SISTEMATIKA PENULISAN NOTULA RAPAT

BENTUK CATATAN PERTEMUAN

CONTOH SURAT UNDANGAN RAPAT

Rapat Persiapan Menyambut Hari Kemerdekaan RI ke-63
SMA Citra Bakti Surabaya
Hari, tanggal

: Kamis, 23 Maret 2008

Tempat

: Ruang OSIS SMA Citra Bakti Surabaya

Waktu

: 12.00 13.00 WIB

Moderator

: Ramadhani Mukti Wibowo

Peserta

: Seluruh siswa kelas X sampai XII beserta beberapa guru

pembimbing
Jumlah peserta

: 50 orang

Susunan acara :
1. Pembukaan
2. Sambutan Kepala Sekolah
3. Pembentukan Panitia Peringatan HUT RI ke-63
4. Lain-lain
5. Penutup
Hasil rapat :
1. Rapat dibuka Ketua OSIS SMA Citra Bakti Surabaya pukul 12.00 WIB.
2. Dalam sambutannya, Bapak Kepala Sekolah SMA Citra Bakti Surabaya memberi saran
agar panitia Peringatan Kemerdekaan RI dibentuk dengan anggota meliputi perwakilan
setiap kelas dan pengurus OSIS. Perlu diselenggarakan beberapa lomba seni, olahraga,
dan lingkungan hidup yang memberi motivasi sportivitas, aktivitas, dan kreativitas siswa.
Pembagian hadiah bagi pemenang lomba dilaksanakan setelah upacara peringatan Hari
Kemerdekaan RI.
3. Susunan panitia:
Ketua panitia : Oky Pradana Bolang
Wakil ketua panitia : Tamara Ratulangi
Sekretaris : Sintia Simanjuntak

 Bendahara : Kristina Laila

Seksi lomba :
a. Seni lukis : Andi Sirada
b. Seni tari : Vina Silalahi
c. Bola voli : Donny Mamesah
d. Sepak bola : Rudi Mambo
e. Kebersihan kelas : Anasthasya
f. Keindahan taman : Lis Sahertian
Jadwal kegiatan :
a. Persiapan lomba tanggal 10 Agustus 2008
b. Rapat panitia tanggal 11 Agustus 2008
c. Pelaksanaan lomba 12 s.d. 16 Agustus 2008
d. Pemberian hadiah 17 Agustus 2008
4. Lain-lain
Vina Silalahi, seksi lomba tari, mengusulkan agar pemenang lomba mendapat
kesempatan untuk mementaskan tariannya usai upacara HUT Kemerdekaan RI ke-63.
Usul ini diterima oleh Ketua OSIS dan seluruh peserta rapat.
5. Penutup
Rapat ini ditutup dengan doa oleh Ketua OSIS SMA Citra Bakti Surabaya pukul 13.00
WIB.

TEHNIK PENYUSUNAN NOTULA

Teknik Menyusun Notula
Susunan notula terdiri dari :
1.

Judul notula

2.

Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat

3.

Nama pimpinan dan sekretaris rapat

4.

Jumlah peserta rapat yang diundang

5.

Jumlah peserta rapat yang hadir ( nama disebutkan dalam daftar hadir )

6.

Jumlah peserta rapat yang tidak hadir

7.

Acara atau agenda rapat

8.

Jalannya rapat / risalah rapat ( dari acara pertama sampai dengan penutup )

9.

Tempat dan tanggal, bulan, tahun notula dibuat

10. Tanda tangan pembuat notula

11. Pengesahan oleh pimpinan rapat

FUNGSI CATATAN PERTEMUAN

1. Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
2. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.
3. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
4. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.

RUANG PERTEMUAN RAPAT

Model Konferensi

Penataan ruang rapat bergaya konferensi dilakukan dengan menempatkan sebuah meja persegi
panjang yang dikelilingi kursi. Pengaturan ini ideal
diterapkan

pada

rapat

direksi

dan

komite

yang

membutuhkan diskusi mendalam. Dengan penataan

seperti ini, kondisi di ruangan dan interaksi peserta bisa
berjalan dengan lebih baik. Namun model ini tidak cocok
diterapkan

apabila

kegiatan

rapat

membutuhkan

presentasi secara visual. Perlu diingat, semakin besar

ukuran meja yang digunakan, semakin sulit terjalinnya
komunikasi rapat yang baik.

Model Kelas
Seperti namanya, tata letak ruang rapat ini terinspirasi
dari pola tempat duduk di dalam kelas. Pada bagian
depan, ditambahkan whiteboard sebagai tempat menulis
untuk melengkapi presentasi. Model ini paling cocok
diterapkan pada rapat yang mengharuskan adanya
referensi tambahan sebagai materi pembahasan dalam
waktu yang cukup lama. Adanya meja di depan peserta
juga akan mempermudah mereka mendapatkan suasana yang nyaman, baik untuk menaruh
laptop maupun cemilannya. Sama seperti model teater, ruang berbentuk kelas ini mengharuskan
peserta untuk fokus pada topik pembahasan, bukan saling berinteraksi. Kelebihan dari sisi
pemimpin rapat, mereka lebih mudah mengatur jalannya pertemuan dan memantau semua
peserta.
Model Berongga
Ciri khas dari model penataan tempat duduk berongga
adalah meja yang digunakan memiliki rongga/ruang
kosong di dalamnya. Bentuk meja bebas bisa persegi,
persegi panjang, lingkaran, maupun segi delapan.
Sedangkan

kursi

diletakkan

di

bidang

luar

mengelilingi meja tersebut. Model seperti sangat tepat

diterapkan pada rapat yang memerlukan partisipasi
antar kelompok peserta, di mana nantinya ada
perwakilan

masing-masing

kelompok

memberikan presentasi secara bergiliran.

yang

Model Melingkar
Dari segi karakteristiknya, meja kantor berbentuk
lingkaran bersifat dinamis dan santai. Oleh karena itu,
model

pengaturan

pola

melingkar

ini

cocok

diaplikasikan pada rapat dengan suasana non-formal.

Biasanya dalam meja tadi, selain terdapat bahan-bahan
meeting, juga dilengkapi snack agar rapat berjalan rileks dan
tidak kaku. Ruang rapat seperti ini paling pas diterapkan pada
pertemuan skala kecil dengan interaksi yang sangat kuat dan saling mendukung.

Model Teater
Penataan tempat duduk dengan gaya teater dilakukan
dengan mengatur kursi-kursi tanpa meja berbaris
menghadap ke satu titik yang sama. Pola tata letaknya
bisa membentuk garis lurus, melingkar, setengah
lingkaran,

dan

miring.

Model

ini

merupakan

pengaturan yang paling mudah dibuat dan umum

diterapkan pada sebuah pertemuan skala besar seperti
seminar. Pengaturan model teater ini juga cocok diterapkan jika kegiatan rapat tidak ada aktifitas
menulis. Sayangnya, gaya desain penataan ini hanya memungkinkan komunikasi antara peserta
dengan pengisi rapat. Sementara itu, hubungan antara peserta dengan peserta sangat kurang.

CONTOH SURAT PERMOHONAN LIBUR KERJA

Malang, 20 Mei 2013
Hal : Surat Permohonan Cuti
Lamp. : Kepada Yth,
PT. CITRA LESTARAI KENCANA, Tbk.
Up. Bapak. Miftahul Zuhdi
Di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : IKANG ZULMAN

Jabatan : Staff Manajemen
Dengan ini bermaksud untuk mengajukan permohonan cuti kerja selama 3
(tiga) hari kedepan terhitung mulai tanggal 22-25 Mei 2013.
Waktu cuti selama 3 (tiga) hari tersebut akan saya pergunakan untuk
mengurus keperluan keluarga yang sangat penting dan tidak bisa ditunda.
Demikian, surat permohonan cuti ini saya buat. Atas perhatian dan
toleransinya saya sampaikan banyak terimakasih.
Hormat saya,

Ikang Zulman
Karyawan

Bandung, 16 Desember 2014

Hal : Surat Permohonan Cuti Kerja
Lamp :
Kepada Yth;
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. BINA RAKYAT
Di Tempat
Dengan hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Endah Sri Wahyuni
Tempat, Tanggal Lahir : Garut, 05 Juli 1992
Jabatan / Posisi : Sekretaris Manajer
Bersamaan dengan datangnya surat ini saya mengajukan cuti melahirkan,
adapun waktunya selama Tiga Bulan (3 Bulan), terhitung mulai dari tanggal
01 Januari sampai 01 Maret 2015.
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan, untuk sebagai bahan dasar
pertimbangan bagi Bapak/Ibu pimpinan.
Atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan banyak terimakasih.
Hormat Saya

Endah Sri Wahyuni

TATA TERTIB KERJA DI KANTOR

A. Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Di Kantor / Tempat Kerja
1. Membolos / alpa tanpa keterangan yang dapat diterima
2. Datang terlambat tanpa alasan yang dapat diterima
3. Tidak memakai seragam atau pakaian yang telah ditentukan
4. Datang ke kantor dengan penampilan yang tidak rapi, lusuh, kumal, dll
5. Pulang lebih dulu sebelum jam kerja selesai
6. Membawa pulang barang-barang milik kantor yang tidak boleh dibawa
7. Membuat kegaduhan selama bekerja
8. Tidur saat bekerja di kantor
9. Meninggalkan kantor tanpa seizin atasan
10. Berkelahi dengan orang lain
11. Mengganggu pegawai lain yang sedang bekerja
12. Melawan perintah atasan (kecuali atasan salah)
13. Tidak mengerjakan tugas yang diberikan dengan baik
14. Tidur di kantor pada malam hari tanpa seizin atasan
15. Mengkonsumsi miras, narkoba dan perusak kesadaran lainnya
16. Buang sampah sembarangan tidak pada tempatnya
17. Membawa anggota keluarganya ke kantor
18. Main game tidak pada waktu istirahat
19. Sibuk dengan urusan pribadi selama di kantor
20. Pacaran di kantor pada jam kantor
21. Merusak barang-barang milik kantor dan teman kantor
22. Melakukan tindakan kriminal
23. Membocorkan rahasia perusahaan kepada orang lain
24. Memanipulasi data kantor yang merugikan perusahaan
25. Membawa senjata tajam atau senjata api
B. Hal-Hal Yang Wajib Dilakukan Di Kantor / Tempat Kerja
1. Menghormati dan menghargai semua orang yang ada di kantor
2. Datang tepat waktu dan pulang tepat waktu juga
3. Menjaga ketertiban dan keamanan di kantor
4. Merawat barang-barang milik kantor
5. Menyelesaikan tugas yang diberikan dengan baik dan tepat waktu
6. Menghormati budaya atau kebiasaan yang berlaku di kantor
7. Menjaga hubungan baik dengan orang-orang kantor

8. Mentaati dan mematuhi peraturan tertulis yang berlaku

9. Selalu siap sedia membantu atasan dan teman sekantor
10. Bersikap ramah dan bersahabat dengan siapa saja
11. Melaporkan kepada atasan bila terjadi hal yang tidak terduga
12. Menghemat penggunaan listrik dan air bersih selama bekerja
13. Bertanya kepada yang mengerti jika ada pertanyaan tentang pekerjaan
14. Merapikan tempat kerja agar tidak berantakan
15. Menjaga kerapian dan kebersihan penampilan
16. Menjadi orang yang jujur dan dapat dipercaya
17. Siap kerja lembur jika dibutuhkan
18. Menjaga nama baik perusahaan di dalam dan luar kantor
19. Berpakaian yang baik dan tidak mengundang nafsu
20. Mau belajar sesuatu hal yang baru dan penting untuk pekerjaan
21. Mengakui dan minta maaf jika melakukan kesalahan dalam bekerja
22. Menggunakan barang-barang milik kantor seperlunya
23. Sanggup ditugaskan ke luar kota atau bahkan ke luar negeri
24. Membantu memperbaiki atau meluruskan sesuatu yang salah
25. Memberitahu atasan atau rekan kerja jika tidak masuk kerja

Syarat - syarat Rapat

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
(1) Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima
informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif
diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa
(2)

kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh
pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat
menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua

(3)

pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan
permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang
baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran

(4)

atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau
berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat
memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

(5)

Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika
perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan
mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan
dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang
berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar

(6)

fakta bukan emosi.

Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaanpertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat,
padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang
berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup
menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.

(7)

Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan
membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih
tertib.

NOTULA
Pengertian Notula
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa
notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan
dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah
notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang
notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.
Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis
dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notula memerlukan kemampuan menulis secara jalas
dan singkat.
Penulisan notula harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang
mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar
nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan
hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan
notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu.
Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang
diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah
mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.
Fungsi Notula
1.

Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan.
Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu
organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2.

Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat
yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3.

Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga
notula dapat dijadikan pedoman.
4.

Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat
mengingatkan para peserta rapat.
5.

Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid
secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6.

Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif.
Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.