Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan

Bag 1
Definisi dan Pokok-pokok Sistem Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM), adalah sistem pengolahan data untuk
menjadi informasi dengan menggunakan manusia dan komputer. Informasi itu
sangat dibutuhkan untuk fungsi manajemen, artinya sebagai bahan pijakan
para pengambil keputusan (sesuai dengan tahapan managerialnya), dalam
mengambil keputusannya. Penggunaan komputer dalam SIM karena komputer
dalam beberapa hal memiliki kemampuan yang melebihi kemampuan manusia,
misalnya: dapat menyimpan sejumlah data yang banyak, pengolahan data
yang cepat dan akurat, dan dapat memunculkan informasi kapan saja.
Keadaan data sebagai bahan informasi jumlahnya sangat banyak dan
bervariasi, hal ini sesuai dengan keadaan data dari berbagai bagian organisasi
yang mendukung organisasi tersebut.
Data yang bervariasi dan banyak itu agar terpadu dalam pengolahannya
ditampung secara sistematis dalam data base. Untuk meningkatkan efisiensi
dan produktivitas dari Sistem Informasi Manajemen, prosedur kerjanya
dilaksanakan dengan on-line, yaitu beberapa komputer dan bagian-bagian
organisasi dan subbagian organisasi dikembang-kan dengan “pusat
komputer” sebagai terminal; manfaatnya agar setiap yang membutuh-kan
dapat dengan cepat memperoleh informasi.
Berbagai jenis informasi akan dibutuhkan oleh setiap tingkatan managerial
sesuai dengan keperluannya. Tingkatan-tingkatan managerial itu ialah: top
management, midle management, low management, dan operation personal.
Salah satu bagian untuk memahami SIM adalah adanya pokok-pokok SIM,
yaitu elemen-elemen yang terlibat dalam sistem informasi manajemen. Pada
garis besarnya elemen-elemen yang terlibat dalam SIM terdiri dari 3 bagian,
yaitu:
1. perangkat keras (hard ware),
2. perangkat lunak (software) yang terbagi dalam: data base, sistem
umum, dan prosedur, dan
3. faktor manusia yang dimaksud dalam bagian ini adalah petugas
pengoperasian komputer, yang menjamin benar dan lancarnya
informasi.
Sistem umum terdiri dari subsistem kegiatan dan subsistem fungsi organisasi.
Subsistem kegiatan yaitu: perencanaan strategis, pengendalian manajemen,
pengendalian operasional, dan pengolahan transaksi.
Sedangkan subsistem fungsi organisasi adalah yang bersangkutan dengan
bagian-bagian dari organisasi bisnis, seperti: pemasaran, produksi, logistik,
personalia dan sebagainya. Yang terdiri dari komputer dengan berbagai fungsi
dan modelnya

Evaluasi Perkembangan Konsep dan Profesional SIM

Dalam “kegiatan belajar 2″ yang bertemakan Evolusi Perkembangaan Konsep
SIM, maksudnya adalah secara pelan (tidak serentak) tetapi pasti sistem
informasi manajemen mengalami perkembangan. Perkembangan tersebut
terjadi pada prosedurnya, dan pengolahan komputer; sehingga hal ini dapat
meningkatkan kemampuan organisasi.
Perkembangan prosedural yaitu semakin meningkatnya penggunaan konsep-
konsep manajemen dalam SIM; seperi: teori manajemen, ilmu manajemen, dan
perakunan manajerial. Tentu saja penggunaan istilah-istilah tersebut lebih
cenderung khas penggunaannya dalam SIM.
Penggunaan teori manajemen dalam SIM bertujuan untuk peningkatan perilaku
manusia, baik yang terlibat dalam proses (sistem manusia dan mesin) maupun
yang terlibat dalam pengambilan keputusan; sehingga kualitas organisasi
meningkat.
Ilmu manajemen cenderung memakai kriteria ekonomis dan teknis dari pada
kriteria perilaku; misalnya: sistematis dalam pemecahan masalah, pemakaian
prosedur matematis dan statistis dalam analisis keputusannya.
Perakunan manajerial digunakan dalam perhitungan keuangan secara
keseluruhan; disamping perhitungan biaya dan penganggaran, Pengolahan
komputer berkembang sejajar dengan berkembangnya teknologi komputer,
baik dalam perangkat kerasnya maupun perangkat lunaknya, sehingga benar-
benar mendukung ketepatan dan kecepatan informasi yang dibutuhkan.
Pada sistem informasi manajemen, seperti pada bidang-bidang pekerjaan
lainnya, terjadi usaha peningkatan profesional, yaitu usaha peningkatan mutu
sumber daya manusia. Usaha tersebut dilaksanakan melalui program
akademis formal.
Pada prinsipnya program akademis formal dibagi dalam dua bagian, sesuai
dengan kebutuhan sistem informasi itu sendiri, yaitu bidang analisis sistem
keorganisasian dan bidang perancang sistem.
Analisis sistem keorganisasian adalah berhubungan dengan struktur
organisasi dan perilaku manusia yang terlibat dalam SIM.
Perancang sistem berhubungan dengan sistem teknologi komputer, baik
perangkat keras maupun perangkat lunaknya, serta prosedur pelaksanaanya
sehingga benar-benar dapat menunjang lancarnya SIM. Tentu saja kedua
bidang pendidikan itu dilaksanakan dengan materi kurikulum yang berbeda,
karena memang tujuannya berbeda.
Disamping maju pesatnya proses SIM, terdapat pula hambatan-hambatan yang
mengganggu, yaitu masih terdapatnya beberapa kontroversi.
Beberapa hal yang sifatnya kontroversial itu adalah: sistem total dengan
gabungan subsistem, sumber sistem informasi terpusat dengan pengolahan
terpencar, sebuah terminal di setiap kantor eksekutif dengan terminal-terminal
yang dioperasikan oleh staf; kesiapan fungsi manajerial untuk menerima
teknologi sistem informasi.
Selain itu sistem total dianggap terlalu sulit untuk dilaksanakan, maka masih
banyak yang menggunakan gabungan subsistem-subsistem.

Definisi Informasi
Terdapat perbedaan tentang pengertian informasi dalam percakapan sehari-
hari dengan yang digunakan pada sistem informasi manajemen. Pada sistem
informasi, istilah informasi mempunyai karakter tersendiri, diantaranya
memiliki nilai dalam prosses pengambilan keputusan. Sehubungan dengan itu
informasi dapat diartikan sebagai data mentah, data tersusun, atau kapasitas
sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi dapat memperkaya penyajian,
atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan sesuatu yang
penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya.
Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah
kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan melalui sebuah keputusan.
Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di atas, maka informasi dalam SIM dapat
didefinisikan sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan saat ini atau yang akan datang.
Suatu informasi bisa merupakan bahan jadi bagi pengambil keputusan
tahapan tertentu, tetapi bisa pula merupakan bahan mentah bagi pengambil
keputusan untuk tahapan berikutnya.
Informasi dalam SIM memiliki ciri-ciri: benar, baru, memiliki nilai tambah,
korektif dan penegas

Informasi dalam Teori Matematis Komunikasi

Sistem matematis komunikasi adalah tingkatan teknis pada sistem informasi
yaitu untuk mencapai keakuratan informasi, dengan mengusahakan
keterukuran dan kecermatan di dalam prosesnya.
Sistem matematis komunikasi dikembangkan dari sistem komunikasi telepon
dan sistem komunikasi teletype.
Segala macam hambatan dan gangguan dihindarkan, atau minimal dikurangi;
diantara gangguan itu adalah bising dan distorsi yaitu kegaduhan yang tidak
diketahui sumbernya dan yang diketahui sumbernya.
Mengingat keterbatasan manusia dalam pengolahan data yang sangat banyak
jumlahnya serta sangat bervariasi, maka diusahakan penyederhanaan dengan
beberapa metode. Di antaranya klasifikasi dan kompresi yaitu mengadakan
penggolongan dan pemampatan (pemadatan); peringkasan dan penyaringan
keorganisasian yaitu mengelompokan data ke dalam satu periode atau satu
lingkungan geografis, serta mengadakan tertib organisasi agar tidak terjadi
pengambilan keputusan oleh yang bukan haknya.
Hal-hal lain yang berhubungan dengan sistem matematis komunikasi yaitu
adanya entropi dan redundansi. Informasi adalah fungsi entropi karena
mengurangi keraguan dan ketidakpastian. Dan dalam saluran informasi biasa
terjadi redundansi atau kelebihan kelebihan yang dapat digunakan untuk
pengendalian kesalahan akibat adanya bising dan distorsi.

Mutu Informasi
Peningkatan kualitas dan kuantitas dari informasi berpengaruh positif
terhadap prestasi kerja tetapi yang lebih penting lagi adalah peningkatan
kualitasnya atau peningkatan mutunya. Yang mengganggu mutu informasi
adalah adanya bias atau kesalahan, sepanjang bias itu tidak seberapa
menyimpang, penerima atau pemakai informasi bisa menyesuaikannya. Tapi
yang lebih sulit lagi adalah mendeteksi adanya bias tadi dan seberapa
menyimpang biasnya. Bias atau kesalahan informasi diantaranya disebabkan
oleh kesalahan dalam: metode pengukuran, tidak mengikuti prosedur, data
yang hilang, penggunaan file, dan lain-lain.
Penanggulangan kesalahan ditanggulangi dengan cara pengendalian intern,
petunjuk-petunjuk bagi penerima supaya dapat melakukan penyesuaian.
Hal lain yang mengganggu mutu informasi adalah usia informasi. Oleh karena
itu perlu dipelajari tentang usia informasi dalam hal, usia informasi minimal,
usia informasi rata-rata, usia informasi maksimal, baik untuk informasi
kondisi, maupun untuk informasi operasi.
Konsep Informasi yang diterapkan pada Sistem Informasi
Berbagai konsep informasi atau teori-teori informasi telah kita pelajari
bersama, seperti: teori matematis informasi, reduksi data, mutu informasi, dan
usia informasi. Pada bagian ini dikemukakan bagaimana peristiwanya
(bermanfaat atau tidak) bila konsep-konsep informasi tersebut diterapkan pada
rancangan sistem informasi. Teori matematis informasi akan relatif lebih
mudah apabila diterapkan kepada sistem informasi yang hanya menggunakan
komputer, tetapi menjadi rumit apabila telah melibatkan manusia, karena
karakter manusia yang tak dapat diukur dengan pasti dan selalu berubah-
ubah.
Setiap sistem informasi akan selalu melibatkan manusia, disamping mesin.
Teori matematis informasi hanya bermanfaat bila digunakan dalam
pengambilan yang banyak pilihan; jadi kalau tak ada pilihan, adalah sia-sia
untuk menggunakan teori matematika informasi agar penemuan informasi
dapat memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya, maka ia harus memahami
nilai-nilai yang dimiliki informasi. Sehingga dengan demikian selain si
penerima dapat memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhannya, juga
dapat menambah wawasan si penerima itu sendiri, sehingga tidak ada keragu-
raguan terhadap pilihan keputusannya.
Model dasar
Fungsi dan peranan manusia dalam sistem informasi manajemen tidak kalah
pentingnya dengan peranan sistem komputer, bahkan sangat menentukan
dalam keakuratan dan kecepatan informasi. Namun demikian manusia akan
terikat oleh keterbatasan kemampuannya, baik kemampuan alat inderanya
sebagai penerima rangsangan informasi, kemampuan syaraf penyampai
sebagai saluran, maupun otaknya sebagai pengolah dan penyimpan informasi.
Oleh karena keterbatasan ini, maka timbul fungsi penyaringan di dalam
saluran informasinya yang mengadakan seleksi dan penyederhanaan terhadap
berbagai rangsangan informasi yang diterimanya, sehingga kelebihan beban
yang terlalu berat dapat dihindari.
Hasil eksperimen menunjukkan bahwa fungsi pengolah dan penyimpan
informasi memiliki kemampuan sebatas beban maksimal, dan jumlah keluaran
tanggapannya pun sebatas beban maksimal itu pula atau lebih sedikit.
Disamping manfaatnya, penyaringan pun mempunyai kelemahan-kelemahan,
karena akan dipengaruhi oleh kondisi dan situasi yang ada di lingkungannya,
seperti: latar belakang pengalaman, dan situasi dengan tekanan-tekanan
tertentu. Seringnya mengguna-kan fungsi penyaringan yang kurang tepat,
lama kelamaan akan menjadi pola tertentu dalam pengolahan informasi. Pola
tersebut akan memungkinkan kesalahan persepsi terhadap suatu informasi,
yang akhirnya informasi yang biasanya menghilangkan keragu-raguan, justru
jadi menambah keragu-raguan.
Model Newel-Simon tentang manusia sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simon membuat. model pengolahan sistem
informasi manusia yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer,
model tersebut dikenal dengan “model Newell-Simon”. Di dalam model
tersebut sistem pengolahan pada manusia yang terdiri dari: ingatan jangka
pendek, pengolahan dasar, dan penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang
dan ingatan luar. Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang
cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali. Ingatan jangka
pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan
lama dalam menyimpan ingatannya.
Ingatan luar adalah alat-alat bantu yang di luar pengolah, untuk membantu
sistem pengolahan; alat-alat ini berupa kertas, papan tulis atau tabung
gambar.
Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat disamakan
dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat
disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register
pad).
Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan
sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh
karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia.
Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa
merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut
istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan
identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space)
Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan
dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental.
Keterbatasan kemampuan Manusia sebagai Pengolah Informasi
Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan
kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan
data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para
pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.
Banyak peristiwa yang merugikan pada sistem informasi manajemen yang
disebabkan oleh kekurangyakinan petugas pengolah data terhadap
pelaksanaan tugasnya. Mereka meragukan apakah pekerjaannya telah
dilaksanakan atau belum. Peristiwa tersebut terjadi karena tidak adanya
mekanisme umpan batik yang memberi isyarat bahwa pekerjaanya telah
dilaksanakan. Oleh karena itu mekanisme umpan batik perlu diadakan seperti
yang telah dilakukan pada sistem komputer. Secara tidak disadari mekanisme
sehari-hari antar manusia, seperti: anggukan kepala, ucapannya atau tangan
yang diangkat untuk mengisyaratkan bahwa pesan telah diterima.
Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang
sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk
pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan
tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari
keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan
pengolahan yang sia-sia.
Pengertian Sistem, Jenis-jenis Sistem dan Sistem Manusia/ mesin
Sistem informasi dengan pendekatan sistem manusia/mesin akan memadukan
dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur mesin. Sistem manusia
merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan sistem mesin atau
komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik.
Dengan memadukan dua sistem dengan karakter yang berbeda; maka akan
terjadi saling mengisi dan saling melengkapi, sehingga bila salah satu sistem
tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan; meskipun dalam pelaksanaannya
terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua unsur tersebut.
Untuk lebih memahami karakteristik sistem dengan segala seluk-beluk yang
terdapat di dalamnya, dilakukan dengan pengunsuran (factoring), dengan
demikian akan dapat diketahui sampai bagian-bagian yang sekecil-kecilnya.
Dalam menganalisis sistem yang besar dengan jumlah subsistem dan
interface yang sangat banyak, akan sangat rumit dilakukan, Untuk
menyederhanakan sistem yang besar itu biasa dilaksanakan dengan
simplifikasi dan pemisahan
Pengendalian dalam sistem
Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran
yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem
umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga
terjadi hal seperti itu.
Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki
standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap
keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan
keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena
sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan
gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus
mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah
berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh
tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan
tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi
penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu
jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.
Konsep sistem diterapkan pada sistem Informasi Manajemen
Dalam sistem informasi manajemen, selain terdapat subsistem masukan,
subsistem pengolahan, dan subsistem keluaran, terdapat pula subsistem
penyimpanan data yang biasa disebut data file storage atau data base. Hal ini
disebabkan dalam sistem informasi manajeman data yang terkumpul sekarang
diolah sekarang, tidak selamanya digunakan sekarang, tetapi akan digunakan
sesuai dengan kebutuhannya dan pada waktu yang berlainan.
Meskipun sebuah sistem merupakan kerjasama terpadu, sehingga
menampakkan diri dalam bentuk tunggal, tetapi dalam kenyataannya
merupakan sesuatu yang rumit yang terdiri dari berbagai subsistem yang
masing-masing mempunyai rincian fungsi tertentu dan jalinan hubungan
tertentu. Dengan adanya pembagian sistem menjadi beberapa subsistem serta
masing-masing subsistem memiliki fungsi tertentu, maka hal yang demikian
akan merupakan unit-unit kerja yang mudah ditangani. Setiap subsistem akan
berhubungan secara tepat, saling mengisi dan bekerja sama secara utuh.
Dalam merencanakan sebuah sistem, fungsi subsistem, letak subsistem,
jalinan hubungannya harus jelas. Kadang-kadang untuk sementara waktu ada
subsistem yang tidak terinci fungsinya, hal itu biasa disebut “kotak hitam”
atau “black box’. Pada pengembangan sistem selanjutnya hal itu akan
diselesaikan atau diperincian fungsinya oleh pinganalisis sistem, ia akan
bekerja sama dengan departemen lain yang ada hubungannya.
Struktur Organisasi dan Teori Manajemen
Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara
kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan
operasional. Mahajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi.
Tujuan mempelajari organisasi pada umumnya untuk memperbaiki antar
hubungan manusia, perilaku organisasi berusaha menoong manusia dan
organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk
mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada
tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi
dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya.
Manajemen terdiri dari fungsi-fungsi berupa perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan staf, pengkoordinasian, pengarahan dan pengendalian adalah
menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan
interaksi manusia.
Model Pengolahan Informasi untuk menjelaskan Struktur Organisasi
Proses pengorganisasian harus ditata dari berbagai segi yang menyangkut
jaringan informasi yang diperlukan oleh organisasi. Jaringan informasi itu
hanya berguna bila dimanfaatkan secara tepat oleh semua pihak yang berhak
memanfaatkannya.
Kegiatan pembentukan struktur meliputi perumusan persoalan yang akan
dipecahkan, menyusun prioritas atas berbagai kegiatan, mendefinisikan batas-
batas bagi penecahan yang akan dikerjakan dan seterusnya.
Kebutuhan sebuah informasi untuk mengolah informasi (banyaknya informasi)
adalah sebuah fungsi dari faktor-faktor ketidakpastian tugas, banyaknya unsur
relevan untuk pengambilan keputusan dan saling ketergantungan unit
keorganisasian.
Beberapa hal yang diidentifikasi merupakan tanggapan keorganisasian atas
kebutuhan pengolahan informasi adalah prosedure pengoperasian dan aturan
keputusan, hirarki wewenang, sub-sistem mandiri, sumberdaya lentur, struktur
mandiri, sistem informasi vertikal dan bentuk keorganisasian lateral.
Interaksi Manusia dalam Organisasi
Interaksi manusia sangat dirasakan penting didalam suatu organisasi.
Pengaruh berbagai pola kehidupan manusia yang berbeda atas produktivitas
tergantung pada beberapa faktor. Kepuasan bekerja akan lebih terlihat atau
dirasakan lebih tinggi bila manajemen yang supportif partisipatif.
Penetapan tujuan merupakan unsur terpenting dalam manajemen. Tujuan-
tujuan tersebut harus merupakan hasil musyawarah antar individu dalam
kelompok yang masing-masing anggota yang memiliki tujuan sendiri.
Perencanaan harus dijalankan pada semua tinggat organisasi. Perencanaan
tersebut dapat diklasifikasikan dalam tiga jenis yaitu: strategis, taktis dan
operasional. Pengendalian dilaksanakan melalui suatu mekanisme umpan
balik.
Loop umpan balik pengendalian merupakan dasar bagi perencanaan sistem
informasi. Pengendalian manusia akan cenderung menjadikan sistem yang
tertutup. Sedangkan sistem manusia dan mesin merupakan suatu upaya untuk
memanfaatkan sifat yang terbaik dari kedua unsusr tesebut
DIarsipkan di bawah: Fak. Ekonomi