Administrasi

Ketatausahaan
Sekolah
I. Konsep Administrasi ketatausahaan Sekolah
II. Proses tata persuratan
III. Proses tata kearsipan
IV. Proses tata Ruang Kantor/Sekolah
V. Peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah
 Konsep Administrasi ketatausahaan Sekolah
Pengertian

Tata= suatu peraturan yang harus ditaati

Usaha= tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu tujuan

Administrasi ketatausahaan sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan,
pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan dalam
pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.
Pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:

 Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

 Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan/audio visual
 Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun
 Menggandakan
 Mengirim
 Menyimpan
 Proses Tata Persuratan
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi:

1. Pengurusan surat-menyurat masuk (agenda)

2. Pengurusan penyimpanan surat (kearsipan)
3. Pengurusan surat-surat keluar (ekspedisi)
 Pengurusan surat-menyurat masuk (agenda)

1. Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang kolomnya terdiri dari:
(tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat/keterangan)
2. Menyerahkan surat kepada alamat
3. Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi
4. Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)
5. Tata usaha melaksanakan disposisi.
6. Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar.
7. Pengarsipan surat tersebut.
 Pengurusan surat keluar (ekspedisi)
1. Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintai tanda tangan.
2. Membubuhkan cap di sebelah kiti tanda tangan pimpinan.
3. Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan megrsipkan surat tembusannya menurut cara
pengarsipan.
4. Mencatat surat ke dalam akan dikirim ke dalam buku ekspedisi.
5. Mengirimkan surat tersebut ke alamat.
 Proses tata kearsipan (penyimpanan surat)
Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut ke dalam filing cabinet atau almari arsip
agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan.
Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan:
1. Menurut tanggal masuknya surat.
2. Menurut pokok/surat.
3. Menurut daerah asal surat.
4. Menurut abjad nama pengirim surat.
 Proses Tata Ruang Kantor/Sekolah

Menurut Drs.The Liang Gie

“Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan
kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
 Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor
1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara
berdekatan
3. Aliran pekerjaan harus sederhana
4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa
7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
8. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari
satuan lainnya.
9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh
petugas.
 Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Asas jarak terpendek
Asas rangkaian kerja
Asas penggunaan segenap ruangan
Asas perubahan susunan tempat

Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

Tata ruang tertutup
Tata ruang terbuka
Tata ruang kantor semi tertutup
 Lingkungan Fisik Kantor
 Lokasi
 Faktor lingkungan
 Pengembangan kantor dimasa yang akan datang
 Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang
 Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor
 Udara yang bersih dan segar
 Ongkos pemeliharaan yang rendah
 Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah

Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

Perencanaan cahaya
Perencanaan warna
Perencanaan udara
 Peran Guru dalam Administrasi
Ketatausahaan Sekolah

1. Pencatatan murid
2. Pencatatan tentang guru
3. Pencatatan proses belajar mengajar
4. Penertiban buku-buku tata usaha
5. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
6. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
7. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
8. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
Thank You