Dokumentasi Sistem Informasi Manajemen

DOKUMENTASI (ALAT BANTU) SIM

Alasan digunakan Dokumentasi (alat bantu) SIM:
1.

2.

3.

Kegiatan pengembangan SIM terutama yg relatif besar dan memerlukan waktu yg lama, shg tidak mungkin mengandalkan INGATAN saja tanpa didukung dokumentasi. Menjembatani antara survey & perancangan. Survey di lapangan Perancangan di Kantor Sebagai alat komunikasi & Koordinasi, karena pekerjaan pengembangan SIM melibatkan sebuah TIM.

Macam Alat Bantu SIM : 1. 2. 3. 4. 5. System Flowchart Functional Flow Diagram Data Flow Diagram Hierarchy Chart Input Process Output Diagram

Flow Chart :
Penyajian yg sistematis tentang proses dan logika dari kegiatan penanganan informasi. dalam bentuk SIMBOL

Manfaat :
A. Relationship:
Memberikan gambaran efektif, jelas & ringkas tentang prosedur efektif, logik. Karena teknik penyajian bersifat grafis akan lebih jelas logik. dibanding uraian teks. teks.

B. Analitis: Analitis:
Para pembaca dapat dengan mudah melihat permasalahan atau memfokuskan perhatian pada area-area tertentu SIM. area-

C. Communication:
Dapat mengkomunikasikan logika suatu masalah atau mendokumentasikan logika tersebut. tersebut.

Simbol yang digunakan bedakan dalam 3 kelompok :

A. Flow Direction Symbol : adalah penghubung antara simbol yg satu dg simbol yg lain, disebut juga connecting line
Arus/Flow, prosedur dapat dilakukan dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dari kiri ke kanan dan dari kanan ke kiri.

Connector, suatu prosedur akan masuk atau keluar melalui simbol dalam lembar kerja yg sama/ halaman yg sama.

Sambungan dari

Bersambung ke

Off-line Connector, sama dg simbol diatas, akan tetapi dari/atau ke prosedur pada lembar kertas/halaman berbeda.

Comunication Link, suatu transmisi informasi dari lokasi satu ke lokasi lain.

B. Procecing Symbol : simbol-simbol yg akan menunjukkan jenis operasi pengolahan suatu prosedur
Proses Komputer, simbol yg menunjukkan setiap pengolahan yg dilakukan oleh komputer Manual Proses, simbol yg menunjukkan setiap pengolahan yg tidak dilakukan oleh komputer, tetapi dilakukan manual. Decision, simbol yg akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban atau keputusan. Predefined Process/Preprocesing/Preparation, simbol untuk menyediakan tempat sbg persiapan pengolahan. Terminal, simbol untuk memulai dan mengakhiri program, atau sebagai interupsi program. Keying Operation, segala jenis operasi dg menggunakan mesin yg mempunyai keyboard. Off-line Storage, simbol yg menunjukkan bahwa data yg berada dlm simbol ini akan disimpan/digabung Sortir, simbol mengurutkan data secara accending/decending

C. Input-Output Symbol : simbol-simbol yg akan menunjukkan peralatan/device yg digunakan dalam pengolahan

Input-Output, setiap peralatan (I/O) pdt menggunakan simbol ini tanpa mengetahui jenis peralatan baik input maupun output

Document, simbol untuk data yg berbentuk kertas maupun informasi

Display, simbol untuk output yg ditunjukkan oleh suatu devices seperti monitor, printer, plotter, dsb.

Punched-card, setiap input & output yang menggunakan kartu punch.

Magnetic-tape, digunakan baik untuk input maupun output.

Contoh : Manajer Personalia PY. XYZ ingin mendapatkan suatu daftar nama-nama karyawan yang akan memasuki masa pensiun akhir tahun ini, yakni karyawan yang sudah mencapai umur 55 tahun atau lebih. Untuk itu ia menugaskan stafnya untuk membuat daftar tersebut. Aktivitas yang dilakukan staf personalia untuk memperoleh daftar karyawan yang memasuki masa pensiun : CARA MANUAL : 1. Menyiapkan mesin ketik, kertas dan file pegawai. 2. Membaca file pegawai, nama dan tanggal lahir. 3. Menghitung umur karyawan, yakni tahun sekarang dikurangi tahun lahir. 4. Melakukan cek apakah karyawan telah mencapai umur 55 tahun atau lebih. a. Apabila umurnya belum mencapai 55 tahun, maka file tersebut tidak diketik. b. Apabila umurnya telah mencapai 55 tahun/lebih, maka file diketikdalam daftar dan membaca file berikutnya (kembali pada point 2). 5. Demikian seterusnya hingga file semua karyawan selesai diolah.

Mulai

Persiapan Ketik Daftar karyawan

Baca file karyawan

Hitung umur

Daftar karyawan yang akan pensiun

Tidak

Selesai
Umur 55

Ya