PROSEDUR ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
19)

Kartu Meter Langganan (KML)

Kartu Meter Langganan (KML)
Daftar Stan Meter Langganan (DSML)
Kartu Perhitungan Rekening (KPR)
Daftar Rekening Air Yang Akan Ditagih (DRD-AIR)
Laporan Penerimaan Penagihan (LPP)
Kartu Barang (KB)
Daftar Permintaan Pembelian Barang (DPB)
V O U C H E R (V)
Voucher Kas Kecil (VKK)
Order Pembelian (OP)
Buku Catatan Order Barang
Bukti Penerimaan Barang (BPB)
Rencana Keperluan Peralatan (RKP)
Bukti Permintaan Dan Pengeluaran Barang (BPP)
Anggaran Biaya Pemasangan Instalasi Pipa Dinas (ABI)
Anggaran Biaya Pemasangan Pipa Persil (ABP)
Gambar Denah Persil Sambungan Air Minum (GD)
Gambar Situasi Persil Terhadap Sekitarnya Dan Sambungan Air
Minum (GS)

A. PROSEDUR PEMBUKUAN
1. Ketentuan Umum
a. Pengakuan atas transaksi keuangan Perusahaan dicatat
dengan menggunakan metode akrual, yang berarti : setiap
hak dan kewajiban dilaporkan pada periode terjadinya,
walaupun

penerimaan

atas

hak

dan

pengeluaran

atas

kewajiban terjadi pada periode yang tidak sama.

b. Pencatatan transaksi sejenis yang berulang-ulang, seperti
Penjualan

Air,

Penerimaan,

Pembayaran

uang

dan

sebagainya dicatat kedalam Buku Harian/Jurnal. Ada 6 (enam)

buku Harian/Jurnal yang terdiri dari 5 (lima) buku harian/jurnal
khusus dan 1 (satu) buku harian/jurnal umum, yaitu :
1). Daftar Voucher yang Harus Dibayar (DVHD)
2). Jurnal Rekening Air dan Non Air (JR)
3). Jurnal Penerimaan Kas/Bank (JPKB)
4). Jurnal Bayar Kas Bank (JBKB)
5). Jurnal Pemakaian Bahan Instalasi dan Kimia (JPBIK)
6). Jurnal Umum,
c. Transaksi yang telah dicatat dalam Buku Harian/Jurnal pada
setiap

akhir

bulan

dijumlahkan,

kemudian

dimasukkan

(diposting) ke masing-masing Buku Besarnya.

d. Neraca Lajur Bulanan disusun berdasarkan angka-angka
penjumlahan sisi debet dan kredit dalam Buku Besar pada
bulan yang bersangkutan.
e. Dari Neraca Lajur dibuat Laporan Bulanan yang terdiri dari :

Neraca

Laporan Rugi Laba

f. Buku-buku Pembantu dibuat sebagai rincian dari perkiraanperkiraan Buku Besar tertentu. Tiap jenis Buku Pembantu
dibuatkan saldo per akhir bulan untuk dicocokkan dengan Buku
Besar yang bersangkutan
2. Uraian Siklus Pembukuan
Siklus pencatatan pembukuan dapat digambarkan sebagai berikut:
Kegiatan/
Transaksi

Buku jurnal/
Harian

Dokumen

Skema siklus

pembukuan diatas

Buku
Besar

Laporan
Keuangan

Buku
Pembantu

Laporan
Pendukung

menunjukan

bahwa

proses

pembukuan dilakukan dengan cara sebagai berikut :

Kegiatan/transaksi

keuangan

yang

terjadi

dcatat

kedalam

dokumen yang merupakan bukti dasar pembukuan perusahaan.

Dari dokumen yang timbul, transaksi keuangan dicatat kedalam
buku harian/jurnal. Apabila diperlukan dokumen pendukung
transaksi keuangan

yang timbul dicatat pula kedalam buku

pembantu.

Jumlah kumulatif transaksi yang ada pada buku harian/jurnal
diposting kedalam Buku Besar masing-masing.

Dari Buku Besar dibuat Neraca Lajur sebagai media perantara
untuk

memudahkan

penyusunan

Neraca

dan

Rugi

Laba.

Selanjutnya rincian yang diperlukan untuk pos-pos yang terdapat

didalam kedua laporan tadi dapat dibuat Buku Pembantu.

a. Penyelenggaraan Buku - Buku Pencatatan Transaksi

Keuangan Perusahaan
a. Buku Harian/Jurnal
Buku harian/Jurnal merupakan media pencatatan seluruh transaksi
keuangan perusahaan, disebut juga sebagai buku/media pencatatan
transaksi pertama (book of original entry) yang digunakan dilakukan
secara harian dan ditutup pada setiap akhir bulan. Secara garis besar
dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis buku harian, yaitu buku
harian/jurnal khusus dan buku harian/jurnal umum.
Kedalam buku harian/jurnal khusus dicatat transaksi keuangan yang
sudah dikelompokan sesuai dengan jenisnya, sedangkan buku
harian/jurnal umum dicatat semua transaksi keuangan yang tidak
dapat dicatat kedalam buku harian/jurnal khusus.
b. Buku Besar
Transaksi yang sudah dicatat di dalam buku-buku harian / jurnal pada
setiap akhir bulan diposting (dibukukan berdasarkan perkiraannya
masing-masing) ke dalam buku besar. Untuk transaksi yang dicatat
kedalam jurnal umum, posting dapat dilakukan pada saat yang
bersamaan dengan pencatatan kedalam jurnal umum. Angka-angka
saldo buku besar selanjutnya digunakan sebagai dasar penyusunan
neraca lajur.
c. Buku Pembantu
Dibuat sebagai rincian Buku Besar untuk perkraan-perkiraan tertentu.
Dari buku pembantu yang ada dibuatkan Daftar Saldo perkiraan buku

besar yang bersangkutan.

Buku-buku pembantu yang terpenting,

antara lain adalah :

1).

Buku Pembantu Piutang Langganan (BPPL),

Merupakan rincian buku besar piutang pelanggan air dan non
air. Tiap pelanggan dicatat dalam satu kartu BBPPL.

2).

Buku Pembantu Utang (BPU),

Merupakan rincian buku besar utang, Tiap kreditur dicatat dalam
satu kartu BPU.

3).

Kartu Persediaan (KPS),

Merupakan rincian buku besar persediaan. Tiap jenis dan
ukuran barang persediaan dicatat dalam satu kartu KPS.

4).

Buku Pembantu Aktiva Tetap (BPAT),

Merupakan rincian buku besar aktiva. Tiap Aktiva dicatat dalam
satu kartu BPAT.

5).

Buku Pembantu Biaya (BPB),

Merupakan rincian buku besar biaya. Tiap perkiraan biaya
dicatat dalam satu kartu BPAT.
b. Tata Cara Pencatatan Transaksi.

a.

Daftar Voucher yang Harus Dibayar (DVHD)

Mencatat

transaksi

biaya

operasi

dan

pemeliharaan

atau

pengadaan persediaan yang telah didukung oleh bukti-bukti dan

telah dibuatkan bukti/pengakuan utang yang sah (voucher), lalu
dibuatkan jurnal ke masing-masing perkiraannya dengan lawan
perkiraan Utang Usaha/Non Usaha.
Transaksi-transaksi yang dicatat ke dalam DVHD adalah :

Biaya gaji karyawan


Pembelian barang untuk persediaan.

Biaya dibayar dimuka

Pembentukan Dana Kas Kecil

Pengisian kembali Dana Kas Kecil
Cara mencatat :
1). Mencatat biaya gaji karyawan
Dokumen

Daftar gaji, voucher

Buku Jurnal :

Daftar Voucher yang Harus Dibayar

Dr.

Biaya Sumber Air (91.01.00)

Dr.

Biaya Operasi Pengolahan (92.01.00)

Dr.

(93.01.00)

Biaya

Operasi
Dr.

Administrasi (96.01.00)

Transmisi

Distribusi

Biaya Biaya Umum dan

Cr.

Utang Non Usaha

(50.02.00)
2). Mencatat pembelian barang persediaan
Dokumen : Faktur rangkap 3, (Surat Penyerahan Barang,
Bukti Penerimaan Barang dan Voucher).
Buku Jurnal :

Daftar Voucher yang Harus Dibayar

Dr.

Persediaan Bahan Kimia (15.01.00)

Dr.

Persediaan Bahan Operasi (15.02.00)

Cr.

Utang Usaha (50.01.00)

3). Mencatat pengeluaran uang muka kerja

Dokumen

Buku Jurnal :

Voucher dan Bukti pendukung uang muka

Daftar Voucher yang Harus Dibayar

Dr.

Uang Muka Kerja (16.02.00)

Cr.

Utang Non Usaha (50.02.00)

4). Mencatat pembentukan Dana Kas Kecil

Dokumen

Voucher , Surat Keputusan Direksi

Buku Jurnal :

Daftar Voucher yang Harus Dibayar

Dr.

Kas Kecil (11.02.00)

Cr.

Utang Non Usaha (50.02.00)

5). Mencatat pengisian kembali dana kas kecil

Dokumen

Buku Jurnal :
Dr.

Voucher Kas Kecil

Daftar Voucher yang Harus Dibayar

Perkiraan Biaya (sesuai dengan perkiraan pada

Voucher Kas Kecil).

Cr.
Setelah

Utang Non Usaha (50.02.00)

pembayaran

dilakukan,

maka

pada

DVHD

dicantumkan tanggal pembayaran dan nomor cek.

b. Jurnal Rekening (JR)
Digunakan untuk menjurnal semua rekening/penjualan air dan
pendapatan non air yang diterbitkan, termasuk semua koreksi
atas rekening/penjualan air dan pendapatan non air.
Cara mencatat
1). Mencatat penjualan air
Dokumen

: Daftar Rekening Air yang Ditagihkan (DRD A)

Buku Jurnal : Jurnal Rekening (Air dan Non Air)

Dr.

Piutang Rekening Air (13.01.00)

Cr.

Pendapatan Penjualan Air (81.01.00)

Buku Pembantu

Cr. Harga Air (81.01.10)

Cr. Jasa Administrasi (81.01.20)
Cr. Dana Meter (81.01.30)

2). Mencatat Penjualan Non Air (Biaya pemasangan yang harus

dibayar pelangan)
Dokumen

: DRD Non Air

Buku Jurnal : Jurnal Rekening (Air dan Nono Air)

Dr. Piutang Rekening Non Air (13.02.00)
Cr. Pendapatan Non Air (81.02.00)
c. Jurnal Penerimaan Kas/bank
Dipergunakan untuk menjurnal semua transaksi penerimaan
Kas/Bank (air dan non air)
Cara mencatat
1). Mencatat semua penerimaan rekening air
Dokumen :

LPP air, Rekening air (cap lunas)

Buku Jurnal :

Jurnal Penerimaan Kas/Bank

Dr.

Kas/Bank (11.01.00)

Cr.

Piutang Rekening Air (13.01.00)

2). Mencatat semua penerimaan rekening non air

Dokumen

Buku Jurnal :

LPP non air, Rekening non air (cap lunas)

Jurnal Penerimaan Kas/Bank

Dr.

Kas/Bank (11.01.00)

Cr.

Piutang Rekening Non Air (13.02.00)

3). Mencatat penerimaan pendapatan non air (biaya pendaftaran

Sambungan Baru, denda)
Dokumen

Buku Jurnal :

Kuitansi Pembayaran
Jurnal Penerimaan Kas/Bank

Dr.

Kas/Bank (11.01.00)

Cr.

Pendapatan Non Air (81.02.00)

4). Mencatat Penerimaan atas Piutang Rekening Air yang telah

dihapus

Dokumen

Buku Jurnal :

Daftar Rekening Air yang telah dihapus

Jurnal Penerimaan Kas

Dr.

Kas/Bank (11.01.00)

Cr.

Pendapatan Lain-lain (88.01.00)

d. Jurnal Bayar Kas/Bank

Dipergunakan untuk menjurnal semua transaksi pengeluaran
Kas/Bank.
Cara mencatat
1). Mencatat pembayaran utang usaha dan non usaha
Dokumen

Daftar gaji dan Voucher (sudah ditanda

tangani) LPB, Faktur, Kuitansi tagihan (cap
lunas)

Buku Jurnal

Jurnal Bayar Kas/Bank

Dr.

Utang Usaha (50.01.00)

Dr.

Utang Non Usaha (50.02.00)

Cr.

Kas/Bank (11.01.00)

2). Mencatat pembayaran untuk pembentukan Dana Kas Kecil

Dokumen

Kuitansi Penanggung Jawab Kas Kecil dan

Voucher

Buku Jurnal

Jurnal Bayar Kas/Bank

Dr.

Utang Non Usaha (50.02.00)

Cr.

Kas/Bank (11.01.00)

3). Mencatat pengisian kembali Dana Kas Kecil

Dokumen

Voucher Kas Kecil dan Rekapitulasi Kas

Kecil

Buku Jurnal

Jurnal Bayar Kas/Bank

Dr.

Utang Non Usaha (50.02.00)

Cr.

Kas/Bank (11.01.00)

e. Jurnal Pemakaian Bahan instalasi dan Kimia (JPBIK)

Dipergunakan untuk menjurnal semua pemakaian/pengeluaran
bahan intalasi dan kimia untuk keperluan operasi.
Cara mencatat
1). Mencatat pemakai bahan instalsi dan kimia
Dokumen :

Bon Keperluan Peralatan (BKP) dan

Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPP)

Buku Jurnal : Jurnal Pemakaian Bahan instalasi dan

Kimia (JPBIK)
Aktiva Tetap Produktif
Dr.

Instalasi Sumber Air (31.02.00)

Dr.

Instalasi Pompa (31.03.00)

Dr.

Instalasi Pengolahan Air (31.04.00)

Dr.

Instalasi Transmisi Distribusi (31.05.00)

Cr.

Persediaan Bahan Instalasi (41.02.00)

Aktiva Tetap Dalam Penyelesaian

Dr.

Instalasi Sumber Air (41.01.20)

Dr.

Instalasi Pompa (41.01.30)

Dr.

Instalasi Pengolahan Air (41.01.40)

Dr.

Instalasi Transmisi Distribusi (41.01.50)

Cr.

Persediaan Bahan Instalasi (41.02.00)

Biaya Operasi dan Pemeliharaan

Dr.

Sumber Air (91.02.00)

Dr.

Pengolahan (92.02.00)

Dr.

Transmisi Distribusi (93.02.00)

Cr.

Persediaan Bahan Instalasi (41.02.00)

Cr.

Persediaan Bahan Kimia (15.01.00)

f. Jurnal Umum (JU)

Dipergunakan untuk menjurnal semua transaksi yang tidak dapat

dicatat pada buku harian/jurnal yang ada, yaitu : DVHD, JR,
JPK, JBK, dan JPBIK.
Cara mencatat
1). Mencatat

biaya

pemasangan

yang

pembayarannya

diangsur,
Dokumen

: Bukti Jurnal Umum

Buku Jurnal

: Jurnal Umum

Dr. Sambungan Baru yang akan diterima (41.07.00)

Cr. Pendapatan Non Air (81.02.00)
2). Mencatat tagihan angsuran RNA yang diterbitkan
Dokumen

Kuitansi tagihan dan BJU

Buku Jurnal

Jurnal Umum

Dr. Piutang Rekening Non Air (13.02.00)

Cr. Sambungan Baru yang akan Diterima (41.07.00)
3). Mencatat pembentukan Penyisihan Piutang Rekening Air,
dilakukan pada akhir tahun setelah melakukan opname
Rekening Air dan membuat umur piutang berdasarkan
ketentuan yang berlaku.
Dokumen

: Daftar Umur Piutang dan Bukti Jurnal

umum.
Buku Jurnal

: Jurnal Umum.

Dr. Biaya Penyisihan Piutang (96.07.10)

Cr. Penyisihan Piutang Rekening Air (13.09.00)

4). Mencatat

pengakuan Piutang Ragu-ragu Rekening Air,

diakui apabila piutang telah berumur diatas 1 tahun sampai

dengan 2 tahun (75 %) dan diatas 2 tahun (100 %)
Dokumen

Daftar Umur Piutang dan Bukti Jurnal

Umum
Buku Jurnal

Jurnal Umum.

Dr. Piutang Ragu-ragu (13.05.00)

Cr. Piutang Rekening Air (13.01.00)
5). Mencatat penghapusan Piutang Rekening Air
Dokumen

: SK. Direksi tentang Penghapusan Piutang dan

Surat Persetujuan Badan Pengawas.

Buku Jurnal :

Jurnal Umum.

Dr. Penyisihan Piutang Rekening Air (13.09.00)

Cr. Piutang Ragu-ragu (13.05.00)