PENGENDALIAN BIAYA Adalah proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang

dapat diukur dalam satuan uang, dalam rangka kepemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun masa akan datang. Mentra (1990) Aliran biaya Biaya bahan baku, biaya penolong, biaya proses barang jadi Aliran dokumen Pengadaan barang: PR, PO, MI, DRR, Bincard/Cardex Penggunaan barang: SR, Bincard/Cardex Pembelian Persediaan Jurnal Persediaan xxx Hutang usaha xxx Bagian yang terlibat Gudang ( sebagai informasi barang tentang jumlah dan kuantitasnya ) Purchasing (sebagai dasar untuk membuat PO dan arsip) Accounting Departement Head ( sebagai pemberi persetujuan kepada PO) General Manager Cost Control (sbagai alat kontrol dan persetujuan harga ) Supplier (sbagai penyedia barang dan pendukung penagihan) Dokumen yang digunakan Purchase requisition :form utk mencatat permintaan pembelian barang Purchase order: form utk mencatat pemesanan brg Memorandum invoice: mencatat penerimaan brg dr supplier Quotation analysis price: daftar harga dr barang2 yg akan dibeli dn digunakan sbg pembanding Bincard/ kartu barang: menyebutkan nama baran, barang masuk, barang keluar serta sisa barang. Cardex/kartu persediaan: menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex seb alat kontrol dr cost control Laporan yang dihasilkan : Daily receiving report PENGGUNAAN PERSEDIAAN Jurnal Biaya Departemen xxx Persediaan xxx
1

 Bagian yang terlibat Departemen ( sebagai penerima/pemerlu barang dan penyiap SR) Gudang ( mengecek dan menyiapkan barang yang diminta) Cost Control ( sebagai kontrol dan sebagai dasar untuk mencatat pada cardex) Laporan yang dihasilkan : General food:/beverage sot: berisi perhitungan biaya makanan dan minuman Stock opname report: Cost reconciliation: rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman yg dipakai dasar menghitung food/beverage cost Flash cost/daily food cost: lap yg menunjukkan perbandingan antara total sales dgn total cost Potensial kos adalah pengembangan dari sistem point of sales dalam mengkalkulasi penjualan makanan dan minuman yang bertujuan untuk menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikeluarkan. Potensial kos dibagi jadi: 1. Beverage potenstials: kalkulasi berdasarkan penjualan karena minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yg diharapkan 2. Food potensial : berdasarkan kos bases, kos makanan per hari belum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makanan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makanan yg disediakan FOOD COST VS BEVERAGE COST Standard food cost adalah 28 31%, sementara untuk beverage adalah 18 25%. Mengapa standard food cost lebih tinggi jika dibandingkan dengan beverage cost? 1.Didalam food elemen terdapat lebih banyak perishable item. 2.Cost % yang lebih tinggi akan berdampak pada tingkat harga jual yang lebih wajar. 3.Tingkat harga yang wajar akan membantu meningkatkan penjualan. 4.Tingkat penjualan yang tinggi akan membantu mengurangi tingkat kerusakan bahan dasar. Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah2: 1. Kuantitas minuman yg dikonsumsi/dijual dikalikan dengan kos persatuan, diperoleh total cost 2. Kuantitas minuman yg dikonsumsi/dijual dikalikan dengan harga jual per satuan, diperoleh penjualan potensial 3. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, kalikan 100% maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item.
2

Contoh : Penjualan minuman vodka 10 gelas dengan kos per gelas Rp 25.000, Harga jualnya Rp 50.000 Penjualan minuman scoth 20 gelas dengan kos per gelas Rp 30.000, Harga jualnya Rp 45.000 Untuk vodka : Total kos : 10 x 25.000 = 250.000 Penjualan Potensial : 10 x 50.000 = 500.000 Potensial Kos : (250.000/500.000) x 100% = 50% Untuk scoth : Total kos : 20 x 30.000 = 600.000 Penjualan potensial : 20 x 45.000 = 900.000 Potensial kos : (600.000/900.000) x 100% = 66,67% Bagaimana cara menghitung potential cost: Recipe Coca Cola 1 botol Coca Cola Rp. 1.500,- + 1 sliced lemon Rp. 100,- + Ice cube Rp. 50,- = Rp. 1.650,Jika harga jualnya diketahui sebesar Rp. 20.000,- maka berapa potential cost-nya? Gunakan rumus berikut: (total Cost : harga jual) X 100% = % Bagaimana cara menghitung harga jual: Recipe Coca Cola 1 botol Coca Cola Rp. 1.500,- + 1 sliced lemon Rp. 100,- + Ice cube Rp. 50,- = Rp. 1.650,Jika potential cost-nya ditentukan sebesar 15%,- maka berapa harga jual-nya? Gunakan rumus berikut: (100 : potential cost) X total cost = Rp..,Yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan harga jual: 1.Kualitas dan nilai produk yang ditawarkan (valuefor money). 2.Volume penjualan yang ingin dicapai. 3.Harga yang ditawarkan oleh pesaing untuk jenis produk yang sama. Rekonsiliasi kos adalah laporan yang dibuat untuk mendapatkan kos yang dikeluarkan untuk makanan/minuman pada suatu waktu, yang nantinya dibandingkan dengan besarnya penjualan untuk periode tersebut,tentunya setelah kos disesuaikan dengan pengeluaran pengeluaran lain untuk barang/jasa tersebut, yang tidak menghasilkan pendapatan. Tujuannya :
3

untuk mengetahui besarnya HPP membantu dalam pencatatan, khususnya jika ada transfer barang antar outlet yang berkaitan dengan makanan/minuman. melakukan pengendalian makanan/minuman

Contoh : Rekonsiliasi Kos Makanan : Persediaan awal ; Store 10.000.000 Outlet 5.000.000 15.000.000 Pembelian 20.000.000 Makanan yang tersedian untuk dijual 35.000.000 Persediaan akhir : Store 7.500.000 Outlet 3.500.000 (11.000.000) Konsumsi makanan kotor 24.000.000 Penyesuaian : Transfer ke bar (1.000.000) Transfer dari bar 2.000.000 Makanan karyawan (3.000.000) Sales-entertainment (1.000.000) (3.000.000) HPP makanan 21.000.000 Penjualan makanan 42.000.000 % Harga pokok makanan 50% PENGELUARAN KAS Metode pengelolaan kas kecil : metode imprest (jumlah dlm rek kas kecil selalu tetap) dan metode fluktuasi (saldo rek kas kecil jmlhny tdk tetap tetapi berfluktuasi sesuai dgn jml pengisian kembali dan pengeluaran2 dr kas kecil. Kas digeneral cashier digunakan untuk kegiatan operasional misal pembayaran utang, pembelian barang dan memberikan kembalian Kas dikasir outlet digunakan untuk memberikan kembalian Pengeluaran kas Pembayaran gaji
4

 Pembayaran hutang Pembelian tunai Pembayaran Gaji Jurnal Biaya Departemen xxx Hutang Gaji xxx Hutang Gaji xxx Kas/Bank xxx Bagian yang terlibat Personalia Accounting departement head General manager General cashier Dokumen yang digunakan Daftar gaji Slip gaji Cash/Bank disbursement voucher Pembayaran Hutang Jurnal Hutang Usaha xxx Kas/Bank xxx Bagian yang terlibat Account payable Accounting departemen head Genaral manager General cashier Dokumen yang digunakan Voucher payable Faktur Memorandum invoice Cash/Bank disbursement voucher Pembelian tunai Jurnal Biaya departemen xxx Kas xxx Bagian yang terlibat Departemen yang memerlukan
5

 Purchasing Accounting departement head Cost controll General manager General cashier Pembelian Tunai Dokumen yang digunakan Purchase requisition Cash disbursement voucher Laporan yang dihasilkan dari pengeluaran kas General cashier expenditures summary Jelaskan tahap2 dlm penyusunan anggaran! General Manager melakukan pertemuan perencanaan budget, dmn dlm pertemuan ini general manager meberikan pengarahan kpd kepala departemen agar menyiapkan budget per departemen scr rinci Controller & Departement Heads menyiapkan perencanaan budget departemen.budget per departemen biasanya didukung oleh informasi detail yg dkumpulkan dlm proses penyiapan budget dan dcatat d lembar kerja (worksheet) dan lembar ringkasan (summary sheet) Accounting melakukan konsolidasi budget per departemen. Budget per departemen yg lengkap diberikan k departemen akunting yg kemudian akan dreview utk keakuratan dan klengkapannya. Departemen akunting jg bertanggung jwb utk memastikan bahwa semua formulir & schedules yg menyertai budget per departemen sdh lengkap General Manager & Controller menyiapkan laporan budget General Manager. Dmn dlm hal ini, sebelum menyerahkan budget report k pemilik perusahaan, general manager dan controller hrs mereview scr singkat budget report tsb dgn para kepala departemen Owners mereview dan menyetujui laporan budget dr General Manager. Dlm hal ini general manager dan controller mempresentasikan budget operasi k pemilik perusahaan. Jika budget tdk memuaskan, elemen2 yg memerlukan perubahan dkembalikan k manager departemen terkait utk dreview dan drevisi. Proses ini dpt berulang beberapa kali sampai budget yg memuaskan dpt dselesaikan Sebutkan bagian yg terlibat dlm penyusunan anggaran! General manager (Melakukan pertemuan utk perencanaan budget dan menyiapkan laporan budget General Manager) Controller & Departement Heads (Menyiapkan perencanaan budget departemen dan menyiapkan laporan budget General Manager
6

 Accounting (Melakukan konsolidasi perencanaan budget departemen) Owners (Mereview dan menyetujui laporan budget dr General Manager) Perbedaan Akuntansi Manajemen & Akuntansi Keuangan
Akuntansi Keuangan y Fokus Eksternal (Pengguna) y Mengikuti Prosedur SAK y Informasi keuangan bersifat Objectif (dpt di pertanggungjawabkan) y Orientasi Historis y Informasi mengenai Perusahaan secara Keseluruhan y Lebih Spesifik Akuntansi Manajemen y Fokus Internal (Pengguna) y Tidak mengikuti aturan y Informasi Keuangan & Non Keuangan dapat bersifat Subyektif y Penekanan pada masa yang akan datang y Evaluasi internal & keputusan didasarkan atas informasi yang sangat terinci

Jelaskan bgmn laporan pd industri perhotelan disusun! Sistem pelaporan keuangan hotel didasarkan pd pendekatan prilaku (behavioral approach), yaitu dgn memperhatikan tujuan & motivasi penggunaan laporan. Sistem pelaporan dibedakan mjd 2, yaitu: Laporan Akuntansi Keuangan, dmn laporan ini disusun berdasarkan SAK sehingga scr garis besar tdk bnyk terdpt perbedaan dgn laporan akuntansi keuangan yg disusun oleh industri lain. Laporan Akuntansi Manajemen, dmn laporan ini menunjukkan perbandingan antara anggaran yg dibuat dgn realisasinya. Selain menghasilkan laporan keuangan, industri perhotelan juga menyiapkan laporan manajemen yang berfungsi untuk memberikan informasi kpd pihak manajemen mengenai hasil aktivitas dlm suatu periode, dmn laporan ini digunakan sbg dasar utk membuat prencanaan strategis & sbg tolok ukur dlm pngambilan kputusan. Laporan ini menghasilkan laporan departemental, statistik, dan temasuk pula di dalamnya yaitu laporan keuangan. Sebutkan & jelaskan bentuk2 laporan manajemen yg dihasilkan pd industri perhotelan! Bentuk2 Laporan Manajemen: Laporan Departemental (menjelaskan ttg hasil aktivitas dlm suatu periode utk masing2 departemen operasi & departemen pendukung (overhead)) Statistik (laporan yg memberikan informasi ttg jumlah kamar yg tersedia dijual (room available), jumlah tingkat hunian (room occupied), persentase tingkat hunian (% of occupancy), harga jual kamar rata2 (average room rate), jumlah tamu yg mnginap (number of guest), dan informasi lainnya) Laporan Keuangan, yg tdiri dari:
7

 Lap. Laba Rugi (Income Statement), menjelaskan ttg pendapatan dan beban dr hasil operasi dlm suatu periode Neraca (Balance Sheet), menjelaskan ttg hub an antara aktiva, kewajiban dan modal dlm laporan posisi keuangan dr operasi pd suatu periode keuangan Lap. Arus Kas (Statement of cash Flow), menjelaskan ttg perubahan dlm posisi kas, baik pd sumber maupun penggunaan kas TUJUAN PENGANGGARAN y Memaksa manajer untuk membuat rencana y Memberikan informasi sumber daya yang dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan y Sebagai standar bagi evaluasi kinerja y Meningkatkan komunikasi dan koordinasi PENYUSUNAN ANGGARAN (William S Gray, 1996) y Partisipasi anggota staf manajemen komitmen y Langkah awal Rencana pemasaran Misi, strategi, sasaran, tujuan Tujuan dapat diukur melalui: y Occupancy & average rate-segmen pasar y Struktur harga-rooms, F&B, dll y Jumlah covers untuk setiap outlet y Sasaran penjualan lainnya 3 elemen utama dalam paket anggaran Pendapatan Data historis Kombinasi occupancy, rate, market mix, trends Pembayaran gaji Mayoritas kos dalam operasi hotel Detail skedul departemen y Tingkat hunian, seperti guest supplies y Dihubungkan dgn penjualan y Ditetapkan (fixed), seperti A&G exp y Kondisi ekonomi Penyusunan Anggaran
8

Departemen Front Office Informasi yang bersifat makro dan mikro Anggaran pendapatan Rencana penjualan kamar secara kuantitatif Dasar penentuan anggaran di departemen lainnya Anggaran biaya Biaya operasional departemen Departemen F&B Anggaran pendapatan Prediksi penjualan yang bersumber dari tamu hotel Prediksi penjualan yang bersumber dari tamu diluar hotel Anggaran biaya Rencana biaya operasional departemen Departemen Housekeeping Perencanaan untuk mendukung penjualan Pengadaan perlengkapan kamar Pengadaan perlengkapan tamu Pengadaan peralatan dan bahan kebersihan Perencanaan biaya operasional departemen Departemen ME Perencanaan pengadaan barang untuk mendukung penjualan dan event yang akan dilaksanakan Rencana perbaikan/pemeliharaan dan peremajaan Perencanaan efisiensi energi Pengaturan pemakaian tenaga listrik dari PLN dan generator Perencanaan biaya operasional departemen Departemen Personalia Perencanaan kebutuhan karyawan Efisiensi biaya tenaga kerja Memadukan kebutuhan tenaga kerja Karyawan hotel Karyawan training Perencanaan hak karyawan Kebijakan cuti & lembur
9

Departemen Akuntansi Perencanaan biaya operasional departemen Koordinator penyusunan anggaran secara keseluruhan Anggaran di hotel sifatnya sangat fleksibel Rentan terhadap isu, spt keamanan, kesehatan, perubahan kebijakan pemerintah Relatif sering mengalami revisi Jelaskan informasi yg bisa diperoleh dr laporan departemental! Informasi mengenai pendapatan dan pengeluaran masing2 departemen Informasi mengenai aktivitas2 yg terjadi di masing2 departemen Informasi pendukung yg dibutuhkan untuk menyusun laporan keuangan scr keseluruhan Jelaskan kegunaan dr dibuatnya laporan departemental! Laporan departemental merupakan suatu laporan yang menyajikan penjelasan ttg hasil aktivitas dalam suatu periode utk masing2 departemen operasi dan departemen pendukung, dimana laporan ini digunakan sbg informasi pendukung untuk laporan keuangan.

Kapan sebaiknya anggaran mulai disusun & dirancang? Menurut Gray (1996), sebaiknya budget disusun minimal 3 bulan sebelum akhir tahun, karena penyusunannya memerlukan pertimbangan dan masukan dr banyak pihak shg memerlukan waktu dlm proses penyusunannya. Sebutkan hal2 yg perlu mendapat perhatian dlm penyusunan anggaran! Hasil review operasi tahun lalu, dmn review ini menunjukkan hal2 penting yg masih berlangsung Hasil analisa kondisi bisnis scr umum, dmn analisa yg dilakukan tsb adalah terhadap kondisi ekonomi dan politik nasional dan lokal pd saat berjln yg menunjukkan item2 yg dpt mempengaruhi operasi pd tahun berikutnya Hasil analisa situasi kompetitif saat ini, dmn analisa ini menunjukkan item2 yg sangat mempengaruhi operasi tahun mendatang Hasil analisa harga2, dmn analisa ini berguna utk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel scr optimal Hasil proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor, dmn hasil proyeksi ini akan mempermudah general manager mengestimasikan total pendapatan kotor utk tahun yg akan datang
10

Jelaskan fungsi yg dilakukan oleh departemen akuntansi dlm penyusunan anggaran! Departemen akuntansi, dsamping menyusun anggarn d departemennya, jg mjd koordinator dr penyusunan anggaran scr kseluruhan. Semua departemen yg telah menyusun anggarannya scr individu akan mengumpulkan d departemen akuntansi. Semua anggaran tsb direkapitulasi d departemen akuntansi utk slanjutnya dlakukan penggabungan. Jenis persediaan berdasarkan lap keu hotel adalah = Food Inventory, Beverage Inventory, Supplies Inventory Persediaan, apabila rusak/hilang akan ditanggung oleh departemen dimana persediaan tersebut berada dan akan dibebankan ke departemen tersebut dengan nama akun kerusakan/kehilangan (lost n damage) atau (lost n breaked) Jenis persediaan berdasarkan fungsi 1. Bath stock = persediaan lebih banyak dry g dibutuhkan 2. Auctuatuon stock 3. Anticipation stock

11