Flowchart antar Halaman

Pada proses yang kompleks dan besar mungkin terdapat satu langkah proses yang
dapat dipecahkan lagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Langkah proses tersebut
perlu diberi simbol sub-process yang menandakan secara hirarki terdapat flowchart lain yang
menjelaskan level proses yang lebih rinci, lihat contoh pada Gambar 4.

Gambar 4. Contoh Sub-process

Setelah kelompok selesai menggambarkan flowchart, hasilnya disampaikan dan

ditinjau kembali bersama orang-orang yang terlibat dalam proses untuk melihat apakah
mereka setuju bahwa proses telah dipetakan secara akurat.
Flowchart dimasukkan sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar karena dengan
flowchart kita dapat dengan mudah melakukan perbaikan (improvement). Hal-hal yang perlu
dianalisis dalam flowchart untuk program perbaikan antara lain:

Berapa lama waktu (cycle time) yang diperlukan untuk setiap langkah proses? Apakah
lamanya siklus proses dapat dikurangi?

Apakah terjadi pengulangan proses/rework?

Apakah terdapat langkah-langkah yang tidak perlu/tidak bernilai tambah?

Flowchart merupakan alat yang berlaku untuk umum, yang dapat disesuaikan untuk
berbagai tujuan. Istilah flowchart bisa saja menggambarkan lebih banyak jenis diagram
selain yang ditampilkan dalam tulisan ini, beberapa di antaranya menunjukkan hubungan dan
aliran input/output ketimbang langkah-langkah proses yang berurutan. Flow diagrams, cross
functional flowchart, process flowcharts, interrelationship diagram, dan sebagainya dapat
juga dikategorikan sebagai flowchart.
Pembuatan flowchart bukanlah akhir dari proses. Alat ini perlu dimanfaatkan
sepenuhnya untuk lebih memahami proses dan mengungkap peluang-peluang untuk
perbaikan.

Rujukan:
Deutsches Institut fr Normung. (September 1966). Sinnbilder fr datenflu- und
programmablaufplne. Deutsche Industrienorm DIN 66001. Tiergarten, Berlin: DIN.
Retrieved from http://www.fh-jena.de/~kleine/history/software/DIN66001-1966.pdf
Flowchart. (2011). In ISO/IEC/IEEE 24765:2010(E), Systems and software engineering:
Vocabulary (p. 144, 1st ed.). Switzerland: International Organization for
Standardization.
IBM. (1969). Flowcharting techniques. (C20-8152-1 ed.). New York: IBM, Technical
Publications Department. Retrieved from http://www.fhjena.de/~kleine/history/software/IBM-FlowchartingTechniques-GC20-8152-1.pdf
Straker, D. (n.d.). The quality toolbook. Retrieved from
http://www.syque.com/quality_tools/toolbook/toolbook.htm
Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality
Press. Available from http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?
item=H1224
The Ben Graham Corporation. (1998). Graham process charting symbols. Retrieved from
http://www.worksimp.com/articles/symbols.htm