(Utama) Monitoring Dan Evaluasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah

KATA
PENGANTAR
odul Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah ini telah berhasil disusun
berkat kerjasama CPPR MEP UGM dengan
Kemitraan Jakarta. Modul ini ditujukan untuk memberikan

pemahaman awal mengenai konsep monitoring dan evaluasi
dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, sehingga bisa
dikatakan materi yang ada didalamnya masih sangatlah umum.
Modul ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu
adanya saran dan masukan akan sangat membantu dalam
menyempurnakan isi dari modul ini. Saran dan masukan
tersebut dapat dialamatkan ke cppr@mep.ugm.ac.id dan atas
segala masukannya, kami sampaikan terima kasih.
Yogyakarta, 6 Februari 2012

Tim Penulis Modul CPPR
DAFTAR ISI
1
MODUL MONITORING DAN EVALUASI

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
BAB I
GAMBARAN UMUM MONITORING DAN
EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
A. Sekilas Tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah
B. Pengertian Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah
5
6
C. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

D. Fungsi dan Peran Monitoring dan Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
10
B. Pihak-Pihak dalam Monitoring dan Evaluasi

18
BAB III
RUANG LINGKUP MONITORING DAN
PEMERINTAH
18
A. Penyusunan Program Kerja Monitoring & Evaluasi
27
B. Pembuatan Indikator Pencapaian Program

Monitoring & Evaluasi
34
C. Penerapan Program Monitoring dan Evaluasi
36
D. Evaluasi Program Monitoring dan Evaluasi
E. Manfaat Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

40
BAB II
RUANG LINGKUP MONITORING DAN
PEMERINTAH
BAB IV
STRATEGI PENGEMBANGAN
MONITORING DAN EVALUASI
40
A. Isu-Isu Terkini Monitoring dan Evaluasi
42
B. Program Pengadaan Proaktif
42
C. Penanganan Kompleksitas dalam Pengadaan
A. Ruang Lingkup Monitoring dan Evaluasi

DAFTAR ISI
MODUL MONITORING DAN EVALUASI

60
BAB V
E-MONEV PENGADAAN
60
A. Pengertian E-Monev
61
B. Tujuan dan Manfaat E-Monev
62
C. Prinsip-Prinsip E-Monev
63
D. Prosedur Kerja E-Monev
65
E. Penutup
MODUL 1

BAB 1
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah terdapat prinsip-prinsip yang tidak

tercakup dalam pengadaan barang/jasa di sektor swasta yang biasanya hanya
menekankan pada sisi efisiensi dan efektifitas. Menurut Perpres 54/2010,
prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah:
Gambaran Umum
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
B
A
Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah relatif berbeda dengan swasta.
Perbedaan yang paling mendasar adalah dalam hal pembiayaannya. Seluruh
pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai oleh APBN/APBD, baik
sebagian ataupun keseluruhan, harus mengacu pada Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 yang berlaku mulai 1 Januari 2011.
Menurut Peraturan Presiden tersebut, pengadaan barang/jasa adalah kegiatan
untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja
Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan
kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh
barang/jasa. Tujuan pengadaan barang atau jasa adalah untuk memperoleh
barang atau jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah yang
cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam
waktu dan tempat tertentu, secara efektif dan efisien, menurut ketentuan dan
proses yang berlaku atau dengan kata lain memperoleh barang dengan
memenuhi kriteria 6 T yaitu : tepat kualitas, tepat waktu, tepat harga, tepat
prosedur, tepat jenis, tepat jumlah.
1 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan
Efisien
Efektif
Transparan
Terbuka
Bersaing
Adil/Tidak diskriminatif
Akuntabel
Pengertian Monitoring & Evaluasi

Sekilas Tentang Pengadaan

Filosofi dan Tujuan Pengadaan
Prinsip-Prinsip Pengadaan
Pengertian Monitoring Pengadaan

Secara umum dapat diartikan sebagai fungsi manajemen yang dilakukan pada
saat kegiatan sedang berlangsung mencakup aspek-aspek antara lain: 1
penelusuran pelaksanaan kegiatan dan keluarannya
(fokus pada input, proses, dan output)
pelaporan tentang kemajuan
identifikasi masalah-masalah pengelolaan dan pelaksanaan
Monitoring dapat juga diartikan sebagai proses pengumpulan dan analisis
informasi (berdasarkan indikator yang ditetapkan) secara sistematis dan
kontinu tentang kegiatan program sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi
untuk penyempurnaan program itu selanjutnya.2
Dikutip dari slide Konsep Monitoring dan Evaluasi oleh Dr. Dadang Solihin
(www.dadang-solihin.blogspot.com)
2
Dikutip dari slide Monitoring dan Evaluasi Proyek oleh Dr. Harry Hikmat
(www.perencanaan.depsos.go.id)
CPPR-MEP UGM -- Kemitraan
MODUL 1

Latihan (Kasus):
Melakukan penjaminan kualitas terhadap suatu produk (barang/jasa) biasanya
mudah dilakukan, namun tidak demikian jika produk yang dimaksud adalah
hasil-hasil pengawasan (monitoring). Menurut Anda, apa yang dimaksud
dengan pernyataan tersebut?
Perbedaan Monitoring & Evaluasi Pengadaan

Tabel 1: Perbedaan Monitoring & Evaluasi
3
Pengadaan
Aspek
Monitoring
Evaluasi
Pengertian Evaluasi Pengadaan

Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD)

mendefinisikan evaluasi sebagai: 3
Tujuan
Menilai kemajuan pelaksanaan Memberikan gambaran pada

program yang sedang berjalan
mengenai suatu program

Fokus
proses menentukan nilai atau pentingnya

suatu kegiatan, kebijakan, atau program
sebuah penilaian yang obyektif dan sistematik terhadap

sebuah intervensi yang direncanakan, sedang berlangsung
ataupun yang telah diselesaikan
Evaluasi dapat juga dijelaskan sebagai proses penilaian pencapaian tujuan dan
pengungkapan masalah kinerja program untuk memberikan umpan balik bagi
peningkatan kualitas kinerja program.4
suatu waktu tertentu
Akuntabilitas
Akuntabilitas
penyampaian input
penggunaan
program
daya
Dasar untuk aksi
sumber
Pembelajaran tentang
perbaikan
hal-hal yang dapat
Penilaian keberlanjutan
dilakukan lebih baik di
program
masa yang akan

datang
Cakupan
Latihan (Kasus):
Proses evaluasi terhadap kualitas pengadaan barang/jasa pemerintah jika
dilaksanakan secara tepat dapat melahirkan rekomendasi-rekomendasi yang
bermanfaat untuk pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi. Dengan
banyaknya pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan,
bagaimanakah tumpang tindih monitoring &2 evaluasi bisa diminimalkan?
Mengapa tumpang tindih monitoring & evaluasi sulit dihilangkan?
Apakah pelaksanaan
Relevansi
sesuai dengan
Keberhasilan
rencana?
Efektifitas biaya
Apakah terdapat
Pembelajaran
penyimpangan?
Apakah penyimpangan
tersebut dapat
dibenarkan?
Waktu
Dilaksanakan terus menerus
Umumnya dilaksanakan pada
Pelaksanaan
atau secara berkala selama
pertengahan atau akhir
pelaksanaan program
program
Sumber: www.dadang-solihin.blogspot.com
Disarikan dari www.oecd.org/ yang dikutip dalam www.dadang-solihin.blogspot.com

Dikutip dari slide Monitoring dan Evaluasi Proyek oleh Dr. Harry Hikmat
(www.perencanaan.depsos.go.id)
MODUL 1

Merancang pembagian keuangan

dan sumber daya manusia
secara lebih efektif dan efisien
untuk tiap-tiap program,
baik yang baru direncanakan
maupun yang telah berjalan
(tujuan manajerial)
Tujuan Monitoring & Evaluasi

1
Tujuan Umum Monitoring dan Evaluasi

Tujuan monitoring dan evaluasi dapat dilakukan melalui pengidentifikasian halhal sebagai berikut: 5
Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan
yang dilaksanakan telah
sesuai dengan rencana
Mengidentifikasi masalah
yang timbul agar langsung
dapat diatasi
Mengetahui kaitan antara

kegiatan dengan tujuan
untuk memperoleh
ukuran kemajuan
Menyesuaikan kegiatan dengan
lingkungan yang berubah,
tanpa menyimpang dari tujuan
Fungsi dan Peran Monitoring & Evaluasi

Monitoring dan evaluasi dapat digunakan sebagai pembelajaran dari apa yang
telah dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan, dengan memfokuskan
6
pada:
Efisiensi: menggambarkan bahwa pemanfaatan input
telah sesuai dengan output yang dihasilkan
Melakukan penilaian apakah

pola kerja dan manajemen
yang digunakan sudah tepat
untuk mencapai tujuan program
Efektifitas: ada ukuran apakah suatu kegiatan

telah mencapai tujuan yang diterapkan
Impact: menggambarkan apakah yang telah dilakukan
memberikan perbedaan terhadap masalah yang ingin diselesaikan
Tujuan Khusus Monitoring dan Evaluasi

Pengadaan
Modul ini disusun untuk memenuhi materi pembelajaran pada workshop

monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan jasa pemerintah. Secara
spesifik, tujuan monitoring dan evaluasi sejak tahap perencanaan sampai
penyerahan barang/jasa untuk para pihak yang terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung adalah sebagai berikut:
Membantu penanggung jawab
program untuk dapat membuat
laporan pertanggungjawaban
dengan lebih baik, informatif,
dan beretika (tujuan etis)
Mendidik dan memotivasi

penanggung jawab program
dan mitra kerja melalui
pemahaman terhadap proses
dan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya
(tujuan pendidikan dan motivasi)
Berikut adalah gambar model aplikasi dari peran sistem monitoring & evaluasi
pengadaan barang/jasa pemerintah tersebut.
FAKTOR EKSTERNAL
KONDISI
AWAL (PREEXISTING
CONDITIONS)
Sebagai dasar informasi untuk

pembuatan keputusan,
apakah program layak
untuk dilanjutkan, perlu direvisi
ataupun dihentikan
(tujuan keputusan)
KOMPONEN
PROYEK
MASUKAN
AKTIVITAS
KELUARAN
(OUTPUTS)
MANFAAT
(OUTCOMES)
DAMPAK
(IMPACTS
) +/-
FAKTOR INTERNAL
UMPAN BALIK
Sumber: www.perencanaan.depsos.go.id
Gambar 1: Model Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

MODUL 1

Manfaat Monitoring & Evaluasi

1
Bagi penanggung jawab

program
Sebagai salah satu fungsi
manajemen yaitu pengendalian
Sebagai bentuk
pertanggungjawaban
(akuntabilitas) kerja
Untuk meyakinkan
pihak-pihak yang
berkepentingan
Membantu penentuan
langkah-langkah yang berkaitan
dengan kegiatan proyek
selanjutnya
Sebagai dasar untuk
melakukan monitoring
dan evaluasi selanjutnya
Bagi pengelola
program
Membantu untuk mempersiapkan laporan
dalam waktu yang singkat
Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki
dan menjaga kinerja yang sudah baik
Sebagai dasar (informasi) yang penting
untuk melakukan evaluasi program
BAB II
Ruang Lingkup
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
A
Ruang Lingkup Monitoring & Evaluasi

7
Tahap Perencanaan
(ex-ante)
Pengendalian kualitas pengadaan semestinya sudah dilakukan sejak tahap

perencanaan yang dilakukan oleh PA/KPA, khususnya terkait dengan kualitas
dalam pemilihan/penentuan:
pelaksana pengadaan
(PPK, Pejabat Pengadaan, Panitia/ Pejabat
Penerima Hasil Pekerjaan)
pemenang pelelangan/seleksi
tim juri/ahli untuk pengadaan melalui sayembara/kontes
Hal ini dilakukan untuk memastikan kualitas barang/jasa sejak dini melalui
pemilihan pihak dan strategi pengadaan yang tepat.
MODUL 1
2

Tahap Pelaksanaan
(on-going)
Tahap ini dilaksanakan pada saat pengadaan dimulai hingga penyerahan

barang/jasa tersebut. Terdapat beberapa pihak yang terkait dengan
pelaksanaan pengadaan secara langsung, yaitu PPK, ULP/Pejabat
Pengadaan, dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Dalam
melaksanakan tugasnya, ULP/Pejabat Pengadaan dibantu oleh LPSE untuk
menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara
elektronik. Pada tahap ini, monitoring dan evaluasi akan difokuskan pada kinerja
keempat pihak tersebut.
Tahap Pasca-Pelaksanaan
(ex-post)
Monitoring dan evaluasi pada tahap ini dilaksanakan setelah barang/jasa

diserahkan, untuk melihat apakah output tersebut menghasilkan dampak
(outcome) sesuai yang diharapkan. Terdapat tiga hal yang akan dinilai pada
tahap ini, yaitu:
efisiensi (keluaran dan hasil dibandingkan masukan),
efektifitas (hasil dan dampak terhadap sasaran), ataupun
manfaat (dampak terhadap kebutuhan) dari suatu program
Dalam tahap ini, outcome di bidang pengadaan bukan lagi menjadi tanggung
jawab pihak pelaksana pengadaan, karena tanggung jawab pelaksana
pengadaan hanya sampai saat output diserahkan. Pelaksana pengadaan
tidak bertanggung jawab atas keluhan atau penolakan yang muncul dari
masyarakat atas suatu proyek pengadaan yang mungkin tidak terlalu
dibutuhkan oleh masyarakat ketika monitoring dan evaluasi dilakukan.
Disinilah peran APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah) dalam
menjembatani hubungan antara pihak pelaksana pengadaan dengan
masyarakat untuk memastikan bahwa pengadaan yang dilakukan memang
ditujukan untuk kepentingan publik.
Pihak-pihak dalam Monitoring & Evaluasi

1
Aparat Pengawasan Intern Pemerintah

(APIP)
Menurut Permenpan Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008, Aparat Pengawasan

Intern Pemerintah merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas
pokok dan fungsi melakukan pengawasan. Dalam Permenpan tersebut juga
diatur mengenai dua (2) tugas dan tanggung jawab utama oleh APIP terkait
dengan monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu
fungsi pemantauan dan evaluasi. Pemantauan adalah proses penilaian
kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Sementara, evaluasi merupakan rangkaian kegiatan
membandingkan hasil/prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau
norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai
tujuan. Berikut adalah sekilas tugas dan tanggung jawab dari keempat lembaga
fungsional APIP tersebut.
Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

(BPKP) yang bertanggung jawab kepada Presiden
Sesuai dengan Pasal 52, 53 dan 54 Keputusan Presiden Republik

Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah
Non Departemen, BPKP mempunyai tugas melaksanakan tugas
Pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Berikut adalah tugas pokok dan fungsi dari BPKP terkait dengan proses
monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah:
Merencanakan program monitoring & evaluasi dengan
menentukan lingkup monitoring & evaluasi terlebih dulu
Melakukan pembagian tugas dan pemisahan fungsi
dalam program monitoring & evaluasi
Melaksanakan program monitoring & evaluasi
dengan menyertakan dokumentasi dan laporan
hasil monitoring & evaluasi
10
MODUL 1

Melaksanakan pengendalian atas monitoring & evaluasi

yang telah dilakukan dengan melakukan pemantauan
secara berkala terhadap tindak lanjut
atas rekomendasi yang telah diberikan
Melakukan pengendalian kualitas pasca dilakukannya
monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah
Menyelenggarakan pengawasan intern terhadap
akuntabilitas keuangan negara yang mendukung tata kelola
kepemerintahan yang baik dan bebas KKN
Mendorong ketaatan terhadap peraturan

perundang-undangan di bidang keuangan
melalui pengujian dan konsultasi;
Mendorong efisiensi dan efektivitas pengelolaan
tugas pokok Kementerian Keuangan melalui evaluasi,
koordinasi, de-bottlenecking, dan perbaikan kebijakan
(policy recommendation);
Mendorong terwujudnya akuntabilitas yang tinggi terhadap
pengelolaan keuangan melalui dukungan penyelenggaraan
akuntansi dan pelaporan keuangan;
Membina penyelenggaraan
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah
Mengawal reformasi birokrasi melalui monitoring dan evaluasi;
Mengembangkan kapasitas pengawasan intern pemerintah

yang profesional dan kompeten
Mengawal disfunctional behavior aparat

Kementerian Keuangan melalui surveillance dan investigasi;
Menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan

yang andal bagi presiden/pemerintah
Mempromosikan Good Governance dan Clean Government

di jajaran Kementerian Keuangan
Inspektorat Jenderal (Itjen)/Inspektorat Utama (Ittama)/

Inspektorat yang bertanggung jawab kepada
Menteri/ Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen
(LPND)
Tugas dan fungsi itjen bervariasi antar kementerian. Namun pada

umumnya, inspektorat jenderal menyelenggarakan fungsi pengawasan
dan pemeriksaan atas pelaksanaan kegiatan administrasi umum,
keuangan, dan kinerja; pelaporan hasil pengawasan dan pemeriksaan,
serta pemberian usulan tindak lanjut temuan pengawasan dan
pemeriksaan; pemantauan dan evaluasi atas tindak lanjut temuan
pengawasan dan pemeriksaan; serta pengembangan dan
penyempurnaan sistem pengawasan. Pengawasan tersebut dilakukan
terhadap semua pelaksanaan tugas unsur kementerian agar dapat
berjalan sesuai dengan rencana dan berdasarkan kebijakan menteri dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik yang bersifat rutin
maupun tugas pembangunan. Berikut adalah fungsi dan peran
inspektorat jenderal secara umum dalam monitoring dan evaluasi
pengadaan barang/jasa pemerintah:
Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI

yang dilaksanakan oleh BPK-RI bersama dengan
Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan
kementerian terkait
Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPKP
yang dilaksanakan oleh BPKP Pusat dan BPKP Perwakilan
bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait
di lingkungan kementerian terkait
Pemantauan pelaksanaan tindak lanjut hasil audit
Inspektorat Jenderal Kementerian terkait
Evaluasi laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
(LAKIP) di lingkungan kementerian terkait
Evaluasi sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP)
di lingkungan kementerian terkait
12
MODUL 1

Inspektorat Pemerintah Provinsi yang

bertanggung jawab kepada Gubernur
pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan

penilaian tugas pengawasan
Inspektorat pemerintah provinsi mempunyai tugas pokok membantu

Gubernur dalam melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan
Pemerintah Daerah. Menurut Permendagri No. 64 Tahun 2007,
Inspektorat provinsi mempunyai tugas melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah provinsi, pelaksanaan
pembinaan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten/kota
dan pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah kabupaten/kota.
Dalam permendagri tersebut, disebutkan pula bahwa Inspektorat provinsi
juga menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:
Meningkatkan kontribusi Aparatur di bidang Pengawasan.

Meningkat partisipatif Aparatur dalam penyelesaian
Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan.
perencanaan program pengawasan
Meningkatkan Sumber Daya Manusia Aparatur Pengawasan.
perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan
Meningkatkan kualitas sistem Pengawasan.
pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan
mendorong terwujudnya Tata Kelola Pemerintahan yang baik
serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN;
mendorong Terwujudnya Pelayanan Publik yang Prima;
menunjang Tertib Administrasi Pemerintahan Daerah
Melakukan upaya Pengawasan dan Pembinaan Aparatur

untuk meniadakan perilaku koruptif di lingkungan
Pemerintah Daerah.
Inspektorat Pemerintah Kabupaten/Kota

yang bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota
Inspektorat pemerintah kabupaten/kota mempunyai tugas pokok

membantu Bupati/Walikota dalam melaksanakan pengawasan terhadap
penyelenggaraan Pemerintah Daerah/Kota. Menurut Permendagri No.
64 Tahun 2007, Inspektorat Daerah/Kota mempunyai tugas melakukan
pengawasan terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah
kabupaten/kota, pelaksanaan pembinaan atas penyelenggaraan
pemerintahan desa dan pelaksanaan urusan pemerintahan desa.
Sama seperti Inspektorat Provinsi, dalam permendagri tersebut juga
disebutkan bahwa Inspektorat kabupaten/kota juga menyelenggarakan
fungsi-fungsi berupa:
perencanaan program pengawasan
perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan
Pengguna Anggaran/Kuasa
Pengguna Anggaran
PA (Pengguna Anggaran) adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan

anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau pejabat
yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/APBD. Sementara KPA
(Kuasa Pengguna Anggaran) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk
menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan
APBD.
Menurut Perpres 54/2010, PA memiliki tugas dan kewenangan dalam
pengadaan barang dan jasa pemerintah, sebagai berikut:
Menetapkan Rencana Umum Pengadaan
Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan
paling kurang di website K/L/D/I
Menetapkan PPK
Menetapkan Pejabat Pengadaan
Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan;
Menetapkan:
1 pemenang pada Pelelangan atau penyedia pada
Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai
diatas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau
14
MODUL 1

Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan

anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada
PA/KPA setiap triwulan; dan
2 pemenang pada Seleksi atau penyedia pada Penunjukan
Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultasi

dengan nilai diatas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar
rupiah).
Mengawasi pelaksanaan anggaran
Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan
Menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/
Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat;
dan
Mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan
seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.
Pejabat Pembuat Komitmen
PPK adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk bertanggung jawab
atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. PPK memiliki tugas pokok dan
kewenangan sebagai berikut:
Menetapkan rencana pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:
1 spesifikasi teknis Barang/Jasa;
2 Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
3 rancangan Kontrak
Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen

pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Unit Layanan
Pengadaan/Pejabat Pengadaan
ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan

Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri
atau melekat pada unit yang sudah ada. Sementara Pejabat Pengadaan adalah
personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang
melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. Tugas pokok dan kewenangan
ULP/Pejabat Pengadaan meliputi:
Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Menetapkan Dokumen Pengadaan
Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran
Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
di website K/L/D/I masing-masing dan
papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta
menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam
Portal Pengadaan Nasional
Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa
melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi
Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

Menandatangani Kontrak
Melakukan evaluasi administrasi, teknis

dan harga terhadap penawaran yang masuk
Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa
Khusus untuk ULP:
Mengendalikan pelaksanaan Kontrak

Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian
Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA
1 Menjawab sanggahan;
2 Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:
a
Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa

kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan
Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket

Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya yang bernilai paling tinggi
Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau
16
MODUL 1

Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket

Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling
tinggi Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah);
3 Menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa kepada PPK;

4 Menyimpan dokumen asli pemilihan
Penyedia Barang/Jasa;
khusus Pejabat Pengadaan:
BAB III
Strategi Program Kerja
1 Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:

a
Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung

untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi
Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan/atau
Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung

untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang
bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh
juta rupiah);
2 Menyerahkan dokumen asli pemilihan
Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA;

Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan
kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala
Daerah/Pimpinan Institusi; dan
Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan
kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA
Panitia /Pejabat
Penerima Hasil Pekerjaan
adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa

dan menerima hasil pekerjaan. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
mempunyai tugas pokok dan kewenangan untuk:
1 Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan
Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan

ketentuan yang tercantum dalam Kontrak
2 Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa
setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan
Membuat dan
menandatangani
Berita Acara Serah
Terima Hasil Pekerjaan
Strategi merupakan pola atau rencana yang disatukan, luas dan berintegrasi yang
menghubungkan tujuan utama, kebijakan dan semua tindakan organisasi untuk
memastikan bahwa organisasi dapat mencapainya melalui pelaksanaan yang tepat sesuai
dengan alokasi sumber daya yang ada oleh organisasi. Dengan demikian strategi program
kerja monitoring dan evaluasi dimaksudkan untuk menyusun langkah-langkah atau pola
kerja yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dalam proses
pengadaan barang adan atau jasa.
Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa hal yang berkaitan dengan strategi program
kerja monitoring dan evaluasi. Penjelasan pada bagian ini bertujuan untuk memberikan
gambaran pentingnya lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa menyusun langkahlangkah strategis untuk penguatan kelembagaan agar terjaga indepedensi, khususnya
dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa.
Penyusunan Program Kerja Monitoring

dan Evaluasi Pengadaan
7
Langkah-langkah Penyusunan Program Kerja

Monitoring dan Evaluasi Pengadaan
Pengadaan barang dan jasa publik merupakan aktivitas yang dilakukan

organisasi pengadaan dengan menggunakan dana pemerintah. Pengertiaan
pengadaan barang dan atau jasa dapat disimpulkan kegiatan pengadaan
barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara
swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Sedangkan penanggung jawab
pengadaan adalah Pengguna Anggaran dan yang melaksanakan pengadaan
adalah Panitia pengadaan yaitu tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa
untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa.
Terdapat beberapa langkah strategis yang dianggap mampu untuk membuat
kinerja lembaga pengadaan lebih baik dari sebelumnya. Tahap-tahap atau
langkah-langkah monitoring dan evaluasi pengadaan seharusnya disesuaikan
dengan tahapan pengadaan yaitu:
18
MODUL 1

Procurement Planning (perencanaan pengadaan) yaitu suatu

proses untuk menentukan apa dan kapan melakukan pengadaan
atau pembelian serta sumber pendanaan yang akan digunakan.
Dengan demikian pada bagian ini diperlukan suatu rencana yang
tepat atas berbagai pilihan pengadaan barang dan atau jasa yang
akan dipilih, biaya, waktu, manfaat dan cara mendapatkannya.
Dengan demikian perencanaan pengadaan tidak hanya penting
untuk memutuskan tentang produk atau barang dan atau jasa yang
akan diadakan tetapi juga mempertimbangkan beberapa
keputusan strategis seperti penunjukkan langsung, pengadaan
langsung ataukah harus melalui tender.
Solicitation Planning (permintaan pengadaan) yaitu
mendokumentasikan kebutuhan produk atau barang dan atau jasa
dan mengidentifikasi sumber-sumber yang potensial. Pada bagian
ini lembaga pengadaan seharusnya mempertimbangkan sisi lain
dari proses pengadaan yaitu cost and benefit (biaya dan manfaat)
dari suatu pengadaan yang berimplikasi value added (nilai
tambah) bagi masyarakat. Pertimbangan ini mengindikasikan
bahwa pengadaan bukan perencanaan dari atas ke bawah
melainkan menggali potensi-potensi kebutuhan dan sumber daya
yang ada untuk menentukan pengadaan yang memberi manfaat
lebih bagi masyarakat. Memperjelas dan mendetilkan lingkup
pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen
kontrak. Spesifikasi pengadaan perlu direncanakan dengan baik.
Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak penyedia jasa untuk
mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga kontrak
dapat ditekan atau dengan kata lain mencari alternatif spesifikasi
yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada.
Sebaiknya dihindari spesifikasi tunggal karena dapat memicu
monopoli yang pada akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.
Perlu disadari adalah bahwa tidak ada desain yang sempurna.
Semakin banyak informasi akan memberikan data spesifikasi yang
lebih baik dan lebih kompetitif. Langkah terbaik adalah mencari
informasi lain terkait alternatif spesifikasi yang tidak tercantum
dalam syarat spesifikasi teknis namun memiliki kualitas dan
kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih tinggi namun
memiliki harga yang lebih kompetitif. Selain itu hal perlu
dipersiapkan adalah skema cashflow atau aliran kas untuk alur
pembayaran bagi penyedia yang disesuaikan alur masuk dana
pengadaan dari kas negara. Hal lain yang juga menjadi perhatian
pada bagian ini adalah mengusahakan waktu pelaksanaan yang
optimal. Monitoring dan evaluasi diperlukan pada bagian ini untuk
memastikan bahwa proses pengadaan barang dan atau jasa yang

akan diajukan dalam proses pelelangan telah memenuhi unsurunsur di atas.
Solicitation merupakan perolehan penawaran, bids, atau

proposal sesuai keperluan. Setelah melakukan perencanaan
pengadaan dan permintaan pengadaan, lembaga pengadaan
melakukan proses penawaran kepada para supplier. Proses ini
dapat dilakukan melalui lembaga pengadaan yang independen
seperti LPSE dengan menggunakan SPSE. Penggunaan lembaga
indepeden diharapkan dapat menjaga kejujuran dalam proses
pengadaan barang dan atau jasa publik. Hal ini dimaksudkan untuk
menciptakan kompetisi yang sehat diantara beberapa supplier
atau penyedia yang berniat mengikuti tender layanan. Mengingat
bagian pengadaan akan menerima banyak permohonan atau
penawaran terkait pengumuman yang dilakukan untuk itu
monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan rasionalitas
penawaran dari supplier dan juga mengidentifikasi potensi-potensi
kerancuan penawaran seperti terbatasnya limit waktu
pengumuman, kelengkapan spesifikasi pengadaan barang dan
atau jasa, network/ jaringan komputer yang tidak terganggu,
bandwidth yang memadai, dll sehingga indepedensi pengadaan
tetap terjaga.
Source Selection yaitu memilih rekanan dari beberapa yang

potensial. Pemilihan rekanan merupakan hal yang tidak mudah
karena terkadang tidak terdapat rekanan atau supplier yang benarbenar memenuhi kriteria yang ditentukan. Untuk itu panitia
pengadaan atau layanan pengadaan perlu memper-timbangkan
dengan teliti kategorikal pemenang agar tidak berdampak kasus
hukum dikemudian hari. Monitoring dan evaluasi perlu dilakukan
pada bagian ini untuk memastikan bahwa pemilihan pada rekanan
murni karena kemampuannya dan kesesuainnya dengan
spesifikasi yang ditentukan sehingga barang dan jasa yang
diadakan memiliki kualitas yang memadai.
Contract Administration yaitu bagaimana mengelola relasi

dengan rekanan agar mereka mampu menghasilkan atau
menyelesaikan kontrak kerja yang sudah dimenangkan. Para
supplier atau konraktor harus bisa mengkomunikasikan berbagai
kendala yang dialami dalam proses pengadaan agar bisa dicarikan
jalan keluarnya tanpa keluar dari spesifikasi pengadaan yang telah
ditanda tangani kecuali dalam keadaan darurat seperti
20
MODUL 1

menghadapi bencana alam. Pada bagian ini unit layanan

pengadaan bisa menjamin kelancaran atau cash flow pembayaran
dari setiap detail perjanjian yang disetujui nanti. Monitoring dan
evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kontrak yang
dibuat tidak akan merugikan salah satu pihak apakah itu bagian
pengadaan ataukah pihak penyedia barang dan atau jasa.
Contract Closeout merupakan penyelesaian dan penutupan

kontrak. Strategi mengatasi kerugian atas pengadaan barang dan
atau jasa atau ketidaksesuaian atas pengadaan dalam
procurement adalah bukan hanya ada dalam proses perencanaan
tapi juga pada tahap execution process. Sebagian besar strategi ini
berorientasi pada usaha untuk mendapatkan supplier yang tepat,
mendapatkan harga yang paling kompetitif dan langkah untuk
menghindari konflik maupun klaim. Sehingga pada bagian ini
tujuan monitoring dan evaluasi adalah untuk memastikan bahwa
pengadaan barang dan atau jasa telah dilakukan oleh supplier
yang tepat dengan harga yang paling kompetitif dan dipastikan
diserahkan tepat waktu dengan spesifikasi yang telah ditentukan
serta berupaya menghindari terjadi klaim atau proses hukum
dikemudian hari.
Langkah-langkah di atas diharapkan dapat memberi inspirasi
untuk menyusun program kerja monitoring dan evaluasi di masingmasing lembaga pengadaan (wilayah/daerah), mengingat
kompleksitas, kondisi dan situasi di masing-masing tempat
lembaga pengadaan tetunya berbeda sehingga setiap program
kerja yang disusun harus disesuaikan dengan lingkungan kerja
masing-masing. Acuan di atas diharapkan dapat memberikan
gambaran tentang bagaimana seharusnya setiap lembaga
pengadaan menyusun program kerja monitoring dan evaluasi
yang menambah nilai bagi lembaga tersebut untuk menjaga
independensi, transparansi dan responsibilitas.
Latihan (Kasus):
Pada saat proses pengadaan barang dan atau jasa, diperlukan penetapan
supplier yang akan melaksanakan pengadaan. Agar terjadi proses pemilihan
supplier yang tepat untuk mendapatkan barang dan atau jasa yang berkualitas
dan dengan harga yang kompetitif, bagaimanakah anda menentukan pemilihan
atas pemenang dalam proses pengadaan barang dan atau jasa? (diskusikan
jawaban saudara)
Identifikasi kebutuhan dasar

dari Program Kerja Monitoring & Pengadaan
Mengapa perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dasar program kerja

monitoring dan evaluasi pengadaan? Pertanyaan ini begitu penting karena
setiap lembaga perlu kenyamanan pada saat melakukan pekerjaan termasuk
pada saat melakukan monitroing dan evaluasi. Berikut ini beberapa hal yang
seharusnya disiapkan dalam proses pelaksanaan monitoring dan evaluasi
pengadaan, antara lain:
a Regulasi (dasar hukum)
b Ketersediaan Data/Informasi (semua data pengadaan)
c Ketersediaan sistem monitoring dan evaluasi
d Kompetensi Sumber daya manusia
e Indepedensi monitoring dan evaluasi
f
Pendanaan
g Program Kerja
h Tupoksi
Disiplin dan Komitmen
Kesiapan payung hukum dalam proses monitoring dan evaluasi merupakan hal
penting sebelum proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Regulasi membuat
proses monitoring dan evaluasi bisa dilakukan sesuai dengan aturan-aturan
yang sudah ditentukan sehingga tidak menimbulkan konflik pada saat
monitoring dan evaluasi baik pada pihak yang dikontrol maupun yang
mengontrol.
Data dalam bentuk apapun merupakan sumber informasi yang sangat penting
pada saat melakukan monitoring dan evaluasi. Dengan data seluruh aktivitas
pengadaan barang dan atau jasa yang ingin diawasi dapat dilakukan. Semakin
lengkap data yang tersedia menunjukkan semakin baik proses pengadaan
barang dan jasa dilakukan secara terstruktur.
Untuk melakukan monitoring dan evaluasi perlu disiapkan perangkat kerja tidak
hanya prosedur tetapi juga sistem monitoring dan evaluasi. Sistem monitoring
dan evaluasi yang tepat akan berdampak positif karena menghasilkan
monitoring dan evaluasi yang berdaya guna dan berhasil guna dan menghindari
tumpang tindih dalam pengawasan.
22
MODUL 1

Kesiapan sumber daya manusia sangat diperlukan. Sumber daya manusia

dalam proses monitoring dan evaluasi harus memiliki kompetensi keilmuan dan
kompetensi etika. Selain kedua kompetensi tersebut independensi dalam
proses monitoring dan evaluasi mutlak diperlukan dan saling melengkapi satu
dengan yang lainnya untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan di antara
yang diawasi dan yang mengawasi.
Setiap tahapan dalam proses monitoring dan evaluasi tentunya memerlukan
anggaran dalam proses pelaksanaannya. Dukungan anggaran dan sumber
pendanaan yang jelas akan mempermudah proses monitoring dan evaluasi
pengadaan barang dan atau jasa. Selain beberapa dukungan di atas diperlukan
juga program kerja yang matang terkait dengan monitoring dan evaluasi yang
akan dilakukan. Tanpa program yang baik dan matang proses pelaksanaan
monitoring dan evaluasi akan berjalan lamban dan tidak sesuai tujuan yang
akan dicapai.
Tugas, pokok dan fungsi dari masing-masing pelaksana monitoring dan
evaluasi dalam setiap tahapan pengadaan barang dan jasa harus jelas dan
terinci sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam proses monitoring dan
evalausi, misalnya pada tahap ex-ante (perencanaan) siapa yang melakukan
monev, apa yang di monev dan siapa yang bertanggung jawab dalam proses
monev tersebut.
Komitmen dan disiplin pimpinan sangat diperlukan untuk mendukung seluruh
proses di atas. Konsistensi monitoring dan evaluasi karena disiplin dan
komitmen dari pimpinan akan berdampak pada proses monitoring dan evaluasi
pengadaan barang dan atau jasa sehingga berdampak pada transparansi dan
mengurangi terjadi indikasi korupsi.
dengan kepentingannya selanjutnya akan diproses dan dianalisa sehingga

memiliki nilai tambah yang disebut informasi. Informasi yang didasarkan pada
data yang akurat akan memberikan nilai dan manfaat jika diolah dan dianalisis
dengan cara yang benar. Hasil olah data atau informasi akan memberikan
leverage pengetahuan dalam proses pembuatan keputusan.
Informasi dalam bentuk data/dokumen/arsip yang tersedia dapat membantu
pihak-pihak yang melakukan monitoring untuk membuat kebijakan dan
memutuskan langkah-langkah berikutnya atas temuan atau hasil monitoring dan
evaluasi sehingga setiap proses monitoring tidak hanya berhenti pada tahap
evaluasi melainkan juga sampai pada tahap tindak lanjut sesudah evaluasi
dilakukan. Untuk itu eksistensi data/dokumen/arsip perlu disimpan dalam
tempat yang aman (tidak mudah hilang dan rusak).
Peran ketersediaan informasi berupa dokumen atau data antara lain untuk:
a
Mengidentifikasi temuan antara yang direncanakan

dengan yang sudah diimplementasi
Memastikan bahwa semua dokumen sudah sesuai

dengan dokumen lelang yang ditetapkan oleh UU
Memastikan bahwa syarat-syarat khusus yang berkaitan

dengan kontrak tidak merugikan salah satu pihak
Mengidentifikasi bahwa pelaksanaan semua pengadaan

dilakukan tepat waktu begitu pula dengan proses
penyerahan barang dan jasa tepat waktu dan sesuai
dengan spesifikasi yang telah ditentukan
Menguji kualitas proses pengadaan
Melakukan review analitis untuk monitoring dan

evaluasi proses pengadaan
Pentingnya ketersediaan Dokumen fisik

dalam proses monitoring dan evaluasi
Informasi merupakan salah satu komponen penting dalam suatu organisasi

begitu pula bagi pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi.
Informasi dapat berupa dokumen atau data atau arsip yang dapat dijadikan
dasar atau alat bukti dalam proses monitoring dan evaluasi. Dokumen atau data
atau juga disebut arsip ada dua macam bentuknya bisa berbentuk hardcopy
dan softcopy. Hardcopy bisa berupa lembaran-lembaran kertas ataupun bukubuku. Sedangkan softcopy berupa file yang disimpan di media penyimpan
elektronik seperti diskette, harddisk, flashdisk maupun CD.
Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi
yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada
pemakai. Data akan menjadi bermakna jika dianalisis lebih lanjut agar dapat
digunakan sebagai dasar untuk pembuatan keputusan. Tanpa data yang
memadai monitoring dan evaluasi tidak dapat dilakukan secara maksimal.
Mengapa data/dokumen/arsip menjadi begitu penting bagi suatu organisasi?
karena data/dokumen/arsip yang telah disiapkan dan terorganisasi sesuai
Peran e-procurement dalam proses

monitoring dan evaluasi pengadaan
Tidak dapat dipungkiri bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah (PB/JP)

merupakan lahan subur terjadinya korupsi. Berdasarkan data dari Komisi
Pemberantasan Korupsi, sekitar 80% kasus yang mereka tangani merupakan
kasus dalam PB/JP. Salah satu upaya untuk mencegah korupsi di bidang
pengadaan barang/jasa pemerintah adalah dengan diterbitkannya Peraturan
Presiden no. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah oleh
Lembaga kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Dalam pasal
111 Perpres no 54 tahun 2010 mengatur pembentukan LPSE untuk
24
MODUL 1

memfasilitasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) dalam melaksanakan PB/JP.

(LKPP November 2011).
Pemaparan di atas menunjukkan bahwa upaya pemerintah untuk segera
mengimplementasikan SPSE merupakan langkah tepat dalam proses
pengadaan barang dan jasa publik. Penerapan e-procurement sangat
membantu mengurangi berbagai indikasi korupsi dalam proses pengadaan
barang dan jasa serta menciptakan transparansi dalam proses tersebut. Peran
e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan
jasa publik sebagai berikut:
a
Meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan
Meningkatkan daya saing dan effisiensi serta efektifitas
Membuat proses interaksi pihak-pihak yang

melakukan monitoring lebih terbuka,
transparan dan akuntabel
Menghemat biaya dan waktu monitoring dan evaluasi
Meningkatkan peran masyarakat dalam

proses monitoring dan evaluasi pengadaan
Mengoptimalkan kerja monitoring dan evaluasi
Mengoptimalkan database pengadaan

sehingga mempermudah pengawasan internal baik
oleh atasan langsung maupun pimpinan tertinggi
dalam lembaga layanan pengadaan.
Walaupun peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi

pengadaan barang dan atau jasa sangatlah penting, namun dalam
penerapannya e-procurement dalam monitoring dan evaluasi juga memiliki
beberapa kendala seperti:
a
Technical complexity
Anggaran yang cukup besar
Payung Hukum yang belum memadai
Terbatasnya sumber daya manusia terutama

berkaitan dengan tenaga pengadaan di wilayah tertentu
Terbatasnya sumber daya manusia yang memiliki

kompetensi untuk mengakses perubahan yang terjadi
terkait pengadaan barang dan atau jasa
(seperti: perubahan undang-undang, sistem, aturan,
pengetahuan dll) yang terjadi.
Memperkuat lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa publik merupakan

langkah tepat sebagai salah satu bentuk reformasi birokrasi. Ditinjau dari sisi
pengawasan dan akuntabilitas e-procurement merupakan inisiatif yang dapat
menyentuh seluruh aspek reformasi birokrasi, dengan e-procurement
pengawasan tidak saja mempermudah pengawasan dan evaluasi dikalangan
internal lembaga-lembaga yang melakukan layananan pengadaan barang dan
atau jasa tetapi juga sampai pada pengawasan eksternal yang menjangkau ke
seluruh lapisan masyarakat.
E-procurement mempermudah proses monitoring dan evaluasi karena
keberadaan e-procurement dapat menjembatani seluruh kepentingan
stakeholder tanpa memihak kepada stakeholder tertentu selain itu juga dapat
mengurangi korupsi dan kolusi diantara pihak-pihak yang terkait dalam proses
pengadaan barang dan atau jasa. Di sisi lain e-procurement juga memberikan
manfaat yang luar biasa dalam penyediaan data pengadaan. Hal ini disebabkan
seluruh proses pengadaan dimulai dari pengumuman sampai dengan
penetapan pemenang tercatat dalam sistem sehingga setiap kegiatan memiliki
rekam aktivitas yang mencerminkan semua kegiatan yang dilakukan organisasi
tersebut sehingga mempermudah monitroing dan evaluasi.
E-procurement dapat membantu pimpinan (seperti pimpinan langsung atau
Pejabat Pembuat Komitmen atau kepala ULP/LPSE) untuk langsung memantau
jumlah kegiatan yang telah dilaksanakan, yang sedang dalam proses
pelaksanaan, maupun yang akan dilaksanakan, sehingga dari seluruh proses ini
pimpinan dapat melihat kinerja organisasi dan dapat membuat keputusan atau
tindak lanjut dari setiap temuan dari hasil monitoring dan evaluasi. Dengan
demikian e-procurement dapat mempercepat proses penyediaan informasi
untuk kepentingan monitoring dan evaluasi sehingga mempermudah proses
pembuatan keputusan dan tindak lanjut ke tahapan pengembangan organisasi.
Pentingnya Regulasi dalam

proses monitoring dan evaluasi pengadaan
Regulasi pelayanan publik merupakan tanggung jawab pemerintah dalam

melayani berbagai pemangku kepentingan. Hadirnya UU No.25 tahun 2009
tentang pelayanan publik semakin menegaskan pentingnya menghasilkan
produk pengadaan publik yang berkualitas. Payung hukum yang jelas dalam
proses monitoring dan evaluasi bagi pihak-pihak penyelenggara juga
seharusnya menjadi prioritas perhatian pemerintah. Tersedianya payung hukum
26
MODUL 1

yang jelas dapat mempermudah pihak-pihak yang terkait melakukan

pekerjaannya tanpa kekhawatiran atas setiap kebijakan monitoring, evaluasi
dan tindak lanjut yang dibuatnya.
Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu aktifitas dalam satu
siklus manajemen pengadaan yang penting untuk melihat kinerja pihak-pihak
yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa publik, sayangnya
belum ada regulasi yang khusus mengatur monitoring dan evaluasi internal di
antara lembaga-lembaga pengadaan. UU No.25 tahun 2009 lebih
menitikberatkan pada pentingnya menghadirkan pelayanan publik yang
berkualitas serta menyebutkan masyarakat berhak ikut mengawasi dan
mengadukan hal-hal yang ditemui di lapangan berkaitan dengan pengadaan
barang dan jasa publik. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi
elektronik (UU ITE) menguatkan peran pengawasan berbasis teknologi
informasi namun lebih banyak mencurahkan perhatian pada sistem
pengawasan eksternal dibandingkan internal.
Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa
berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski
elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai
alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi
masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis
elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas
untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal
maupun eksternal.
Pembuatan Indikator Pencapaian

Program Monitoring & Evaluasi
1
bertanggungjawab untuk mengawasi proses pengadaan barang dan jasa

(seperti pimpinan langsung, Pengguna Anggaran atau pihak-pihak lain yang
ditunjuk dan dianggap memiliki kemampuan untuk melakukan monitoring dan
evaluasi pengadaan barang dan atau jasa). Langkah-langkah monitoring dan
evaluasi dalam melakukan pengawasan terhadap proses pengadaan barang
dan atau jasa adalah:
Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa
berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski
elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai
alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi
masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis
elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas
untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal
maupun eksternal.
a
Menganalisis tingkat kewajaran proyek.

Kewajaran proyek dapat dilihat antara kesesuaian
harga dan kualitas produk, keseimbangan diantara keduanya
menunjukkan akan kelayakan pengadaan yang diadakan.
Menetapkan strategi (model dan teknis) monitoring

dan koordinasi dengan pihak lain yang dianggap tepat.
Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring
Pembagian kerja tim pelaksana monitoring,

pembagian kerja diantara tim monitoring sangatlah penting
dalam setiap proses pemantauan sehingga terhindar
dari tumpang tindih proses pemantauan.
Pelaksanaan monitoring
Analisis hasil monitoring
Advokasi dan publikasi hasil monitoring,

hasil monitoring sebaiknya tidak sekedar laporan atau
hanya dalam bentuk catatan evaluasi tetapi sebaiknya
dipublikasi dan diberi tindak lanjut atas semua temuan baik positif
(temuan value added) maupun yang negatif (non value added)
agar proses monitoring dan evaluasi lebih bermanfaat.
Pelaporan hasil monitoring
Penyusunan kriteria keberhasilan pelaksanaan

monitoring dan Evaluasi
Program kerja dianggap berhasil jika memiliki ukuran-ukuran keberhasilan,

begitu juga dalam proses monitoring dan evaluasi. Indikator keberhasilan
monitoring dan evaluasi tidak hanya dapat dilihat jumlah temuan atau indikasi
yang kemudian berdampak pada penilian akhir dari evaluasi. Jika indikator
monitoring hanya dilihat dari jumlah temuan kesalahan maka setiap upaya
dalam proses monitoring akan diarahkan hanya untuk menemukan kesalahan
dari yang diawasi atau jika monitoring dan evaluasi hanya dianggap berhasil jika
berupaya mendapatkan penghematan anggaran maka proses pengadaan
barang dan jasa bisa saja mendapat kualitas barang yang tidak maksimal
asalkan bisa melakukan penghematan anggaran, untuk itu diperlukan beberapa
indikator yang saling melengkapi agar tujuan monitoring dan evaluasi dapat
tercapai.
Monitoring dan evaluasi harus dilakukan oleh yang pihak-pihak yang ditunjuk
28
MODUL 1

Dari langkah-langkah monitoring di atas maka perlu disusun indikator untuk

mengukur tingkat keberhasilan dari pelaksanaan monitoring dan evaluasi.
Penyusunan indikator ini tidak hanya didasarkan pada ukuran finansial semata
seperti penghematan anggaran atau efisiensi dan efektifitas pengadaan tetapi
juga didasarkan pada ukuran-ukuran non-finansial seperti kendali kualitas,
transparansi, akuntabilitas dan responsibilitas, dll.
Berikut ini beberapa ukuran kriteria keberhasilan pelaksanaan monitroing dan
evaluasi yang dapat disimpulkan dari hasil need assesment research di lima
wilayah di Indonesia (Surabaya, Makasar, Bandung, Medan dan Yogyakarta).
Indikator yang dapat dilihat dari:
a
Efisiensi dan efektifnya proses pengadaan
Jumlah penghematan anggaran
Temuan yang dapat ditindaklanjuti
Perbaikan berkelanjutan
Kendali kualitas
Tercapainya Transparansi, Akuntabilitas dan

Responsibilitas
Kerjasama Tim
Kepuasaan publik (berkurangnya sanggahan)
Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektornik
Jumlah dokumen pengadaan yang diumumkan

secara elektronik
Ukuran-ukuran atau indikator di atas tidaklah berdiri sendiri tetapi saling

melengkapi antara satu dengan lainnya. Multi indikator yang dibuat ini akan
lebih mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan melakukan monitoring
dan evaluasi untuk memastikan pencapaian program kerja karena dengan multi
indikator membuat proses monitoring lebih fleksibel dan dinamis terutama
dalam proses penilaian. Penentuan standar dari setiap indikator tidaklah mudah
karena setiap daerah atau wilayah dimana setiap lembaga layanan pengadaan
berada memiliki karakteristik yang berbeda-beda sehingga diperlukan
penetapan standar minimum dari setiap kriteria yang ditetapkan agar penilaian
kinerja lebih optimal dan tidak berpihak.
Penetapan standar penilaian pencapaian

program Monitoring dan Evaluasi
Seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu tentang multi indikator
untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan proses monitroing dan
evaluasi pengadaan barang dan atau jasa, maka berikut ini merupakan upaya
untuk menetapkan standar minimal yang harus dicapai dari masing-masing
indikator. Pentingnya menetapkan standar minimal agar disetiap lembaga
layanan pengadaan memiliki acuan standar yang jelas dan terarah serta bisa
dicapai karena penetapan standar yang terlalu tinggi akan berdampak bukan
pada penilaian kinerja tetapi malah sebaliknya akan menurunkan kinerja apalagi
tidak dibarengi sistem reward dan punishment yang jelas.
Penyusunan indikator penilaian keberhasilan monitoring ini didasarkan pada
sistem penilaian berbasis balanced scorecard (BSC). BSC merupakan konsep
manajemen strategik meliputi pola pengelolaan strategi organisasi jangka
pendek dan jangka panjang secara komprehensif. BSC terdiri dari 4 (empat)
langkah utama dalam menciptakan masa depan organisasi. Langkah-langkah
tersebut sebagai berikut:
1
Perencanaan jangka panjang:

a
Perumusan strategi
Perencanaan strategi
Penyusunan program
Perencanaan jangka pendek
Implementasi
Pemantauan (monitoring dan evaluasi)
Konsep BSC merubah fokus perspektif perencanaan dari sekedar hanya

berfokus pada finansial (anggaran tahunan) dan berjangka pendek menjdai
perpektif perencanaan komprehensif yang mencakup seluruh aspek finansial
dan non-finansial sampai pada pertumbuhan dan pembelajaran. Berikut ini
merupakan indikator monitoring dan evaluasi lembaga pengadaan barang dan
atau jasa publik.
30
MODUL 1

Tabel 3: Indikator Monitoring dan Evaluasi

No
1.
2.
Indikator
Komitmen
Pimpinan
Efisiensi dan
efektifnya
proses
pengadaan
Perspektif
pengukuran
Sasaran strategis
Ukuran
strategis
Pelaksanaan
pengumuman
pengadaan yang
sesuai perpres
maupun UU
lainnya yg terkait
Jumlah efisiensi
& Efektivitas
waktu dalam
proses
penyelenggaraan pengadaan
Semakin banyak
proses pengadaan
yang transparan
dan akuntantabel
Jumlah
pengumuman
berbasis
elektronik
3.
Penghematan anggaran
Nilai rupiah
penghematan
4.
Temuan
yang dapat
ditindaklanjuti
Perbaikan
berkelanjutan
Jumlah temuan
yang dapat
ditindaklanjuti
Kendali
kualitas
Kemampuan
untuk
menghasilkan
layanan
pengadaan yang
berkualitas
5.
6.
Kemampuan
untuk
memperbaiki diri
Penghematan
dalam lini
pengadaan dimulai
dengan menyusun
semua aktivitas
berbasis value
added dan
menghilangkan
aktivitas yang non
value added
Penghematan
anggaran dari
seluruh proses
pengadaan
Perbaikan proses
berikutnya
Kemampuan
organisasi untuk
memperbaiki value
chain process
pengadaan ke arah
lebih baik
Kemampuan
organisasi untuk
menghasilkan
layanan
pengadaan sesuai
standar kualitas
yang ditetapkan
% efisiensi
dan jumlah
pemborosan
waktu yang
dapat dihindari
Nilai
penghematan
Jumlah
temuan
Standar (%
pencapaian
)
5-10%
6.
Kendali
kualitas
Kemampuan
untuk
menghasilkan
layanan
pengadaan yang
berkualitas
7.
Transparansi
, Akuntanbilitas &
responsibilitas
Kemampuan
untuk
mengoptimalkan
adanya
Transparansi,
Akuntanbilitas &
responsibilitas
dalam layanan
pengadaan
8.
Kerjasama
Tim
9.
Kepuasan
publik
Kerjasama
diantara tim
layanan pengadaan untuk
menghadirkan
bentuk layanan
pengadaan
publik yang
berkualitas
Berkurangnya
komplain
Masyarakat
atas layanan
pengadaan yang
diberikan
10
Jumlah
pengadaan
yang
diumumkan
secara
elektronik
5%-10%
10%-15%
3%-5%
Jumlah chain
yang
diperbaiki
3%-5%
Berkurangnya
Sanggahan
terkait
penyerahan
produk/barang
dan atau jasa
pada publik
5%-10%
Banyaknya
jumlah
pengadaan yang
diumumkan
secara elektronik
Kemampuan
organisasi untuk
menghasilkan
layanan
pengadaan sesuai
standar kualitas
yang ditetapkan
Kemampuan
organisasi mengeskplore
data/dokumen/arsi
p sbg dukungan
untuk organisasi
mengoptimalkan
transparansi,
akuntabilitas dan
responsisbitas
Kemampuan
organisasi untuk
mengurangi konflik
kepentingan
diantara sesama
tim kerja layanan
pengadaan
Berkurangnya
Sanggahan
terkait
penyerahan
produk/barang
dan atau jasa
pada publik
Kelengkapan
data/dokumen
/arsip dan
kemudahan
untuk
mengaksesnya
5%-10%
Berkurangnya
konflik
kepentingan di
antara
sesama tim
kerja layanan
pengadaan
3%- 5%
Kemampuan
organisasi untuk
memberikan
fasilitas layanan
pengadaan sesuai
standar yang
ditetapkan serta
membuat
pengadaan yang
sesuai dengan
kebutuhan
masyarakat
Kemampuan
organisasi untuk
mengumumkan
pengadaan
berbasis elektronik
Berkurangnya
komplain dari
masyarakat
5%-10%
Jumlah
pengadaan
dan nilai
pengadaan
yang
bertambah
5%-10%
10%- 15%
32
MODUL 1
11
Jumlah
dokumen
pengadaan
yang
diumumkan
secara
elektronik

Banyaknya
dokumen
pengadaan yang
dapat diakses
melalui
elektronik
Kemampuan
organisasi untuk
menyiapkan
dokumen-dokumen
pengadaan
berbasis elektronik
Jumlah dan
jenis dokumen
pengadaan
yang dapat
diakses
melalui
elektronik
sesuai dengan
UU yang
berlaku
dan dapat menjadi leverage dalam proses pelaksanaan dan pencapaiannya.
5%-10%
Perlu pemikiran yang matang, rasional dan komprehensif dalam menetapkan

standar kerja dalam proses monitoring dan evaluasi. Implikasi terhadap standar
adalah adanya perubahan sebagai jawaban dari adanya harapan di masa
datang dan kondisi riil organisasi saat ini. Implikasi standar juga memberi suatu
gambaran terhadap langkah organisasi dari satu titik ke titik yang lain sehingga
organisasi mampu melakukan perubahan berkelanjutan. Inilah yang merupakan
kunci implikasi standar dalam program kerja monitoring dan evaluasi.
Sumber: disari dari hasil Need Asessment research (perlu diuji sebelum diterapkan)
Implikasi standar dalam program

Penerapan standar yang telah ditetapkan dalam program monitoring dan

evaluasi pengadaan bukan merupakan suatu langkah mudah. Membuat
perubahan atas sesuatu yang sudah lama berjalan merupakan suatu upaya
yang harus dilakukan secara berkesinambungan dan membutuhkan komitmen
yang tinggi dari pimpinan. Keberhasilan implikasi standar hanya bisa tercapai
jika komitmen pimpinan diikuti dengan kebersediaan para pelaku dalam
lembaga layanan pengadaan mau melakukan perubahan dan tidak melakukan
resisten terhadap perubahan.
Pimpinan tidak mampu sendirian untuk menerapkan standar dalam lembaga
atau organisasi atau unit yang dipimpinnya. Pimpinan hanya mampu
menerapkan standar jika orang-orang di organisasi mengetahui, memahami
dan berupaya untuk mau mencapai standar. Standar yang ditetapkan akan
menjadi sinergi bagi karyawan jika dikomunikasikan secara holistik dimana
semua unit atau lini organisasi yang terlibat di dalamnya harus diaktifkan. Cara
demikian akan membuat semua karyawan dalam setiap unit yang terlibat akan
mengkontribusikan semua kemampuannya untuk mencapai standar tersebut.
Pertemuan rutin antara pimpinan dan semua staf maupun karyawannya dalam
mengevaluasi setiap pencapaian standar dan selanjutnya memprogresnya
untuk setiap kemajuan yang akan dicapai berikutnya merupakan langkah tepat
dalam implementasi suatu standar. Monitoring dan evaluasi akan menjadi
mudah jika organisasi memiliki standar kerja yang harus dicapai karena setiap
varians atau penyimpangan dapat segera diantisipasi dan selanjutnya
dievaluasi dan ditindaklanjuti.
Standar bisa berdampak pada perubahan tetapi juga bisa sebaliknya. Untuk itu
penetapan standar harus disertai kesepakatan terhadap standar itu sendiri
diantara para pelaku organisasi. Hal ini disebabkan penetapan standar yang
terlalu tinggi dapat berdampak negatif sehingga standar harus dibuat rasional
Penerapan Program
Monitoring dan Evaluasi
Penerapan program monitoring dan evaluasi internal membutuhkan komitmen
dari pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam departemen pengadaan.
Berikut ini adalah pihak-pihak yang seharusnya melakukan monitoring dan
evaluasi internal terhadap penyelenggaraan pengadaan seperti:
a
Kepala kantor/satuan kerja adalah pejabat struktural

departemen/lembaga yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari
dana anggaran belanja rutin APBN.
(Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/pejabat yang diberi kuasa
yang bertanggungjawab atas pelaksana pengadaan barang/jasa
yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN)
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang diangkat

oleh PA atau KPA yang diberi kuasa bertanggungjawab
atas pelaksana pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari
anggaran belanja pembangunan APBN
Pengguna Anggaran Daerah, adalah pejabat di lingkungan

pemerintah propinsi/kabupaten/kota yang bertanggungjawab
atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari
dana anggaran belanja APBD.
Pihak-pihak di atas seharusnya menjadi orang yang bertanggung jawab

terhadap proses layanan pengadaan barang dan jasa publik di wilayah kerja
masing-masing sehingga perlu melakukan upaya-upaya perbaikan setelah
proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Salah satu upaya adalah upaya untuk
34
MODUL 1

meningkatkan kualitas aparatur dalam pengadaan barang dan atau jasa publik,
seperti:
a
Menfasilitasi ujian sertifikasi ahli pengadaan
Peningkatan layanan sistem ujian sertifikasi ahli pengadaan
Peningkatan sistem pangkalan data (database)

ahli pengadaan
Menfasilitasi peningkatan pengetahuan dan

profesionalitas lembaga-lembaga pelatihan
pengadaan barang dan jasa
Memperbaiki standars operating procedures (SOP)

seperti bimbingan teknis, advokasi, pengaduan dan
sanggah serta bantuan hukum
Mampu melakukan analisis value added chain

dari setiap jenis pengadaan yang akan dilakukan
Mampu menganalisis nilai (harga) dari setiap

pengadaan sehingga bisa mendapatkan
harga yang wajar dan rasional serta bisa mendapat
target harga yang kompetitif
Mampu menginventarisir dan menyeleksi supplier-supplier

potensial agar pelaksanaan pengadaan setelah kontrak
disepakati tidak terdapat kendala. Analisis bisa berupa
kemampuan supplier dari segi pengalaman pengadaan
dari jenis pengadaan yang di adakan, kemampuan finansial,
kemampuan delivery pengadaan sehingga pengadaan
dapat diselesaikan tepat waktu, juga rating supplier
atas jenis pengadaan yang diadakan
Memiliki kemampuan untuk melakukan pengendalian atas

persediaan pengadaan yang telah diterima
Mampu mengantisipasi kemungkinan klaim hukum yang

mungkin terjadi atas suatu pengadaan
Penerapan program monitoring dan evaluasi tentu bukan tanpa masalah

mengingat setiap proses penyelenggaraan dihadapkan pada keterbatasan yang
dimiliki. Masalah-masalah yang dihadapai dalam proses monitoring dan
evaluasi tentunya dimulai dari proses perencanaan hingga pengumuman
pemenang dan penyerahan barang dan atau jasa. Permasalahan yang paling
sering ditemui adalah kurangnya konsistensi, koordinasi dan keterkaitan antar
pelaku penagadaan yaitu antara perencanaan, penganggaran pelaksana,
pengawasan dan evaluasi serta penggunaan kapasitas sumber daya yang
terbatas.
Menyediakan bantuan hukum jika para penyelenggara

menghadapi klaim atau sanggahan.
Di sisi lain penguatan lembaga pengadaan tidak hanya membutuhkan

komitmen dari pimpinan juga dari pihak penyelenggara pengadaan seperti
panitia pengadaan (tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk
melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa) atau Pejabat pengadan
(personil yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan
pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai tertentu) serta lembaga
penyelenggara pengadaan elektronik (LPSE). Kemampuan lembaga
penyelenggaran merupakan salah satu kunci keberhasilan peningkatan
layanan pengadaan dan juga menjadi kunci keberhasilan proses monitoring dan
evaluasi karena memiliki kemampuan untuk menyediakan dokumen/arsip/ data
yang dibutuhkan pada saat monitoring. Panitia pengadaan harus mampu:
Evaluasi program
Monitoring dan Evaluasi
1
Pentingnya evaluasi terhadap

program monitoring dan evaluasi
Evaluasi lanjutan dari program monitoring dan evaluasi merupakan bagian

penting dari proses pengadaan. Tanpa evaluasi tindak lanjut maka setiap
temuan dari penyelenggaran program kerja monitoring dan evaluasi hanya
berhenti sebatas temuan tanpa ada tindak lanjutnya. Tujuan diadakan evaluasi
lanjutan adalah untuk memberikan arah kebijakan yang jelas atas setiap temuan
pada saat monitoring dan evaluasi pengadaan dilakukan. Evaluasi lanjutan
merupakan komunikasi dan koordinasasi antar lembaga pengadaan untuk
melakukan perbaikan berkelanjutan atas setiap permasalahan yang dihadapi.
Tindak lanjut dalam proses monitoring dan evaluasi membantu organisasi untuk
melakukan evaluasi kinerja lembaga. Proses pencapaian kinerja suatu
organisasi bukan hal yang mudah sehingga setiap hasil yang dicapai perlu
mendapatkan reward yang setimpal begitu juga sebaliknya bagi organisasi atau
lembaga pengadaan tidak dapat menunjukkan kinerja maksimal dan cenderung
36
MODUL 1

menurun perlu mendapat peringatan dan punishment.

Proses evaluasi tindak lanjut membutuhkan perencanaan yang tepat atas setiap
temuan yang yang harus ditindaklanjuti. Untuk itu evaluasi tindak lanjut
membutuhkan langkah keputusan yang tepat atas setiap kebijakan yang
diambil. Evaluasi tindak lanjut tidak hanya pada temuan-temuan yang
berindikasi negatif tetapi juga yang memiliki indikasi positif (perbaikan kinerja).
Lembaga atau pihak-pihak yang melakukan evaluasi tindak lanjut seharusnya
independen dan tidak berpihak agar tujuan evaluasi tindak lanjut dapat tercapai.
Evaluasi tindak lanjut dalam monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan
jasa merupakan langkah penting karena setiap proses tindak lanjut dapat
mencerminkan dan menginterpretasikan umpan balik atas kinerja aktual dari
setiap lini organisasi yang dimonitoring dan dievaluasi. Pengalaman yang ada,
banyak organisasi sering meremehkan manfaat dari hasil monitoring dan
berhenti pada proses evaluasi. Kegagalan menuju perubahan berkelanjutan
terjadi karena organisasi mengabaikan proses evaluasi tindak lanjut dan
berhenti pada proses evaluasi semata. Padahal proses tindak lanjut dari setiap
evaluasi dapat memberi perubahan bagi karyawan dan organisasi karena
keduanya akan mendapatkan penghargaan atas apa yang dikerjakannya.
Peran monitoring dan evaluasi dalam

pembenahan proses pengadaan
Peran monitoring adalah untuk mengidentifikasi kesuksesan ataupun

kegagalan secara nyata atau potensial sedini mungkin dan sewaktu-waktu.
Dengan demikian monitoring memainkan peran yang penting dalam analisis
kebijakan. Setiap permasalahan yang muncul dari proses monitoring akan
memerlukan kebijakan untuk menyelesaikan masalah tersebut sehingga setiap
proses dalam monitoring dan evaluasi merupakan mata rantai yang tak
terpisahkan untuk membenahi setiap lini organisasi yang domonitor dan
dievaluasi.
Peran monitoring dan evaluasi dapat dilihat dari kebijakan yang diambil, ada
yang bersifat internal yaitu kebijakan untuk pembenahan penguatan
kelembagaan secara internal dan bersifat eksternal (output) yaitu kebijakan
yang memberi dampak eksternal. Keluaran kebijakan Keluaran adalah barang,
layanan, atau sumber daya yang diterima oleh kelompok sasaran atau
kolompok penerima (beneficiaries). Sebaliknya dampak kebijakan merupakan
perubahan nyata pada tingkah laku atau sikap yang dihasilkan oleh keluaran
kebijakan tersebut. Dalam memantau keluaran serta dampak kebijakan harus
diingat bahwa kelompok sasaran tidak selalu merupakan kelompok penerima.
Kelompok sasaran (target group) merupakan individu, masyarakat atau
organisasi yang hendak dipengaruhi oleh suatu kebijkan dan program.
Sedangkan penerima (beneficiaries) adalah kelompok yang menerima manfaat
atau nilai dari kebijakan tersebut.
Pelaksanaan monitoring yang bersifat ex post facto atau pasca penerapan

kebijakan ini dapat disebut sebagai prinsip evaluasi. Bedanya dalam monitoring
yang intinya analis hanya mengumpulkan informasi seputar pelaksanaan
kebijakan, baik berupa data objektif maupun subjektif, berdasarkan indikatorindikator yang telah dipilih. Sedangkan dalam evaluasi, analis memasukkan
penilaiannya terhadap informasi yang telah dikumpulkan dalam proses
monitoring tersebut. Jadi dari suatu hasil evaluasi analis dapat menilai apakah
suatu proses atau keluaran kebijakan berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan
pembuat kebijakan atau tidak, sedangkan dalam monitoring hal tersebut tidak
dapat dilakukan. Bagaimanapun seharusnya kegiatan monitoring dan evaluasi
tidak dapat dipisahkan dan mampu berjalan seiring dengan diterapkannya suatu
kebijakan publik.
Pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa peran monitoring dan evaluasi
sangat penting dalam melakukan pembenahan proses pengadaan baik
pembenahan internal maupun eksternal. Pembenahan internal dapat dilihat dari
adanya konsekuensi perubahan karena adanya monitoring dan evaluasi
terutama dari segi produktiftas kerja sedangkan pembenahan eksternal dapat
dilihat dari tingkat kemandirian baik intelektual maupun indepensi kelembagaan.
Dampak evaluasi terhadap kinerja

Evaluasi merupakan penilaian berkala terhadap relevansi, penampilan dan

efisiensi dan memberi dampak pada proyek/pengadaan tentang waktu,
daerah atau populasi (banyaknya pengadaan). Evaluasi dapat dilakukan baik
oleh orang di dalam maupun di luar lembaga untuk membantu berbagai pihak
terkait dengan pembuatan keputusan sehingga evaluasi berfokus khusus pada
dampak dan sustainibilitas.
Dampak evaluasi terhadap kinerja monitoring dan evaluasi pengadaan dapat
dilihat dari adanya perubahan paradigma maupun perubahan berkelanjutan
yang dibuat untuk meningkatkan kinerja lembaga-lembaga pengadaan.
Evaluasi dapat dilakukan pada saat (lihat halaman 8):
a
Perencanaan (Ex-ante Evaluation)
Program/kegiatan sedang berjalan (on-going Evaluation)
Program/kegiatan selesai dibangun (terminal Evaluation)
Program/kegiatan sudah berfungsi (Ex-post Evaluation)
38
MODUL 1

Evaluasi terhadap perencanaan dapat dilihat dari terlaksananya semua

program pengadaan yang telah disusun, tapi yang lebih penting adalah semua
item program pengadaan yang disusun merupakan kebutuhan utama
masyarakat bukan didasarkan pada kepentingan tertentu.
Evaluasi terhadap program/kegiatan sedang berjalan dapat dilakukan melalui
tahapan pemantauan atau observasi untuk memastikan bahwa penyedia benarbenar melakukan penyelenggaran program pengadaan sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditetapkan terutama pengadaan yang bersifat lapangan
seperti konstruksi.
Evaluasi terhadap kegiatan atau program yang selesai adalah evaluasi pada
saat penyerahan barang atau jasa yang dilakukan penyedia. Hasil monitoring
dan evaluasi harus memastikan bahwa semua proses pengadaan sampai
penyerahan barang telah sesuai dengan standat kerja yang telah ditetapkan.
Barang dan atau jasa yang diserahkan telah sesuai dengan spesifikasi yang
telah ditetapkan dalam kontrak kerja dan diserhakan tepat waktu.
Kegiatan evaluasi sesudah penyerahan barang dan atau jasa publik yang paling
penting adalah memastikan bahwa semua fungsi dan cara kerja dari setiap item
pengadaan berjalan sempurna dan tak terkendala apapun, masa atau rentang
uji coba atau jaminan dari setiap item/program pengadaan perlu menjadi
perhatian ketika pada saat monitoring dan evaluasi dilakukan terutama untuk
memastikan kualitas dari setiap pengadaan yang diadakan.
Pemaparan di atas menunjukkan bahwa evaluasi merupakan aktivitas yang
lebih luas dari pada monitoring karena evaluasi memerlukan sumber informasi
yang lebih komplit begitu juga tindak lanjut dibandingkan monitoring. Namun
evaluasi hanya dapat dilakukan jika organisasi telah melakukan monitoring.
Fokus evaluasi relatif spesifik kepada pertanyaan mengenai efektif dan efisiensi
serta dampak dari setiap pengadaan yang dilakukan dengan tujuan untuk
memperbaiki pelayanan publik dan menyusun program yang lebih baik di
masa.
BAB IV
Strategi Pengembangan
Pemaparan dalam bab ini lebih difokuskan pada bagaimana mengembangkan dan
pemberdayaan lembaga monitoring dan evaluasi. Pengembangan dan pemberdayaan dari
lembaga monitoring bertujuan untuk lebih memberi peran yang maksimal dalam menjaga
indepedensi dan keterbukaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Berikut-berikut
hal-hal yang disampaikan:
Isu-isu terkini
1
Mengantisipasi isu terbaru berkaitan dengan monitoring

dan evaluasi dari lembaga-lembaga pengadaan
(aturan, sistem, jaringan pengadaan, dll)
Pergeseran dan perubahan sangat besar terjadi dalam lingkungan eksternal

maupun internal organisasi. Kompetisi dalam berbagai bidang tidak hanya
berlaku bagi organisasi bisnis melainkan juga organisasi publik. Kondisi
persaingan yang begitu ketat sangat menguntungkan lembaga layanan
pengadaan barang dan atau jasa karena dengan kompetisi yang semakin
meningkat setiap proses pengadaan seharusnya akan mendapatkan yang
terbaik dari kualitas maupun harga barang yang ajukan dalam pengadaan
termasuk menentukan pilihan yang tepat terhadap penyedia (supplier).
Perubahan paradigma terhadap pengelolan organisasi mengindikasikan
operasional organisasi menjadi kompleks. Oragnisasi harus mampu melakukan
penciptaan nilai melalui berbagai upaya kinerja organisasi tetap terjaga.
Pergeseran paradigma ini juga seharusnya diantisipasi oleh pihak-pihak yang
melakukan monitoring dan evaluasi. Proses monitoring dan evaluasi
seharusnya memahmi dengan baik perubahan-perubahan yang terjadi untuk
menopang kinerja layanan pengadaan seperti perubahan aturan,
perkembangan sistem, perubahan undang-undang, termasuk kemajuan pesat
yang dialami lembaga penyedia seharusnya diantisipasi oleh pihak-pihak yang
melakukan monitoring.
40
MODUL 1

Antisipasi perubahan akan memberi dampak positif dalam proses monitoring

dan evaluasi. Pihak-pihak yang melakukan monitoring pelaksanaan pengadaan
dapat memperbaiki ukuran-ukuran atau standar yang digunakan untuk
mengukur hasil monitoring maupun untuk kepentingan evaluasi. Perubahan
ukuran-ukuran ini dengan sendirinya akan berdampak positif juga terhadap
pihak-pihak yang diawasi dan dievaluasi, mereka akan bekerja maksimal dan
berupaya untuk melakukan yang terbaik untuk mendapatkan pengadaan yang
berkualitas. Menciptakan hubungan dan komunikasi yang baik diantara para
lembaga layanan pengadaan akan membuat mereka bekerja dengan maksimal.
Setiap perubahan yang terjadi dapat menjadi leverage dalam proses monitoring
dan evaluasi jika dapat diantisipasi sejak awal dan senantiasa digunakan untuk
melakukan perbaikan berkelanjutan sebaliknya bisa menjadi ancaman jika
setiap perubahan hanya dilihat sebagai perubahan tanpa diserta upaya untuk
melakukan perubahan apapaun. Salah satu contohnya adanya dukungan
regulasi atau aturan yang bisa menaungi kecepatan perubahan itu sendiri.
Keterlambatan payung hukum yang dapat digunakan untuk melindungi proses
kerja pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi akan berdampak
pada ketidakjelasan dalam proses pembuatan keputusan dan akhirnya
memperlambat proses tindak lanjut dari hasil monitoring dan evaluasi yang telah
dilakukan.
Kecepatan kemajuan teknologi juga harus diantisipasi dalam proses monitoring
dan evaluasi, kemajuan teknologi dapat mempermudah pihak-pihak yang
melakukan monitoring dan evaluasi untuk mengakses data atau informasi
apapun untuk kelancaran pekerjaan monitoring dan evaluasi. Data ataupun
informasi yang diperoleh dapat dijadikan alat atau rujukan untuk melakukan
evaluasi terhadap program-program pengadaan dan selanjutnya dapat
digunakan untuk proses tindak lanjut berikutnya.
dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa. Monitoring dan evaluasi tidak
hanya mengejar efisiensi tetapi juga sumber data serta database yang aman
karena ini merupakan hal penting dalam menunjang seluruh proses verifikasi
monitoring dan evaluasi.
Perkembangan sistem teknologi informasi pengadaan tentunya sangat
membantu proses monitoring dan evaluasi sebagai upaya untuk membuat
seluruh proses pengadaan bersih dari proses kolusi dan korupsi. Bentuk
evaluasi tindak lanjut tentunya sangat memerlukan kecepatan proses kerja hasil
monitoring dan evaluasi. Setiap telaah ulang berfokus khusus pada keefektifan
dan dampak langsung dari setiap kegiatan pengadaan yang dilaksanakan.
Kesesuaian rencana dangan dampak keluaran merupakan tujuan yang hendak
dicapai.
Evaluasi tindak lanjut merupakan langkah penting dalam proses monitoring dan
evaluasi. Telaah kaji tindak berfokus pada keefektifan dan dampak langsung
dari setiap kegiatan pengadaan. Setiap keluaran akan dinilai tingkat
berdasarkan kesesuaian dengan rencana. Proses evaluasi tindak lanjut
membutuhkan kinerja monitoring dan evaluasi, semakin baik kinerja monitoring
dan evaluasi semakin cepat pula evaluasi tindak lanjut dilakukan. Keamanan
Sumber data dan data base pengadaan merupakan salah satu kunci
pelaksanaan evaluasi tindak lanjut yang lebih cepat dan rasional.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa terdapat dampak positif maupun
negatif dengan adanya perkembangan sistem informasi pengadaan. Untuk
mengantisipasi dampak negatif, setiap layanan pengadaan harus mampu
mengantisipasi kemajuan sistem teknologi agar mampu mengamankan setiap
aktivitas gangguan teknologi informasi seperti kehilangan database dan sumber
data karena virus, atau adanya penganggu eksternal yang menyerang sistem
(seperti hacker), rusaknya jaringan, dll. sedangkan antisipasi dampak positif
bagi kepentingan seluruh proses pengadaan termasuk proses monitoring,
evaluasi dan tindak lanjut seperti kemudahan mengakses informasi, data base
yang tersimpan dengan aman, transparansi proses pengadaan dan monitoring
serta evaluasi, serta kecepatan dan luasnya jangkuan pengumuman, dll
merupakan pekerjaan penting bagi semua lembaga layanan pengadaan.
Mengantisipasi perkembangan
sistem pengadaan
Kesuksesan program-program pengadaan dapat dilihat dari varians yang terjadi

antara perencanaan dengan apa yang dihasilkan. Varians berindikasi positif jika
terdapat kesesuaian antara apa yang direncanakan dengan apa yang
dihasilkan dan sebaliknya berindikasi negatif jika apa yang direncanakan tidak
sesuai dengan apa yang dihasilkan. Untuk mendapatkan hasil yang positif,
seluruh bagian yang terlibat dalam proses pengadaan seharunya
mengantisipasi perkembangan teknologi.
Upaya pemerintah untuk melakukan proses pengadaan yang jujur dan dan
transparansi melalui e-procurement seharusnya disertai dengan upaya-upaya
melakukan perbaikan sistem pengadaan. Perbaikan jaringan, memperluas
bandwidth, memperbaiki sistem dan mengantisipasi risiko-risiko kehilangan
database seharusnya menjadi pertimbangan utama dalam proses monitoring
Program pengadaan
proaktif
Customer satisfaction merupakan tujuan akhir dari suatu proses pengadaan,
masyarakat dapat menikmati seluruh program pengadaan tanpa keluhan
maupun komplain menunjukkan kinerja lembaga layanan pengadaan. Peran
pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi akan menunjukkan
bahwa proses pengadaan berjalan sebagaimana mestinya karena setiap
kecurangan dalam proses pengadaan dapat dianitisipasi sejak awal sehingga
42
MODUL 1

masyarakat tidak akan mendapatkan barang dan atau jasa yang tidak
berkualitas.
Monitoring bertujuan untuk menunjukkan bahwa seluruh proses kerja telah
berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, seluruh barang dan atau
jasa yang diadakan merupakan barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan
publik, serta memastikan bahwa seluruh informasi yang disampaikan benar
adanya.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam proses pengadaan barang dan
atau jasa, semua kalangan masyarakat harus terlibat tidak hanya pemerintah.
Lembaga-lembaga masyarakat seharusnya dapat membantu pemerintah
dalam hal ini lembaga layanan pengadaan terutama dalam hal:
Menginventarisir kebutuhan publik

Masyarakat dapat membantu pemerintah dengan menyediakan
informasi atau data kebutuhan mereka baik barang dan atau jasa
jangka panjang maupun pendek.
Mengidentifikasi kebutuhan publik

Masyarakat selanjutnya dapat membantu pemerintah untuk
mengidentifikasi berbagai kebutuhan publik yang memiliki skala
prioritas tertinggi hingga terendah. Hal ini perlu dilakukan karena
sumber daya pemerintah yang terbatas baik keuangan maupun
sumber daya manusia. Selain itu masyarakat yang lebih tahu yang
paling penting bagi mereka saat ini atau diwaktu kemudian. Proses
ini perlu dilakukan dengan tujuan untuk menghindari adanya
intervensi pengadaan atas program-program pengadaan yang
tidak penting bagi masyarakat.
Identifikasi berbagai kebutuhan pengadaan proaktif perlu menjadi perhatian

karena tercapainya pengadaan yang berorientasi pada kepentingan publik
hanya dapat tercapai jika pihak-pihak yang melakukan layanan pengadaan baik
pelaksana maupun pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi
mampu mengidentifikasi berbagai kebutuhan dasar yang berorientasi pada
kepentingan publik. Beberapa hal yang perlu diidentifikasi dalam proses
pengadaan kebutuhan publik, antara lain:
a
Skala prioritas pengadaan publik
Sumber pendanaan
Waktu pelaksanaan
Penentuan supply chain
Penentuan pemenang
Payung hukum bagi temuan laporan masyarakat
Selain mengidentifikasi berbabagai kebutuhan pengadaan barang dan jasa

publik, seluruh komponen yang bertanggung-jawab perlu menyusun
standar/ukuran kepatuhan pengadaan. Unsur-unsur yang perlu diperhatikan
pada saat menyusun ukuran kepatuhan dalan proses pengadaan barang dan
jasa publik bertujuan untuk menjaga konistensi dan responsibilitas dalam
proses pengadaan sehingga risiko-risiko pengadaan baik yang berkaitan
dengan risiko hukum maupun risiko kegagalan atas pengadaan barang dan jasa
publik.
a
Kesesuaian antara pengadaan dengan skala prioritas pengadaan
Kualitas spesifikasi yang diajukan
HPS untuk penghematan bukan untuk mendapatkan

barang yang murah
Melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan

Program monitoring dan evaluasi dengan keterlibatan publik
merupakan salah satu cara untuk mendapatkan objektifitas
penilaian antara penyelenggara dan penyedia. Masyarakat dapat
membantu melakukan monitoring dan evaluasi terutama pada saat
proses pelaksanaan program pengadaan oleh penyedia yang
ditunjuk. Dengan keterlibatan masyarakat, proses pengerjaan
pengadaan dapat terjaga kualitasnya mengingat keterbatasan
sumber daya monitoring dan evaluasi. Masyarakat dapat terjun
langsung melihat proses pengerjaan dan selanjutnya melaporkan
setiap temuan kepada penyelenggara.
Indepedensi dan transparansi
Daya tahan (waktu jaminan)
Kepercayaan
44

MODUL 1
Penanganan kompleksitas
dalam pengadaan
1
Identifkasi berbagai masalah

dalam pengadaan barang dan jasa
Proses pengadaan barang dan jasa publik bukanlah suatu proses yang mudah
dan tanpa risiko, setiap tahapan dalam proses pengadaan barang dan jasa
mulai dari tahap perencanaan hingga penyerahan barang dan jasa selalu
memiliki permasalahan sendiri. Kompleksitas yang ada dalam proses
pengadaan barang perlu diantisipasi seperti:
a
Intervensi pihak-pihak tertentu
Sarana dan prasarana yang masih belum maksimal di wilayah tertentu
Penetapan pemenang
Keterbatasan sumber daya (sertifikasi panitia lelang, keahlian, dll)
Keterbatasan sistem
Risiko kontrak
Regulasi
Pemerintah dalam bidang pengadaan barang dan jasa telah melakukan

beberapa langkah guna mengantisipasi kompleksitas permasalahan dalam
proses pengadaan barang dan jasa. Pengadaan berbasis e-procurement
dengan SPSE ditujukan untuk mengurangi intervensi pihak-pihak tertentu
dalam proses pngadaan barang dan jasa, walau tidak dapat menghilangkan
semua bentuk intervensi namun dengan SPSE bentuk intervensi minimal dapat
dikurangi
Penggunaan e-procurement juga memiliki kendala tersendiri misalnya kondisi
wilayah geografis yang berbeda di antara wilayah-wilayah yang ada di
Indonesia membuat penanganan terhadap masalah sarana dan prasarana
menjadi berbeda di setiap wilayah. Kompleksitas penentuan pemenang tender
atau pemenang proyek dapat dihilangkan dengan cara membuat kompetisi
terbuka melalaui pengadaan berbasis elektronik, walaupun demikian bukan
berarti tidak terdapat sanggahan dan banding dari peserta tender.
Pemerintah juga berupaya meningkatkan kemampuan profesionalisme
aparatur dalam bidang pengadaan barang dan atau jasa seperti memfasilitasi
kemampuan aparatur barang dan jasa melalui pendidikan dan pelatihan
termasuk juga memfasilitas ujian sertifikasi ahli pengadaan, hal ini dilakukan
agar tujuan peningkatan pelayanan publik dapat tercapai.
Peningkatan sistem pangakalan data base, memperluas atau meningkatkan
bandwith serta meningkatkan keahlian sumber daya manusia dalam bidang
pengadaan barang dan jasa berbasis IT terus ditingkatkan. Hal ini dimaksudkan
agar mempermudah akses bagi para pengguna layanan untuk mengakses

informasi aapun terkait proses pengadaan barang dan atau jasa.
Keterbatasan regulasi yang berkaitan dalam proses pengadaan barang dan
atau jasa merupakan salah satu kendala tersendiri, untuk itu proses perbaikan
regulasi sebagai payung hukum senantiasa menjadi perhatian. Penguatan
regulasi pengadaan dilakukan melalui penyusunan naskah akademis dan draft
rancangan undang-undang pengadaan/jasa pemerintah serta peningkatan.
Kontrak adalah perjanjian antar beberapa pihak (lebih dari satu pihak). Dalam
proyek pengadaan barang dan atau jasa, kontrak perjanjian merupakan
kesepakatan kerja sama antara Pemberi Tugas (penyelenggara pengadaan)
dan Penyedia Jasa (supplier). Risiko kontrak terjadi jika salah satu pihak berada
pada kondisi posisi bargaining position yang lemah dalam menyepakati isi
kontrak. Monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa tidak ada
pihak dirugikan dalam klausul kontrak yang ditandatangani kedua belah pihak.
Penanganan berbabagai masalah dalam proses pengadaan barang dan atau
jasa dapat dilakukan dengan cara meningkatkan monitoring dan evaluasi
pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, pengembangan sistem
pengadaan berbasis teknologi informasi sampai dengan penyerahan barang
dan atau jasa publik.
Kendala lain yang dihadapi dalam proses pengadaan barang dan jasa adalah
pada proses monitoring dan evaluasi seperti:
a
Intervensi pihak-pihak tertentu
Regulasi yang belum memadai
Tidak semua personal/unit mau di monitor
Tidak adanya implikasi lanjutan dari hasil monitoring dan evaluasi
Sistem penilaian kinerja yang belum memadai
Rendahnya reward atau ketidakjelasan standar punishment

yang diterima dibandingkan pencapaian hasil yang diperoleh.
Strategi penanganan kendala-kendala

dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan
Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa monitoring dan evaluasi merupakan

hal penting dalam memastikan bahwa seluruh proses pengadaan berjalan
sesuai standar yang telah ditetapkan. Untuk pihak-pihak yang melakukan
monitoring perlu mempersiapkan strategi yang tepat untuk mengatasi kendalakendala yang ada dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik.
Untuk mengantisipasi adanya intervensi dalam proses pengadaan maka proses
pengadaan harus dilakukan oleh lembaga-lembaga pengadaan yang
independen. Unit layanan pengadaan dan lembaga layanan pengadaan secara
elektronik maupun pihak-pihak lain yang berada dalam kedua lembaga
46
MODUL 1

pengadaan tersebut seperti panitia pengadaan harus secara struktural dibuat

independen. Indepedensi lembaga pengadaan diharapkan dapat mengurangi
intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses pengadaan barang dan atau jasa
seperti mempengaruhi penentuan spesifikasi produk agar mengarah pada
supplier/penyedia tertentu, dll.
Proses pengadaan yang bersih dan akuntabel hanya dapat dilakukan jika
didukung dengan regulasi yang jelas dan rinci agar proses pelaksanaan sesuai
dengan standar pengadaan yang benar. Misalnya kejelasan mengenai sistem
paket pengadaan harus dibuat lebih rinci agar tidak bias pada saat proses
pengadaan dilakukan, dll
Kendala lain yang penting dalam proses monitoring dan evaluasi adalah tidak
semua pihak mau di monitoring dan dievaluasi karena sistem monitoring dan
evaluasi yang dilakukan seperti saat ini hanya bersifat untuk mendapatkan
temuan bukan memberi solusi atau tindak lanjut dan penghargaan yang
memadai jika memperoleh prestasi kinerja yang maksimal. Untuk strategi yang
harus disiapkan adalah harus ada payung hukum yang jelas yang mengatur
sanksi bagi unit-unit layanan pengadaan yang tidak memberi respon yang baik
dalam proses monitoring terutama dalam menyediakan informasi yang lengkap.
Sebaliknya dalam regulasi tersebut harus juga diatur tentang reward yang
diterima jika unit-unit layanan pengadaan tersebut melakukan proses
pengadaan sesuai standar yang memberi nilai tambah bagi masyarakat.
Proses monitoring dan evaluasi harus menyiapkan tindak lanjut atas setiap
temuan baik positif maupun negatif. Untuk itu setiap monitoring dan evaluasi
seharusnya menghasilkan penilaian kinerja bagi setiap unit layanan pengadaan
yang diawasi dan evaluasi sehingga tidak hanya berhenti untuk penilaian benar
dan salah. Setiap temuan baik positif maupun negatif dipastikan harus
memperoleh tindak lanjut untuk perbaikan proses layanan di masa datang.
Potensi dan Antisipasi risiko dalam monitoring dan evaluasi

Proses pengadaan barang/jasa pemerintah, melibatkan sumber daya keuangan

pemerintah untuk capital expenditures ini sangat berpotensi terjadi
penyimpangan yang tidak jarang menimbulkan kerugian yang cukup signifikan.
Oleh karena itu, para pihak yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan
barang/jasa pemerintah, diharapkan mampu untuk mendeteksi risiko yang
mungkin muncul dalam pengadaan, sehingga mampu untuk mengidentifikasi
apa saja strategi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan program
monitoring & evaluasi yang reliable.
Risiko sendiri secara umum dapat diartikan sebagai suatu kejadian/kondisi yang
berkaitan dengan hambatan dalam pencapaian tujuan. Pengertian risiko sangat
erat hubungannya dengan adanya tujuan, sehingga apabila tidak ada tujuan
maka tidak ada pula risiko yang dihadapi. Dengan mengenali risiko, pihak-pihak
yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah akan

mampu meminimalisir dampak dengan adanya risiko tersebut. Berikut ini adalah
potensi risiko dalam monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah:
Ketidaksesuaian data dengan standar/peraturan yang berlaku
Data yang kurang informatif
Pengelolaan risiko ini dilakukan dengan membangun pengendalian intern.
Dengan kata lain, pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mengelola
risiko, seperti yang dimandatkan dalam PP No. 60/2008 tentang Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah. Terdapat banyak risiko pada proses
pengadaan barang dan jasa. Masing-masing pihak baik penyelenggara
pengadaan maupun supplier/penyedia memiliki kemampuan dan sumberdaya
dalam mengantisipasi dan mengatasi risiko pengadaan.
Sesuai dengan posisi dan porsinya, penyelenggara pengadaan mampu
mengatasi sebagian risiko pengadaan, dan supplier mampu untuk mengatasi
sebagian yang lainnya. Contoh risiko dimana penyelenggara pengadaan lebih
mampu untuk mengatasinya adalah risiko financial. Seperti yang kita ketahui
bahwa pada saat pengadaan dimulai, pendanaan pengadaan haruslah sudah
tersedia. Sedangkan risiko, dimana supplier lebih mampu untuk mengatasinya
adalah risiko kesalahan metode pelaksanaan. Hal ini disebabkan Supplier
adalah pihak yang menguasa metode setiap pekerjaan pengadaan.
Pengalihan risiko yang salah hanya akan menyebabkan terjadinya konflik yang
akan berujung pada kegagalan pengadaan dan kerugian kedua belah pihak.
Untuk itu penting bagi kedua pihak untuk menggunakan kontrak yang telah ada
untuk saling mengikat dan bertanggungjawab atas kewajiban dan hak masingmasing. Pemahaman konrak harus dibicarakan kedua pihak secata terbuka agar
tidak terjadi bias informasi saat kontrak selesai dibuat dan masing-masing pihak
kemudian saling menyalahkan.
Kenyataan dalam pelaksanaan pengadaan, Supplier atau penyedia lebih sering
memiliki bargaining position yang lemah dalam negosiasi klausul kontrak.
Supplier/penyedia pada dunia pengadaan di Indonesia terkadang diposisikan
sebagai pihak yang lemah. Ditambah dengan alasan kompetitif, maka
unbalanced contract akhirnya sering dijumpai dan menjadi masalah dalam
pelaksanaan pengadaan di Indonesia, kadang supplier harus memenuhi
beberapa kewajibannya diluar kontrak yang disepakati.
Peran monitoring harus ditingkatkan dalam rangka memberikan jaminan bahwa
penyelenggara pengadaan tidak dapat melakukan kontrak-kontrak yang
merugikan salah satu pihak. Pengalihan risiko pada kontrak sebaiknya dihindari
karena akan berujung pada kerugian semua pihak yang terlibat dan bahkan
kegagalan pengadaan. Berikut ini adalah risiko pengadaan yang sering terjadi
baik untuk pihak penyedia maupun pihak pengadaan.
48
MODUL 1

Penyediaan jasa tidak dapat melakukan klaim biaya, hal ini terjadi
pada keadaan-keadaan dimana negara mengalami tingkat inflasi
yang tinggi setelah kontrak ditandatangani.
Kontrak yang merugikan salah satu pihak, ini terjadi jika pihak
penyelenggara ingin mendapatkan keuntungan pribadi, walaupun
sistem pengadaan telah berbasis elektronik namun tak dapat
dipungkiri terkadang ada kewajiban-kewajiban supplier yang tidak
tertera dikontrak tapi harus dilaksanakan oleh supplier/penyedia.
c
d
Terkadang dalam kondisi tertentu pihak supllier/penyedia tidak

dapat memenuhi target skedul yang telah ditentukan sehingga
penyedia/supplier dikenakan sanksi/ denda.
Ketika terjadi keterlambatan pembayaran dari pihak
penyelenggara pengadaan, pihak supplier/penyedia tidak memiliki
kekuatan apapun untuk memberi sanksi atau meminta pihak
penyelenggara membayar denda atau bunga atas keterlambatan
tersebut.
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih

dahulu. Koordinasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi
karena dengan koordinasi setiap orang yang ada dalam organisasi
dapat dikendalikan untuk mencapai tujuan organisasi dan
menghindari ruang gerak yang terpisah dari orang-orang tersebut
untuk melakukan tindakan-tindakan yang dapat merugikan
organisasi. Koordinasi harus memenuhi beberapa unsur yaitu:
Kordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan
keadaan yang saling mengisi dan memberi.
Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan
yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan
dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan
dengan kegiatan sebelumnya.
Koordinasi harus menggunakan pendekatan
Terkadang kerterlambatan pembayaran dana pengadaan dari

penyelenggara berdampak pada supplier/penyedia mengalami
kesulitan modal kerja dalam menyelesaikan pekerjaan
pengadaan.
Atas berbagai kejadian di atas sebaiknya pihak penyedia maupun

penyelenggara mempelajari secara bersama-sama klausul-klausul kontrak agar
tidak berdampak pada merugikan salah satu pihak
Komunikasi dan koordinasi

dengan pihak-pihak yang terkait
4.1 Pengertian dan fungsi komunikasi dan koordinasi

Komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu atau lebih orang
yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh
gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu,
mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk
melakukan umpan balik. Dengan demikian komunikasi melibatkan
tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang
dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka
berkomunikasi begitu juga dengan ruang dan waktu.
Koordinasi merupakan proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi
dan kegiatan pada tingkat satu satuan terpisah dalam suatu
multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi

yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih
tugas yang satu dengan tugas yang lain.
Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa komunikasi dan
koordinasi mutlak diperlukan dalam proses pengadaan barang dan
atau jasa sehingga hal-hal yang akan merugikan proses
pengadaan barang dan jasa dapat dihindari, seperti konflik
kepentingan, pemborosan waktu, aktivitas-aktivitas yang tidak
bernilai tambah, dll. dengan demikian pekerjaan Procurement
Management menjadi berat jika komunikasi dan koordinasi
diantara lembaga-lembaga pengadaan tidak bisa dilakukan.
Tujuan departemen pengadaan adalah adalah memastikan bahwa
semua proses pengadaan berjalan dengan lancar sehingga
produk dan jasa yg dibutuhkan publik bisa diperoleh di saat yg
tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn kualitas yg tepat dan dgn harga
yg tepat.
Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut untuk sejalan
dengan strategi organisasi dan rencana organisasi, untuk
memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin
dicapai organisasi, maka komunikasi dan koordinasi harus tetap
terjaga. Masing-masing unit harus memiliki tupoksi dan arah
kebijakan yang searah dengan tujuan organisasi sehingga proses
50
MODUL 1

pengadaan yang dilakukan dapat memilki nilai tambah bagi

masyarakat.
4.2 Fungsi dan peran lembaga monitoring dan evaluasi

Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu aktifitas
dalam satu siklus manajemen pengadaan Lembaga. Fungsi dari
lembaga monitoring pengadaan adalah:
Memastikan bahwa tindakan dari para penyelenggara
pengadaan telah mengikuti standar dan prosedur
yang telah ditetapkan (kepatuhan);
Menentukan bahwa seluruh sumber dan layanan yang
diperuntukkan bagi masyarakat telah sampai tepat waktu
dengan spesifikasi yang sesuai dengan kontrak
yang disepakati;
Menghasilkan informasi yang dapat membantu menjelaskan
hal-hal yang terkait dengan kebijakan yang telah dibuat
terkait perencanaan dan pelaksanaan pengadaan;
Menyediakan informasi yang menunjukkan adanya
perubahan sosial di masyarakat terkait dengan kebijakan
yang telah diambil pada waktu sebelumnya;
Memastikan bahwa barang dan atau jasa yang dibutuhkan
oleh masyarakat secara tepat.
Keberhasilan pelaksanaan monitoring dapat dilihat dari semua
fungsi-fungsi monitoring di atas berhasil dilakukan. Selanjutnya
temuan-temuan monitoring dapat digunakan sebagai bahan
evaluasi dan tindak lanjut untuk perubahan di waktu berikutnya.
Monitoring dapat menjadi alat pengendali yang baik dalam seluruh
proses implementasi pengadaan karena dengan dengan
monitoring setiap kecurangan dapat diantisipasi sejak awal, begitu
juga dengan hambatan atau kendala dalam proses
pelaksanaannya.
Kerjasama di antara
lembaga montoring dan evaluasi
Kerja sama antara lembaga-lembaga (Procurement Department) mutlak

diperlukan mengingat keberhasilan untuk mendapatkan layanan publik dan
supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration
& partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan antara
lembaga pengadaan dengan supplier-suppliernya terutama untuk
mendapatkan supplier-supplier yang potensial.
Pengadaan dengan basis e-procurement memungkinkan tercapainya
collaboration and partnership mengingat dengan e-procurement semua
penyedia akan berkompetisi memberikan yang terbaik bukan sekedar
berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier (seperti
dalam sistem konvensional).
Koordinasi yang terarah antara sesama komponen yang ada dalam departemen
pengadaan memungkinkan proses monitoring dan evaluasi menjadi lebih
mudah. Kerjasama lainnya yang diperlukan dari lembaga-lembaga pengadaan
adalah menghindari tumpang tindih diantara sesama pihak-pihak yang
melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan karena adanya beban
kepentingan tertentu (interest personal atau kelompok).
Kerjasama yang baik diantara pihak-pihak yang melakukan monitoring dan
evaluasi akan berdampak pada proses kerja yang maksimal dari pihak-pihak
penyelenggaran layanan pengadaan karena berkurangnya intervensi dan
terjaminnya independensi. Kemajuan teknologi juga turut menunjang
percepatan proses monitoring dan evaluasi karena akses informasi yang lebih
mudah tentunya dapat mempercepat diperolehnya data atau informasi yang
diperlukan dalam proses monitoring dan evaluasi.
Pemilihan Supplier yang tepat
Untuk mendapatkan barang dan atau jasa yang berkualitas dengan harga yang
bersaing tentunya tergantung pada pemilihan supplier (penyedia) yang tepat.
Pertimbangan penawaran dengan harga yang terendah bukan merupakan
solusi yang tepat dalam proses pengadaan barang dan atau jasa atau
sebaliknya memilih supplier hanya dengan pertimbangan usulan dengan
spesifikasi yang sesuai juga bukan merupakan pilihan yang tepat.
Pemilihan supplier (penyedia) bukanlah hal yang mudah karena kesalahan
dalam proses penentuan penyedia dapat berdampak tidak hanya pada
pengadaan yang tidak tepat juga bisa berdampak pada masalah hukum
(beberapa kasus pengadaan terkait dengan penentuan supplier yang salah
seperti: kasus buku ajar (Sleman), kasus pengadaan mobil pemadam
kebakaran, kasus wisma atlet, dll merupakan contoh penentuan supplier yang
berdampak hukum).
52
MODUL 1

Berikut ini terdapat 9 (sembilan) masalah yang berkaitan dengan proses

8
penentuan supplier (penyedia yang perlu diantisipasi) :
Waktu yang singkat untuk menginvestigasi
Untuk mengantisipasi terjadinya ke sembilan kemungkinan masalah berkenaan

dengan penentuan supplier (penyedia), maka berikut ini hal-hal yang harus
dilakukan dalam proses penentuan supplier yang tepat adalah dengan
melakukan Prescreening Potensial Supplier, melalui: 9
sumber-sumber penyedia potensial dan negosiasi
Requirment (certification), untuk menentukan supplier yang

tepat dalam proses pengadaan maka setiap penyedia (supplier)
yang ingin mengikuti proses lelang pengadaan barang dan atau
jasa harus memiliki sertifikat atau ijin usaha yang berkaitan dengan
jenis pengadaan yang akan diikuti.
Management and Ownership (experience, education,

philosophy and fit or mutually agreeable). Kemampuan dari
segi pengalaman, pendidikan kemampuan manajemen, visi, misi
dan kepemilikan perusahaan yang jelas seharusnya terlihat dalam
curiculum vitae dari setiap penyedia yang akan mengikuti lelang
pengadaan barang dan atau jasa.
Financial strength. Laporan keuangan dari setiap penyedia yang

menggambarkan kemampuan keuangan perusahaan penyedia
seharusnya ikut dilampirkan untuk melihat kemampuan penyedia
dalam melaksanakan kegiatan pengadaan jika ditetapkan sebagai
pemenang atau pelaksana pengadaan.
Production capacity. Setiap penyedia harus menyampaikan

semacam garansi atau perjanjian bahwa penyedia memiliki
kemampuan untuk menyelesaikan pengadaan tepat waktu.
Experience with the product, material, service. Penyedia

seharusnya memiliki pengalaman dalam setiap pengadaan
produk, material atau jasa terkait kualitas produk/material/jasa,
harga, tempat dimana seharusnya mendapatkan maupun
pengalaman untuk mengakses sumber-sumber pengadaan
tersebut.
Quality control and Assurance. Perusahaan/organisasi

penyedia seharusnya memiliki kemampuan untuk melakukan
langkah-langkah untuk menilai kualitas dari produk/jasa yang
adakan termasuk memiliki komptensi untuk melakukan jaminan
atas pengadaan produk/ jasa yang adakan.
Membuat persyaratan-persyaratan
yang mengarah pada penyedia tertentu
Sedikit perhatian pada penyaringan calon penyedia
Kebiasaan membeli dari supplier-supplier
saat ini tetapi penyedianya sedikit
Kegagalan mengambil keuntungan penuh pada
proses pengadaan dari sumber-sumber pengadaan global
Kecenderungan untuk membeli dari pembeli-pembeli
yang dapat dipanggil
Underuse of competitive bidding as asource selection process
in the private sector and it overuse in the public sector.
In addition, only formal negotiation can be used for
complicated buys requiring extensive information
exchange between buyer and seller
Pembelian melalui pintu belakang oleh para pemakai
Kecenderungan untuk menentukan urutan supplier
tanpa melakukan investigasi
Burt, D.N; Pinkerton, L.N, 2006; A Purchasing Manager 's Guide to Strategic Proactive
Procurement, pg 107
Burt, D.N; Pinkerton, L.N, 2006; A Purchasing Manager 's Guide to Strategic Proactive
Procurement, pg 107
54
MODUL 1

Research and Development Ability. Penyedia juga seharusnya

memiliki kemampuan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan
untuk tetap mempertahankan kinerja dan kualitas kerja usahanya
melalui riset dan pengembangan.
On-time Delivery. Tepat waktu hanya dapat dicapai jika penyedia

mampu menyusun jadwal kerja yang memberi ruang untuk
menyediakan produk/jasa pengadaan tepat waktu agar terhindar
dari pinalti pengadaan.
Purchasing Expertise. Penyedia juga harus memiliki

kemampuan untuk mendapatkan produk/jasa pengadaan dengan
harga yang dapat memberi keuntungan bagi perusahaannya
dengan berupaya mendapatkan produsen-produsen yang
memberikan harga yang kompetitif dan menguntungkan.
10
Price/cost control and documentation. Penyedia seharusnya

mampu mendokumentasikan semua informasi dan melakukan
kontrol atas harga/biaya dari produk/jasa pengadaan terutama
mengantisipasi tingkat ketidakpastian bisnis yang berkembang
saat ini.
Selain beberapa pertimbangan di atas, pemakai (users) juga perlu

mempertimbangkan berapa banyak jumlah supplier yang dibutuhkan, asal
supplier (lokal atau nasional atau internasional), begitu juga dalam proses
penunjukkan supplier apakah dilakukan secara langsung atau tidak langsung
(melalui penawaran/tender).
Latihan
Anda diminta untuk menguraikan proses penentuan supplier dalam proses
pengadaan barang dan atau jasa dilingkungan dimana anda bertugas
Perencanaan dan pengendalian

kualitas pengadaan
7.1 Pengertian perencanan, pengendalian dan kualitas

Perencanaan merupakan kegiatan-kegiatan organisasi secara keseluruhan
yang disusun untuk jangka waktu tertentu yang sesuai dengan tujuan dan
sasaran organisasi. Pengedalian merupakan serangkaian kegiatan
pemantauan, pengawasan dan tindak lanjut yang dilakukan untuk menjamin
pelaksanaan pembangunan yang direncanakan sesuai dengan tujuan dan
sasaran yang ditetapkan dan memastikan bahwa dana yang digunakan sesuai
dengan tujuan program.
55
Pemantauan atau observasi serta pengawasan merupakan kegiatan mengamati

perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta
mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul. Sedangkan
tindak lanjut merupakan kegiatan atau langkah-langkah operasional yang perlu
ditempuh berdasarkan hasil pemantauan dan pengawasan seperti koreksi atas
penyimpangan atau deviasi atas penyelenggaraan kegiatan, akselerasi atas
setiap keterlambatan yang terjadi, serta klarifikasi atas setiap bentuk
ketidakjelasan, dll.
yang tujuannya adalah untuk memperbaiki kualitas
pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan atau jasa publik.
Pengendalian merupakan tindakan yang yang menjamin bahwa semua aktivtas
yang dilakukan memberikan nilai tambah (tidak bernilai tambah) bagi organisasi.
Pengendalian dapat juga dilakukan untuk mendapatkan hasil akhir yang yang
sesuai standar atau mencegah terjadinya varians atau deviasi negatif. Untuk
mendapatkan hasil akhir dari suatu pengendalian, pimpinan membutuhkan
informasi yang akurat baik itu informasi formal (data/informasi/dokumen seperti
task control information, budget report, SOP,dll) yang dihasilkan dari proses
monitoring dan evaluasi atau informasi informal (laporan masyarakat, pihak
ketiga lainnya yang dapat dipertimbangkan dan dipertanggungjawabkan).
Seluruh informasi tersebut dpat digunakan untuk penilaian kinerja pengadaan.
Perencanaan yang tepat dan pengendalian yang maksimal dapat menunjang
terciptanya peningkatan kualitas pengadaan, karena setiap penyimpangan
dapat diantisipasi sejak awal yaitu pada saat monitoring. Monitoring sebaiknya
dilakukan secara berkala atau rutin dengan jarak waktu yang pendek (1 bulan
atau per 2 mingguan) tujuannya adalah untuk mendapatkan penyimpangan atau
ketimpangan proses lebih awal sehingga setiap kecurangan dapat diantisipasi
sejak awal.
Indikator kualitas
Pengadaan
Menetapkan indikator kualitas pengadaan bukan merupakan langkah mudah,

karena lembaga layanan pengadaan yang memiliki karakteristik yang berbeda
serta berada dalam cakupan wilayah yang berbeda. Namun kualitas pengadaan
dapat dilihat dari dua sisi yaitu eksternal dan internal. Kualitas pengadaan dari
sisi eksternal dapat dilihat dari sifat pengadaan yang proaktif pada kepentingan
publik serta berkurangnya komplain atau klaim masyarakat terhadap proses
pengadaan. Sedangkan dari sisi internal, kualitas pengadaan dapat dilihat dari
tidak adanya deviasi antara rencana dan keluaran atau kesesuaian pengadaan
antara yang direncanakan dan yang diserahkan.
Dari pemaparan di atas dapatlah dikatakan bahwa perlu ditetapkan ukuran atau
indikator yang tepat dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik.
Kebutuhan untuk menyusun indikator kualitas pengadaan memunculkan
beberapa pertanyaan antara lain:
56
4
MODUL 1

Apakah setiap pengadaan yang berkualitas identik

dengan harus sesuai HPS.
Competence memberikan arti bahwa organisasi seharusnya

memiliki kemampuan, ketrampilan juga pengetahuan yang sesuai
dengan kebutuhan terkait dengan pengadaan agar kualitas
pelayanan pada publik dapat tercapai.
Access yaitu kemudahan untuk mendapatkan informasi yang

terkait dengan pengadaan barang dan atau jasa bagi pihak-pihak
yang berkepentingan sehingga tidak terjadi bias kepentingan.
Courtesy berkaitan dengan etika dalam proses pengadaan seperti

menjaga setiap proses layanan sesuai standar dan prosedur yang
telah ditetapkan, bersikap sopan santun, respect serta perhatian,
siap membantu terutama harus dimiliki oleh mereka yang ditunjuk
sebagai public relation.
Communication kemampuan untuk menyampaikan pesan agar

informasi yang disampaikan kepada supplier/penyedia atau
masyarakat dapat dipahami.
Credibility seluruh komponen yang terkait dengan layanan

pengadaan memiliki sikap jujur dan dapat dipercaya serta
memegang janji.
Understanding atau knowing the custumer, yaitu usaha untuk

selalu menyusun program-program pengadaan yang berpihak
pada kepentingan publik dan memiliki kemampuan untuk
menginventarisir kebutuhan publik.
Tangibles merupakan produk/barang dan atau jasa yang

diserahkan pada masyarakat yang sesuai dengan spesifikasi yang
telah disepakati dalam klausul kontrak.
Apakah setiap pengadaan yang berkualitas

harus sesuai spesifikasi.
Apakah semua produk pengadaan yang berkualitas

memerlukan tambahan spesifikasi terutama produk-produk
pengadaan yang tidak ramah lingkungan.
Apakah perlu dilakukan uji Realibilitas

terhadap proses pengadaan.
Untuk menjawab pertanyaan di atas tentunya membutuhkan acuan tentang

faktor-faktor apa saja yang digunakan untuk mengukur kualitas. Pada dasarnya
pengadaan yang berkualitas tidak identik dengan HPS jika HPS yang dibuat tidak
menjamin kualitas pengadaan, untuk itu proses penentuan HPS menjadi sangat
penting, suatu pengadaan yang memiliki nilai HPS yang kredibel tentu menjamin
akan berdampak pada pengadaan berkualitas.
Pengadaan yang memiliki potensi risiko terhadap lingkungan sebaiknya
diberikan tambahan persyaratan yang berkaitan dengan upaya pencegahan dan
penanggulangan terhadap risiko lingkungan yang harus dipenuhi oleh pihak
penyedia. Uji realibilitas terhadap proses pengadaan perlu dilakukan terutama
untuk pengadaan-pengadaan yang membutuhkan capital expenditure yang
besar.
Berikut ini terdapat 10 faktor yang dapat digunakan untuk mengukur kualitas
yaitu:
Realibility, mencakup 2 (dua) hal pokok, yaitu konsistensi kerja

(performance) dan kemampuan untuk dapat dipercaya
(dependability). Hal ini dapat diartikan bahwa organisasi
seharusnya mampu memberikan jasanya secara tepat pada saat
diperlukan.
Responsiveness yaitu keinginan dan kesiapan para pelaku
pengadaan untuk memberikan maksimal apa yang dinginkan oleh
publik.
Evaluasi pengadaan
Evaluasi bertujuan untuk mengetahui bahwa perencanaan yang

diimplementasikan sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan. Evaluasi
berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai yang diterima serta
memberikan deskripsi tentang manfaat dari suatu kebijakan. Evaluasi
pengadaan untuk memastikan bahwa seluruh temuan dari hasil monitoring
mendapatkan penilaian bahwa ada dampak atas proses pengadaan baik itu
positif maupun negatif.
Evaluasi pengadaan juga untuk memberikan umpan balik atas setiap tingkat
kesalahan yang terjadi dalam proses pengadaan. Dengan evaluasi setiap
58
MODUL 1

transaksi pengadaan dapat perbaiki dari hari ke hari menuju kesempurnaan.

Evaluasi pengadaan juga dapat mengurangi kesalahan persepsi pada saat
klausul kontrak dibuat dan ditandatangani terutama mengurangi kemungkinan
peluang kesalahan atas klausul kontrak yang disepakati sehingga mengurangi
risiko kontrak yang telah disepakati sebelumnya.
Evaluasi pengadaan juga bermanfaat untuk menghindari adanya kesalahankesalahan dalam penetapan harga atau item-item produk/barang dalam katalog
telah usang atau sudah tidak diproduksi lagi. Evaluasi pengadaan juga dapat
mengurangi komplain atau sanggahan berkaitan dengan proses pengadaan
barang dan atau jasa. Kemajuan teknologi informasi membntu sistem evaluasi
yang tepat akan mempermudah para pembuat kebijakan dapat mengambil
langkah-langkah antisipasi lebih awal serta dapat membuat kebijakan yang
akurat dan tepat waktu.
BAB V
Monev Pengadaan
Pemaparan dalam bab ini lebih difokuskan pada bagaimana peran e-monev dalam proses
pengadaan barang dan jasa. Penggunan e-monev bertujuan untuk lebih memberi peran
yang maksimal dalam menjaga indepedensi dan keterbukaan dalam proses pengadaan
barang dan jasa serta mempermudah melakukan upaya monitoring dan evaluasi sejak
awal sehingga indikasi negatif dalam proses pengadaan barang dan atau jasa dapat
diminimalisasi sejak dini. Berikut-berikut hal-hal yang disampaikan:
Pengertian E-Monev
E-monev merupakan salah satu bentuk upaya pemerintah untuk memperkuat

lembaga Monitoring dan evaluasi (monev). E-monev merupakan salah satu
aktifitas dalam satu siklus manajemen pengadaan. E-monev dapat diartikan
sebagai suatu kegiatan untuk mengetahui bahwa seluruh program telah berjalan
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan berbasis sistem teknologi
informasi. Tahun 2010 juga telah dikembangkan Aplikasi Monev Online oleh
Direktorat Monitoring & Evaluasi LKPP. Sosialisasi juga telah dilakukan ke
banyak instansi. Namun ternyata data yang masuk ke sistem masih sangat
sedikit. Beberapa hal yang menyebabkannya antara lain:
Instansi tidak merasa membutuhkan sistem monev. Mengisi data

di sana sama artinya dengan menambah pekerjaan.
Data-data yang dilaporkan ke LKPP merupakan laporan yang

harus disusun dengan mengolah data-data pengadaan manual. Ini
merupakaan pekerjaan yang tidak mudah. Idealnya, monev
dimasukkan ke dalam sistem e-procurement sehingga menjadi
satu kesatuan business process. Melalui sistem e-proc, panitia
pengadaan akan dipaksa mengisi data ke sistem.
60
MODUL 1

Belum ada regulasi yang cukup kuat tentang monev. Pasal 115
ayat 2 Perpres 54/2010 hanya penyebutkan bahwa Pimpinan
K/L/D/I wajib melaporkan secara berkala realisasi Pengadaan
Barang/Jasa kepada LKPP.
Mendiskripsikan Value chain dari suatu proses pengadaan

untuk mendukung pengadaan nasional mulai dari
perencanaan kebutuhan pengadaan hingga pelaksanaannya
di mana keseluruhan proses atau proses-proses tersebut
Penerapan E-monev masih diupayakan dan dilaksanakan untuk melakukan

monitoring dan evaluasi terhadap lembaga-lembaga pengadaan secara
nasional. Diharapkan e-monev juga dapat digunakan dikalangan internal
lembaga-lembaga pengadaan untuk melakukan monitoring dan evaluasi,
mengingat pentingnya monitoring dan evaluasi dalam proses pengadaan barang
dan atau jasa.
adalah untuk mencapai visi pengadaan nasional, yaitu

Pengadaan Nasional yang Kredibel dan
Mensejahterakan Bangsa.
Sasaran strategis e-monev adalah:
a
Tujuan dan Manfaat

e-monev
pengadaan barang/jasa pemerintah;
Secara khusus, sistem ini dikembangkan untuk memenuhi tujuan-tujuan

monitoring dan evaluasi, seperti memberikan feedback untuk peningkatan
kinerja, pengambilan keputusan strategis, dan membantu memberikan solusi.
Sistem ini akan menciptakan manfaat yang nyata bagi pendukung pengambil
keputusan. Secara rinci tujuan e-monev adalah:
a
Mengumpulkan database dan informasi

dengan akses yang lebih cepat
Memberikan input yang diperlukan untuk pelaksanaan

pekerjaan lanjutan atau pekerjaan berikutnya
Ketersediaan sistem E-Procurement nasional;
Tersusunnya rencana pengadaan barang/jasa pemerintah

dalam pelaksanaan anggaran belanja pemerintah pusat.
Prinsip-prinsip
e-monev
Terdapat enam (6) prinsip e-monitoring dan evaluasi yaitu prinsip menyeluruh,
prinsip berkesinambungan, prinsip objektif, prinsip sahih, prinsip penggunaan
kritis dan prinsip manfaat dan kegunaan. Setiap prinsip seharusnya
diimplementasikan dalam seluruh langkah-langkah monitoring dan evaluasi.
Langkah-langkah monitoring adalah:
Aktivitas monitoring
Memberikan umpan balik atas setiap penilaian

dengan lebih akurat, tranparansi, dan independen
Terselenggaranya monitoring dan evaluasi pelaksanaan
e-monev
a. Menganalisis kewajaran nilai pengadaan

Dapat dilakukan
b. Menetapkan strategi monitoring serta

d
Memberikan deskripsi yang jelas terhadap suatu kegiatan
melakukan koordinasi dengan oihak-pihak
melalui elektronik
dan temuan dengan lebih tepat
terkait
sehingga tercipta
c. Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring

e
Memberi advis terhadap proses serta metode

dari suatu pelaksanaan kegiatan
efektifitas dan
d. Pembagian kerja tim pelaksana monitoring

e. Pelaksanaan monitoring
f.
efisiensi
Analisis hasil monitoring
g. Advokasi dan publikasi hasil monitoring

h. Pelaporan proses monitoring.
62
MODUL 1

Kemajuan Teknologi Informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara

luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan
informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Hal inilah yang
kemudian menjadi peluang untuk meningkatkan kemampuan monitoring dan
evaluasi berbasis teknologi. Kenyataan telah menunjukkan bahwa penggunaan
media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai
transaksi baik nasional maupun internasional, terutama dalam transaksitransaksi yang berkaitan dengan pengadaan barang dan atau jasa
Dengan e-monev langkah-langkah monitoring dapat diperpendek dan hal ini
akan berdampak pada efisiensi dan keefektifan proses pengadaan. Langkahlangkah yang dapat diefektifkan dan diefisiensikan adalah langkah a-e, karena
dengan penggunaan teknologi informasi seluruh langkah tersebut dapat diakses
langsung dari database yang disediakan, seluruh proses pengisian data dapat
dilakukan secara online sehingga kecepatan proses monitoring dan evaluasi
dapat tercapai. Namun upaya penggunaan e-monev serta merta menimbulkan
kendala baru mengingat adanya keterbatasan sumber daya manusia dan
sumber daya keuangan untuk pembiayaan pembangunan infrastruktur, sarana
dan prasarana, tetapi besarnya nilai tambah dari e-monev dapat menghilangkan
kendala-kendala tersebut jika pemerintah dan seluruh komponen yang terkait
dengan proses pengadaan mau bersatu padu mengembangkan sistem ini
menjadi beradayaguna bagi proses pengadaan Indonesia di masa datang.
E-monev juga dapat meningkatkan pemantauan yang dilakukan oleh lembaga
independen seperti lembaga kemasyarakatan yang peduli pada peningkatan
kualitas layanan publik. Masyarakat dapat mendapatkan akses informasi yang
dibutuhkan berkaitan dengan pengadaan dengan lebih mudah dan cepat.
B
D
Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) pada masing-masing daerah.

Harapannya sistem monitoring secara elektronik ini sebagai langkah awal untuk
mendukung penerapan electronic government secara nasional.
Berikut ini adalah sistem e-monev yang diprakarsai oleh LKPP untuk menunjang
program monitoring berbasis elektronik
Prosedur kerja e-monev

Sistem monitoring secara online (e-Monev) merupakan pengembangan dan
terobosan dari sistem monitoring manual yang telah dimiliki LKPP sebelumnya.
Melalui sistem ini, diharapkan kinerja proses pengadaan barang/jasa pemerintah
akan meningkat. Secara khusus, sistem ini dikembangkan untuk memenuhi
tujuan-tujuan monitoring dan evaluasi, seperti memberikan feedback untuk
peningkatan kinerja, pengambilan keputusan strategis, dan membantu
memberikan solusi. Sistem ini akan menciptakan manfaat yang nyata bagi
pendukung pengambil keputusan. e-Monev tidak hanya berisi informasi
pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah saja, namun meliputi kesatuan
bussines process.
Kedepannya, sistem ini akan diberikan kepada Bagian Administrasi
Pembangunan atau sejenisnya di daerah sehingga bagian ini menjadi lebih
berbobot dan dapat diandalkan kepala daerah. Untuk tahap awal datanya sendiri
akan diambil dari Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang dikelola
64
MODUL 1
B
E

Penutup
Penyusunan modul mengenai monitoring dan evaluasi ini dimaksudkan untuk
melengkapi dan menyempurnakan praktik pengadaan barang/jasa pemerintah.
Ditinjau dari segi literatur, pengaturan mengenai monitoring dan evaluasi dalam
pengadaan ini memang masih minim jumlahnya. Ditambah, praktik monitoring
dan evaluasi pengadaan itu sendiri yang masih jauh dari harapan, menyebabkan
diperlukannya pembahasan secara khusus dan mendalam mengenai monitoring
dan evaluasi dalam pengadaan. Untuk itulah, diharapkan modul ini dapat
menjadi titik tolak dan juga pemicu bagi perkembangan praktik monitoring dan
evaluasi pengadaan yang kredibel dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang
berkepentingan.
66
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PIHAK-PIHAK YANG MELAKUKAN

MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG DAN JASA
APIP (Permenpan Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008) TERKAIT TUGAS POKOK DAN
FUNGSI PENGAWASAN
BPKP
INSPEKTORAT
JENDERAL
- Merencanakan
program
monitoring &
evaluasi dengan
menentukan
lingkup monitoring
& evaluasi terlebih
dahulu
- Mendorong ketaatan terhadap

peraturan
perundangundangan di bidang
keuangan melalui
pengujian dan
konsultasi;
- Melakukan
pembagian tugas
dan pemisahan
fungsi dalam
program
monitoring &
evaluasi
- Mendorong
efisiensi dan
efektivitas
pengelolaan tugas
pokok Kementerian
Keuangan melalui
evaluasi,
koordinasi, debottlenecking, dan
perbaikan kebijakan
(policy
recommendation);
- Melaksanakan
program
monitoring &
evaluasi dengan
menyertakan
dokumentasi dan
laporan hasil
monitoring &
evaluasi
- Melaksanakan
pengendalian atas
monitoring &
evaluasi yang telah
dilakukan dengan
melakukan
pemantauan
secara berkala
terhadap tindak
lanjut atas
rekomendasi yang
telah diberikan
- Melakukan
pengendalian
kualitas pasca
dilakukannya
monitoring dan
evaluasi
pengadaan
barang/jasa
pemerintah
- Menyelenggarakan
pengawasan intern
terhadap
akuntabilitas
keuangan negara
yang mendukung
tata kelola
kepemerintahan
yang baik dan
bebas KKN.
- Membina
penyelenggaraan
Sistem
Pengendalian
Intern Pemerintah.
- Mengembangkan
- Mendorong
terwujudnya
akuntabilitas yang
tinggi terhadap
pengelolaan
keuangan melalui
dukungan
penyelenggaraan
akuntansi dan
pelaporan
keuangan;
- Mengawal
reformasi birokrasi
melaui monitoring
dan evaluasi;
- Mengawal
disfunctional
behavior aparat
Kementerian
Keuangan melalui
surveillance dan
investigasi;
- Mempromosikan
Good Governance
dan Clean
Government di
jajaran
Kementerian
Keuangan
- Pemantauan data
tindak lanjut hasil
pengawasan BPK-RI
yang dilaksanakan
oleh BPK-RI
bersama dengan
Inspektorat
Jenderal dan unit
kerja terkait di
lingkungan
kementerian terkait
INSPEKTORAT
PEMERINTAH
PROPINSI
- Perencanaan
program
pengawasan
INSPEKTORAT
PEMERINTAH
KABUPATEN/KOTA
- Perencanaan
program
pengawasan
- Perumusan
- Perumusan
kebijakan dan
fasilitasi
pengawasan; dan
- Kebijakan dan
fasilitasi
pengawasan;
dan
- Pemeriksaan,
pengusutan,
pengujian dan
penilaian
tugas
pengawasan
- Mendorong
terwujudnya
Tata Kelola
Pemerintahan
yang baik
serta
terwujudnya
iklim yang
mencegah
KKN;
- Mendorong
Terwujudnya
Pelayanan
Publik yang
Prima;
- Menunjang
Tertib
Administrasi
Pemerintahan
Daerah.
- Pemeriksaan,
pengusutan,
pengujian dan
penilaian tugas
pengawasan
- Melakukan
upaya
Pengawasan dan
Pembinaan
Aparatur untuk
meniadakan
perilaku koruptif
di lingkungan
Pemerintah
Daerah.
- Meningkatkan
kontribusi
Aparatur di
bidang
Pengawasan.
- Meningkatkan
partisipatif
Aparatur dalam
penyelesaian
Tindak Lanjut
Hasil
Pemeriksaan.
- Meningkatkan
Sumber Daya
Manusia
Aparatur
Pengawasan.
- Meningkatkan
kualitas sistem
Pengawasan.
PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA
ANGGARAN
- Menetapkan
Rencana Umum
Pengadaan
- Mengumumkan
secara luas Rencana
Umum Pengadaan
paling kurang di
website K/L/D/I
- Menetapkan PPK
- Menetapkan Pejabat
Pengadaan
- Menetapkan
Panitia/Pejabat
Penerima Hasil
Pekerjaan;
- Menetapkan:
1) pemenang pada
Pelelangan atau
penyedia pada
Penunjukan
Langsung untuk
paket Pengadaan
Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa
Lainnya dengan nilai
di atas
PEJABAT PEMBUAT
KOMITMEN
UNIT LAYANAN
PENGADAAN (ULP)
PANITIA/
PEJABAT PENERIMA
HASIL PEKERJAAN
- Menetapkan
rencana
pelaksanaan
Pengadaan
Barang/Jasa yang
meliputi:
1) Spesifikasi teknis
Barang/Jasa;
2) Harga Perkiraan
Sendiri (HPS); dan
3) Rancangan Kontrak
Khusus untuk ULP:

1. Menjawab
sanggahan;
2.Menetapkan
Penyedia
Barang/Jasa untuk:
A.Melakukan
pemeriksaan hasil
pekerjaan Pengadaan
Barang/Jasa sesuai
dengan ketentuan
yang tercantum
dalam Kontrak
- Menerbitkan Surat
Penunjukan
Penyedia
Barang/Jasa
- Menandatangani
Kontrak
- Melaksanakan
Kontrak dengan
Penyedia
Barang/Jasa
- Mengendalikan
pelaksanaan Kontrak
- Melaporkan
pelaksanaan/penye-
Rp100.000.000.000,00
(seratus miliar
rupiah); atau
lesaian Pengadaan
Barang/Jasa kepada
PA/KPA
2) Pemenang pada
seleksi atau
penyedia pada
Penunjukan
Langsung untuk
paket Pengadaan
Jasa Konsultasi
dengan nilai diatas
Rp10.000.000.000,0
0 (sepuluh miliar
rupiah).
- Menyerahkan hasil
pekerjaan
Pengadaan
Barang/Jasa
Kepada PA/KPA
dengan Berita Acara
Penyerahan
- Mengawasi
pelaksanaan
anggaran
- Melaporkan
kemajuan pekerjaan
termasuk
penyerapan
Anggaran dan
hambatan
pelaksanaan
pekerjaan kepada
PA/KPA setiap
triwulan; dan
- Menyampaikan
laporan keuangan
sesuai dengan
ketentuan peraturan - Menyimpan dan
menjaga keutuhan
perundangseluruh dokumen
undangan
Pelaksanaan
Pengadaan
- Menyelesaikan
Barang/Jasa
perselisihan antara
PPK dengan ULP/
Pejabat Pengadaan,
dalam hal terjadi
perbedaan
pendapat; dan
- Mengawasi
A. Pelelangan atau
Penunjukan
Langsung untuk
Paket Pengadaan
Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa
Lainnya yang
bernilai paling
tinggi
Rp100.000.000.000
,00 (seratus miliar
rupiah); atau
B. Seleksi atau
Penunjukan
Langsung untuk
paket Pengadaan
Jasa Konsultansi
yang bernilai paling
tinggi
Rp10.000.000.000,
00 (sepuluh miliar
rupiah);
3. Menyerahkan
salinan Dokumen
Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa kepada
PPK;
4) Menyimpan
dokumen asli
pemilihan Penyedia
Barang/Jasa;
Khusus Pejabat
Pengadaan.
1.Menetapkan
Penyedia
Barang/Jasa untuk:
A.Menunjukan
Langsung atau
Pengadaan
Langsung untuk
paket Pengadaan
Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa
Lainnya yang
bernilai paling
tinggi
Rp100.000.000,00
(seratus juta
rupiah); dan/atau
B.Penunjukan
Langsung atau
Pengadaan
Langsung untuk
B.Menerima hasil
Pengadaan
Barang/Jasa setelah
melalui
pemeriksaan/penguji
an; dan
C.Membuat dan
menandatangani
Berita Acara Serah
Terima Hasil
Pekerjaan
68
kapasitas
pengawasan intern
pemerintah yang
profesional dan
kompeten.
- Menyelenggarakan
sistem dukungan
pengambilan
keputusan yang
andal bagi
presiden/pemerintah
paket Pengadaan
Jasa Konsultansi
yang bernilai paling
tinggi
Rp50.000.000,00
(lima puluh juta
rupiah);
penyimpanan dan
pemeliharaan
seluruh Dokumen
Pengadaan
Barang/Jasa.
pemantauan data
tindak lanjut hasil
pengawasan BPKP
yang dilaksanakan
oleh BPKP Pusat
dan BPKP
Perwakilan
bersama dengan
Inspektorat
Jenderal dan unit
kerja terkait di
lingkungan
kementerian terkait
2.Menyerahkan
dokumen asli
pemilihan Penyedia
Barang/Jasa kepada
PA/KPA;
- Pemantauan
pelaksanaan tindak
lanjut hasil audit
Inspektorat
Jenderal
Kementerian terkait
- Membuat laporan
mengenai proses
dan hasil
Pengadaan kepada
Menteri/Pimpinan
Lembaga/Kepala
Daerah/Pimpinan
Institusi; dan
- Evaluasi laporan
akuntabilitas
kinerja instansi
pemerintah (LAKIP)
di lingkungan
kementerian terkait
-Memberikan
pertanggungjawaban atas
pelaksanaan
kegiatan
Pengadaan
Barang/Jasa kepada
PA/KPA
- Evaluasi sistem
pengendalian
intern pemerintah
(SPIP) di lingkungan
kementerian terkait
STRATEGI PROGRAM KERJA MONITORING DAN EVALUASI

NO
1
LEMBAGA MONEV
APIP (BPKP &
INSPEKTORAT)
HAL-HAL YANG PERLU

DISIAPKAN
Regulasi (dasar hukum)
Ketersediaan
Data/Informasi (semua
data pengadaan) terkait
monitoring dan evaluasi
Kompetensi Sumber daya
manusia (kemampuan
audit)
Independensi monitoring
dan evaluasi
Pendanaan (sumber
dana)
Program Kerja
Tupoksi
KENDALA DLM
PELAKSANAAN TUGAS
POTENSI RISIKO
Intervensi pihak-pihak
tertentu dalam proses
(di wilayah tertentu ada
unsur politik yang ikut
mempengaruhi proses
monev)
- Ketidaksesuaian
data dengan
standar/peraturan
yang berlaku
Regulasi yang belum

memadai untuk
mendukung
pelaksanaan tugas
Tidak semua
personal/unit mau di
monitor
Kendala alam pada saat
monev (sulitnya daerah
pemantauan yang akan
di monev)
Tidak adanya implikasi
lanjutan dari hasil
Sistem penilaian kinerja
yang belum memadai
70
Rendahnya reward dan

ketidakjelasan standar
punishment atas
pekerjaan yang
dilakukan
- Data yang kurang

informatif pada
saat monev
- Risiko sulitnya
daerah monev
JALAN KELUAR YANG

DAPAT DILAKUKAN
ISU-ISU TERKINI
- Pertegas pemeriksaan
- Perubahan
- Membuat catatan
temuan untuk
ditindaklanjuti
undang-undang
pengadaan barang
dan jasa
- Antisipasi monev
- Bekerjasama dengan
pemerintah daerah
agar dapat membantu
memfasilitasi
monitoring dan
evaluasi di daerah yang
sulit
- Aktif melakukan
monitoring dan
evaluasi pengadaan
secara terstruktur dan
kontinyu
- Menentukan program
kerja yang tepat dan
capai sasaran
berbasis IT
dengan
peningkatan
kualitas dan
kemampuan SDM
terutama dalam
bidang IT
- Perubahan
paradigma terkait
monitoring dan
evaluasi
- Keterlibatan
pengawasan
publik
PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA
ANGGARAN

Ketersediaan
data/informasi untuk
menentukan rencana
umum pengadaan
Kompetensi sumber daya
manusia (menentukan
pengadaan yang menjadi
skala prioritas dan
merupakan kebutuhan
publik)
Independensi dalam:
- Menentukan rencana
pengadaan sesuai
kebutuhan publik,
-Menetapkan PPK dan
Pejabat pengadaan serta
Panitia/pejabat penerima
hasil pekerjaan
- menetapkan pemenang
Pendanaan (sumber dana
pengadaan)
Program Kerja
Tupoksi
tertentu dalam
menentukan rencana
pengadaan
- Menentukan jenis
pengadaan yang
tidak sesuai
kebutuhan publik
Konflik interest dalam

proses perencanaan
pengadaan
- Sulitnya
mendapatkan
supplier yang sesuai
dengan spesifikasi
pengadaan
Regulasi yang belum

memadai untuk
mendukung
pelaksanaan
Tidak semua
monitor
lanjutan dari hasil
yang belum memadai
Rendahnya reward atau
punishment yang
diterima dibandingkan
pencapaian hasil yang
diperoleh.
- Data yang kurang

informatif terkait
pengadaan
- Waktu Investigasi
supplier yang
terbatas
- Menentukan
kriteria pemberian
sanksi bagi
penyedia yang tidak
memenuhi
kewajiban tepat
waktu
- Kecenderungan
untuk menentukan
supplier dari
pembeli/supplier
yang telah dikenal
- Memperjelas dan
mendetilkan lingkup
pekerjaan, spesifikasi,
dan volume pekerjaan
sesuai dokumen
kontrak
- Perubahan regulasi
terkait pengadaan
barang dan jasa
- Perubahan
paradigma
pengadaan dan
monitoring dan
evaluasi
- Mencari alternatif
spesifikasi yang paling
kompetitif dalam
batasan syarat teknis
yang ada
- Perubahan ukuran
Customer
satisfaction
- Menfasilitasi
peningkatan
pengetahuan dan
profesionalitas
lembaga-lembaga
pelatihan pengadaan
barang dan jasa
- Keterlibatan
pengawasan publik
- Mengidentifikasi
kebutuhan publik
- Menyusun Cash flow
Schedule pembayaran
yang sesuai kontrak
- Koordinasi di antara
lembaga-lembaga
pengadaan
- Cash flow Schedule

pembayaran tidak
sesuai kontrak
UNIT LAYANAN
PENGADAAN (ULP)

Ketersediaan
Data/Informasi (semua
data terkait pengadaan:
harga,spesifikasi, dll)
Kompetensi sumber daya
manusia (sertifikasi)
Independensi dalam:
menentukan Penyedia,
menetapkan besaran
jaminan penawaran,
menilai kualifikasi
penyedia harga maupun
seleksi penentuan
pemenang
Pendanaan (sumber dana
pengadaan)
Program Kerja
Menyiapkan Tupoksi
tertentu dalam proses
pelaksanaan tugas
Regulasi yang belum
memadai untuk
mendukung
pelaksanaan tugas
pengadaan
Tidak semua
monitor
lanjutan dari hasil
yang belum memadai
Belum adanya
kriteria/ukuran kualitas
untuk pengadaan
barang dan atau jasa
72
Rendahnya reward dan

punishment yang
diterima atas pekerjaan
- Mengantisipasi
skema pelaksanaan
pekerjaan yang
tidak tepat waktu
- Waktu yang singkat
untuk menentukan
supplier yang tepat
- Data yang kurang
informatif terkait
pengadaan
- Belum adanya
Kriteria pemberian
sanksi bagi
penyelenggaraan
pengadaan yang
tidak tepat waktu
- Menentukan atau
melakukan analisis
harga yang tepat
- Tidak adanya
standar kualitas
atas produk
pengadaan dapat
berakibat bisa
mendapatkan
barang yang tidak
berkualitas
- Mengantisipasi
kemungkinan klaim
- Menentukan spesifikasi
keahlian dari penyedia/
pemasok sesuai jenis
pekerjaan sehingga
menghemat waktu
untuk menetukan
supplier yang tepat
- Menentukan kriteria
pemberian sanksi bagi
penyedia yang tidak
memenuhi kewajiban
tepat waktu
- Memotong jalur supply
agar harga dapat
ditekan
- Mampu melakukan
analisis value added
chain dari setiap jenis
pengadaan yang akan
dilakukan
- Mampu menganalisis
nilai (harga) dari setiap
pengadaan sehingga
bisa mendapatkan
harga yang wajar dan
rasional serta bisa
- Cara memilih
supplier yang tepat
- Mengkaji trend
perubahan harga
agar penentuan
harga lebih up to
date dan rasional
- Keterlibatan
pengawasan publik
yang dilakukan
hukum yang
mungkin terjadi
atas suatu
pengadaan
mencapai target harga

yang kompetitif
- Menyusun
ukuran/standard
kualitas pengadaan
barang dan atau jasa
- Mampu mengantisipasi
kemungkinan klaim
hukum yang mungkin
terjadi atas suatu
pengadaan.
LPSE

Ketersediaan
Data/Informasi
pengadaan berkaitan
dengan pengumuman
pengadaan
Kompetensi Sumber daya
manusia (kemampuan IT)
Ketersediaan SDM yang
sesuai lingkup dan tugas
kerja.
Keterbukaan Publik atas
informasi Pengadaan
informasi Pengadaan
Sarana dan Prasarana
pendukung pengumuman
berbasis IT
Pendanaan (sumber
dana)
Program Kerja
Tupoksi
dari pimpinan dan semua
pihak yang terlibat dalam
proses pengadaan
Regulasi yang belum

memadai untuk
mendukung
pelaksanaan pekerjaan
(terutama untuk
operasional)
Keterbatasan
kompetensi SDM dalam
mengantisipasi
kemajuan teknologi
Keterbatasan SDM di
bidang IT (di wilayah
tertentu)

yang belum memadai
- Resiko yang dapat

diantisipasi:
Cybercrime,
termasuk
virus, kerusakan,
pencurian,
spyware, dll
- Lambannya proses
pengajuan
pengumuman
pengadaan dari ULP
- Mengantisipasi
skema
pengumuman
pengadaan yang
tidak tepat waktu
Keterbatasan/kendala
sulitnya medan/daerah
tertentu untuk akses
jaringan IT
- Dukungan
fasilitas/prasarana
dan sarana yang
belum memadai di
wilayah tertentu
Ketidakjelasan reward
- Resiko yang tidak
atas pencapaian hasil

atau ketidakjelasan
standar punishment
yang diterima atas
kesalahan yang dibuat.
dapat diantisipasi
terkait resiko alam,
banjir, gempa bumi,
dll
- Mampu mengantisipasi
kemungkinan klaim
hukum yang mungkin
terjadi atas suatu
pengadaan.
- Menambah
fasilitas/kemampuan
akses.
Antisipasi
Kemajuan/perkem
bangan teknologi
informasi
termasuk
kemajuan
dibidang risiko IT
seperti hacker,
virus, dll
Perubahan
Paradigma terkait
isu pengadaan
barang dan jasa
publik
Perubahan
- Melakukan sistem
jemput bola dan
dukungan komitmen
pimpinan untuk proses
pengumuman berbasis
IT
- Melakukan backup data

(tersimpan di tempat
yang berbeda)
- Peningkatan
kemampuan sistem
pangkalan data
(database) pengadaan
- Melakukan simulasi
antisipasi jika risiko
terjadi.
paradigma terkait
ukuran Customer
satisfaction
-
Perubahan aturan
dan undangundang terkait
pengadaan.
Keterlibatan
pengawasan
publik
74
INDIKATOR PENCAPAIAN MONITORING DAN EVALUASI

No
Indikator
Lembaga Monitoring
Perspektif
pengukuran
Pelaksanaan
pengumuman
pengadaan yang
sesuai perpres
maupun UU lainnya
yang terkait
Jumlah efisiensi &
Efektivitas waktu
dalam proses
penyelenggaraan
pengadaan
Sasaran strategis
Ukuran strategis
Standar (%
pencapaian)
5%-10%
Semakin banyak proses

pengadaan yang
transparan dan
akuntantabel
Jumlah pengumuman
berbasis elektronik
Penghematan dalam lini

pengadaan dimulai
dengan menyusun
semua aktivitas berbasis
value added dan
menghilangkan aktivitas
yang non value added
Penghematan anggran
dari seluruh proses
pengadaan
% efisiensi dan jumlah

pemborosan waktu
yang dapat dihindari
5%-10%
Nilai penghematan
10%-15%
Jumlah temuan yang

dapat ditindaklanjuti
Perbaikan proses
berikutnya
Jumlah temuan
3% - 5%
1.
Komitmen Pimpinan
BPKP & INSPEKTORAT,

PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
Efisiensi dan
efektifnya proses
pengadaan
BPKP & INSPEKTORAT,

PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
3.
Penghematan
anggaran
Nilai rupiah
penghematan
4.
Temuan yang dapat

ditindaklanjuti
5.
Perbaikan
berkelanjutan
BPKP & INSPEKTORAT,

PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
BPKP & INSPEKTORAT,
PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
BPKP & INSPEKTORAT,
PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
Kemampuan untuk
memperbaiki diri
Kemampuan organisasi
untuk memperbaiki
value chain process
pengadaan ke arah lebih
baik
Jumlah chain yang

diperbaiki
3%- 5%
6.
Kendali kualitas
BPKP & INSPEKTORAT,

PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
Kemampuan untuk
menghasilkan layanan
pengadaan yang
berkualitas
untuk menghasilkan
layanan pengadaan
sesuai standar kualitas
yang ditetapkan
5%- 10%
7.
Transparansi,
akuntabilitas &
responsibilitas
BPKP & INSPEKTORAT,

PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,LPSE
Kemampuan untuk
mengoptimalkan
adanya transparansi,
akuntanbilitas &
responsibilitas dalam
layanan pengadaan
8.
Kerjasama tim
BPKP & INSPEKTORAT,

PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
Kerjasama di antara
tim layanan
pengadaan untuk
menghadirkan bentuk
layanan pengadaan
publik yang
berkualitas
meng-eskplore
data/dokumen/arsip
sbagi dukungan untuk
organisasi
mengoptimalkan
transparansi,
akuntabilitas dan
responsisbitas
untuk mengurangi
konflik kepentingan
diantara sesama tim
kerja layanan
pengadaan
Berkurangnya
Sanggahan/klaim
terkait penyerahan
produk/barang dan
atau jasa pada publik
/atau berkurangnya
komplain publik
terkait akses
pengumuman
pengadaan
Kelengkapan
data/dokumen /arsip
dan kemudahan untuk
mengaksesnya
Berkurangnya konflik
kepentingan diantara
sesama tim kerja
layanan pengadaan
10%- 15%
3%- 5%
76
9.
Kepuasan publik
BPKP & INSPEKTORAT,

PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
Berkurangnya
komplain masyarakat
atas layanan
pengadaan yang
diberikan
untuk memberikan
fasilitas layanan
pengadaan sesuai
standar yang ditetapkan
serta membuat
pengadaan yang sesuai
dengan kebutuhan
masyarakat
Berkurangnya
komplain dari
masyarakat
5% -10%
10
Jumlah pengadaan
yang diumumkan
secara elektornik
untuk mengumumkan
pengadaan berbasis
elektronik
untuk menyiapkan
dokumen-dokumen
pengadaan berbasis
elektronik
5% 10%
Jumlah dokumen
pengadaan yang
diumumkan secara
elektronik
Banyaknya jumlah
pengadaan yang
diumumkan secara
elektronik
Banyaknya dokumen
pengadaan yang dapat
diakses melalui
elektronik
Jumlah pengadaan
dan nilai pengadaan
yang bertambah
11
PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
PENGGUNA
ANGGARAN/KUASA
PENGGUNA ANGGARAN,
ULP,
LPSE
Jumlah dan jenis

dokumen pengadaan
yang dapat diakses
melalui elektronik
sesuai UU yang
berlaku
5%-10%
STRATEGI PENGEMBANGAN LPSE

No
1.
2.
3.
Indikator
Komitmen Pimpinan
Risiko
Perbaikan berkelanjutan
Strategi Pengembangan
Menjadi leverage meningkatnya
jumlah pengumuman pengadaan
berbasis IT
Antisipasi berbagai risiko yang

mungkin terjadi sebagai akibat
penggunaan IT seperti:
- Risiko Cybercrime,
Termasuk virus, kerusakan,
pencurian, spyware, dll
- Lambannya proses pengajuan
pengumuman pengadaan dari
ULP
- Mengantisipasi skema
pengumuman pengadaan yang
tidak tepat waktu
- Dukungan fasilitas/prasarana
dan sarana yang belum memadai
di wilayah tertentu
- Resiko yang tidak dapat
diantisipasi terkait resiko alam,
banjir, gempa bumi, dll
- Menetapkan standar kualitas
pelayanan
- Update/memperbaharui sarana
dan prasarana
Dampak
Transparansi, akuntanbilitas, dan
responsibiltas
Efisiensi dan efektivitas pengadaan
Jumlah pengumuman pengadaan
berbasis elektronik meningkat
Penghematan anggaran
Konsekuensi keuangan: menyiapkan
anggaran (cost vs benefit)
Konsekuensi administrasi:
koordinasi diantara lembagalembaga pengadaan
Pencapaian kualitas pelayanan

(ketepatan waktu dan ketepatan
informasi)
Customer satisfaction
Rekomendasi
- Pimpinan dapat membuat
aturan-aturan operasional
terkait pengadaan berbasis IT
- Menyiapkan backup data,

Menyiapkan dukungan fasilitas
sarana dan prasarana yang
memadai (termasuk
peningkatan kapasitas
jaringan)
- Membangun kualitas
kerjasama tim lembagalembaga pengadaan
78
- Menyiapkan backup data,

- Meningkatkan kualitas fasilitas
sarana dan prasarana yang
memadai (termasuk
peningkatan kapasitas
jaringan)
4.
Sumber Daya Manusia
- Kapabilitas, kualitas dan

kuantitas SDM berbasis IT
5.
Pengawasan Publik
6.
Ukuran Kinerja
- Memperluas akses
- Mempercepat penyampaian
informasi
- Menyiapkan kotak informasi dari
publik
- Standar pencapaian kinerja
(seperti: jumlah pengumuman
pengadaan berbasis IT)
- Standard Reward dan
Punishment
- Standard integritas
Mampu mengantisipasi berbagai

kendala atau kompleksitas
pengadaan berbasis IT
Mengurangi keluhan publik atas
pelayanan pengadaan
- Meningkatnya kualitas pelayanan

- Meningkatnya integritas
- Pelatihan dan pendidikan
- Tindak lanjut laporan publik

- Kontinuitas monitoring dan
evaluasi
- Menyusun standard kinerja

seperti menentukan target
pencapaian pengumuman
pengadaan berbasis IT dalam
setiap semester/tahun
- Menyusun standard reward
yang rasional atas pencapaian
hasil dan menentukan
punishment atas pelanggaran
yang dilakukan
- Menyusun implementasi dari
item-item integritas yang telah
disepakati atau diatur dalam
UU
CPPR
Center for Policy

and Procurement Reform
Magister Ekonomika Pembangunan
Universitas Gadjah Mada
Jl. Teknika Utara, Yogyakarta 55281
Kemitraan
Jl. Wolter Monginsidi No. 3,

Kebayoran Baru,
Jakarta Selatan 12110

(Utama) Monitoring Dan Evaluasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

(Utama) Monitoring Dan Evaluasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KATA

odul Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

Kemitraan Jakarta. Modul ini ditujukan untuk memberikan

Yogyakarta, 6 Februari 2012

MODUL MONITORING DAN EVALUASI

A. Sekilas Tentang Pengadaan Barang/Jasa

B. Pengertian Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

C. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

B. Pihak-Pihak dalam Monitoring dan Evaluasi

A. Penyusunan Program Kerja Monitoring & Evaluasi

B. Pembuatan Indikator Pencapaian Program

C. Penerapan Program Monitoring dan Evaluasi

D. Evaluasi Program Monitoring dan Evaluasi

E. Manfaat Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

A. Isu-Isu Terkini Monitoring dan Evaluasi

B. Program Pengadaan Proaktif

C. Penanganan Kompleksitas dalam Pengadaan

A. Ruang Lingkup Monitoring dan Evaluasi

MODUL MONITORING DAN EVALUASI

B. Tujuan dan Manfaat E-Monev

D. Prosedur Kerja E-Monev

MONITORING DAN EVALUASI

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah terdapat prinsip-prinsip yang tidak

1 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

Pengertian Monitoring & Evaluasi

Sekilas Tentang Pengadaan

Pengertian Monitoring Pengadaan

CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

MONITORING DAN EVALUASI

Perbedaan Monitoring & Evaluasi Pengadaan

Pengertian Evaluasi Pengadaan

Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD)

Menilai kemajuan pelaksanaan Memberikan gambaran pada

mengenai suatu program

proses menentukan nilai atau pentingnya

sebuah penilaian yang obyektif dan sistematik terhadap

suatu waktu tertentu

Dasar untuk aksi

hal-hal yang dapat

dilakukan lebih baik di

masa yang akan

Dilaksanakan terus menerus

Umumnya dilaksanakan pada

atau secara berkala selama

pertengahan atau akhir

Disarikan dari www.oecd.org/ yang dikutip dalam www.dadang-solihin.blogspot.com

3 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

MONITORING DAN EVALUASI

Merancang pembagian keuangan

Tujuan Monitoring & Evaluasi

Tujuan Umum Monitoring dan Evaluasi

Mengetahui kaitan antara

Fungsi dan Peran Monitoring & Evaluasi

Melakukan penilaian apakah

Efektifitas: ada ukuran apakah suatu kegiatan

Tujuan Khusus Monitoring dan Evaluasi

Modul ini disusun untuk memenuhi materi pembelajaran pada workshop

Mendidik dan memotivasi

Sebagai dasar informasi untuk

Gambar 1: Model Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

5 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

CPPR-MEP UGM -- Kemitraan