DEFINISI

• Definisi Penyelia

Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab

untuk merancang dan mengawal tugas-tugas
dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan
beliau.
Peranan Penyelia
Elemen-elemen asas :-

• Membina dan mengekalkan satu

organisasi yang cekap
• Mencipta dan mengekalkan
suasana bekerja yang berkesan
• Mengawal tugas-tugas tersebut
 Membina dan merancang satu
organisasi yang cekap
• Merancang objektif organisasi
• Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi
• Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan
• Menjelaskan, mengarah dan
mengawal segala aktiviti organisasi
• Kumpulan perlu dalam organisasi
• Mencadangkan perubahan dalam
organisasi - jika perlu
• Gunakan kepakaran sewajarnya
• Menyelaras semua aktiviti
kumpulan bagi mencapai objektif
 Mencipta dan mengekalkan
suasana bekerja yang berkesan
• Hubungan yang baik di kalangan pekerja
• Ujudkan komunikasi yang baik
• Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif
• Pertingkatkan morale kakitangan
• Kekalkan tindakan tatatertib
• Kursus orientasi / Induksi
• Latihan pekerja baru / baru bertukar
• Menyelaras hal berkaitan pertukaran,
naik pangkat atau tatatertib
• Kenaikan gaji
 Mengawal Kerja-kerja Tersebut
• Penurunan kuasa / tanggungjawab
• Keputusan yang baik dan tepat
• Peraturan dalaman
• Motivasi
• Kawalan kualiti
 Tugas dan Tanggungjawab
Penyelia
• Tanggungjawab kepada :-
– Pengurusan Atasan
– Kakitangan Lain
– Kakitangan Unit/Seksyen Lain
– Penyelia Lain
– Kesatuan Sekerja
 Peranan Penyelia
Perancangan :-
• Tetapkan objektif
• Tentukan andaian/anggapan/sasaran
• Menyemak segala kemungkinan perancangan/strategi
• Kenalpasti plan tindakan yang sesuai/plan kotegensi
• Pilih pilihan plan terbaik
• Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan
• Tindakan susulan
 Peranan Penyelia
Organising / Mengelola :-
• Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi
• Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya
• Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan tertentu
• Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota sesuai
• Memantau keberkesanannya dan buat penyelarasan jika
perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut
 Peranan Penyelia
Staffing (Menyelaras) :-
• Tentukan pekerja diletakkan mengikut kepakaran
• Latihan dan Perkembangan Staf
• Penempatan
• Program Orientasi
• Persekitaran Yang Produktif
 Peranan Penyelia
Leading (Mengetuai) :-
• Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang telah
ditetapkan
• Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya, kuasa
dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan
disiplin
• Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :-
• Komunikasi
• Membuat Keputusan
• Penyelesaian Masalah
• Motivasi
• Kepimpinan
• Penugasan (Delegation)
 Peranan Penyelia
Kawalan/Mengukur (Controlling) :-
• Proses untuk memastikan matlamat / objektif organisasi
tercapai
– Proses Kawalan/Pengukuran
• Menetapkan sasaran atau indikator
• Mmengukur pencapaian prestasi berdasarkan standard
• Analisa dan mengukur prestasi dan mengambil tindakan
pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.
 MENGATUR/MENGELOLA
(ORGANISING)
“Organising” ialah “mengumpulkan aktiviti-
aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif
organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan
aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti
untuk menguruskannya”
MENGATUR/MENGELOLA
(ORGANISE)
Melibatkan 3 langkah utama :-
1. Menetapkan kerja yang hendak
dibuat
2. Membuat struktur
3. Memperuntukkan
sumber-sumber
 MENETAPKAN KERJA

• Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”

MEMBENTUK STRUKTUR

• Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan

kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.
• Memberi panduan kepada ‘superior’ dan
‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak
ditujui.
• Menolong menyelesaikan masalah
• Kunci kepada penyusunan semula.
 MEMPERUNTUKKAN
SUMBER
• Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan
dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.
• Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja
perlu diambilkira.
 PLACE THE RIGHT MAN
TO THE RIGHT JOB

• Menyediakan peralatan dan mesin yang

sesuai dengan kerja (dan pekerja).
MENGATUR
KERJA
LANGKAH-
LANGKAH
 LANGKAH 1

MENGETAHUI OBJEKTIF

???
 BOLEH TAHU

• KERJA-KERJA YANG
TERLIBAT
• JENIS KAKITANGAN
• BILANGANNYA
• TEMPAT DAN
BENTUKNYA
• ALAT-ALAT DAN
KELENGKAPAN YANG
DIPERLUKAN
• WANG YANG
DIKEHENDAKI
 LANGKAH 2

A. SENARAIKAN
AKTIVITI-AKTIVITI YANG
TERLIBAT
 CAWANGAN PUNGUTAN
HASIL
• MEMUNGUT HASIL
• MINYIMPAN KIRA-KIRA
• TAIP MENAIP
• PENGUATKUASAAN
• SURAT MENYURAT
• FAIL MEMAIL
B. KUMPULAN YANG KAIT
MENGAIT

1. MEMUNGUT HASIL
MENYIMPAN KIRA-KIRA
2. PENGUATKUASAAN
3. FAIL MEMAIL (SURAT
MENYURAT, TAIP MENAIP)
C. BAHAGIAN KERJA KEPADA
TUGAS
1. MEMUNGUT HASIL
MENYIMPAN KIRA-
KIRA
(I) MENERIMA WANG
(II) KELUARKAN RESIT
(III) CATIT DALAM BUKU TUNAI
(IV) MENYEDIAKAN BANK SLIP
(V) PENYATA PEMUNGUT
(VI) “BANK IN”
(VII) PENYATA BULANAN
 LANGKAH 3
A. BENTUK STRUKTUR
* CARTA ORGANISASI
- PANDUAN ARAHAN
- BIDANG KAWALAN
B. PERHUBUNGAN KERJA
* KUASA DAN
TANGGUNGJAWAB
- TINGGI/RENDAH
- SENIOR/JUNIOR
- PENGALAMAN TAK
PENGALAMAN
?
C. TETAPKAN
* PERATURAN-PERATURAN
* CARA-CARA
* STANDARD
D. SEDIAKAN

* SENARAI TUGAS
 LANGKAH 4
DAPATKAN SUMBER
* TEMPAT * MANUSIA
* ALAT-ALAT * BAHAN
* MESIN * WANG
PASTIKAN PEMBEKALAN
 LANGKAH 5
MEMPERUNTUKAN SUMBER

*MANUSIA -
SESUAI DENGAN KERJA
* ALAT-ALAT -
SESUAI DENGAN PEKERJA
DAN KERJA
 Sifat Kepimpinan Penyelia
• Dapatkan keyakinan / hormat dari staff
• Kerapkali berbincang dgn individu/ahli kumpulan
• Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan
• Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera
• Ujud cadangan dalam setiap tindakan
• Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti
personaliti ahli kumpulan
• Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang
• Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan
• Beri pengiktirafan jika perlu
• Kritikan membina
• Be consistent (tetap dalam tingkahlaku)
• Tentukan matlamat jelas dan berkesan
• Demonstrate pride (maruah kumpulan)
 Delegation/Penugasan
• Penyelia yang baik perlu kepada
penugasan kerja. Penugasan kerja bukan
bermaksud memberi kuasa memimpin
secara total kepada orang bawahan atau
orang yang dipimpin. Penugasan adalah
memberi kepercayaan kepada pekerja
bawahan agar mereka
bertanggungjawab terhadap kerja
dengan memberikan sedikit
kuasa.
 Kenapa ada penyelia TIDAK mahu
penugasan kerja/delegation
• Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru
kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan
latihan.
• Kakitangan tidak mempunyai masa/sumber
• Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan
• Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu
• Tidak yakin kepada orang lain
• Tidak mahu ambil risiko
• Suka berahsia dan tak percaya staff
• Takut silap
• Takut hilang kuasa/penghargaan
 Kenapa orang bawahan TIDAK
mahu penugasan kerja/delegation
• Tidak yakin kepada pengurusan atasan
• Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan kerja
berdasarkan pengalaman lepas
• Kurang yakin terutama pekerja baru, takut dikritik atau
takut gagal
• Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak
atasan tidak beri pengiktirafan
• Kurang yakin pada keupayaan diri
sendiri
 Kenapa Perlu Kepada
Penugasan ?
• Anda tidak boleh membuat semua kerja
• Kerja anda adalah untuk mengurus
• Mereka yang hampir dengan masalah lebih
mudah menyelesaikannya
• Penugasan menjurus kepada kepercayaan,
penghormatan dan pengiktirafan
kepada individu/kumpulan
• Penugasan menjurus kepada pengembangan
dan pembangunan staff
 The Limit Of Delegation
Sebagai penyelia, tidak semua
kuasa dan tanggungjawab
boleh diturunkan. Tidak boleh
menurunkan semua
tanggungjawab dan kuasa yang
ada. Kepercayaan, keyakinan
dan pengetahuan staff adalah
penting dalam penentuan
penugasan kerja. Latihan
adalah perlu. Pemahaman staff
adalah elemen penting dalam
penugasan kerja iaitu sebagai
garis pemisah setiap kuasa.
 BILA BOLEH PENUGASAN KERJA ?
• Bila tidak ada masa untuk
melaksanakan sesuatu tugas yang
diserahkan kepada anda
• Bila penyelesaian masalah yang lebih
bersifat domestik/bawahan
• Bila penyelia mementingkan
pembangunan staff
• Bila ahli kumpulan sanggup menerima
sebarang obligasi untuk melakukannya
demi kejayaan organisasi
TAMAT
• YANG BAIK DAN
SEMPURNA DARI
ALLAH
• YANG LEMAH DAN
KEKURANGAN
DARI SAYA
SENDIRI
• SEKIAN
• TERIMA KASIH.