Tugas 1

Proyek Analisa dan Desain Sistem

ANATA SALON
The One Stop Beauty

Latar Belakang Perusahaan

I. 1977-1980 : Perintisan Anata Salon - Henry Salon Anata Salon dirintis dari tahun 1977. Pada waktu itu cikal bakal Anata Salon hanyalah sebuah tempat gunting rambut saja yang bernama Henry Salon di Jalan Gatot Subroto 425 Bandung. Pemiliknya, Henry Setiadi Halim, memulai usahanya dengan menyewa tempat meubel milik kakaknya dan disana ia membuka tempat untuk gunting rambut. Henry merintis usahanya ini dari umur 19 tahun. Ia menekuni usahanya berdasarkan bakat yang dimilikinya dan hobinya memotong rambut. Sebelumnya ia suka mengikuti dan memenangkan berbagai kejuaraan pangkas rambut pria tingkat nasional. Karena prestasinya itu, maka Henry berpikir untuk menjadikan hobinya itu sebagai usaha dan karirnya. Saat itu ia hanya bekerja sendiri dan tidak memiliki asisten karena memang tempat yang kecil dan pelanggan yang baru sedikit. Usahanya ini dijalaninya di tempat meubel kakaknya kurang lebih tiga tahun, sebelum ia pindah lokasi ke Jalan Emong 8 Bandung, yang saat ini merupakan pusat dari Anata di Bandung.
II.

1980-1985 : Perubahan nama Henry Salon menjadi Anata Salon Pada tahun 1980, Henry mendapatkan rumah dari orangtuanya di Jalan Emong 8 Bandung, yang dikenal saat ini sebagai Anata Pusat. Di sana ia merekrut 2 orang asisten untuk membantunya seperti mengurus peralatan-peralatan salon yang diperlukan. Setiap waktu karyawannya bertambah satu demi satu, dan semuanya diajarkan cara menggunting rambut untuk menjadi staff nya kalau suatu hari salonnya berkembang. Hal itu berjalan terus menerus selama lima tahun. Baru di tahun 1985, setelah dia menikah dengan Hanna Anata, Henry Setiadi merubah nama salonnya dari Henry Salon menjadi Anata Salon. Jadi, nama Anata diambil dari nama Hanna Anata, istri dari Henry Setiadi Halim, dan secara resmi, nama Henry Salon diganti menjadi Anata Salon pada tanggal 27 Desember 1985.

III. 1985-1995 : Satu dekade pertama Anata Salon

Mulai tahun itu, Henry Setiadi dan Hanna Anata bersama-sama memikirkan apa yang akan dilakukan diwaktu ke depan

 Adanya perkembangan pertama baru dapat dilihat setelah 3 tahun, dimana adanya divisi pengeritingan rambut dan creambath di tahun 1988. Tahun 1993, setelah memiliki cukup modal, Henry dan Hanna memutuskan untuk membangun rumah dan tempat usaha miliknya dengan dibangun bertingkat. Yang semula hanya lantai dasar dan sempit, menjadi diperluas ke belakang, dan dibangun menjadi 4 lantai. Pengerjaan pembangunan di Jalan Emong 8 ini menyita waktu kurang lebih 2 tahun sehingga selama waktu-waktu tersebut tempat usaha yang efektif dapat dijadikan tempat usaha menjadi sedikit. Karena itu selama masa pembangunan, Anata membuka cabang di Padalarang untuk menambah penghasilan selama pembangunan, karena dirasakan banyaknya tempat yang tidak bisa digunakan selama 2 tahun dalam masa pembangunan itu. Selama pembangunan itu juga, Henry dan Hanna sudah memiliki visi dan perencanaan ke depan bila pengerjaan bangunan selesai, supaya semua tempat yang ada dapat digunakan dengan maksimal, seperti dibukanya divisi baru dalam perusahaan yaitu perawatan muka yang dikenal dengan nama facial.
IV. 1995-1999 : Perluasan Tempat Usaha yang Pertama

Akhirnya pada bulan Juni 1995, pengerjaan pembangunan Jalan Emong 8 menjadi 4 lantai selesai. Dengan ditambahnya satu divisi atau departemen kerja, saat itu Anata memiliki 4 divisi yang ditempatkan berbedabeda. a. Divisi gunting rambut dan cuci blow di lantai 1 bagian depan, yang semula merupakan Emong 8 yang lama, yang sebelumnya bertumpuk di satu tempat, saat itu semua tempat itu termasuk tempat yang sebelumnya tempat tinggal hanya dijadikan tempat untuk gunting rambut saja dan cuci blow. b. Divisi kedua yaitu pengeritingan rambut ada di lantai 1 bagian belakang. Sementara creambath ditempatkan khusus di lantai 2, dimana sudah dilengkapi banyak produk-produk baru yang lebih eksklusif. c. Divisi yang baru dibuka yaitu facial, ditempatkan di lantai 3, disekat satu-satu tiap customer, karena banyaknya mesin-mesin yang digunakan untuk perawatan facial, tidak seperti perawatan yang lainnya. Sementara Anata yang di Padalarang ditutup, dan tidak dilanjutkan, karena waktu itu membuka usaha disana hanya untuk menambal penghasilan yang hilang karena pembangunan yang bersifat keseluruhan. Karena menyadari akan adanya perkembangan yang cukup pesat, maka Anata merekrut karyawan baru setahun sebelumnya, dan selama itu, salon di Padalarang berguna juga untuk menyeleksi karyawankaryawan baru yang akan ditempatkan. Sementara divisi Facial, pada waktu itu Henry dan Hanna sengaja mendatangkan tenaga ahli dari Jakarta untuk membantu mengajari kepada karyawan baru. Setelah tempat baru di Emong 8 diaktifkan, karyawan yang bekerja di Anata menjadi kurang lebih 30 orang, dan adanya gedung

baru ini sangat dirasakan manfaat dan dampaknya. Dengan banyaknya karyawan baru, diadakannya divisi perawatan muka, dan tempat baru yang lebih mendukung, maka kinerja perusahaan Anata menjadi lebih produktif dan efisien. Hal ini juga berpengaruh kepada penghasilan yang menanjak, sehingga Henry berpikir untuk menambah lokasi usahanya. Setelah 1 tahun, setelah modal yang cukup besar terkumpul, Anata membuka tempat usahanya yang ke 2 di Jalan Emong 5 dan Emong 28. Dengan tempat usaha ini, keempat divisi yang ada diperbanyak tempatnya, dan membuka 2 divisi baru lagi yaitu make up, juga lulur dan spa. Anata kembali merekrut karyawan dan tempat baru itu mulai beroperasi pertengahan bulan Desember tahun 1996. Karena banyaknya karyawan, Henry mengontrak tempat di Jalan Emong 11 Bandung, untuk tempat mess karyawan dan dapur khusus karyawan yang mengurus semua keperluan konsumsi dan akomodasi karyawan yang bekerja di Anata tapi tidak mempunyai rumah sendiri. Tahun 1997 awal, tempat baru seluas 1000 m2 di Jalan Emong 5 dirasakan terlalu besar dan kurang efisien, maka bagian depannya dijadikan rumah makan sederhana, berkapasitas 10 meja, bernama Anata Restaurant. Hal ini dilakukan karena mengingat customer yang datang banyak yang menunggu, sehingga customer yang datang dapat membeli makanan sambil menunggu atau ada juga yang sengaja memesan dan minta diantar. Usaha rumah makan itu tidak berlangsung lama. Hanya kurang dari 2 tahun usaha rumah makan ditutup, karena keuntungan yang didapat dari salon sangatlah besar dan tidak sebanding dengan rumah makan, maka tempat yang tadinya dijadikan rumah makan diefisienkan seluruhnya menjadi salon, dan dapur di belakang salon juga diratakan tanah untuk memperluas lahan parkir untuk menampung tamu yang ada di Emong 5 dan di seberangnya, Emong 8. Jalan Emong 11 yang semula menjadi mess karyawan dan dapur dipindah ke Emung 1, rumah yang sengaja dibeli untuk keperluan itu, berhubung waktu kontrakan yang sudah habis dan tidak dilanjutkan lagi. Krisis moneter tahun 1997 tidak terlalu dirasakan, karena Anata melakukan pelayanan yang baik dengan harga yang murah, sehingga Anata tidak merubah harga yang diberlakukannya sejak dulu. Memang sudah jadi kebijakan Henry dan Hanna untuk tidak menaruh harga yang mahal, karena lebih penting untung dengan margin yang tipis tapi customer yang dimilikinya sangat banyak, daripada untung dengan margin tinggi tapi Salon Anata tidak mengena di hati masyarakat Bandung karena harganya yang mungkin kurang bersahabat.
V.

2000-2004 : Titik Awal Menuju Perusahaan Besar Salon Anata terus berjalan, hingga di akhir tahun 2000 terjadi masalah besar, dimana Anata harus kehilangan 8 karyawan utamanya, karena mereka memutuskan untuk membuka usaha sendiri di jalan Sadakeling daripada ikut bekerja di Anata. Salon itu adalah R&D Salon. Kepergian mereka sangat dirasakan dampaknya karena mereka mungkin dapat seperti pilar yang menopang sebuah bangunan sebelumnya.

 Karena itu Henry membuka cabang di Jalan Banteng 34, dengan margin impas jadi seperti layaknya kerja bakti tanpa untung, karena tujuannya semula hanya untuk merebut pasar yang lebih besar lagi, dan keuntungan yang didapat dari salon yang ada di Jalan Emong saja. Akhirnya dengan modal yang ada, Henry mengontrak tempat di Jalan Banteng 34, dan membuka salon dengan cukup seadanya karena dibuka berdasar situasi yang genting. Perekrutan pegawai dengan cepat dilakukan, dan salon dengan cepat dioperasikan pada pertengahan tahun 2001. Akan tetapi setelah 1 tahun berjalan, seiring dengan harga yang perlahan-lahan dinaikkan, tidak disangka keuntungannya jauh melebihi yang diperkirakan, malah mendapat modal lagi, sehingga Henry memutuskan untuk membuka cabang sebanyak-banyaknya dan mengoptimalkan modal dan penghasilan yang dimilikinya untuk aset dan investasi tempat usaha yang semakin diperluas di berbagai tempat di Kota Bandung. Dari sinilah titik awal Anata Salon berubah dari perusahaan yang berkembang menuju kepada pra perusahaan maju. Pada tanggal 23 Desember 2002, Anata menambah cabang lagi di Jalan Pasirkaliki 179, menyusul Jalan Surya Sumantri 32 tanggal 2 Juli 2003, Setiabudi Supermarket, awal 2004, Astana Anyar 49, Juli 2004, dan Banteng 28, awal tahun 2005. Di tahun 2004, Anata mengontrak tempat jangka panjang di Jalan Emung 4 dan di Jalan Guntur 23 untuk dijadikan kantor manajemen, karena selama sepanjang 2 tahun dari akhir 2002 sampai awal 2005, Anata mengalami perkembangan yang sangat cepat, sehingga perlu dibentuk sebuah tim manajemen khusus Akhirnya dibentuklah sebuah tim manajemen yang terdiri dari 8 departemen dengan dikepalai oleh seorang manajer, yaitu departemen keuangan, departemen pembelian produk, departemen penjualan produk atau marketing, departemen pemeliharaan bangunan dan proyek, departemen sumber daya manusia, departemen konsumsi dan kesejahteraan, departemen data dan komputerisasi, departemen kasir dan PR. Juga adanya 1 orang General Manager, dan ditempatkannya seorang kepala cabang, 2 orang supervisor, dan 1 orang marketing di setiap cabang Anata., yang tugasnya untuk memajukan penjualan produk Anata dan memberdayakan dan memotivasi setiap karyawan agar memiliki pengetahuan akan cara yang baik menawarkan setiap produk yang tepat kepada setiap tamu yang ada di Anata. Jadi selama setengah tahun sekali, Anata membuka satu cabang baru untuk memperluas tempat usahanya, sehingga dari tahun 2005, Anata memiliki 8 cabang yaitu di Jalan Emong 8, Jalan Emong 5 menyatu dengan Jalan Emong 28, Jalan Banteng 34, Jalan Banteng 28, Jalan Pasirkaliki 179, Jalan Surya Sumantri 32, Setiabudi Supermarket, dan Jalan Astana Anyar 49. Hingga saat ini demikianlah keadaan dan perkembangan Anata Salon. Setelah perluasan usaha demikian ini, manajemen Anata memutuskan untuk tidak melakukan pembukaan cabang yang gencar seperti dua tahun ini. Pihak manajemen akan melakukan pengevaluasian dan peningkatan kualitas dari berbagai aspek di setiap cabang Anata yang ada agar semua perusahaan yang ada dapat menjadi perusahaan yang berkualitas.

VI. 2005-2007 : Evaluasi dan Persiapan Menuju Perusahaan Besar

Dari awal tahun 2005, setelah memiliki 9 cabang, Anata berhenti selama 2 tahun membuka cabang baru karena perlunya diperhatikan kualitas dari setiap tempat yang dioperasikan. Tempat yang ada diusahakan menjadi tempat yang sangat produktif, memiliki tamu yang penuh setiap waktu, program-program yang selalu menarik dan inovatif. Barulah setelah 2 tahun, Anata mulai membuka cabang lagi. Cabang yang ke 10 ada di Jalan Buah Batu, baru mulai dioperasikan tanggal 7 Desember 2006, dan kira-kira di bulan Maret 2007, akan dibuka cabang Anata yang berbeda dengan cabang-cabang Anata sebelumnya yaitu Anata Lorenza, sebuah salon yang eksklusif yang konsepnya berbeda dengan Anata.

Problem Definition
I. Masalah-masalah yang ditemukan

Permasalahan pertama dan yang utama yang timbul di perusahaan jasa adalah bahwa dalam sebuah perusahaan jasa, para customer dipegang oleh karyawannya, karena mereka membeli jasa dari skill yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Jadi jika karyawan atau tenaga ahli tersebut keluar dari suatu perusahaan, dia secara langsung akan ikut membawa customernya. Sehingga biasanya dalam bisnis salon, customer akan pergi kemana si tenaga ahli tersebut berada. Munculnya masalah efek samping terhadap system penggajian presentase. Hal tersebut menyebabkan kebanyakan karyawan menjadi lebih mengejar hasil pekerjaan secara kuantitas dan bukan kualitas karena ingin memperoleh hasil sebanyak-banyaknya dan gaji yang tinggi. Kekosongan customer pada jam-jam tertentu seperti jam 8-10 pagi, dan membludaknya customer pada jam-jam tertentu pula seperti jam 4-6 sore, sehingga para karyawan mengalami kesulitan dalam melayani customer. Selain itu ada faktor hari yang sangat mempengaruhi jumlah customer yang datang ke salon. Bagian Finished Goods (Gudang Cabang) terkadang lalai dalam mengontrol jumlah stok barang sehingga terjadi stockout barangbarang tertentu. Sering terjadinya perbedaan harga jual barang antara di kantor pusat dengan di cabang Anata Salon. Terjadinya dualitiy control, dimana sering terjadinya pekerjaan rangkap antara salesman, kasir dan bagian gudang.

Pembeli jasa tidak mendapatkan bon pembelian karena dianggap bon tersebut tidak terlalu penting untuk perusahaan jasa seperti salon. Terjadinya kecurangan berupa hilangnya asset dan penjualan jasa/produk fiktif karena sistem informasi dan komputerisasi yang masih minim. Pembuatan laporan penjualan harian pada setiap cabang yang masih menggunakan sistem manual, sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan.

II.

Scope permasalahan yang akan dibahas

Lingkup permasalahan yang akan dibahas adalah tentang minimalnya penggunaan sistem informasi terutama komputerisasi di perusahaan jasa salon sebesar Anata. Permasalahan yang akan dicoba untuk dibahas dan diselesaikan dengan sistem informasi adalah tentang : Pembuatan laporan penjualan harian yang masih belum terkomputerisasi. Sering terjadinya perbedaan harga jual barang antara kantor pusat dengan cabang. Tidak adanya bon penjualan jika kita membeli jasa salon.