PEDOMAN KOMUNIKASI

RSU ST. GABRIEL KEWAPANTE

I.

II.

III.

IV.

PENDAHULUAN
RSU St. Gabriel Kewapante melakukan banyak fungsi komunikasi baik
internal maupun eksternal untuk menunjang dan mensosialisasikan
pelayanan yang dilaksanakan. Fungsi komunikasi tersebut tidak hanya
dilakukan oleh salah satu bagian atau bagian tertentu saja, oleh karena itu
perlu menetapkan sebuah pedoman agar semua komunikasi yang
dilakukan sesuai dengan kewenangan / kompetensi yang dimiliki.
Direktur RSU St. Gabriel Kewapante bertanggungjawab memberikan
komitmen dan dukungan untuk membangun system komunikasi internal
maupun eksternal RSU St. Gabriel Kewapante agar dapat menunjang
efektifitas pelayanan yang berorientasi implementasi system manajemen
mutu.
Kepala bagian tata usaha bertanggungjawab membangun system
komunkasi RS Panti Wilasa Dr. cipto dan memastikan komunikasi
terlaksana secara efektif dan efisien untuk mendukung pencapaian tujuan
masing masing maupun tujuan RSU St. Gabriel Kewapante secara
keseluruhan.
PENGERTIAN
1. Komunikasi internal adalah media edukasi , sosialisasi dan informasi
internal RSU St. Gabriel Kewapante .
2. Komunikasi eksternal adalah media edukasi , klarifikasi dan informasi
oleh RS Panti Wilasa Dr. Cipto untuk masyarakat dan lembaga lain.
TUJUAN
1. Membangun komunikasi internal sebagai media edukasi , sosialisasi
dan informasi agar tercipta kerjasama yang solid sehingga aktifitas
semua bagian dan RSU St. Gabriel Kewapante terlaksana secara
efektif dan efisien.
2. Mengembangkan komunikasi eksternal sebagai media edukasi ,
klarifikasi , informasi dan pemasaran dalam rangka menciptakan
kemitraan yang saling menguntungkan.
BENTUK / MEDIA KOMUNIKASI
1. Komunikasi antar personal ( lisan )
Dalam menjalin hubungan kerja dengan komunikasi antar personil baik
pemimpin dengan bawahan , staf dengan staf maupun pelaksana
degan pelaksana dalam satu bagian maupun antar bagian , harus
tetap dalam hubungan yang saling menghormati dan tetap
memperhatikan prinsip prinsip komunikasi sebagai berikut :
a. Komunikasi sebagai sebuah proses harus memperhatikan siapa
yang menyampaikan apa kepada siapa dengan maksud apa
menggunakan media apa dan dengan dampak apa .

b. Pastikan tujuan komunikasi dapat dipahami dengan jelas sebelum

melakukan komunikasi.
c. Komunikasi adalah menyampaikan pesan dengan menggunakan
symbol symbol verbal maupun non verbal.
d. Komunikasi dapat menimbulkan dampak seperti yang diinginkan
maupun dampak yang tidak diinginkan.
e. Dalam komunikasi seringkali tiap orang memiliki arti yang berbeda
untuk symbol yang sama , atau dengan kata lain tiap orang
seringkali member arti yang berbeda dalam tindakan atau kata
kata yang sama.
f. Gunakan umpan balik yang timbul dalam komunikasi untuk
membantu meningkatkan efektifitas dalam komunikasi.
g. Gunakan waktu secukupnya untuk komunikasi antar personal.
h. Bersikaplah ramah , hormat kepada siapapun pada saat
berkomunikasi.
i. Hindari symbol symbol yang dapat menyinggung perasaan orang
lain.
j. Setiap atasan bertanggungjawab untuk membina stafnya dalam
melakukan komunikasi internal agar proses interaksi dalam bekerja
dapat berjalan secara efisien dan efektif.
2. Komunikasi menggunakan media ( cetak / tulisan )
Selain komunikasi secara lisan dan antar personal , komunikasi dapat
dilakukan dengan menggunakan media cetak, beberapa hal yang perlu
diperhatikan :
a. Komunikasi dengan media cetak dilakukan dengan beberapa
pertimbangan , misalnya agar komunikasi dapat terekam dan bisa
disimpan , materi komunikasi bisa disimpan , komunikasi bersifat
formal , komunikasi dapat direncanakan dulu secara lebih
seksama , komunikasi untuk menyampaikan hal hal yang bersifat
rinci / detail.
b. Komunikasi dengan media cetak dapat menggunakan antara lain :
memo, leaflet , brosur , poster , buku , surat , papan pengumuman ,
dst.
c. Rencanakan komunikasi sebelum dilaksanakan , pertimbangkan
aspek aspek yang bersifat penting , kritis , etik dan kerahasiaan.
d. Gunakan kata kata secukupnya , tidak bertele tele dalam
menyampaikan pesan / informasi / instruksi.
e. Untuk komunikasi secara internal bagian bisa menggunakan format
memo.
f. Komunikasi antar bagian atau rumah sakit kepada bagian yang
menggunakan format surat resmi , ber-kop rumah sakit dan stempel
resmi.
g. Penggunaan surat resmi harus memperhatikan atribut atribut
resmi rumah sakit untuk digunakan secara tepat dan benar.
h. Pemasangan pengumuman secara luas kepada seluruh karyawan ,
hanya boleh dilakukan setelah mendapat persetujuan direktur.

i.
j.

Pemasangan pengumuman internal bagian hanya boleh dilakukan

setelah ada persetujuan dari kepala bagian masing masing.
Surat surat selebaran yang berisi pengumuman atau
pemberitahuan / informasi / undangan dsb yang ditempelkan di
papan pengumuman harus mendapat persetujuan dari direktur
atau kabag terkait.

3. Informasi / penjelasan ( lisan )

Informasi / penjelasan langsung dapat dilaksanakan :
a. Direktur RSU St. Gabriel Kewapante pada akhir pertemuan
renungan pagi atau rapat.
b. Informasi / penjelasan yang disampaikan bisa berisi informasi
kegiatan manajemen , evaluasi pelayanan, edukasi , ( penyegaran ,
transfer pengetahuan ) , pembinaan, pendampingan , informasi
tentang rencana kegiatan dll.
c. Informasi / penjelasan dapat disampaikan oleh staf / karyawan
lainnya yang ditunjuk oleh direktur.
4. Sosialisasi dokumen
a. Sosialisasi dokumen secara lisan bisa dilaksanakan oleh direktur ,
staf atau karyawan pelaksana yang ditugaskan.
b. Dokumen yang perlu disosialisasikan adalah dokumen yang harus
diketahui dan dilaksanakan / ditindaklanjuti.
c. Peserta sosialisasi adalah staf , karyawan pada bagian yang harus
mengetahui dan melaksanakan / menindaklanjuti isi dokumen yang
disosialisasikan.
d. Sosialisasi dokumen bisa juga dilakukan dengan menempelkan
dokumen pada tempat tertentu yang mudah dibaca.
e. Dokumen yang bisa ditempelkan adalah dokumen yang bukan
rahasia dan harus sudah ditentukan atau mendapat persetujuan
dari direktur / manajemen.
f. Selain sosialisasi dokumen yang disebut diatas, sosialisasi dokumen
juga bisa dilakukan dengan mendistribusikan dokumen kepada
bagian / unit / pejabat terkait yang sudah ditentukan di dalam
dokumen yang bersangkutan.
5. Rapat
Salah satu media komunikasi formal yang diadakan di RSU St. Gabriel
Kewapante yaitu rapat yang sudah diatur tersendiri di dalam
pedoman penyelenggaraan rapat dan ditetapkan dengan Surat
keputusan Direktur.
6. Komunikasi sebagai media edukasi dan informasi (SMS Pelanggan , )
a. Studi kasus
Hal hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan studi kasus :
1. Dilaksanakan dalam rangka menganalisa kasus tertentu
misalnya kasus kematian , KTD dll , bersama beberapa profesi
terkait dengan tujuan edukasi ( transfer pengetahuan )untuk
mencegah terjadinya kasus serupa atau lainnya.

2. Materi dipersiapkan dan dipresentasikan oleh dokter , perawat

atau profesi lain yang dipandang memahami kasus yang terjadi.
3. Materi dan hasil studi kasus merupakan rahasia yang harus
dijaga demi kepentingan rumah sakit , profesi terkait dan pasien
yang bersangkutan.
4. Hasil studi kasus ( notula ) disimpan oleh ketua SMF atau kabag
dimana kasus terjadi dan tidak didistribusikan.
b. Seminar
1. Seminar ilmiah dilakukan untuk profesi tertentu ( medic ,
perawatan , penunjang medic ) atau untuk karyawan non profesi
/ non medic , dilaksanakan secara terbatas (RSU St. Gabriel
Kewapante ) atau tidak terbatas.
2. Seminar ilmiah ( kesehatan ) yang dilaksanakan untuk
masyarakat umum.
3. Seminar dipersiapkan oleh sebuah tim / panitia di bawah
koordinasi bagian diklat.
c. PKMRS
1. PKMRS adalah kegiatan penyuluhan tentang hal hal yang
terkait dengan kesehatan yang dilaksanakan di dalam RSU St.
Gabriel Kewapante
2. PKMRS dilaksanakan oleh UPKM RSU St. Gabriel Kewapante
3. Kegiatan PKMRS dilaksanakan setiap hari Minggu
d. SMS Pelanggan
1. SMS Pelanggan adalah sarana komunikasi masyarakat dengan
RS melalui SMS.
2. SMS Pelanggan dapat berisikan tentang informasi pelayanan
kesehatan maupun keluhan dari pelanggan.
3. SMS Pelanggan dikelola oleh bagian marketing.
e. Penjelasan tentang hak dan kewajiban pasien
1. Penjelasan tentang hak hak dan kewajiban pasien adalah salah
satu bentuk sosialisasi untuk memastikan pasien mengetahui
hak dan kewajibannya.
2. Proses pemenuhan hak pasien diatur tersendiri dalam Pedoman
Pemenuhan Hak Pasien di RSU St. Gabriel Kewapante yang
ditetapkan dengan SK Direktur RSU St. Gabriel Kewapante .
7. Media massa
Penggunaan media massa harus sesuai ketentuan :
a. Untuk memenuhi permintaan wartawan melalui wawancarayang
akan dimuat / ditayangkan di surat kabar.
b. Untuk memenuhi penawaran iklan ucapan dari wartawan atau agen
media cetak dengan disposisi Direktur RSU St. Gabriel Kewapante
.
c. Untuk peliputan kegiatan RSU St. Gabriel Kewapante atas
permintaan maupun tanpa permintaan RSU St. Gabriel Kewapante

d. Semua wawancara yang dilakukan di RSU St. Gabriel Kewapante

harus diketahui oleh Direktur.

V.

e. Wawancara tentang complain pasien yang sudah menjadi kasus

hukum harus dilayani oleh Direktur atau pejabat yang ditunjuk
khusus ( hanya kasus tertentu).
f. Semua rilis tentang rencana kegiatan / kegiatan RSU St. Gabriel
Kewapante yang dibuat oleh pejabat RSU St. Gabriel Kewapante
akan dimuat di media massa harus diketahui dulu oleh Direktur.
Pejabat yang bertugas melayani media massa adalah pejabat yang
melaksanakan fungsi kehumasan yaitu kepala bagian humas dan
marketing.
8. Pelayanan informasi per telepon
a. Melayani permintaan informasi tentang pelayanan medic baik rawat
jalan maupun rawat inap.
b. Melayani permintaan informasi tentang jadual praktek dokter.
c. Melayani permintaan ambulance.
d. Melayani permintaan pelayanan panggilan ( Call Service ).
e. Melayani permintaan konsultasi dengan dokter yang sedang tidak
berada di RSU St. Gabriel Kewapante .
f. Melayani panggilan dokter untuk datang ke RSU St. Gabriel
Kewapante .
g. Melayani permintaan informasi / pertanyaan tentang pasien yang
dirawat di RSU St. Gabriel Kewapante
h. Melayani telepon masuk maupun keluar ( dinas ) untuk
dihubungkan ke nomor atau orang yang dituju.
i. Pelayanan informasi pertelepon dilayani oleh bagian humas 24 jam.
PENUTUP
1. Hal hal yang belum cukup diatur di dalam Pedoman Komunikasi di
RSU St. Gabriel Kewapante ini bisa di atur lebih lanjut oleh masing
masing bagian terkait.
2. Pedoman komunikasi di RSU St. Gabriel Kewapante ini dibuat untuk
dapat dilaksanakan dengan sebaik baiknya.
3. Pedoman Komunikasi di RSU St. Gabriel Kewapante ini dapat ditinjau
sewaktu waktu untuk direvisi sesuai dengan kebutuhan.