LAPORAN

Implementasi Modul Call Center Pada PT. Indokarya Artasia

Program Studi
S1 Sistem Informasi

Oleh:
Agil Rijal Q.

(13.41010.0047)

Agit Anggriawan

(13.41010.0050)

Mifta Khurrosidin

(13.41010.0053)

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Devrickart Graphic merupakan salah satu perusahaan penyedia jasa pembuatan
desain grafis, atau lebih sering disebut graphic design studio, yang bergerak dalam industri
kreatif dibidang perencanaan grafis, baik untuk kebutuhan cetak maupun elektronik.
Desain Grafis atau graphic design, merupakan sebuah kegiatan perencanaan visual
yang dikemas menggunakan unsur seni dan kreatifitas. Devrickart Graphic adalah salah
satu graphic design studio atau graphic design house yang berlokasi di daerah Jakarta,
tepatnya Jakarta barat.
Perusahaan ini dirikan pada tahun 2002, yang memilki tujuan memberikan sebuah
pelayanan desain grafis yang profesional dan berkualitas dari segi seni dan kreatifitas,
mengutamakan keinginan konsumen agar mendapatkan desain atau perencanaan dibidang
visual yang tepat sasaran atau tepat dalam berkomunikasi melalui media visual.
Jasa-jasa desain grafis yang disediakan oleh devrickart graphic meliputi kegiatan
kegiatan brand activity atau aktifitas sebuah merk dagang dalam berkomunikasi kepada
konsumennya, yang dikemas untuk mendapatkan respon dari khalayak ramai, agar merk
tersebut dapat lebih dikenal yang dikemas berupa sebuah desain (graphic design) yang
dapat bercerita dan menyampaikan pesan kepada audience.
Jasa desain sangat erat kaitannya dengan komunikasi yang baik dengan customer
untuk menghindari perbedaan presepsi dan jasa desain juga akan lebih cepat berkembang
dengan web namun yang interaktif. Oleh karena itu untuk menjaga keberlangsungan bisnis
dan menjaga hubungan dengan customer modul call center diperlukan pada perusaahaan
ini.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang sudah dijelaskan pada latar belakang di atas maka perumusan
masalah pada Implementasi Modul Call Center Pada PT.Indokarya Artasia yaitu :
a.
Agar
dapat mengembangkan bisnis melalui web interaktif dan juga menjalin hubungan
dengan customer
1.3. Tujuan
a. Agar dapat memudahkan customer untuk bertanya tentang desain sebelum order
sehingga tidak terjadi perbedaan persepsi antar customer dan designer
1.4. Batasan Masalah
a. Hanya membahas masalah Call Center pada PT Indokarya Artasia
b. Tidak membahas customer relationship management secara keseluruhan

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Chat

Layanan percakapan online yang biasa digunakan pengguna Internet untuk berbicara
dengan pengguna lain. Untuk bisa menggunakan fasilitas ini biasanya bisa melalui sebuah
situs atau dengan meng-install sebuah aplikasi khusus untuk ber-chat-ria. Biasanya layanan
ini digunakan untuk ajang kenalan, mencari teman baru, hingga menjadi solusi komunikasi
yang murah dan mudah.
2.2. Pengertian Komunikasi
Suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan
masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan
dan orang lain (Wikipedia)
2.3. Pengertian Desain
Desain biasa diterjemahkan sebagai seni terapan, arsitektur, dan berbagai pencapaian
kreatif lainnya. Dalam sebuah kalimat, kata "desain" bisa digunakan, baik sebagai kata
benda maupun kata kerja. Sebagai kata kerja, "desain" memiliki arti "proses untuk
membuat dan menciptakan obyek baru". Sebagai kata benda, "desain" digunakan untuk
menyebut hasil akhir dari sebuah proses kreatif, baik itu berwujud sebuah rencana,
proposal, atau berbentuk benda nyata.
Proses desain pada umumnya memperhitungkan aspek fungsi, estetika, dan berbagai
macam aspek lainnya dengan sumber data yang didapatkan dari riset, pemikiran,
brainstorming, maupun dari desain yang sudah ada sebelumnya. Akhir-akhir ini, proses
(secara umum) juga dianggap sebagai produk dari desain, sehingga muncul istilah
"perancangan proses". Salah satu contoh dari perancangan proses adalah perancangan
proses dalam industri kimia.
2.4. Pengertian Odoo
OpenERP atau sekarang telah berganti nama menjadi Odoo, adalah aplikasi ERP yang
didirikan oleh Fabien Pinckaers pada tahun 2002 di Belgia dengan menggunakan

perusahaan OpenERP S.A, aplikasi ini mempunyai fitur atau modul diantaranya : HR,
CRM, Sales,Purchasing, Accounting, Manufacturing dan masih banyak fitur lain yang
sangat berguna bagi kepentingan perusahaaan.
OpenERP S.A sekarang telah memiliki lebih dari 250 karyawan, 6 kantor (Belgian, San
Fransisco, New York, Luxemburg, India dan Hongkong) dan mempunyai lebih dari 500
official partner di seluruh dunia.
Odoo merupakan software yang mempunyai scope yang besar untuk kebutuhan
kustomer karena:

Odoo menawarkan full suite of business apps yang dibutuhkan oleh perusahaan besar,
dengan pemakaian secara user friendly

Odoo merupakan aplikasi yang fleksibel dan full integrasi untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan.

Odoo merupakan aplikasi open source, sehingga dapat disesuaikan dengan bisnis proses
dari perusahaan.
Odoo dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman python yang merupakan bahasa
pemrograman yang berorientasi pada objek.

BAB III
METODOLOGI
3.1 Hierarchy Plus Input-Process-Output)
HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuannya agar HIPO tersebut dapat
memberikan informasi tentang fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Terdapat 3
bagian yang harus didefinisikan dalam model konseptual yaitu input, process, dan output.

HIPO CALL CENTER

INPUT
Keluhan pelanggan (complains)
Pertanyaan pelanggan
(Question)

PROCESS

OUTPUT

1. Pendataan

data

diri

pelanggan.
2. Menjawab

pertanyaan

pelanggan

dengan

Permasalahan pelanggan
terselesaikan

sejelas-jelasnya.
Input, process, dan output yang dibutuhkan dalam menerapkan modul Call Center pada
PT. Indokarya Artasia. Input tersebut terdiri dari keluhan pelanggan, saran pelanggan, dan
pertanyaan pelanggan. Data data tersebut akan diolah melalui beberapa proses.
Adapun proses proses tersebut adalah :
1

Pendataan data diri pelanggan

Merupakan kegiatan mendokumentasikan data-data atau informasi yang berkaitan dengan
data pelanggan.
Menjawab pertanyaan pelanggan dengan sejelas-jelasnya
Merupakan kegiatan pelayanan call center untuk menjawab pertanyaan dan permasalahan
pelanggan dengan sejelas-jelasnya.

BAB IV
IMPLEMENTASI MODUL
4.1
Implementasi
Setelah sistem dianalisis dan didesain secara rinci, maka akan menuju tahap
implementasi. Implementasi merupakan tahap meletakkan sistem sehingga siap untuk
dioperasikan. Implementasi bertujuan untuk mengkonfirmasi modul-modul Customer
Relationship Management, sehingga pengguna dapat memberikan masukan atau komplain
kepada perusahaan.
4.1.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan untuk mengimplementasikan modul adalah:
1. Core i3 Processor 2 GHz
2. RAM 2 Gb
3. Hardisk 500 Gb
4. Monitor 15"
5. CD ROM Drive, Keyboard dan Mouse
4.1.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengimplementasikan modul adalah
sebagai berikut :
1. Sistem Operasi Windows 8.1 64Bit
2. XAMPP Control Panel v3.2.1
3. Odoo Open ERP v8.0
4. Browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, atau IE8)

4.1.3 Implementasi Modul CRM dengan Aplikasi Live Chat

Pembuatan database local phpMyAdmin dilakukan dengan menggunakan
aplikasi XAMPP Control Panel v3.2.1. Berikut akan dijelaskan langkah-langkah
pembuatan database local untuk modul-modul Call Center.
1. Buka XAMPP Control Panel v3.2.1, tekan tombol Start pada Module Apache
dan MySQL

Gambar 4.1 Awal mengaktifkan koneksi Database

2. Pada kolom tab browser ketik localhost:8069 untuk mengakses aplikasi Odoo,
secara otomatis akan diminta untuk membuat database baru untuk menyimpan
aplikasi-aplikasi yang akan diinstal pada Odoo khususnya modul Call Center.
Isikan nama database dan password lalu klik tombol Create Database

Gambar 4.2 Pembuatan database

3. Setelah membuat database maka secara otomatis akan beralih ke halaman Local
Modules yang berisi aplikasi-aplikasi SCM, ERP dan CRM yang dapat diinstall
di Odoo
Gambar 4.3 Local Modules Odoo

4. Scroll halaman Local Modules lalu Instal aplikasi Live Chat. Tunggu sampai
proses instalasi selesai. Kemudian pilih Menu Bar Messaging, Pilih Channels
pada kiri tampilan, lalu klik tombol Create untuk membuat Channel Live Chat.

Gambar 4.4 Pembuatan Channel Live Chat

5. Isi Channel Name dengan nama website yang akan diakses oleh customer. Lalu
tekan tombol Add pada tulisan Operations untuk menambahkan nama operator
yang akan melayani Live Chat. Setelah itu pilih Join Channel untuk membuat
Live Chat

Gambar 4.5 Pembuatan Channel Live Chat

6. Kemudian akan muncul link dibawah halaman setelah menekan tombol Join
Channel. Klik link tersebut, maka secara otomatis akan membuka tab halaman
baru dengan tampilan pada sisi user.

Gambar 4.6 User Interface Live Chat

7. Untuk memulai Live Chat tekan Menu Bar dipojok bawah kanan tampilan,
maka secara otomatis akan membuka percakapan antara User dengan
Administrator. Ketik pesan sesuai kebutuhan untuk dikirim ke Administrator.
Kemudian tekan Enter untuk mengirim pesan.

Gambar 4.7 User Interface Live Chat

8. Ketika ada pesan masuk dari user, maka secara otomatis pada halaman
Administrator akan muncul pesan dipojok kanan bawah.

Gambar 4.8 Admin Interface Live Chat

BAB V
EVALUASI

5.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Aplikasi Live Chat

Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan proses masukan data yang
dapat dilakukan melalui aplikasi seperti terlihat pada Tabel 5.1
Tabel 5.1 Evaluasi Aplikasi Live Chat
Nomor
1

Tujuan
Menyelesaikan

Input
Keluhan

Output Diharapkan
Output Sistem
Dapat
Sukses

permasalahan

pelanggan dan menyelesaikan

pelanggan

pertanyaan

keluhan

pelanggan pelanggan

pelanggan

dan

menjawab bahwasannya

menampilkan chat

pertanyaan

yang permasalahan

diajukan

oleh pertanyaan

pelanggan.

terselesaikan.

atau
sudah